Impressum

Dieses E-Book ist ein Verlagsprodukt, an dem viele mitgewirkt haben, insbesondere:

Lektorat Maike Lübbers, Simone Bechtold

Korrektorat Lina Mey, Köln

Herstellung E-Book Melanie Zinsler

Covergestaltung Eva Schmücker

Coverbild iStockphoto: 40971374 © PeopleImages Satz E-Book Denis Schaal

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek: Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

ISBN 978-3-8421-0523-2

1. Auflage 2019

© Rheinwerk Verlag GmbH, Bonn 2019

Vierfarben ist eine Marke des Rheinwerk Verlags.

www.rheinwerk-verlag.de

Liebe Leserin, lieber Leser,

Excel kann man prima für berufliche Zwecke ebenso wie für den Haus-gebrauch einsetzen. Es bietet eine Menge Möglichkeiten, um z. B. Daten in Tabellen zu strukturieren, einfache oder auch komplexere Berechnungen durchzuführen oder anschauliche Diagramme zu erstellen. Vor allen Dingen für Einsteiger ist es dabei nicht leicht, den Überblick zu behalten.

Aber auch jemand, der sich mit dem Computer gut auskennt und vielleicht schon Erfahrungen mit Excel hat, kann natürlich nicht jeden Kniff kennen.

Wenn Sie Excel für diese oder jene Tabelle oder Berechnung gut gebrau-chen können, sich aber nicht durch das Programm suchen und auch kein dickes Handbuch lesen möchten, ist diese Anleitung in Bildern genau das Richtige für Sie. Egal ob Sie Excel 2019 auf Ihrem Computer installiert haben oder die Abovariante Office 365 nutzen: Unser Buch hilft Ihnen dabei, Excel zügig und unkompliziert für Ihre Zwecke einzusetzen, und bietet Ihnen konkrete Klick-Anleitungen zu alltäglichen Aufgaben, die Sie mit Excel bewältigen können. Pragmatisch, anschaulich und ohne überflüssiges Drumherum.

Dieses Buch wurde mit größter Sorgfalt geschrieben und hergestellt. Sollten Sie dennoch einmal Fehler finden oder inhaltliche Anregungen haben, freue ich mich, wenn Sie mit mir in Kontakt treten. Für konstruktive Kritik bin ich dabei ebenso offen wie für lobende Worte. Doch zunächst einmal wünsche ich Ihnen viel Freude beim Lesen und Ausprobieren!

Ihre Maike Lübbers

Lektorat Vierfarben

maike.luebbers@rheinwerk-verlag.de

Vorwort

Liebe Leserin, lieber Leser,

Sie haben doppeltes Glück: In diesem Buch erfahren Sie, wie Sie gleich zwei Excel-Versionen – Excel 2019 und Excel 365 – bedienen. Wir freuen uns sehr, dass das (Gestaltungs-) Konzept unseres Buches Sie überzeugen konnte. Hier finden Sie Anleitungen zu allen Excel-Funktionalitäten, die Sie wirklich brauchen. Was nicht in diesem Buch steht, benötigen Sie im Alltag nicht oder nur sehr selten.

Wir haben dieses Buch für Anfänger, aber auch für Nutzer verfasst, die bereits ältere Excel-Versionen kennen, und wollen Ihnen dabei helfen, trockene Zahlen im Handumdrehen in aussagekräftige Excel-Tabellen oder -Diagramme zu verwandeln. Mit unserer Anleitung ist es Ihnen möglich, den Erklärungen schnell zu folgen und die nötigen Arbeitsschritte in Excel 2019 oder Excel 365 sofort umzusetzen. Wir beschreiben jeden Arbeitsschritt in kurzen und präzisen Sätzen, passend dazu finden Sie auch immer ein Bildschirmfoto. Wenn die Zeit knapp ist, können Sie einfach die Schritte nachklicken und erreichen so Ihr Ziel.

An dieser Stelle danken wir Cornelia Pätzold für ihre Unterstützung: Sie hat tolle Bildschirmfotos für uns gemacht. Danke, Conny!

Wir arbeiten beide seit Jahren erfolgreich als Excel-Trainerinnen. Gerne präsentieren wir Ihnen die Inhalte unseres Buches auch »live« und schulen Sie persönlich in Excel.

Viel Freude beim Lesen und Nachrechnen wünschen Ihnen Ihre Ulrike Sprung und Ihre Petra Bilke

4

Vorlagen und Beispieldateien

Auf der Webseite zum Buch unter www.rheinwerk-verlag.de/4752 finden Sie die Vorlagen

zu den Anwendungsbeispielen, die in Kapitel 11 behandelt werden. Sie können sie als Grundstein verwenden und individuell anpassen.

Darüber hinaus können Sie an gleicher Stelle auf unserer Webseite alle Ausgangstabellen und -texte der Buchbeispiele herunterladen. Sie sind in ZIP-Ordnern abgelegt, sortiert nach Kapiteln. Auf diese Weise müssen Sie nicht erst eigene Tabellen anlegen, um die Anleitungen im Buch nachzuvollziehen und den Umgang mit Excel zu üben.

5

Inhalt

Vorwort........................................................................

4

Vorlagen.und.Beispieldateien........................................

5

1  Ein erster Überblick.  ................................   12

Excel.starten.und.beenden............................................ 14

Was.ist.wo.in.Excel.2019?............................................. 16

Das.Anwendungsfenster............................................... 18

Was.möchten.Sie.tun?.................................................. 20

Befehle.über.das.Menüband.aufrufen............................ 22

Kontextmenüs.nutzen................................................... 24

Effektiv.mit.Smarttags.arbeiten..................................... 26

Tastenkombinationen.gezielt.einsetzen......................... 28

Excel.auf.dem.Touchdisplay.bedienen........................... 30

Das.Register.»Zeichnen«............................................... 32

2  Mit Tabellen arbeiten.  .............................   34

Im.Tabellenblatt.bewegen............................................. 36

Daten.eingeben,.ändern,.löschen.................................. 38

Excel.als.Taschenrechner............................................... 42

Einfache.Formeln.eingeben........................................... 44

Tipparbeit.durch.Zeigen.reduzieren............................... 46

Arbeitsergebnisse.speichern.......................................... 48

Eine.Arbeitsmappe.öffnen............................................. 50

Eine.neue.Arbeitsmappe.erzeugen................................ 52

6

Inhalt

3  Es geht noch viel schneller! .  ....................   56

Weniger.Aufwand.durch.Autoausfüllen......................... 58

Benutzerdefinierte.Datenreihen.................................... 60

Blitzvorschau.(Flash.Fill)................................................ 64

Bereiche.markieren....................................................... 66

Bereiche.kopieren,.ausschneiden.und.löschen............... 68

Drag.&.Drop................................................................. 70

Zeilen.und.Spalten.einfügen.......................................... 72

Zeilen.und.Spalten.löschen........................................... 74

Spaltenbreite.und.Zeilenhöhe.ändern............................ 76

Überblick:.Excel-Cursor................................................. 80

4  Tabellen professionell gestalten.  .............   82

Zellen.formatieren........................................................ 84

Zellinhalte.ausrichten.................................................... 86

Zellen.verbinden.und.Textumbrüche.vornehmen........... 88

Zahlen.formatieren....................................................... 90

Schriftart,.-größe.und.-farbe.von.Text.ändern................ 94

Rahmenlinien.verwenden.............................................. 98

Hintergrundfarbe.von.Zellen.festlegen.......................... 102

Die.Zellformatierung.übertragen................................... 104

Tabelle.drehen.............................................................. 106

Designs.und.Zellenformatvorlagen.verwenden.............. 108

Designbestandteile.ändern............................................ 114

Highlights.setzen.mit.der.bedingten.Formatierung........ 116

7

Inhalt

5  Drucken.  ...................................................   118

Ein.erster.Druckversuch................................................ 120

Die.Arbeitsmappen-Ansichten...................................... 122

Die.Seitenansicht.kontrollieren..................................... 124

Die.Ausrichtung.–.hoch.oder.quer?............................... 126

Seitenränder.einstellen................................................. 128

Kopf-.und.Fußzeilen.einfügen....................................... 130

Seitenumbrüche.festlegen.und.löschen......................... 136

Zeilen.oder.Spalten.wiederholen................................... 140

6  Formeln und Funktionen.  ........................   142

Formeln.als.Text.wiedergeben.mit.FORMELTEXT.......... 144

Formeln.per.Ausfüllfunktion.erzeugen........................... 146

Relative.und.absolute.Adressierung............................... 148

Die.Funktionsbibliothek................................................ 152

Sich.vom.Funktionsassistenten.helfen.lassen................. 154

Summe,.Mittelwert.und.Co........................................... 156

Statistik.mit.ZÄHLENWENN.......................................... 164

Jahre,.Monate,.Tage...................................................... 166

Arbeitstage................................................................... 172

Mit.dem.Datum.rechnen............................................... 174

Eine.Geburtstagsliste.erstellen...................................... 178

Mit.Zeitangaben.rechnen.............................................. 182

Die.WENN-Funktion.am.Beispiel.erklärt....................... 186

Funktionen.verschachteln............................................. 190

Die.Funktion.SVERWEIS............................................... 192

Finanzmathematik?.RMZ.hilft!...................................... 196

Bedingte.Formatierung................................................. 200

Übersicht.über.weitere.Funktionen............................... 206

8

Inhalt

7  Diagramme und Grafiken.  ........................   216

Diagramme.erstellen..................................................... 218

Diagrammelemente.bearbeiten.und.ergänzen............... 224

Den.richtigen.Diagrammtyp.wählen.............................. 228

Neue.Diagramme.in.Excel.2019.................................... 232

Sparklines.oder.Minidiagramme.................................... 234

Der.Einsatz.von.Grafiken............................................... 238

Einen.Screenshot.einfügen............................................ 244

Ein.Piktogramm.einfügen.............................................. 248

Ein.3D-Modell.einfügen.und.drehen............................. 250

8  Arbeitsmappen umfangreich nutzen.  ......   252

Mehrere.Arbeitsmappen.verwenden............................. 254

Mit.Tabellenblättern.umgehen...................................... 256

Der.Gruppenmodus...................................................... 262

Tabellenblattübergreifende.Formeln.............................. 266

Arbeitsblätter.und.Zellen.schützen................................ 270

9  Listen gekonnt auswerten.  ......................   276

Daten.sortieren............................................................. 278

Den.AutoFilter.anwenden............................................. 280

Listen.gekonnt.aufbereiten........................................... 282

Fenster.fixieren.–.Zeilen.und.Spalten.feststellen............ 286

Statistik.ohne.Formeln.mithilfe.der.Pivot-Tabelle........... 288

Daten.in.der.Pivot-Tabelle.neu.anordnen...................... 292

Auswertung.nach.Jahren.und.Monaten......................... 294

Pivot-Tabellen.schnell.formatieren................................. 296

9

Inhalt

PivotCharts.anlegen...................................................... 298

Automatisch.erstellte.Pivot-Tabellen............................. 302

Einen.Datenschnitt.einfügen......................................... 304

10  Zusammenarbeit mit anderen

Anwendungen.  .............................................   308

Eine.PDF.der.Arbeitsmappe.erstellen............................ 310

Intelligente.Tabellen.in.Word........................................ 312

Serienbriefe.auf.Basis.von.Excel-Listen.......................... 316

11  Nützliche Vorlagen.  ...............................   322

Persönlicher.Jahreskalender.......................................... 324

Sparplan....................................................................... 326

Taschengeldverwaltung................................................. 328

Nordic-Walking-Laufkalender....................................... 330

Fahrtenbuch................................................................. 332

Turniertabelle............................................................... 334

Musterrechnung.allgemein............................................ 336

Gemischte.Musterrechnung.mit.7.%.und.19.%.MwSt.. 338

Musterrechnung.für.Kleinunternehmer......................... 340

Musterrechnung.für.Kleinbeträge.bis.150.€................... 342

Arbeitszeitentabelle...................................................... 344

Stundenplan................................................................. 346

Wichtige.Tasten.und.Tastenkombinationen................... 348

Glossar......................................................................... 349

Stichwortverzeichnis..................................................... 364

10

Kapitel 1

Ein erster Überblick

Aller Anfang ist schwer – jedoch nicht mit diesem Buch. Wir fangen ganz von vorn an, denn auch die Grundlagen wollen gewusst sein. In diesem Kapitel geht es also zunächst darum, sich im Programm zurechtzufinden: Wie öffnen Sie Excel, wo finden Sie die Funktionen, die Sie brauchen, und welche kleinen Extras erleichtern Ihnen die Arbeit?

Menüband

Das Menüband, das oben am Bildschirm zu sehen ist, enthält fast alle Befehle, die Excel Ihnen zum Bearbeiten Ihrer Daten bietet. Diese Befehle sind auf Registerkarten sowie in Gruppen sortiert. Je nachdem, woran Sie gerade arbeiten, sind unterschiedliche Teile des Menübands relevant. Das Register Zeichnen, das es seit der Version Excel 2019 gibt, muss auf Computern ohne Touchscreen extra eingeblendet werden.

Kontextmenüs

Damit Sie nicht immer im Menüband suchen müssen, gibt es die sogenannten Kontextmenüs. Sie erscheinen, wenn Sie ein Element, z. B. eine Zelle auf dem Tabellenblatt, mit der rechten Maustaste anklicken, und enthalten Befehle, die zu diesem Element passen.

Shortcuts und Smarttags

Wenn es noch schneller gehen soll, können Sie Tastaturkürzel ( Shortcuts) oder Smarttags nutzen, die Excel Ihnen zu bestimmten Aktionen anbietet. Hier wurde das Wort »Beispieltext« mithilfe des Kontextmenüs kopiert und per Shortcut ((Strg)+(V)) in eine andere Zelle eingefügt. Excel bietet daraufhin ein Smarttag mit speziellen Einfügeoptionen an.

12

a Auf dem Menüband finden Sie alle

wichtigen Befehle

zum Bearbeiten

einer Tabelle, und

zwar sor tiert in

Registerkarten.

b Kontextmenüs

ersparen Ihnen unnötige Umwege.

Noch schneller geht

es mit Tastaturkürc zeln und Smarttags.

13

Excel starten und beenden

1

Sie können mit Excel Zahlen systematisch und schnell berechnen, auswerten und grafisch darstellen. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen,

wie Sie das Programm starten und

beenden.

Schritt 1

Um Excel zu starten, klicken Sie auf

das Startmenü 1 von Windows 10.

a

In der AppListe finden Sie unter

E das Programm Excel. Klicken Sie

darauf.

2

Schritt 2

Excel startet und bietet eine Auswahl an Vorlagen für Ihre neue Tabelle. Klicken Sie z. B. auf die

Vorlage Leere Arbeitsmappe.

Schritt 3

Nun erscheint das ExcelFenster

mit einem leeren Arbeitsblatt, das

Mappe1 heißt und eine Tabelle zeigt.

3

Geben Sie Text in die Zelle A1 ein.

Excel über die Suche öffnen

Schneller starten Sie Excel, indem

1

2

3

4

5

Sie auf dem Startbildschirm die

Q

W

E

R

T

Z

(œ)Taste drücken. »Excel« tippen

Strg

Alt

und mit (¢) bestätigen. Verfügt

Ihr PC über ein Mikrofon, hilft Cortana, nachdem Sie »Starte Excel«

14

gesagt haben.

Kapitel 1: Ein erster Überblick

Schritt 4

4

Um das Programm zu beenden, klicken Sie auf Schließen oben rechts im ExcelProgrammfenster. Wenn

Sie keine Daten eingegeben haben,

schließt sich das Fenster mit der

leeren Arbeitsmappe.

Schritt 5

5

Falls Sie schon etwas eingegeben

haben, fragt Excel Sie nun, ob die

Daten gespeichert werden sollen.

Klicken Sie also auf Speichern. (Mit

Abbrechen können Sie zur Mappe

zurückkehren.)

Schritt 6

6

Vergeben Sie einen Dateinamen 2 ,

und wählen Sie einen Speicherort 3 ,

um die Datei später wiederfinden

zu können. Geben Sie außerdem

die Dateiendung .xlsx 4 für Ihre

Arbeitsmappe an. Klicken Sie dann

auf Speichern. Eine ausführliche

c

Anleitung finden Sie im Abschnitt

»Arbeitsergebnisse speichern« auf

b

Seite 48.

Nicht gespeichert?

Wenn Sie auf Nicht speichern klicken, gehen die Eingaben verloren.

d

Kurzzeitig hebt Excel eine Kopie

auf, die Sie über Datei E Öffnen E

Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen finden.

15

Was ist wo in Excel 2019?

1

Schauen Sie sich die wichtigsten Bestand teile des ExcelFensters an, damit Sie bei künftigen Aktionen den

Überblick behalten.

Schritt 1

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff dient dem schnellen Aufruf häufiger Befehle. Sie fügen Befehle

hinzu, indem Sie auf den kleinen

schwarzen Pfeil klicken und den

gewünschten Befehl auswählen.

a

2

Schritt 2

In der Mitte der Titelleiste zeigt Excel

Ihnen den Namen der Arbeitsmappe

an. Im Standard ist es Mappe1 1.

Nachdem Sie die Datei gespeichert

haben, wird hier der neue Dateiname angezeigt.

Schritt 3

Oben rechts im Programmfenster sehen Sie die ExcelHilfe Was möchten Sie tun? 2 sowie die

b

g

c d e 6

Symbole für die Anzeigeoptionen

3

des Menü bands 3, zum Minimieren 4 bzw. Maximieren 5 und Schließen 6 des Programmfensters.

Daneben sehen Sie, wer momentan

angemeldet ist 7. (Dazu mehr im

Abschnitt »Was möchten Sie tun?«

auf Seite 20.)

16

Kapitel 1: Ein erster Überblick

Schritt 4

4

Mit einem Klick auf den kleinen

schwarzen Pfeil blenden Sie das

Menüband aus, um mehr von Ihrer

Tabelle zu sehen (das Aus und

Ein blenden funktioniert auch mit

einem Doppelklick auf das geöffnete

Register). Es bleiben nur die Registernamen übrig.

Schritt 5

Klicken Sie auf das Symbol MenübandAnzeigeoptionen und dann auf den Eintrag Registerkarten und

Befehle anzeigen, um das Menüband wieder komplett einzublenden.

5

Schritt 6

Die Register, die an Karteikarten

erinnern, beinhalten fast alle Excel

Befehle. Sie sind von links nach

rechts angeordnet, dem Entstehungs und Bearbeitungsprozess einer Tabelle folgend. Sie öffnen ein

Register mit einem Mausklick auf

seinen Titel, z. B. Seitenlayout.

6

Das Register »Zeichnen«

Das Register Zeichnen, das es seit

der Version Excel 2019 gibt, muss

auf Computern ohne Touchscreen

extra eingeblendet werden (siehe

dazu die Anleitung »Das Register

›Zeichnen‹« auf Seite 32).

17

Das Anwendungsfenster

1

Betrachten Sie Ihren ExcelArbeitsplatz einmal genauer, und entdecken Sie die Besonderheiten des Programm fensters.

Schritt 1

Die Bearbeitungsleiste präsentiert

links im Namensfeld 1 die Koora

b

c

d

dinate der aktiven Zelle, hier A1.

Rechts daneben finden Sie Symbole

zum Abbrechen und Bestätigen 2

2

der Eingabe sowie zum Start des

Funktionsassistenten 3, gefolgt von

einem Feld, das den Inhalt der aktiven Zelle anzeigt 4.

Schritt 2

Das Arbeitsblatt ist in Spalten und

Zeilen gegliedert. Die Spalten sind

3

durch Buchstaben gekennzeichnet,

die Zeilen durch Zahlen. Die im Beispiel markierte Zelle heißt also C3.

Schritt 3

Eine Zelle ist der Schnittpunkt einer

Spalte und einer Zeile. Aus dieser

Kombination entsteht wie bereits

beschrieben auch die Zelladresse,

Verfügbarer Platz

z. B. B2 (Spalte B, Zeile 2). Der

Der gesamte Bereich einer Tabelle besteht aus 16.384

dunkle Rahmen um die Zelle wird

Spalten und 1.048.576 Zeilen. Die Spalten sind einmal fortlaufend von A bis Z benannt, danach geht es Zellcursor genannt.

mit AA, AB, AC etc. bis XFD weiter.

18

Kapitel 1: Ein erster Überblick

Schritt 4

4

Am unteren Rand des Programmfensters finden Sie den Navigationsbereich mit Navigationsschaltflächen 5 und Blattregistern 6. Darunter

e

schließt sich die graue Statusleiste

an, die Sie über den jeweiligen Arf

beitsstatus informiert (hier: Bereit).

Schritt 5

Wenn Sie Excel geöffnet haben,

enthält es ein Tabellenblatt, dessen

5

Name auf einem Register zu sehen

ist: Tabelle1. Dieses aktive Tabellenblatt wird hell dargestellt. Rechts g

daneben finden Sie das Symbol zum

Einfügen eines neuen Blatts 7. Die

neuen Tabellenblätter erhalten die

Namen Tabelle2, Tabelle3 etc.

Schritt 6

Rechts unten sehen Sie drei Symbole

6

zum Ändern der Ansicht. Normal 8

ist voreingestellt und wird beim Bearbeiten der Tabelle genutzt. Wenn Sie auf Seitenlayout 9 klicken, seh i j

hen Sie die Seitenränder sowie Kopf

und Fußzeilen. Umbruchvorschau

j zeigt die Seitenumbrüche und

ermöglicht deren Änderung (wichtig

fürs Drucken). Über den Zoomregler

können Sie die Tabelle zum besseren

Arbeiten größer darstellen.

19

Was möchten Sie tun?

a

1

Excel hilft Ihnen bei Fragen zu Ihrer

aktuellen Arbeitssituation, sei es beim

Berechnen oder beim Sortieren und

Formatieren der Tabelle.

Schritt 1

Sie möchten Ihre Ausgaben aufsteigend von A bis Z sortieren. Klicken Sie auf eine entsprechende Zelle,

hier z. B. auf die Zelle D2. Oben

rechts im ExcelFenster finden Sie

2

neben dem Register Hilfe das Hilfe

Feld Was möchten Sie tun? 1.

Schritt 2

Geben Sie hier ein Stichwort ein,

z. B. »sortieren«. Schon während des

1

2

3

4

5

Tippens werden die ersten Such

Q

W

E

R

T

Z

ergebnisse angezeigt.

Strg

Alt

Schritt 3

3

Wählen Sie aus der Liste der Suchergebnisse Aufsteigend sortieren aus. Sofort sortiert Excel die Liste

entsprechend für Sie. Fertig!

Mitgedacht!

Excel sortiert nicht nur die Wörter

in der Spalte Ausgaben, sondern

die zugehörigen Werte in der Spalte Januar gleich mit.

20

Kapitel 1: Ein erster Überblick

Schritt 4

4

Um sich langes Suchen zu ersparen,

können Sie Ihre Arbeitsmappen auch

von der Sprachassistentin Cortana

anzeigen lassen, wenn Ihr Computer

ein Mikrofon hat und dieses aktiviert

ist. Dazu klicken Sie auf das Symbol

b

rechts neben der StartSchaltfläche

und dann auf das Mikrofon 2.

Schritt 5

Sagen Sie »ExcelDatei« ins Mikro5

fon. Sofort werden die auf Ihrem PC

gespeicherten ExcelDateien nach

Speicherdatum sortiert aufgelistet.

Mit einem Klick auf die gewünschte

Datei starten Sie Excel und öffnen

die Arbeitsmappe.

Schritt 6

Auf dieselbe Weise können Sie

Cortana auch nach ExcelBefehlen

6

fragen. Sagen Sie z. B. »Wie bilde ich

die Summe in Excel?« Sofort präsentiert Cortana eine Liste passender Antworten aus dem Internet.

Cortanas Suchfeld

Wenn Ihnen das CortanaSymbol

zu klein ist, klicken Sie mit rechts

auf eine freie Stelle der Taskleiste.

Wählen Sie Cortana E Suchfeld

anzeigen. Nun sehen Sie ein

Suchfeld mit dem Text Frag mich

etwas.

21

Befehle über das Menüband aufrufen

1

Im Menüband finden sich fast alle

Befehle, die Excel bietet. Wir zeigen

Ihnen, wie Sie dort schnell Befehle

aufrufen und wie Sie sich Ihr eigenes

Menü zusammenstellen.

Schritt 1

2

Klicken Sie auf ein Register, z. B.

Start. Im Menüband sind die zugehörigen ExcelBefehle übersichtlich in Gruppen zusammenfasst. Eine

dieser Gruppen ist z. B. Schriftart.

Hier können Sie den Schrifttyp,

die Schriftgröße oder die Farbe der

Schrift verändern.

a

Schritt 2

Wenn Sie mit der Maus auf ein Symbol zeigen (nicht klicken!), erscheint 3

eine QuickInfo 1. Handelt es sich

um den gesuchten Befehl, klicken

Sie auf das Symbol. Im Beispiel sehen Sie den Befehl zum Ändern der b

Schriftfarbe.

Schritt 3

In vielen Gruppen finden Sie rechts

unten ein kleines Viereck 2 mit

einem Pfeil darin, den Dialogfeldstarter. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Fenster mit weiteren Befehlen: ein sogenanntes Dialogfenster.

22

Kapitel 1: Ein erster Überblick

Schritt 4

4

Den Umgang mit dem Dialogfenster

zeigen wir Ihnen nun am Beispiel

von tiefgestellten Zeichen. Geben

c

Sie zunächst »H2O« in die Zelle B2

ein. Markieren Sie dann die Ziffer.

Klicken Sie in der Gruppe Schriftart

auf das kleine Viereck 3.

Schritt 5

Der Dialog öffnet sich. Die Befehle

5

sind z. B. in Listenfeldern 4 zum

Scrollen, in DropdownListen 5 oder

einfach als Kontrollkästchen zum

Anhaken geordnet. Klicken Sie das

d

Kästchen Tiefgestellt an, und bestätigen Sie dies mit OK.

e

Schritt 6

Excel übernimmt den Befehl für den

markierten Bereich, d. h., die Ziffer

wird nun tiefgestellt angezeigt.

Erst blicken, dann klicken!

Jeder Mausklick auf ein Symbol im

Menüband löst einen Befehl aus,

also vergewissern Sie sich zuerst,

ob Sie den richtigen Befehl ausge6

wählt haben! Wenn Sie zu schnell

geklickt haben, können Sie Ihre

Eingaben mit (Strg)+(Z) rückgängig machen.

23

Kontextmenüs nutzen

1

Kontextmenüs sind eine tolle

Möglichkeit, um Ihnen Befehle zur

Verfügung zu stellen, ohne dabei die

Bildschirmansicht zu überfrachten.

Wie Sie sie nutzen, zeigen wir Ihnen

im Folgenden.

Schritt 1

Um ein Kontextmenü aufzurufen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element, z. B. auf

2

eine Zelle, deren Inhalt Sie löschen

möchten. Durch den Klick wird ein

Menü geöffnet, das passende Befehle enthält (daher die Bezeichnung Kontextmenü).

Schritt 2

Zeigen Sie mit der Maus auf den

gewünschten Befehl im Kontextmenü, z. B. Inhalte löschen. Er wird grau hinterlegt. Um die Aktion auszulösen, klicken Sie mit der linken 3

Maustaste auf diesen Befehl.

Schritt 3

Auch die Register können Sie mithilfe von Kontextmenüs bearbeiten.

Um z. B. ein eigenes Register zu

erstellen, klicken Sie mit der rechten

Maustaste auf ein vorhandenes und

wählen dann aus dem Kontextmenü

den Befehl Menüband anpassen.

24

Kapitel 1: Ein erster Überblick

Schritt 4

4

Im Dialog ExcelOptionen klicken

Sie auf Neue Registerkarte 1 und

markieren den Eintrag Neue Registerkarte (Benutzerdefiniert) 2

in der Liste. Dann klicken Sie auf

Umbenennen

b

3 und geben im zugehörigen Dialogfenster einen neuen

Namen ein. Klicken Sie auf OK.

c

a

Schritt 5

Um der neuen Registerkarte Be

1

2

3

4

5

fehle hinzuzufügen, markieren

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Sie den Eintrag Neue Gruppe

(Benutzerdefiniert) 4. Klicken Sie

auf Umbenennen, und ordnen Sie

der Gruppe ein Symbol 5 zu, das

5

d

später im Menüband stellvertretend

für alle Gruppenbefehle erscheint.

Geben Sie einen Namen ein 6, und

bestätigen Sie das Ganze mit OK.

e

f

Schritt 6

Suchen Sie sich dann aus der linken

Spalte Befehle aus, und fügen Sie

6

sie mit einem Klick auf Hinzufügen

zu Ihrem Register hinzu. Wenn Sie

erneut auf OK klicken, haben Sie

es geschafft! Im Programmfenster

sehen Sie das neue Register.

25

Effektiv mit Smarttags arbeiten

1

An verschiedenen Stellen bietet

Ihnen Excel Smarttags mit passenden

Befehlen an. Auf diese Weise müssen

Sie sich nicht erst durch ein Menü

klicken.

Schritt 1

Zeigen Sie mit der Maus auf die

rechte untere Ecke einer Zelle, und

ziehen Sie den Rahmen mit gedrück2

ter Maustaste nach rechts. Wenn Sie

die Maustaste loslassen, wird der

Inhalt der Zelle in die Nachbarzellen

kopiert, und das Smarttag erscheint.

Schritt 2

Klicken Sie auf den kleinen SmarttagPfeil (er erscheint, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen), und

3

wählen Sie die Option Nur Formate

ausfüllen.

Schritt 3

Die Nachbarzellen zeigen keinen

Text, aber die Formateinstellungen

wurden kopiert. Wenn Sie, wie hier,

etwas Neues in die Zelle eingeben,

wird es also z. B. auch in roter Fettschrift gezeigt.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Smarttag

Der Begriff Smarttag leitet sich

von den englischen Wörtern smart

(»schlau«) und tag (»Etikett«) ab.

26

Kapitel 1: Ein erster Überblick

Schritt 4

4

Wenn Sie Zellen kopieren und an

anderer Stelle einfügen, erscheint

ebenfalls ein Smarttag. Es bietet

Ihnen verschiedene Einfügeoptionen. Klicken Sie unter Einfügen auf einen Befehl, z. B. auf Keine

Rahmen linien. Im Ergebnis werden

alle Daten und Formate bis auf die

Rahmen um die Zellen eingefügt.

Schritt 5

Auch für Formelfehler gibt es Smarttags. Die SmarttagOptionen weisen 5

Ihnen den Weg zur Fehlerbehebung.

Fehler: Ungültiger Zellbezug bedeutet z. B., dass Sie mit den »falschen« Zellen rechnen. Unter dem Hinweis stehen verschiedene Wege

zur Lösung dieses Problems.

Schritt 6

Beim Markieren eines Tabellenbe6

reichs erscheint ein Smarttag für die

Schnellanalyse. Klicken Sie z. B. auf

Symbolsatz 1, fügt Excel Pfeile ein, a

die die Zahlenwerte optisch hervorheben. Mit weiteren Schnellanalysetools können Sie aus der Tabelle ein Diagramm erzeugen oder eine

Summe berechnen.

27

Tastenkombinationen gezielt einsetzen

1

Excel arbeitet mit Tasten kombi nationen, über die Sie Befehle ausführen können, ohne die Maus zu nutzen.

Wir stellen Ihnen in diesem Abschnitt

die wichtigsten vor.

Alt

Schritt 1

Wenn Sie die (Alt)Taste drü2

cken, werden an den Registern

Tastaturkürzel eingeblendet. Um

ein Register auszuwählen, geben Sie

einfach sein Kürzel ein, z. B. (R) für

Start. Groß und Kleinschreibung

müssen Sie dabei nicht beachten.

Schritt 2

3

Wenn Sie auf diese Weise ein Register aufgerufen haben, zeigt auch das Menüband Kürzel an. Drücken

Sie den zu einem Befehl gehörigen

Buchstaben oder die Zahl, z. B. (2)

für kursive Schrift.

Schritt 3

Die meisten Shortcuts bestehen

aus einer Kombination der Taste

(Strg) mit einer weiteren Taste. Mit

(Strg)+(F1) blenden Sie z. B. das

Menüband aus und sehen so mehr

von Ihrer Tabelle. Indem Sie erneut

(Strg)+(F1) drücken, blenden Sie

Strg

F1

das Menüband wieder ein.

28

Kapitel 1: Ein erster Überblick

a

b

Schritt 4

4

Mit der Funktionstaste (F1) öffnen

Sie die Hilfe, die rechts im Programmfenster erscheint. Geben Sie Ihre Frage oder ein Stichwort in das

Suchfeld ein 1, z. B. »Tastenkombinationen«, und drücken Sie (¢).

F1

Al ternativ klicken Sie auf die Lupe

2. Aus den Ergebnissen wählen Sie

das passende aus. Die Hilfe bleibt

angezeigt, während Sie im Tabellenblatt weiterarbeiten können.

Schritt 5

Normalerweise wird alles, was

Sie in einer ExcelZelle schreiben,

5

in einer Zeile dargestellt. Mit der

Tastenkombination (Alt)+(¢)

können Sie einen Textumbruch einfügen.

Schritt 6

Es gibt verschiedene Möglichkei

Alt

ten, Eingaben zu beenden und den

Cursor für die weitere Dateneingabe

neu zu positionieren. Die gängigste Methode ist das Drücken der (¢)Taste. Weitere Tastenkombinationen finden Sie in der Tabelle auf 6

Seite 348.

29

Excel auf dem Touchdisplay bedienen

1

Arbeiten Sie mit einem Tablet oder

einem Touchscreen, können Sie Excel

mit den Fingern bedienen.

Schritt 1

Bei einem Tablet ist der Fingereingabemodus ( Touchmodus) automatisch eingeschaltet. Nutzen Sie ein Gerät

mit Tastatur, müssen Sie umschalten.

Dazu klicken Sie auf den Pfeil an der

Symbolleiste für den Schnellzugriff

und aktivieren Touch/Mausmodus.

2

Schritt 2

In der Schnellzugriffsleiste erscheint

das Symbol zum Umschalten in

den Touchmodus. Klicken Sie auf

den Auswahlpfeil, und wählen Sie

Finger eingabe.

Schritt 3

3

Die Darstellung ist nun für die

Fingereingabe optimiert, und die

Abstände zwischen den Symbolen

im Menüband sind größer.

Mausmodus wieder einschalten

Möchten Sie lieber wieder mit der

Maus Befehle geben, klicken Sie

er neut auf das Symbol Touch/

Maus modus und wählen Maus

aus.

30

Kapitel 1: Ein erster Überblick

Schritt 4

4

Auch mit dem Finger können Sie

prima in der Tabelle navigieren.

Wenn Sie auf eine Zelle tippen, wird

a

sie umrandet und erhält zwei Markierungspunkte 1 an der oberen linken und der unteren rechten Ecke.

Damit haben Sie den Zellcursor in

diese Zelle gesetzt.

Schritt 5

Eine weitere Möglichkeit ist das

Zoomen mit zwei Fingern, die Sie

auf den Touchscreen legen und

5

langsam auseinander bzw. zusammenziehen.

Schritt 6

Auf dem Bildschirm erscheint die

Bildschirmtastatur, die Sie ebenso

mit den Fingern bedienen können.

6

Stifteingabe

Wenn Sie einen Eingabestift nutzen, schalten Sie mit dem kleinen Tastatursymbol 2 auf Stifteingabe um. Wenn Sie nun etwas ins Schriftfeld schreiben und es bestäb

tigen, wandelt Excel Ihre »handschriftliche« Eingabe in digitalen Text um.

31

Das Register »Zeichnen«

Dank der Zeichenwerkzeuge

1

können Sie Tabellenwerte und

Diagrammelemente mit dem Finger,

mit einem digitalen Stift oder mit der

Maus handschriftlich hervorheben

oder ergänzen.

a

Schritt 1

Auf einem Tablet wird das Register

Zeichnen automatisch angezeigt,

auf Computern ohne Touchfunktion

müssen Sie es erst aktivieren. Dazu

wählen Sie im Register Datei den

Eintrag Optionen. Unter Menüband

2

anpassen 1 setzen Sie ein Häkchen

bei der Hauptregisterkarte Zeichnen

und bestätigen mit OK.

Schritt 2

b

In der Gruppe Stifte können Sie

mit einem Klick den passenden

Stift auswählen. Rechts neben dem

ausgewählten Stift sehen Sie einen

kleinen Pfeil. Klicken Sie darauf,

zeigt sich die Farbpalette, aus der

Sie mit einem Klick z. B. Grün 2

3

wählen können.

Schritt 3

Nun können Sie beispielsweise ein

grünes Häkchen neben die geplanten Neuanschaffungen zeichnen, die Sie bereits erledigt haben.

32

Kapitel 1: Ein erster Überblick

c

d

Schritt 4

4

Wenn Sie feststellen, dass Sie aus

Versehen ein Häkchen zu viel gesetzt

haben, klicken Sie zuerst auf das

Icon Radierer 3 in der Gruppe Tools

und dann auf das grüne Häkchen. So

lässt es sich wieder entfernen.

Schritt 5

Eine kritische Position könnten Sie

mit einem roten Stift einkreisen und

dann eine handschriftliche Erläuterung ergänzen, etwa »zu teuer«.

Oder »highlighten« Sie andere Zellen

5

mit dem gelben Textmarker 4, um

sie z. B. später noch zu diskutieren.

Schritt 6

Zum Abschluss sehen Sie sich Ihre

Freihandeingaben chronologisch an.

Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche

Wiedergabe in Freihand ganz rechts e

im Menüband Zeichnen.

6

Lieblingsstift speichern

Um »Ihren« Stift zu speichern,

klicken Sie in der Gruppe Stifte

auf Stift hinzufügen 5. Danach

wählen Sie Stiftart, Linienstärke

und Farbe aus. Der Stift erscheint

als neues Symbol rechts neben den

Standardstiften.

33

Kapitel 2

Mit Tabellen arbeiten

Nach diesem ersten Überblick über die Excel-Menüs beginnen wir nun mit den grund-legenden Handgriffen. In diesem Kapitel sehen Sie, wie man sich im Tabellenblatt bewegt, wie man Daten eingibt und bearbeitet und wie man Excel für erste kleine Berechnungen zu Hilfe nehmen kann.

Tabellenblätter

Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Mauszeiger von Zelle zu Zelle und von Blatt zu Blatt bewegen. Die Einteilung in Zeilen und Spalten, die sich wiederum in Zellen »treffen«, ist sehr hilfreich, wenn Sie mit Excel rechnen möchten.

Bearbeitungsleiste

Die Bearbeitungsleiste ist eine Orientierungshilfe: Sie können eine Zelladresse direkt eingeben, sehen den Text in der aktuellen Zelle und können die Aktionen Bestätigen und Löschen mit einem Klick ausführen.

Excel als Taschenrechner

Wenn man das Grundprinzip kennt, kann man Excel ganz einfach als Taschenrechner nutzen. Hier kommen wir auf die Zelladressen zurück, in denen sich Zeilen und Spalten

»treffen«, z. B. A1 oder A2.

Arbeitsmappen speichern und öffnen

Sie müssen Ihre Eingaben speichern, wenn sie nicht verloren gehen sollen. Wie Sie die Dateien später wiederfinden, zeigen wir Ihnen natürlich auch.

34

Excel bietet Ihnen ein

riesiges Tabellenblatt mit

1.048.576 Zeilen und 16.384

Spalten. Sie sehen davon

a immer nur einen Ausschnitt.

Sie können

Excel wie einen

Taschenrechner

c

In der Bearbeitungsleiste

nutzen.

b

zeigt Excel Ihnen immer den

eigentlichen Zellinhalt.

Über die Backstage- d

Ansicht können Sie u. a.

Ihre Dateien speichern.

35

Im Tabellenblatt bewegen

Wenn Sie eine Tabelle erstellen,

1

ändern oder anschauen, müssen Sie

sich zu unterschiedlichen Stellen des

Tabel lenblatts bewegen. In diesem

Ab schnitt zeigen wir Ihnen, wie das

geht.

Schritt 1

Der Tabellencursor, der anzeigt,

welche Zelle aktiviert ist, kann mit

der Maus bewegt werden. Der

Mauszeiger sieht wie ein dickes Plus

aus. Klicken Sie beispielsweise in die

Zelle B2. Die angeklickte Zelle wird

2

mit einem dunkelgrünen Rechteck

markiert und ist nun bereit für die

Eingabe.

Schritt 2

Auch mit den Pfeiltasten Ihrer Tas-

tatur können Sie zu benachbarten

Zellen wandern. Springen Sie mit der

Taste (Æ) eine Zelle nach rechts zu

C2, dann mit (æ) eine Zelle nach

links zu B2, mit (½) nach oben zu

B1 und mit (¼) nach unten zu B2.

3

Schritt 3

Pos1

Der Cursor befindet sich nun in

der Zelle B2. Drücken Sie die Taste

(Pos1), um schnell zum Zeilenanfang

zu springen, hier also in die Zelle A2.

36

Kapitel 2: Mit Tabellen arbeiten

Schritt 4

4

Auf dem Bildschirm sehen Sie eine

bestimmte Anzahl von Zeilen. Wenn

Sie nicht scrollen wollen, können Sie

Bild

mit den beiden Bildtasten (Bild¼)

und (Bild½) jeweils ein Blatt

nach unten und wieder nach oben

Bild

springen.

Schritt 5

Um zu einer bestimmten Zelle zu

springen, geben Sie den Zellnamen,

z. B. B158, einfach in das Namensfeld

ein und bestätigen Ihre Eingabe mit

der (¢)-Taste.

5

1

2

3

4

5

Schritt 6

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Tragen Sie »A1« in das Namensfeld

ein, und bestätigen Sie mit (¢). So

springen Sie schnell wieder an den

Anfang des Tabellenblatts in die

Zelle A1.

6

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Noch schneller zur Zelle A1

Strg

Alt

Mit dem Tastaturkürzel (Strg)+

(Pos1) können Sie direkt in die

Zelle A1 springen.

37

Daten eingeben, ändern, löschen

Der »Excel-Alltag« besteht aus dem

1

a

Eingeben, Ändern und Löschen von

Daten. Dabei werden Ihnen diese

Tipps sehr helfen.

Schritt 1

1

2

3

4

5

Klicken Sie in die Zelle A1, und ge-

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

ben Sie »Einnahmen« ein. Sobald Sie

mit dem Schreiben beginnen, blinkt

die Schreibmarke als kleiner senk-

rechter Strich in der Zelle, und die

2

Bearbeitungsleiste 1 verändert sich.

Schritt 2

Die Bearbeitungsleiste zeigt den

eingegebenen Text und die Symbole

für Abbrechen und Eingeben kräfti-

ger, d. h., sie können jetzt angeklickt

3

werden. Wenn Sie auf Abbrechen

klicken, beenden Sie die Eingabe,

und der Text verschwindet unwider-

ruflich.

Schritt 3

Um die Daten zu erhalten, müssen

Sie Ihre Eingabe bestätigen. Dazu

klicken Sie auf das Häkchen für

Eingeben. Sie können auch die

(¢)-Taste, eine der Pfeiltasten oder

AutoKorrektur

die (ÿ)-Taste drücken.

Excel bietet eine AutoKorrektur an. Wenn Sie z. B.

»(c)« und dann ein Leerzeichen eingeben, korrigiert

Excel dies automatisch in ©.

38

Kapitel 2: Mit Tabellen arbeiten

Schritt 4

4

Geben Sie »2000« in die Zelle B2

1

2

3

4

5

ein, und bestätigen Sie mit (¢).

Q

W

E

R

T

Z

Tragen Sie in die Zelle B3 den Wert

Strg

Alt

»12,40« ein, und drücken Sie (¢).

Die letzte Null zeigt Excel bei einer

Nachkommastelle nicht an.

Schritt 5

Tragen Sie in die Zelle B8 das Da-

tum ein. Sie können es außer in

der Form »7.10.2018« z. B. auch als

»7/10/2018« eingeben. Drücken Sie

5

(¢). Excel stellt automatisch das

Zahlenformat Datum ein und passt

das Format Ihrer Eingabe an.

Schritt 6

Geben Sie in die Zelle B1 »030« ein,

1

2

3

4

5

und drücken Sie (¢). Excel entfernt

Q

W

E

R

T

Z

die erste Null. Bei Postleitzahlen

Strg

Alt

oder Vorwahlen sind diese Nullen

aber wichtig. Hier gibt es einen

Trick: Geben Sie in die Zelle B2 zu-

erst ein Hochkomma ein ((ª)+(#)),

dann »030«, und drücken Sie (¢).

6

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

39

Daten eingeben, ändern, löschen (Forts.)

Schritt 7

7

Um Daten zu ändern, setzen Sie

einen Doppelklick auf die Zelle 1,

a

die Sie ändern wollen, z. B. B2. Der

Cursor blinkt in der Zelle. Löschen

Sie »2« mit der (æ )-Taste, tragen

Sie »3« ein, und bestätigen Sie den

neuen Wert.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 8

Anstatt nur eine Ziffer zu ändern,

können Sie den Wert auch ganz

8

überschreiben. Klicken Sie die Zelle

an, z. B. B4. Sie ist jetzt markiert.

Tragen Sie dann den neuen Wert ein,

und bestätigen Sie. Der ursprüngli-

1

2

3

4

5

che Eintrag wird überschrieben.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 9

9

Um Daten zu löschen, markieren Sie

die entsprechenden Zellen. Drücken

Sie (Entf), oder klicken Sie auf Lö-

schen (Register Start, Gruppe Bear-

beiten). Aus dem Menü wählen Sie

Inhalte löschen. Alternativ klicken

Sie mit der rechten Maustaste auf

die markierten Zellen und wählen

Inhalte löschen. Der Inhalt der Zelle

wird gelöscht, ein ggf. vergebenes

Format, z. B. die Hintergrundfarbe,

bleibt.

Korrekturmodus

Auch mit der Taste (F2) gelangen

40

Sie in den Korrekturmodus.

Kapitel 2: Mit Tabellen arbeiten

Schritt 10

10

Um nur das Format einer Zelle

zu löschen (z. B. Schrift- oder

Hintergrundfarbe), markieren Sie sie

und klicken auf Löschen E Formate

löschen. Die Formatierung wird

zurückgesetzt, der Wert bleibt.

Schritt 11

Wenn Sie falsche Werte und die Ge-

staltung entfernen möchten, markie-

ren Sie die entsprechenden Zellen.

Klicken Sie wieder auf Löschen,

wählen Sie nun aber Alle löschen.

Sowohl die Werte als auch die For-

11

mate werden gelöscht.

Schritt 12

Um einen Hyperlink zu entfernen,

markieren Sie die Zelle und klicken

b

auf Löschen E Links löschen 2. Um

den Link endgültig loszuwerden, kli-

cken Sie auf den Eintrag Nur Links

löschen im Smarttag.

12

Nicht selbst eingeben

Tausenderzahlen und Währungen

formatieren Sie über Zellen forma-

tieren in der Gruppe Zahl auf dem Register Start. Wenn Sie selbst

den Tausenderpunkt und »EUR«

eingeben, interpretiert Excel die

Zahl als Text.

41

Excel als Taschenrechner

Sie können Excel wie einen

1

Taschenrechner verwenden. Wie Sie

Rechenaufgaben auf diese Weise

schnell und einfach lösen, zeigen wir

Ihnen hier.

Schritt 1

Excel benötigt für Ihre Berechnung

eine leere Zelle. Bitte klicken Sie

deshalb in eine beliebige leere Zelle,

z. B. A1.

2

Schritt 2

Um eine Berechnung mit Excel zu

starten, geben Sie ein Gleichheits-

zeichen ((=)) ein. Dazu drücken

Sie (ª)+(0). Geben Sie dann die

1

2

3

4

5

erste Zahl der Rechenaufgabe ein,

Q

W

E

R

T

Z

z. B. 3,40. Die letzte Null können

Strg

Alt

Sie weglassen. Geben Sie nun (+)

gefolgt von der zweiten Zahl ein,

z. B. 5.

Schritt 3

3

Prüfen Sie Ihre Eingaben. Wenn Sie

(¢) drücken, beginnt Excel mit dem

Rechnen. Das Ergebnis sehen Sie in

der gleichen Zelle. Berechnen Sie

nun folgende Übungsaufgaben:

=4-3, =3*3, =12/4, =100*19 %.

42

Kapitel 2: Mit Tabellen arbeiten

Schritt 4

4

Wie viel ist 2 hoch 3? Geben Sie

z. B. in die Zelle C3 ein Gleichheits-

zeichen ein, dann die 2, gefolgt

vom Potenzzeichen, das Sie auf der

Tastatur ganz links oben neben (1)

finden. Schreiben Sie zuletzt die Zahl

3 für die Potenzierung, und bestäti-

1

2

3

4

5

gen Sie mit (¢).

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 5

Sie können auch mehrere Rechen-

5

operationen hintereinander einge-

ben, z. B. =55-3+7*5, und mit (¢)

bestätigen. Das Ergebnis erscheint in

derselben Zelle.

Schritt 6

Sie können beim Rechnen auch

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Klammern verwenden, z. B.

Strg

Alt

=55-(3+7)*5. Auch bei Excel-

Berechnungen gilt die Regel: »Punkt

kommt vor Strich; die Klammer sagt:

6

›Zuerst komm ich!‹«.

Rechenzeichen

Das Minus ist ein Bindestrich, das

Malzeichen der Stern links neben

(¢). Das Geteiltzeichen geben

Sie als Schrägstrich ein ((ª)+(7)),

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

das Prozentzeichen erzielen Sie

Strg

Alt

mit (ª)+(5). Verwenden Sie ein

Komma und keinen Punkt als

Trennzeichen.

43

Einfache Formeln eingeben

Sie können in Excel auch mit

1

einfachen Formeln rechnen, die Sie

selbst in eine Zelle tippen.

Schritt 1

In diesem Beispiel ermitteln wir

die Summe der Einnahmen aus den

Werten der Zellen B2:B5 (sprich:

»B2 bis B5«). Excel benötigt für das

Rechenergebnis eine leere Zelle.

Klicken Sie also in die Zelle B6.

2

Schritt 2

Eine Formel beginnt immer mit

einem Gleichheitszeichen ((=)). Ge-

ben Sie dann ein, welche Zellen Sie

wie berechnen möchten, hier also

B2+B3+B4+B5. Groß- und Klein-

1

2

3

4

5

schreibung ist möglich, Leerzeichen

Q

W

E

R

T

Z

sind erlaubt.

Strg

Alt

a

b

Schritt 3

3

Bestätigen Sie die Eingabe mit einem

Klick auf Eingeben 1. Das Ergebnis

erscheint als Zahl in der Zelle B6.

Die Bearbeitungsleiste 2 zeigt die

Formel. So erkennen Sie auch später

noch, dass die Zelle das Ergebnis

einer Formel enthält.

44

Kapitel 2: Mit Tabellen arbeiten

Schritt 4

4

Ein weiteres Beispiel: Sie möchten

berechnen, wie sich Ihre Gesamt-

einnahmen prozentual zusam-

mensetzen. Klicken Sie dazu in

die Ergebniszelle C2. Geben Sie

das Gleichheitszeichen ein, und

schreiben Sie dahinter die Formel

B2/B6 (»B2 geteilt durch B6«).

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 5

Bestätigen Sie Ihre Eingabe. Wie

Sie sehen, hat Excel den Wert in B2

5

durch den Wert in B6 geteilt. Das

Ergebnis stimmt für die gewünschte

Rechnung also noch nicht; es muss

noch mit 100 multipliziert werden.

Schritt 6

Markieren Sie die Ergebniszelle

C2, und klicken Sie dann auf dem

Register Start in der Gruppe Zahl

6

auf Prozentformat. In Zelle C2 steht

nun das richtige Ergebnis in Prozent.

Farbige Markierung

Zur besseren Übersicht werden

Zellen und Zelladressen bei der

Eingabe farbig markiert.

45

Tipparbeit durch Zeigen reduzieren

Überlassen Sie Excel das Schreiben

1

der Zelladressen, und zeigen Sie nur

auf die Zellen, mit denen Sie rechnen

wollen. Damit reduzieren Sie auch

das Risiko, aus Versehen falsche

Zelladressen einzugeben.

Schritt 1

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Um Excel einen Zellnamen automa-

Strg

Alt

tisch einfügen zu lassen, schreiben

Sie ein Gleichheitszeichen in die

2

noch leere Ergebniszelle C6.

Schritt 2

Klicken Sie mit der Maus auf die

Zelle, mit der Sie rechnen wollen,

z. B. C2. Excel fügt den Namen

dieser Zelle in die Ergebniszelle ein.

Geben Sie dann das Rechenzeichen

ein, z. B. (+), und klicken Sie mit der

Maus auf die Zelle C3 etc.

a

3

Schritt 3

Kontrollieren Sie die fertige Formel,

und schließen Sie dann die Rechen-

aufgabe mit (¢), mit der (ÿ)-Taste

oder mit einem Klick auf das Häk-

chen 1 neben der Bearbeitungszeile

ab.

46

Kapitel 2: Mit Tabellen arbeiten

Schritt 4

4

Um eine Summe zu bilden, klicken

Sie in die leere Ergebniszelle (hier

D6) und dann auf der Registerkarte

Start auf Summe. Excel macht einen

Vorschlag für den zu addierenden

Bereich, der allerdings schon vor der

leeren Zelle D3 endet. Wir wol-

len aber ja alle Werte der Spalte

ad dieren.

Schritt 5

Klicken Sie daher mit der Maus

auf die erste Zelle, also D2, und

markieren Sie alle gewünschten

5

Zellen, indem Sie auf das kleine

blaue Viereck klicken und es mit

gedrückter Maustaste bis D5 ziehen.

Excel ergänzt nun in der Formel den

richtigen Bereich (D2:D5) und hebt

ihn in der Tabelle selbst durch eine

gestrichelte Linie hervor.

Schritt 6

Sie können jederzeit andere Zellen

6

oder Zellbereiche für Ihre Formel

auswählen. Dazu klicken Sie dop-

pelt auf die Zelle, deren Formel Sie

ändern wollen (hier: D6 2). Löschen

Sie den angegebenen Bereich mit

der (æ )-Taste, und klicken Sie

dann auf die neue Zelle bzw. den

b

neuen Zellbereich.

47

Arbeitsergebnisse speichern

a

Wenn Sie Ihre Tabellen regelmäßig

1

speichern, vermeiden Sie Daten-

verluste und damit doppelte Arbeit.

Schritt 1

Klicken Sie auf das Register Datei 1 .

Die Backstage-Ansicht erscheint.

b

Dann wählen Sie Speichern unter 2 ,

Dieser PC 3 und schließlich Durch-

suchen.

c

Schritt 2

Das Dialogfenster Speichern un-

ter erscheint. Überschreiben Sie

den vorgeschlagenen Dateinamen,

Mappe1.xlsx, mit einer eindeutigen

2

Bezeichnung.

Schritt 3

Damit Sie Ihre Tabelle später schnell

1

2

3

4

5

wiederfinden, wählen Sie einen pas-

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

senden Speicherort dafür aus.

3

d

Einen neuen Ordner anlegen

Um für Ihre Tabelle einen neuen

Ordner anzulegen, klicken Sie auf

die Schaltfläche Neuer Ordner 4.

Geben Sie einen Namen ein, und

bestätigen Sie ihn mit (¢).

48

Kapitel 2: Mit Tabellen arbeiten

Schritt 4

4

Im Feld Dateityp ist die Datei-

namenerweiterung .xlsx vorein-

gestellt. Falls die Tabelle auch mit

einer älteren Excel-Version zu öffnen

sein soll, wählen Sie stattdessen

Excel 97-2003-Arbeitsmappe

(*.xls) aus.

Schritt 5

Kontrollieren Sie den Dateinamen,

den Dateityp und vor allem den ein-

gestellten Speicherort. So ersparen

5

Sie sich unnötiges Suchen oder das

spätere Umbenennen von Dateien.

Dann klicken Sie auf Speichern.

Schritt 6

Wenn Sie keine Fehlermeldung

erhalten und in der Titelleiste 5 den

Namen Ihrer Datei sehen, war das

Speichern erfolgreich.

f

5

6

Sicherungsdatei

Unter Tools 6 können Sie Spei-

cheroptionen einstellen. Legen

Sie z. B. über Allgemeine Optio-

nen fest, dass Excel eine Siche-

rungsdatei erstellt. Sie wird unter

demselben Namen, aber mit der

Erweiterung .xlk im selben Ordner

gespeichert.

49

Eine Arbeitsmappe öffnen

a

Sie haben eine Tabelle gespeichert.

1

Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie diese

Datei später erneut öffnen können,

um etwas nachzulesen, zu ändern

oder um sie weiterzuverwenden.

Schritt 1

Klicken Sie auf das Register Datei

und in der Backstage-Ansicht auf

Öffnen. Wenn Sie die Tabelle erst

vor Kurzem bearbeitet haben, finden

Sie sie unter Zuletzt verwendet 1 .

Rechts listet Excel dann die »jüngs-

ten« 25 Dateien auf.

2

Schritt 2

Sie können eine Tabelle, die Sie

regelmäßig benötigen, dauerhaft

zum schnellen Öffnen anheften. Die

Datei »rutscht« dann nicht im Laufe

der Zeit nach unten aus der Liste.

Klicken Sie dazu auf den Pin rechts

neben dem Dateinamen. Er er-

scheint dann senkrecht und zeigt so

an, dass die Datei dauerhaft ange-

3

heftet ist.

Schritt 3

Um diese Markierung rückgängig zu

machen, klicken Sie auf den senk-

rechten Pin. Er wird wieder waage-

recht, und die Datei wird nicht mehr

dauerhaft aufgelistet.

50

Kapitel 2: Mit Tabellen arbeiten

Schritt 4

4

Um eine bestimmte Tabelle zu

öffnen, klicken Sie in der Mitte auf

Dieser PC 2 und dann unten auf

Durchsuchen.

Schritt 5

b

Im Dialogfenster Öffnen wählen

Sie den Ordner aus, in dem Ihre

Tabelle gespeichert ist. Im rechten

Fensterbereich erscheint eine Liste

der in diesem Ordner gespeicherten

Dateien.

Schritt 6

5

Klicken Sie auf den Namen einer

Datei 3, um sie auszuwählen, und

klicken Sie dann auf die Schaltfläche

Öffnen.

6

d

Speicherort vergessen?

Wenn Sie den Speicherort nicht

c

mehr wissen, geben Sie einfach

den Ordner- oder Dateinamen

oder nur einen Teil davon in

das Suchfeld 4 rechts oben im

Dialogfenster Öffnen ein.

51

Eine neue Arbeitsmappe erzeugen

In diesem Abschnitt erfahren Sie,

1

wie Sie mithilfe von vorhandenen

Tabellen und Vorlagen im Hand-

a

umdrehen eine tolle Tabelle zaubern.

c

Schritt 1

Um eine neue Mappe anzulegen,

klicken Sie in der Backstage-Ansicht

auf Leere Arbeitsmappe oder drü-

cken die (¢)-Taste. So öffnen Sie

eine neue Datei namens Mappe1 im

2

Standardformat.

Schritt 2

b

Wenn Sie eine bereits gespei-

cherte Tabelle als Vorlage nutzen

wollen, wählen Sie Öffnen 1 .

Im Dialogfenster suchen Sie den

Speicherort 2 und klicken auf den

Namen der Tabelle, z. B. 2017_ Aus-

3

gaben .xlsx.

Schritt 3

In der geöffneten Tabelle klicken Sie

wieder auf das Register Datei, dann

auf Speichern unter 3 und geben

schließlich der Datei einen neuen

Namen, z. B. »2018_Ausgaben«.

Die Dateiendung .xlxs müssen Sie

nicht eingeben, da diese über den

1

2

3

4

5

Dateityp bereits voreingestellt ist.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

52

Kapitel 2: Mit Tabellen arbeiten

Schritt 4

4

Sie können sich viel Arbeit ersparen,

wenn Sie eine vorgefertigte Tabel-

lenschablone benutzen. Klicken Sie

auf Datei und in der Backstage-

Ansicht auf den Bereich Neu.

Schritt 5

In diesem Bereich sehen Sie neben

Leere Arbeitsmappe eine Auswahl

von Beispielvorlagen. Klicken Sie

nun z. B. auf die Vorlage Tägliche

5

Aufgabenplanung.

Schritt 6

Die Tabelle wird als Vorschau mit

Informationen zu Quelle, Dateigröße

und Inhalt gezeigt. Klicken Sie auf

Erstellen, und der Download dieser

Vorlage aus dem Internet beginnt.

Wenn Sie die Vorlage bereits ken-

nen, können Sie sie auch direkt

per Doppelklick aus der Übersicht

6

öffnen.

Internetverbindung herstellen

Für den Download einer Vorlage

benötigen Sie immer eine funktio-

nierende Internetverbindung.

53

Eine neue Arbeitsmappe erzeugen (Forts.)

Schritt 7

7

Eine Excel-Arbeitsmappe mit dem

Namen Tägliche Aufgabenplanung1

wird geöffnet; sie ist bereits fertig

gestaltet. Sie müssen nur noch Ihre

eigenen Daten eintragen und die

Datei dann unter einem eigenen

Namen speichern.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Schritt 8

Strg

Alt

Wenn Sie Excel jetzt erneut starten,

wird die Vorlage Tägliche Aufga-

a

benplanung sofort zur Auswahl

angeboten. Klicken Sie darauf.

8

Schritt 9

Die Vorlage ist auf Ihrem Computer

nun auch ohne Internetverbindung

zum Erstellen einer neuen Arbeits-

mappe vorhanden. Sie können sie

mit Erstellen öffnen.

9

Sparen Sie sich Arbeit

Passen Sie die Gestaltung der

professionellen Vorlagen an, oder

fügen Sie selbst Formeln hinzu.

Wenn Sie die bearbeitete Datei

als Excel-Vorlage mit der Dateina-

menserweiterung .xltx speichern,

steht sie Ihnen künftig unter Per-

sönlich 1 zur Verfügung.

54

Kapitel 2: Mit Tabellen arbeiten

Schritt 10

10

Es öffnet sich wieder eine leere

Mappe mit dem Namen Tägliche

Aufgabenplanung1, die aus drei

Tabellenblättern besteht. Klicken

Sie auf Terminplaner 2, und tragen

Sie z. B. am 14.10.2018 »Familienrat

tagt« ein. Der Eintrag wird automa-

tisch in das Blatt Tagesplan über-

b

nommen. Speichern Sie die Datei

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

dann z. B. als Familienplaner.xlsx.

Strg

Alt

Schritt 11

Wenn Sie in der Liste der Vorlagen

11

nichts Passendes finden, klicken Sie

unterhalb des Suchfeldes auf einen

der empfohlenen Suchbegriffe, z. B.

auf Geschäftlich.

Schritt 12

Neben dem Suchergebnis sehen Sie

weitere Kategorien 3, mit denen Sie

Ihre Suche fortsetzen können. Dane-

ben steht die Anzahl der gefundenen

Vorlagen 4. Haben Sie außer Excel

e

f

c

d

weitere Office-Programme instal-

liert, werden ganz unten passende

12

Treffer angezeigt.

Spezielle Suche

Geben Sie einfach einen Such-

begriff in das Suchfeld 5 ein, z. B.

»Geburtstag«, und drücken Sie (¢)

oder klicken Sie auf die Lupe 6,

um die Suche zu starten.

55

Kapitel 3

Es geht noch viel schneller!

Spätestens wenn man lange Tabellen oder immer wieder die gleichen Datenreihen eingeben muss, können Sie eine Menge Zeit sparen, wenn Sie mit der AutoausfüllenFunktion arbeiten. Neben dieser gibt es noch weitere Hilfen und Automatismen, die Sie für viele Zwecke nutzen können.

Autoausfüllen

Mit der AutoausfüllenFunktion können Sie sich einige Tipparbeit sparen. Logische Reihen lassen sich automatisch vervollständigen, indem Sie mit gedrückter Maustaste am Ausfüllkästchen ziehen. Das funktioniert für Zahlen ebenso wie für Text und sogar bei gemischten Eingaben.

Bereiche markieren

Um nicht jede Zelle einzeln bearbeiten oder löschen zu müssen, können Sie mehrere Zellen markieren. Was immer Sie danach tun, wirkt sich dann auf den gesamten markierten Bereich aus.

Drag & Drop

Drag & Drop ist eine Funktion, die Sie am PC in vielen Situationen anwenden können.

Auch in Excel lassen sich damit einzelne Zellinhalte oder auch ganze Bereiche kopieren oder komplett verschieben, wenn Sie mit gedrückter Maustaste am Markierungs

rahmen ziehen.

Zeilen und Spalten

Zeilen und Spalten bilden die Grundordnung in ExcelTabellen. Auch sie kann man natürlich verschieben, vergrößern, nachträglich einfügen oder wieder löschen.

56

a Excel vervollständigt

Listen und Reihen auf

Wunsch automatisch.

Sie können b

Sie können mehrere Zellen

mehrere Zelmarkieren und in einem Rutsch

len markieren

bearbeiten. Drag & Drop bedeuund in einem

tet nichts anderes als Ziehen und

Rutsch bearc Fallenlassen.

beiten.

Zeilen und Spalten d

bilden das Grundgerüst

einer ExcelTabelle.

57

Weniger Aufwand durch Autoausfüllen

Mithilfe des Ausfüllkästchens kön

1

nen Sie Eingaben in Excel wesentlich

effektiver gestalten. In diesem Ab schnitt testen Sie, wie das automatische Ausfüllen in Excel funktioniert.

2

Schritt 1

Wählen Sie die Zelle A1 aus. Das

Ausfüll käst chen ist das kleine grüne

Kästchen in der rechten unteren

Ecke der Markierung. Wenn Sie mit

dem Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen zeigen, verwandelt er sich in ein schwarzes Kreuz.

Schritt 2

Geben Sie in die Zelle A1 »Januar«

3

ein. Zeigen Sie mit der Maus auf

das Ausfüllkästchen, und ziehen Sie

es nach unten oder nach rechts. So

füllen Sie ganz einfach die nächsten

elf Monate aus.

Schritt 3

Geben Sie in die Zelle B1 einen Wochentag ein, z. B. »Montag«. Zeigen Sie mit der Maus auf das Ausfüllkästchen, und ziehen Sie es nach unten So geht es auch

oder nach rechts, um die nächsten

Sie können auch die gängige Abkürzung eingeben,

sechs Tage auszufüllen.

also statt »Januar« nur »Jan« oder statt »Montag«

nur »Mo«.

58

Kapitel 3: Es geht noch viel schneller!

Schritt 4

4

Genauso funktioniert es mit Datum

und Uhrzeit. Geben Sie ein Datum

in die Zelle A1 und eine beliebige

Uhrzeit in die Zelle B1 ein. Wenn Sie

mit der Maus auf das Ausfüllkästchen zeigen und es nach unten bzw.

nach rechts ziehen, können Sie die

Daten der folgenden Tage bzw. die

Zeit stundenweise ausfüllen.

5

Schritt 5

Das Ausfüllen funktioniert sogar

bei Texten, die mit Zahlen kombiniert sind. Geben Sie in die Zelle A1

»Haus 1« ein. Markieren Sie die Zelle

A1, und ziehen Sie das Ausfüllkästchen nach unten. Sie können alternativ auch »1. Haus« eingeben.

6

Schritt 6

Wenn Sie eine Zahlenreihe eingeben

möchten, tragen Sie den Startwert

in eine Zelle ein. Mit dem nächsten

Wert geben Sie das Muster vor. Markieren Sie beide Zellen, und ziehen Sie das Ausfüllkästchen nach unten.

Excel ergänzt die Reihe automatisch.

Daten einfach kopieren

Sie können das Autoausfüllen unterdrücken, indem

Sie (Strg) gedrückt halten, während Sie am Kästchen

ziehen. Die Werte werden dann nicht fortlaufend

ergänzt, sondern lediglich in die angrenzenden Zellen kopiert.

59

Benutzerdefinierte Datenreihen

a

Für die AutoausfüllenFunktion kön

1

nen Sie auch eigene Reihen erstellen,

beispielsweise für Namen in Telefonlisten oder feste Ausgaben im Haushaltsbuch.

Schritt 1

Wählen Sie im Arbeitsblatt die Liste

mit den Elementen aus, die Sie in

der benutzerdefinierten Datenreihe

verwenden möchten 1. Öffnen

Sie die BackstageAnsicht über das

Register Datei, und klicken Sie dort

auf Optionen.

b

2

Schritt 2

Wählen Sie dann die Rubrik Erweitert 2. Auf der rechten Seite des Fensters scrollen Sie etwas nach

unten und klicken im Abschnitt

All gemein auf die Schaltfläche

Benutzerdefinierte Listen bear

3

beiten.

Schritt 3

Die Zellen, die Sie vorher markiert

haben, werden im Feld Liste aus

Zellen importieren angezeigt 3.

Klicken Sie auf Importieren. Die Elemente der ausgewählten Liste werden dem Feld Benutzerdefinierte Listen hinzugefügt. Bestätigen Sie

c

beide Fenster mit OK.

60

Kapitel 3: Es geht noch viel schneller!

Schritt 4

4

Um Ihre eigene Reihe zu verwenden,

klicken Sie auf eine leere Zelle.

Geben Sie dann das Element Ihrer

Datenreihe an, mit dem Sie die Liste

beginnen möchten. Ziehen Sie wie

gehabt das Ausfüllkästchen über die

Zellen, die gefüllt werden sollen.

Schritt 5

Auch Formeln lassen sich automa5

tisch übertragen. Wählen Sie die

Zelle aus, die die Formel enthält, mit

der Sie angrenzende Zellen ausfüllen

möchten. Ziehen Sie das Ausfüllkästchen nach unten. Die Formel passt sich zeilenweise an: Aus =B1*5 in

der Zelle A1 wird =B2*5 in A2 etc.

Schritt 6

Nun erstellen wir beispielhaft eine

Telefonkostenaufstellung für verschiedene Mitarbeiter. Es handelt sich um fiktive Daten, daher setzen

6

wir zur schnellen Datenerfassung die

AutoausfüllenFunktion ein.

Autoausfüllen per Doppelklick

Anstatt das Ausfüllkästchen über

die Zellen zu ziehen, die mit den

Formeln ausgefüllt werden, können Sie alternativ auf das Ausfüllkästchen doppelklicken.

61

Benutzerdefinierte Datenreihen (Forts.)

Schritt 7

7

Geben Sie in die Zelle A1 die Überschrift »Telefonkosten« und in die Zelle A3 »Monat« ein. In die Zelle

B3 schreiben Sie »Lehmann« und

in die Zelle A4 »Januar«. Die Texte

in den Zellen C3 und D3 sowie im

1

2

3

4

5

Bereich A5:A15 lassen Sie Excel

Q

W

E

R

T

Z

automatisch ausfüllen, indem Sie das

Strg

Alt

Ausfüllkästchen über die entsprechenden Zellen ziehen.

8

Schritt 8

Geben Sie Zahlen in die Zellen ein,

wie in der nebenstehenden Abbildung zu sehen. Damit geben Sie die Abstände für die einzutragenden

Zahlen vor. Markieren Sie alle sechs

Zellen, und lassen Sie Excel die

Tabelle automatisch ausfüllen, indem

Sie das Ausfüllkästchen nach unten

ziehen.

9

Schritt 9

Ergänzen Sie in den Zellen A16 und

E3 jeweils das Wort »Summe« als

Überschrift. Um die Summe der

Zellen B4:D4 bzw. B4:B15 zu bilden, positionieren Sie den Cursor in der jeweiligen Ergebniszelle (E4

bzw. B16). Klicken Sie dann auf dem

Register Start in der Gruppe Bearbeiten auf AutoSumme.

62

Kapitel 3: Es geht noch viel schneller!

Schritt 10

10

Ein gestrichelter Laufrahmen umgibt

die Zellen, die Excel automatisch

erkennt. Dieser Bereich lässt sich

bei Bedarf mit der Maus korrigieren.

Bestätigen Sie die Auswahl mit Drücken der (¢)Taste.

Schritt 11

11

Um die Summen in den Zellen C16

und D16 zu ergänzen, ziehen Sie das

Ausfüllkästchen der Zelle B16 nach

rechts bis D16.

Schritt 12

Die Summenformel der Zelle E4

übertragen Sie durch Ziehen des

Ausfüllkästchens bis E15. Sie können

die Formeln auch erzeugen, indem

Sie doppelt auf das kleine Ausfüllkästchen klicken.

12

Komplizierte Formeln

Auch komplizierte Formeln lassen sich automatisch ausfüllen.

Ausführliche Informationen zu

diesem Thema erhalten Sie in den

Abschnitten »Formeln per Ausfüll

funktion erzeugen« auf Seite 146

sowie »Relative und absolute

Adressierung« auf Seite 148.

63

Blitzvorschau (Flash Fill)

Die Blitzvorschau ist eine ge niale

1

Funktion in Excel 2019, mit der Sie

Daten leicht ausfüllen und umsortieren können.

Schritt 1

Bereiten Sie eine Tabelle vor, in der

Namen von Personen in der Spalte

1

2

3

4

5

A erfasst werden. Diese Daten sind

Q

W

E

R

T

Z

Grundlage für das Füllen der weite

Strg

Alt

ren Spalten mit der Blitzvorschau.

2

1

2

3

4

5

Schritt 2

Q

W

E

R

T

Z

In der Spalte B werden ausschließ

Strg

Alt

lich die Familiennamen benötigt. In

der Zelle B1 geben Sie zunächst den

Familiennamen der ersten Person

ein.

Schritt 3

3

Den Familiennamen aus Zelle B1

übertragen Sie durch Ziehen des

Ausfüllkästchens mit gedrückter rechter (!) Maustaste bis zur Zelle B15.

Wählen Sie aus dem Kontextmenü

den Eintrag Blitzvorschau aus (das

Menü erscheint, sobald Sie die

Maustaste losgelassen haben).

64

Kapitel 3: Es geht noch viel schneller!

Schritt 4

4

Genauso funktioniert es auch mit

dem Vornamen, den Sie in der Zelle

C1 eingeben. Übertragen Sie den

Inhalt durch Ziehen des Ausfüllkästchens mit der rechten Maustaste bis zur Zelle C15. Sobald Sie die

Maustaste loslassen, erscheint das

Kontextmenü, aus dem Sie Blitzvorschau auswählen.

Schritt 5

In der Spalte D werden ein Buch5

stabe des Vornamens und der gesamte Familienname benötigt. Nach Eingabe von I. Vogel können Sie den

Inhalt durch Ziehen des Ausfüllkästchens mit der rechten Maustaste bis zur Zelle D23 und Wahl von Blitzvorschau kopieren.

Schritt 6

Werden Namen und Vornamen in

einer EMailAdresse benötigt, ge6

ben Sie in die erste Zeile der Spalte

E die Adresse Ingrid.Vogel@berlin.de

ein. Den Inhalt kopieren Sie durch

Ziehen des Ausfüllkästchens mit der

rechten Maustaste bis zur Zelle E15

unter Wahl von Blitzvorschau. (Das

geht natürlich nur, wenn die EMail

Adressen alle demselben Schema

folgen.)

65

Bereiche markieren

Mit der Maus oder über die Tastatur

1

können Sie bestimmte Bereiche

markieren und diese ändern oder

kopieren. So erleichtern Sie sich die

Arbeit, da Sie nicht jedes Mal jeden

Wert einzeln ändern müssen.

2

Schritt 1

Um mehrere Zellen zu einem Bereich

zusammenzufassen, klicken Sie in

eine Zelle oder navigieren mithilfe

der Pfeiltasten ((Æ), (æ), (½) oder

(¼)) zu der Zelle, die Sie markieren

wollen.

Schritt 2

3

Ziehen Sie die Markierung von der

Zelle B3 diagonal zur Zelle D15.

Wenn Sie die Tastatur benutzen,

halten Sie die (ª)Taste gedrückt,

während Sie über die Pfeiltasten den

Auswahlbereich erweitern.

Schritt 3

Um das gesamte Arbeitsblatt

auszuwählen, klicken Sie auf die

Schaltfläche Alle auswählen. Sie

Strg+A

können alternativ auch die Tasten

Wenn das Arbeitsblatt Daten enthält und sich der

(Strg)+(A) drücken.

Cursor im Datenbereich befindet, wird mit (Strg)+

(A) der aktuelle Bereich ausgewählt. Wenn Sie

(Strg)+(A) ein zweites Mal nutzen, wird das ge

samte Arbeitsblatt ausgewählt.

66

Kapitel 3: Es geht noch viel schneller!

Schritt 4

4

Um mehrere nicht zusammenhängende Bereiche auszuwählen, klicken Sie auf die erste Zelle oder den ersten Zellbereich. Halten Sie dann

die (Strg)Taste gedrückt, während

Sie weitere Zellen oder Bereiche

auswählen. Die bereits markierten

Bereiche werden grau hinterlegt.

Strg

Schritt 5

Sie können auch ganze Zeilen oder

5

Spalten auswählen. Klicken Sie dazu

auf die Zeilen bzw. auf die Spaltenbeschriftung der Bereiche, die Sie markieren möchten. Mit der (Strg)

Strg

Taste können Sie hierbei auch

mehrere nicht zusammenhängende

Bereiche markieren.

Schritt 6

Um mehrere Zeilen oder Spalten

auf einmal zu markieren, klicken Sie

z. B. auf die Spaltenbeschriftung B

6

und ziehen die Maus über die Beschriftungen der folgenden Spalten.

Sie können auch die erste Spalte

auswählen und dann bei gedrückter (ª)Taste auf die letzte Spalte klicken.

67

Bereiche kopieren, ausschneiden und löschen

Das Kopieren, Ausschneiden und

1

Wiedereinfügen sowie Löschen

einzelner oder mehrerer Zellen gehört

zu den sehr oft vorkommenden

Arbeitsschritten. In diesem Abschnitt

zeigen wir Ihnen, wie es geht.

Schritt 1

Strg

C

Markieren Sie zunächst den Bereich,

den Sie kopieren wollen. Wählen

Sie dann auf dem Register Start aus

der Gruppe Zwischenablage die

2

Schaltfläche Kopieren 1. Alternativ

können Sie (Strg)+(C) drücken.

a

Schritt 2

Anstatt den Bereich zu kopieren,

können Sie ihn auch ausschneiden.

Klicken Sie dazu auf dem Register

Start in der Gruppe Zwischenablage auf Ausschneiden. Alternativ drücken Sie (Strg)+(X).

Schritt 3

3

Der kopierte oder ausgeschnittene

Bereich wird durch einen gestrichelten Laufrahmen gekennzeichnet und befindet sich jetzt in der Zwischenablage. Wählen Sie nun die Zelle B9

als linke obere Ecke des Einfügebereichs aus.

68

Kapitel 3: Es geht noch viel schneller!

Schritt 4

4

Klicken Sie auf dem Register Start

in der Gruppe Zwischenablage auf

Einfügen. Sie können stattdessen

auch (Strg)+(V) drücken oder

aber die Zelle B9 mit der rechten

Maustaste anklicken und aus dem

Kontextmenü den Befehl Einfügen

wählen.

Schritt 5

Der entsprechende Bereich wird ein5

gefügt, und Excel zeigt ein Smarttag

an. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil

klicken, wird eine Vorschau verschiedener Einfügeoptionen angezeigt, die Sie nun nutzen können.

Schritt 6

Wenn Sie sowohl die Inhalte als

auch die Formate entfernen möchten, klicken Sie auf den Befehl Alle löschen. Sie finden ihn auf dem

Register Start in der Gruppe Bear

6

beiten im Untermenü zu Löschen.

Nur Inhalte löschen

Möchten Sie nur die Inhalte aus

einem markierten Bereich löschen,

reicht es, die (Entf)Taste zu

drücken.

69

Drag & Drop

Mit der Funktion Drag & Drop

1

(»Ziehen und Fallenlassen«) können

Sie Zellinhalte schnell verschieben

oder kopieren. Drag & Drop können

Sie auch einsetzen, um in Tabellen

Zeilen oder Spalten neu anzuordnen,

ohne vorhandene Inhalte zu

überschreiben.

Schritt 1

Um Daten zu verschieben, markieren

Sie den betreffenden Bereich. Zeigen

2

Sie mit der Maus auf die Bereichsumrandung. Sobald der Mauszeiger als Verschiebezeiger angezeigt wird,

Strg

können Sie den Bereich an eine andere Position ziehen.

Schritt 2

Sie können per Drag & Drop auch

kopieren. Halten Sie die (Strg)Taste

gedrückt, während Sie den Bereich

an eine andere Position ziehen.

Schritt 3

Sollte Drag & Drop nicht funktionieren, müssen Sie es erst aktivieren.

3

Klicken Sie auf Datei E Optionen.

Unter Erweitert 1 aktivieren Sie im

Abschnitt Bearbeitungsoptionen

das Kontrollfeld Ausfüllkästchen

und Drag & Drop von Zellen akti

a

vieren.

70

Kapitel 3: Es geht noch viel schneller!

Schritt 4

4

Wir wollen nun beispielhaft die

Zeilen Auto und Strom vertauschen.

Markieren Sie dazu den Bereich

A3:E3.

Schritt 5

Zeigen Sie mit der Maus auf die Bereichsumrandung. Wenn der Zeiger 5

als Verschiebezeiger angezeigt wird,

ziehen Sie mit gedrückter Taste (ª)

den Bereich hinter die Position A4.

Schritt 6

Um die Spalten B und C zu vertauschen, markieren Sie den Bereich B1:B6. Ziehen Sie den Bereich mit

gedrückter (ª)Taste auf die Position vor der Zelle D1. Sie machen eine Änderung wieder rückgängig,

indem Sie (Strg)+(Z) drücken.

6

Daten überschreiben

Wenn in dem Bereich, in den Sie

die Daten ziehen, bereits etwas

steht, fragt Excel sicherheitshalber nach, ob Sie es überschreiben wollen.

71

Zeilen und Spalten einfügen

Bei der Entwicklung Ihrer Tabellen

1

werden Sie häufig zusätzliche Zeilen

und Spalten benötigen. Diese lassen

sich mit Excel einfach einfügen.

Schritt 1

Um eine einzelne Zeile einzufügen,

markieren Sie die Zeile, über der Sie

eine neue einfügen möchten. Um

oberhalb der Zeile 1 eine neue Zeile

2

einzufügen, klicken Sie also auf die

Zeilenbeschriftung 1.

Schritt 2

Klicken Sie dann mit der rechten

Maustaste auf die markierte Zeile

und im Kontextmenü auf Zellen einfügen. Eine leere Zeile wird über der markierten Zeile eingefügt.

Schritt 3

Wenn Sie beispielsweise fünf neue

Zeilen auf einmal brauchen, müssen

3

Sie zuvor fünf Zeilen markieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich, und

wählen Sie Zellen einfügen.

Bezüge werden angepasst

Beim Einfügen werden alle betroffenen Zellbezüge, also alle Formeln, aktualisiert.

72

Kapitel 3: Es geht noch viel schneller!

Schritt 4

4

Um eine einzelne Spalte einzufügen,

markieren Sie die Spalte, vor der

Ihre zukünftige neue Spalte ergänzt

werden soll. Wenn Sie zwischen B

und C eine neue Spalte einfügen

möchten, klicken Sie also auf die

Spaltenüberschrift C.

5

Schritt 5

Klicken Sie mit der rechten

Maustaste auf die markierte Spalte,

und wählen Sie die Option Zellen

einfügen. Die neue Spalte wird sofort hinzugefügt.

Schritt 6

Um mehrere Spalten einzufügen,

markieren Sie die Spalten rechts

von der Spalte, neben der Sie

Spalten ergänzen möchten. Markieren Sie so viele Spalten, wie Sie 6

einfügen möchten. Klicken Sie im

Kontextmenü auf Zellen einfügen.

Einfügungen wiederholen

Sie können nach der ersten Einfügung schnell weitere gleichartige Einfügungen realisieren, indem Sie

die nächste Einfügestelle markieren und (Strg)+(Y) drücken.

73

Zeilen und Spalten löschen

Ebenso einfach wie das Hinzufügen

1

von Zeilen und Spalten ist es, sie

wieder zu löschen. Wie Sie das am

besten anstellen, zeigen wir Ihnen im

Folgenden.

Schritt 1

Um markierte Zeilen oder Spalten zu

löschen, nutzen Sie auf dem Register Start in der Gruppe Zellen die 2

Schaltfläche Löschen. Hier stehen

Ihnen die Menüpunkte Blattzeilen

löschen und Blattspalten löschen

zur Verfügung.

Schritt 2

Alternativ können Sie das Kontextmenü nutzen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich und dann auf Zellen löschen klicken.

3

Schritt 3

Wenn Sie nur einen Teil einer Zeile

markieren und auf Zellen löschen

klicken (siehe Schritt 2), bietet Ihnen

Excel zusätzliche Möglichkeiten an,

die sich am markierten Bereich orientieren. Wählen Sie zum Löschen der ganzen Zeile die Option Ganze

Zeile.

74

Kapitel 3: Es geht noch viel schneller!

Schritt 4

4

a

Kontrollieren Sie nach dem Löschen

das Funktionieren der Formeln. Die

in unserem Fall verwendeten Summenformeln 1 wurden an die neue Situation angepasst.

Schritt 5

Zum Löschen eines markierten

5

Bereichs können Sie auch die

Tastenkombination (Strg)+(–) drücken. Haben Sie beispielsweise nur einen Teil einer Spalte markiert, bietet Excel wiederum Löschoptionen.

Wählen Sie zum Löschen der ganzen

Spalte die Option Ganze Spalte.

Schritt 6

Wenn Sie schnell noch weitere

Zellen, Zeilen oder Spalten löschen

möchten, markieren Sie die nächsten Zellen, Zeilen oder Spalten und 6

drücken dann (Strg)+(Y).

Aktualisierte Zellbezüge

Strg

Y

Auch beim Löschen von Zeilen

oder Spalten werden die Zellbezüge aktualisiert. Wenn eine Zelle, auf die verwiesen wird, nicht mehr

existiert, zeigt die Formel den

Fehler wert #BEZUG! an.

75

Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern

Excel bietet eine Fülle von Gestal

1

tungs möglichkeiten. Eine der ersten

Dinge, die Sie vermutlich anpassen

möchten, sind die Ausmaße der

Zellen. In diesem Abschnitt werden

Sie lernen, die Spaltenbreite oder

Zeilenhöhe zu ändern sowie ganze

Spalten und Zeilen aus zublenden.

2

Schritt 1

Sie können die Breite einer Spalte

ihrem Inhalt entsprechend anpassen.

Wählen Sie dazu eine oder mehrere

Spalten aus, deren Breite Sie ändern

möchten. Klicken Sie dazu auf die

Überschrift der Spalte, in unserem

Beispiel E.

Schritt 2

Klicken Sie auf dem Register Start in

der Gruppe Zellen auf Format und

dann auf Spaltenbreite.

3

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Schritt 3

Strg

Alt

Geben Sie im Feld Spaltenbreite

den gewünschten Wert ein. Excel

verändert die Spalte daraufhin entsprechend.

Die Maße der Spaltenbreite

Der Wert der Spaltenbreite kann zwischen 0 und 255

liegen. Das entspricht der Anzahl der Zeichen, die in der Zelle angezeigt werden können, wenn sie in der

Standardschrift formatiert ist.

76

Kapitel 3: Es geht noch viel schneller!

Schritt 4

4

Sie können die Breite einer oder

mehrerer Spalten auch einfach

verändern, indem Sie die Begrenzungslinie auf der rechten Seite einer Spaltenbeschriftung nach rechts

bzw. links ziehen.

Schritt 5

Wenn Sie die Breite einer Spalte

an ihren Inhalt anpassen möchten,

markieren Sie sie und doppelklicken

dann auf die rechte Begrenzungslinie

5

der Spaltenbeschriftung.

Schritt 6

Um die Höhe einer oder mehrerer

Zeilen zu ändern, wählen Sie diese

aus. Klicken Sie auf dem Register

Start in der Gruppe Zellen auf Format E Zeilenhöhe.

6

Ändern über das Kontextmenü

Um Zeilenhöhen über das

Kontextmenü anzupassen, müssen

Sie die gewünschten Zeilen vollständig markieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich, steht Ihnen das Menü Zeilenhöhe zur Verfügung.

77

Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern (Forts.)

Schritt 7

7

Geben Sie im Dialogfeld Zeilenhöhe

1

2

3

4

5

den gewünschten Wert ein. Excel

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

passt die Höhe dann dementsprechend in Pixeln an.

Schritt 8

8

Sie können die Höhe einer oder

auch gleich mehrerer Zeilen ändern,

indem Sie die zu ändernden Zeilen

markieren und dann mit der Maus

an der Begrenzungslinie unter einer

der Zeilenbeschriftungen nach unten

oder oben ziehen.

Schritt 9

Um die Zeilenhöhe wieder automatisch an den Inhalt anzupassen, doppelklicken Sie auf die Begrenzungslinie unter der Zeilenbeschriftung.

9

Maß der Zeilenhöhe

Die Zeilenhöhe kann zwischen

0 und 409 angegeben werden.

Dieser Wert entspricht der Höhenabmessung in Pixeln. Ein Pixel ist die Einheit zur Bestimmung

der Größe von Elementen der

Bildschirmdarstellung und entspricht etwa 0,3 mm.

78

Kapitel 3: Es geht noch viel schneller!

Schritt 10

10

Wenn Sie für die Zeilenhöhe oder

die Spaltenbreite »0« angeben, wird

die zuvor markierte Zeile bzw. Spalte

ausgeblendet.

Schritt 11

1

2

3

4

5

Alternativ können Sie markierte

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Zeilen oder Spalten aus oder einblenden, indem Sie auf dem Register Start in der Gruppe Zellen auf Format klicken. Im Menü gibt es den 11

Befehl Ausblenden & Einblenden

mit weiteren Optionen.

Schritt 12

Um ausgeblendete Zeilen oder

Spal ten wieder anzuzeigen, klicken

Sie auf dem Register Start in der

Gruppe Zellen auf Format. Wählen

Sie den Befehl Ausblenden & Einblenden, und klicken Sie anschlie12

ßend z. B. auf Zeilen einblenden.

Auch über das Kontextmenü

Markieren Sie die gewünschten

Zeilen oder Spalten oder die

umliegenden Bereiche vollständig,

und klicken Sie mit der rechten

Maustaste darauf. Im Kontextmenü

stehen die Befehle Einblenden

bzw. Ausblenden zur Verfügung.

79

Überblick: ExcelCursor

In den vorherigen Abschnitten haben

1

Sie den Einsatz verschiedenster Cursors kennengelernt, die wir nun noch einmal zusammenfassend für Sie

darstellen.

Schritt 1

Mithilfe des Markierungscursors,

eines weißen Kreuzes, markieren

Strg

Sie eine einzelne Zelle. Mit gedrückter (ª)Taste können Sie einen Bereich markieren, mit gedrückter

(Strg)Taste hingegen mehrere nicht

notwendigerweise nebeneinander2

liegende Zellen.

Schritt 2

Wenn Sie doppelt auf eine Zelle

klicken, erscheint der blinkende Eingabecursor, und Sie können die Zelle mit Daten füllen.

3

Schritt 3

Wenn Sie auf das Ausfüllkästchen

zeigen, nimmt der Mauszeiger die

Form eines schwarzen Kreuzes

an. Durch Ziehen mit gedrückter

Maustaste können Sie Reihen fortlaufend ergänzen. Das funktioniert senkrecht wie waagerecht.

80

Kapitel 3: Es geht noch viel schneller!

Schritt 4

4

Mit dem Verschiebecursor (weißer

Pfeil mit Verschiebekreuz) lassen

sich markierte Bereiche verschieben.

Zeigen Sie mit der Maus auf die

Umrandung. Sobald der Verschiebecursor angezeigt wird, ziehen Sie den Bereich an eine andere Position.

Schritt 5

5

Markierte Bereiche lassen sich auch

kopieren und an anderer Stelle einfügen. Markieren Sie einen Bereich, Strg

und zeigen Sie dann bei gedrückter

(Strg)Taste mit der Maus auf die

Bereichsumrandung. Sobald der Cursor als Kopiercursor (weißer Pfeil mit Pluszeichen) angezeigt wird, können

Sie den Zellbereich an eine andere

Position kopieren.

6

Schritt 6

Wenn Sie die Breite einer Spalte

verändern möchten, ziehen Sie die

rechte Begrenzungslinie der Spaltenbezeichnung entweder nach rechts (breiter) oder nach links (schmaler).

Um die Höhe einer Zeile zu veräna

dern, markieren Sie die entsprechende Zeile und ziehen dann mit der Maus an der Begrenzungslinie

unter einer der markierten Zeilenbeschriftungen nach oben oder unten 1.

81

Kapitel 4

Tabellen professionell gestalten

Wenn Sie andere mit Ihrer Tabelle überzeugen oder etwas demonstrieren möchten, spielt das Aussehen eine entscheidende Rolle. Wir zeigen Ihnen in diesem Kapitel, wie Sie mit ein paar Klicks nüchterne Zahlen und Daten in eine vorzeigbare Tabelle verwandeln können.

Zellen und Bereiche formatieren

Markierte Zellen und Zellbereiche können Sie über das Register Start formatieren: In der Gruppe Schriftart verändern Sie z. B. Gestalt, Größe, Schnitt oder Farbe der Schrift.

Hier können Sie auch die Hintergrundfarbe der Zelle verändern oder sie mit einem Rahmen versehen. Über die Gruppe Ausrichtung verbinden Sie mehrere Zellen oder fügen Textumbrüche ein.

Zellen- und Tabellenformatvorlagen

Wenn Sie nicht die Muße haben, sich im Einzelnen Gedanken über die farbliche Gestaltung zu machen, bietet Excel Ihnen dafür Vorlagen an: die Tabellenformatvorlagen für ganze Tabellen und die Zellenformatvorlagen für vorgegebene Bereiche wie Überschriften.

Tabellen sortieren

Wenn Sie eine der genannten Vorlagen angewendet haben, ergänzt das Programm automatisch Filterpfeile an den Tabellenüberschriften. Mit ihrer Hilfe können Sie Listen sortieren und damit übersichtlicher machen.

Seitenlayout

Weitere Möglichkeiten, ganze Tabellen zu verschönern, finden sich auf der Registerkarte Seitenlayout. Hier können Sie Designs zuweisen oder Effekte ergänzen, die Ihren Ta bellen mehr Pepp und ein einheitliches Erscheinungsbild verleihen.

82

Auf dem Register Start finden

Sie alle Möglichkeiten, Zellen

a und Bereiche zu formatieren.

b Mit vordefinierten Zellen

und Tabellenformatvorlagen

können Sie Zellen, Bereiche

oder Ihre ganze Tabelle

schnell formatieren.

Designs verleihen Ihrer ExcelDatei

Filterpfeile c

d ein professionelles Aussehen.

bieten Ihnen

das Sortieren,

Suchen und

Aus wählen

von Daten einer Spalte an.

83

Zellen formatieren

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen

1

einige Grundlagen zum Gestalten – in

Excel nennt man das »Formatieren« –

von Zellen.

Schritt 1

Die Markierung von Zellen oder

Zellbereichen ist die Voraussetzung

für Formatierungsbefehle. Eine Zelle

markieren Sie mit einem Mausklick und einen Zellbereich, indem Sie den Rahmen mit der Maus

2

entsprechend ziehen. Lesen Sie dazu

den Abschnitt »Bereiche markieren«

auf Seite 66.

a

2

4

3

Schritt 2

Nun können Sie loslegen. Die Formatierungsbefehle finden Sie auf 3

dem Register Start in den Gruppen

Schriftart 1, Ausrichtung 2 und

Zahl 3. Weitere Befehle stehen

Ihnen nach einem Mausklick auf

die kleinen Pfeilsymbole 4 zur Verfügung.

Schritt 3

Wählen Sie im Menüband z. B. die

Schriftart Forte aus. Sie wird für die

markierten Zellen übernommen. Ein

ggf. vorhandenes Diagramm bleibt

hingegen unverändert.

84

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 4

4

Sie können zur Formatierung auch

Vorlagen nutzen. Damit lässt sich

z. B. die Farbe eines Designs verändern. Auf dem Register Seitenlayout klicken Sie auf die Schalt fläche

Farben in der Gruppe Designs.

Wählen Sie eine andere Farbe aus,

z. B. Graustufe. Alle Farben in der

5

Datei ändern sich, auch die des

Diagramms.

Schritt 5

Auch die Schrift des gesamten Designs können Sie anpassen. Klicken Sie auf dem Register Seitenlayout in

der Gruppe Designs auf die Schaltfläche Schriftarten. Wählen Sie eine andere Schriftart, z. B. Georgia.

Alle Texte in der Datei werden

angepasst.

Schritt 6

6

Auch SmartArts oder selbst gezeichnete Formen lassen sich schnell verändern. Dazu klicken Sie auf dem

Register Seitenlayout in der Gruppe

Designs auf das Symbol Effekte.

Wählen Sie beispielsweise Glänzend

aus. Alle SmartArts und Formen

in der Datei werden entsprechend

angepasst.

85

Zellinhalte ausrichten

Zellinhalte werden von Excel auto

1

matisch ausgerichtet, je nachdem,

worum es sich handelt: Text rutscht

z. B. immer nach links, und Zahlen

stehen rechts in der Zelle. Das können Sie aber nachträglich ändern.

Schritt 1

Zuerst markieren Sie wieder den

Bereich, dessen Inhalt Sie anders

ausrichten möchten, z. B. A1:E1.

2

Schritt 2

Auf dem Register Start finden Sie

die Gruppe Ausrichtung. Die häufigsten Befehle sind hier als Symbole enthalten. Klicken Sie zum Zentrieren des Textes auf das mittlere Symbol. Die Inhalte der markierten

Zellen werden nun mittig gesetzt,

ausgerichtet an den seitlichen Räna

dern der Zelle.

3

Schritt 3

Sie können die Inhalte auch am

oberen bzw. unteren Rand der Zelle

ausrichten. Vergrößern Sie die Zeilenhöhe, und wählen Sie eine Zelle aus, z. B. B1. Klicken Sie dann auf

das Symbol Oben. In der Zelle C1

testen Sie den Befehl Zentriert 1.

86

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 4

4

Zu guter Letzt lässt sich der Text –

z. B. in langen Überschriften – auch

schräg ausrichten. So sparen Sie

Platz in der Breite. Markieren Sie die

entsprechenden Zellen. Klicken Sie

dann auf das kleine Dreieck neben

der Schaltfläche Ausrichtung, und

wählen Sie Gegen den Uhrzeiger-

sinn drehen.

5

Schritt 5

Um Zahlen ein wenig vom rechten

Zellenrand weg einzurücken, markieren Sie die entsprechenden Zellen b

und klicken dann auf das Symbol

Einzug vergrößern. Um den Einzug

zu verringern, klicken Sie auf Einzug

6

verkleinern 2.

Schritt 6

c

Individuelle Ausrichtungen nehmen

Sie in der Gruppe Ausrichtung über

d

den Pfeil zum Dialogstart 3 vor. Im

Dialogfenster Zellen formatieren

wählen Sie das Register Ausrichtung

4 und stellen den Einzug z. B. auf

»3«. Bestätigen Sie mit OK.

Ausrichtung von Zahlen

Zahlen werden standardmäßig

rechtsbündig ausgerichtet, um

ihren Stellenwert als Einer, Zehner,

Hunderter oder Tausender auf den

ersten Blick anzuzeigen.

87

Zellen verbinden und Textumbrüche vornehmen

Um Texte unterzubringen, die zu

1

lang für eine Zelle sind, können

Sie den Text über mehrere Spalten

erstrecken und die Zellen miteinander

verbinden. Oder Sie fügen einen

Textumbruch ein.

2

Schritt 1

Zunächst markieren Sie den gesamten Bereich, über den sich die Überschrift erstrecken soll, z. B. A1:D1.

Es müssen natürlich zusammenhängende Zellen sein.

Schritt 2

Klicken Sie dann auf dem Register

3

Start in der Gruppe Ausrichtung

auf Verbinden und zentrieren. Die markierten Zellen werden zu einer

großen Zelle verbunden, und ihr

Inhalt wird mittig ausgerichtet.

Schritt 3

Sie können aber auch auf den kleinen Pfeil rechts an der Schaltfläche klicken, dann erscheint ein Menü

Verbindungsoptionen

mit mehreren Möglichkeiten. Wäh

Es gibt in diesem Menü weitere Optionen: Mit Ver-

len Sie den ersten Eintrag Verbinden

binden über werden die markierten Zellen einer Zeile und zentrieren. Das Ergebnis ist das

miteinander verbunden, ohne die Inhalte zu zentriegleiche wie im Schritt zuvor.

ren. Mit Zellen verbinden werden alle markierten Zellen miteinander verbunden. Mit Zellverbund aufheben machen Sie die Einstellung wieder rückgängig.

88

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 4

4

Wenn der Text zu lang für eine Zelle

ist, können Sie auch einen Textumbruch einfügen. Leider macht Excel das nicht automatisch. Wählen Sie

also die entsprechende Zelle aus.

Schritt 5

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche

Textumbruch in der Gruppe Aus-

richtung.

5

Schritt 6

Wie Sie sehen, bricht die lange Zeile

a

um, d. h., die Länge der Zeile wird

automatisch an die Breite der Spalte

angepasst. Dadurch lassen sich

die Spalten schmaler und weitaus

gleichmäßiger darstellen.

6

Textumbruch

Sie können auch manuell einen

Textumbruch erzeugen, indem Sie

(Alt)+(¢) drücken. Die letzte Möglichkeit besteht darin, in der Gruppe Ausrichtung auf den

Dialogfeldstarter 1 zu klicken und

auf der Registerkarte Ausrichtung

ein Häkchen bei Textumbruch zu

setzen.

89

Zahlen formatieren

Wenn Sie viele Zahlen in ein

1

Arbeitsblatt eingeben, wird es

schnell unübersichtlich. Um dem

entgegenzuwirken, können Sie das

Aussehen der Zahlen verändern,

indem Sie die Zahlen formatieren.

Schritt 1

Öffnen Sie die Telefonkostenaufstellung. Die Tabelle ist nicht optimal gestaltet, denn die Zahlen sind nicht

als Beträge formatiert, es gibt z. B.

keine Währungsangaben. Das lässt

sich recht schnell ändern. Um zunächst die Zahlen im Währungsformat darzustellen, markieren Sie den 2

Bereich B4:E16.

Schritt 2

Klicken Sie nun auf der Registerkarte

Start in der Gruppe Zahl auf den

Pfeil neben dem Symbol Buchhal-

tungszahlenformat. Es stehen € und

$ zur Auswahl.

Schritt 3

3

Wenn Sie ein anderes Währungssymbol nutzen wollen, markieren Sie die betreffenden Zellen. Klicken

Sie auf dem Register Start in der

Gruppe Zahl auf den Dialogpfeil unten rechts. Das Dialogfenster Zellen formatieren öffnet sich.

90

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 4

4

Klicken Sie links auf Währung 1 .

Geben Sie im Feld Dezimalstel-

len die Anzahl der anzuzeigenden

a

b

Dezi mal stellen an, in unserem Fall

»2« 2 . Über den Pfeil rechts neben

dem Feld Symbol wählen Sie eine

Währung aus der Liste aus, in diesem Fall also €.

Schritt 5

Im Dialogfenster stehen zahlreiche

weitere Formatierungsmöglichkeiten

zur Auswahl. Wir haben hier einige

5

Beispiele für Sie zusammengetragen,

aber probieren Sie einfach selbst ein

paar Formate aus.

Schritt 6

Wenn Sie nach Ihren Experimenten wieder das Standardformat für Zahlen einstellen wollen, wählen Sie

dafür einfach die Kategorie Stan-

dard aus, und bestätigen Sie das

6

Dialogfenster mit einem Klick auf

OK.

Markierung nicht vergessen!

Wenn Sie die Markierung vergessen, gilt die Formatierung nur für die aktuelle Zelle.

91

Zahlen formatieren (Forts.)

Schritt 7

7

Die Anzahl der Dezimalstellen lässt

a

sich noch einfacher ändern. Klicken

Sie auf dem Register Start in der

Gruppe Zahl auf das Symbol De-

zimalstelle hinzufügen, um mehr

Nachkommastellen anzuzeigen.

Pro Klick wird eine Stelle ergänzt.

Wenn Sie Stellen hinter dem Komma

löschen möchten, klicken Sie auf das

Symbol Dezimalstelle löschen 1.

8

Schritt 8

Für die am häufigsten gebrauchten Formate bietet Excel eine Auswahlliste an, die Sie ebenfalls in

der Gruppe Zahl finden. Klicken Sie

auf den Pfeil rechts neben dem Feld,

und wählen Sie eine Darstellung aus

der Liste aus, z. B. Währung.

Schritt 9

Wenn Sie auf das Format Buch-

haltung klicken, wird ebenfalls die

9

Währung Euro eingestellt, doch

hinter dem Eurozeichen wird jeweils

noch ein Leerzeichen ergänzt, um

die Übersichtlichkeit der Tabelle zu

erhöhen.

Landeswährung

Das Format Währung nutzt die

Währung, die in der Windows

Systemsteuerung hinterlegt ist.

92

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 10

10

Ein anderer Fall einer Zahlenangabe

ist die Postleitzahl. Nehmen wir an,

die Überschrift Ihrer Tabelle lautet

»Telefonkosten aus dem Postleitzahlenbereich«. In die Zelle E1 geben 1

2

3

4

5

Sie nun die Postleitzahl »04329« ein.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 11

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit

(¢). Excel macht daraufhin aus

11

Ihrer Eingabe automatisch die Zahl

4329. Die führende Null ist durch

die Standardformatierung verloren

gegangen. Für dieses Problem gibt

es aber natürlich eine Lösung.

12

Schritt 12

Markieren Sie die Zelle E1. Klicken

Sie auf dem Register Start in der

Gruppe Zahl auf den Dialogfeldstarter. Im Dialog wählen Sie Sonderformat 2. Aus der Liste Typ auf der

rechten Seite des Fensters wählen

b

Sie Postleitzahl, und dann klicken

Sie auf OK, um Ihre Eingabe zu

bestätigen.

Zellen formatieren

Das Dialogfenster Zellen forma-

tieren erreichen Sie auch über

den gleichnamigen Befehl im

Kontextmenü.

93

Schriftart, -größe und -farbe von Text ändern

Sie können Schriftart, größe und

1

farbe für markierte Bereiche auf

einem Arbeitsblatt ändern. Zudem

können Sie die in neuen Arbeitsmappen verwendete Standardschriftart sowie die Standardschriftgröße

ändern.

Schritt 1

Markieren Sie die Zelle A1, um die

Überschrift zu formatieren. Auf

dem Register Start in der Gruppe

2

Schriftart stehen Ihnen nun verschiedene Möglichkeiten der Schriftformatierung zur Verfügung.

Schritt 2

Um eine andere Schriftart auszuwählen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Feld mit der voreingestellten Schriftart. Aus der

Liste können Sie eine passende

Schrift wählen. Auch hierbei wird

a 2

Ihnen eine Vorschau angezeigt.

3

Schritt 3

Wenn Sie die Größe der Schrift

(Schriftgrad) ändern möchten, gehen

Sie genauso vor. Alternativ können

Sie die Symbole Schriftgrad vergrö-

ßern 1 und Schriftgrad verklei -

nern 2 nutzen.

94

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 4

4

Für eine weitere Gestaltung markieren Sie die entsprechenden Zellen und klicken auf Fett, Kursiv oder

3

Unterstrichen 3. Alternativ können

Sie auf dem Register Start in der

Gruppe Schriftart auf den Dialogfeldstarter unten rechts klicken und Ihre Wahl im Dialogfenster

vornehmen.

5

Schritt 5

Im Dialogfenster wählen Sie dann

z. B. einen anderen Schriftschnitt, in

unserem Fall Fett.

Schritt 6

Zu guter Letzt passen Sie die

Farbe der Schrift an. Klicken Sie

auf den Pfeil neben dem Symbol

Schriftfarbe, und wählen Sie dann

unter Designfarben, Standardfar-

ben oder Weitere Farben die Farbe 6

aus, die Sie verwenden möchten.

Welche Schriftart darf es sein?

Die gewünschte Schriftart können

Sie aus allen installierten WindowsSchriften auswählen. Um sich einen Überblick zu verschaffen, klicken Sie in der Systemsteuerung auf Schriftarten.

95

Schriftart, -größe und -farbe von Text ändern (Forts.) a

Schritt 7

7

b

Auch für die Schrift gibt es in Excel

natürlich Standardeinstellungen.

Wenn Sie das Programm öffnen,

wird in einer neuen Tabelle dieser

Standard in den entsprechenden

Feldern angezeigt. Excel 2019 ver8

wendet grundsätzlich die Schriftart

Calibri mit dem Schriftgrad 11 1.

Schritt 8

Um die Standardeinstellungen dauerhaft zu verändern, können Sie die Einstellungen in den ExcelOptionen

verändern. Klicken Sie auf das Register Datei 2, um in die Backstage

Ansicht zu gelangen. Dort klicken

Sie auf den Befehl Optionen. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster Excel-Optionen.

Schritt 9

3

In der Kategorie Allgemein 3

können Sie in der Gruppe Beim

9

Erstellen neuer Arbeitsmappen

nun die gewünschte Schriftart

(in unserem Beispiel »Arial«) sowie den gewünsch ten Schriftgrad (»10 Punkt«) hinterlegen. Bestätigen

Sie Ihre Eingaben dann mit OK.

96

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 10

10

Excel weist Sie darauf hin, dass Sie

das Programm beenden und neu

starten müssen, damit die Änderungen wirksam werden. Bestätigen Sie das Popup mit einem Klick auf OK.

Schritt 11

4

Öffnen Sie Excel erneut, sehen Sie

11

die Veränderung in den Feldern

Schriftart und Schriftgrad 4. Die

neue Standardschriftart Arial und

der neue Standardschriftgrad 10

5

werden nun in allen neuen Arbeitsmappen verwendet. Sie können diese Änderungen auf dem gleichen

Weg wieder rückgängig machen.

Schritt 12

12

Auch im Dialogfenster Zellen for-

matieren, das Sie über den Dialogfeldstarter 5 in der Gruppe Schriftart öffnen, ist die neu eingestellte

Schrift art als Standardschrift 6

6

ausgewählt.

Die Einheit der Schriftgröße

Die Schriftgröße wird in Punkt

angegeben. Gut lesbar ist eine

Schriftgröße ab 11 Punkt.

97

Rahmenlinien verwenden

Sie können das Aussehen Ihrer Tabelle

1

durch den Einsatz von vordefinierten

oder benutzerdefinierten Rahmenlinien übersichtlicher gestalten.

Schritt 1

Für den Ausdruck werden standardmäßig keine Rahmenlinien angezeigt. Sie können Zellen oder Zellbereichen jedoch einen Rahmen 2

hinzufügen, indem Sie vordefinierte

Rahmenarten verwenden.

Schritt 2

Wählen Sie dazu beispielsweise den

Zellbereich A3:E16 aus. Auf dem Register Start in der Gruppe Schriftart klicken Sie auf den Pfeil neben

dem Rahmensymbol. Eine Liste mit

verschiedenen Rahmenarten wird

3

eingeblendet. Wählen Sie Alle Rah-

menlinien.

Schritt 3

Sie können sich vom neuen Aussehen Ihrer Tabelle überzeugen, indem Sie in der BackstageAnsicht

den Befehl Drucken wählen. Auf

der rechten Seite des Fensters wird

Ihnen eine Druckvorschau angezeigt.

Ausführlichere Informationen dazu

finden Sie in Kapitel 5, »Drucken«.

98

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 4

4

Auch die Rahmen selbst können Sie

nach Ihren Wünschen verändern,

d. h., Sie können sie beispielsweise

dicker machen oder doppeln. Für

den Bereich A3:E3 nutzen Sie

aus der Liste der verschiedenen

Rahmen arten Dicke Rahmenlinie

außen.

Schritt 5

a

Für den Bereich A16:E16 verwenden

Sie dann die Rahmenart Rahmen-

linie oben und dicke unten 5

1.

Schritt 6

Natürlich können Sie diese Einstellungen auch wieder rückgängig machen. Markieren Sie den Bereich,

dessen Rahmen entfernt werden soll.

Klicken Sie auf dem Register Start in

der Gruppe Schriftart auf den Pfeil

neben dem Rahmensymbol, und

wählen Sie im Menü Kein Rahmen.

6

Schneller Rahmen

Möchten Sie einen Tabellenbereich

schnell mit Rahmenlinien versehen, können Sie dafür den Befehl Als Tabelle formatieren auf dem

Register Start in der Gruppe For-

matvorlagen verwenden.

99

Rahmenlinien verwenden (Forts.)

Schritt 7

7

Sie können auch benutzerdefinierte

Rahmen verwenden. Markieren Sie

dazu einen Zellbereich, z. B. A3:E16.

Klicken Sie dann wieder auf den

Pfeil neben dem Rahmensymbol,

und wählen Sie im Menü die Option

Weitere Rahmenlinien.

Schritt 8

Das Dialogfenster Zellen forma-

tieren erscheint. Auf dem Register

Rahmen legen Sie für den gesamten

markierten Bereich Rahmenlinien

fest. Man unterscheidet dabei die

Rahmen außen und innen. Wählen

Sie unter Art die doppelte Linie 1 ,

8

dann klicken Sie auf Außen 2. Im

Anschluss klicken Sie auf die gestrib

chelte Linie 3 und auf Innen 4.

c

d

Bestätigen Sie mit (¢).

Schritt 9

a

Um eine diagonale Linie zu vere

wenden, markieren Sie z. B. die Zelle

A3, wählen im Dialogfenster Zellen

formatieren die diagonale Linie 5

und bestätigen Ihre Wahl. In Zelle

9

A3 schreiben Sie nun noch den Text

»Name« vor den bestehenden Text

»Monat«, erzeugen mit (Alt)+(¢)

einen Textumbruch und fügen vor

»Name« einige Leerzeichen ein.

100

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 10

10

Erstellen Sie eine Zellenformatvorlage mit diesem Rahmen. Markieren Sie eine Zelle mit Rahmen, z. B. C6.

Klicken Sie dann auf dem Register

Start in der Gruppe Formatvorlagen

auf Zellenformatvorlagen. Im Menü

klicken Sie unten auf Neue Zellen-

formatvorlage.

Schritt 11

Das Dialogfenster Formatvorlage

öffnet sich. Geben Sie im Feld Name

der Formatvorlage eine passende

Bezeichnung ein. Im unteren Teil

stehen Ihre Formatierungen, die

11

Excel automatisch übernommen hat.

1

2

3

4

5

Klicken Sie auf OK.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 12

Markieren Sie die Zellen, denen

Sie die Vorlage zuweisen möchten. Dann klicken Sie im Menü der Schaltfläche Zellenformatvorlagen

12

auf Ihre eigene Formatvorlage. Die

markierten Zellen erhalten einen

gestrichelten Rahmen.

Gestaltungsvarianten

Über die Schaltfläche Formatieren

im Dialogfenster Formatvorlage

können Sie weitere Gestaltungsvarianten hinzufügen.

101

Hintergrundfarbe von Zellen festlegen

Sie können Zellen oder Zellbereiche

1

a

z. B. als Überschriften kennzeichnen,

indem Sie sie mit Vollton oder

Design farben füllen.

Schritt 1

Zunächst wählen Sie die Zelle oder

2

den Zellbereich aus, den Sie farbig gestalten möchten. In unserem Beispiel hinterlegen wir den Postleitzahlenbereich mit Farbe, also die Zelle E1 1.

Schritt 2

Klicken Sie dann auf dem Register

Start in der Gruppe Schriftart auf

den Pfeil am Symbol Füllfarbe.

Wählen Sie unter Standardfarben

eine Farbe aus. Die Zelle E1 soll in

3

unserem Beispiel gelb hinterlegt

werden.

Schritt 3

Markieren Sie nun die Überschriftenzellen Ihrer Tabelle. Nach der Markierung des Bereichs A3:E3

halten Sie die (Strg)Taste gedrückt,

um den Bereich A4:A16 zusätzlich

zu markieren. Öffnen Sie wieder das

FüllfarbenMenü, und wählen Sie

b

die Designfarbe Orange, Akzent 2,

heller 60 %.

102

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 4

4

Nun markieren Sie den Zahlenbereich B4:E16, öffnen das Menü für die Füllfarbe und wählen Weitere

Farben 2. Im Dialogfenster gibt es

auf der Registerkarte Standard eine

größere Palette, aus deren Spektrum Sie sich eine Farbe aussuchen können, indem Sie daraufklicken.

Wenn Sie etwas Passendes gefunden

haben, klicken Sie auf OK.

c

Schritt 5

5

Alternativ gibt es das Register

Benutzerdefiniert 3. Verschieben

Sie dort einfach das Kreuz an die

d

gewünschte Stelle des Spektrums.

Rechts daneben gibt es eine Skala

für die Helligkeit. Um sie zu verändern, verschieben Sie den schwarzen Pfeil 4 mit der Maus. Bestätigen Sie

Ihre Auswahl mit OK.

Schritt 6

6

Füllfarben können selbstverständlich

wieder gelöscht werden. Markieren

Sie die Zelle E1, und klicken Sie auf

dem Register Start in der Gruppe

Schriftart auf den Pfeil am Symbol

Füllfarbe. Im Menü wählen Sie

Keine Füllung aus.

103

Die Zellformatierung übertragen

Mithilfe des Pinselwerkzeugs lassen

1

sich Formate aus einer Zelle kopieren

und auf eine andere übertragen. So

müssen Sie Ihre Einstellungen nicht

jedes Mal neu vornehmen.

Schritt 1

Sie möchten die Zelle E1 mit derselben Farbe hinterlegen wie die Zahlen der übrigen Tabelle, nämlich hellgelb. Wählen Sie also eine Zelle aus, deren Formatierung Sie

kopieren möchten. Für unser Beispiel kommt dafür z. B. die Zelle D6

2

infrage.

Schritt 2

Klicken Sie auf dem Register Start

in der Gruppe Zwischenablage

auf Format übertragen. Das Format der markierten Zelle wird zwischengespeichert.

3

Schritt 3

Klicken Sie dann auf die Zelle, die

Sie formatieren wollen (E1). Nun

ist auch sie hellgelb. Aber Excel

hat auch die Postleitzahl in einen

Eurobetrag verwandelt und eine

Rahmenlinie eingefügt. Der Pinsel

überträgt nämlich sämtliche Formate

einer Zelle.

104

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 4

4

Sie müssen also für die Postleitzahl

das Währungsformat wieder zurücksetzen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle E1, und

wählen Sie aus dem Kontextmenü

die Option Zellen formatieren.

Schritt 5

Im Dialogfenster wählen Sie in der

Kategorie Sonderformat 1 den Typ

Postleitzahl. Auch den gestrichelten

Rahmen könnten Sie in diesem Fenster auf der Registerkarte Rahmen 2

wieder entfernen. Klicken Sie nach

der Auswahl auf OK.

b

5

Schritt 6

Normalerweise wird das kopierte

Format sofort wieder aus dem

Zwischenspeicher gelöscht. Mehrere a

Übertragungen sind möglich, wenn

Sie auf den Pinsel doppelklicken.

Zur Deaktivierung klicken Sie noch

6

einmal auf Format übertragen oder

drücken (Esc).

Format übertragen

Wollen Sie nur ein Format von

einer auf die andere Zelle übertragen, stellen Sie den Formatbefehl ein, markieren den anderen Zellbereich und drücken (F4). Das

funktioniert, bis Sie einen anderen

Befehl einstellen.

105

Tabelle drehen

Wenn Sie feststellen, dass die Daten

1

in den Spalten und Zeilen anders

doch besser organisiert wären,

können Sie sie transponieren, d. h.

Spalten und Zeilen tauschen.

Schritt 1

Wir nutzen wieder die Beispieltabelle zu den privaten Ausgaben.

2

Aktuell sind die Monatsangaben

spaltenweise angeordnet. Sie würden sie aber lieber zeilenweise nutzen.

Schritt 2

Markieren Sie alle Zellen, die Sie

umorganisieren wollen. Klicken Sie

dann auf dem Register Start in der

Gruppe Zwischenablage auf das

Symbol Kopieren.

Schritt 3

3

Danach wählen Sie den Bereich aus,

in dem die kopierten Daten eingefügt werden sollen. Markieren Sie dafür auf dem Arbeitsblatt die erste

Zelle des Bereichs, z. B. A8.

Überlappung

Der Bereich, den Sie kopieren, und

der Bereich, in den Sie die Kopie

einfügen wollen, dürfen sich nicht

106

überlappen.

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 4

4

Nachdem Sie die Zelle markiert

haben, klicken Sie auf dem Register

Start in der Gruppe Zwischen-

ablage auf den kleinen Pfeil unter

Einfügen. Im Menü klicken Sie im

Bereich Einfügen auf Transponieren.

Schritt 5

Nachdem Sie die Daten erfolgreich

transponiert haben, können Sie den

ursprünglichen Tabellenbereich löschen. Markieren Sie die Zeilen 1 bis 6, und wählen Sie im Kontextmenü

(rechte Maustaste) die Option Zel-

5

len löschen. Im Dialog wählen Sie

Ganze Zeile und klicken auf OK.

Schritt 6

Gestalten Sie nun die Tabelle entsprechend Ihren Wünschen. Im Beispiel vergeben wir für den Bereich A2:F6 die Formatierung Alle Rahmenlinien.

6

Formeln transponieren

Wenn die transponierten Zellen

Formeln enthalten, werden diese

Formeln ebenfalls transponiert,

d. h., die in ihnen enthaltenen

Zellverweise werden automatisch

angepasst.

107

Designs und Zellenformatvorlagen verwenden

Professionell gestaltete Tabellen

1

erkennen Sie an ihrer klaren Struktur

und an der einheitlichen Gestaltung

inhaltlich gleicher Aussagen. Mithilfe

der ExcelDesigns und der dazu passenden Formatvorlagen gestalten Sie Ihre Tabelle durch wenige Klicks.

Schritt 1

Um eine Überschrift für Ihre Tabelle

zu erstellen, markieren Sie zunächst

2

die Zellen, die die Tabellenüberschrift bilden sollen (hier: A1:E1).

Schritt 2

Ihnen stehen 42 vorgefertigte

Gestaltungsbefehle zur Auswahl,

die Zellenformatvorlagen. Klicken

Sie auf dem Register Start in der

Gruppe Formatvorlagen auf die

entsprechende Schaltfläche.

3

Schritt 3

In der Mitte des Menüs finden

Sie die Zellenformatvorlagen der

Kategorie Titel und Überschrif-

ten. Wenn Sie den Mauszeiger nur

auf Überschrift 1 setzen, ohne zu

klicken, wird Ihnen in der Tabelle

eine LiveVorschau dieser Gestaltung

angezeigt.

108

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 4

4

Für unser Beispiel ist das Format

Überschrift 3 passend. Indem Sie

auf die Zellenformatvorlage klicken,

weisen Sie den markierten Zellen

diese Gestaltung zu.

Schritt 5

Sie können auf diese Weise auch

ganze Tabellenbereiche formatieren.

Markieren Sie z. B. den Zellbereich

A2:E5. Er soll sich optisch vom Bereich der Überschrift abheben.

5

Schritt 6

Klicken Sie auf dem Register Start in

der Gruppe Formatvorlagen auf Zel-

lenformatvorlagen. Dort stehen Ihnen weitere Gruppen zur Verfügung, z. B. – nach dem Ampelprinzip – die

Formatvorlagen Gut, Schlecht und

Neutral, Daten und Modell, Titel 6

und Überschriften, Zellenformat-

vorlagen mit Designs sowie darunter Zahlenformat mit einer Auswahl an klassischen Formaten.

Spezifische Vorlagen

Die Zellenformatvorlagen gehören

zum jeweils verwendeten Design.

Wenn Sie ein anderes Design auswählen, stehen Ihnen auch andere Vorlagen zur Verfügung.

109

Designs und Zellenformatvorlagen verwenden (Forts.) Schritt 7

7

Zeigen Sie wieder mit der Maus auf

die verschiedenen Formate, und

lassen Sie die LiveVorschau auf sich

wirken.

Schritt 8

Nehmen wir an, Ihnen gefällt besonders die hellgraue Gestaltung 20 % –

Akzent2. Weisen Sie den markierten

Zellen also nun mit einem Klick

diese Zellenformatvorlage zu.

8

Schritt 9

Sie können mithilfe von Formatvorlagen auch ganze Tabellen ansehnlich gestalten – und das ganz einfach und schnell! Setzen Sie dazu den

Zellcursor auf eine beliebige Zelle im

Tabellenbereich, oder markieren Sie

gleich die ganze Tabelle.

9

Formatvorlagen ändern

Sie können alle Formatvorlagen

ändern. Dazu klicken Sie mit der

rechten Maustaste auf den Namen

der Formatvorlage und wählen

Ändern.

110

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 10

10

Klicken Sie in der Gruppe Format-

vorlagen des Registers Start auf die

Schaltfläche Als Tabelle formatie-

ren. Daraufhin werden Ihnen 60 Tabellenformatvorlagen angezeigt, von denen Ihnen hoffentlich eine gefällt.

Klicken Sie dann z. B. auf Hellgrün,

Tabellenformat – Hell 4.

Schritt 11

11

Excel kennzeichnet den erkannten

Tabellenbereich durch eine gestrichelte Linie. Im Fenster wird der Bereich mit absoluten Bezügen (dafür steht das Dollarzeichen) angegeben,

also =$A$3:$E$15. Mithilfe eines

Häkchens können Sie angeben, ob

Ihre Tabelle Überschriften enthält

1. Bestätigen Sie die Angaben mit

a

einem Klick auf OK.

Schritt 12

Nun sieht Ihre Tabelle sehr professionell aus, super! Und nicht nur das –

12

es wurden außerdem Filterpfeile an

den Zellen der Überschrift eingefügt.

Klicken Sie darauf.

111

Designs und Zellenformatvorlagen verwenden (Forts.) Schritt 13

13

Im unteren Bereich des Filtermenüs

können Sie mithilfe der Häkchen

auswählen, was angezeigt werden

soll, und so die Tabelle schnell auswerten. Sie können sich so z. B. nur die Telefonkosten für die Sommermonate anzeigen lassen.

Schritt 14

Mit einem Klick auf Alles auswäh-

len blenden Sie dann wieder alle

Einträge ein. Ausführlichere Informationen zum Filtern finden Sie im 14

Abschnitt »Den AutoFilter anwen

den« auf Seite 280.

Schritt 15

Wenn Sie eine Tabellenformatvorlage verwendet haben, wird Ihnen ein neues Register angezeigt: Tabellentools/Entwurf. Sie können von

hier aus z. B. die Überschrift ausblenden oder eine andere Tabellenformatvorlage einstellen. Probieren Sie einfach einige Möglichkeiten aus.

15

Ausdruck

Die Filterpfeile werden nur am

Bildschirm angezeigt und nicht mit

ausgedruckt.

112

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 16

16

Excel enthält umfangreiche Gestaltungsvorlagen (Schriftart, Farben, Effekte), die auch für Word und

Power Point gültig sind. So wirken

z. B. Berichte, Tabellen und Präsentationen wie aus einem Guss. Klicken Sie auf dem Register Seitenlayout

auf die Schaltfläche Designs. Es

öffnet sich eine Auswahl.

Schritt 17

Setzen Sie den Mauszeiger auf ein

beliebiges Design, z. B. Fetzen,

und warten Sie einen Moment.

Excel bietet Ihnen rechts die Live17

Vorschau Ihrer Tabelle im jeweiligen

Design.

Schritt 18

Entscheiden Sie sich mit einem

a

Mausklick z. B. für das Design Inte-

gral 1. Damit wird der Gestaltungsbefehl ausgeführt, und Ihre Tabelle erstrahlt in neuem Design.

18

Auswahl des Designs

Die Auswahl eines Designs wirkt

sich auch auf die anderen Blätter

Ihrer Arbeitsmappe, auf Effekte bei

SmartArts (Zeichnungen) und auf

ggf. vorhandene Diagramme aus.

113

Designbestandteile ändern

Nichts ist so schön, dass es nicht

1

noch schöner werden könnte. Sie

werden staunen, wie schnell Sie

Designbestandteile ändern können.

2

Schritt 1

Sie haben Ihre Ausgaben quartalsweise erfasst und die Überschrift mit der Formatvorlage Überschrift 3

formatiert. Klicken Sie in die Tabellenüberschrift und dann auf dem Register Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den untersten Pfeil

am Feld Zellenformatvorlagen.

Schritt 2

Es öffnet sich ein Auswahlmenü. Klicken Sie mit der rechten Maustaste 3

auf die verwendete Zellenformatvorlage, also in diesem Fall auf Übera

schrift 3. Im Kontextmenü wählen

Sie die Option Ändern.

Schritt 3

Klicken Sie im Dialogfenster auf

Formatieren 1. Im nächsten

Dialogfenster können Sie neue

Gestaltungsbefehle eingeben, z. B.

Hellgrau als Füllfarbe. Wenn Sie

beide Fenster mit OK bestätigen,

wird die Änderung für alle Tabellen

übernommen, die mit der Vorlage

Überschrift 3 gestaltet worden sind.

114

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 4

4

In einem der Beispiele im Abschnitt

»Designs und Zellenformatvorla

gen verwenden« (siehe Seite 108)

haben wir die Vorlage Tabellenfor-

mat – Hell 4 verwendet. Um sie zu verändern, müssen Sie ein Duplikat

erzeugen. Klicken Sie auf dem Register Tabellentools/Entwurf mit der rechten Maustaste auf die Vorlage,

und wählen Sie die Option Dupli-

zieren.

b

5

Schritt 5

Geben Sie Ihrer Formatvorlage einen c

eindeutigen Namen 2, etwa »Sonnige Tabelle«. Wählen Sie unter dem Namensfeld dann ein Tabellenelement aus, das Sie verändern wollen,

z. B. Ganze Tabelle 3. Dann klicken

Sie auf Formatieren.

Schritt 6

Im nächsten Dialogfenster können

6

Sie den Schriftschnitt verändern,

eine Füllfarbe für die Zellen einstellen etc. Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch einen Klick auf OK. Die Vorlage ist fertig und steht Ihnen im Bereich Tabellenformatvorlagen in der neuen Kategorie Benutzerdefiniert

zur Verfügung.

115

Highlights setzen mit der bedingten Formatierung

Geben Sie Excel den Auftrag, Ihre

1

Daten zu überwachen und ein optisches Highlight zu setzen, falls die vorgegebenen Bedingungen erfüllt

sind. So können Sie nichts übersehen.

Schritt 1

Excel soll Ihnen alle Zellen gelb

anzeigen, in die Sie noch nichts

eingetragen haben. Dazu markieren

Sie den hervorzuhebenden Tabellenbereich, z. B. B2:E13.

2

Schritt 2

Wählen Sie auf dem Register Start

in der Gruppe Formatvorlagen den

Befehl Bedingte Formatierung.

Klicken Sie auf Neue Regel.

Schritt 3

Klicken Sie auf den Regeltyp Nur

Zel len formatieren, die enthalten

3

1. Bei Nur Zellen formatieren mit

a

wählen Sie Leerzeichen 2 aus. Für

die Gestaltung der Zellen nutzen Sie

die Schaltfläche Formatieren, die

zum Dialogfenster Zellen formatie-

ren führt.

b

116

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

Schritt 4

4

Stellen Sie auf dem Register Ausfül-

len die Hintergrundfarbe Gelb ein,

und bestätigen Sie zwei Mal. Fertig!

Tragen Sie jetzt z. B. in die Zelle D8

»4« ein, verschwindet der gelbe

Hintergrund, weil die Zelle nun nicht

mehr leer ist.

Schritt 5

Im zweiten Beispiel wollen Sie die

ganze Zeile des jeweiligen Monats hervorheben, die noch leere Einträge hat. Wiederholen Sie dazu

die Schritte 1 und 2, und stellen Sie

5

den Regeltyp Formel zur Ermitt-

lung der zu formatierenden Zellen

verwenden ein 3. Tragen Sie die

Formel =$E2="nein" ein, und wählen c

Sie über die Schaltfläche Formatie-

ren

1

2

3

4

5

4 die Ausfüllfarbe Gelb.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 6

d

Alle Monate, die noch offene Beträge haben, werden gelb hervorgehoben. Wenn Sie den Eintrag in der 6

Zelle E7 in »ja« ändern, verschwindet die gelbe Hervorhebung für diese Zeile.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

117

Kapitel 5

Drucken

Ab und an müssen Sie Tabellen auch ausdrucken. Das führt häufiger zu ärgerlichen Fehldrucken, denn viele vergessen, vorher den Seitenumbruch einzustellen, also zu bestimmen, wo eine Seite des Ausdrucks aufhört und die nächste beginnt.

Mit verschiedenen Ansichten arbeiten

Auf der Registerkarte Ansicht gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, das optische Erscheinungsbild Ihrer Excel-Tabelle an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Unter anderem können Sie sich dort eine Umbruchvorschau anzeigen lassen, anhand derer Sie sehen, wo Excel beim Ausdruck eine neue Seite beginnt.

Die Druckvorschau

Über Drucken in der Backstage-Ansicht können Sie sich anzeigen lassen, wie der Ausdruck später aussehen wird. Die Druckvorschau stellt nur dar, was nachher wirklich auf dem Papier zu sehen ist. Hier lässt sich außerdem der Seitenrand verbreitern, das Format einstellen (z. B. DIN A3) und bestimmen, ob hochkant oder quer gedruckt wird.

Kopf- und Fußzeilen einfügen

Wenn Sie über die Registerkarte Ansicht die Ansicht Seitenlayout wählen, können Sie Ihrer Tabelle Kopf- und Fußzeilen hinzufügen. Darin stehen z. B. Seitenzahlen oder auch das Firmenlogo. Sobald der Bereich aktiviert wurde, erscheinen im Menüband die Kopf- und Fußzeilentools.

118

Auf dem Register Ansicht finden Sie

die verschiedenen Ansichten passend

a zu Ihrer Arbeit in der Tabelle.

b Von allen

Ansichten ist

die Druckvor-

schau Ihrem

Ausdruck am

ähnlichsten.

In Kopf- und

Fußzeilen

können Sie

zusätzliche

Informationen

c unterbringen.

119

Ein erster Druckversuch

Ein Ausdruck Ihrer Tabelle ist vor

1

allem dann nützlich, wenn Sie

Zahlen dokumentieren möchten oder

a

wenn Sie deren Inhalte anderen zur

Verfügung stellen wollen. Wir zeigen

Ihnen hier, wie Sie Ihre Excel-Tabelle

schnell ausdrucken.

b

Schritt 1

Um die Tabelle zu öffnen, die Sie

drucken möchten, wählen Sie in der

2

Backstage-Ansicht den Befehl Öff-

nen 1. Suchen Sie den Speicherort,

z. B. Dieser PC 2, und klicken Sie

auf Durchsuchen, um den Ordner

und den Dateinamen auszuwählen.

Schritt 2

Wird das Tabellenblatt angezeigt,

das Sie drucken wollen? Falls nicht,

3

klicken Sie auf das Blattregister, auf

dem sich die gewünschte Tabelle

befindet.

Schritt 3

Klicken Sie auf das Register Datei,

und wählen Sie in der Backstage-

Ansicht den Befehl Drucken. Für

den schnellen Ausdruck ist bereits

alles Wesentliche voreingestellt:

c

Hochformat, A4 und die Seiten-

ränder 3. Rechts im Bild sehen Sie

die Druckvorschau Ihrer Tabelle.

120

Kapitel 5: Drucken

Schritt 4

4

Wenn der richtige Drucker einge-

stellt ist, können Sie direkt loslegen.

Um einen bestimmten Drucker

anzusteuern, klicken Sie auf den

Auswahlpfeil am Feld und wählen

Ihren Drucker aus.

Schritt 5

Nun haben Sie fast alles passend

eingestellt. Allerdings brauchen Sie

nicht nur ein Exemplar, sondern

zwei. Wenn Sie auf den Drehpfeil

nach oben klicken, können Sie dies

einstellen.

Schritt 6

5

Achten Sie darauf, dass in Ihrem

Drucker genügend Papier eingelegt

ist und starten Sie den Ausdruck

mit einem Klick auf die Schaltfläche

Drucken.

Tabelle blitzschnell drucken

6

Klicken Sie im Explorer mit der

rechten Maustaste auf eine

Excel-Datei. Wählen Sie aus dem

Kontextmenü die Option Drucken.

Die Tabelle wird sofort gedruckt,

ohne dass Sie sie vorher öffnen

müssen.

121

Die Arbeitsmappen-Ansichten

Alles ist eine Frage der Ansicht – das

1

gilt auch für Excel-Arbeitsmappen.

Was sie zeigen und was sie »ver-

schwei gen«, erfahren Sie in diesem

Abschnitt.

Schritt 1

Wechseln Sie über das Register

Ansicht mit einem Klick auf die

Schaltfläche Normal in die Normal-

2

ansicht. Sie dient der Bearbeitung

von Tabellentexten, -zahlen und

-formeln.

Schritt 2

Indem Sie auf dem Register Ansicht

auf Seitenlayout klicken, wechseln

Sie in eine andere Ansicht. Nun

sehen Sie auch den Bereich für die

Formatierung des Tabellenblatts:

Kopfzeile, Seitenränder und Lineale.

Schritt 3

3

Wählen Sie nun auf dem Register

Ansicht die Schaltfläche Umbruch-

vorschau. Excel begrüßt Sie mit

einem Blick auf die gesamte Tabelle.

Schneller Ansichtswechsel

Die Ansichten können Sie auch

über die Befehle am rechten unte-

ren Fensterrand wechseln.

122

Kapitel 5: Drucken

Schritt 4

4

Ist Ihnen die Darstellung zu klein,

zoomen Sie durch gleichzeitiges

Drücken von (Strg) und Drehen

des Mausrads oder mit dem Zoom-

regler unten rechts im Fenster die

Tabelle näher heran. So können Sie

die Standardseitenumbrüche besser

erkennen und sehen z. B. auch die

Information Seite 1 besser.

Strg

Schritt 5

5

Ziehen Sie die Linie, die den Stan-

dardseitenumbruch anzeigt, mit der

Maus eine Spalte nach links, sodass

die neue Seite nach dem 1. Quartal

beginnt. Wenn Sie die Maus loslas-

sen, wird der von Ihnen festgelegte

Seitenumbruch als durchgehende

blaue Linie dargestellt.

Schritt 6

6

Lassen Sie sich den neuen Seitenum-

bruch in der Seitenansicht anzeigen.

Dazu klicken Sie auf das Register

a

Datei und in der Backstage-Ansicht

auf Drucken 1. Blättern Sie zur

nächsten Seite, um den Seitenum-

bruch zu kontrollieren.

Zuletzt eingestellte Ansicht

Excel zeigt die Tabelle beim nächs-

ten Öffnen automatisch in der

zuletzt eingestellten Ansicht an.

123

Die Seitenansicht kontrollieren

Die Kontrolle vor dem Ausdruck

1

ist besser als noch einmal drucken

zu müssen. Deshalb zeigen

wir Ihnen hier die wichtigsten

Kontrollmöglichkeiten in der

Seitenansicht.

Schritt 1

Rufen Sie mit einem Klick auf das

Register Datei die Backstage-Ansicht

auf. Über die Option Drucken gelan-

Strg

P

gen Sie zur Seitenansicht. Alternativ

drü cken Sie die Tastenkombination

(Strg)+(P), um in das Drucken-

Menü zu ge langen. Wenn Sie hier

2

Einstellungen für den Ausdruck

vornehmen, sehen Sie deren Auswir-

kung rechts in der Druckvorschau.

Schritt 2

Sie wollen z. B. nur einen Tabellen-

bereich und nicht die ganze Tabelle

drucken? Brechen Sie die Seiten-

ansicht mit der (Esc)-Taste ab, oder

klicken Sie noch einmal auf Normal

auf dem Register Ansicht, um in die

3

Normal ansicht zurückzukehren.

Schritt 3

Markieren Sie nun den Bereich, den

Sie drucken möchten, z. B. A1:B6.

124

Kapitel 5: Drucken

Schritt 4

4

Klicken Sie in der Backstage-Ansicht

auf Drucken. In den Einstellungen

wählen Sie Auswahl drucken. Auf

diese Weise wird nur der markierte

Bereich gedruckt.

Schritt 5

Heben Sie die Einstellung Auswahl

drucken auf, indem Sie auf Aktive

Blätter drucken klicken.

Schritt 6

Um Papier zu sparen, können Sie die

5

Tabelle auf nur einer Seite drucken.

Klicken Sie auf den Pfeil neben

Benutzerdefinierte Skalierung, und

wählen Sie den Eintrag Blatt auf

einer Seite darstellen. Starten Sie den Druck mit einem Klick auf die

Schaltfläche Drucken 1.

6

a

Tabelle zentrieren

Um Ihre Tabelle mittig zu drucken,

klicken Sie auf den Link Seite

einrichten 2 und im Dialogfenster

auf das Register Seitenränder.

Setzen Sie ein Häkchen sowohl

neben Horizontal als auch neben

Vertikal, und bestätigen Sie mit

einem Klick auf OK.

b

125

Die Ausrichtung – hoch oder quer?

Um den Platz auf dem Blatt besser

1

auszunutzen, ist das Querformat oft

hilfreich. Wir zeigen Ihnen, wie Sie

den Formatwechsel einstellen.

Schritt 1

Die Standardeinstellung für den

Druck ist immer Hochformat. Sie

können diese Einstellung wie hier

im Bereich Drucken in der Seiten-

ansicht überprüfen.

2

Schritt 2

In unserem Beispiel ist die Tabelle im

Hochformat nicht gut lesbar, darum

entscheiden wir uns für das Querfor-

mat. Klicken Sie in der Seitenansicht

auf den Pfeil neben Hochformat,

und wählen Sie aus der Liste die

Option Querformat aus.

Schritt 3

3

Auch das Papierformat können Sie in

der Seitenansicht einstellen. Wenn

Sie auf den Auswahlpfeil neben der

Voreinstellung A4 klicken, erscheint

eine Auswahl der Papierformate.

Stellen Sie hier z. B. B5 (JIS) ein. Die

Tabelle wird nun entsprechend an

das Format angepasst.

126

Kapitel 5: Drucken

Schritt 4

4

Wechseln Sie in die Normalansicht,

indem Sie auf das Register An-

sicht und dann auf die Schaltfläche

Normal klicken. Hier sieht man das

Querformat nicht, weil in dieser

An sicht der Fokus auf dem Eingeben

und Ändern von Tabellendaten liegt.

Schritt 5

Wechseln Sie in die Ansicht Seiten-

layout. Hier erkennt man das Quer-

5

format.

Schritt 6

Wenn Sie dann zum Register

Seitenlayout wechseln, finden Sie

im Menüband die Gruppe Seite ein-

richten. Klicken Sie auf die Schalt-

fläche Ausrichtung, und wählen Sie

Hochformat. Das Ergebnis ist sofort

sichtbar.

6

Die Ansicht »Seitenlayout«

In der Ansicht Seitenlayout kön-

nen Sie alle Arbeiten erledigen,

die Sie auch in der Normalansicht

durchführen, z. B. Formeln er-

stellen oder Zellen formatieren.

Sie sehen dabei allerdings immer

mehr als in der Normalansicht,

z. B. die Kopf- und Fußzeilenbe-

reiche, die Randeinstellungen

oder die anschaulich dargestellten

Seitenumbrüche.

127

Seitenränder einstellen

Haben Sie daran gedacht, genug

1

Platz zum Lochen und Abheften des

Tabellenausdrucks frei zu lassen? In

diesem Abschnitt erfahren Sie, wie

Sie die Seitenränder verbreitern oder

mit individuellen Maßen versehen.

a

Schritt 1

Auch die Seitenränder können Sie

an Ihre Wünsche anpassen. Dazu

klicken Sie auf das Register Datei. In

der Backstage-Ansicht rufen Sie über

Drucken 1 die Druckvorschau auf.

Die Standardeinstellung ist Normal.

Schritt 2

Wenn Sie Ihren Ausdruck spä-

2

ter lochen und abheften möch-

ten, sollten Sie die Seitenränder

vergrößern. Dazu klicken Sie auf

den Auswahlpfeil rechts neben

Benutzerdefinierte Seitenränder

und wählen den Eintrag Breit aus.

Schritt 3

Obwohl der Rand nun 2,54 cm

breit ist, finden Sie ihn noch im-

mer zu schmal. Klicken Sie also auf

die Auswahl Benutzerdefinierte

3

Seitenränder.

128

Kapitel 5: Drucken

b

Schritt 4

4

Das Dialogfeld Seite einrich-

ten erscheint. Auf dem Register

Seitenränder 2 stellen Sie unter

Links mithilfe der Pfeile eine Breite

von 5 cm für den linken Rand ein.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit ei-

nem Klick auf OK. Alternativ können

Sie auch direkt einen Wert eingeben,

indem Sie den vorhandenen über-

schreiben.

Schritt 5

Die Druckvorschau zeigt nun die

verbreiterten Ränder. Excel »merkt«

sich diese benutzerdefinierte Ein-

stellung für den nächsten Ausdruck

5

3. Sobald Sie das Programm je-

doch ganz beenden oder eine neue

c

Arbeitsmappe erstellen, gehen die

Einstellungen verloren.

Schritt 6

6

Öffnen Sie eine weitere Excel-

Tabelle, und rufen Sie die Seitenan-

sicht auf. Wie Sie sehen, hält Excel

sofort die von Ihnen definierten

Einstellungen für die Ränder bereit.

Wenn Sie also erneut breite Ränder

brauchen, klicken Sie auf Letzte

benutzerdefinierte Seitenrand-

einstellung.

129

Kopf- und Fußzeilen einfügen

Kopf- und Fußzeilen sind Bereiche am

1

oberen bzw. unteren Blattrand, die

Platz lassen für zusätzliche Angaben.

Das können z. B. Seitennummern,

Dateinamen oder Grafiken wie Logos

und Wappen sein. Auf den nächsten

Seiten erfahren Sie, wie Sie Kopf-

und Fußzeilen gestalten.

Schritt 1

Um die Kopfzeile zu gestalten,

wechseln Sie über das Register

Ansicht in die Ansicht Seitenlayout.

2

Sie können auch auf das Symbol un-

ten rechts in der Statuszeile, direkt

neben dem Zoomregler, klicken.

Schritt 2

Sie können den Bereich der Kopf-

zeile links, in der Mitte und rechts

anklicken – auf diese Weise aktivie-

1

ren Sie ihn für die Bearbeitung.

3

Schritt 3

Klicken Sie in den linken Bereich der

Kopfzeile, und schreiben Sie einen

entsprechenden Text hinein, z. B.

»Einnahmen«. Die Befehle, die Sie

nun benötigen, werden in einem zu-

sätzlichen Register Kopf- und Fuß-

1

2

3

4

5

zeilentools/Entwurf 1 angezeigt.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

130

Kapitel 5: Drucken

Schritt 4

4

Um eine Seitenzahl zu ergänzen, kli-

cken Sie in den mittleren Kopfzeilen-

bereich und wählen in der Gruppe

Kopf- und Fußzeilenelemente die

Schaltfläche Seitenzahl. Der Platz-

halter &[Seite] 2 wird eingefügt: Er

b

sorgt dafür, dass beim Ausdruck die

aktuelle Seitenzahl angezeigt wird.

5

Schritt 5

Wenn Sie auf eine beliebige Zelle

außerhalb der Kopfzeile klicken, kön-

nen Sie sich die Kopfzeile mit dem

Ergebnis Ihrer Eingaben anschauen.

c

Schritt 6

6

Nun möchten Sie noch eine Gra-

fik einfügen, z. B. Ihr Firmenlogo.

Klicken Sie dazu in den rechten

Kopfzeilenbereich. Wählen Sie

dann im Menüband die Schaltfläche

Grafik 3 , klicken Sie anschließend

auf Aus einer Datei, und suchen

Sie sich auf Ihrem PC die passende

Grafikdatei aus. Klicken Sie doppelt

auf die gewünschte Datei, oder be-

stätigen Sie Ihre Wahl mit Einfügen.

131

Kopf- und Fußzeilen einfügen (Forts.)

Schritt 7

7

Klicken Sie in eine Zelle außerhalb

der Kopfzeile, um das Logo in der

Kopfzeile begutachten zu können.

Wie Sie sehen, ist es zu groß.

Schritt 8

Klicken Sie also erneut in den rech-

ten Kopfzeilenbereich, und wählen

Sie dann die Schaltfläche Grafik

8

formatieren.

Schritt 9

Stellen Sie im Dialogfeld auf dem

Register Größe unter Skalierung bei

Höhe und Breite jeweils »30 %« ein.

Bestätigen Sie mit OK. Dann können

Sie das Ergebnis erneut betrachten,

indem Sie auf einen Bereich außer-

9

halb der Kopfzeile klicken.

Bildbearbeitungstipp

Der Dialog Grafik formatieren

bietet Ihnen auf dem Register

Bild die Möglichkeiten, das Bild

zuzuschneiden, zu komprimieren

und die Bildsteuerung zu ändern,

z. B. Graustufen einzustellen. Ist

Ihr Änderungsversuch misslun-

gen, finden Sie auch den Befehl

Zurücksetzen, der Ihr Bild in den

Ausgangszustand nach dem Einfü-

gen zurücksetzt.

132

Kapitel 5: Drucken

Schritt 10

10

Nun kommen wir zur Fußzeile:

Die Bearbeitung funktioniert nach

dem gleichen Prinzip wie bei der

Kopfzeile. Klicken Sie in der Ansicht

Seitenlayout in die Fußzeile, und

tragen Sie in den linken Bereich

Ihren Namen ein.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 11

Wenn Sie den Zellcursor auf eine

Zelle außerhalb der Fußzeile setzen,

11

sehen Sie das Ergebnis unten.

Schritt 12

Auch der Dateiname soll in der Fuß-

zeile stehen. Klicken Sie also auf den

mittleren Bereich und dann auf die

Schaltfläche Dateiname. Der Platz-

12

halter für den Dateinamen, &[Datei],

erscheint 1.

Den Dateipfad mitdrucken

Wenn Sie Ihre Tabellen oder Dia-

gramme mit Kopf- und Fußzeilen

versehen und z. B. Dateiname und

a

Speicherpfad einfügen, finden Sie

auch nach langer Zeit schnell die

zugehörigen Arbeitsmappen in

Ihrer Dateiablage wieder.

133

Kopf- und Fußzeilen einfügen (Forts.)

Schritt 13

13

Wenn Sie auf einen Tabellenbereich

außerhalb der Fußzeile klicken, er-

scheint der aktuelle Dateiname.

Schritt 14

Im rechten Bereich der Fußzeile soll

das aktuelle Datum stehen. Klicken

Sie deshalb auf diesen Bereich und

dann auf die Schaltfläche Aktuelles

14

Datum. Der Platzhalter &[Datum]

1 steht für das Systemdatum und

aktualisiert sich täglich. Es ist auch

möglich, den Platzhalter einfach

direkt einzugeben, ohne auf eine

Schaltfläche klicken zu müssen.

Schritt 15

Wenn Sie dann auf eine Zelle außer-

a

halb der Fußzeile klicken, sehen Sie

das aktuelle Datum als Ergebnis in

der Fußzeile.

15

Arbeitsstand mit Datumsangabe

Wenn Sie einen Arbeitsstand mit

einem Datum in der Kopf- oder

Fußzeile festhalten wollen, müssen

Sie das Datum selbst eintippen.

Das Feld Datum liefert immer das

aktuelle Tagesdatum beim Öffnen

der Datei.

134

Kapitel 5: Drucken

b

Schritt 16

16

Sollten Sie Ihre Kopf- oder Fußzeile

noch einmal ändern wollen, klicken

Sie einfach erneut in den jeweiligen

Bereich, und nehmen Sie die Ände-

rung vor. Tragen Sie z. B. im mitt-

leren Bereich der Kopfzeile neben

&[Seite] ein Leerzeichen und das

Wort »von« ein. Dann klicken Sie auf

Anzahl

1

2

3

4

5

der Seiten 2.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 17

Der Platzhalter &[Seite] von &[Sei-

ten] 3 bewirkt, dass die Gesamtsei-

17

c

tenzahl der Tabelle angezeigt wird.

Das Ergebnis in unserem Beispiel ist

»1 von 3«, das bedeutet, wir befin-

den uns auf Seite 1 von insgesamt

3 Seiten.

Schritt 18

Um Einträge in Kopf- und Fußzeilen

wieder zu löschen, klicken Sie in den

entsprechenden Bereich. Markieren

18

Sie dann z. B. den Platzhalter für die

Seitenzahlen, und löschen Sie ihn

mit der (Entf)-Taste.

Gültigkeit im Tabellenblatt

Entf

Die Kopf- und Fußzeilen gelten

nur für das aktuelle Tabellenblatt

einer Arbeitsmappe.

135

Seitenumbrüche festlegen und löschen

Den Seitenumbruch legt Excel

1

automatisch fest, aber nicht immer

an einer günstigen Stelle. Wie Sie

nachhelfen und einen inhaltlich

passenden Seitenwechsel einstellen,

können Sie hier erfahren.

Schritt 1

Aktivieren Sie auf dem Register An-

sicht die Schaltfläche Umbruchvor-

schau. Sie erkennen an der blauen

gestrichelten Linie den unpassenden

Seitenumbruch nach dem Monat

2

April.

Schritt 2

Ziehen Sie die blaue gestrichelte

Umbruchlinie mit der Maus nach

rechts bis vor den Monat Juli, sodass

auch das 2. Quartal mit auf die erste

Seite kommt.

Schritt 3

3

Wechseln Sie dann über das Register

Datei in der Backstage-Ansicht zur

Kategorie Drucken, um den neuen

Seitenumbruch in der Vorschau zu

sehen.

136

Kapitel 5: Drucken

Schritt 4

4

Eine andere Möglichkeit, den Um-

bruch zu bestimmen, besteht darin,

den Zellcursor in einer anderen

Ansicht, z. B. Normal, direkt in die

Zelle zu setzen, mit der die neue

Seite beginnen soll. Klicken Sie also

z. B. in die Zelle F1.

Schritt 5

5

Wählen Sie dann auf dem Register

Seitenlayout in der Gruppe Seite

einrichten die Schaltfläche Um-

brüche. Im zugehörigen Menü

aktivieren Sie den Befehl Seiten-

umbruch einfügen.

Schritt 6

Nun sehen Sie links neben der

aktiven Zelle F1 Ihren eigenen

Seitenumbruch als dünne Linie

6

1.

Er erfolgt jetzt nach dem 1. Quartal.

Kontrollieren Sie das Ergebnis erneut

in der Seitenansicht.

Umbruch mit der Maus

Sie können den Seitenumbruch

innerhalb der Umbruchvorschau

auch mit der Maus an eine andere

a

Stelle verschieben.

137

Seitenumbrüche festlegen und löschen (Forts.)

Schritt 7

7

Kehren Sie in die Umbruchvorschau

zurück, indem Sie auf dem Register

Ansicht die Schaltfläche Umbruch-

vorschau wählen und den Dialog

a

b

mit OK bestätigen. Sie sehen den

von Ihnen eingestellten Seiten-

umbruch als durchgehende blaue

Linie 1, der automatische Seiten-

umbruch hingegen wird gestrichelt

8

darge stellt 2.

Schritt 8

Klicken Sie auf dem Register

Seitenlayout in der Gruppe Seite

einrichten auf Umbrüche E Seiten-

umbruch einfügen. Fügen Sie nun

weitere eigene Seitenumbrüche ein:

hinter dem 2. und 3. Quartal und –

nur zum Test – vor November.

9

Schritt 9

Wenn Sie den ungünstigen Um-

bruch links neben November wieder

entfernen wollen, klicken Sie auf die

Zelle O2 und dann auf Umbrüche E

Seitenumbrüche entfernen. So wird

nur der Seitenumbruch links neben

der Zelle O2 gelöscht.

138

Kapitel 5: Drucken

Schritt 10

10

Wenn Sie alle manuell eingefügten

Umbrüche auf diesem Tabellenblatt

wieder entfernen wollen, wechseln

Sie zum Register Seitenlayout und

klicken auf die Schaltfläche Umbrü-

che. Wählen Sie den Menüeintrag

Alle Seitenumbrüche zurücksetzen.

Nur die Standardseitenumbrüche

bleiben übrig, die Sie an den ge-

strichelten blauen Linien erkennen

können.

Schritt 11

11

Auch in der Seitenansicht können

Sie das Löschergebnis noch einmal

kontrollieren, indem Sie in der Back-

stage-Ansicht auf die Kategorie Dru-

cken klicken. Alle Seitenumbrüche

sind wieder in den Ausgangszustand

versetzt worden.

12

Schritt 12

Drucken Sie die Tabelle zur Kontrolle

aus, indem Sie auf die Schaltfläche

Drucken klicken.

Rückgängig machen

Falls Sie etwas zu schnell mit dem

Löschen oder Einfügen von Seiten-

umbrüchen waren, können Sie dies

mit (Strg)+(Z) wieder rückgängig

machen.

139

Zeilen oder Spalten wiederholen

Sehr große Tabellen müssen auf

1

mehreren Seiten gedruckt werden.

Die Überschriften sind normalerweise

nur auf der ersten Seite zu sehen,

sodass man auf den Folgeseiten

schwer erkennt, welcher Wert in

welche Spalte oder Zeile gehört.

2

Schritt 1

Lassen Sie sich Ihre große Tabelle in

der Seitenansicht anzeigen. Blättern

Sie in der Druckvorschau zur zweiten

Seite. Wie Sie sehen, ist die Beschrif-

tung der Spalte A nicht mehr zu

sehen, sodass man die Werte nicht

mehr zuordnen kann.

Schritt 2

Brechen Sie die Druckvorschau mit

(Esc) ab, und rufen Sie das Regis-

ter Seitenlayout auf. Klicken Sie

in der Gruppe Seite einrichten

a

auf Seitenränder und dann auf

3

Benutzerdefinierte Seitenränder.

Schritt 3

Wählen Sie im Dialogfenster

das letzte Register Blatt 1

aus, und klicken Sie in das Feld

Wiederholungs spalten links.

140

Kapitel 5: Drucken

Schritt 4

4

Tragen Sie dort die Spalte ein, die

sich wiederholen soll, also »A:A«.

Excel ergänzt im Feld zwei Dollar-

zeichen ( $A:$A), um den Zellbe-

1

2

3

4

5

zug absolut zu machen (siehe den

Q

W

E

R

T

Z

Abschnitt »Relative und absolute

Strg

Alt

Adressierung« auf Seite 148). Bestä-

tigen Sie mit OK.

Schritt 5

Wenn Sie nun in der Druckvorschau

blättern, werden Sie erfreut feststel-

len, dass die Beschriftung aus der

Spalte A auch auf den Folgeseiten zu

sehen ist.

5

Schritt 6

Um die Wiederholung zu lö-

schen, rufen Sie auf dem Re-

gister Seitenlayout erneut

Benutzerdefinierte Seitenränder

auf. Klicken Sie im Dialog auf das

Register Blatt und dort in das Feld

6

Wiederholungsspalten links.

Löschen Sie den Eintrag $A:$A, und

klicken Sie auf OK.

Wiederholungszeile

Nach dem gleichen Prinzip können

1

2

3

4

5

Sie einstellen, dass sich eine Zeile

Q

W

E

R

T

Z

wiederholt. Geben Sie einfach

Strg

Alt

$1:$1 in das Feld Wiederholungs-

zeilen oben ein.

141

Kapitel 6

Formeln und Funktionen

Formeln und Funktionen zählen naturgemäß zu den größten Stärken von Excel. Mit ihnen können Sie von einfachen Additionen bis hin zu verschachtelten Wenn-dann-Rechnungen (z. B. für Rabatte) alles berechnen – und das mit wenigen Mausklicks.

Zellbezüge in Formeln

Zellbezüge innerhalb von Formeln können relativ oder absolut sein. Normalerweise werden Zelladressen beim Autoausfüllen zeilen- bzw. spaltenweise angepasst (Spalte D); setzt man sie absolut, indem man ein Dollarzeichen ($) ergänzt, wird die Adresse nicht verändert, und die Formel bezieht sich fortlaufend auf dieselbe Zelle (Spalte E).

Funktionsbibliothek

Die Funktionsbibliothek auf der Registerkarte Formeln beinhaltet alle Funktionen, die Excel standardmäßig anbietet. Sie sind in Gruppen sortiert und können über die jeweiligen Menüs direkt ins Arbeitsblatt eingefügt werden.

Funktionsassistent

Im Feld Kategorie auswählen des Funktionsassistenten können Sie Themenfelder an -

geben, z. B. Statistik, Datum u. Zeit oder Finanzmathematik – je nachdem, welche Auf gabe Sie gerade lösen möchten –, und so gezielt nach passenden Funktionen suchen.

Bedingte Formatierung

Eine weitere Möglichkeit der »intelligenten Gestaltung« ist die bedingte Formatierung. Sie können Regeln und Werte angeben, auf deren Grundlage Excel dann Ihre Tabelle gestaltet. Wenn Sie im Dialogfeld Größer als beispielsweise »100« und mit hellgelber Füllung angeben, hinterlegt Excel die Werte in der Tabelle farbig, die größer als 100 sind.

142

a Excel unterscheidet relative

und absolute Bezüge.

b In der Funktionsbibliothek

finden Sie alle Funktionen.

c Bei der Auswahl einer

Funktion hilft Ihnen der

Funktionsassistent.

d Die bedingte Forma-

tierung hebt Inhalte

hervor, die bestimmte

Bedingungen erfüllen.

143

Formeln als Text wiedergeben mit FORMELTEXT

Für diejenigen, die die Ergebnisse

1

a

und die Formelsyntax zusammen

im Arbeitsblatt sehen wollen, gibt

es seit Excel 2016 die Funktion

FORMELTEXT.

Schritt 1

Zur Veranschaulichung der Funktion

FORMELTEXT öffnen Sie ein vorhan-

denes Beispiel, wie z. B. die Datei

Ausgaben.xlsx aus Kapitel 3, »Es geht

noch viel schneller!«. Wenn Sie Ihren

2

Cursor in die Zelle B6 setzen, sehen

Sie die Formel in der Bearbeitungs-

zeile 1.

Schritt 2

1

2

3

4

5

Für den Einsatz der Funktion FOR-

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

MELTEXT erweitern Sie das Beispiel

um eine kleine Hilfstabelle mit den

Überschriften »Zelle« und »Formel«.

Füllen Sie die Hilfstabelle, wie im

3

nebenstehenden Bild zu sehen.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 3

In der Zelle H2 soll nun der Formel-

text erscheinen. Aus diesem Grund

geben Sie in der Zelle H2 die Formel

=FORMELTEXT(B6) ein.

Den Blattschutz aufheben

Wie Sie einen Blattschutz aufheben, lesen Sie im

Abschnitt »Arbeitsblätter und Zellen schützen« auf

Seite 270.

144

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Wenn Sie (¢) drücken, gibt die

Funktion FORMELTEXT die einge-

gebene Formel =SUMME(B2:B5) als

eine Zeichenfolge zurück.

Schritt 5

Füllen Sie im Anschluss die Zel-

len H3 bis H9 aus. In H3 steht

nun =FORMELTEXT(C6) und in H9

5

=FORMELTEXT(E5). Angezeigt wer-

den natürlich die Summenformeln

der vorgegebenen Zellen.

Schritt 6

Erhalten Sie nach der Formeleingabe

den Fehlerwert #NV 2, kann das

1

2

3

4

5

folgende Ursachen haben:

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

X Die als Argument verwendete Zelle

enthält keine Formel.

X Die Formel in der Zelle umfasst

mehr als 8.192 Zeichen.

6

X Die Formel kann nicht im Arbeits-

blatt angezeigt werden, da das

Arbeitsblatt geschützt ist.

So funktioniert FORMELTEXT

Die Funktion FORMELTEXT zeigt

die Formel an, die in der ange-

gebenen Zelle genutzt wird. In

b

Schritt 3 ist es also die Zelle B6,

deren Formel angezeigt wird.

FORMELTEXT hilft so z. B. beim

Aufspüren von Fehlern.

145

Formeln per Ausfüllfunktion erzeugen

Bei der Arbeit mit Formeln ist das

1

Autoausfüllen mit der Maus eine

große Arbeitserleichterung.

Schritt 1

Für das Beispiel erfassen Sie Ausga-

ben und Einnahmen für jeweils drei

Monate. Im Anschluss daran fügen

Sie noch eine Zeile mit der Beschrif-

tung »Überschuss« ein.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 2

Um nun die Summen der Ausgaben

2

und Einnahmen pro Quartal sowie

den Überschuss zu errechnen, geben

Sie in die entsprechenden Zellen

folgende Formeln ein:

X E2: =SUMME(B2:D2)

X E9: =SUMME(B9:D9)

X B6: =SUMME(B2:B5)

X B13: =SUMME(B9:B12)

X B15: =B13-B6

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Schritt 3

Strg

Alt

Um die Zellen automatisch zu

füllen, zeigen Sie mit der Maus auf

3

das Ausfüllkästchen der Zelle B6.

Der Mauszeiger verwandelt sich in

ein Kreuz. Ziehen Sie den Rahmen

nun mit gedrückter Maustaste nach

rechts bis zur Zelle E6.

146

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Auch die Formeln für die Quartals-

summen können Sie schnell füllen:

entweder wie in Schritt 3 beschrie-

ben oder per Doppelklick. Zeigen

Sie dazu mit der Maus auf das

Ausfüllkästchen der Zelle E2. Wenn

der Mauszeiger sich in ein Kreuz

verwandelt, klicken Sie doppelt.

Die Formel wird nun in den Bereich

E3:E5 kopiert.

5

Schritt 5

Übertragen Sie auf dieselbe Art und

Weise auch die Formeln der Zellen

B13, E9 und B15.

Schritt 6

Nun lassen Sie sich zur Kontrolle

noch einmal die Formeln anzeigen.

Dafür drücken Sie (Alt), (O), (F)

(nacheinander, nicht gleichzeitig!).

Genauso können Sie die Anzeige

auch wieder ausschalten.

6

Das geht nicht mehr

In Excel 2007 konnte man für die

Formelansicht (Strg)+(#) drücken.

Leider funktionierte dies bereits

ab der Version 2010 nicht mehr.

In Excel 2019 gibt es als Ersatz die

Tastenkombinationen (Alt), (O),

Alt

O

F

(F) oder (Strg)+(ª)+(`).

,

,

147

Relative und absolute Adressierung

Excel unterscheidet zwischen

1

relativen und absoluten Bezügen.

Der Unterschied zeigt sich erst, wenn

Sie Daten kopieren, hinzufügen oder

entfernen.

Schritt 1

Um Unterschiede zwischen relativen

1

2

3

4

5

und absoluten Bezügen zu demons-

Q

W

E

R

T

Z

trieren, nutzen wir als Beispiel eine

Strg

Alt

Artikelübersicht. Geben Sie dazu

entsprechende Texte und Zahlen ein,

und gestalten Sie die Tabelle nach

2

Ihren Wünschen.

Schritt 2

Zunächst berechnen Sie den Netto-

wert. Dafür geben Sie in die Zelle

D4 die Formel =B4*C4 ein. Drücken

Sie (¢).

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 3

Um die nächsten Zellen auszufüllen,

ziehen Sie mit der Maus am Ausfüll-

3

kästchen.

Relative Zellbezüge

Zellbezüge werden beim Kopieren

relativ zur Zielposition angepasst,

d. h., beim waagerechten Kopieren

wird der Spaltenbuchstabe, beim

senkrechten Kopieren die Zeilen-

nummer angepasst.

148

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Wenn Sie mit der Tastenkombination

(Alt), (O), (F) (nacheinander

drücken) auf die Formeldarstellung

umschalten, sehen Sie, dass die

Formeln zeilenweise angepasst wur-

den. Es handelt sich hier um relative

Bezüge.

Schritt 5

Alt

O

F

,

,

Für den Bruttobetrag geben Sie in

die Zelle E4 die Formel =D4*E1+D4

5

ein.

Schritt 6

Füllen Sie dann wie in Schritt 3

beschrieben die folgenden Zellen

automatisch aus. Wie Sie in der

Spalte E sehen, führt das Autoaus-

1

2

3

4

5

füllen in diesem Fall leider nicht zum

Q

W

E

R

T

Z

gewünschten Ergebnis, also dazu,

Strg

Alt

von jedem Artikel den Bruttopreis zu

erfahren. Sie ahnen, dass hier etwas

6

mit den Bezügen nicht stimmt.

Fehleranzeige #WERT!

Excel zeigt den Fehlerwert #WERT!

an, wenn die Formel auf Zellen

mit unterschiedlichen Datentypen

zugreift.

149

Relative und absolute Adressierung (Forts.)

Schritt 7

7

Wenn Sie auf die Formeldarstellung

umstellen, sehen Sie, warum das

Ergebnis nicht stimmt: Excel hat,

wie bei relativen Bezügen üblich, die Zelle E1 in den Formeln angepasst,

was nicht zielführend ist (denn es

muss ja immer mit dem Wert aus

Zelle E1 gerechnet werden).

Alt

O

F

,

,

Schritt 8

Sie müssen in diesem Fall also die

8

zeilenweise Anpassung verhindern.

Markieren Sie die fehlerhaften For-

meln mit der Maus, und löschen Sie

sie mit (Entf).

Schritt 9

Entf

Die Spaltennummer bleibt beim

automatischen Ausfüllen unverän-

dert. Damit die Zeilennummer nicht

angepasst wird, setzen Sie diese

absolut. Verändern Sie dazu die

9

Ursprungsformel in der Zelle E4 wie

folgt: =D4*E$1+D4, d. h., fügen Sie

genau zwischen E und 1 ein Dollar-

zeichen ((ª)+(4)) ein.

Prozentangaben formatieren

1

2

3

4

5

Das Prozentformat finden Sie auf

Q

W

E

R

T

Z

dem Register Start E Zahl. Klicken

Strg

Alt

Sie auf die Schaltfläche %.

150

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 10

10

Weil Sie das Dollarzeichen eingefügt

haben, wird die 1 im Zellbezug beim

Autoausfüllen der Formeln nicht

angepasst. Jetzt zeigt sich das Ergeb-

nis wie gewünscht.

Schritt 11

Nun möchten Sie wissen, wie groß

die prozentualen Anteile der jewei-

1

2

3

4

5

ligen Bruttoausgaben sind. Ergänzen

Q

W

E

R

T

Z

Sie das Beispiel in der Zelle E11 um

Strg

Alt

die Formel =SUMME (E4:E10), und

in die Zelle F3 geben Sie den Text

11

»prozentuale Anteile« ein.

Schritt 12

In der Zelle F4 ergänzen Sie die For-

mel =E4/E11. Bevor Sie sie bestäti-

gen, drücken Sie (F4), um den Wert

E11 absolut zu setzen. Nun können

Sie die Formel mit der Maus ausfül-

len. Die Ergebnisse formatieren Sie

12

mit dem Prozentformat.

Funktionstaste F4

Markieren Sie die absolut zu

setzende Zelle. Wenn Sie nun (F4)

drücken, ist der Zellenbezug abso-

lut. Beim nächsten Druck auf (F4)

wird die Spalte und beim erneuten

Drücken die Zeile absolut gesetzt.

Das vierte Drücken führt wieder zu

relativen Zellbezügen.

151

Die Funktionsbibliothek

Funktionen unterstützen Sie bei

1

1

2

3

4

5

der Realisierung komplizierter

Q

W

E

R

T

Z

Rechenformeln. In der Funktions

Strg

Alt

bibliothek auf der Registerkarte

»Formeln« finden sich verschiedene

Funktionsgruppen.

Schritt 1

Für anspruchsvollere Berechnun-

gen gibt es in Excel 2019 über 450

2

Tabellenfunktionen. Einen guten

Überblick liefert die Funktionsrefe-

renz, die Sie in der Excel-Hilfe unter

dem Stichwort »Funktionen« finden.

Schritt 2

Beim Einsatz einer Funktion 1 be-

ginnen Sie mit einem Gleichheitszei-

chen, gefolgt vom Funk tionsnamen,

von einer öffnenden Klammer, durch

a

Semikola getrennte Argumente und

einer schlie ßenden Klammer. Argu-

mente können Zahlen, Text, logische

b

Werte, Matrizen oder Zellbezüge

3

sein.

Schritt 3

Es gibt auch argument lose Funktionen. Als Beispiel dient die Funktion für das heutige Datum, nämlich

=HEUTE() 2.

152

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Wenn Sie Ihre Formeln nicht von

Hand eingeben möchten, hält Excel

einige Unterstützung für Sie bereit.

Über die Multifunktionsleiste in der

Gruppe Funktionsbibliothek auf

der Registerkarte Formeln finden Sie

eine Übersicht über die verschiede-

nen Funktionskategorien. Klicken

Sie auf eine Kategorie, z. B. Datum

u. Uhrzeit. Ein Menü klappt auf, in

5

dem die zugehörigen Funktionen zu

sehen sind.

Schritt 5

c

Excel fordert Sie mit einem

Dialogfeld auf, Argumente einzuge-

ben. Diese sind abhängig von der

ausgewählten Funktion. Achten Sie

bei der Eingabe auf die angezeigte

Hilfe, die Ihnen jedes Argument

6

erklärt 3.

d

Schritt 6

Alternativ zu den Funktionskatego-

rien können Sie in der Gruppe Funk-

tionsbibliothek auch direkt den

Funktionsassistenten 4 wählen. Hier

stehen Ihnen die Funktionen nach

Kategorien sortiert zur Verfügung.

Auch hier erhalten Sie auf Wunsch

zu jeder Funktion Hilfestellung

e

5.

153

Sich vom Funktionsassistenten helfen lassen

Mithilfe des Funktionsassistenten,

1

den Sie vielleicht schon aus den

Vorgängerversionen von Excel kennen, können Sie nach einer passenden Funktion suchen und diese erstellen.

Wie Sie ihn nutzen, zeigen wir Ihnen

im Folgenden.

Schritt 1

Den Funktionsassistenten erreichen

Sie auf verschiedenen Wegen. Eine

2

Möglichkeit ist der Klick auf die

Schaltfläche Funktion einfügen in

der Bearbeitungsleiste.

Schritt 2

Alternativ können Sie auf der Regis-

terkarte Formeln die Schaltfläche

Funktion einfügen in der Gruppe

Funktions bibliothek wählen.

F3

Am schnellsten öffnen Sie den

Funk tionsassistenten je doch mit

(ª)+(F3).

3

Schritt 3

Um eine Funktion zu suchen, geben

Sie eine Kurzbeschreibung oder den

Funktionsnamen ein, wenn Sie ihn

kennen. Klicken Sie dann auf OK.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

154

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Excel gibt die Ergebnisse in einem

Listenfeld aus. Wählen Sie dort die

passende Funktion aus. Sie erhal-

ten eine Kurzbeschreibung 1. Eine

detaillierte Beschreibung finden Sie

über den Link Hilfe für diese Funktion 2. Wenn Sie die gewünschte

Funktion gefunden haben, können

a

Sie den Eingabeassistenten mit OK

starten.

b

Schritt 5

5

Im nächsten Dialogfenster stellt der

Assistent Eingabefelder bereit, in

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

die Sie die Argumente der Funktion

Strg

Alt

schreiben können. Auch hierzu er-

halten Sie eine Kurzinformation

c

3.

Schritt 6

Der zu verkettende Text kann Inhalt

einer Zelle sein, wie im Feld Text1,

6

oder Sie können ihn direkt eingeben

(Felder Text2 und Text3). Bestätigen

Sie Ihre Eingabe mit OK.

Funktionsargumente

1

2

3

4

5

Sie können bis zu 255 Funktions-

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

argumente verketten.

155

Summe, Mittelwert und Co.

In Excel 2019 gibt es zahlreiche

1

Funktionen für aussagekräftige

Statistiken. Hier lernen Sie die

wichtigsten davon kennen.

Schritt 1

Als Beispiel für diese Lektion nutzen

wir die Telefonkostenaufstellung aus

den vorherigen Kapiteln. Sie soll

um Funktionen für die Summe, den

Mittelwert, den kleinsten Wert, den

2

größten Wert und die Anzahl er-

gänzt werden.

Schritt 2

Die einfachste Statistikfunktion ist

die Summen funk tion. Wir wollen

Herrn Lehmanns Te le fonkosten zu-

sammenrechnen. Plat zieren Sie den

Cursor in der Zelle B16. Auf dem

Register Formeln klicken Sie in der

Grup pe Funktionsbibliothek auf

AutoSumme.

Schritt 3

In der Zelle B16 wird die Formel

=SUMME(B4:B15) ergänzt. Wenn

Sie nun (¢) drücken, erhalten Sie

3

die Summe der Telefonkosten als

Ergebnis in derselben Zelle.

156

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Als Nächstes berechnen Sie den Mittelwert. Erweitern Sie Ihre Tabelle, indem Sie in die Zelle A17 den Text

»Mittelwert« eintragen, und positi-

onieren Sie dann den Cursor in der

Zelle B17.

5

Schritt 5

Klicken Sie nun auf den Pfeil neben

AutoSumme, und wählen Sie den

Menüeintrag Mittelwert. Bevor

Sie die Formel mit (¢) bestätigen,

markieren Sie mit der Maus den

Bereich B4:B16. So verhindern Sie,

dass der Wert der Summe (B17) in

die Berechnung einfließt. Die fertige

Formel sieht dann wie folgt aus:

=MITTELWERT(B4:B16).

Schritt 6

Auch den größten Betrag innerhalb

einer Aufstellung können Sie mit

einer Formel herausfinden. Ergänzen

Sie in der Zelle A18 den Text »Maxi-

mum«. Zur Formeleingabe setzen Sie

Ihren Cursor dann in die Zelle B18.

6

Mittelwert

Der Mittelwert, oft auch Durchschnitt genannt, wird berechnet, indem eine Gruppe von Zahlen

addiert und anschließend durch

deren Anzahl dividiert wird.

157

Summe, Mittelwert und Co. (Forts.)

Schritt 7

7

Klicken Sie nun auf den Pfeil neben

AutoSumme, und wählen Sie den

Menüeintrag Max. Bevor Sie Ihre

Formel mit (¢) bestätigen, kor-

rigieren Sie die Bereichsangabe in

»B4:B15« 1, um nur diese Werte in

die Berechnung aufzunehmen. Die

fertige Formel lautet dementspre-

chend =MAX(B4:B15).

a

Schritt 8

Auf die gleiche Weise finden Sie

den kleinsten Betrag in der Tabelle.

8

Ergänzen Sie zunächst den beschrei-

benden Text »Minimum« in der Zelle

A19, und setzen Sie Ihren Cursor in

die Zelle B19.

Schritt 9

Klicken Sie nun wieder auf den Pfeil

9

neben AutoSumme, und wählen

Sie diesmal Min. Auch hier kor-

rigieren Sie den Bereich, der mit

einbezogen werden soll, bevor Sie

Ihre Formel mit (¢) bestätigen. Die

fertige Formel sieht wie folgt aus:

=MIN(B4:B15).

158

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 10

10

Ebenfalls mit einer Formel lässt sich

die Anzahl der Werte insgesamt

ermitteln – auch wenn wir das Er-

gebnis in diesem Fall schon kennen.

Geben Sie in die Zelle A20 den Text

»Anzahl« ein, und setzen Sie Ihren

Cursor in die Zelle B20.

11

Schritt 11

Klicken Sie nun auf den Pfeil neben

AutoSumme, und wählen Sie dann

den Menüeintrag Anzahl. Bevor Sie

Ihre Formel mit (¢) bestätigen,

ändern Sie den Bereich in »B4:B15«.

Die fertige Formel 2 sieht wie folgt

aus: =ANZAHL(B4:B15).

Schritt 12

Wenden Sie diese Formeln nun auf

Herrn Meier (Spalte C) und Herrn

Schulze (Spalte D) an – das ist eine

prima Übung. Wenn es schnell ge-

hen soll, markieren Sie den Formel-

b

bereich B16:B20, und füllen Sie die

Zellbereiche C16:C20 und D16:D20

automatisch aus, indem Sie das

Ausfüllkästchen mit der Maus nach

rechts ziehen.

12

159

Summe, Mittelwert und Co. (Forts.)

Schritt 13

13

Schalten Sie jetzt zur Überprü-

fung der Formeln auf die Formel-

ansicht um. Nutzen Sie dazu die

Tastenkombination (Alt), (O), (F)

(nacheinander drücken, nicht gleich-

zeitig!).

Alt

O

F

,

,

Schritt 14

14

Wenn Sie weitere Statistikfunktio-

nen benötigen, wählen Sie im Menü

AutoSumme den Punkt Weitere

Funktionen. Im entsprechenden

Dialogfenster sehen Sie noch wei-

tere Funktionen für die Anzahl, z. B.

ANZAHL2 und ANZAHLLEERE-

ZELLEN 1.

Schritt 15

Mit der Funktion ANZAHL2 wer-

den Zellen ermittelt, die beliebige

Arten von Informationen enthalten,

Fehlerwerte und leerer Text einge-

schlossen.

a

15

ANZAHLLEEREZELLEN

Mit der Funktion ANZAHLLEERE-

1

2

3

4

5

ZELLEN wird ermittelt, wie viele

Q

W

E

R

T

Z

Zellen in einem Bereich leer sind.

Strg

Alt

160

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 16

16

Die Funktion ANZAHL2 kann aber

noch mehr. Während die Funktion

ANZAHL nur Zellen berücksichtigt,

die Zahlen enthalten, werden bei

der Funktion ANZAHL2 auch Zellen

1

2

3

4

5

mit Textinhalt bearbeitet. Ergänzen

Q

W

E

R

T

Z

Sie Ihre Tabelle, wie in der neben-

Strg

Alt

stehenden Abbildung zu sehen.

Schritt 17

Für die Formeleingabe positionieren

17

Sie den Cursor in der Zelle D1. Wäh-

len Sie dann den Funktionsassisten-

ten, indem Sie auf die Schaltfläche

Funktion einfügen auf dem Register

Formeln klicken.

Schritt 18

18

Im ersten Dialogfenster des Funk-

tionsassistenten wählen Sie die

Funk tion ANZAHL2 aus der Katego-

rie Statistik und klicken dann auf

OK.

Sind Kriterien zu erfüllen?

Wenn nur Zahlen einbezogen

werden sollen, die bestimmte Kri-

terien erfüllen, verwenden Sie die

Funktion ZÄHLENWENN, über die

Sie mehr im Abschnitt »Statistik

mit ZÄHLENWENN« auf Seite 164

erfahren.

161

Summe, Mittelwert und Co. (Forts.)

Schritt 19

19

Im zweiten Schritt des Funktions-

assistenten geben Sie den Bereich

der auszuwertenden Zellen ein.

Insgesamt können Sie bis zu 255

Bereiche hinterlegen. Sie können sie

von Hand eingeben, einfacher ist es

aber mit der Maus. Wenn Sie den

Cursor in das unterste Feld setzen,

wird automatisch ein weiteres hin-

zugefügt.

20

Schritt 20

Schieben Sie dazu das Dialogfenster

mit der Maus zur Seite, sodass Sie

den Bereich der Tabelle sehen, den

Sie markieren wollen. Wenn Sie nun

den Bereich in der Tabelle durch

Ziehen mit der Maus markieren,

1

wird das Dialogfenster automatisch

21

verkleinert.

Schritt 21

Die Zelladressen des markier-

ten Bereichs werden automatisch

übernommen 1. Nachdem Sie den

Wertebereich vollständig angegeben

haben, vergrößert Excel das Fenster

wieder. Die fertige Formel bestätigen

Sie mit einem Klick auf OK.

162

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 22

22

Die Funktion ANZAHLLEERE ZELLEN

zählt die leeren Zellen in einem

Zellbereich. Um das zu demonstrie-

ren, haben wir unser Beispiel durch

einige Löschungen modifiziert. Die

Anzahl der fehlenden Eingaben soll

in der Zelle D2 ausgewiesen werden.

Setzen Sie also den Cursor in die

Zelle D2.

23

Schritt 23

Öffnen Sie erneut den Funktions-

assistenten über einen Klick auf die

Schaltfläche Funktion einfügen. Im

ersten Schritt wählen Sie aus der

Kategorie Statistik die Funktion

ANZAHLLEEREZELLEN. Klicken Sie

dann auf OK.

24

Schritt 24

Nun markieren Sie mit der Maus den

Wertebereich B5:D16. Die Formel

=ANZAHLLEEREZELLEN(B5:D16)

ermittelt vier leere Zellen 2. Bestä-

tigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Manuelle Eingabe

b

Sie können alle Formeln auch per

Hand eintragen, allerdings ist diese

Methode fehleranfälliger als der

Weg über den Assistenten.

163

Statistik mit ZÄHLENWENN

Noch interessantere Statistik funk

1

tionen sind die Funktionen, die

Be dingungen enthalten, also ein

»Wenn«. Diese Funktionen werten

nur Zellen aus, die einem bestimmten

Kriterium entsprechen.

Schritt 1

2

Mit der Funktion ZÄHLENWENN

wird die Anzahl der Zellen in einem

Bereich ermittelt, die einem be-

stimmten Kriterium entsprechen. In

unserem Beispiel soll die Anzahl der

Werte ermittelt werden, die größer

als 100 € sind.

Schritt 2

Positionieren Sie den Cursor in der

Ergebniszelle D3, und wählen Sie

den Funktionsassistenten durch

3

einen Klick auf die Schaltfläche

Funktion einfügen.

Schritt 3

Im ersten Schritt wählen Sie wieder

die Funktion aus. Sie finden auch die

Funktion ZÄHLENWENN in der Ka-

tegorie Statistik, wenn Sie mit der

Bildlaufleiste rechts ganz nach unten

scrollen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl

mit OK.

164

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Im nächsten Schritt markieren Sie

erneut die Zellen, die in der Formel

a

berücksichtigt werden sollen: Hier

ist es der Bereich B6:D17.

Schritt 5

Im Feld Suchkriterien 1 müssen Sie

nun festlegen, wonach gesucht wer-

den soll. In unserem Beispiel tragen

Sie also »>100« ein. Als Vergleichs-

operatoren dürfen nebenstehende

Ausdrücke eingegeben werden.

Schritt 6

5

Bestätigen Sie die fertige Formel

=ZÄHLENWENN(B6:D17;">100")

mit OK. Das Ergebnis erscheint in

der Zelle D3.

6

Platzhalterzeichen

Eine Zeichenfolge im Such-

kriterium darf die Platzhalter-

zeichen Fragezeichen (?) und

Sternchen (*) enthalten. Ein

Fragezeichen ersetzt dabei ein

einzelnes Zeichen, ein Sternchen

eine Zeichenfolge. Die Formel

=ZÄHLENWENN(A6:A17;“J*“) zählt

z. B. Wörter im Bereich A6:A17,

die mit J beginnen.

165

Jahre, Monate, Tage

Excel speichert alle Datums und

1

Zeitwerte intern als Zahlen ab.

Das erlaubt Ihnen, Datums und

Strg

1

Zeitwerte für Berechnungen

einzusetzen.

Schritt 1

2

Geben Sie das Datum in die Zelle A2

ein. Wenn Sie in Zelle B2 die Formel

=A2 hinterlegen, übernimmt Excel

das Datum aus der Zelle A2 automa-

tisch in diese Zelle. Klicken Sie dann

a

in die Zelle B2, und drücken Sie

(Strg)+(1), um die Zelle zu forma-

tieren.

Schritt 2

Das Dialogfenster Zellen formatie-

ren öffnet sich. Klicken Sie unter

Kategorie auf Datum 1. Rechts

wählen Sie dann eine Datumsdar-

stellung.

3

Schritt 3

Sie können die Datumsformate nicht

nur in der Kategorie Datum wählen.

In der Kategorie Benutzerdefiniert

finden Sie viele speziellere Formate

und können auch selbst welche

anlegen.

166

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Ein Beispiel: In die Zellen B2:B9 tra-

1

2

3

4

5

gen Sie die Formate ein, z. B. »TTTT«

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

für die ausgeschriebene Tagesangabe

(»Montag«), »TTT« für die Abkür-

zung (»Mo«) etc. In C2:C9 tragen

Sie jeweils den absoluten Bezug auf

Zelle A2 ein: =$A$2.

Schritt 5

5

Markieren Sie nun zuerst die Zelle

C2. Um sie mit dem Format TTTT

zu versehen, drücken Sie erneut

(Strg)+(1). In der Kategorie

Benutzerdefiniert 2 tragen Sie

dann »TTTT« unter Typ ein. Wenn

Sie auf OK klicken, wird Ihr Format

für die markierte Zelle übernommen.

b

Schritt 6

1

2

3

4

5

Auf die gleiche Art und Weise kön-

Q

W

E

R

T

Z

nen Sie nun auch die Zellen C3:C9

Strg

Alt

mit verschiedenen Datumsformaten

versehen. Auch Kombinationen

von Formaten sind möglich. Für

Zelle C10 wurde z. B. das Format

6

TTTT, TT. MMMM JJJJ vergeben.

Sie sehen nur Rauten?

Keine Panik, falls Ihnen in der Zelle

C10 nur Rauten angezeigt werden:

Verbreitern Sie die Spalte einfach

etwas, dann kann das ganze Da-

tum angezeigt werden.

167

Jahre, Monate, Tage (Forts.)

Schritt 7

7

Für Berechnungen stehen Ihnen

zahlreiche Funktionen zur Verfü-

gung. Schauen wir uns zunächst die

einfachen Datumsfunktionen an,

die wir Ihnen im Einzelnen in den

nächsten Arbeitsschritten vorstellen

werden.

Schritt 8

Wenn Sie in einer Zelle immer auto-

matisch das aktuelle Datum anzei-

gen wollen, können Sie die Funk-

tion HEUTE() nutzen. Die Funktion

JETZT() liefert Ihnen zusätzlich auch

die aktuelle Uhrzeit.

8

Schritt 9

Oft benötigen Sie aus der Datums-

angabe nur das Jahr, den Monat

oder den Tag. Für diese Aufschlüsse-

lung können Sie Formeln nutzen, die

9

jeweils auf Zelle A1 mit dem Datum

verweisen:

X =JAHR(A1) für die Jahreszahl, hier

in der Zelle B4

X =MONAT(A1) für den Monat, hier

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

in der Zelle B5

Strg

Alt

X =TAG(A1) für den Tag, hier in der

Zelle B6

168

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 10

10

Um herauszufinden, was für ein

Tag z. B. der 13.06.2018 war, nut-

zen Sie die Funktion =WOCHEN

TAG(Zahl;[Typ]). Die Zählung der

Wochentage legen Sie über den

Typ fest.

Schritt 11

Bestätigen Sie unsere Beispielfor-

mel =WOCHENTAG(A1;1) mit (¢).

Sie liefert als Ergebnis 4 zurück,

d. h., der Tag war der vierte Tag der

Woche. Da wir mit der Zählung bei

Sonntag beginnen, war der 13.06.

also ein Mittwoch.

11

Schritt 12

Aus den Angaben zu Jahr, Monat

und Tag lässt sich wiederum ein

Datum erzeugen, indem Sie die

Funktion =DATUM(Jahr;Monat;Tag)

einsetzen. Um diese Funktion aus-

zuprobieren, geben Sie in die Zelle

12

B1 einen Tag, in die Zelle B2 einen

Monat und in die Zelle B3 ein Jahr

ein. Die Formel =DATUM(B3;B2;B1)

ergibt dann den 12.05.2019.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Wochentag als Text

Strg

Alt

Wollen Sie den Wochentag aus

Schritt 11 direkt als Text se-

hen, verwenden Sie die Formel

=TEXT(A1;"TTTT").

169

Jahre, Monate, Tage (Forts.)

Schritt 13

13

Lassen Sie uns nun einige Rechnun-

gen ausprobieren. Finden Sie z. B.

das Datum heraus, das 100 Tage vor

dem aktuellen liegt. In unserem Bei-

1

2

3

4

5

spiel erhalten Sie diese Information,

Q

W

E

R

T

Z

wenn Sie =B1100 in die Zelle B3

Strg

Alt

eintragen und (¢) drücken.

Schritt 14

14

Die Bücher aus der Bibliothek

müssen in vier Wochen zurückgege-

ben werden, daher interessiert Sie

das Datum in 28 Tagen. Die Formel,

die Sie dafür in die Ergebniszelle B4

eintragen müssen, lautet =B1+28.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 15

Heiligabend ist nicht mehr lange hin.

Aber wie viele Tage haben Sie wirk-

lich noch Zeit, um die Geschenke zu

15

besorgen? Geben Sie zunächst das

Zieldatum in die Zelle B6 ein, also

»24.12.2018«, und ziehen Sie davon

das aktuelle Datum ab. Die fertige

Formel lautet also =B6B1.

Tagesrechner online

Falls Ihnen Excel einmal nicht zur

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Verfügung stehen sollte, gibt es

Strg

Alt

Tagesrechner auch im Internet.

Geben Sie einfach »Tagesrechner«

in eine Suchmaschine ein.

170

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 16

16

Sie können auch monatsweise rech-

nen. Dazu bietet sich die Funktion

=EDATUM(Ausgangsdatum;Monate)

an. Sie gibt das Datum zurück, das

eine bestimmte Anzahl von Mona-

ten vor bzw. nach einem Ausgangs-

1

2

3

4

5

datum liegt. Geben Sie in die Zelle

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

A2 ein Ausgangsdatum ein.

Schritt 17

17

Geben Sie nun die entsprechenden

Formeln ein:

X Zelle A5: =EDATUM(A2;1)

X Zelle A6: =EDATUM(A2;-1)

X Zelle A7: =EDATUM(A2;2)

X Zelle A8: =EDATUM(A2;-7)

Wenn Sie (¢) drücken, sehen Sie

1

2

3

4

5

das Ergebnis als Zahl.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 18

Markieren Sie die Zellen A5:A8, und

18

stellen Sie auf dem Register Start in

der Gruppe Zahl das Format Datum,

kurz ein, um sich die Daten im rich-

tigen Format anzeigen zu lassen.

Datumsfunktion nutzen

Verwenden Sie als Ausgangsdatum

nicht das konkrete Datum, son-

dern die Funktion HEUTE(), um

Ihre Berechnungen stets aktuell zu

halten.

171

Arbeitstage

Auch Berechnungen der Arbeitstage

1

sind wichtig. Nicht zu den

Arbeitstagen gezählt werden

Wochenenden und Feiertage.

1

2

3

4

5

Schritt 1

Q

W

E

R

T

Z

Bereiten Sie zunächst eine Tabelle

Strg

Alt

vor. Geben Sie, wie im Bild zu sehen,

das Anfangs- und das Enddatum des

Zeitraums ein, den Sie betrachten

2

wollen, sowie die Feiertage, die in

dieser Zeit anstehen.

Schritt 2

Um herauszufinden, wie viele Ar-

beitstage zwischen dem 01.04.2018

1

2

3

4

5

und dem 30.06.2018 liegen, geben

Q

W

E

R

T

Z

Sie =NETTOARBEITSTAGE(B2;B3)

Strg

Alt

in die Zelle B7 ein. Wenn Sie (¢)

drücken, werden 65 Arbeitstage

ausgewiesen (alle Tage im Zeitraum

3

abzüglich der Wochenenden).

Schritt 3

Um noch die Feiertage herauszu-

rechnen, öffnen Sie den Funktions-

assistenten über die Schaltfläche

Funktion einfügen. Geben Sie im

Feld Freie_Tage den Bereich an, in

den Sie in Schritt 1 die Feiertage

1

2

3

4

5

eingetragen hatten, hier also E1:E5,

Q

W

E

R

T

Z

und klicken Sie auf OK.

Strg

Alt

172

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Excel »denkt« in jedem Fall mit: Da

der 05. Mai auf einen Sonntag fällt,

werden in unserer Rechnung statt

fünf nur vier Feiertage beachtet. Das

Ergebnis sehen Sie in der Zelle B8.

Schritt 5

Lassen Sie uns eine weitere Rech-

5

nung anstellen. Sie haben für ein

Projekt eine Dauer von 100 Ar-

beitstagen vereinbart. Das Projekt

beginnt am 01.04.2018, und Sie

möchten nun wissen, wann genau

es beendet sein wird. Geben Sie

=ARBEITSTAG(B2;B10) in die Zelle

B11 ein, und drücken Sie (¢).

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Schritt 6

Strg

Alt

Auch bei dieser Rechnung müssen

die Feiertage einkalkuliert wer-

a

den. Die Formel lautet dann so:

6

=ARBEITSTAG(B2;B10;E1:E5) 1 .

Dadurch verschiebt sich das Ende

des Projekts auf den 23.08.2018.

Feiertage

Sie müssen Feiertage nicht selbst

in eine Excel-Tabelle eintragen.

Suchen Sie im Internet nach »Fei-

ertage CSV« und öffnen Sie die

entsprechende CSV-Datei in Excel.

Alternativ können Sie die Daten

auch selbst berechnen..

173

Mit dem Datum rechnen

In diesem Abschnitt erstellen

1

1

2

3

4

5

wir zunächst eine anpassbare

Q

W

E

R

T

Z

Feiertagsliste. Im Anschluss daran

Strg

Alt

lernen Sie, wie Sie wichtige Jubiläen

berechnen.

2

Schritt 1

Wir gestalten nun eine Feiertagsliste,

die sich für verschiedene Jahre nut-

zen lässt. Bereiten Sie eine Tabelle

vor, und gestalten Sie sie nach Ihren

Wünschen. Dann tragen Sie in der

Zelle A1 das aktuelle Jahr ein.

Schritt 2

1

2

3

4

5

Einige Feiertage fallen immer auf ein

Q

W

E

R

T

Z

festes Datum, z. B. der Tag der Deut-

Strg

Alt

schen Einheit, die Weihnachtsfeier-

tage sowie Neujahr. Geben Sie also

die passenden Formeln in die Zellen

3

für die feststehenden Daten ein.

Schritt 3

Um den entsprechenden Wochen-

tag zuzuordnen, geben Sie =A3 in

die Zelle B3 ein, und vervielfälti-

gen Sie sie mit der Autoausfüllen-

Funktion. Markieren Sie dann die

Zellen B3:B12, und klicken Sie im

Kontextmenü auf Zellen formatie-

ren. Im Dialogfenster wählen Sie

unter Benutzerdefiniert den Typ

TTTT.

174

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Da alle anderen Feiertage ausge-

hend von Ostersonntag berechnet

werden, brauchen wir zuerst dieses

Datum. Die Gaußsche Osterformel

erlaubt die Berechnung des Osterda-

tums für das jeweilige Jahr, das bei

uns in Zelle A1 steht. Geben Sie also

exakt folgende Formel in die Zelle

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

A5 ein: =DM((TAG(MINUTE(A1/38)/

Strg

Alt

2+55)&".4."&A1)/7;)*76.

Schritt 5

Nun brauchen wir noch die rest-

lichen Feiertage. Karfreitag liegt

5

immer zwei Tage vor Ostern, also

geben Sie =A52 in die Zelle A4 ein.

Der Rest geht so:

X Ostermontag: =A5+1

1

2

3

4

5

X Christi Himmelfahrt: =A5+39

Q

W

E

R

T

Z

X Pfingstmontag: =A5+50

Strg

Alt

Schritt 6

Fertig ist der dynamische Kalender!

6

Sie können ihn nun testen, indem

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Sie in die Zelle A1 verschiedene

Strg

Alt

Jahreszahlen eingeben, z. B. »2020«,

wie in der nebenstehenden Abbil-

dung zu sehen.

175

Mit dem Datum rechnen (Forts.)

Schritt 7

7

In der nächsten Beispielrechnung

geht es um Festtage unserer Freunde

und Verwandten. Erfassen Sie

zunächst die Texte für die Über-

schriften sowie verschiedene Ge-

burtstage. In die Zelle B1 geben Sie

die Formel für das aktuelle Datum

1

2

3

4

5

ein: =HEUTE(). Auf diese Art sind Sie

Q

W

E

R

T

Z

beim Öffnen der Tabelle immer auf

Strg

Alt

dem aktuellen Stand.

8

Schritt 8

Den Wochentag der Geburt finden

Sie so heraus: Geben Sie z. B. =B4

in die Zelle C4 ein, und formatieren

Sie die Zelle mit dem Datumsformat

TTTT. Die anderen Zellen füllen Sie

mithilfe der Autoausfüllen-Funktion.

Schritt 9

Pauls Alter in Tagen berechnen Sie,

indem Sie sein Geburtsdatum vom

aktuellen Datum abziehen. Verges-

9

sen Sie nicht, den Verweis auf das

aktuelle Datum vor dem Autoausfül-

len als absolut zu formatieren. Die

Formel lautet also =$B$1B4.

Autoausfüllen

Wie Sie die Autoausfüllen-Funk-

1

2

3

4

5

tion nutzen können, lesen Sie im

Q

W

E

R

T

Z

Abschnitt »Formeln per Ausfüll-

Strg

Alt

funktion erzeugen« auf Seite 146.

176

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 10

10

Es kann nicht genug Anlässe für

Feiern mit seinen Liebsten geben.

Wie wäre es z. B., Paul zu 16.666

Tagen auf dieser Welt zu gratulieren?

Geben Sie dazu »16666« in die Zelle

E4 ein. Für andere Freunde oder

Verwandte können Sie sich andere

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Jubiläen ausdenken.

Strg

Alt

Schritt 11

Nun wollen wir das Datum errech-

11

nen, auf das das Jubiläum fällt. Ad-

dieren Sie dazu in der Zelle F4 das

Geburtsdatum und die Jubiläums-

tage, hier also mithilfe der Formel

=B4+E4.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Schritt 12

Strg

Alt

Sie können die Tabelle natürlich

noch nach Ihren Wünschen ge-

stalten (siehe Kapitel 4, »Tabellen

professionell gestalten«. Markieren

12

Sie dazu den Bereich, und klicken

Sie auf dem Register Start in der

Gruppe Formatvorlagen auf Als

Tabelle formatieren. Wir haben hier

das Tabellenformat Orange, Tabel-

lenformat – Mittel 10 verwendet.

177

Eine Geburtstagsliste erstellen

In diesem Abschnitt erstellen Sie eine

1

Übersicht, die die Geburtstage Ihrer

Freunde und Bekannten einschließlich

ihres aktuellen Alters enthält.

Schritt 1

Erfassen Sie zunächst die Namen

und Geburtstage Ihrer Liebsten.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

In der Zelle E1 stellen Sie mithilfe

Strg

Alt

der Formel =HEUTE() das aktuelle

Datum dar.

2

Schritt 2

Um das Alter in Tagen zu berech-

nen, brauchen wir die Differenz

zwischen dem aktuellen Datum und

dem Geburtsdatum. Tragen Sie dafür

folgende Formel in die Zelle D4 ein:

=$E$1C4. Nach der Eingabe der

Formel werden durch Autoausfüllen

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

die Formeln für die weiteren Perso-

Strg

Alt

nen ausgefüllt.

Schritt 3

3

Sinnvoller wäre es jedoch, das

Alter in Jahren zu kennen. Es lässt

sich über folgende Formel ermit-

teln: =DATEDIF(Startdatum; Enddatum; "Einheit"). Tragen Sie also

=DATEDIF(C4;E1;"Y") in die Zelle E4

1

2

3

4

5

ein.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

178

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Bevor die Formel in die nächsten

Zellen kopiert werden kann, müssen

Sie noch den Zellbezug für das

aktuelle Datum als absolut kenn-

zeichnen: =DATEDIF(C4;$E$1;"Y").

Anschließend können Sie Excel das

Alter in Jahren für alle anderen Per-

sonen automatisch ausfüllen lassen,

indem Sie das Ausfüllkästchen nach

unten ziehen.

5

Schritt 5

Nun wollen wir den Wochentag

herausfinden, auf den der Ge-

burtstag jeweils fällt. Zuerst nut-

zen Sie dafür die Datumsfunktion:

=DATUM(Jahr;Monat;Tag). Für das

Jahr geben Sie das aktuelle Datum

1

2

3

4

5

an (Zelle E1), für Monat und Tag das

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

jeweilige Geburtsdatum (Zelle C4):

=DATUM(JAHR(E1);MONAT(C4);

TAG(C4)).

6

Schritt 6

Wir wollen aber wissen, auf welchen

Wochentag der Geburtstag fällt. Das

können Sie über die Formatierung

realisieren. Drücken Sie (Strg)+(1).

In der Kategorie Benutzerdefiniert

1 tragen Sie bei Typ Ihr Wunsch-

a

format ein: »TTTT«. Bestätigen Sie es

1

2

3

4

5

mit OK.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

179

Eine Geburtstagsliste erstellen (Forts.)

a

Schritt 7

7

Nun zeigt Excel Ihnen den Wo-

chentag an, auf den der Geburtstag

im jeweiligen Jahr fällt. Bevor die

Formel über Autoausfüllen verviel-

fältigt wird, kennzeichnen Sie den

Zellbezug für das aktuelle Datum als

absolut 1: =DATUM(JAHR($E$1);

MONAT(C4);TAG(C4)).

Schritt 8

In der Spalte G soll zu guter Letzt

8

noch angezeigt werden, wie lange es

noch bis zum nächsten Geburtstag

dauert. Dazu ziehen Sie das aktuelle

Datum (Zelle E1) vom Geburtstag in

diesem Jahr (Zelle F4) ab: =F4E1.

Schritt 9

1

2

3

4

5

Kennzeichnen Sie die Zelle E1 als

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

absolut 2, bevor Sie die Formel

speichern: =F4$E$1. Der Ausfüll-

b

modus füllt die fehlenden Formeln

automatisch aus. Ein Minus vor der

9

Zahl zeigt an, dass der Geburtstag

bereits vorbei ist – nur Ingeborg

(Zeile 5) darf sich also in diesem Jahr

noch auf ihren Geburtstag freuen.

180

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 10

10

Markieren Sie Ihre Tabelle, und wei-

sen Sie ihr über die Schaltfläche Als

Tabelle formatieren in der Gruppe

Formatvorlagen ein Format zu. Wir

verwenden im Beispiel das Format

Olivgrün – Mittel 4.

Schritt 11

Nun werden rechts neben den

Überschriften Pfeile angezeigt. Mit

ihrer Hilfe können Sie die Liste ganz

11

einfach sortieren. Klicken Sie auf den

Pfeil, und wählen Sie aus dem Menü

Zahlenfilter die Option Größer als.

Schritt 12

Im Dialogfenster geben Sie »0« in

das Feld ist größer als ein und klicken dann auf OK. So werden in der

Tabelle nur noch die Geburtstage

eingeblendet, die im aktuellen Jahr

12

anstehen. Neben dem Pfeil zeigt

ein Symbol an, dass hier ein Filter

1

2

3

4

5

gesetzt wurde 3.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Vorlagen nutzen

Wenn Sie eine Geburtstagsliste

benötigen, aber nicht ganz bei null

anfangen möchten, suchen Sie in

den Vorlagen nach »Geburtstags-

3

liste«.

181

Mit Zeitangaben rechnen

Beim Rechnen mit Zeitangaben gibt

1

es ein paar Besonderheiten, die wir in

diesem Abschnitt betrachten werden.

Schritt 1

Uhrzeiten werden im Format hh:mm

eingegeben. Bereiten Sie ein ent-

sprechendes Beispiel vor, wie es in

der nebenstehenden Abbildung zu

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

sehen ist.

Strg

Alt

Schritt 2

2

Zeitanga ben lassen sich addieren

und sub trahieren. Berechnen Sie die

Dif ferenzen, indem Sie =C4B4 in

die Zelle D4 eingeben und die For-

mel in die darunterliegenden Zellen

kopieren. Dann berechnen Sie die

Summe aller Differenzen in der Zelle

D9: =SUMME(D4:D8).

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 3

Was sonst sehr praktisch ist, ist hier

3

leider hinderlich: Das Ergebnis in

Zelle D9 ist falsch, weil Excel beim

Erreichen von 24 Stunden automa-

tisch wieder bei 0 zu zählen beginnt.

Die Summe wird also als Uhrzeit an-

gezeigt. Ähnlich ist es bei Minuten-

angaben: Hier fängt Excel beim

Erreichen von 60 Minuten wieder

bei 0 an.

182

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Dieses Problem lösen Sie, indem

Sie das Format der Zelle ändern.

Markieren Sie die Zelle durch einen

Rechtsklick, und wählen Sie aus dem

Kontextmenü Zellen formatieren.

Schritt 5

Auf dem Register Zahlen wählen

Sie unter Kategorie den Eintrag

Benutzerdefiniert 1 und rechts

dann den Typ [h]:mm:ss. Prima –

nun wird das Ergebnis in der Zelle

D9 exakt angezeigt, nämlich die

5

Summe der Stunden, Minuten und

Sekunden.

Schritt 6

Für den nächsten Fall ändern Sie die

Beispielzeiten so, dass sie über die

a

Tagesgrenze hinausgehen. Wenn Sie

so beispielsweise die Dauer Ihrer

Nachtschicht berechnen wollen,

liefert die Funktion in der Spalte D

Fehlerwerte.

6

Falsche Berechnungen sehen

Wenn – wie hier – in Spalte D nur

Rauten angezeigt werden, müssen

Sie die Spalte breiter ziehen.

183

Mit Zeitangaben rechnen (Forts.)

Schritt 7

7

Verändern Sie die Formel in der

Zelle D4 wie folgt: =(1B4)+C4.

Füllen Sie dann die Zellen D5:D8

automatisch aus. Wird eine Tages-

grenze überschritten, berechnet die

Formel nun zuerst die Stunden bis

24:00 Uhr und addiert dann die

Stunden des neuen Tages.

Schritt 8

8

Möchten Sie bei einer Zeitangabe

auf Stunden, Minuten oder Sekun-

den zurückgreifen, ist das mithilfe

der entsprechenden Funktionen

möglich. Wir probieren nun die

Zeitfunktionen am Beispiel einer

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Rechnungserstellung für die Leihge-

Strg

Alt

rätegebühr aus. Bereiten Sie das Bei-

spiel vor, wie in der nebenstehenden

Abbildung zu sehen.

9

Schritt 9

Die Bezahlung erfolgt pro Stunde;

pro jede angefangene Stunde wird

die Gebühr für je eine volle Stunde

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

berechnet. Aus der Beginn- und der

Strg

Alt

Endzeit können Sie für die Zelle B6

mit der Formel =B5B4 die genaue

Nutzungszeit von 07:10 ermitteln.

Dieser Wert hilft Ihnen aber nicht

weiter, da Sie für die Betragsberech-

nung die Zeit als Zahl benötigen.

184

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 10

10

Ermitteln Sie also zunächst Stunden

und Minuten, indem Sie die Formel

entsprechend ändern: =STUNDE(B5

B4)+MINUTE(B5B4)/60. Falls Ihr

Ergebnis nicht 7,166666667 lautet,

hat die Zelle B6 das Zeitformat. For-

matieren Sie die Zelle als Standard.

Schritt 11

Nun können Sie das ermittelte

Ergebnis auch noch auf ganze

11

Stunden aufrunden. Ändern

Sie die Formel in der Zelle B6:

=AUFRUNDEN(STUNDE(B5

B4)+MINUTE(B5B4)/60;0).

Schritt 12

Die Berechnung der Gebühr ist nun

ganz einfach. Geben Sie die Formel

1

2

3

4

5

=B6*B8 in die Zelle B9 ein. Das

Q

W

E

R

T

Z

Ergebnis von 88,00 € wird in dersel-

Strg

Alt

ben Zelle angezeigt, wenn Sie (¢)

drücken.

12

Funktion ABRUNDEN

Entsprechend der Funktion AUF-

1

2

3

4

5

RUNDEN funktioniert auch die

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Funktion ABRUNDEN.

185

Die WENN-Funktion am Beispiel erklärt

Die WENNFunktion gehört zu den

1

Logikfunktionen, die recht häufig in

=WENN

Prüfung

;

Daten

;

Sonst

der Praxis eingesetzt werden.

Ja

Nein

Schritt 1

Mit der Funktion WENN prüfen Sie

Werte oder Formeln und können je

nach Ergebnis über die Folge ent-

scheiden. Sie können Sach verhalte

testen und in Abhängigkeit vom

2

Ergebnis Berech nungen durch führen,

Texte ausgeben oder auf andere

Zellinhalte verweisen.

Schritt 2

In einer solchen Prüfung kommen

verschiedene Vergleichs operatoren

zum Einsatz. Sie hat folgende Syntax:

=WENN(Prüfung;DannWert;Sonst

Wert). Das Resultat der Prüfung ist

3

WAHR (Dann-Wert) oder FALSCH

(Sonst-Wert).

Schritt 3

Wir wollen nun mithilfe der Funk-

tion WENN einen umsatz abhän gigen

Rabatt errechnen. Wer weniger als

10.000 € Umsatz macht, bekommt

1

2

3

4

5

10 € Rabatt, die anderen 120 €.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Bereiten Sie die Tabelle vor, wie im

nebenstehenden Bild zu sehen.

186

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Markieren Sie die Zelle C4; hier

wollen Sie das Ergebnis darstellen.

Zur Eingabe der Formel öffnen Sie

a

den Funktionsassistenten über die

Schaltfläche Funktion einfügen.

Im Bereich Kategorie auswählen

wählen Sie die Option Logik 1

und unter Funktion auswählen die

Funktion WENN. Bestätigen Sie Ihre

Wahl mit OK.

Schritt 5

Im zweiten Schritt geben Sie

als Funktions argumente folgende

5

Werte ein:

X Prüfung: B4<10000

X Dann_Wert: 10

X Sonst_Wert: 120

Bestätigen Sie Ihre Eingaben erneut

mit OK.

Schritt 6

1

2

3

4

5

Die fertige Formel, =WENN(B4<

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

10000;10;120), können Sie nun

automatisch in die nächsten Zellen

übertragen, indem Sie das Ausfüll-

6

kästchen mit gedrückter Maustaste

über die entsprechenden Zellen

ziehen.

187

Die WENN-Funktion am Beispiel erklärt (Forts.)

Schritt 7

7

Im nächsten Beispiel tragen Sie für

den Rabatt keinen festen Wert ein,

sondern berechnen ihn prozentual.

Markieren Sie wie zuvor die Ergeb-

niszelle, öffnen Sie den Funktions-

assistenten, wählen Sie die Funktion

WENN aus, und bestätigen Sie mit

OK.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Schritt 8

Strg

Alt

Im zweiten Schritt des Funktions-

8

assistenten geben Sie die entspre-

chenden Argumente wie folgt ein:

X Prüfung: B4<10000

X Dann_Wert: 1%*B4

X Sonst_Wert: 5%*B4

Nun bestätigen Sie Ihre Eingaben

mit OK. Die fertige Formel lautet:

=WENN(B4<10000;1%*B4;5%*B4),

und in den Zellen wird der zahlbare

Rabatt angezeigt.

Schritt 9

Nun können Sie in der Spalte D

9

noch einen beschreibenden Text

ergänzen. Markieren Sie dazu die

Zelle D4, wählen Sie im Funktions-

assistenten die Funktion WENN aus,

und klicken Sie auf OK.

188

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 10

10

Im dritten Schritt des Funktions-

1

2

3

4

5

assistenten geben Sie diesmal die

Q

W

E

R

T

Z

Beschreibungen als Argumente an.

Strg

Alt

Die Texte kennzeichnet der Assistent

automatisch durch Anführungszei-

chen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben

mit OK. Die fertige Formel können

Sie auf die anderen Zeilen übertra-

gen: =WENN(B4<10000;"leider nur

1 % Rabatt";"super, 5 % Rabatt!").

Schritt 11

11

Das letzte Beispiel ist eine Ja-/Nein-

Entscheidung. Wir fragen ab, ob

eine Zelle die Zeichenkette Ja oder

Nein enthält. Markieren Sie die Zelle

C4, wählen Sie im Funktionsassis-

tenten die Funktion WENN aus, und

klicken Sie auf OK.

Schritt 12

Geben Sie folgende Argumente an:

12

X Prüfung: B4="Nein"

X Dann_Wert: 0

X Sonst_Wert: 4000

1

2

3

4

5

Hier müssen Sie den Text selbst in

Q

W

E

R

T

Z

Anführungszeichen setzen. Nachdem

Strg

Alt

Sie auf OK geklickt haben, sehen Sie

das Ergebnis in der Tabelle.

189

Funktionen verschachteln

Manchmal ist es nötig, eine Funktion

1

als eines der Argumente einer anderen Funktion zu nutzen. So können bis zu 64 WENNFunktionen als

Argument für den Dann und Sonst

Wert verschachtelt werden.

Schritt 1

Wir berechnen einen umsatz-

abhängi gen Rabatt. Allerdings

formulieren wir diesmal eine dritte

Rabattstufe und damit eine weitere

Bedingung. Wählen Sie wie gehabt

im Funktions assistenten die Funk-

2

tion WENN aus.

Schritt 2

Im zweiten Schritt geben Sie Folgen-

des ein:

X Prüfung: B4>10000

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

X Dann_Wert: 400

Strg

Alt

In das Feld Sonst_Wert fügen Sie

nun eine weitere WENN-Funktion

ein.

a

3

Schritt 3

Klicken Sie dazu in das Feld und

dann in der Bearbeitungsleiste auf

die Schaltfläche fx 1, und wählen

Sie aus der Liste WENN aus.

190

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Im Dialogfeld der zweiten Funktion

hinterlegen Sie dann wiederum fol-

gende Werte:

X Prüfung: B4>=5000

X Dann_Wert: 200

X Sonst_Wert: 100

Klicken Sie zur Bestätigung auf OK.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Schritt 5

Strg

Alt

Nach Ihrer Bestätigung sieht

die fertige Formel wie folgt aus:

=WENN(B4>10000;400;WENN

5

(B4>=5000;200;100)). Die anderen

Zellen füllen Sie nun wie gehabt mit

dem Autoausfüll-Cursor.

Schritt 6

Für zusätzliche Bedingungen kön-

nen Sie weitere WENN-Funk-

tionen einsetzen 2, wie hier:

=WENN(B4>10000;400;WENN

(B4>5000;200;WENN(B4>=

1000;100;0))). Formeln mit ge-

b

schachtelten Funktionen sind jedoch

6

recht unübersichtlich. In solchen Fäl-

len schafft die Funktion SVERWEIS

Abhilfe (siehe dazu den nächsten

Abschnitt auf Seite 192).

191

Die Funktion SVERWEIS

Wenn Sie viele Bedingungen

1

auswerten möchten, ist SVERWEIS

eine gute Alternative zu verschachtelten WENNFunktionen.

Schritt 1

Ergänzen Sie Ihr Beispiel um eine

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Hilfstabelle (Matrix) im Bereich

Strg

Alt

E3:F7. Diese Tabelle enthält die an-

gegebenen Vergleichs kriterien. Die

Funktion SVERWEIS benö tigt die

Matrix bei der Formeleingabe.

2

Schritt 2

Markieren Sie die Zelle, in der Sie

a

das Ergebnis darstellen wollen, z. B.

C4. Zur Eingabe der Formel nutzen

Sie den Funktionsassistenten. Im

Bereich Kategorie auswählen wäh-

len Sie Nachschlagen und Verwei-

sen 1 und unter Funktion auswäh-

len diesmal SVERWEIS. Bestätigen

Sie mit OK.

3

Schritt 3

Geben Sie Folgendes ein:

X Suchkriterium: B4

X Matrix: E3:F7

X Spaltenindex: 2 (für die zweite

Spalte in der Matrix)

1

2

3

4

5

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

192

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Das Ergebnis ist zwar das glei-

che wie bei der verschachtelten

WENN-Funktion, die Formel ist mit

SVERWEIS aber viel übersichtlicher:

=SVERWEIS(B4;E3:F7;2). Der Um-

satz der Zelle B4 (800,00 €) wird

b

in der Umsatzvorgabe der Matrix

(E3:F7) gesucht und nicht gefunden.

c

Die nächstkleinere Umsatzvorgabe

ist 0 €. Der Rückgabewert steht in

5

der zweiten Spalte der Matrix und

beträgt in diesem Fall auch 0 € 2.

Schritt 5

Bevor Sie die Formel mithilfe der

Autoausfüllen-Funktion in die ande-

ren Zellen übertragen, setzen Sie die

Zellen des Matrixbereichs absolut:

=SVERWEIS(B4;$E$3:$F$7;2) 3.

Schritt 6

Wir demonstrieren die Vorteile

6

der Funktion SVERWEIS an einem

weiteren Beispiel. Wir erstellen eine

Rechnung für ein Gerät, das tage-

bzw. stundenweise ausgeliehen

wird. Bereiten Sie die Tabelle vor:

Tragen Sie die Nummer des Gerätes

in die Zelle B3 ein. Die Leihdauer

hinterlegen Sie als Tage und Stunden

in den Zellen B6 und B7.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

193

Die Funktion SVERWEIS (Forts.)

Schritt 7

7

Zunächst ermitteln wir die Bezeich-

nung. Setzen Sie den Cursor in die

Ergebniszelle, hier B5. Zur Ein-

a

gabe der Formel mit der Funktion

SVERWEIS nutzen Sie wieder den

Funktionsassistenten. Im Bereich

Kategorie auswählen wählen Sie

Nachschlagen und Verweisen 1

und unter Funktion auswählen

dann SVERWEIS.

8

Schritt 8

Im zweiten Schritt geben Sie die

nötigen Argumente an:

X Suchkriterium: B3

X Matrix: A13:D33

X Spaltenindex: 2 (für die zweite

1

2

3

4

5

Spalte in der Matrix)

Q

W

E

R

T

Z

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit

Strg

Alt

OK. Die Formel in der Zelle B5 lau-

tet =SVERWEIS(B3;A13:D33;2).

9

Schritt 9

Nun ergänzen Sie nach dem gleichen

Muster die Formeln zur Berechnung

der Tagespauschale in der Zelle C6,

=SVERWEIS(B3;A13:D33;3), und

der Stundenpauschale in der Zelle

C7, =SVERWEIS(B3;A13:D33;4). Der

Spaltenindex ist im Fall der Tages-

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

pauschale 3 (für die dritte Spalte in

Strg

Alt

der Matrix) und bei der Stundenpau-

schale 4 (für die vierte Spalte).

194

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 10

10

Die Zwischensumme in der Zelle

B8 setzt sich aus den Tagen der

Nutzung multipliziert mit der Ta-

gespauschale und aus den Stun-

den der Nutzung multipliziert mit

der Stundenpauschale zusammen:

=B6*C6+B7*C7.

1

2

3

4

5

Schritt 11

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Die Mehrwertsteuer in der Zelle

B9 lässt sich mithilfe der Formel

11

=B8*19% berechnen. Der Gesamt-

betrag ergibt sich aus der Zwischen-

summe und der Mehrwertsteuer:

=B8+B9.

Schritt 12

Möchten Sie die Hilfstabelle in

Ihrem Tabellenblatt nicht anzeigen,

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

können Sie die entsprechenden Zei-

Strg

Alt

len ausblenden. Markieren Sie dazu

die entsprechenden Spalten voll-

ständig, klicken Sie mit rechts darauf

12

und wählen Sie Ausblenden. Um die

Tabelle wieder einzublenden, mar-

kieren Sie jeweils die erste Zelle vor

und nach der Tabelle und klicken im

Kontextmenü auf Einblenden.

195

Finanzmathematik? RMZ hilft!

Die Abkürzung RMZ steht für »re

1

gelmäßige Zahlung«. Die Funktion

berechnet gleichbleibende regelmä

ßige Zahlungen pro Periode, wobei

ein konstanter Zinssatz vorausgesetzt

wird.

Schritt 1

1

2

3

4

5

Für den Hauskauf fehlen Ihnen noch

Q

W

E

R

T

Z

80.000 €. Bevor Sie mit der Bank

Strg

Alt

verhandeln, wollen Sie herausfinden,

wie lange die Rückzahlung jeweils

dauert. Geben Sie in die Zelle B5 die

2

Gesamtsumme ein.

Schritt 2

In die Zelle B3 schreiben Sie den

Jahreszinssatz. Zunächst berechnen

Sie in der Zelle B4 den Monatszins

1

2

3

4

5

mithilfe der Formel =B3/12.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 3

Die Monatsrate berechnen Sie nun

3

mit der Funktion RMZ. Markieren

Sie dazu die Ergebniszelle B9. Im

Bereich Kategorie auswählen des

a

Funktionsassistenten wählen Sie

Finanzmathematik 1, und unter

Funktion auswählen entscheiden

Sie sich für RMZ. Bestätigen Sie das

Ganze mit OK.

196

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Im zweiten Schritt geben Sie fol-

gende Argumente an:

X Zins (Monatszins): B4

X Zzr (Anzahl der Zahlungs-

zeiträume): A9*12

X Bw (zu leihender Barwert): -B5

X Zw (Endwert): B6

Klicken Sie auf OK, um Ihre Einga-

1

2

3

4

5

ben zu bestätigen.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 5

5

Für die Rückzahlung wollen Sie sich

etwas mehr Zeit lassen, deshalb

berechnen Sie auch die Monats-

raten für die folgenden 19 Jahre

(B10:B28). Bevor Sie die Formel

kopieren, müssen Sie die Werte

für Zins, Bw und Zw absolut set-

zen. Ändern Sie die Formel also in:

=RMZ($B$4;A9*12;$B$5;$B$6).

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Schritt 6

Strg

Alt

Sie sind jedoch weiterhin am Ge-

samtbetrag der Rückzahlung inter-

6

essiert. Geben Sie also für das erste

Jahr =B9*A9*12 in die Zelle C9 ein.

Die darunterliegenden Zellen füllen

Sie auch hier mithilfe des Autoaus-

füll-Cursors.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

197

Finanzmathematik? RMZ hilft! (Forts.)

a

Schritt 7

7

In der Spalte D weisen Sie mit der

Formel =C9(B5B6) die anfallen-

den Zinsen aus. Vergessen Sie vor

dem Ausfüllen der übrigen Zellen

(D10:D28) nicht, B5 und B6 absolut

zu setzen, indem Sie Dollarzeichen

ergänzen: =C9($B$5$B$6) 1.

Schritt 8

Wenn Sie nun beispielsweise den

Zinssatz in der Zelle B3 senken,

8

sehen Sie, wie die Formeln wirken.

Sowohl der Monatszins in der Zelle

1

2

3

4

5

B4 als auch die Werte in den Zellen

Q

W

E

R

T

Z

B9:D28 werden automatisch be-

Strg

Alt

rechnet.

Schritt 9

Sie können z. B. auch den zahlbaren

Restbetrag in der Zelle B6 verän-

dern, dann passt sich die Tabelle

ebenso entsprechend an.

9

Weitere interessante Funktionen

1

2

3

4

5

BW – Barwert einer Investition

Q

W

E

R

T

Z

KAPZ – Kapitalrückzahlung einer

Strg

Alt

Investition für eine Periode

ZINS – Zinssatz pro Periode

ZW – zukünftiger Endwert einer

Investition

ZZR – Anzahl der Zahlungszeit-

räume (Zahlungsperioden)

198

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 10

10

Haben Sie vor, den vollständigen

Betrag über Ihre Lebensversicherung

zurückzuzahlen, die erst in 20 Jahren

fällig wird, geben Sie für den Restbe-

trag 80.000 € ein. Die Tabelle weist

nun konstante Monatsraten aus.

Schritt 11

Zeigt die Excel-Tabelle etwas andere

Werte als ein Bank- oder Online-

kreditrechner, liegt der Unterschied

1

2

3

4

5

vermutlich daran, dass Sie den

Q

W

E

R

T

Z

Effektivzinssatz genutzt haben. Excel

Strg

Alt

benötigt den Nominalzinssatz. Auch

hier hat Excel eine Lösung. Zur

11

Demonstration geben Sie neben-

stehende Zahlen und Texte ein.

Schritt 12

Über die Funktion =NOMINAL

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

(B1;12) können Sie einen monat-

Strg

Alt

lichen Effektivzinssatz in den monat-

lichen Nominalzinssatz umrechnen.

Excel sollte nun genau rechnen.

12

Nominalzinssatz umrechnen

Möchten Sie hingegen einen

1

2

3

4

5

Nominalzinssatz in einen Effektiv-

Q

W

E

R

T

Z

zinssatz umrechnen, nutzen Sie die

Strg

Alt

Funktion =EFFEKTIV(Nominalzins;

Perioden).

199

Bedingte Formatierung

Die bedingte Formatierung in Excel

1

ermöglicht es Ihnen, Wörter oder

Zahlen optisch hervorzuheben,

wenn sie eine bestimmte Bedingung

erfüllen. Auch Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätze können Sie dafür nutzen.

Schritt 1

Im ersten Beispiel sollen in der

schon bekannten Telefonkostenauf-

2

stellung alle monatlichen Telefon-

kosten über 100 € farblich hinterlegt

werden. Markieren Sie dazu den ge-

wünschten Zellbereich von B4:D15.

Schritt 2

Im Anschluss wählen Sie das Re-

gister Start und klicken auf die

Schaltfläche Bedingte Forma tie-

rung. Für unser Beispiel klicken Sie

im Menü Regeln zum Hervor heben

3

von Zellen auf den Unterpunkt

Größer als.

Schritt 3

Im Dialogfeld geben Sie an, dass

a

Zellen formatiert werden, die größer

sind als 100. Für die Formatierung

stehen Ihnen verschiedene Optionen

1

2

3

4

5

zur Auswahl, z. B. hellrote Fül -

Q

W

E

R

T

Z

lung 2 1. Klicken Sie dann auf OK.

Strg

Alt

200

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 4

4

Anstatt in der Regel einen festen

Wert einzugeben, kann man auch

auf eine Zelle des Tabellenblatts

verweisen. Auf diese Weise lässt sich

der Wert bei Bedarf schnell ändern.

Geben Sie z. B. in die Zelle D1 einen

Grenzwert ein.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 5

Für diese flexiblere Variante erset-

zen Sie im Dialogfeld des Funk-

5

tionsassistenten dann einfach den

Wert 100 durch die Formel =$D$1,

indem Sie mit der Maus auf die

Zelle D1 klicken. Excel setzt hier

selbst durch die Dollarzeichen einen

absoluten Bezug. Bestätigen Sie das

Dialogfenster dann mit einem Klick

auf OK.

6

Schritt 6

Eine weitere Möglichkeit ist, die

Zellen zu formatieren, die über dem

Durchschnitt liegen. Markieren Sie

den zu formatierenden Bereich,

und öffnen Sie abermals das Menü

Bedingte Formatierung. Klicken Sie

auf Obere/untere Regeln und dann

auf Über dem Durchschnitt.

201

Bedingte Formatierung (Forts.)

Schritt 7

7

Im zugehörigen Dialogfenster kön-

nen Sie erneut eine Füllung wählen,

die Ihnen gefällt, z. B. hellrote Fül-

lung 2. Klicken Sie auf OK.

Schritt 8

Wir experimentieren nun etwas

8

weiter. Löschen Sie zunächst die

aktuelle Formatierung, indem Sie

auf dem Register Start auf Bedingte

Formatierung E Regeln löschen E

Regeln in gesamtem Blatt löschen klicken. Auch die Angabe zum

Grenz wert brauchen wir nicht mehr.

Schritt 9

Nun können Sie die Formatie-

rung mithilfe von Datenbalken

ausprobieren. Nachdem Sie den

Bereich B4:D15 markiert haben,

klicken Sie auf dem Register Start

9

auf die Schaltfläche Bedingte

Formatierung.

Füllung selbst erstellen

Falls Ihnen keine der vorgege-

benen Füllungen zur bedingten

Formatierung zusagt, können Sie

aus dem Dropdown-Menü des

Dialogfensters die Option mit be-

nutzerdefiniertem Format wählen

und eine eigene Füllung erstellen.

202

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 10

10

Nutzen Sie aus dem Menü Daten-

balken eine beliebige Füllung, z. B.

lilafarbener Datenbalken.

Schritt 11

Ihre Tabelle wird nun formatiert. Da-

bei wird die Länge der Balken dem

Wert entsprechend angepasst. Um

nun die Darstellung mit Farbskalen

auszuprobieren, löschen Sie die For-

11

matierung erneut über den Befehl

Regeln in gesamtem Blatt löschen.

Schritt 12

Markieren Sie dann den Bereich

B4:D15, und klicken Sie auf dem

Register Start auf die Schaltfläche

Bedingte Formatierung. Suchen Sie

sich aus dem Menü Farbskalen eine

beliebige Skala aus, z. B. Rot-Gelb-

Grün-Farbskala.

12

Bereich erweitern

Soll die bedingte Formatierung auf

andere Zellen übertragen werden,

nutzen Sie den Befehl Format

übertragen (Pinselsymbol) auf der

Registerkarte Start in der Gruppe

Zwischenablage (siehe dazu den

Abschnitt »Die Zellformatierung

übertragen« auf Seite 104).

203

Bedingte Formatierung (Forts.)

Schritt 13

13

Sie können z. B. auch Symbolsätze

nutzen. Markieren Sie den Bereich

B4:D15, und wählen Sie aus dem

Menü Bedingte Formatierung die

Option Symbolsätze und dort im

Bereich Richtungen z. B. 3 Pfeile

(farbig).

Schritt 14

Für unser Beispiel benötigen wir die

14

Symbole aber in umgekehrter Rei-

henfolge: Hohe Telefonkosten erfor-

dern eine negative Bewertung, also

einen roten Pfeil nach unten. Um die

Zuordnung umzudrehen, markieren

Sie die Zellen B4:D15.

Schritt 15

Klicken Sie auf dem Register Start

auf Bedingte Formatierung, und

wählen Sie im Menü den Befehl

15

Regeln verwalten.

Symbolsätze

Im Gegensatz zu den Füllungen

sind keine eigenen Symbolsätze

erstellbar. Excel 2019 besitzt 20

verschiedene Symbolsätze, einge-

teilt in vier Kategorien. Insgesamt

stehen 52 Symbole zur Verfügung.

204

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Schritt 16

16

Im zugehörigen Dialogfenster kön-

nen Sie die aktuelle Auswahl an For-

matierungen und Regeln verwalten.

Klicken Sie auf Regel bearbeiten.

Schritt 17

Klicken Sie im nächsten

Dialogfenster im Bereich Regel-

17

beschreibung bearbeiten auf die

Schaltfläche Symbolreihenfolge

umkehren, und schließen Sie die

beiden Dialogfelder mit OK.

Schritt 18

Die fertige Telefonkostenaufstellung

ist nun wesentlich anschaulicher

gestaltet. Verändern Sie ruhig einmal

einzelne Werte, die Pfeile werden

dann automatisch angepasst.

18

Nicht zu viele Symbole

Auch wenn der Einsatz der Sym-

bolsätze durchaus seine Berechti-

gung hat, sollten Sie es dennoch

nicht übertreiben und die Symbole

mit Bedacht verwenden. Zu viele

kleine Grafiken machen eine Tabel-

le schnell unübersichtlich.

205

Übersicht über weitere Funktionen

Datums- und Zeitfunktionen

Funktion

Beschreibung

Beispiel

ARBEITSTAG(Anfangsdatum;

Ermittelt das Datum vor oder

=ARBEITSTAG("10.07.2018";

Tage;[Freie_Tage])

nach einer bestimmten An-

150;20) liefert das Datum,

zahl von Arbeitstagen.

das 150 Arbeitstage hinter

dem Ausgangsdatum liegt,

20 freie Tage ausgenommen,

also den 05.02.2019.

DATEDIF(Startdatum;Enddatum;

Ermittelt eine Datumsdiffe-

=DATEDIF("13.06.1957";

"Einheit"):

renz in einer angegebenen

"03.08.2018";"Y") ermittelt

Einheit.

das Alter in Jahren, also 61.

DATUM(Jahr;Monat;Tag)

Ermittelt ein Datum.

=DATUM(2018;7;8) liefert

das Datum 08.07.2018.

DATWERT(Datumstext)

Wandelt ein Datum, das in

=DATWERT("01.01.2018")

Form von Text vorliegt, in

liefert den Wert 43101.

eine Zahl um, die als Berech-

nungsgrundlage dienen kann.

EDATUM(Anfangsdatum;

Ermittelt das Datum, bei dem

=EDATUM("10.07.2018";2)

Monate)

es sich um die angegebene

liefert das Datum, das zwei

Anzahl von Monaten vor

Monate nach dem genann-

oder nach dem Anfangster-

ten Datum liegt, also den

min handelt.

10.09.2018.

HEUTE()

Ermittelt das aktuelle Datum.

=HEUTE()+10 addiert zehn

Tage zum aktuellen Datum.

ISOKALENDERWOCHE(Zahl)

Wandelt ein Datum in eine

=ISOKALENDERWOCHE

Zahl um, die angibt, in wel-

("22.11.2018") ermittelt die

che Kalenderwoche eines

47. Kalenderwoche.

Jahres das angegebene Da-

tum fällt.

JAHR(Zahl)

Reduziert eine vollständige

=JAHR("24.12.2018") ergibt

Datumsangabe auf die Jahres-

das Jahr 2018.

angabe.

JETZT()

Ermittelt das aktuelle Datum

=JETZT() zeigt das aktu-

und die aktuelle Uhrzeit.

elle Datum in der Form

30.09.2018 07:52 an.

206

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Funktion

Beschreibung

Beispiel

MINUTE(Zahl)

Reduziert eine vollständige

=MINUTE("15:58:00")

Uhrzeit auf die Minuten-

ergibt 58.

angabe.

MONAT(Zahl)

Reduziert ein vollständiges

=MONAT("24.12.2018")

Datum auf die Monats-

ermittelt 12.

angabe.

MONATSENDE(Anfangsdatum;

Gibt die Zahl des letzten

=MONATSENDE("01.01.

Monate)

Tages des Monats vor oder

2018";1) ermittelt den

nach einer festgelegten An-

28.02.2018 als den letzten

zahl von Monaten zurück.

Tag des Monats, der einen

Monat nach dem aufgeführ-

ten Datum liegt.

NETTOARBEITSTAGE(Ausgangs-

Ermittelt die Anzahl voller

=NETTOARBEITSTAGE("01.

datum;Enddatum;[Freie_Tage])

Arbeitstage zwischen zwei

01.2018";"31.12.2018";A3)

Datumswerten.

ermittelt 261 Arbeitstage

vom 01.01.2018 bis zum

31.12.2018.

SEKUNDE(Zahl)

Reduziert eine vollständige

=SEKUNDE("15:58:13")

Uhrzeit auf die Sekunden-

ergibt 13.

angabe.

STUNDE(Zahl)

Reduziert eine vollständige

=STUNDE("15:58:13")

Uhrzeit auf die Stunden-

ergibt 15.

angabe.

TAG(Zahl)

Reduziert eine vollständige

=TAG("24.12.2018")

Datumsangabe auf die Tages-

ergibt 24.

angabe.

WOCHENTAG(Zahl;[Typ])

Wandelt eine Zahl in einen

=WOCHENTAG

Wochentag um. Der Tag wird

("15.09.2018") ergibt 7 für

als ganze Zahl ausgegeben,

Samstag.

die einen Wert von 1 (Sonn-

tag) bis 7 (Samstag) anneh-

men kann.

ZEIT(Stunde;Minute;Sekunde)

Ermittelt eine Uhrzeit.

=ZEIT(1;7;52) ergibt 1:07:52.

207

Übersicht über weitere Funktionen

Finanzmathematische Funktionen

Funktion

Beschreibung

Beispiel

BW(Zinssatz;Zahlungszeiträume;

Ermittelt den Barwert einer

=BW(5%/12;12*20;-500)

Regelmäßige Zahlung;[Endwert];

Investition.

ergibt für eine Versicherung

[Fälligkeit])

über eine Laufzeit von 20

Jahren bei einer monatlichen

Zahlung von 500 € mit 5 %

Verzinsung einen Wert von

75.762,66 €.

NOMINAL(Effektiver_Zins;

Gibt die Nominalverzinsung

=NOMINAL(B1;12) liefert

Perioden)

zurück, ausgehend vom

1,292 %, wenn in der Zelle

effektiven Zinssatz und von

B1 der effektive Zinssatz von

der Anzahl der Verzinsungs-

1,3 % steht.

perioden.

RMZ(Zinssatz;

Ermittelt die periodische

=RMZ(4%/12; 10*12; 0;

Zahlungszeiträume;Barwert;

Zahlung.

-50000) liefert den Betrag,

[Endwert];[Fälligkeit])

den man monatlich sparen

muss, um nach zehn Jahren

mit einer Verzinsung von

4% auf die Zielsparsumme

von 50.000 € zu kommen:

339,56 €.

ZINS(Zahlungszeiträume;

Ermittelt den Zinssatz pro

=ZINS(5*12; -250; 10000)

Regelmäßige Zahlung;Barwert;

angegebenen Zeitraum.

ermittelt einen monatlichen

[Endwert];[Fälligkeit];[Schätz-

Zinssatz von 1,44% bei einer

wert])

Laufzeit von fünf Jahren,

einem Darlehen von 10.000 €

und einer monatlichen Zah-

lung von 250 €. =ZINS(5*12;

-250; 10000)*12 ermittelt

bei gleichen Konditionen

einen jährlichen Zinssatz

von 17,27%.

208

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Funktion

Beschreibung

Beispiel

ZZR(Zins;Regelmäßige Zahlung;

Ermittelt die Anzahl der

=ZZR(12%/12; -100; -1000;

Barwert;[Endwert];[Fälligkeit])

Zahlungszeiträume, die für

10000; 1) ermittelt 59,67

eine bestimmte Investition

Monate, um bei einen Bar-

erforderlich sind. Anders

wert von 1.000 € mit monat-

ausgedrückt: Wie lange muss

lichen Zahlungen von 100 €

ich sparen?

am Monatsanfang 10.000 €

zu ersparen.

ZW(Zinssatz; Zahlungszeiträume;

Ermittelt den zukünftigen

=ZW(5%/12;12;-200;1)

Regelmäßige Zahlung; [Barwert];

Wert (Endwert) einer Inves-

ermittelt 2.254,72 € bei einer

[Fälligkeit])

tition.

Verzinsung von 5% bei zwölf

Zahlungen von 200 € am

Monatsende (1).

Informationsfunktionen

Funktion

Beschreibung

Beispiel

ISTGERADE(Zahl)

Gibt WAHR zurück, wenn

=ISTGERADE(17) überprüft,

es sich um eine gerade Zahl

ob 17 eine gerade Zahl ist,

handelt.

und gibt FALSCH aus.

ISTLEER(Wert)

Gibt WAHR zurück, wenn der

=ISTLEER(B2) überprüft, ob

Wert leer ist.

die Zelle B2 leer ist.

ISTUNGERADE(Zahl)

Gibt WAHR zurück, wenn es

=ISTUNGERADE(17) über-

sich um eine ungerade Zahl

prüft, ob 17 eine ungerade

handelt.

Zahl ist, und gibt WAHR aus.

ISTZAHL(Wert)

Gibt WAHR zurück, wenn der

=ISTZAHL(8) überprüft, ob 8

Wert eine Zahl ist.

eine Zahl ist, und gibt WAHR

aus.

ZELLE(Infotyp;[Bezug])

Gibt Informationen zu Forma-

=ZELLE("Dateiname") gibt

tierung, Position oder Inhalt

den Pfad und den Datei-

einer Zelle zurück.

namen der geöffneten Excel-

Tabelle aus.

209

Übersicht über weitere Funktionen

Logische Funktionen

Funktion

Beschreibung

Beispiel

NICHT(Wahrheitswert)

Kehrt den Wahrheitswert

=NICHT(FALSCH) kehrt den

der zugehörigen Argumente

Wahrheitswert FALSCH in

um. Die Funktion können Sie

WAHR um.

verwenden, um sicherzustel-

len, dass ein Wert nicht mit

einem anderen Wert überein-

stimmt.

ODER(Wahrheitswert1;

Gibt WAHR zurück, wenn

=ODER(2+7=1;2+4=6) gibt

Wahrheitswert2;…)

mindestens ein Argument

WAHR aus, weil mindestens

zutrifft.

ein Argument stimmt (2+4 ist

wirklich 6).

UND(Wahrheitswert1;

Gibt WAHR zurück, wenn

=UND(2+7=9;2+4=6) gibt

Wahrheitswert2;…)

alle zugehörigen Argumente

WAHR aus, weil alle Argu-

zutreffen.

mente wahr sind.

WENN(Prüfung; Dann-Wert;

Gibt eine bedingte Prüfung

=WENN(A2<100; "im

Sonst-Wert)

für die Ausführung an.

Finanzrahmen"; "Finanzrah-

men überschritten") zeigt als

Ergebnis im Finanzrahmen

an, wenn die Zahl in der Zelle

A2 kleiner als 100 ist. An-

dernfalls wird Finanzrahmen

überschritten ausgegeben.

Nachschlage- und Verweisfunktionen

Funktion

Beschreibung

Beispiel

FORMELTEXT(Bezug)

Gibt eine Formel als Text aus.

= FORMELTEXT (C7) liefert

als Ergebnis =SUMME

(B4:B20), weil diese Formel

in der Zelle C7 steht.

210

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Funktion

Beschreibung

Beispiel

SPALTE([Bezug])

Ermittelt die Spaltennummer

=SPALTE(C5) ermittelt 3, weil

eines Bezugs.

es sich bei Spalte C um die

dritte Spalte in der Tabelle

handelt.

SVERWEIS(Suchkriterium;

Sucht in der ersten Spalte

=SVERWEIS(5;A2:B10;2)

Matrix;Spaltenindex;[Bereich])

einer Liste (Matrix), um den

sucht die Zahl 5 in der Spalte

zum Suchkriterium passenden

A und liefert als Resultat den

Wert zu finden. Danach wird

passenden Wert in der zwei-

in der gleichen Zeile der Liste

ten Spalte in derselben Zeile.

entsprechend des Spalten-

index verzweigt und der

gefundene Wert als Ergebnis

zurückgegeben.

ZEILE([Bezug])

Ermittelt die Zeilennummer

=ZEILE(C8) liefert als Ergebnis

eines Bezugs.

8, weil die Zelle C8 in der

achten Zeile liegt.

Mathematische und trigonometrische Funktionen

Funktion

Beschreibung

Beispiel

AUFRUNDEN(Zahl; Anzahl

Rundet die Zahl auf die ge-

=AUFRUNDEN(7,234;1)

Stellen)

wünschte Anzahl an Stellen

run det die Zahl 7,234 auf

auf.

eine De zi malstelle auf (er -

gibt also 7,3).

GANZZAHL(Zahl)

Rundet eine Zahl auf die

=GANZZAHL(8,7) rundet

nächstkleinere ganze Zahl ab.

8,7 auf 8 ab.

GERADE(Zahl)

Rundet eine Zahl auf die

=GERADE(3) rundet 3 auf

nächste ganze gerade Zahl

die nächste gerade Zahl auf,

auf.

ergibt also 4. =GERADE(4,7)

ergibt 6.

KÜRZEN(Zahl;Anzahl Stellen)

»Schneidet« die Komma-

=KÜRZEN(8,7) macht aus

stellen einer Zahl ab und gibt

der Kommazahl 8,7 die ganze

als Ergebnis eine ganze Zahl

Zahl 8.

zurück.

211

Übersicht über weitere Funktionen

Funktion

Beschreibung

Beispiel

OBERGRENZE(Zahl;Schritt)

Rundet eine Zahl auf die

=OBERGRENZE(1,5;1) rundet

nächste ganze Zahl oder das

1,5 auf das nächste Vielfache

nächste Vielfache von Schritt

von 1 auf (ergibt also 2).

auf.

REST(Zahl;Divisor)

Ermittelt den Rest einer

=REST(3;2) berechnet den

Division.

Rest von 3/2 und gibt als

Resultat 1 aus.

RUNDEN(Zahl;Anzahl Stellen)

Rundet eine Zahl auf eine

=RUNDEN(4,159;1) rundet

bestimmte Anzahl von Dezi-

4,159 auf eine Dezimalstelle

malstellen.

(ergibt also 4,2).

SUMME(Zahl1;Zahl2;...)

Addiert die jeweiligen Argu-

=SUMME(4;12) ergibt 16.

mente.

UNGERADE(Zahl)

Rundet eine Zahl auf die

=UNGERADE(1,5) rundet 1,5

näch ste ganze ungerade Zahl

auf die nächste ganze, unge-

auf.

rade Zahl auf, gibt also 3 aus.

UNTERGRENZE(Zahl;Schritt)

Rundet eine Zahl ab.

=UNTERGRENZE(1,4666;0,1)

rundet 1,4666 auf das kleins-

te Vielfache von 0,1 ab (also

auf 1,4).

WURZEL(Zahl)

Gibt die Quadratwurzel einer

=WURZEL(16) ergibt 4.

Zahl zurück.

Statistische Funktionen

Funktion

Beschreibung

Beispiel

ANZAHL(Wert1;Wert2;...)

Gibt die Anzahl der Zahlen

=ANZAHL(3;2;6) ermittelt 3.

in einer Liste mit Argumen-

=ANZAHL("Text";2;6) hinge-

ten an.

gen ergibt 2.

ANZAHL2(Wert1;Wert2;...)

Gibt die Anzahl der Werte

=ANZAHL2("Hallo";2;4;6)

in einer Liste mit Argumen-

ermittelt 4.

ten an.

212

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Funktion

Beschreibung

Beispiel

ANZAHLLEEREZELLEN(Bereich)

Gibt die Anzahl der leeren

=ANZAHLLEEREZELLEN

Zellen in einem Bereich an.

(A1:B8) ermittelt die Anzahl

der leeren Zellen im Bereich

A1:B8.

MAX(Zahl1;Zahl2;...)

Ermittelt den größten Wert in

=MAX(3;2;4) ermittelt 4.

einer Liste von Argumenten,

die nur Zahlen enthält.

MEDIAN(Zahl1;Zahl2;...)

Ermittelt den Median aus

=MEDIAN(3;2;6) ermittelt 3.

einer Liste mit Argumenten.

MIN(Zahl1;Zahl2;...)

Ermittelt den kleinsten Wert

=MIN(3;2;6) ermittelt 2.

in einer Liste von Argumen-

ten, die nur Zahlen enthält.

MINA(Wert1;Wert2;...)

Gibt den kleinsten Wert aus

=MINA(WAHR;3;2;-6) ermit-

einer Liste mit Argumenten

telt -6.

zurück, die Zahlen, Text und

Wahrheitswerte umfasst.

MITTELWERT(Zahl1;Zahl2;...)

Gibt den Mittelwert (Durch-

=MITTELWERT(3;2;6) ermit-

schnitt) der Argumente einer

telt 3,666666667.

Liste zurück.

MITTELWERTWENN(Bereich;

Ergibt den Durchschnitt aller

=MITTELWERTWENN(A1:A9;

Kriterium;[Mittelwert_Bereich])

Zellen im angegebenen Be-

"<2000") ermittelt den

reich, die einem bestimmten

Durchschnitt der Zellen im

Kriterium entsprechen.

Bereich A1:A9, die kleiner als

2.000 sind.

ZÄHLENWENN(Bereich;

Gibt die Anzahl der Zellen

=ZÄHLENWENN(B1:B15;

Kriterien)

in einem Bereich an, deren

">55") ergibt die Anzahl der

Inhalte mit den Suchkriterien

Zellen im Bereich B1:B15, die

übereinstimmen.

einen Wert enthalten, der

größer als 55 ist.

213

Übersicht über weitere Funktionen

Technische Funktionen

Funktion

Beschreibung

Beispiel

UMWANDELN(Zahl;

Wandelt eine Zahl von einer

Maßeinheit 1; Maßeinheit 2)

Maßeinheit in eine andere

um.

Temperatur

=UMWANDELN(73; "F";"C")

wandelt 73 Grad Fahrenheit

in 23 Grad Celsius um.

Entfernung

=UMWANDELN(1; "m";"in")

wandelt 1 Meter in 39,4 Zoll

(inches) um.

Flüssigmaß

=UMWANDELN(1; "l"; "gal")

wandelt 1 Liter in 0,26 Gallo-

nen um.

Energie

=UMWANDELN(1; "Wh";"J")

wandelt 1 Wattstunde in

3.600 Joule um.

Textfunktionen

Funktion

Beschreibung

Beispiel

ERSETZEN(Alter Text;1. Zeichen;

Ersetzt Zeichen in einem Text.

=ERSETZEN(2016;3;2;19)

Zeichenanzahl;Neuer Text)

ersetzt die beiden letzten

Stellen von 2016 durch 19.

DM(Zahl [Dezimalstellen])

Diese Funktion wandelt eine

=DM(969,88;2) zeigt die Zahl

Zahl in das Währungsformat

mit zwei Ziffern links vom

um, das in der Ländereinstel-

Dezimalkomma im Wäh-

lung enthalten ist.

rungsformat an (969,88 €).

GLÄTTEN(Text)

Entfernt Leerzeichen aus

=GLÄTTEN(" Hallo ") entfernt

einem Text.

die Leerzeichen vor und nach

dem Text und ergibt Hallo.

214

Kapitel 6: Formeln und Funktionen

Funktion

Beschreibung

Beispiel

LÄNGE(Text)

Ermittelt die Anzahl der Zei-

=LÄNGE("Hallo") ermittelt 5,

chen in einer Zeichenfolge.

weil sich das gesuchte Wort

aus fünf Zeichen zusammen-

setzt.

LINKS(Text;Zeichenanzahl)

Ermittelt die Zeichen von

=LINKS("Berlin";1) ergibt B.

links beginnend in einem Text

entsprechend der Zeichen-

anzahl.

RECHTS(Text;Zeichenanzahl)

Ermittelt die Zeichen von

=RECHTS("Berlin";1) ergibt n.

rechts beginnend in einem

Text entsprechend der Zei-

chenanzahl.

SUCHEN(Suchtext;Text;

Sucht nach einem Text, der in

=SUCHEN("Berlin";"Hallo

[1. Zeichen])

einem anderen Text enthalten

Berlin") gibt zurück, dass der

ist. Als Ergebnis erhalten Sie

Suchtext ab Zeichen 7 im

die Nummer der Anfangspo-

zweiten Text steht.

sition des Suchtextes.

TEXT(Wert;Textformat)

Formatiert eine Zahl und

="Verkäufe im Wert von

wandelt sie in Text um.

"&TEXT(88; "0,00 €") ergibt

den Text Verkäufe im Wert

von 88,00 €.

TEXTVERKETTEN(Trennzeichen;

Verknüpft mehrere Textele-

=TEXTVERKETTEN("";

Leer_Ignorieren; Text1;Text2;...)

mente zu einem Textelement.

WAHR;"Hallo";"Berlin") er-

WAHR ignoriert leere Zellen.

gibt den Text Hallo Berlin.

TEXTKETTE (Text1;Text2;...)

Verknüpft mehrere Textele-

=TEXTKETTE("Hallo";" ";

mente zu einem Textelement.

"Berlin") ergibt den Text

Ersetzt die Funktion VERKET-

Hallo Berlin.

TEN

WIEDERHOLEN(Text;

Wiederholt einen Text so oft

=WIEDERHOLEN("*";10)

Multiplikator)

wie angegeben.

ergibt **********.

215

Kapitel 7

Diagramme und Grafiken

Lange Zahlenkolonnen können ermüdend sein – da hilft es häufig, die Tabelle einmal in einem Säulen- oder Kreisdiagramm darzustellen oder um ein passendes Bild zu ergänzen.

Auf diese Weise gestalten Sie Ihre Daten wesentlich übersichtlicher und interessanter.

Diagramme

Wenn Sie Ihre Tabelle grafisch darstellen möchten, um sie anschaulicher zu machen, bietet Ihnen die Registerkarte Einfügen dafür diverse Optionen. Und das nicht nur im Sinne der verschiedenen Diagrammarten – auch Sparklines (Minidiagramme), Bilder oder Onlinegrafiken und SmartArts können Sie über dieses Menüband in Ihr Tabellen blatt inte grieren.

Grafiken, Fotos und Screenshots

Sobald Sie z. B. ein Foto oder eine Grafik eingefügt und markiert haben, erscheint das Register Bildtools, mit dessen Hilfe Sie Bilder weiter bearbeiten können. Geben Sie Ihrem Bild beispielsweise einen Rahmen, oder versehen Sie es mit unterschiedlichen künstlerischen Effekten – der optischen Wirkung sind hier kaum Grenzen gesetzt.

216

Mit den Befehlen des Registers Einfügen können a Sie Ihre Tabelle anschaulich machen.

Auf dem Register Bildtools finden Sie nützliche Befehle, die Ihre Grafiken noch schöner machen. b

217

Diagramme erstellen

b

Große Tabellen mit mehr als 1.000

1

Zahlenwerten sind recht unübersichtlich und lassen sich daher besser grafisch darstellen. Wie Sie in Excel

schnell ein schickes Diagramm

zaubern, erfahren Sie hier.

a

Schritt 1

Zunächst erstellen wir ein Diagramm

auf klassischem Weg. Dazu öffnen

Sie eine passende Tabelle. Klicken

Sie auf das Register Datei und

dann auf Öffnen. Wählen Sie den

Speicherort 1 der Datei und dann

die Datei 2. Klicken Sie auf Öffnen.

2

Schritt 2

Überlegen Sie, welche Aussage Sie

mit dem Diagramm treffen und wel-

che Zahlen Sie verdeutlichen wollen.

In unserem Beispiel möchten wir die

Taschengeldzahlungen im 1. Halbjahr

darstellen. Markieren Sie den ent-

sprechenden Bereich, hier A1:G3.

3

Schritt 3

Aktivieren Sie das Register Einfügen.

In der Gruppe Diagramme sehen Sie

die Symbole für die verschiedenen

Diagrammarten. Klicken Sie auf das

Symbol Säule.

218

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

Schritt 4

4

Ein Auswahlmenü wird angezeigt.

Zeigen Sie mit der Maus auf die ver-

schiedenen Diagramme im Bereich

2D-Säule. Unten erscheint jeweils

eine Vorschau. Sobald Sie auf einen

Eintrag klicken, z. B. Gruppierte

Säulen, wird das Diagramm als

Objekt auf demselben Blatt wie die

Tabelle eingefügt.

Schritt 5

Es verdeckt allerdings einen Teil der

Tabelle. Zeigen Sie mit der Maus auf

einen leeren Diagrammbereich. Der

Mauszeiger wird zu einem Vierfachpfeil. Mit gedrückter Maustaste 5

verschieben Sie das Diagramm.

Schritt 6

Ändern Sie die Größe des Dia-

gramms, indem Sie den Mauszeiger

6

auf einer Ecke des Rahmens po-

sitionieren, dann mit gedrückter

Maustaste nach innen oder außen

ziehen und bei der gewünschten

Größe loslassen.

So geht’s noch schneller

Sie können auf demselben Tabel-

lenblatt mithilfe der Tastenkombi-

nation (Alt)+(F1) blitzschnell ein

neues Diagramm erstellen.

219

Unterschiedliche Diagramme erstellen (Forts.)

Schritt 7

7

Gestalterisch ist es fast immer

sinnvoller, das Diagramm auf einem

neuen Blatt zu erstellen. Dazu mar-

kieren Sie den Tabellenbereich, den

Sie in einem Diagramm wiedergeben

möchten, z. B. A1:G3.

8

Schritt 8

Drücken Sie nun (F11). Das Dia-

gramm wird sofort auf einem

Extra-Tabellenblatt mit dem Namen

Diagramm1 1 eingefügt. Mit einem

Klick auf das andere Blattregis-

ter können Sie wieder zur Tabelle

springen.

a

F11

Schritt 9

Schauen Sie sich das Diagramm in

b

der Druckvorschau an: Klicken Sie

9

dazu auf das Register Datei und

in der Backstage-Ansicht auf den

Menüpunkt Drucken. Sie könnten

das Diagramm mit Drucken 2 aus-

drucken.

Diagramm drucken

In der Mitte unten finden Sie den

Befehl Seite einrichten. Im zuge-

hörigen Dialog können Sie auf dem

Register Diagramm z. B. einen

Schwarz-Weiß-Druck festlegen.

220

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

Schritt 10

10

Ein Diagramm kann auch aus Ta-

bellenbereichen entstehen, die

nicht nebeneinanderliegen. Dazu

markieren Sie den ersten Bereich,

Strg

z. B. A1:A3. Dann halten Sie (Strg)

gedrückt und markieren den zweiten

Bereich, z. B. H1:H3.

11

Schritt 11

Diesmal machen wir es uns ganz

leicht und folgen Excels Diagramm-

empfehlungen. Aktivieren Sie das

Register Einfügen. In der Gruppe

Diagramme klicken Sie auf die

12

Schaltfläche Empfohlene Dia-

gramme.

Schritt 12

Klicken Sie auf den ersten Eintrag

Gruppierte Säulen und dann auf

OK. Das Diagramm wird auf demsel-

ben Tabellenblatt eingefügt. Man er-

kennt einen deutlichen Unterschied

beim Taschengeld von Christian und

Cornelia. Die y-Achse beginnt leider

nicht bei 0 €, sondern erst bei 99 €.

Wie Sie das ändern, erfahren Sie im

Markierte Bereiche

Abschnitt »Diagrammelemente bear-

Wenn Sie ein Diagramm aus mehreren Tabellenbe-

beiten und ergänzen« auf Seite 224.

reichen erstellen wollen, müssen diese immer gleich

groß sein. Markieren Sie in der Beispieltabelle z. B.

A2:A3 und H1:H3, kann Excel die Daten im Dia-

gramm nicht sinnvoll darstellen!

221

Diagramme erstellen (Forts.)

Schritt 13

13

Ein Kreisdiagramm zeigt immer die

Zahlen einer Datenreihe, die zu-

sammen ein Ganzes ergeben, also

100 %. Um Cornelias Taschengeld

Strg

in einem Kreisdiagramm darzustel-

len, markieren Sie die Überschrift

(A1:G1) und dann mit gedrückter

14

(Strg)-Taste die Zellen A3:G3.

Schritt 14

Aktivieren Sie das Register Einfü-

gen. In der Gruppe Diagramme

klicken Sie auf die Schaltfläche Kreis

und unter 2D-Kreis auf das erste

Symbol.

15

Schritt 15

Das Kreisdiagramm erscheint auf

demselben Tabellenblatt. Klicken

Sie es an, und wählen Sie auf dem

Register Diagrammtools/Entwurf in

der Gruppe Daten die Schaltfläche

Zeile/Spalte tauschen, damit Excel

das Diagramm korrekt darstellt.

Prozente anzeigen lassen

Weil alle Kreissegmente zusammen

100 % ergeben, bietet Excel die

Prozentbeschriftung automatisch

an. Sie finden dafür auf dem Regis-

ter Diagrammtools/Entwurf in der

Gruppe Diagrammformatvorlagen

zwölf Formatvorlagen.

222

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

Schritt 16

16

Nun wollen wir das Taschengeld

mehrerer Jahre in einem Diagramm

darstellen. Markieren Sie den

Bereich A1:G3. Auf dem Register

Einfügen wählen Sie in der Gruppe

Diagramme das Symbol Balken

und im Untermenü 2D-Balken den

ersten Eintrag. So werden allerdings

auch die Jahreszahlen als Balken

dargestellt.

17

Schritt 17

a

Damit das nicht passiert, entfernen

Sie die Datenreihe Jahre. Klicken Sie

auf dem Register Diagrammtools/

Entwurf in der Gruppe Daten auf

Daten auswählen 1. Markieren

c

Sie im Dialogfenster den Eintrag

Jahre

b

2, und klicken Sie auf Ent-

fernen.

Schritt 18

18

Klicken Sie dann auf Bearbeiten 3 ,

und markieren Sie in der Tabelle

die Zellen B1:G1. Bestätigen Sie die

Dialogfenster Achsenbeschriftun-

gen und Datenquelle auswählen

jeweils mit einem Klick auf OK, und

das Diagramm ist fertig!

223

Diagrammelemente bearbeiten und ergänzen

Wenn sich Daten verändern oder

1

Ihnen die Optik des Diagramms

nicht mehr gefällt, können Sie

dies jederzeit berücksichtigen bzw.

ändern.

Schritt 1

Ihre Urlaubsausgaben werden in

diesem Flächendiagramm nicht gut

dargestellt. Um den Diagrammtyp

zu ändern, markieren Sie das Dia-

gramm, indem Sie auf eine leere

Stelle im Diagrammbereich klicken.

2

Schritt 2

Das Register Diagrammtools mit

Befehlen zum Bearbeiten und Er-

3

gänzen von Diagrammelementen

erscheint. Klicken Sie auf das Unter-

register Entwurf und in der Gruppe

Typ auf Diagrammtyp ändern.

Schritt 3

a

Das Dialogfenster listet alle Dia-

grammtypen auf. Klicken Sie links

auf Balken 1 und anschließend auf

den Diagrammtyp Gruppierte Bal-

ken. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit

OK. Das geänderte Diagramm zeigt

nun auch die Urlaubsausgaben, die

im Flächendiagramm nicht gleich zu

sehen waren.

224

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

Schritt 4

4

Verfeinern Sie nun das Layout. Dazu

klicken Sie auf dem Register Dia-

grammtools/Entwurf in der Gruppe

Diagrammlayouts auf Schnell layout

und im Auswahlmenü z. B. auf die

Vorlage Layout 3.

Schritt 5

Nun fügen Sie einen Diagrammtitel

5

ein. Klicken Sie in das neue Feld

Diagrammtitel in Ihrem Diagramm,

und geben Sie »=« ein. Dann klicken

Sie auf die Zelle A1, die den Tabel-

lentitel »Urlaubsausgaben« enthält,

und drücken (¢).

Schritt 6

Korrigieren Sie nun den Text in der

Zelle A1 in »Urlaubsausgaben 2018«.

Auch der Diagrammtitel aktualisiert

sich sofort, weil Sie ihn mit der Zelle

A1 verknüpft haben.

6

Zahlenwerte ändern

Tabelle und Diagramm sind mitein-

ander verknüpft. Wenn Sie in der

Tabelle einen Zahlenwert ändern,

wird automatisch auch das Dia-

1

2

3

4

5

gramm geändert.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

225

Diagrammelemente bearbeiten und ergänzen (Forts.)

Schritt 7

7

Manchmal erweckt die Darstellung

im Diagramm einen falschen Ein-

druck. Im Taschengeldbeispiel aus

dem Abschnitt »Diagramme erstel-

len« auf Seite 218 sieht es aus, als

hätte Cornelia nur etwa ein Drittel

des Betrags ihres Bruders bekom-

men, weil die y-Ach se

nicht bei 0 beginnt.

Schritt 8

Klicken Sie mit der rechten Maus-

8

taste auf eine Zahl der y-Achse. Aus

dem Kontextmenü wählen Sie die

Option Achse formatieren.

Schritt 9

Im Aufgabenbereich rechts erset-

zen Sie unter Achsenoptionen das

automatische Minimum »99« durch

»0«. Bestätigen Sie die Änderung mit

einem Klick auf das Schließkreuz 1.

9

a

Nun stimmen die Verhältnisse.

1

2

3

4

5

Achsenoptionen

Q

W

E

R

T

Z

Mit einem Doppelklick auf die

Strg

Alt

Größenachse gelangen Sie direkt

zu den Achsenoptionen.

226

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

b c

Schritt 10

10

Die Größenachse soll verschwin-

den, dafür sollen die Säulen selbst

genaue Werte anzeigen. Klicken Sie

das Diagramm an. Drei Schaltflächen

erscheinen. Wählen Sie Diagramm-

elemente 2, und entfernen Sie das

Häkchen neben Achsen 3. Zeigen

Sie auf den Eintrag Datenbeschrif-

tungen, und wählen Sie Daten-

legende.

11

Schritt 11

d

Um die Farbe der Säulen zu ändern,

klicken Sie auf Diagrammformat-

vorlagen und dann auf den Eintrag

Farbe 4. Wählen Sie z. B. Farbe3.

Schritt 12

Um nur Christians Säule anzuzeigen,

12

klicken Sie auf das Symbol Dia -

gram mfilter 5. Im Bereich Katego-

rien entfernen Sie das Häkchen vor

Cor nelia. Wenn Sie auf Anwenden

6 klicken, erscheint nur noch Chris-

e

tians Säule.

Einzelne Säule umfärben

Klicken Sie doppelt auf die Säule,

6

und klicken Sie im Aufgabenbe-

reich Datenpunkt formatieren

auf Farbeimer. Stellen Sie unter

Füllung eine andere Farbe ein.

227

Den richtigen Diagrammtyp wählen

Den richtigen Diagrammtyp zu

1

wählen ist schwierig. Sie finden

die Dia gram me auf dem Register

»Einfügen« in der Gruppe »Diagramme«. Nicht jeder Typ eignet sich für jede Dar stellung.

1 Säulendiagramm

Säulendiagramme zeigen Schwan-

kungen über einen bestimmten

Zeitraum oder Vergleiche zwischen

2

einzelnen Elementen. Weil das

fast immer passt, ist dieser Typ

voreingestellt.

2 Balkendiagramm

Balkendiagramme zeigen einzelne

Zahlen zu einem bestimmten Zeit-

punkt oder Vergleiche zwischen ver-

schiedenen Elementen. Die Rubriken

sind untereinander angeordnet,

dadurch wird weniger Gewicht auf

3

den zeitlichen Ablauf gelegt.

3 Tortendiagramm

Torten oder Kreisdiagramme stellen

eine Gesamtmenge dar (100 %). Die

Segmente stehen für die prozentua-

len Anteile. Deshalb eignet sich das

Kreisdiagramm nur für Tabellen mit

einer Datenreihe. Diese sollte aus

maximal acht Elementen bestehen,

sonst wird es unübersichtlich.

228

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

4 Liniendiagramm

4

Liniendiagramme zeigen Trends

oder Änderungen bei Daten über

einen bestimmten Zeitraum an. Der

Verlauf wird hierbei deutlich heraus-

gestellt.

5 Sunburst-Diagramm

SunburstDiagramme stellen Daten in

konzentrischen Kreisen dar und kön-

nen aussehen wie eine »explodie-

rende Sonne«. Jeder Ring entspricht

5

einer hierarchischen Datenreihe. Der

Ring in der Mitte stellt die obere

Hierarchie dar, also die Einzelaus-

gaben zusammengefasst nach den

drei Urlaubsorten. Der zweite Ring

zeigt die nächste Ebene der Hier-

archie, d. h. die Detailausgaben für

den jeweiligen Urlaub. Die dritte

Ebene klassifiziert zusätzlich einzelne

Ausgaben. So lassen sich z. B. Werte

über Hierarchieebenen hinweg ver-

gleichen.

6 Flächendiagramm

6

Flächendiagramme zeigen die relative

Bedeutung von Werten über einen

bestimmten Zeitraum an. Sie heben

das Ausmaß der Änderung bzw.

Abweichung optisch stark hervor.

Unser Beispiel zeigt die Differenz der

Ausgaben zwischen Nordsee- und

Harzurlaub.

229

Den richtigen Diagrammtyp wählen (Forts.)

7 Punktdiagramm

7

Punktdiagramme zeigen Zahlen-

paare, z. B. den Punktwert für das

Risiko und den Punktwert möglicher

Gewinne. Sie spiegeln also Trends

oder Änderungen wider.

8 Verbunddiagramm

Verbund oder Kombinationsdiagramme verbinden zwei Diagramm-8

typen miteinander, z. B. Säule und

Linie. Sie verdeutlichen, dass ein

Diagramm zwei verschiedene Arten

von Informationen darstellt, etwa

Umsatz und Gewinn.

9 Netzdiagramm

Netzdiagramme haben in der Mitte

einen Nullpunkt, um den Linien

gruppiert sind. So stellt man meh-

rere Faktoren auf einmal dar. Die

Spannweite des Netzes macht den

9

Vergleich besonders anschaulich.

Diagrammvarianten

Wenn Sie unsicher sind, welcher

Diagrammtyp am besten passt,

machen Sie mehrere unterschied-

liche Diagramme aus Ihrer Tabelle.

Dann schauen Sie sie sich unter

dem Blickwinkel an: Welcher Dia-

grammtyp visualisiert die beabsich-

tigte Aussage am besten?

230

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

10 Blasendiagramm

10

In Blasendiagrammen können Sie

drei Werte als Blase darstellen, z. B.

auf der x-Achse den möglichen Ge-

winn und auf der y-Achse das Risiko

in Prozent. Die Größe der Blase be-

stimmen die Kosten aus der dritten

Tabellenspalte. Das Blasendiagramm

ist ein um einen dritten Wert »auf-

geblasenes« Punktdiagramm.

11 Treemap

Treemaps sind, genauso wie Sun-

burst-Diagramme, Hierarchiediagramme. Benötigt wird dafür eine Tabelle mit einer Datenreihe, im

Beispiel B1:B5, und einer Beschrif-

tung, hier A1:A5. Die Zahlenwerte

werden als proportional zu den

11

Werten unterschiedlich große Recht-

ecke dargestellt. Sie sind damit gut

vergleichbar.

12 Wasserfalldiagramm

Wasserfalldiagramme eignen sich

zur Darstellung der Entwicklung

eines Ausgangswerts, im Beispiel die

12

Bevölkerungszahl in Zelle B2. Durch

Zu- und Wegzug verändert sich

dieser Wert. Das Diagramm zeigt

eine Abnahme mit roten und eine

Zunahme mit blauen Balken an. Der

grüne Balken steht für den Endwert

im Jahr 2018.

231

Neue Diagramme in Excel 2019

Mit den neuen Diagrammen setzen

1

Sie Highlights in der Analyse, sei es

mit einer Trichterdarstellung oder mit

Umsatzzahlen, deren Werte Sie auf

einer Landkarte animiert erscheinen

lassen.

1 Trichterdiagramm – 1

Trichterdiagramme eignen sich zum

Visualisieren einer einzigen Zahlen-

2

reihe mit abnehmenden Werten.

Wichtig ist, dass in der linken Spalte

der Tabelle die Beschriftungen für

die Prozess phasen stehen und dane-

ben die entsprechenden Zahlen in

ab steigen der Reihenfolge.

2 Trichterdiagramm – 2

Besonders geeignet ist das Trich-

terdiagramm für die Darstellung

des sogenannten Verkaufstrichters:

Werbeaktionen von unterschiedlich

3

großer Reichweite führen am Ende

bei einem Bruchteil aller Zielgruppen

zum Kauf des Produkts.

3 3D-Karte – 1

3DKarten eignen sich für Zahlen

mit geografischem Bezug, z. B. die

Umsätze in verschiedenen Orten.

Die Tabelle muss neben den darzu-

stellenden Zahlenwerten Geo daten

beinhalten (Land, Region oder PLZ).

232

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

4 3D-Karte – 2

4

Das Erstellen einer 3D-Karte erfor-

dert eine Internetverbindung zu den

Microsoft-Karten der Suchmaschine

bing. Markieren Sie die Tabelle, und

klicken Sie im Register Einfügen auf

3D-Karte E 3D-Karten öffnen.

5 3D-Karte – 3

5

Ein Programmfenster zum Bearbei-

ten der 3D-Karte öffnet sich. Hier

können Sie z. B. die Felder für das

c

Diagramm auswählen 1 oder die

Ansicht drehen und zoomen 2 .

Diese erste Einstellung wird als

1

Schicht 1 zusammengefasst. Sie

können weitere hinzufügen 3. Die

Schichten werden später genau in

dieser Reihenfolge animiert als Tour

wiedergeben.

a

d

6 3D-Karte – 4

6

Über das Register Start können Sie

u. a. Kartenbeschriftungen hinzufü-

gen. Mit einem Klick auf Datei 4 E

Schließen gelangen Sie wieder

zum Excel-Programmfenster. Hier

stehen Ihnen die Touren über die

Schaltfläche 3D-Karten zur Verfü-

gung. Für eine spätere Wiedergabe

Auch ohne Internet

benötigen Sie eine Internetverbin-

Haben Sie die Tour als Video gespeichert, benötigen

dung.

Sie zum Vorführen der 3D-Karte weder eine Internet-

verbindung noch Excel!

233

Sparklines oder Minidiagramme

Sparklines sind Minidiagramme.

1

Sie stehen in einer Zelle neben

den Zahlen oder verdeutlichen als

Hintergrundgrafik die Aussage einer

Tabelle. In diesem Abschnitt erfahren

Sie, wie Sie Sparklines erstellen und

ändern.

Schritt 1

Markieren Sie die Zellen Ihrer Ta-

2

belle, die Sie mit Sparklines versehen

wollen, z. B. B2:G8.

Schritt 2

Wählen Sie das Register Einfü-

gen, und klicken Sie in der Gruppe

Spark lines auf die Schaltfläche

Linie.

3

Schritt 3

Im Dialogfenster Sparklines erstel-

len wird der markierte Bereich im

a

Feld Datenbereich 1 angezeigt.

Der Cursor blinkt im Feld Positions-

b

bereich 2; das ist der Bereich, in

dem die Sparklines zu sehen sein

sollen. Markieren Sie die leeren Zel-

len H2:H8, und klicken Sie auf OK.

234

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

c

Schritt 4

4

In den Zellen H2:H8 erscheinen

Sparklines, die die Entwicklung der

Ausgabenart darstellen. Außerdem

erscheint das Register Sparkline-

tools/Entwurf 3 mit weiteren

Befehlen zum Bearbeiten der Spark-

lines.

Schritt 5

Erstellen Sie auch für die Monate

Sparklines. Dazu markieren Sie

5

erneut den Tabellenbereich, für den

die Sparklines erstellt werden sollen,

hier B2:G8.

Schritt 6

Klicken Sie auf dem Register Einfü-

gen in der Gruppe Sparklines auf

Säule. Bei Positionsbereich geben

Sie im Dialog diesmal B9:G9 an und

6

klicken dann auf OK. Die neuen

Sparklines erscheinen unter den

Monatssummen als kleine Säulen-

diagramme.

Trends

Sparklines eignen sich beson-

ders, um Trends darzustellen, und

sollten deshalb in größtmöglicher

Nähe zu den zugehörigen Daten

positioniert werden.

235

Sparklines oder Minidiagramme (Forts.)

Schritt 7

7

1

2

3

4

5

Ändern Sie nun den Wert für die

Q

W

E

R

T

Z

Miete in der Zelle G2 auf »803,00«.

Strg

Alt

Wie Sie sehen, wird die Sparkline

automatisch aktualisiert.

Schritt 8

Sparklines können auch als

Hintergrund in Zellen stehen. Mar-

kieren Sie die Zellen B2:G8. Auf

dem Register Einfügen klicken Sie

in der Gruppe Sparklines auf die

8

Schaltfläche Linie.

Schritt 9

Bei Positionsbereich geben Sie im

Dialogfenster die Zellen H2:H8 an.

Bestätigen Sie den Dialog mit einem

Klick auf OK. Die Sparklines sind

9

jetzt im Hintergrund der Summen-

zellen zu sehen.

Anderes Tabellenblatt

Sparklines können auch auf einem

1

2

3

4

5

anderen Tabellenblatt stehen. Dazu

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

klicken Sie im Dialog Sparklines

erstellen in das Feld Datenbereich

und zeigen mit der Maus auf das

andere Tabellenblatt. Ziehen Sie

anschließend den entsprechenden

Bereich auf.

236

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

Schritt 10

10

Sie können Sparklines auch leicht

verändern. Markieren Sie dazu die

Zellen, die Sparklines enthalten, z. B.

H2:H8. Oben erscheint das Register

Sparklinetools/Entwurf mit seiner

Multifunktionsleiste.

Schritt 11

Um sich z. B. den höchsten Wert

als Punkt in der Sparkline anzeigen

zu lassen, klicken Sie den Eintrag

Höchstpunkt an. In der Gruppe

Formatvorlage wählen Sie eine For-

matvorlage, z. B. Sparklineformat

11

Akzent 2, 25 % dunkler 1.

Schritt 12

a

Um Sparklines zu entfernen, mar-

kieren Sie eine betreffende Zelle.

Die Sparklinegruppe wird grau

umrandet. Auf dem Register Spark-

linetools/Entwurf klicken Sie in

der Gruppe Gruppieren auf den

Pfeil neben Löschen und dann auf

12

Ausgewählte Sparklinegruppen lö-

schen. Alle Sparklines im markierten

Bereich werden gelöscht.

Einzelne Sparklines löschen

Wählen Sie Ausgewählte Spark-

lines löschen, um nur die eine

Sparkline in der markierten Zelle

zu entfernen.

237

Der Einsatz von Grafiken

Sie können Ihre Tabelle oder Ihr

1

Diagramm mithilfe von Grafiken

verschönern. Dies ist auf und hinter

dem Tabellenblatt oder direkt im

Diagramm möglich.

Schritt 1

Ein passendes Bild steigert die

Freude bei der Arbeit an einer

Tabelle. Öffnen Sie die Datei, und

2

öffnen Sie das Tabellenblatt, das Sie

mit einem Hintergrundfoto verschö-

nern wollen. Lassen Sie sich das

Register Seitenlayout anzeigen. In

der Gruppe Seite einrichten klicken

Sie auf Hintergrund.

Schritt 2

a

Wählen Sie im Dialogfenster zu-

erst den Speicherort 1 und dann

per Doppelklick die Grafik, z. B.

Bornholm.JPG. Das Bild wird als

3

Hintergrundgrafik über das gesamte

Tabellenblatt gelegt; wenn es sehr

klein ist, auch mehrmals neben-

bzw. untereinander.

Schritt 3

Um einen Hintergrund wieder zu

entfernen, klicken Sie auf dem Re-

gister Seitenlayout in der Gruppe

Seite einrichten auf die Schaltfläche

Hintergrund löschen.

238

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

Schritt 4

4

Wenn Sie z. B. auf einem Stunden-

plan das Foto Ihres Kindes einfügen

und ihn später drucken möchten,

klicken Sie auf dem Register Einfü-

gen in der Gruppe Illustrationen auf

die Schaltfläche Bilder.

Schritt 5

Fügen Sie eine Grafikdatei ein, z. B.

5

Christian.jpg. Ziehen Sie das Foto

mit der Maus neben die Spalte G,

und verkleinern Sie es, indem Sie die

Eckpunkte verschieben.

Schritt 6

Um das Foto zu beschneiden, mar-

6

kieren Sie es mit einem Klick und

wählen auf dem Register Bildtools/

Format in der Gruppe Größe die

b

Schaltfläche Zuschneiden 2. Ziehen

Sie die Zuschneidelinie mit der Maus

nach rechts. Der graue Bereich ist

der Bildteil, der abgeschnitten wird.

Klicken Sie erneut auf Zuschneiden.

Ziehen Sie das verkleinerte Foto an

die richtige Stelle neben der Tabelle.

Darstellung im Menüband

Die Darstellung der Befehlsgrup-

pen und Schaltflächen im Menü-

band passt sich der Fenstergröße

und der Bildschirmauflösung an.

239

Der Einsatz von Grafiken (Forts.)

Schritt 7

7

Bilder lassen sich natürlich auch

gestalten. Um z. B. den Bildhin-

tergrund auszublenden, markie-

ren Sie die Grafik und klicken auf

die Schaltfläche Freistellen in der

Gruppe Anpassen des Registers

Bildtools/Format.

8

Schritt 8

Excel erkennt die wichtigen

Bildinformationen. Über den Rah-

men können Sie außerdem den

freizustellenden Bereich bestimmen.

Ziehen Sie den linken Markierungs-

punkt weiter nach links und den

unteren weiter nach außen. Dann

klicken Sie erneut auf Freistellen.

Die Kinder werden ausgeschnitten.

Schritt 9

Sie können ein Foto auch in der

Farbe verändern, z. B. ein schwarz-

weißes Foto farblich passend zur

Tabelle gestalten. Dazu markieren

9

Sie das Foto mit einem Mausklick.

Handarbeit

Sie können ein Bild auch manuell

freistellen. Klicken Sie auf Freistel-

len und dann auf Zu behaltende

Bereiche markieren.

240

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

Schritt 10

10

Wählen Sie auf dem Register Bild-

tools/Format in der Gruppe Anpas-

sen die Schaltfläche Farbe. Klicken

Sie z. B. unter Neu einfärben auf

Rot, Akzentfarbe 2 hell 1. Das

Foto wird dann passend zum Rotton

der Tabelle eingefärbt.

Schritt 11

Nun können Sie das Foto noch

a

verfremden. Markieren Sie es, und

11

klicken Sie auf die Schaltfläche

Künst lerische Effekte und dann auf

Bleistift: Graustufen.

Schritt 12

Auch Diagramme können mit Fotos

individuell gestaltet werden. Klicken

Sie dazu mit der rechten Maustaste

12

auf eine freie Stelle im Diagramm.

Im Kontextmenü wählen Sie Dia-

grammbereich formatieren.

Gestaltung rückgängig machen

Um ein Bild wieder in den Ur-

sprungszustand zu versetzen, mar-

kieren Sie es und wählen auf dem

Register Bildtools/Format in der

Gruppe Anpassen die Schaltfläche

Bild zurücksetzen.

241

Der Einsatz von Grafiken (Forts.)

Schritt 13

13

Unter Füllung markieren Sie die Op-

tion Bild- oder Texturfüllung 1

und klicken dann auf Datei. Im zu-

gehörigen Dialogfenster wählen Sie

die Datei aus, die Sie einfügen wol-

a

len (siehe Seite 238), und bestätigen

das Ganze mit Einfügen.

Schritt 14

14

Um die Diagrammbeschriftungen

besser zu sehen, stellen Sie die

Transparenz des Fotos auf 51 %.

Schritt 15

b

Um die Lesbarkeit zu erhöhen,

könnten Sie bei einem dunklen Hin-

tergrundfoto die Achsenbeschriftun-

gen mit einer weißen Schrift verse-

hen. Klicken Sie dazu mit rechts auf

die Beschriftung, wählen Sie Schrift-

art und im Dialog die Schriftfarbe

15

Weiß.

Muster sind auch schön

Drucken Sie Ihr Diagramm in

Schwarz-Weiß, bietet sich die Fül-

lung mit einem Muster 2 an, um

die unterschiedlichen Säulen- oder

Kreissegmente deutlich voneinan-

der abzuheben.

242

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

Schritt 16

16

Auch Diagrammelemente können

Sie mit Grafiken füllen. Markieren

Sie z. B. die erste Säule im Diagramm

mit einem Klick und einem noch-

maligen Klick. Dann klicken Sie mit

rechts auf die Markierung und wäh-

len im Kontextmenü Datenpunkt

formatieren.

Schritt 17

17

Im Bereich Füllung wählen Sie die

Option Bild- oder Texturfüllung

aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Datei 3, und wählen Sie im zuge-

hörigen Dialog ein passendes Bild

aus. Die Grafik erscheint in der

Säule, ist allerdings etwas verzerrt.

Schritt 18

c

Um das Foto mehrfach einzufügen,

scrollen Sie mit der Bildlaufleiste 4

ein wenig nach unten und markieren

18

die Option Stapeln. Sie sehen das

Ergebnis sofort. Probieren Sie meh-

rere Optionen aus, um die Darstel-

lung zu finden, die Ihnen am besten

gefällt.

d

243

Einen Screenshot einfügen

Manchmal ist es nützlich, Fotos vom

1

aktuellen Computerbildschirm in

Ihre Tabelle einzufügen. Wir zeigen

Ihnen im Folgenden, wie Sie diese

Screenshots in Excel erstellen und

Ihrer Arbeitsmappe hinzufügen.

Schritt 1

Sie können z. B. einen Screenshot

eines Word-Textes in Ihre Tabelle

2

einfügen. Öffnen Sie eine Excel-

Tabelle und die Word-Datei, die Sie

»fotografieren« möchten.

Schritt 2

Wählen Sie im Excel-Programm-

fenster das Register Einfügen, und

klicken Sie in der Gruppe Illustra-

tionen auf Screenshot. Das geöff-

nete Word-Programmfenster wird

im Menü als Miniatur angezeigt.

Klicken Sie darauf.

3

Schritt 3

Das »Foto« des Word-Fensters wird

sofort eingefügt. Sie können es wie

ein herkömmliches Foto bearbeiten,

z. B. die Größe verändern oder es

zuschneiden (siehe Seite 239).

244

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

Schritt 4

4

Das Register Bildtools/For-

mat bietet diverse Befehle zur

Bildbearbeitung. Markieren Sie den

Screenshot, und klicken Sie in der

Gruppe Bildformatvorlagen auf

Weitere. Wählen Sie mit einem

Mausklick die Option Perspek-

tivischer Schatten, weiß 1.

a

Schritt 5

Oder weisen Sie dem Screenshot

einen künstlerischen Effekt zu. Dazu

markieren Sie ihn und klicken auf

dem Register Bildtools/Format in

der Gruppe Anpassen auf Künst-

lerische Effekte. Wählen Sie z. B.

5

den Effekt Fotokopie.

Schritt 6

Mit einem Klick auf den Pfeil an der

Schaltfläche Farbe in der Gruppe

Anpassen färben Sie den Screenshot

ein. Wählen Sie hier unter Farbton

beispielsweise Temperatur 11200 K.

6

Mehr Information

Verweilen Sie mit der Maus

auf einer Option, um durch die

QuickInfo mehr darüber zu er-

fahren.

245

Einen Screenshot einfügen (Forts.)

Schritt 7

7

Sie können auch nur einen Aus-

schnitt des Bildschirms als Screen-

shot einfügen. Dazu müssen Excel

und die betreffende Datei geöffnet

sein. Klicken Sie in Excel auf dem

Register Einfügen in der Gruppe

Illustrationen auf Screenshot E

Bildschirmausschnitt.

Schritt 8

Der Bildschirm der Word-Datei wird

8

hell dargestellt, der Mauszeiger wird

zum Fadenkreuz. Wählen Sie den

Ausschnitt, den Sie als Screenshot

in Excel einfügen möchten, indem

Sie das Fadenkreuz mit gedrückter

Maustaste darüberziehen.

Schritt 9

Sobald Sie die Maustaste loslassen,

wird die ausgewählte Passage auf

9

dem Excel-Tabellenblatt als Grafik

eingefügt, und Sie können sie wie

gewohnt verschieben und bear-

beiten.

Der richtige Ausschnitt

Haben Sie mehrere Programmfens-

ter geöffnet, müssen Sie zunächst

zu dem Fenster wechseln, das Sie

fotografieren wollen. Es darf nicht

minimiert sein.

246

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

Schritt 10

10

Klicken Sie unter Bildtools/For-

a

mat in der Gruppe Anpassen

auf Korrekturen. Unter Schär-

fen/Weichzeichnen stellen Sie

Weichzeichnen: 25 % 1 ein, und

unter Helligkeit/Kontrast wäh-

len Sie Helligkeit: –20 % Kon-

b

trast –20 % 2.

11

Schritt 11

Sie können einem Screenshot auch

im Nachhinein noch Form geben.

Dazu markieren Sie ihn und klicken

auf dem Register Bildtools/For-

mat in der Gruppe Größe auf die

12

Schaltfläche Zuschneiden.

Schritt 12

Klicken Sie im Menü auf Auf Form

zuschneiden, und wählen Sie unter

Standardformen die Option Gefal-

tete Ecke.

Mehr Übersicht

Minimieren Sie die nicht rele-

vanten Fenster, bevor Sie einen

Bildausschnitt machen, damit Sie

von Excel aus gleich zum richtigen

Fenster springen können.

247

Ein Piktogramm einfügen

Statt einer langen Spaltenüberschrift

1

können Sie ein Symbol# einfügen.

Mit Excel 2019 gibt es neben den

bekannten Symbolen 500 neue Piktogramme zur Auswahl, dafür brauchen Sie aber eine Internetverbindung. Wir

zeigen Ihnen, wie Sie diese Piktogramme einfügen und anpassen.

Schritt 1

Klicken Sie in die Zelle, in die Sie ein

2

Piktogramm einfügen möchten, z. B.

C3. Wählen Sie auf dem Register

Einfügen in der Gruppe Illustratio-

nen die Schaltfläche Piktogramme.

b

Schritt 2

a

Das Dialogfenster Piktogramme

einfügen zeigt alle verfügbaren

Pikto gramme. Wählen Sie links das

Thema, z. B. Sport 1. In der Mitte

klicken Sie das passende Pikto-

3

gramm an 2. Zum Abschluss klicken

Sie rechts unten auf Einfügen.

Schritt 3

Das Piktogramm ist eine Grafik

(Hinweise zum Bearbeiten finden Sie

in den Anleitungen ab Seite 238).

Ändern Sie z. B. die Größe des Pik-

togramms oder verschieben Sie es

an die gewünschte Position auf dem

Tabellenblatt.

248

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

Schritt 4

4

Nun können Sie das Piktogramm

einfach kopieren und an anderen

Stellen im Dokument einfügen. Dazu

klicken Sie es an und ziehen es mit

gedrückter

Strg

(Strg)-Taste an die ge-

wünschte Stelle. Lassen Sie erst die

Maus und danach die (Strg)-Taste

los, um das Piktogramm einzufügen.

Schritt 5

5

Das Bild in Zelle A4 wollen Sie

gegen ein Piktogramm zum Schwim-

men austauschen. Klicken Sie mit

der rechten Maustaste auf das Pikto-

gramm, und wählen Sie den Befehl

Grafik ändern E Aus Piktogram-

men … im Kontextmenü.

Schritt 6

Bringen Sie Farbe ins Spiel, indem

c

Sie das Piktogramm anklicken und

auf dem Register Grafiktools/Format

eine Grafikformatvorlage auswählen.

6

Sie finden alle Gestaltungsbefehle

auch im Kontextmenü unter Grafik

formatieren 3.

249

Ein 3D-Modell einfügen und drehen

Sie können mit einem 3DModell

1

Ihre Planung in Excel realitätsnah demonstrieren. Das Besondere daran ist, dass Sie es um 360° drehen können

und so eine Rundumsicht erhalten.

Schritt 1

Klicken Sie im Register Einfügen auf

den Auswahlpfeil an der Schaltfläche

Illustrationen. Hier klicken Sie im

Untermenü auf den Auswahlpfeil

a

b

rechts neben 3D-Modell und wäh-

2

len den Eintrag Aus Onlinequellen.

Schritt 2

Tragen Sie in das Suchfeld 1 einen

Begriff ein, z. B. »Haus«, und be-

stätigen Sie mit (¢). Klicken Sie

in der Auswahl auf ein passendes

Wohnhaus 2 und dann auf die

Schaltfläche Einfügen.

Schritt 3

3

Die 3D-Modell erscheint als Objekt

auf Ihrem Tabellenblatt und verdeckt

es zum Teil. Ziehen Sie es mit ge-

drückter Maustaste rechts neben die

Tabelle. (Der Mauszeiger sieht dabei

wie ein Vierfachpfeil aus.) Sie ändern

seine Größe wie bei einer Grafik: die

äußeren Markierungspunkte ankli-

cken und mit gedrückter Maustaste

verschieben.

250

Kapitel 7: Diagramme und Grafiken

Schritt 4

4

In der Mitte des 3D-Modells sehen

Sie eine Schaltfläche zum Drehen.

Klicken Sie darauf und halten Sie die

Maustaste gedrückt, während Sie

die Maus in verschiedene Richtun-

gen bewegen. Auf diese Art können

Sie das Haus von allen Seiten be-

trachten.

Schritt 5

5

Klicken Sie mit der rechten

Maustaste auf das Modell, und rufen

Sie im Kontextmenü den Befehl 3D-

Modell formatieren auf. Im zuge-

hörigen Aufgabenbereich wählen Sie

Füllung. Über Datei 3 können Sie

ein Foto von Ihrer Wohnumgebung

einfügen, um z. B. zu sehen, wie das

Haus auf Ihrem Wassergrundstück

wirkt.

c

Schritt 6

Um zum Ausgangszustand zurück-

zukehren, klicken Sie im Register

3D-Modelltools/Format auf die

6

Schaltfläche 3D-Modell zurück-

setzen.

251

Kapitel 8

Arbeitsmappen umfangreich nutzen

Excel bietet einige hilfreiche Funktionen, mit denen Sie Ihre Arbeitsmappen und Tabellenblätter organisieren und verwalten sowie vor ungewollten Veränderungen schützen können.

Arbeitsmappen

Wenn Sie zur gleichen Zeit an unterschiedlichen Arbeitsmappen arbeiten wollen, ohne dauernd die eine schließen und die andere öffnen zu müssen, können Sie das Excel

Fenster über die Registerkarte Ansicht in kleine Fenster aufteilen und so mehrere Arbeitsmappen neben oder untereinander anordnen.

Tabellenblattübergreifende Formeln

Angenommen, Sie führen ein Haushaltsbuch und haben für jedes Quartal ein eigenes Tabellenblatt angelegt. Es wäre ja schön, auch die Gesamtsumme im Blick zu haben.

Erstellen Sie einfach eine Formel, die die Tabellenblätter miteinander verknüpft. Das funktioniert sogar über verschiedene Arbeitsmappen hinweg.

Schreibschutz

Wenn Sie Ihre Tabelle(n) vor – möglicherweise auch unbeabsichtigten – Änderungen bewahren wollen, können Sie das ganz leicht tun. Über die Registerkarte Überprüfen legen Sie einen Schreibschutz für Zellen, Tabellenblätter oder ganze Arbeitsmappen fest. Sie können ein Kennwort vergeben und bestimmen, welche Aktionen in der Tabelle erlaubt sind und welche nicht.

252

Auf dem Register Ansicht finden Sie

die verschiedenen Darstellungen der

1 Arbeitsmappen.

b Tabellenblattübergreifende Formeln erkennen Sie am Namen des Arbeitsblatts in Hochkommas,

gefolgt von der Zelladresse.

c Tragen Sie ein Kennwort ein,

damit andere Personen den

Blattschutz nicht einfach

aufheben können.

253

Mehrere Arbeitsmappen verwenden

Um einen guten Überblick zu

1

behalten, ist es sinnvoll, in haltlich nicht unmittelbar zusammengehörende Tabellen in jeweils eigenen Arbeitsmappen zu speichern.

Schritt 1

Öffnen Sie die erste Datei, z. B.

Einnahmen.xlsx. Die geöffnete Datei

erscheint im Fenster und als Eintrag

in der Taskleiste 1.

Schritt 2

Öffnen Sie nun die zweite Arbeitsmappe, z. B. Ausgaben.xlsx. Sie öffnet 2

sich in einem neuen Fenster, das sich

über das bereits geöffnete Fenster

Einnahmen.xlsx legt. In der Taskleiste

erscheint ein zweiter Eintrag für die

Datei Ausgaben.xlsx 2.

a

b

Schritt 3

Wenn Sie dann mit der Maus auf

3

den Eintrag in der Taskleiste zeigen,

sehen Sie eine Minivorschau der beiden geöffneten Tabellen. Klicken Sie z. B. auf Einnahmen.xlsx, erscheint

die Tabelle wieder im Vordergrund.

Auf diese Weise können Sie zwischen den Arbeitsmappen hin und herspringen.

254

Kapitel 8: Arbeitsmappen umfangreich nutzen

Schritt 4

4

Der Wechsel zwischen geöffneten

Arbeitsmappen gelingt auch auf dem

Register Ansicht mit einem Klick auf

Fenster wechseln. Das Menü listet

die geöffneten Arbeitsmappen auf.

Mit einem Mausklick wechseln Sie

die Arbeitsmappe.

Schritt 5

5

Manchmal ist es hilfreich, beide

Fenster nebeneinander zu sehen.

Dazu klicken Sie auf dem Register

Ansicht in der Gruppe Fenster auf

Alle anordnen und wählen im Dialog z. B. die Option Unterteilt 3.

c

Schritt 6

Beide Fenster werden daraufhin

nebeneinander angezeigt. Sie stellen

das aktive Fenster wieder her, indem

Sie im Dialog Fenster anordnen das

Kontrollkästchen neben Fenster der

aktiven Arbeitsmappe anklicken.

6

Schneller Wechsel

Am schnellsten geht der Wechsel

zwischen Arbeitsmappen mit der

Tastenkombination (Alt)+(ÿ).

255

Mit Tabellenblättern umgehen

Sie können beliebig viele Tabellen

1

blätter in einer ExcelArbeitsmappe

zusammenfassen. Wie Sie sie einfügen, Namen für sie vergeben, sie an eine andere Stelle verschieben oder

kopieren, zeigen wir Ihnen hier.

Schritt 1

2

Mit dem Start des Programms

wird automatisch ein Tabellenblatt

angelegt. Wenn Sie ein weiteres

Tabellenblatt benötigen, klicken Sie

auf das Plus. Excel fügt pro Klick ein

neues Tabellenblatt ein und benennt

es fortlaufend, z. B. Tabelle2.

Schritt 2

Wenn Sie einem Tabellenblatt einen

passenden Namen geben wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen den Befehl Umbenennen aus dem Kontextmenü.

3

Schritt 3

Tragen Sie einen eindeutigen Namen

ein, z. B. »Sommer«. Der Name darf

1

2

3

4

5

maximal 32 Buchstaben oder Zah

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

len umfassen. Übernehmen Sie ihn

durch Drücken der (¢)Taste.

256

Kapitel 8: Arbeitsmappen umfangreich nutzen

Schritt 4

4

Sie können die Übersicht noch

erhöhen, indem Sie den Blattregistern eine passende Farbe geben.

Dazu klicken Sie mit der rechten

Maustaste auf das Register Sommer

und wählen Registerfarbe. Klicken

Sie dann beispielsweise auf Orange.

Schritt 5

Die neue Registerfarbe wird erst

deutlich erkennbar, wenn Sie ein

anderes Register auswählen. Klicken

Sie deshalb also auf Tabelle2.

5

Schritt 6

Die Reihenfolge der Tabellenblätter

lässt sich ändern. Sie verschieben ein

Blatt, beispielsweise Frühling, indem Sie es mit gedrückter Maustaste vor ein anderes Tabellenblatt ziehen.

Ein kleines Blattsymbol verdeutlicht

die Aktion. Wenn Sie die Maustaste

loslassen, wird das Blatt dort ein6

gefügt, wo Sie den kleinen Pfeil 1

sehen.

1

257

Mit Tabellenblättern umgehen (Forts.)

Schritt 7

7

Wollen Sie ein Tabellenblatt kopieren, z. B. Sommer, halten Sie beim Ziehen die (Strg)Taste gedrückt.

Strg

Das Blattsymbol zeigt nun ein

kleines Plus. Lassen Sie zuerst die

Maustaste und dann die (Strg)

Taste los. Die Kopie trägt den

Namen des Originaltabellenblatts,

gefolgt von (2).

8

Schritt 8

Das Verschieben oder Kopieren

ist auch zwischen verschiedenen Arbeitsmappen möglich. Die zweite Mappe muss dafür geöffnet

sein. Klicken Sie mit der rechten

Maustaste auf das Blattregister, das

Sie verschieben wollen, z. B. Winter,

und wählen Sie Verschieben oder

kopieren.

9

Schritt 9

Markieren Sie den Namen der

Arbeitsmappe, in die das Tabellenblatt verschoben werden soll, z. B.

Aktivitäten_Planung.xlsx, und klicken

Sie auf OK. Das Tabellenblatt Win-

ter wird in die Datei Aktivitäten_

Planung.xlsx verschoben.

258

Kapitel 8: Arbeitsmappen umfangreich nutzen

Schritt 10

10

Um das Tabellenblatt zu kopieren,

gehen Sie genauso vor. Klicken

Sie mit der rechten Maustaste auf

das Blattregister, das Sie kopieren

wollen, z. B. Frühling. Wählen Sie

Verschieben oder kopieren aus dem Kontextmenü.

2

Schritt 11

Wählen Sie die Arbeitsmappe aus,

in die Sie das Blatt kopieren wol11

len, und aktivieren Sie dann Kopie

erstellen 1, indem Sie ein Häkchen

davor setzen. Eine Kopie des Tabellenblatts wird in die zweite Arbeitsmappe eingefügt, sobald Sie auf OK

klicken.

Schritt 12

a

Sie können mit der Kopie aber auch

eine neue Arbeitsmappe erzeugen.

Wählen Sie dazu im Dialog die

Op tion (neue Arbeitsmappe), und

12

klicken Sie auf OK.

Schnell alle Blätter anzeigen

Sie können beliebig viele Tabellenblätter in einer Arbeitsmappe aufbewahren. Um sie durchzublättern, nutzen Sie die Navigationspfeile 2

links neben dem ersten Tabellenblatt.

259

Mit Tabellenblättern umgehen (Forts.)

Schritt 13

13

Um die Arbeitsmappe übersichtlicher zu gestalten, können Sie die Tabellenblätter ausblenden, an denen Sie gerade nicht arbeiten. Klicken Sie

mit der rechten Maustaste auf das

Blattregister Winter, und wählen Sie

den Befehl Ausblenden.

Schritt 14

Auch die Tabellenblätter Herbst

und Frühling blenden Sie auf diese

Weise aus. In der Arbeitsmappe ist

14

anschließend nur noch das Tabellenblatt Sommer zu sehen.

Schritt 15

Wenn Sie z. B. das Tabellenblatt

Herbst wieder benötigen, klicken

Sie mit der rechten Maustaste auf

das Register Sommer. Wählen Sie

im Kontextmenü die Option Ein-

blenden. Sie taucht nur auf, wenn

15

Blätter ausgeblendet sind.

Arbeitsmappe ausblenden

Das Ein und Ausblenden gibt es

auch für ganze Arbeitsmappen. Sie

können auf dem Register Ansicht

in der Gruppe Fenster das aktuelle Fenster ausblenden. Hier finden Sie auch den Befehl Fenster

einblenden, der die Mappe wieder

zeigt.

260

Kapitel 8: Arbeitsmappen umfangreich nutzen

Schritt 16

16

Ein Dialogfenster erscheint, in dem

alle ausgeblendeten Tabellenblätter

der Arbeitsmappe aufgelistet sind.

Klicken Sie auf den Eintrag Herbst,

und bestätigen Sie die Auswahl mit

OK.

Schritt 17

Sie löschen Tabellenblätter, indem

Sie mit der rechten Maustaste auf

das entsprechende Blattregister

17

klicken, z. B. Sommer (2). Wählen

Sie im Kontextmenü den Befehl

Löschen.

Schritt 18

Das Tabellenblatt ist ohne weitere

Nachfrage verschwunden. Eine Arbeitsmappe muss aber immer mindestens ein Tabellenblatt enthalten, sodass Sie ein Blatt nicht löschen

können, wenn es das einzige Blatt

einer Arbeitsmappe ist.

18

Gelöscht ist gelöscht

Das Löschen eines Tabellenblatts

können Sie nicht wieder rückgängig machen!

261

Der Gruppenmodus

Um Daten gleichzeitig in mehreren

1

Tabellen zu bearbeiten, fassen Sie

Tabellenblätter einfach in einer

Gruppe zusammen.

Schritt 1

Klicken Sie auf das Tabellenblatt Ta-

a

belle1, das zu der künftigen Gruppe

gehören soll. Halten Sie die (ª)2

Taste gedrückt, und klicken Sie erst

auf das Blattregister Tabelle2, dann

auf Tabelle3. Lassen Sie (ª) los.

Schritt 2

Die drei Tabellenblätter bilden jetzt

eine Gruppe, zu erkennen am Zusatz

Gruppe in der Titelleiste 1. Geben

Sie nun folgende Daten ein: »Ar

1

2

3

4

5

beitszeiten« in die Zelle A1, »Tag«

Q

W

E

R

T

Z

in A2, »Beginn« in B2, »Ende« in C2

Strg

Alt

und »Dauer« in D2.

b

3

Schritt 3

Mit einem Klick auf ein beliebiges

Blattregister heben Sie den Gruppenmodus auf. Der Eintrag Gruppe verschwindet aus der Titelleiste 2.

Wie Sie sehen, ist die gleiche Eingabe auf jedem Blatt erfolgt.

262

Kapitel 8: Arbeitsmappen umfangreich nutzen

Schritt 4

4

Sie können auch nur bestimmte

Blätter zu einer Gruppe zusammenfassen. Halten Sie (ª) gedrückt, und klicken Sie auf die Blattregister, die

Sie gruppieren möchten, z. B. Früh-

ling und Sommer. Excel zeigt in der

Titelleiste neben dem Dateinamen

wieder den Eintrag Gruppe.

Schritt 5

Geben Sie in die Zelle A16 folgen5

den Text ein: »Wie viele Aktivitäten sind bereits erledigt?« In die Zelle B16 tragen Sie die Funktion

=ZÄHLENWENN(B2:B15;"ja") ein,

die die Zahl der erledigten Aktivitäten im Bereich B2:B15 berechnet.

Drücken Sie (¢).

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 6

Heben Sie den Gruppenmodus mit

6

einem Klick auf ein Tabellenblatt

außerhalb der Gruppe auf. Der

Eintrag Gruppe verschwindet aus

der Titelleiste. Das Blatt Winter

war nicht Bestandteil der Gruppe,

deshalb wurde die Berechnung hier

nicht eingetragen.

263

Der Gruppenmodus (Forts.)

Schritt 7

7

Wechseln Sie zum Tabellenblatt

Sommer (es war Bestandteil der

Gruppe). Sie sehen, der zuvor

eingegebene Text und die Funktion

wurden hier übernommen.

Schritt 8

Noch ein Beispiel: Tragen Sie einzelne Zahlenwerte in mehrere Tabellenblätter auf einmal ein, und ändern Sie sie nachträglich. Öffnen Sie dazu die Tabelle Arbeitszeiten. xlsx.

8

Schritt 9

Fassen Sie die drei Tabellenblätter

zu einer Gruppe zusammen, indem

Sie sie anklicken und dabei die (ª)

Taste gedrückt halten. Tragen Sie

dann die Anfangs und Endzeiten

ein, wie im Beispiel zu sehen.

Schneller gruppieren

9

Sie können zum Gruppieren einzelner, nicht nebeneinanderliegender Blätter die (Strg)Taste festhalten

und dann nacheinander auf die

Blattregister der weiteren Tabel

1

2

3

4

5

lenblätter klicken. Aber Achtung:

Q

W

E

R

T

Z

Bitte nicht am Blattregister ziehen,

Strg

Alt

sonst wird dieses nur kopiert!

264

Kapitel 8: Arbeitsmappen umfangreich nutzen

Schritt 10

10

Berechnen Sie in der Zelle D3 die

Länge der Arbeitstage, indem Sie die

Formel »=C3B3« eingeben und (¢)

drücken. Übertragen Sie die Formel

durch Ziehen mit der Maus auf die

Zellen D4:D7.

Schritt 11

Heben Sie den Gruppenmodus auf,

indem Sie auf ein Blattregister der

Gruppe klicken. Blättern Sie dann

die einzelnen Tabellenblätter durch.

11

Alle zeigen die Einträge und die

Ergebnisse der Formel.

Schritt 12

Ändern Sie die Daten erneut. Bilden

Sie den Gruppenmodus, und geben

Sie eine andere Uhrzeit in Zelle B3

ein. Drücken Sie (¢). Heben Sie die

Gruppierung auf, und kontrollieren

12

Sie, ob die Änderung auf allen Blättern erfolgt ist. Das Ergebnis in Zelle D3 wird ebenfalls angepasst.

Schneller gruppieren, Teil 2

Klicken Sie mit der rechten

1

2

3

4

5

Maustaste auf ein Tabellenblatt

Q

W

E

R

T

Z

der Arbeitsmappe, und wählen

Strg

Alt

Sie Alle Blätter auswählen im

Kontextmenü.

265

Tabellenblattübergreifende Formeln

Sie haben z. B. Ihre Einnahmen

1

für jedes Quartal auf einem

separaten Tabellenblatt vermerkt.

Dennoch möchten Sie stets auch

1

2

3

4

5

Ihre Gesamteinnahmen im Blick

Q

W

E

R

T

Z

haben. Dafür brauchen Sie eine

Strg

Alt

blattübergreifende Formel.

Schritt 1

2

Öffnen Sie die Datei Einnahmen.xlsx,

und fügen Sie ein neues Tabellenblatt ein. Auf diesem Blatt entsteht Ihre blattübergreifende Formel. Geben Sie dem neuen Blatt den Namen

»Einnahmen_Überblick«.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 2

In die Zelle A1 tragen Sie »EinnahmenÜberblick« ein, in A2 schreiben a

Sie »1. Halbjahr«, in A3 »2. Halbjahr«

3

und in A4 »Summe«. In die leere

Zelle B2 schreiben Sie »=«.

Schritt 3

Klicken Sie auf das Blattregister

1. Quartal und dort auf die Zelle

mit der Gesamtsumme (hier: F6).

So entsteht eine Verknüpfung

zwischen den Tabellenblättern,

die Excel in der Bearbeitungszeile

automatisch nach dem Muster

'Tabellenblattname'!verknüpfte Zelle

schreibt 1.

266

Kapitel 8: Arbeitsmappen umfangreich nutzen

b

Schritt 4

4

Geben Sie dahinter nun »+« ein.

Klicken Sie auf das Tabellenblatt

2. Quartal und hier auf die Zelle E6.

Bestätigen Sie mit (¢), fertig ist die

blattübergreifende Formel 2! Das

Ergebnis in Zelle B2 auf dem Tabellenblatt Einnahmen_Überblick 3 ist die Summe der beiden Quartale aus

verschiedenen Tabellenblättern.

c

Schritt 5

Wechseln Sie nun zum Tabellenblatt

1. Quartal, und tragen Sie dort für

den Lottogewinn im Januar »777«

ein. Drücken Sie dann (¢).

5

Schritt 6

Jetzt öffnen Sie wiederum das Tabellenblatt Einnahmen_Überblick. Die Summe in Zelle B2 aktualisiert sich

automatisch, sobald Sie Ihre Eingaben speichern.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

6

Verknüpfen übers Kontextmenü

Klicken Sie mit der rechten

Maustaste auf die Quellzelle, mit

der Sie verknüpfen wollen, und

wählen Sie Kopieren. Klicken Sie

dann mit rechts auf die Zielzelle,

und wählen Sie Einfügen E Ver-

knüpfung einfügen.

267

Tabellenblattübergreifende Formeln (Forts.)

Schritt 7

7

Tabellenblattübergreifende Formeln

können Sie auch über unterschiedliche Arbeitsmappen hinweg bilden.

Öffnen Sie z. B. Einnahmen.xlsx,

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Ausgaben.xlsx und Rest.xlsx. Klicken

Strg

Alt

Sie in der Datei Rest.xlsx in die Zelle

B1, und geben Sie »=« ein.

Schritt 8

8

Klicken Sie auf dem Register An-

sicht in der Gruppe Fenster auf

die Schaltfläche Fenster wechseln.

Wählen Sie den Eintrag Einnah -

men.xlsx aus.

Schritt 9

In der Datei Einnahmen.xlsx klicken

9

Sie auf das Blatt Einnahmen_Über-

blick und dort auf die Zelle B4. Der

Zellbezug wird in die Formel der

Mappe Rest.xlsx übernommen 1.

Tastatureingabe

Tabellenblattübergreifende Formeln können Sie auch einfach tippen. Sie müssen lediglich die

Schreibweise beachten: [Dateiname]Tabellenblattname!Zelladresse 1

oder Bereich.

268

Kapitel 8: Arbeitsmappen umfangreich nutzen

Schritt 10

10

Geben Sie ein Minuszeichen ein,

und wechseln Sie zur Datei Ausgaben.xlsx. Auf dem Tabellenblatt Ausgaben_Überblick klicken Sie in

die Zelle B4 und drücken dann (¢).

Die fertige Formel sehen Sie in der

Arbeitsmappe Rest.xlsx 2.

Schritt 11

Nun testen Sie die tabellenblatt2

übergreifende Formel. Dazu springen

Sie zur Datei Einnahmen.xlsx und

wählen das Tabellenblatt 1. Quartal

aus 3. Tragen Sie in die Zelle E3 den

Lottogewinn »1000« ein. Drücken

Sie (¢), und speichern Sie die Än11

derung.

Schritt 12

Wechseln Sie dann zur Arbeitsmappe Rest.xlsx, und prüfen Sie dort 3

die automatische Aktualisierung des

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Ergebnisses 4.

Strg

Alt

12

So geht es auch

Diese Änderungen können Sie

4

auch vornehmen, wenn die Datei

Rest.xlsx geschlossen ist.

269

Arbeitsblätter und Zellen schützen

Um unabsichtliche oder ungewollte

1

Änderungen zu vermeiden, schützen

Sie Ihre Tabelle. Wie das funktioniert,

erfahren Sie hier.

Schritt 1

Wenn Sie nicht wollen, dass z. B. Ihr

Formelbereich verändert wird, können Sie ihn schützen. Markieren Sie dazu zunächst den Tabellenbereich,

der für Eingaben offen bleiben soll.

2

Hier ist es der Bereich C2:E5.

Schritt 2

a

Klicken Sie auf dem Register Start in

der Gruppe Zahl auf den Dialogfeldstarter 1. Alternativ klicken Sie den markierten Bereich mit der rechten

Maustaste an und wählen den Befehl Zellen formatieren. Klicken Sie dann im Dialog Zellen formatieren

auf das Register Schutz.

Schritt 3

3

Entfernen Sie das voreingestellte

Häkchen neben Gesperrt, und

schließen Sie den Dialog mit einem

Klick auf OK. Damit haben Sie den

Bereich festgelegt, in dem Eingaben

erlaubt sind.

270

Kapitel 8: Arbeitsmappen umfangreich nutzen

Schritt 4

4

Klicken Sie auf dem Register Über-

prüfen in der Gruppe Änderungen

auf Blatt schützen. Im Dialogfenster

können Sie bestimmte Aktionen

erlauben 2. Klicken Sie aber, ohne

etwas zu ändern, auf OK.

Schritt 5

Testen Sie den soeben eingestellten

Schreibschutz. Dazu klicken Sie in

b

die Zelle F2 und drücken (Entf). Sofort erscheint ein Hinweis, dass die Zelle schreibgeschützt ist und nicht

ohne Weiteres verändert werden

darf.

5

Schritt 6

Klicken Sie nun in die Zelle D2, und

ändern Sie ihren Wert auf »2700«.

Bestätigen Sie mit (¢). Das funktioniert, weil Sie in Schritt 3 die Eingabe für diesen Bereich erlaubt

6

haben.

Noch sicherer

Den Schreibschutz kann so im

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Prinzip jeder wieder aufheben.

Strg

Alt

Mit der Eingabe eines Kennworts

ist der Blattschutz jedoch nicht

so einfach zu »knacken« (siehe

Seite 273).

271

Arbeitsblätter und Zellen schützen (Forts.)

Schritt 7

7

Sie heben den Blattschutz ganz

einfach wieder auf, indem Sie auf

a

dem Register Überprüfen auf die

Schaltfläche Blattschutz aufheben

klicken.

Schritt 8

Testen Sie erneut, ob Sie den Inhalt

der Zelle F2 löschen können. Mar8

kieren Sie dazu die Zelle mit einem

Klick, und drücken Sie die Taste

(Entf). Diesmal funktioniert es, weil

Entf

der Blattschutz aufgehoben ist.

Schritt 9

Machen Sie Ihre Löschaktion rückgängig – mit einem Klick auf das Symbol Rückgängig in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder mit 9

(Strg)+(Z).

Bereiche zugänglich machen

Auf dem Register Überprüfen

finden Sie erweiterte Optionen für

den Blattschutz in der Gruppe Än-

derungen über Benutzer dürfen

Bereiche bearbeiten 1.

272

Kapitel 8: Arbeitsmappen umfangreich nutzen

Schritt 10

10

Nun verfeinern Sie die Einstellungen.

Markieren Sie den Bereich, der nicht

gesperrt sein soll, z. B. C2:E5. Auf

b

dem Register Start klicken Sie in der

Gruppe Zahl auf den Dialogfeldstarter 2 und im Dialog auf das Register Schutz. Stellen Sie sicher, dass das

Häkchen neben Gesperrt

c

3 entfernt

ist, und klicken Sie auf OK.

Schritt 11

Auf dem Register Überprüfen

klicken Sie auf Blatt schützen. Im

11

Dialogfenster geben Sie nun ein

Kennwort ein 4. Es wird mit Punkten dargestellt, damit es geheim bleibt.

Schritt 12

d

Unter dem Eingabefeld können Sie

bestimmen, was am Blatt bearbeitet werden darf. Setzen Sie z. B. ein Häkchen neben Spalten formatieren.

12

Kennwörter

Kennwörter können bis zu 255

Zeichen lang sein, Groß und

Kleinschreibung wird unterschieden. Merken Sie sich das Kennwort gut, weil Sie sonst den Blattschutz nicht deaktivieren können.

273

Arbeitsblätter und Zellen schützen (Forts.)

Schritt 13

13

Nachdem Sie auf OK geklickt haben,

1

2

3

4

5

müssen Sie das Kennwort durch die

Q

W

E

R

T

Z

erneute Eingabe bestätigen. Klicken

Strg

Alt

Sie dann noch einmal auf OK.

Schritt 14

Testen Sie den eben eingestellten

Blattschutz, und löschen Sie z. B.

14

die Zelle F2. Geht nicht, schreibgeschützt. Prima, so soll es sein!

Entf

Schritt 15

Ändern Sie dann den Wert in Zelle

D3 auf »100000« 1. Das funktioniert, aber die Ergebniszellen zeigen nun Rauten. Ziehen Sie also die

Trennlinie zwischen den Spalten

E und F mit gedrückter Maustaste

nach rechts, bis die Zahlen korrekt

15

angezeigt werden. Ihre Einstellung

Spalten formatieren aus Schritt 12

funktioniert also auch.

a

Rauten

Excel zeigt Rauten an, wenn in

einer Zelle zu wenig Platz ist, um

einen Wert anzuzeigen.

274

Kapitel 8: Arbeitsmappen umfangreich nutzen

Schritt 16

16

Klicken Sie auf dem Register Über-

prüfen auf Blattschutz aufheben.

c

Sie werden aufgefordert, das Kennwort einzutragen. Ohne dieses können Sie den Blattschutz nicht

aufheben. Tragen Sie es also ein 2,

b

und bestätigen Sie es mit OK.

Schritt 17

Sie können auch die Struktur Ih17

rer Arbeitsmappe schützen, sodass

keine Tabellenblätter eingefügt,

1

2

3

4

5

verschoben, geändert oder gelöscht

Q

W

E

R

T

Z

werden können. Auf dem Register

Strg

Alt

Überprüfen klicken Sie auf Arbeits-

mappe schützen 3 und tragen ein

Kennwort ein. Klicken Sie auf OK,

geben Sie das Kennwort nochmals

ein, und klicken Sie erneut auf OK.

18

Schritt 18

Speichern Sie die Änderungen, und

testen Sie den eingestellten Schutz,

indem Sie mit der rechten Maustaste

auf ein Blattregister klicken. Nun ist

es z. B. nicht erlaubt, neue Blätter

einzufügen – die Befehle sind ausgegraut, d. h., ihre Ausführung ist nicht möglich.

275

Kapitel 9

Listen gekonnt auswerten

Mitunter werden in Excel geführte Listen sehr lang und damit extrem unübersichtlich.

Gerade wenn man in ihnen blättern (scrollen) muss, kann man schon einmal schnell den Überblick verlieren. Aber es gibt natürlich auch hierbei Funktionen, die Ihnen das Leben erleichtern.

Daten sortieren

Lange Listen lassen sich sehr leicht automatisch sortieren oder nach bestimmten Gesichts punkten filtern. Die entsprechenden Befehle, beispielsweise Von A bis Z sortieren, finden Sie auf der Registerkarte Daten. In der Gruppe Datentools gibt es außerdem die Möglichkeit, Duplikate aus Ihrer Liste zu entfernen, um z. B. Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.

Fixierung

Um z. B. auch bei nahezu unendlichen Kundenlisten immer sofort sehen zu können, in welchem Bereich Sie sich gerade befinden, gibt es Befehle zum Feststellen von Zeilen (z. B. Überschriften), Spalten oder sogar ganzer Fenster.

Pivot-Tabelle, PivotChart und Datenschnitte

Eine auf den ersten Blick kompliziert anmutende, aber im Prinzip gar nicht so schwere Funktion ist die PivotTabelle. Mit ihrer Hilfe können Sie Daten auswerten und sortieren, ohne dabei die Originaltabellen verändern zu müssen. Auf der Registerkarte Pivot Table-Tools finden Sie die entsprechenden Werkzeuge zur Bearbeitung Ihrer PivotTabelle.

276

Auf dem Register Daten finden Sie in der

Gruppe Sortieren und Filtern Befehle zur

a Strukturierung Ihrer Daten.

b Bei großen Tabellen können

Sie mithilfe des Befehls Fens-

ter fixieren bestimmte Zeilen

oder Spalten vom Scrollen

ausschließen.

Mithilfe der Pivot c

Tabelle können Sie

große Datenmengen

darstellen und analysieren.

277

Daten sortieren

Excel-Listen lassen sich schnell und

1

einfach neu sortieren. Was Sie beach-

ten müssen, um Komplikationen bei

der Arbeit mit Listen zu vermeiden,

zeigen wir Ihnen hier.

Schritt 1

Wenn Sie eine Liste sortieren wollen, darf sie keine leeren Zeilen oder Spalten aufweisen. Entfernen Sie

2

diese, indem Sie mit der rechten

Maustaste auf den entsprechenden

Zeilen oder Spaltenkopf klicken.

Im Kontextmenü wählen Sie Zellen

löschen.

Schritt 2

Sortieren Sie nun die Liste alphabetisch nach Vornamen. Dazu mar3

kieren Sie z. B. die Zelle B6 in der

Spalte Vorname.

Schritt 3

Klicken Sie auf dem Register Daten

in der Gruppe Sortieren und Filtern

auf die Schaltfläche Von A bis Z

sortieren. Die übrigen Spalten der

Tabelle werden selbstverständlich

mitsortiert, d. h., die Daten wandern

mit.

278

Kapitel 9: Listen gekonnt auswerten

Schritt 4

4

Klicken Sie in eine Zelle in der Spalte

Geburtsdatum. Nun nutzen Sie den

Befehl Von Z bis A sortieren. Alle Daten werden neu sortiert und das

jüngste Geburtsdatum wird zuerst

angezeigt.

Schritt 5

Um die Tabelle alphabetisch nach

den Orten und zusätzlich nach den

a

Nachnamen zu sortieren, klicken Sie

5

auf dem Register Daten auf Sortie-

ren 1. Im Dialogfenster Sortieren

wählen Sie dann bei Sortieren nach

das Kriterium Ort 2, und bei Rei-

henfolge entscheiden Sie sich für A

bis Z.

Schritt 6

Wenn Sie weitere Sortierebenen

hinzufügen wollen, klicken Sie auf

b

Ebene hinzufügen 3. In der neuen

Zeile können Sie dann den zweiten

Sortierbegriff Nachname wählen.

c

Wenn Sie Ihre Eingabe mit OK bestätigen, wird die gewählte Sortie6

rung ausgeführt.

Kontextmenü

Die Sortierbefehle erreichen Sie

auch über das Kontextmenü zu

einer Zelle.

279

Den AutoFilter anwenden

Häufig benötigen Sie nicht alle

1

Datensätze der Liste, sondern

müssen nur auf ganz bestimmte

Informationen zugreifen. Excel

bietet Ihnen sehr komfortable

Möglichkeiten, Daten zu filtern.

Schritt 1

Um die Datenfilterung zu aktivieren,

setzen Sie den Zellcursor in eine

beliebige Zelle Ihrer Liste. Rufen Sie

auf dem Register Daten den Befehl

Filtern auf. Auf die gleiche Weise

2

deaktivieren Sie übrigens später die

Filtermöglichkeit.

Schritt 2

Rechts neben jedem Feldnamen ist

jetzt ein Listenpfeil zu sehen. Klicken Sie auf den Pfeil an der Spalte Nachname, um das Dialogfeld für die

3

Filterauswahl anzuzeigen.

Schritt 3

Sämtliche Werte dieser Spalte

werden in einer Liste angezeigt. Sie

können sie mithilfe der Häkchen

1

2

3

4

5

oder durch die Eingabe eines Such

Q

W

E

R

T

Z

begriffs einschränken. Die Eingabe

Strg

Alt

von »Müller« reduziert die Liste z. B.

auf Müller und Lohmüller.

280

Kapitel 9: Listen gekonnt auswerten

Schritt 4

4

Eine weitere Möglichkeit sind Text

oder Zahlenfilter. Je nach Datentyp

in der Spalte steht das eine oder

andere zur Verfügung. Wählen Sie

beispielsweise unter Textfilter die

Einschränkung Enthält.

Schritt 5

Egal welche Einschränkung Sie wählen, Ihre Wahl führt Sie jeweils in das Dialogfeld Benutzerdefinierter

AutoFilter. Hier können Sie die

5

Einschränkung noch einmal ändern

oder einen Suchbegriff wie »Müller«

eingeben. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Schritt 6

Sie sehen nun die gefilterte Tabelle.

Wenn Sie die Filterung wieder

entfernen möchten, klicken Sie auf

1

2

3

4

5

das Filtersymbol und wählen Filter

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

löschen aus "Nachname" aus dem zugehörigen Menü.

6

Weitere Filtereigenschaften

Bei den benutzerdefinierten Auto

Filtern können Sie bei Bedarf noch

eine zweite Filtereigenschaft hinterlegen. Bei der Verknüpfung mit UND müssen beide Filtereigenschaften erfüllt sein, nutzen Sie ODER, nur eine.

281

Listen gekonnt aufbereiten

Um Listen gekonnt aufzuberei-

1

ten, bietet Excel einen Textkon-

vertierungs-Assistenten für die

Spaltenaufteilung sowie die Mög-

lichkeit, Dopplungen schnell zu

finden.

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Schritt 1

Strg

Alt

Bereiten Sie nebenstehende Tabelle

vor. Da die Spalten Name und Ort

jeweils zwei Werte enthalten, lässt

2

sich diese Liste weder nach Vornamen noch nach Orten sortieren.

Schritt 2

Sie müssen die Daten nicht von

Hand trennen, sondern können sie

einfach in zwei Spalten splitten.

Fügen Sie dazu zunächst eine leere

Spalte neben der Spalte Name ein,

indem Sie mit rechts auf die Spalte

Straße und im Kontextmenü mit

links auf den Befehl Zellen einfügen

klicken.

3

Schritt 3

Markieren Sie dann die Spalte, die

Sie splitten wollen (hier: Name), und

öffnen Sie über das Register Daten

und die Schaltfläche Text in Spalten den TextkonvertierungsAssistenten.

282

Kapitel 9: Listen gekonnt auswerten

Schritt 4

4

Klicken Sie in Schritt 1 des Assistenten auf die Option Getrennt und dann ganz unten rechts auf die

Schaltfläche Weiter.

Schritt 5

Aktivieren Sie in Schritt 2 des

Assistenten das Kontrollkästchen

Komma

5

, und deaktivieren Sie die

anderen Kontrollkästchen. Im Feld

Datenvorschau 1 werden Vor und

Nachnamen jeweils in zwei getrennten Spalten ausgewiesen. Klicken Sie dann erneut auf Weiter.

Schritt 6

1

Im dritten Schritt des Assistenten

lassen Sie die Angaben, wie sie sind,

und klicken auf Fertig stellen.

6

Blitzvorschau verwenden

Alternativ zu der aufgezeigten

Methode können Sie auch die

in Kapitel 3, »Es geht noch viel

schneller!«, auf Seite 64 beschriebene Blitzvorschau einsetzen.

283

Listen gekonnt aufbereiten (Forts.)

Schritt 7

7

Sie werden gefragt, ob Sie die

Inhalte der Zellen des Zielbereichs

überschreiben wollen. Da Sie zuvor

extra eine neue Spalte eingefügt

haben, ist diese Ersetzung gewollt.

Klicken Sie also auf OK. Der neue,

gesplittete Inhalt wird eingefügt.

Schritt 8

Vergessen Sie nicht, auch der

neuen Spalte eine aussagekräftige

Spaltenüberschrift zu geben, hier

also »Vorname«.

8

Schritt 9

Auch doppelte Eingaben können

mithilfe von Excel gefunden und

entfernt werden. Positionieren Sie

1

2

3

4

5

den Zellcursor in einer beliebigen

Q

W

E

R

T

Z

Zelle Ihrer Tabelle, und klicken Sie

Strg

Alt

auf dem Register Daten auf Dupli-

kate entfernen.

9

Duplikate anzeigen

Möchten Sie sich die Duplikate nur

anzeigen lassen, ohne sie gleich

zu löschen, klicken Sie auf dem Register Start auf Bedingte Formatierung, anschließend auf Regeln

zum Hervorheben von Zellen und

dann auf Doppelte Werte.

284

Kapitel 9: Listen gekonnt auswerten

a

Schritt 10

10

Im Dialog Duplikate entfernen heben Sie zunächst die Markierung der Spalten mit einem Klick auf Mar-b

kierung aufheben 1 auf, um dann

nur die Spalte Kdnr. auszuwählen.

Klicken Sie zur Bestätigung Ihrer

Auswahl auf OK.

Schritt 11

Das Datentool hat einen doppelten

Wert ermittelt und ihn gelöscht.

Bestätigen Sie die Meldung mit OK.

Das Resultat ist eine Tabelle mit

eindeutigen Kundennummern.

11

Schritt 12

Doppelte Datensätze werden vollständig entfernt. Möchten Sie den gefundenen Datensatz doch nicht

löschen, können Sie das Entfernen

der Duplikate mit (Strg)+(Z) rückgängig machen.

12

Alles markieren

Wenn Sie Duplikate aus allen Spalten entfernen möchten, müssen Sie nicht vor jeder Spalte einzeln

Strg

Z

ein Häkchen setzen. Klicken Sie

einfach auf Alles markieren 2.

285

Fenster fixieren – Zeilen und Spalten feststellen

Die Möglichkeit, die wir Ihnen jetzt

1

zeigen, ist sehr effektiv, wenn Sie

mit langen Listen arbeiten. Mit

der Fixierung erreichen Sie, dass

von Ihnen ausgewählte Zeilen und

Spalten permanent sichtbar bleiben.

Schritt 1

Öffnen Sie eine Datei mit einer langen Liste, z. B. eine Kundenliste. Um die Überschriftenzeile zu fixieren,

klicken Sie auf dem Register Ansicht

in der Gruppe Fenster auf Fenster

fixieren E Oberste Zeile fixieren.

2

Schritt 2

Bewegen Sie nun Ihren Cursor in der

Liste nach unten. Die Zeile mit den

Überschriften bleibt immer sichtbar.

Schritt 3

Wenn Sie die Fixierung wieder aufheben möchten, gehen Sie den gleichen Weg. Klicken Sie in der Gruppe 3

Fenster auf Fenster fixieren. Im Menü steht Ihnen nun die Option

Fixierung aufheben zur Verfügung.

286

Kapitel 9: Listen gekonnt auswerten

Schritt 4

4

Um die erste Spalte zu fixieren,

klicken Sie auf dem Register Ansicht

in der Gruppe Fenster auf Fenster

fixieren E Erste Spalte fixieren.

Wenn Sie nun Ihren Cursor in der

Liste nach rechts bewegen, bleibt

diese Spalte durchgängig sichtbar.

Schritt 5

Es ist auch möglich, eine Spalte

und eine Zeile zu fixieren. Setzen

Sie dazu den Cursor in die Zelle B2.

5

Klicken Sie auf dem Register Ansicht

in der Gruppe Fenster auf Fenster

fixieren E Fenster fixieren.

Schritt 6

Wenn Sie nun in der Tabelle nach

unten und nach rechts wandern,

bleibt trotzdem der Rahmen sichtbar, bestehend aus der Kundennummer in der Spalte A und den Spaltenüberschriften in der Zeile 1.

6

Fixierung speichern

Die gewählte Fixierung bleibt beim

Speichern der Datei erhalten.

287

Statistik ohne Formeln mithilfe der Pivot-Tabelle

Die Pivot-Tabelle bietet Ihnen die

1

Möglichkeit, Daten neu darzustellen

und auszuwerten, ohne dafür die

Ausgangsdaten ändern zu müssen.

Schritt 1

Sie möchten aus der Kundenliste er2

mitteln, wie viele Frauen und Mäna

ner es pro Ort gibt. Mit der Pivot

Tabelle geht das sehr viel schneller

als über langwieriges Filtern. Positionieren Sie den Cursor in einer Zelle, und klicken Sie auf dem Register

Einfügen in der Gruppe Tabellen auf

die Schaltfläche PivotTable.

3

Schritt 2

Im Dialogfenster ist der Tabellenbereich bereits ausgewählt 1.

Bestätigen Sie dies einfach mit OK.

Ihr Tabellenblatt enthält nun einen

Bereich für die PivotTabelle.

Schritt 3

Wir empfehlen Ihnen das klassische

2

PivotTabellenlayout. Klicken Sie mit

der rechten Maustaste auf eine Zelle

im Bereich der PivotTabelle, und

wählen Sie PivotTable-Optionen.

Im Dialogfenster wählen Sie auf

3

dem Register Anzeige 2 die Option

Klassisches PivotTable-Layout 3.

Klicken Sie dann auf OK.

288

Kapitel 9: Listen gekonnt auswerten

Schritt 4

4

Auf der rechten Seite Ihres Bildschirms ist die Feldliste eingeblendet. Aktivieren Sie dort zunächst das Kontrollkästchen neben Ort. Alle

Orte werden nun links im Bereich

Zeilenfelder alphabetisch sortiert

angezeigt.

5

Schritt 5

Um die Inhalte des Feldes Weiblich

als Spaltenüberschrift zu positionieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Feldnamen und

wählen aus dem Kontextmenü die

Option Zu Spaltenbeschriftungen

hinzufügen. Die PivotTabelle links

wird entsprechend ergänzt.

Schritt 6

Im Bereich Wertfelder soll nun die

Anzahl der Kunden pro Ort darge6

stellt werden. Dazu ermitteln Sie die

Anzahl an Datensätzen, indem Sie

ein beliebiges Feld wählen, beispielsweise Straße. Ziehen Sie es mit gedrückter Maustaste aus dem Bereich PivotTable-Felder nach links.

Felder

Als Felder werden immer die Kategorien angeboten, die Sie in Ihrer ursprünglichen Tabelle angelegt

haben.

289

Statistik ohne Formeln mithilfe der Pivot-Tabelle (Forts.) Schritt 7

7

Sie können bei Bedarf die Namen

der Felder in einer PivotTabelle

durch treffendere Begriffe ersetzen.

Klicken Sie dazu mit der rechten

Maustaste auf das entsprechende

Feld und dann auf Wertfeldeinstel-

lungen.

Schritt 8

Im Dialogfenster nehmen Sie Ihre

Umbenennung im Feld Benutzer-

8

definierter Name vor. Geben Sie

hier z. B. »Anzahl der Datensätze«

ein, und klicken Sie dann auf OK.

Der neue Feldname wird sofort

übernommen.

Schritt 9

Ihre PivotTabelle kann auch zu

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

sätzliche Filter berücksichtigen,

Strg

Alt

sogenannte Berichtsfilter. Wenn Sie

z. B. Aussagen zu bestimmten Postleitzahlen treffen möchten, klicken 9

Sie mit rechts auf das Feld PLZ und

wählen Zum Berichtsfilter hinzu-

fügen.

Alle anzeigen

Die Option (Alle anzeigen) ist

deaktiviert, wenn das Kästchen

schwarz gefüllt ist. Erst das Setzen eines Häkchens aktiviert die Option.

290

Kapitel 9: Listen gekonnt auswerten

Schritt 10

10

Klicken Sie in der PivotTabelle auf

den Pfeil am Feld PLZ. Im Menü

können Sie bei Aktivierung des Kontrollkästchens Mehrere Elemente auswählen 1 verschiedene Postleitzahlen auswählen. Wenn Sie Ihre Wahl mit OK bestätigen, erscheint

a

die gefilterte Tabelle.

Schritt 11

11

Auch in PivotTabellen stehen weitere Sortieroptionen sowie Werte

und Suchfilter zur Auswahl. Wenn

Sie sich z. B. nur für Orte interessieren, die mit B beginnen, klicken Sie auf den Pfeil am Feld Ort, geben

»B*« in die Suchmaske ein und kli

1

2

3

4

5

cken auf OK.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Schritt 12

Um wieder auf alle Datensätze

12

zugreifen zu können, müssen Sie die

Filter entfernen. Klicken Sie dazu auf

das Filtersymbol neben dem entsprechenden Feld und im Menü auf Filter löschen aus "Ort" . Sie können aber auch das Kontrollkästchen (Alle anzeigen) 2 aktivieren und auf b OK klicken.

291

Daten in der Pivot-Tabelle neu anordnen

Sie können in der Pivot-Tabelle

1

vorhandene Felder ganz einfach

anders anordnen und auf diese Weise

neue und interessante Aussagen

erhalten.

Schritt 1

PivotTabellen können Sie leicht

verändern. In unserem Beispiel vertauschen wir zunächst die Felder Ort und PLZ. Ziehen Sie mit gedrückter

a

Maustaste zunächst das Feld Ort in

den Bereich Filter.

2

Schritt 2

b

Danach verschieben Sie das Feld

PLZ vom Bereich Filter in den Bereich Zeilen. Aufgrund dieser Veränderungen dient Ihnen der Ort nun als Berichtsfilter 1 und die Postleitzahl als Zeilenbeschriftung 2.

3

Schritt 3

Nun interessiert Sie, wie hoch der

Gesamtumsatz für Frauen und Männer und ob jeweils eine Kundenkarte vorhanden ist. Das Feld PLZ können

Sie nun wieder in den Bereich Filter

ziehen. Da wir das Feld Anzahl der

Datensätze in der Tabelle nicht

mehr benötigen, klicken Sie es mit

rechts an und wählen "Anzahl der

Datensätze" entfernen.

292

Kapitel 9: Listen gekonnt auswerten

Schritt 4

4

Nun ziehen Sie das Feld Kunden-

karte in den Bereich Zeilen 3 und

das Feld Umsatz in den Bereich

Werte.

Schritt 5

Da es sich bei Umsatz um ein

numerisches Feld handelt, wird

standardmäßig die Summe gebildet. c

Um das neue Ergebnis aussagekräftiger darzustellen, versehen Sie die Ergebniszellen im Bereich B6:D8

über das Register Start E Zahl mit

dem passenden Währungsformat.

5

Schritt 6

Wenn Sie auch eine detaillierte

Aussage zu den Umsatzsummen

bezogen auf die Orte interessiert,

vertauschen Sie mit gedrückter

Maustaste im letzten Schritt die

Felder Kundenkarte und Ort. Auch

diese Umsatzsummen können Sie als

6

Währung formatieren.

Pivot

Der Begriff Pivot stammt aus

dem Französischen und bedeutet

»Dreh bzw. Angelpunkt«.

293

Auswertung nach Jahren und Monaten

Interessante Auswertungen lassen

1

sich auch erzielen, indem Sie

Datumsfelder mit einbeziehen.

Sie müssen dazu keine Funktionen

einsetzen. Die Pivot-Tabelle liefert

alles, was Sie brauchen.

Schritt 1

Wir nutzen die PivotTabelle der vorherigen Übung. Löschen Sie also zu2

erst die Feldbereichsinhalte, indem

Sie alle Häkchen unter PivotTable-

Felder entfernen.

Schritt 2

Wir möchten nun einen Zusammenhang zwischen Umsatz und Geburtsjahr herstellen. Ziehen Sie

zunächst das Feld Geburtsdatum in

den Bereich Zeilen. Standardmäßig

werden zusätzlich die Felder Jahre

und Quartale 1

a

angezeigt.

Schritt 3

3

Diese Darstellung lässt sich mithilfe

der Gruppierungsfunktion beeinflussen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Datum,

und wählen Sie Gruppieren.

294

Kapitel 9: Listen gekonnt auswerten

Schritt 4

4

Im zugehörigen Dialogfenster wählen Sie die Gruppierung Jahre. Die anderen Vorgaben deaktivieren Sie,

indem Sie darauf klicken. Bestätigen

Sie Ihre Änderungen mit OK.

Schritt 5

Vervollständigen Sie das Beispiel,

indem Sie das Feld Umsatz unter

PivotTable-Felder mit einem Klick

aktivieren. Es erscheint automatisch

5

im Bereich Werte 2, und die Pivot

Tabelle bekommt eine Umsatzspalte.

Schritt 6

Probieren Sie weitere Möglichkeiten

der Anzeige aus. Beispielsweise lässt

sich der Inhalt des Feldes Kunden-

karte als Spaltenbeschriftung wählen

3. Den Ort nutzen wir dann als Filter 4. So erhalten Sie eine Umsatz

übersicht nach Jahrgängen, und zwar

mit oder ohne Kundenkarte.

6

Gruppierung

Benötigen Sie die Ergebniswerte

zusätzlich auch quartalsweise,

klicken Sie im Kontextmenü auf

c

Gruppieren (siehe Schritte 3

und 4). Aktivieren Sie zusätzlich

Quartale.

d

295

Pivot-Tabellen schnell formatieren

Auch Pivot-Tabellen lassen sich

1

mithilfe der Tabellenformatvorlagen

formatieren. Sie können aber auch

ganz einfach eigene Vorlagen

einrichten.

Schritt 1

Ändern Sie das Format einer Pivot

Tabelle, indem Sie in eine Zelle der

PivotTabelle klicken und auf dem

2

Register PivotTable-Tools/Entwurf

in der Gruppe PivotTable-Formate

eines der angezeigten Formate wählen, z. B. Dunkelrot, Pivotformat –

Dunkel 3.

Schritt 2

Wenn Sie keine passende Formatvorlage finden, können Sie auch eine eigene erstellen. Erweitern Sie dazu

die Anzeige der Formatvorlagen

über den Pfeil an der rechten unte3

ren Ecke des Menüs, und wählen Sie

Neue PivotTable-Formatvorlage.

3

Schritt 3

Im Fenster Neues PivotTable-

Format können Sie alle Tabellenelemente nach Ihren Wünschen a

verändern. Wählen Sie ein Element

aus, z. B. Überschriftenzeile 1, und

klicken Sie dann auf Formatieren.

296

Kapitel 9: Listen gekonnt auswerten

Schritt 4

4

Formatieren Sie nun also das Element Überschriftenzeile orange, Ganze Tabelle gelb und Berichtsfil-terbeschriftungen ebenfalls orange.

Bestätigen Sie dann mit OK.

Schritt 5

Wenn Sie außerdem die erste Spalte

in einer fetten Schrift darstellen

möchten, klicken Sie mit der rechten

Maustaste auf Ihre neue Formatvorlage und wählen den Befehl Ändern.

5

Schritt 6

Im Dialogfenster PivotTable-Format

ändern klicken Sie diesmal auf das

Element Erste Spalte und dann

erneut auf Formatieren. Auf dem

Register Schrift 2 wählen Sie Fett

und klicken dann auf OK.

6

2

Formatierung löschen

Soll die Formatierung der Pivot

Tabelle wieder entfernt werden,

wählen Sie unter PivotTable-

Tools/Entwurf in der Gruppe

PivotTable-Formate den Befehl

Löschen (siehe 3 im Bild zu

Schritt 2).

297

PivotCharts anlegen

Ein PivotChart ist die grafische

1

Darstellung der Daten einer Pivot-

Tabelle. In einem PivotChart können

Sie wie in Standarddiagrammen

zwischen verschiedenen Diagramm-

typen wählen. Am einfachsten ist

es, ein neues PivotChart aus ei-

ner vorhandenen Pivot-Tabelle zu

erstellen.

2

Schritt 1

Öffnen Sie eine bereits vorhandene

PivotTabelle. Um ein Diagramm zu

a

erstellen, wählen Sie auf dem Register PivotTable-Tools/Analysieren den Befehl PivotChart.

Schritt 2

Im Dialogfenster Diagramm ein-

fügen stehen Ihnen verschiedene

Diagrammtypen zur Auswahl. Wählen Sie beispielsweise aus der Rubrik Säule 1 die Option 3D-Säulen

b

(gruppiert). Bestätigen Sie mit OK.

3

Schritt 3

Sofort erstellt Excel das PivotDiagramm in derselben Arbeitsmappe.

Die Position des Diagramms und

seine Größe können Sie durch

Ziehen mit der Maus ändern (siehe

Seite 219).

298

Kapitel 9: Listen gekonnt auswerten

Schritt 4

4

Das PivotChart umfasst Berichtsfilter. Wenn Sie nur die Umsätze interessieren, die mit Kundenkarte

erzielt wurden, klicken Sie auf den

Filter Kundenkarte 2. Deaktivieren Sie die Option Alle anzeigen, und wählen Sie stattdessen das

Kontrollkästchen ja.

Schritt 5

Wenn Sie dem Diagramm z. B. eine

Überschrift geben wollen, klicken

5

Sie auf dem Register PivotChart-

Tools/Entwurf in der Gruppe

Diagrammlayouts auf Schnell-

layout E Layout 1. In das Textfeld Diagrammtitel 3 geben Sie die

neue Überschrift ein, indem Sie den

Platzhaltertext doppelt anklicken

und ihn mit einem passenden Titel

c

überschreiben.

6

Schritt 6

Um mehr Platz für die Zeichnungsfläche des Diagramms zu erhalten, können Sie die Legende in die rechte

obere Ecke verschieben. Klicken Sie

das Textfeld an (der Verschiebecursor erscheint), und positionieren Sie es neu.

299

PivotCharts anlegen (Forts.)

Schritt 7

7

Um die Zeichnungsfläche zu bearbeiten, markieren Sie sie mit einem Klick. Für die Auswahl können Sie

auch die Liste in der Gruppe Aktu-

elle Auswahl nutzen. Diese finden

Sie auf dem Register PivotChart-

Tools/Format ganz links.

Schritt 8

8

Vergrößern Sie die Zeichnungsfläche

nach Bedarf, indem Sie mit gedrückter Maustaste an ihren Eckpunkten ziehen.

Schritt 9

Das Register PivotChart-Tools/

Entwurf bietet weitere Gestaltungsmöglichkeiten. Klicken Sie z. B. in der Gruppe Diagrammlayouts auf

9

Diagrammelement hinzufügen E

Gitternetzlinien. So können Sie ein

Haupt oder Hilfsgitternetz einfügen,

um z. B. die Balkenhöhe anschaulicher zu machen.

Probieren geht über Studieren

Experimentieren Sie mit den

verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten der PivotChart

Tools. Die Registerkarte steht Ihnen aber nur zur Verfügung, wenn das PivotChart markiert ist.

300

Kapitel 9: Listen gekonnt auswerten

Schritt 10

10

Wenn Sie mit der Farbgebung des

Diagramms nicht zufrieden sind,

nutzen Sie die Gruppe Diagramm-

formatvorlagen auf dem Register

PivotChart-Tools/Entwurf. Wählen

Sie z. B. über Farben ändern eine

passende Farbe aus.

Schritt 11

11

Um den Diagrammtyp zu ändern,

klicken Sie auf dem Register Pivot-

Chart-Tools/Entwurf in der Gruppe

Typ auf Diagrammtyp ändern. Im

Dialogfenster wählen Sie die Kategorie Balken 1 und den Typ Gruppierte Balken 2 und klicken auf

OK.

2

Schritt 12

a

Und um das gesamte Layout zu

ändern, nutzen Sie auf dem Register

PivotChart-Tools/Entwurf in der

Gruppe Diagrammlayouts unter

Schnelllayout z. B. Layout 7.

12

Automatische Aktualisierung

Ändern sich die Daten der Pivot

Tabelle nach einer Aktualisierung,

werden auch die Daten im Pivot

Chart geändert.

301

Automatisch erstellte Pivot-Tabellen

Das Auswählen der richtigen Daten

1

für einen Pivot-Tabellenbericht

kann eine anspruchsvolle Aufgabe

sein. Excel 2019 gibt hierfür

Empfehlungen.

Schritt 1

Nutzen Sie die ursprüngliche Kundentabelle. Positionieren Sie den Cursor in einer Zelle, und klicken Sie

auf dem Register Einfügen in der

Gruppe Tabellen auf die Schaltfläche

2

Empfohlene PivotTables.

Schritt 2

Im Dialogfenster können Sie

sich nun die Vorschläge anschauen. Scrollen Sie mithilfe der Bildlaufleiste nach unten, um weitere Vorschläge zu sehen. Wenn Sie auf einen Vorschlag klicken, sehen

Sie rechts eine Vorschau.

3

Schritt 3

Für die weitere Arbeit wählen Sie

die erste Empfehlung. Die Umsätze

werden nach Orten angezeigt. Klicken Sie auf OK, um Ihre Auswahl zu bestätigen.

302

Kapitel 9: Listen gekonnt auswerten

a

Schritt 4

4

Das Ergebnis kann, wie bereits

dargestellt, weiterbearbeitet werden. Zur besseren Übersichtlichkeit formatieren Sie die markierten

Umsatzwerte über einen Rechtsklick

als Währung (Buchhaltungszahlen-

format 1).

Schritt 5

Für eine weitere Auswertung möchten Sie sich nun die Umsätze der Kunden, die im Jahr 2019 älter

5

als 50 Jahre sind, anzeigen lassen.

Klicken Sie auf dem Register Pivot-

Table-Tools/Analysieren in der

Gruppe Filtern auf Zeitachse einfü-

gen. Den Dialog Zeitachsen einfü-

gen bestätigen Sie mit OK.

Schritt 6

Wählen Sie als Anzeigemodus den

Bereich Jahre aus. Im Anschluss

können Sie in der Zeitachse den

Zeitraum von 1947 bis 1966 auswählen 2.

6

Zeitachse im PivotChart

Auch im PivotChart können Sie

mithilfe der neuen Zeitachse unterschiedliche Zeiträume einfacher miteinander vergleichen.

b

303

Einen Datenschnitt einfügen

Bei Datenschnitten handelt es sich

1

um zusätzliche Filterkomponenten,

die Sie in einer Pivot-Tabelle nutzen

können.

Schritt 1

Um einen Datenschnitt zu erstellen,

a

benötigen Sie eine PivotTabelle.

2

Öffnen Sie also die Kundenliste mit

der PivotTabelle aus dem Abschnitt

»Statistik ohne Formeln mithilfe der

PivotTabelle« auf Seite 288.

Schritt 2

Klicken Sie irgendwo in die Pivot

Tabelle, für die Sie einen Datenschnitt erstellen möchten. Im Me nü band erscheint das Register

PivotTable-Tools 1. Wählen Sie

das Unterregister Analysieren, und

3

klicken Sie in der Gruppe Filtern auf

Datenschnitt einfügen.

Schritt 3

Im zugehörigen Dialogfeld aktivieren

Sie die Kontrollkästchen der Felder,

für die Sie einen Datenschnitt erstellen möchten, hier Geburtsdatum und Kundenkarte. Klicken Sie dann

auf OK. Für jedes aktivierte Feld

wird ein Datenschnitt angezeigt.

304

Kapitel 9: Listen gekonnt auswerten

Schritt 4

4

Lassen Sie sich den Datenschnitt für

die mit der Kundenkarte erzielten

Umsätze anzeigen, indem Sie im

Datenschnitt Kundenkarte auf ja

klicken. Das Ergebnis erscheint sofort in einem Fenster in der Tabelle.

Schritt 5

Wenn Sie den Filter des Datenschnitts wieder löschen möchten, klicken Sie auf das Filtersymbol mit

dem roten Kreuzchen oder drücken

5

einfach (Alt)+(C).

Schritt 6

Sie können den Datenschnitt mit

gedrückter Maustaste verschieben.

Die Größe des Datenschnittfensters

ändern Sie, indem Sie – ebenfalls mit

gedrückter Maustaste – an einem

der sechs weißen Ziehpunkte ziehen.

6

Fehlende Felder

Fehlen in Ihrer Liste Felder, z. B.

Jahre oder Quartale, müssen Sie

das Feld Geburtsdatum einmal in

den Bereich Zeilen schieben (siehe

Seite 294).

305

Einen Datenschnitt einfügen (Forts.)

Schritt 7

7

Alternativ lassen sich die Datenschnittfenster über das Kontextmenü anordnen. Klicken Sie mit der

rechten Maustaste auf einen Datenschnitt, und wählen Sie In den Hintergrund bzw. In den Vordergrund.

Schritt 8

Um den Datenschnitt z. B. nur für

die Jahrgänge 1950 bis 1952 zu

erstellen, wählen Sie nur diese aus.

Halten Sie dazu die (Strg)Taste ge8

drückt, und klicken Sie alle Elemente

an, die Sie filtern wollen.

Schritt 9

Wenn Sie sich nur für die Umsätze

dieser Jahrgänge interessieren, die

mit Kundenkarte erzielt wurden,

können Sie sie herausfiltern, indem

Sie im Datenschnitt Kundenkarte

Strg

auf ja klicken. Beide Datenschnitte

funktionieren gleichzeitig.

9

Datenschnitteinstellungen

Im Kontextmenü zu einem Datenschnitt finden Sie den Punkt Datenschnitteinstellungen, über

den Sie z. B. die Sortierung der Elemente ändern oder die Kopfzeile umbenennen oder ausblenden

können.

306

Kapitel 9: Listen gekonnt auswerten

Schritt 10

10

Zur besseren Unterscheidung lassen

sich die Datenschnitte auch verschiedenfarbig formatieren. Klicken Sie z. B. auf den Datenschnitt Kundenkarte, um ihn zu markieren 1 .

Das Register Datenschnitttools/

Optionen erscheint im Menüband.

Wählen Sie eine Datenschnitt

Formatvorlage, z. B. Hell 6.

a

Schritt 11

Wenn Sie einen Datenschnitt nicht

mehr benötigen, können Sie ihn

wieder löschen. Markieren Sie dazu

11

z. B. den Datenschnitt Kundenkarte,

und drücken Sie dann die (Entf)

Taste. Alternativ klicken Sie den Datenschnitt mit der rechten Maustaste an und wählen "Kundenkarte"

entfernen aus dem Kontextmenü.

Entf

Schritt 12

Der Datenschnitt Kundenkarte

wurde gelöscht. Der Datenschnitt

12

Geburtsdatum steht Ihnen weiterhin zur Verfügung. Zum Einfügen weiterer Datenschnitte wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 dieser Anleitung.

307

Kapitel 10

Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen

Wenn Sie Excel-Tabellen weitergeben möchten, sollten Sie sie zuerst als PDF speichern, um sicherzugehen, dass sie nicht (aus Versehen) verändert werden. Außerdem ist auf diese Weise garantiert, dass die Tabellen auch auf anderen Computern exakt so aussehen, wie Sie es sich gedacht haben. Auch die Zusammenarbeit mit dem Textverarbeitungsprogramm Word bietet eine Menge Möglichkeiten, um sich die Arbeit zu erleichtern und Daten für andere anschaulich zu machen.

Als PDF speichern

Wenn Sie eine Tabelle per E-Mail verschicken oder einfach nur verhindern wollen, dass sie jemand – vielleicht auch nur aus Versehen – verändert, speichern Sie sie am besten als PDF. So sind alle Texte und Formatierungen gesichert, und Sie können die Datei problemlos weitergeben.

Intelligente Tabellen

Sie können eine Excel-Tabelle so in ein Word-Dokument einfügen, dass sie sich automatisch aktualisiert, sobald in der Originaltabelle etwas verändert wird. Dazu kopieren Sie die Excel-Tabelle und fügen sie mit der Einfügeoption Verknüpfen und ursprüngliche Formatierung beibehalten (F) in Ihr Word-Dokument ein.

Serienbriefe

Eine besonders für das Berufsleben ungemein hilfreiche Erfindung ist der Serienbrief.

So können Sie den gleichen Brief an mehrere Empfänger richten, ohne dass Sie alle Adressdaten oder die Anrede von Hand eingeben müssen. Verknüpfen Sie das Word-Dokument einfach mit Ihrer Adressliste in Excel.

308

In der Backstage-Ansicht

können Sie aus Ihrer

Excel-Datei eine PDF-Datei

a machen.

Die Schaltfläche Einfügen b

auf dem Register Start

zeigt Ihnen alle Einfüge-

optionen für die kopierte

Excel-Tabelle an – sogar mit

Live-Vorschau.

In Word stehen Ihnen die c

Befehle zum Erstellen von

Serienbriefen auf dem

Register Sendungen zur

Auswahl.

309

Eine PDF der Arbeitsmappe erstellen

Wie können Sie Ihre Tabelle auch

1

ohne Excel formvollendet drucken?

Wie verhindern Sie gleichzeitig

Änderungen? Erstellen Sie einfach

eine PDF-Kopie. Wie Sie das

schaffen, zeigen wir Ihnen hier.

Schritt 1

Öffnen Sie die Tabelle, aus der Sie

eine PDF erstellen möchten. Wenn

Sie nicht die ganze Tabelle in der

PDF darstellen wollen, markieren Sie

nur einen Bereich, z. B. A1:B12.

2

Schritt 2

b

Rufen Sie mit einem Klick auf Datei

die Backstage-Ansicht auf, und

wählen Sie links Exportieren 1 .

In der Mitte klicken Sie auf PDF/

a

XPS- Dokument erstellen 2. Rechts

daneben sehen Sie eine kurze Erklä-

rung. Klicken Sie auf die Schaltfläche

PDF/XPS-Dokument erstellen.

3

Schritt 3

c

Der Name der geöffneten Arbeits-

mappe wird als Name für die PDF

vorgeschlagen. Tragen Sie ggf. einen

passenderen Dateinamen ein, z. B.

»Excel_Profis«, und wählen Sie einen

1

2

3

4

5

Q

W

E

R

T

Z

Speicherort aus 3.

Strg

Alt

310

Kapitel 10: Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen

Schritt 4

4

Falls Sie die Datei später per E-Mail

verschicken möchten, ist eine mög-

lichst kleine Dateigröße sinnvoll.

Deshalb aktivieren Sie unten im

Dialogfenster die Option Minimale

Größe.

e

d

Schritt 5

Klicken Sie auf Optionen 4. Dann

5

stellen Sie ein, welchen Teil der

Tabelle Sie als PDF-Kopie erstellen

möchten, z. B. Auswahl. Damit ist

der markierte Bereich A1:B12 ge-

meint. Bestätigen Sie den Dialog mit

einem Klick auf Veröffentlichen.

Schritt 6

Zum Abschluss klicken Sie auf

Veröffentlichen 5. Die PDF-Datei

6

der Excel-Tabelle bzw. der Auswahl

wird sofort erstellt und automatisch

im PDF-Anzeigeprogramm Adobe

Reader geöffnet.

So geht es auch

Sie können auch im Dialog Spei-

chern unter den Dateityp PDF

einstellen und auf diese Weise eine

PDF-Kopie Ihrer Tabelle erzeugen.

311

Intelligente Tabellen in Word

Sie können Ihre Excel-Tabelle an

1

Word übergeben und dort nutzen.

Fügen Sie die Tabelle z. B. als Bild

ein, oder verknüpfen Sie sie mit

Excel, sodass sie sich automatisch

aktualisiert.

Schritt 1

Öffnen Sie eine Excel-Tabelle, z. B.

Inventur.xlsx. Bevor Sie sie in Word

einfügen, muss sie komplett sein.

Fügen Sie also Formeln ein, und

ergänzen Sie alles Wichtige.

2

Schritt 2

Markieren Sie den Bereich, den Sie

an Word übergeben möchten, z. B.

A1:D13. Klicken Sie auf dem Regis-

ter Start in der Gruppe Zwischen-

ablage auf den Pfeil bei Kopieren

und hier auf Als Bild kopieren.

Wenn Sie die Tabelle in Word nicht

mehr verändern möchten, ist das der

3

beste Weg.

Schritt 3

Bestätigen Sie den daraufhin erschei-

nenden Dialog Bild kopieren mit

einem Klick auf OK, ohne etwas zu

verändern.

312

Kapitel 10: Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen

Schritt 4

4

Öffnen Sie die Word-Datei, in die

Sie das Excel-Bild einfügen wollen.

Setzen Sie den Cursor an die ent-

sprechende Stelle 1. Klicken Sie auf

dem Register Start in der Gruppe

Zwischenablage auf die Schaltfläche

Einfügen.

a

Schritt 5

Die Tabelle wird als Bild eingefügt

und sieht genauso aus, wie sie in

Excel formatiert wurde. Sie können

5

die Werte nicht verändern, aber

das Tabellenbild wie jede andere

Grafik bearbeiten (siehe dazu den

Abschnitt »Der Einsatz von Grafiken«

auf Seite 238). Markieren Sie es mit einem Mausklick, dann erscheint

oben das Register Bildtools/Format.

Schritt 6

Klicken Sie auf das Register Bild-

6

tools/Format, um die Bildbearbei-

tungsbefehle zu sehen. Wählen Sie

in der Gruppe Bildformatvorlagen

z. B. die Darstellung Perspektive

b

oberhalb, weiß 2.

Tabellenbild löschen

Um das Bild der Tabelle wieder

zu löschen, markieren Sie es und

drücken die (Entf)-Taste.

313

Intelligente Tabellen in Word (Forts.)

Schritt 7

7

Sie können die Excel-Tabelle auch als

Verknüpfung einfügen. Markieren

Sie dazu erneut den Bereich, den Sie

darstellen wollen, hier also A1:D13.

Schritt 8

Klicken Sie auf dem Register Start in

der Gruppe Zwischenablage auf die

Schaltfläche Kopieren. Excel zeigt

einen gestrichelten Laufrahmen um

den markierten Bereich herum an,

d. h., die Tabelle befindet sich als

Kopie in der Zwischenablage und

kann nun an einer anderen Stelle

8

eingefügt werden.

Schritt 9

Öffnen Sie die Word-Datei, in die

Sie die Tabelle einfügen wollen. Po-

sitionieren Sie die Schreibmarke an

der Stelle im Text, an der die Tabelle

eingefügt werden soll.

9

Aktualisierungen

Wenn Sie eine verknüpfte Excel-

Tabelle ändern, werden Sie beim

nächsten Öffnen der Word-Datei

gefragt, ob die Tabelle auch dort

aktualisiert werden soll.

314

Kapitel 10: Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen

Schritt 10

10

Klicken Sie auf dem Register Start in

der Gruppe Zwischenablage auf den

Pfeil unter Einfügen. Aus den Optio-

nen wählen Sie mit einem Mausklick

Verknüpfen und ursprüngliche

Formatierung beibehalten (U).

Schritt 11

Die Excel-Tabelle ist jetzt als Ver-

knüpfung im Word-Text enthalten.

11

Die Spalte Anzahl zeigt fälschli-

cherweise die Währungseinheit €.

Öffnen Sie daher Excel, und ändern

Sie das Zahlenformat für den Bereich

B2:B13 in Standard.

Schritt 12

Öffnen Sie den Word-Text, und

klicken Sie mit der rechten Maus-

12

taste auf die Tabelle. Aus dem

Kontextmenü wählen Sie Verknüp-

fungen aktualisieren. Die Wäh-

rungseinheit verschwindet. Dann

wählen Sie auf dem Register Ta-

bellentools/Layout in der Gruppe

Zellengröße die Schaltfläche Auto-

Anpassen E Automatisch an Inhalt

anpassen 1.

a

315

Serienbriefe auf Basis von Excel-Listen

Um einen Brief ohne großen

1

Aufwand gleich an mehrere Personen

zu verschicken, können Sie als

Datenquelle problemlos Ihre Excel-

Adressliste verwenden.

Schritt 1

a

Damit eine Excel-Liste als Daten-

quelle für einen Serienbrief geeig-

b

net ist, muss sie Überschriften mit

Feldnamen 1 enthalten, darunter

die Datensätze 2, und sie darf keine

Leerzeilen beinhalten. Öffnen Sie

2

Ihre Datei, und prüfen Sie diese

Kriterien. Dann können Sie Excel

schließen.

Schritt 2

Starten Sie Word, und öffnen Sie

eine passende Datei, z. B. eine Ein-

ladung. Klicken Sie auf dem Register

Sendungen in der Gruppe Serien-

druck starten auf Seriendruck

starten, und wählen Sie den Eintrag

Briefe.

3

Schritt 3

Klicken Sie dann auf dem Register

Sendungen in der Gruppe Serien-

druck starten auf Empfänger

auswählen E Vorhandene Liste

verwenden.

316

Kapitel 10: Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen

Schritt 4

4

Im Dialogfenster wählen Sie den

Speicherort der Excel-Tabelle aus

und dann die passende Datei, z. B.

Adressen.xlsx. Klicken Sie schließlich

auf Öffnen.

Schritt 5

Wählen Sie das Tabellenblatt aus,

auf dem sich die Adressdaten befin-

den, hier Tabelle1$. Dann klicken

Sie auf OK. Damit haben Sie das

Startdokument, also die Einladung an

sich, und die Datenquelle bestimmt.

5

Schritt 6

Nun müssen Sie die Seriendruckfel-

der (die Überschriftenfelder aus der

Excel-Tabelle) einfügen, die später

mit dem entsprechenden Eintrag aus

dem Datensatz gefüllt werden. Set-

zen Sie den Cursor an die passende

Textstelle.

6

Tausenderpunkt

Enthalten die Seriendruckfelder in

Excel Zahlenwerte, kann der Tau-

senderpunkt beim Übertragen ver-

loren gehen. In diesem Fall müssen

Sie das Format selbst korrigieren.

317

Serienbriefe auf Basis von Excel-Listen (Forts.)

Schritt 7

7

Klicken Sie auf dem Register Sen-

dungen in der Gruppe Schreib- und

Einfügefelder auf den Pfeil an der

Schaltfläche Seriendruckfeld ein-

fügen. Die Auswahl der Feldnamen

erscheint. Wählen Sie das Feld Vor-

name mit einem Mausklick.

8

Schritt 8

Das Seriendruckfeld «Vorname» 1

wird eingefügt und dient als Platz-

halter für einen Vornamen aus der

Excel-Tabelle. Setzen Sie dann den

Cursor in den Text – nach »Sicherlich

a

bist du in« –, geben Sie ein Leerzei-

chen ein, und fügen Sie hier über

Seriendruckfeld einfügen E Ort das

Seriendruckfeld «Ort» ein. Dahinter

9

gehört auch ein Leerzeichen, das

müssen Sie dann noch ergänzen.

Schritt 9

Um im Briefkopf die Empfänger-

adresse zu ergänzen, klicken Sie

auf Adressblock. Im Dialogfenster

Adressblock einfügen können Sie

die Adresselemente festlegen 2

und sehen rechts eine Vorschau der

b

Empfängerliste. Excel hat hier bereits

alles richtig eingestellt. Klicken Sie

daher einfach auf OK.

318

Kapitel 10: Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen

Schritt 10

10

c

Klicken Sie nun in der Gruppe

Vorschau Ergebnisse auf die gleich-

namige Schaltfläche. Die Felder

werden eingelesen. Mit dem Pfeil

für Nächster Datensatz 3 blättern

Sie durch die Datensätze. Selbst-

verständlich können Sie auch zu-

rückblättern oder direkt zu einem

Datensatz springen.

Schritt 11

Klicken Sie auf die Schaltfläche Fer-

tig stellen und zusammenführen.

Um Ihre Dokumente vor dem Aus-

11

druck ggf. noch ändern zu können,

wählen Sie Einzelne Dokumente

bearbeiten im Menü.

Schritt 12

Im Dialogfenster Seriendruck in

neues Dokument könnten Sie ein-

zelne Datensätze für den Serienbrief

12

wählen. Wir wollen die Einladung

jedoch an alle schicken. Aktivieren

Sie also Alle, und klicken Sie dann

auf OK.

319

Serienbriefe auf Basis von Excel-Listen (Forts.)

Schritt 13

13

Ein neues Dokument mit dem

Namen Serienbriefe1 öffnet sich.

Verkleinern Sie die Ansicht über den

Regler ganz unten rechts so, dass Sie

alle Briefe sehen können.

Schritt 14

Drucken Sie das Dokument Serien-

briefe1 aus, indem Sie auf Datei E

Drucken E Drucken klicken. Schlie-

ßen Sie dann die Datei. Weil Sie den

Brief nun nicht mehr benötigen, be-

antworten Sie den Nachfrage-Dialog

mit Nicht speichern.

Schritt 15

14

Jetzt ist wieder das Startdokument

zu sehen. Dieses benötigen Sie spä-

ter erneut, also schließen Sie diese

Datei und beantworten die Frage

nach dem Speichern diesmal mit

einem Klick auf Speichern.

Datenquelle und Startdokument

Datenquelle und Startdokument

15

bleiben nach dem Beenden mitei-

nander verbunden. Wird die Excel-

Tabelle verschoben, umbenannt

oder gelöscht, müssen Sie den

Seriendruck neu einstellen.

320

Kapitel 10: Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen

Schritt 16

16

Öffnen Sie erneut Ihre Adressliste,

und nehmen Sie noch eine Person

auf: »Eva Barentin«. Speichern Sie

Ihre Änderungen, und beenden Sie

Excel.

Schritt 17

1

2

3

4

5

Öffnen Sie wieder die Word-Datei.

Q

W

E

R

T

Z

Strg

Alt

Klicken Sie auf dem Register Sen-

dungen in der Gruppe Vorschau

Ergebnisse auf die gleichnamige

17

Schaltfläche. Mit dem Pfeil

a

1 sprin-

gen Sie zum (letzten) Datensatz »Eva

Barentin«.

Schritt 18

Drucken Sie jetzt mit einem Klick

auf Fertig stellen und zusammen-18

führen E Einzelne Dokumente

bearbeiten nur Evas Brief aus. Im

Dialogfenster Seriendruck in neues

Dokument aktivieren Sie die Option

Aktueller Datensatz 2 und klicken

dann auf OK.

Einstellungen zurücksetzen

Um alle Seriendruckeinstellungen

wieder rückgängig zu machen,

b

klicken Sie auf dem Register Sen-

dungen auf Seriendruck starten E

Normales Word-Dokument.

321

Kapitel 11

Nützliche Vorlagen

Dieses Kapitel beinhaltet zwölf überaus nützliche Vorlagen zu alltäglichen Belangen, die Sie als Grundstein verwenden und individuell anpassen können. Jede Vorlage steht für Sie auf unserer Website unter rheinwerk-verlag.de/excel-2019_4752 zum Download bereit, sodass Sie sofort loslegen können.

Beschreibungstext

Zu jeder Vorlage finden Sie einen kurzen Beschreibungstext: Er erklärt, in welche Zellen Sie welche Basisformeln eintragen und welche Bereiche Sie damit automatisch ausfüllen müssen. Natürlich erfahren Sie dabei auch, was die Formeln genau bewirken. Sie müssen sie also nicht selbst austüfteln, sondern können einfach die Vorgaben übernehmen oder gleich die ganze Excel-Tabelle als Grundlage nutzen.

Formelansicht

Mit der Tastenkombination (Alt), (0), (F) (nacheinander drücken, nicht gleichzeitig!) springen Sie in die Formelansicht. Wo in den jeweiligen Zellen sonst nur die Ergebnisse zu sehen sind, können Sie in der Formelansicht auf einen Blick erkennen, welche Zellen Formeln enthalten, und diese so leicht bearbeiten. Ebenfalls mit (Alt), (0), (F) schalten Sie wieder zurück in die normale Ansicht.

322

323

Persönlicher Jahreskalender

Ein Jahreskalender, der sich einfach an das nächste Jahr anpassen lässt, kann vielfach eingesetzt werden. Auf den nächsten beiden Seiten erklären wir Ihnen kurz, wie die Vorlage aussieht und wie sie funktioniert.

Die Handhabung des Kalenders ist denkbar

Im Februar funktioniert diese Funktion aller-

einfach. Geben Sie in die Zelle A3 1 das Da-

dings für die letzten Tage des Monats nicht,

tum für den ersten Tag des Jahres ein. Wenn

weil sie nicht für Text ausgelegt ist. Deshalb

Sie den Jahreskalender für das Jahr 2019

wurde die Formel für die beiden letzten Tage

erstellen möchten, muss der Eintrag also

des Monats Februar um eine weitere WENN-

»01.01.2019« lauten. Die Zelle hat das For-

Funktion erweitert. In der Zelle B33 lautet

mat Monat. Mithilfe der Formel =JAHR(A3)

die Formel deshalb: =WENN(B31="";WEN

wird in der Zelle A1 die Jahreszahl automa-

N(MONAT(B32)=MONAT(B32+1);B32+1;"

tisch berechnet 2.

");"").

In den Zellen B3:L3 berechnet Excel über

Die Wochenenden im Kalender werden

eine Formel das jeweils erste Datum des je-

automatisch grau formatiert. Hierfür wurde

weiligen Monats. Auch dieser Bereich hat das

die bedingte Formatierung eingesetzt. Die

Format Monat. Die Formel für die Zelle B3

entsprechende Regel können Sie über Start E

lautet: =DATUM($A$1;SPALTE(B2);1) 3.

Formatvorlagen E Bedingte Formatierung E

Das Datum des ersten Tages wird auch

Regeln verwalten ändern:

noch einmal im Bereich A4:L4 benötigt. Die

Formel für die Zelle A4 lautet also =A3 4 .

X Formel: =WOCHENTAG(A4;2)>=6

Die nachfolgenden Tage im Bereich A5:L34

X Ausfüllen: grau

dürfen nur angezeigt werden, wenn sie im

X Wird angewendet: =$A$4:$L$34

gleichen Monat liegen wie der vorherige Tag.

Deshalb lautet die Formel für die Zelle A5

Um mehr Platz für Notizen zu haben, können

wie folgt: =WENN(MONAT(A4)=MONAT

Sie die Breite der Spalten nach Ihren Wün-

(A4+1);A4+1;" ") 5.

schen verändern.

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Kapitel 11: Nützliche Vorlagen

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Sparplan

Wer von einem neuen Auto, einem neuen Haus oder von der Altersvorsorge nicht nur träumen, sondern derlei Wünsche auch realisieren möchte, kommt nicht darum herum, sich Gedanken über den Aufbau seines Vermögens zu machen. Wir zeigen Ihnen nun verschiedene Ansätze für unterschied liche Sparpläne.

Zunächst interessiert, was Sie bei einem

Die beiden letzten Beispiele ermitteln das

monatlichen Sparbetrag von 100 € über

benötigte Startkapital (»Was brauche ich?«)

7 Jahre bei einem Zinssatz von 1,7 % als

bzw. den Zinssatz (»Wie hoch ist der be-

Zielkapital erhalten (»Was bekomme

nötigte Zinssatz?«) bei einem monatlichen

ich?«). Die Formel für die Zelle B10 lautet

Sparbetrag über 7 Jahre.

=ZW(B5/12;B6*12;-B7;-B8;1) 1.

Um das Startkapital bei einem Zinssatz von

Ein bisschen anders ist die Ausgangssituation

1,7 % in Zelle B20 zu ermitteln, geben Sie die

im nächsten Beispiel. Hier möchten Sie wis-

Formel =BW(B15/12;B16*12;-B17;B18;1) 4

sen, wie lange es dauert, wenn Sie bei einem

ein.

Startkapital von 10.000 € monatlich 100 €

über 7 Jahre bei einem Zinssatz von 1,7 %

Für die Berechnung des Zinssatzes bei

sparen (»Wie lange muss ich sparen?«). Die

einem Startkapital von 10.000 € ist in der

Formel für die Zelle E10 lautet entsprechend

Zelle E20 die Formel =ZINS(E16*12;-E17;

=ZZR(E5/12;-E7;-E6;E8;1) 2. Um den Zah-

-E15;E18;1)*12 5 einzugeben.

lungszeitraum in Jahren zu berechnen, teilen

Sie das Ergebnis durch 12. Die Formel für die

Zelle E11 lautet somit =E10/12 3.

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Kapitel 11: Nützliche Vorlagen

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Taschengeldverwaltung

Die Verwaltung des eigenen Geldes ist von immenser Wichtigkeit. Egal, ob es sich um Taschengeld oder Haushaltsgeld handelt, ein schneller Überblick über die monatlichen Ein- und Ausgänge hilft bei der Kostenkontrolle.

Die Handhabung der Taschengeldtabelle

Der neue Bestand wird errechnet und in

ist recht einfach. Die Datumsanzeige in der

der Spalte E ausgewiesen, in der Zelle E7

Zelle E1 weist immer das aktuelle Datum

zunächst mit der Formel =C3+C7-D7 4 .

aus 1 . Der Übertrag aus dem Vormonat wird

Wenn noch keine Einträge in den Spalten

mithilfe einer tabellenblattübergreifenden

C oder D vorgenommen wurden, sollen in

Formel automatisch in der Zelle C3 ange-

Spalte E keine Werte angezeigt werden.

zeigt 2. Der aktuelle Bestand kann der Zelle

Das ermöglicht folgende WENN-Funktion:

C4 entnommen werden: Mithilfe der Matrix-

=WENN(UND(C8="";D8="");"";E7-D8+C8) funktion SVERWEIS wird in der Zelle C4 der

5 . Sie gibt eine leere Zeichenkette aus,

aktuelle Betrag des Tages angezeigt, an dem

wenn in den Zellen für Eingang und Ausgabe

zuletzt ein Eingang oder eine Ausgabe statt-

kein Eintrag vorgenommen wurde. Sobald

gefunden hat: =SVERWEIS(E1;A7:E40;5) 3.

Sie etwas eintragen, wird der aktuelle Wert

berechnet.

Das Datum der »Kontobewegung« steht in

der Spalte A. Den Grund für den Eingang

oder die Ausgabe geben Sie in die Spalte B

ein. In die Spalten C und D werden jeweils

die Eingänge und Ausgaben eingetragen.

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Kapitel 11: Nützliche Vorlagen

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Nordic-Walking-Laufkalender

Viele Menschen laufen regelmäßig. Aber trainieren sie auch richtig? Unser Nordic-Walking-Laufkalender hilft Ihnen, Ihre Trainingsleistungen im Griff zu behalten. Darüber hinaus gibt er Auskunft zum BMI (Body Mass Index), zum idealen Trainingspuls und zur empfohlenen Stocklänge.

Zunächst werden Ihre persönlichen Daten er-

D3:F7;2;FALSCH)+10)*(B9)/100 5 wird

fragt. In der Zelle B8 1 wird mithilfe der For-

in den Zellen B10 und C10 der optimale

mel =B7/(B6*B6)*10000 der BMI errechnet

Trainingsbereich ausgewiesen. Mithilfe

(Körpergewicht in Kilogramm geteilt durch

der Formel =SVERWEIS(A10;'BMI &

Körpergröße in Zentimetern zum Quadrat).

Zonen'!D3:F7;3;FALSCH) wird zusätzlich

Die Hilfstabelle zum BMI finden Sie auf dem

eine kurze Beschreibung angezeigt 6.

Tabellenblatt BMI & Zonen. Die Bewertung erfolgt in der Zelle C8 mithilfe der Formel

Die empfohlene Stocklänge wird anhand der

=SVERWEIS(B8;'BMI & Zonen'!A4:B7;2) 2.

Körpergröße ermittelt und unter Einbezie-

hung des Tabellenblatts Stocklänge mithilfe

Die Wirkung der Herzfrequenz hängt von

der Formeln =SVERWEIS(B6;Stocklänge!A5:

Alter und Geschlecht ab. Für Männer lau-

C55;3) und =SVERWEIS(B6;Stocklänge!E5:

tet die Faustformel 220 – Alter, für Frauen G55;3) errechnet 7. Sie können zwischen

226 – Alter. Die Formel in der Zelle B9

klassisch ambitioniert und sportlich ambitio-muss also =WENN(B5="weiblich";226-

niert wählen. Übrigens: Excel fasst Tabellen-

DATEDIF(B4;(HEUTE());"Y");220-DATE-

blattnamen in Formeln nur dann in einfache

DIF(B4;(HEUTE());"Y")) lauten 3. Für

Anführungsstriche, wenn sie Leerzeichen

die Bewertung der Herzfrequenz können

enthalten.

mehrere Zonen unterschieden werden:

Gesundheits- oder Fettverbrennungszone,

Nun kann es losgehen. Geben Sie in Spalte C

aerobe, anaerobe und rote Zone. Die zu-

die gelaufene Strecke pro Tag und in Spalte D

gehörige Hilfstabelle befindet sich eben-

die jeweilige Zeit ein 8. Für einen besseren

falls auf dem Tabellenblatt BMI & Zonen .

Überblick wird in Spalte E auch noch die Zeit

Über die Formeln =SVERWEIS(A10;'BMI

berechnet, die Sie pro Kilometer gebraucht

& Zonen'!D3:F7;2;FALSCH)*B9/100 4

haben.

und =(SVERWEIS(A10;'BMI & Zonen'!

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Fahrtenbuch

Mit dem Fahrtenbuch behalten Sie den Überblick über Ihre Reiseaktivitäten mit dem Auto und können auch nach Jahren noch nachvollziehen, wo Sie wann gewesen sind. Dies ist besonders bei der Reisekostenabrechnung oder für die Zuarbeit zur Steuerklärung hilfreich.

Zunächst tragen Sie in die Zelle A5 das

Die Zelle B5 zeigt das von Ihnen erfasste

Datum ein, mit dem Sie Ihr Fahrtenbuch

Datum automatisch im Format Wochen-

beginnen wollen. Mit der Autoausfüllen-

tag an (benutzerdefiniertes Datumsformat

Funktion vervollständigen Sie die Reihe,

TTT), in unserem Beispiel also »Mi«. In der

z. B. für einen Monat. Mithilfe der beding-

Zelle G33 wird die Gesamtsumme der ge-

ten Formatierung werden die Samstage

fahrenen Kilometer mithilfe der Funktion

(=WOCHENTAG(A5)=7) grün und die Sonn-

=SUMME(G5:G32) errechnet. Die Zeile 4

tage (=WOCHENTAG(A5)=1) sonnengelb

mit den Überschriften ist fixiert worden und

hervorgehoben. Sie können die entspre-

bleibt daher beim Blättern auch für die letz-

chende Regel über Start E Formatvorlagen E

ten Tage des Monats immer im Blick.

Bedingte Formatierung E Regeln verwalten einsehen.

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Kapitel 11: Nützliche Vorlagen

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Turniertabelle

Mit der Turniertabelle führen Sie Buch über die Ergebnisse z. B. der Lauf-turniere Ihrer Sportgruppe und können so auch nach Jahren noch nachvollziehen, wer wann Bestleistungen erzielt hat und ob es Steigerungen gab.

Erfassen Sie in den Spalten B und C die

und stellen den Filter Top-10 ein 2. Im zuge-

Namen der Turnierteilnehmer(innen) und in

hörigen Dialog 3 wählen Sie unter Einblen-

Spalte D deren einzelne Laufzeiten als Dezi-

den die Option Untersten und für Elemente malzahlen, z. B. 10,5. Der Bereich A12:D21

den Wert »3« aus. Das bedeutet, die drei

wurde als Tabelle formatiert. Damit erschei-

schnellsten Zeiten bleiben stehen. Wenn Sie

nen zugleich Filterpfeile an den Feldnamen in

anschließend das Feld Zeit in Sekunden noch der Tabellenüberschrift in der Zeile 12.

nach Größe aufsteigend sortieren, haben Sie

die drei Siegerinnen ermittelt.

Um das Turnier auszuwerten, klicken Sie auf

den Filterpfeil des Feldes Zeit in Sekunden 1

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Kapitel 11: Nützliche Vorlagen

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Musterrechnung allgemein

Wenn Sie eine einfache Rechnung mit 19 % Umsatzsteuer erstellen wollen, können Sie sich die Arbeit mithilfe unserer Vorlage deutlich erleichtern.

Machen Sie Ihre Angaben im oberen Teil der

Schriftfarbe mithilfe der bedingten Formatie-

Tabelle. In den Zellen A3 und F10 findet sich

rung auf Weiß gesetzt, wenn der Inhalt der

dazu jeweils ein ausführlicherer Kommen-

Zelle = 0 ist. Auf diese Weise sieht man die

tar, den Sie lesen können, wenn Sie mit der

Anzeige – € nicht. Die entsprechende Regel

Maus auf das kleine Dreieck 1 zeigen.

können Sie über Start E Formatvorlagen E

Bedingte Formatierung E Regeln verwalten Das aktuelle Datum wird in der Zelle F9 mit-einsehen und ggf. ändern.

hilfe der Funktion =HEUTE() erstellt 2. Der

Betrag für die einzelne Rechnungsposition er-

In der Zelle F26 werden mithilfe der Sum-

gibt sich in der Zelle F17 mithilfe der Formel

menfunktion alle Einzelpositionen addiert:

=E17*D17 3. Diese Formel wurde als relati-

=SUMME(F17:F25) 4. In der Zelle F27

ver Bezug in die folgenden Zellen kopiert und

darunter wird die Umsatzsteuer von 19 %

damit in allen Zellen ab F18 für die jewei-

mit der Formel =F26*19% berechnet. Zum

lige Zeile angepasst. Damit in den Zellen

Schluss wird die Gesamtsumme gebildet:

F21:F25 nicht – € angezeigt wird, wurde die

=SUMME(F26:F27) 5.

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Kapitel 11: Nützliche Vorlagen

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Gemischte Musterrechnung mit 7 % und 19 % MwSt.

Wenn Sie verschiedene Waren oder Dienstleistungen in Rechnung stellen, z. B. bei Hotelrechnungen, haben Sie es oft mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen zu tun. Wie Sie diese erfassen und berechnen, zeigen wir Ihnen in der Musterrechnung.

Erfassen Sie Absender, Steuernummer, Kun-

19 % Mehrwertsteuer 5. Die Mehrwert-

denadresse und die laufende Rechnungsnum-

steuer selbst wird dann für die 7 %-Beträge in

mer. Das Datum wird in der Zelle B16 mit

der Zelle B26 mithilfe der Formel =B23*7%

der Funktion =HEUTE() automatisch aktuali-

berechnet 6. In der Zelle C27 ist die Formel

siert 1. Tragen Sie die einzelnen Rechnungs-

=C24*19% hinterlegt, mit der die Mehrwert-

positionen in die Zellen A19:A21 ein, z. B.

steuer für die 19 %-Beträge ermittelt wird 7.

»Übernachtung« und »Frühstück«.

Die Gesamtsumme der 7 %- und der

In Spalte B tragen Sie den Netto-Rechnungs-

19 %-Positionen wird schließlich in der

betrag ein, wenn darauf 7 % Mehrwertsteuer

Zelle C30 mithilfe der Summenfunktion

zu zahlen ist, also in die Zelle B19 z. B. die

=SUMME(B28;C28) berechnet 8. Wenn die

Kosten für die Übernachtung in Höhe von

Rechnung bis zu einem bestimmten Datum

100 € 2. Den Netto-Rechnungsbetrag für

gezahlt wird (innerhalb von vier Tagen), wird

Positionen mit 19 % Mehrwertsteuer erfassen

ein Preisnachlass gewährt. Die Zelle C32

Sie hingegen in Spalte C. Tragen Sie in die

beinhaltet die Formel für den Zahlungstag in

Zelle C21 also z. B. die Kosten für das Früh-

vier Tagen: =B16+4 9. Die Berechnung des

stück in Höhe von 50 € ein 3.

Preisnachlasses in Höhe von 2 % erledigt die

Formel =C30*2% in der Zelle darunter. In der

Der Rest wird automatisch berechnet: In der

Zelle C35 wird der normale Zahlungszeitraum

Zelle B23 wird die Summe der Positionen

(innerhalb von zehn Tagen) über die Formel

mit 7 % Mehrwertsteuer gebildet 4 und in

=B16+10 ermittelt j.

der Zelle C24 die Summe der Positionen mit

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Kapitel 11: Nützliche Vorlagen

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Musterrechnung für Kleinunternehmer

Wenn Sie als Kleinunternehmer(in) Waren oder Dienstleistungen in Rechnung stellen, müssen Sie die Mehrwertsteuer nicht ausweisen. Wie eine solche Rechnung dann aussieht, zeigen wir Ihnen nun anhand einer Musterrechnung nach § 19 UStG.

Wenn Sie in die Kategorie Kleinunternehmer

kosten werden in der Zelle J31 angegeben,

fallen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie

und zwar mithilfe der Formel =E31*0,3, d. h.

können sich von der Umsatzsteuer befreien

die gefahrenen Kilometer multipliziert mit

lassen oder Umsatzsteuer zahlen und damit

der Fahrtkostenpauschale von 30 Cent 2.

die Vorteile des Vorsteuerabzugs nutzen. In

Diese und die übrigen Ausgaben werden in

unserem Beispiel stellen wir Ersteres vor.

der Zelle J41 mithilfe der Summenfunktion

zum Nettobetrag addiert: =SUMME(J26:J40)

Die Zelle J26 beinhaltet die Formel für das

3. Da netto in diesem Fall gleich brutto ist,

Honorar, nämlich die Anzahl der Tage mal

wird der Bruttobetrag in der Zelle J43 einfach

den Tagessatz in €: =C26*H26 1. Die Fahrt-

mit der Formel =J41 übernommen 4.

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Kapitel 11: Nützliche Vorlagen

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Musterrechnung für Kleinbeträge bis 150 €

Auch für Rechnungen über Kleinbeträge gibt es Regelungen dazu, was ausgewiesen werden muss und was nicht. Mit dieser Vorlage zeigen wir Ihnen einige Erleichterungen bei der Rechnungserstellung.

Die Angabe der Steuernummer und einer

Die Umsatzsteuer muss auf der Kleinbe-

fortlaufenden Rechnungsnummer ist in der

tragsrechnung nicht gesondert als Betrag

Kleinbetragsrechnung nicht erforderlich. Es

ausgewiesen werden. Es reicht, wenn der Ge-

genügen, wie im Beispiel Baumaterialliefe-

samtbetrag angewiesen wird, wie in der Zelle

rung dargestellt, folgende Rechnungsangaben

D21 zu sehen. Dieser Betrag wird mithilfe

(§ 33 UStDV):

der Summenfunktion =SUMME(D16:D20)

berechnet 1. Hinzu kommt die Angabe des

X Name und Anschrift des leistenden Unter-

konkreten Mehrwertsteuersatzes (»Rech-

nehmers

nungsbetrag inkl. 19 % MwSt.«), hier in Zelle

X Datum der Ausstellung der Kleinbetrags-

A21.

rechnung

X Menge und handelsübliche Bezeichnung der

Das Datum der Rechnungsstellung wird in

Lieferung oder Art und Umfang der Leistung

der Zelle B13 mithilfe von =HEUTE() darge-

X Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung

stellt 2 und mit der Funktion =B13 in die

oder Leistung in einer Summe

Zelle C27 übernommen 3. Auch das Fällig-

X Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuer-

keitsdatum (innerhalb von zehn Tagen) in

befreiung

der Zelle C24 bezieht sich natürlich auf das

Rechnungsdatum: =B13+10 4.

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Kapitel 11: Nützliche Vorlagen

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Arbeitszeitentabelle

Mit dieser Vorlage können Sie Ihre Wochenarbeitszeit optimal planen, indem Sie Ihre Aktivitäten sowie die regulären Arbeits- und Überstunden erfassen.

Tragen Sie in die Zelle F8 das Datum für

Auch in den Zellen des Bereichs G13:G19

den letzten Tag der betreffenden Woche

wird eine WENN-Funktion verwendet,

(Sonntag) ein 1. Nachdem Sie die Einga-

mit der die Gesamtarbeitszeit addiert

ben bestätigt haben, füllt sich der Bereich

wird. Auch wenn man es sich manch-

B13:B19 mit den Wochendatumswerten.

mal anders wünschen würde, der Tag hat

Das geschieht über die WENN-Funktion

nun einmal nur 24 Stunden, und Excel

in den einzelnen Zellen des Bereichs, z. B.

weist Sie mit der Formel auch darauf hin:

=WENN($F$8=0;"";$F$8-6) in der Zelle B13

=WENN(E13+F13>24;"Sie haben mehr als

2. Wenn in der Zelle F8 nichts steht, wer-

24 Stunden eingegeben.";E13+F13) 3.

den auch in Spalte B keine Daten angezeigt;

ansonsten werden sechs, fünf, vier etc. Tage

Wie immer wird für die Berechnung

vom Wert aus der Zelle F8 (dem letzten Tag

der Arbeitsstunden in der Zelle E20

der Woche) abgezogen.

(=SUMME(E13:E19)), der Überstunden in

der Zelle F20 (=SUMME(F13:F19)) und

Ihre Arbeits- und Überstunden geben Sie in

der Gesamtarbeitszeit in der Zelle G20

die Spalten E und F als normale Zahlenwerte

(=SUMME(G13:G19)) die Summenfunktion

ein.

genutzt 4.

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Kapitel 11: Nützliche Vorlagen

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Stundenplan

Erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem Kind einen Stundenplan als Excel-Tabelle, und drucken Sie ihn aus. Wir zeigen Ihnen hier, wie eine Vorlage für den Stundenplan aussehen kann und wie sie funktioniert.

In die Zellen C3 und E3 tragen Sie ein, von

Tragen Sie dann für jeden Wochentag die

wann bis wann der Stundenplan gültig ist.

passenden Fächer ein. Am leichtesten ist es,

In der Spalte A erfassen Sie die Stunden und

wenn Sie ein Fach eintragen und es dann

Pausen. Daneben notieren Sie in den Spalten

für die anderen Tage kopieren. In den Zellen

B und C die Uhrzeiten, zu denen Stunden

E21:I21 wird die Anzahl der Unterrichtsstun-

und Pausen beginnen und enden. Achten Sie

den pro Tag errechnet, in der Zelle E21 steht

dabei darauf, dass Sie die Uhrzeiten immer

also die Funktion =ANZAHL2(E7:E19) 3.

im Format hh:mm schreiben. Um sich die

Eingabe zu erleichtern, können Sie bei den

Wenn Sie schnell herausfinden wollen, wie

Pausenzeiten einen Bezug zur jeweiligen

viele Biologiestunden Ihr Kind in der Woche

Zelle mit dem Stundenschluss herstellen.

hat, tragen Sie »Bio« in die Zelle B24 ein und

Klicken Sie also z. B. in die Zelle B8, geben

bestätigen die Eingabe mit (¢). Über die

Sie ein Gleichheitszeichen ein (=), und zeigen

Funktion =ZÄHLENWENN(E7:I19;B24) zeigt

Sie dann auf die Zelle C7. Excel ergänzt den

die Zelle B25 die Anzahl der wöchentlichen

Eintrag für Sie 1.

Stunden an, die zum Eintrag in der Zelle B24

passen 4. Wenn Sie in die Zelle B24 dann

In der Zelle D7 berechnen Sie die Dauer

z. B. »Ma« eintragen, erscheint in der Zelle

der Unterrichtsstunde mit der Formel

B25 die Anzahl der Mathematikstunden pro

=C7-B7 2 . Kopieren Sie diese Formel in

Woche.

den Bereich D8:D19, dann führt Excel die

Berechnung dort automatisch durch. Die

Zum Abschluss formatieren Sie den Stunden-

Zahlen haben das benutzerdefinierte Zahlen-

plan nach Ihren Wünschen. Fügen Sie z. B.

format MM "Min" .

eine fröhliche Grafik ein, die Ihrem Kind ge-

fällt, und gestalten Sie die unterschiedlichen

Fächer bunt.

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Kapitel 11: Nützliche Vorlagen

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Wichtige Tasten und Tastenkombinationen

Tastenkombinationen (auch Tastenkürzel oder Shortcuts), sind für die Arbeit mit Excel besonders nützlich. Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht der am häufigsten benötigten »Abkürzungen«.

Tasten

Beschreibung

(½), (¼), (æ), (Æ)

Die Eingabe in einer Zelle beenden und den Cursor um eine Zelle nach oben, unten, links oder rechts bewegen.

(¢)

Die Eingabe beenden und zur Zelle darunter springen.

(ª)+(¢)

Die Eingabe beenden und zur Zelle darüber springen.

(ÿ)

Die Eingabe beenden und nach rechts zur nächsten Zelle springen.

(ª)+(ÿ)

Die Eingabe beenden und nach links zur nächsten Zelle springen.

(Esc)

Die eingegebenen Daten löschen und die Eingabe abbrechen.

(Alt)

Die Tasteninfos für den Zugriff auf die Befehle im Menüband anzeigen.

(Alt)+(F1)

Ein neues Diagramm auf dem aktuellen Tabellenblatt einfügen.

(Alt)+(F4)

Excel beenden.

(Alt), (0), (F)

In Zellen Formeln anzeigen lassen. (Die Tasten nacheinander, nicht gleichzeitig drücken!) (Alt)+(¢)

Eine neue Zeile (einen Textumbruch) in der Zelle einfügen.

(F1)

Die ExcelHilfe aufrufen.

(F4)

Eine Aktion oder einen Befehl wiederholen.

Beim Erstellen oder Bearbeiten von Formeln die Bezugsart ändern.

(F11)

Ein neues Diagramm auf einem neuen Blatt einfügen.

(F12)

Den Dialog Speichern unter öffnen.

(Strg)+(A)

Das gesamte Tabellenblatt markieren (wenn der Cursor in einer leeren Zelle steht) oder einen Tabellenbereich markieren (wenn der Cursor in diesem Bereich steht).

(Strg)+(C)

Die aktuelle Auswahl in die Zwischenablage kopieren.

(Strg)+(X)

Die aktuelle Auswahl ausschneiden und in die Zwischenablage übernehmen.

(Strg)+(V)

Die aktuelle Auswahl aus der Zwischenablage einfügen.

(Strg)+(F1)

Das Menüband ein und ausblenden.

(Strg)+(Pos1)

Zur Zelle A1 navigieren.

(Strg)+(Æ)

Zur letzten (ausgefüllten) Zelle in der Zeile navigieren.

(Strg)+(æ)

Zur ersten (ausgefüllten) Zelle in der Zeile navigieren.

348

Glossar

Absoluter Bezug

Beim Kopieren von Zellen, die eine Formel

enthalten, können Sie mit der Eingabe von

»$« verhindern, dass die Formel verändert,

d. h. mit der Kopierrichtung angepasst wird.

Die Formel ist dann absolut.

Achsen

Die waagerechte Achse in einem Säulendiagramm ist die xAchse (oder Rubrikenachse), die senkrechte Achse ist die yAchse (oder Größenachse).

Aktives Blatt

Das aktive Blatt ist das Tabellenblatt, das in

der Arbeitsmappe aktuell bearbeitet wird.

Aktive Zelle

Die aktive Zelle ist die Zelle in einem Excel

Tabellenblatt, die aktuell ausgewählt ist.

Arbeitsmappe

Eine Arbeitsmappe ist eine ExcelDatei. Seit

der Version Excel 2007 werden die Dateien

mit der Endung .xlsx gespeichert, vorher

war es .xls. Die Standardarbeitsmappe heißt

Mappe1.

Argument

Argumente in Funktionen sind numerische

Werte, Textwerte, Zellbezüge oder Namen.

349

Glossar

Ausdruck

Ein Ausdruck besteht aus einer Kombination

von Operatoren, Feldnamen, Funktionen,

Texten oder Konstanten.

Ausfüllkästchen

Das Ausfüllkästchen ist das kleine schwarze

Kästchen in der rechten unteren Ecke der

Zellmarkierung. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf dieses Kästchen zeigen, nimmt er die Form eines schwarzen Kreuzes an.

AutoFilter

Pfeilschaltflächen an den Zellen symbolisieren automatische Filterfunktionen, die Sie zuvor über Sortieren und Filtern eingefügt

haben. Sie eignen sich hervorragend zum

Sortieren umfangreicher Tabellen.

AutoKorrektur

Excel korrigiert Schreib und Tippfehler oder

bestimmte Einträge automatisch, z. B. wird

die Eingabe »(c)« zu ©.

Backstage-

In der BackstageAnsicht, die Sie über das

Ansicht

Register Datei aufrufen, finden Sie Befehle

für das Dokumentenmanagement, z. B.

Öffnen, Drucken, Speichern und Neu.

350

Glossar

Bearbeitungs-

Die Bearbeitungsleiste ist die Leiste direkt

leiste

über den Spaltenüberschriften, die zum

Eingeben oder Bearbeiten von Werten oder

Formeln in Zellen oder Diagrammen verwendet wird.

Bedingte

Die bedingte Formatierung ermöglicht es

Formatierung

Ihnen, Wörter oder Zahlen mit einem bestimmten Erscheinungsbild darzustellen. So können Sie z. B. alle Werte rot hinterlegen,

die kleiner als 100 sind.

Bereich

Ein Bereich ist ein festgelegter Ausschnitt

eines Tabellenblatts. Diesen legen Sie vor

dem Kopieren, Ausschneiden, Formatieren

oder Löschen fest.

Blattregister

Das Blattregister enthält den Namen des

Tabellenblatts einer Arbeitsmappe, z. B.

Tabelle1, Einnahmen oder Ausgaben.

Blitzvorschau

Mithilfe der Blitzvorschau können Daten aus

einer Spalte in mehrere Spalten aufgeteilt

bzw. Daten aus mehreren Spalten in einer

Spalte zusammengefasst werden.

Cortana

Die digitale Assistentin Cortana von Windows 10 reagiert auf Ihre gesprochenen Anweisungen und startet z. B. Excel, sucht

ExcelDateien für Sie und findet Antworten auf Ihre Fragen. Damit Sie sie nutzen können, muss Ihr Computer ein Mikrofon

haben, und dieses muss aktiviert sein.

351

Glossar

Datenpunkt

Bei einem Datenpunkt handelt es sich um

einen einzelnen Wert in einem Diagramm.

Datenreihe

Bei Datenreihen handelt es sich um in

Reihen angeordnete Zahlenwerte (wie das

Taschengeld), die z. B. als Säule zu sehen

sind und gleich gestaltet werden.

Datenschnitt

Mit dem Datenschnitt erhalten Sie eine

aussagekräftige Darstellung der PivotTabellenansicht, in der Sie die Daten dynamisch filtern können, sodass nur die benötigten

Daten angezeigt werden.

Datumsformat

Mithilfe des Datumsformats, das Sie auf der

Registerkarte Start in der Gruppe Zahlen

einstellen können, legen Sie z. B. fest, ob

die Jahreszahl zweistellig oder vierstellig

angezeigt wird.

352

Glossar

Design

Designs sind Gestaltungsvorgaben (Schriftart, Farben, Effekte), die über Excel hinaus auch für Word und PowerPoint gelten.

Diagramm

Ein Diagramm ist eine grafische Darstellung

von Zahlenwerten einer Tabelle, um die

wichtigsten Informationen anschaulich zu

machen.

Drag & Drop

Drag & Drop bedeutet Ziehen und Fallenlassen. Es handelt sich dabei um eine Technik, bei der Sie Daten mit der Maus markieren und sie dann mit gedrückter Maus taste an eine neue Position ziehen und dort

ab legen können.

Drucktitel

Drucktitel sind Zeilen oder Spaltenbeschriftungen, die oben oder am linken Rand jeder Seite einer Tabelle gedruckt werden.

353

Glossar

Fingereingabe-/

Dies ist die Funktion zum Umschalten von

Mausmodus

Maus zu Fingereingabe auf Touchdisplays.

Format

Ein Format ist eine durch den Benutzer

zugewiesene Darstellungsweise von Daten,

z. B. in Bezug auf Schriftgröße und farbe,

Rahmen oder Hintergrund.

Formel

Eine Formel ist ein Rechenausdruck, mit

dem Sie in Excel Berechnungen ausführen oder Bezüge herstellen können, z. B.

=SUMME().

Fußzeile

Bei einer Fußzeile handelt es sich um einen

Bereich außerhalb des normalen Tabellenblatts mit allgemeinen Informationen, z. B.

Seitenzahl und Tabellenname. Dieser Bereich wird auf jeder Seite unten angezeigt.

Gruppenmodus

Mehrere Tabellenblätter können zu einer

Gruppe zusammengefasst werden, damit Sie

Eingaben z. B. nur einmal ausführen müssen.

Der Eintrag Gruppe erscheint in der Titelleiste.

354

Glossar

Konstante

Eine Konstante ist ein nicht berechneter,

sondern fest eingegebener Wert, wie hier

die Namen oder Zahlen.

Kontextmenü

Ein Kontextmenü ist ein spezielles, vom

jeweiligen Objekt abhängiges Menü, das Sie

mit der rechten Maustaste aufrufen.

Kopfzeile

Die Kopfzeile ist ein Bereich außerhalb des

normalen Tabellenblatts mit allgemeinen

Informationen, z. B. Dateiname und Logo,

der auf jeder Seite oben angezeigt wird.

Kriterien

Kriterien sind Bedingungen, mit deren Hilfe

Sie die Einbeziehung von Datensätzen in

eine Berechnung bestimmen.

355

Glossar

Laufrahmen

Bei einem Laufrahmen handelt es sich um

einen animierten Rahmen, der um den

Tabellenbereich herum angezeigt wird, der

ausgeschnitten oder kopiert wurde. Soll der

Laufrahmen nicht mehr angezeigt werden,

drücken Sie (Esc).

Legende

Die Legende enthält eine Erläuterung zu

den im Diagramm dargestellten Werten.

Markieren

Markieren bedeutet das Auswählen einer

Zelle oder eines Zellbereichs in einem Tabellenblatt.

Menüband

Im Menüband finden Sie fast alle Funktionen, mit denen Sie Ihre Tabellen bearbeiten und gestalten können.

Namensfeld

Das Namensfeld links in der Bearbeitungsleiste zeigt den Namen der Zelle an, die Sie ausgewählt haben.

356

Glossar

Normalansicht

Die Normalansicht ist zum Bearbeiten von

Tabellen gedacht und zeigt nicht das Druckergebnis, sie enthält z. B. keine Kopf und Fußzeilen.

Operand

Operanden sind Elemente auf einer Seite

eines Operators in einer Formel. In Excel

können Sie als Operanden Werte, Zellbezüge, Namen, Beschriftungen oder Funktionen verwenden.

Operator

Der Operator ist das Zeichen oder Symbol,

mit dessen Hilfe Sie die in einem Ausdruck

auszuführende Berechnung angeben. Es gibt

mathematische und logische sowie Vergleichsoperatoren.

PDF

Sie können Tabellen als PDF speichern. Die

Formatierungen bleiben dann bei der Weitergabe in jedem Fall erhalten.

357

Glossar

PivotChart

Ein PivotChartBericht liefert die grafische

Darstellung der Daten einer PivotTabelle.

Pivot-Tabelle

Eine PivotTabelle bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten einer Tabelle darzustellen und auszuwerten, ohne die Ausgangsdaten

ändern zu müssen.

Pixel (Bildpunkt)

Ein Pixel ist die Einheit zur Bestimmung der

Größe von Elementen der Bildschirmdarstellung. 1 Pixel entspricht etwa 0,3 mm.

Relativer Bezug

Beim relativen Bezug handelt es sich um

eine Adresse einer Zelle in einer Formel.

Beim Kopieren der Formel wird dieser

Bezug automatisch mit der Kopierrichtung

angepasst.

Schnell analyse-

Die Schnellanalyse gestattet das schnelle

tool

und einfache Analysieren von Daten. Es stehen Ihnen Analysefeatures für die Formatierung, Diagramme, Berechnungen, Tabellen und Sparklines zur Verfügung.

358

Glossar

Schutz

Die Schutzfunktion auf dem Register Über-

prüfen verhindert den Zugriff auf Tabellenblatt oder Arbeitsmappenelemente.

Screenshot

Ein Screenshot ist ein »Foto« des ganzen

oder eines Teils des Bildschirminhalts.

Seitenlayout

Die Ansicht Seitenlayout zeigt das Dokument mit der Tabelle einschließlich der Bereiche für Kopf und Fußzeile sowie der

Seitenränder an.

Seitenumbruch

Der Seitenumbruch ist die Trennlinie, die

ein Tabellenblatt für den Ausdruck in mehrere Seiten unterteilt. Excel legt die Seitenumbrüche entsprechend der Seiteneinrichtung fest. Die Umbruchvorschau ermöglicht das Verschieben der Seitenumbrüche per

Mausziehen.

359

Glossar

Shortcut

Bei einem Shortcut (auch Tastaturkürzel

oder Tastenkombination genannt) handelt

es sich um eine Taste oder eine Kombination mehrerer Tasten, mit deren Hilfe man einen Befehl schnell aufrufen kann. Um die

Hilfefunktion von Excel aufzurufen, drücken

Sie z. B. (F1).

Smarttag

Ein Smarttag unterstützt Sie bei Ihrer Arbeit,

indem es Sie auf passende Funktionen aufmerksam macht.

Sortierreihenfolge

Die Sortierreihenfolge bestimmt die Anordnung von Daten nach ihrem Wert oder Datentyp. Daten können z. B. alphabetisch,

numerisch oder nach Datum aufsteigend

bzw. absteigend sortiert werden.

Sparklines

Sparklines sind Minidiagramme in einer

Zelle. Sie eignen sich vor allem zur Darstellung von Trends.

360

Glossar

Tabellenblatt

Ein Tabellenblatt besteht aus Zellen, die in

Spalten und Zeilen angeordnet sind. Es wird

immer als Teil einer Arbeitsmappe gespeichert. In einer Datei stehen beliebig viele Tabellenblätter zur Verfügung.

Tabellenblatt-

Tabellenblattübergreifende Formeln ver

übergreifende

knüpfen die Daten mehrerer Tabellen blätter

Formel

und zeigen in der Formel das jeweilige

Tabellenblatt, gefolgt von einem Ausrufezeichen sowie der entsprechenden Zelladresse, an.

Tabellen-

Excel bietet 60 verschiedene fertige Format

formatvorlage

vorlagen für ganze Tabellen an. Zusätzlich

zur Gestaltung werden hierbei AutoFilter

vorgegeben.

Verbundene Zelle

Eine verbundene Zelle entsteht durch die

Kombination zweier oder mehrerer markierter Zellen, z. B. für Überschriften.

Vergleichs-

Ein Vergleichsoperator ist ein Zeichen, das

operator

zum Vergleich zweier Werte verwendet

wird.

361

Glossar

Verknüpfung

Eine Verknüpfung ist eine Verbindung

zwischen mehreren Tabellen oder z. B. einer

WordDatei und der ExcelTabelle.

Was möchten Sie

Tippen Sie ein Stichwort oder eine Frage in

tun?

das Feld Was möchten Sie tun? im Menüband rechts neben den Registern, und sofort listet Excel passende Befehle und Aktionen

auf. Aus der Liste gelangen Sie mit einem

Klick direkt zum jeweiligen Menü oder

Dialog.

Zeigen

Durch das Zeigen der Maus auf die entsprechende Zelle oder den jeweiligen Bereich können Sie sich bei der Formeleingabe Tipparbeit sparen. Excel ergänzt die Zelladressen automatisch.

Zeilenumbruch/

Der Zeilen oder Textumbruch ist ein Zei

Textumbruch

lenwechsel in der Zelle, erzeugt wird er z. B.

mit (Alt)+(¢). Damit verhindern Sie zu

breite Spalten, etwa bei langen Texten für

Überschriften.

Zelladresse

Mit einer Zelladresse können Sie auf eine

spezielle Position innerhalb einer Datei

verweisen, z. B. auf einen Zellbereich. Aber

auch der Pfad zu einem Objekt, Dokument,

zu einer Datei, einer Seite oder einem anderen Zielobjekt wird Adresse genannt.

362

Glossar

Zelle

Die Zelle ist der Überschneidungsbereich

von Zeile und Spalte, also ein einzelnes

Eingabefeld (hier: B2).

Zellenformat-

Excel verfügt über 47 fertige Gestaltungen

vorlage

(Schablonen) zum schnellen Formatieren

einzelner Zellen oder Zellbereiche, z. B. für

Berechnungen, Überschriften oder Zahlenformate.

Zwischenablage

Die Zwischenablage ist eine Datenablage

im Hintergrund, die für den Austausch (z. B.

das Kopieren) von Daten genutzt wird. Sie

steht in allen WindowsAnwendungen zur

Verfügung.

363

Stichwortverzeichnis

3D-Karte 232

schützen 275

Bedingte Formatierung 116,

Schichten 233

Verknüpfung 266 , 267

142, 200, 204, 324, 351

Tour 233

wechseln 255

löschen 202

3D-Modell 250

Arbeitstage 172, 173, 207

Regeln bearbeiten 204 , 205

24 Stunden 184

Arbeitszeitentabelle 344

Symbolsätze 204

#NV 145

Argument 152, 153, 155, 349

Bedingungen 191

#WERT! 149

Argumentlose Funktion 152

Befehl

.xls 49

Ausdruck 350

Gruppe 22 , 25

.xlsx 15, 49

Ausfüllen 58

hinzufügen 16 , 25

Ausfüllkästchen 58, 350

rückgängig machen 23 , 272

Ausgangsdatum 171

Beispielvorlagen 53

A

Ausrichtung 86, 87, 126

Bereich 351

Abbrechen 38

Hochformat 126

ausschneiden 68

Absoluter Bezug 349

Querformat 126

einfügen 68

Achse 349

Ausschneiden 68

kopieren 68 , 70

Achsenbeschriftungsbereich 223

Auswahlbereich erweitern 66

löschen 69 , 74

Addieren 42

Auswahl drucken 125

markieren 66

Adobe Reader 311

Autoausfüllen 58, 146, 176

nicht zusammenhängende

Aktive Zelle 349

benutzerdefinierte Liste 60

Bereiche markieren 67

Aktuelles Datum 171

Formeln 61

verschieben 70

Alle Fenster anordnen 255

Liste importieren 60

Bereichsangabe 158

Alle löschen 41

per Doppelklick 61

Berichtsfilter 290

Alter in Jahren 178

Reihe ergänzen 59

Bestätigen 38

Alter in Tagen 176, 178

Summenformel 63

Bewegen auf dem Tabellen-

Ansicht 19, 357

Text und Zahlen 59

blatt 36

Normal 19 , 122

unterdrücken 59

Bezug 148, 152

Seitenansicht 123 , 124

AutoFilter 280, 281, 350

absoluter 148 , 150 , 151 ,

Seitenlayout 19 , 122 , 127

weiteres Kriterium 281

176 , 349

Umbruchvorschau 19 , 122

AutoKorrektur 38, 350

relativer 149 , 150 , 358

vergrößern/verkleinern 123

AutoSumme 62, 156, 158

Bildlaufleiste 243

wechseln 122

Bildschirmtastatur 31

Anzahl 159, 160, 161, 213

Bildtools 216

B

Arbeitsblatt 18

Bindestrich 43

Kennwort 273 , 275

Backstage-Ansicht 48, 50, 350

Blasendiagramm 231

markieren 66

Balkendiagramm 228

Blatt, aktives 349

Schutz aufheben 272 , 275

Barwert 197

Blattregister 19, 351

schützen 270 , 272

einer Investition 208

Blattschutz 270

Arbeitsmappe 14, 254, 349

Bearbeitungsleiste 34, 38, 351

aufheben 272 , 275

ein- und ausblenden 260

Schaltfläche fx 154 , 161

Kennwort 273 , 275

Blitzvorschau 64, 351

364

Stichwortverzeichnis

BMI 330

ausgesuchte Elemente 306

Dialogfeldstarter 22

Body Mass Index 330

fehlende Felder 305

Dialogfenster 22, 23

Bruttoausgaben 151

Fenster anordnen 306

Dividieren 43

Fenster verschieben 305

Drag & Drop 70, 353

mehrere Filter 306

aktivieren 70

C

Datenschnitttools 307

Kopieren 70 , 81

Cortana 14, 21, 351

Datum 59, 166, 324

Verschieben 70 , 81

Cursor 29

eingeben 39

Dropdown-Liste 23

Autoausfüllen 80

ermitteln 206

Drucken 120, 121, 220

Kopieren 81

in Fußzeile 134

Auswahl drucken 125

Markierung 80

kurz 171

Einstellungen 124

Spaltenbreite 81

Datumsdifferenz 170, 206

Seitenumbruch

Verschieben 81

Datumsformat 166, 167,

ändern 136 , 137

Zeilenhöhe 81

176, 352

Skalierung 125

Datumsfunktionen 168

Zeilen/Spalten wieder-

Designs 85, 113, 353

holen 140

D

anpassen 114

zentrierte Tabelle 125

Dezimalstellen 91, 92

Drucktitel 353

Dann-Wert 186, 190

Diagramm 216, 353

Druckvorschau 120, 140, 220

Dateiendung 15

Achse formatieren 226

Duplikate 284

Dateigröße 311

Achsenoptionen 226

Durchschnitt 157, 213

Datei, Minivorschau 254

auf neuem Blatt 220

Dateiname 48

aus nicht nebeneinander-

in Fußzeile 133

liegenden Zellen 221

E

Dateinamenerweiterung 49

Diagrammtitel 225

Dateityp 49

Effektivzinssatz 199

drucken 220

Daten

Einfügen 68

Empfehlungen 221

ändern 40

Spalte 73

erstellen 218

eingeben 38

Zeile 72

Farbe 227

filtern 280

Einfügeoptionen 69, 308

filtern 227

löschen 40

Eingabe 38

Foto einfügen 241 , 242 , 243

Datenbalken 202, 203

abbrechen 29

Größe 219

Datenpunkt 352

handschriftlich 32

Layout 225

formatieren 243

Eingabecursor 29, 80

verschieben 219

Datenquelle 317

Eingabestift 31

Zeile/Spalte tauschen 222

Datenreihe 222, 352

Einzug 87

Diagrammarten 218

benutzerdefinierte 60

E-Mail 308, 311

Diagrammdaten auswählen 223

ergänzen 59

Empfohlene Diagramme 221

Diagrammtyp 228

Datenschnitt 304, 352

Endwert 197

ändern 224

Ergebnis 44

365

Stichwortverzeichnis

Ergebniszelle 44

Format 354

Formelansicht 147, 150,

Excel

Buchhaltung 92

160, 322

beenden 14 , 15 , 16

löschen 41

Formelfehler 27

starten 14

Postleitzahl 93

Formen 85

Excel-Fenster 16

Formatierung

Foto

Excel-Hilfe 16, 29, 152

bedingte 116 , 142 , 200 , 203 ,

Änderungen rückgängig

Excel-Tabelle in Word 312

324 , 351

machen 241

benutzerdefinierte 166 , 167

Farbe verändern 240

Datenbalken 202

freistellen 240

F

Datum 91

umfärben 241

Fahrtenbuch 332

Dezimalstellen 91

verfremden 241

Farben 85, 95

fett 95

verkleinern 239

Farbskalen 203

kursiv 95

zuschneiden 239

Farbton 245

Live-Vorschau 108

Freihandzeichnung 32

Feiertage 172, 173, 174

Prozent 91

Füllfarbe 102

Fenster

Rahmenlinien 98

Funktion

fixieren 286

Regeln löschen 203

ABRUNDEN 185

Fixierung aufheben 286

Schriftart 94

ANZAHL 159 , 212

maximieren 16

Schriftfarbe 95

ANZAHL2 160 , 212

minimieren 16

Schriftgrad 94

ANZAHLLEEREZELLEN 160 ,

163

unterteilen 255

Schriftgröße 94

, 213

wechseln 255 , 268

Schriftschnitt 95

ARBEITSTAG 173 , 206

Fett 95

Standard 91

argumentlose 152

Filter 112, 280

übertragen 104

AUFRUNDEN 185 , 211

aufheben 280

Uhrzeit 91

BW 198 , 208

löschen 281

unterstrichen 95

DATEDIF 178 , 206 , 330

Suchbegriff 280

Währung 90

DATUM 169 , 179 , 206 , 324

Textfilter 281

Zahlen 90

DATWERT 206

weiteres Kriterium 281

Zeit 182

DM 214

Zahlenfilter 181 , 281

Formatierungsbefehle 84

EDATUM 171 , 206

Finanzmathematik 196

Formatvorlagen 101, 108, 111

EFFEKTIV 199

Fingereingabe 30

benutzerdefinierte 101

ERSETZEN 214

Fingereingabe-/Mausmodus 354

Formel 354

FORMELTEXT 144 , 210

Firmenlogo 131

einfache 44

GANZZAHL 211

Fixieren 286

korrigieren 47

GERADE 211

Fixierung aufheben 286

tabellenblattüber-

GLÄTTEN 214

Fixierung speichern 287

greifende 266 , 268 , 360

HEUTE 152 , 168 , 178 ,

Flächendiagramm 229

übertragen 61

206 , 330

Flash Fill 64

als Text 210

ISOKALENDERWOCHE 206

366

Stichwortverzeichnis

ISTGERADE 209

UNTERGRENZE 212

Grafik kopieren 249

ISTLEER 209

VERKETTEN 215

Grenzwert 201

ISTUNGERADE 209

verschachtelte 190 , 191

Größenachse 349

ISTZAHL 209

WENN 186 , 190 , 191 , 210 , Gruppieren 262, 263, 265, 354

JAHR 168 , 206 , 324

324 , 328 , 330

JETZT 168 , 206

WIEDERHOLEN 215

KAPZ 198

WOCHENTAG 169 , 207

H

KÜRZEN 211

WURZEL 212

Handschriftliche Eingaben 32

LÄNGE 215

ZÄHLENWENN 164 , 213

Hauskauf 196

LINKS 215

ZEILE 211

Helligkeit/Kontrast 247

MAX 157 , 158 , 213

ZEIT 207

Hierarchiediagramme 231

MEDIAN 213

ZELLE 209

Hilfe 16, 29

MIN 158 , 213

ZINS 198 , 208

Hintergrundfarbe 102

MINA 213

ZW 198 , 209

Hintergrundgrafik 238

MINUTE 185 , 207

ZZR 198

Hochformat 120, 126

MITTELWERT 157 , 213

ZZW 209

Hochkomma 39

MITTELWERTWENN 213

Funktionen 186

Hyperlink löschen 41

MONAT 168 , 207 , 324

Funktionsargument 155

MONATSENDE 207

Funktionsassistent 18, 142, 154,

NETTOARBEITSTAGE 172 , 207

161, 189

I

NICHT 210

Funktionsbibliothek 142, 152,

NOMINAL 199 , 208

153, 154

Inhalte löschen 40

OBERGRENZE 212

Funktionsgruppe 153

Investition 198

ODER 210

Funktionsname 152, 154

RECHTS 215

Funktionsreferenz 152

REST 212

Funktionstaste 29, 348

J

RMZ 196 , 208

F4 151

Jahreskalender 324

RUNDEN 212

Fußzeile 130, 132, 354

Jahreszahl 324

SEKUNDE 207

löschen 135

Jahreszinssatz 196

SPALTE 211

fx 154, 161

Jubiläum berechnen 177

STUNDE 185 , 207

SUCHEN 154 , 215

SUMME 156 , 212

G

K

SVERWEIS 191 , 192 , 211 ,

Gaußsche Osterformel 175

328 , 330

Kalender 324

Geburtstag 176, 178

TAG 168 , 207

dynamischer 175

Gesperrt 270

TEXT 215

Kalenderwoche 206

Gestaltungsvorlagen 113

UMWANDELN 214

Kapitalrückzahlung 198

Geteiltzeichen 43

UND 210 , 328

Kennwort 273, 275

Gleichheitszeichen 42

UNGERADE 212

Klammern 43

367

Stichwortverzeichnis

Kombinationsdiagramm 230

Löschen 69

Neue Mappe 52

Komprimierung

Zeilen/Spalten 74 , 278

Neue Regel 116

deaktivieren 295

Zellbezüge 75

Nominalverzinsung 208

Konstante 355

Nominalzinssatz 199

Kontextmenü 12, 24, 355

Nordic-Walking-

Kontrollkästchen 23

M

Laufkalender 330

Kopf- und Fußzeilen-

Malzeichen 43

Normal 19

tools 130, 132

Mappe 254

Normalansicht 122, 357

Kopfzeile 130, 132, 355

speichern 15

löschen 135

wiederherstellen 15

Kopieren 68, 70

O

Mappe1 14, 16

Grafiken 249

Markieren 356

Öffnen 50

Kostenaufstellung 62, 156, 200

Bereich 66

Operand 357

Kreisdiagramm 222, 228

mehrere Zellen 66

Operator 357

Kriterium 164, 355

nicht zusammenhängende

Osterformel 175

Künstlerische Effekte 241, 245

Bereiche 67

Kursiv 95

Maßeinheit 214

Matrix 192

P

L

Maximum 157, 158, 213

Papierformat 126

Mehrwertsteuer berechnen 195

PDF 308, 310, 357

Laufkalender 330

Menüband 12, 22, 28, 356

Pfeiltasten 36

Laufrahmen 68, 356

anpassen 24 , 32

Piktogramm 248

Leere Arbeitsmappe 14, 52

Anzeigeoptionen 17

kopieren 249

Legende 356

Darstellung 239

Pivot 293

Leihgerätegebühr 184

Register 12 , 17 , 32

PivotChart 298, 357

Liniendiagramm 229

Minimum 158, 213

Berichtsfilter 299

Link löschen 41

Minivorschau 254

Diagrammtypen 298

Liste 278, 282

Minutenangaben 182

Layout 299 , 301

aufbereiten 282

Mittelwert 156, 157, 213

Textfeld verschieben 299

benutzerdefinierte 60

Monat 207

PivotChart-Tools 300

Duplikate 284

Monatszins 196

Pivot-Tabelle 276, 288,

importieren 60

Multiplizieren 43

292, 358

Listenfeld 23

ändern 292

Live-Vorschau 108, 219

benutzerdefinierter Name 290

Logik 187, 210

N

Berichtsfilter 290

Funktionen 186

Namensfeld 18, 37, 356

Datenschnitt 304

Logo 131

Navigationsbereich 19

empfohlene 302

Navigieren 31

Felder 289

Netzdiagramm 230

Felder umbennen 290

368

Stichwortverzeichnis

Filter löschen 291

Rechnen 42

Seitenumbruch 19, 122, 123,

formatieren 296

Rechnungserstellung 184

136, 137, 359

Formatierung löschen 297

Regeltyp 116

löschen 138

gruppieren 294

Register 12, 17, 19, 28, 32

Seitenzahl 131, 135

Layout 288

eigenes anlegen 24

Serienbrief 308, 316

neue Formatvorlage 296

Reihe

Adressblock 318

Optionen 288

benutzerdefinierte 60

Datenquelle 317

sortieren 291

ergänzen 59

Datensatz ergänzen 321

Summe 293

Relativer Bezug 358

Dokumente bearbeiten 319

Zeitachse 303

Rubrikenachse 349

drucken 320

PivotTable-Tools 298

Rückgängig machen 23, 272

Einstellungen rückgängig

Pixel 358

Runden 211

machen 321

Platzhalterzeichen 165

einzelne Datensätze

Postleitzahl 39, 93

auswählen 319

Potenzzeichen 43

S

Empfänger auswählen 316

Prozentformat 45, 151

Säulendiagramm 228

Seriendruckfeld 317 , 318

Prozentrechnung 45

Schablone 53

Startdokument 317

Prozentualer Anteil 151

Schattierung 102

Vorschau Ergebnisse 319 , 321

Prozentzeichen 43

Schnellanalyse 27, 358

Shortcuts 12, 28, 359

Prüfung 186, 190

Schnellzugriff 16

Übersicht 348

Punktdiagramm 230

Schreibmarke 38

Skalierung 125

Schreibschutz 270, 272, 275

SmartArts 85

Smarttag 12, 26, 41, 360

Q

aufheben 272 , 275

Kennwort 273 , 275

Einfügeoptionen 69

Quadratwurzel 212

Schriftart 84, 85, 94

Sonderformat 93

Quartalssumme 147

Schriftfarbe 95

Sonst-Wert 186, 190

Querformat 126

Schriftgrad 94

Sortieren 278

QuickInfo 22, 245

Schriftgröße 94

absteigend 279

Schriftschnitt 95

alphabetisch 278

Schutz 270, 272, 275, 308, 358

aufsteigend 278

R

aufheben 272 , 275

mehrstufig 279

weitere Kriterien 279

Rabatt 186

Kennwort 273 , 275

Sortierreihenfolge 360

Radierer 33

Screenshot 244, 359

Spalte 18

Rahmenlinien 98, 99

Ausschnitt einfügen 246

ausblenden 79

benutzerdefinierte 100

Seite einrichten 129

einblenden 79

entfernen 99

Seitenansicht 123, 124

einfügen 73

Ratenzahlungen 196

Seitenlayout 19, 122, 127,

löschen 74 , 278

Rauten 167, 274

140, 359

verschieben 71

Rechenergebnis 44

Seitenränder 128

369

Stichwortverzeichnis

Spaltenbreite 76, 81

T

Text

Maßeinheit 76

suchen 215

optimale 77

Tabelle

verketten 155 , 215

Spaltenindex 192

als Bild kopieren 312

wiederholen 215

Spalten und Zeilen

an Word übergeben 312

Textfilter 281

tauschen 106

drehen 106

Textkonvertierungs-

Spaltenwiederholung 140

markieren 66

Assistent 282

Sparkline 234, 235, 360

mittig drucken 125

Textumbruch 29, 89, 362

ändern 236

Tabelle1 19

Titel 108

Aussehen 235

Tabellenblatt 19, 360

Titelleiste 16

Datenbereich 234

aus- und einblenden 260

Tortendiagramm 228

Gruppe löschen 237

einfügen 19 , 256

Touch-/Mausmodus 30

höchster Punkt 237

Gruppierung 262 , 263 , 265

Zoomen 31

im Hintergrund 236

Kennwort 273 , 275

Transponieren 106

löschen 237

kopieren 258 , 259

Formeln 107

Positionsbereich 234

löschen 261

Treemap 231

Sparklinetools 235

neue Arbeitsmappe 259

Trichterdiagramm 232

Sparplan 326

Registerfarbe 257

Turniertabelle 334

Speichern 15, 48, 308

Schutz aufheben 272 , 275

Spezialfilter 280

schützen 270 , 272

Standardeinstellung

umbenennen 256

U

anpassen 96

Verknüpfung 266 , 267

Überschrift 108

Standardschriftart ändern 96

verschieben 257 , 258

fixieren 286

Statistik 156, 164

Tabellenblattübergreifende

Überstunden 344

Statusleiste 19

Formel 266, 268, 360

Übertragen von

Stift ändern 32

Tabellenformatvorlage 111, 361

Formatierungen 104

Stiftwerkzeug 32

benutzerdefinierte 115

Uhrzeit 59, 182, 206

Stunden berechnen 185

duplizieren 115

berechnen 182

Stundenplan 346

Tabellentools 112

Umbruch 89, 136

Subtrahieren 42

Tagesgrenze 183

löschen 138

Suchkriterium 165, 192, 211

Tagesrechner 170

Umbruchvorschau 19, 122, 136

Summe 42, 156

Taschengeldtabelle 328

Umwandeln von Werten 214

Summenformel 62

Taschenrechner 42

Unterstrichen 95

Summenfunktion 156

Taskleiste 254

Sunburst-Diagramm 229

Tastaturkürzel 12, 28

Symbolleiste für den Schnell-

Tastenkombinationen 12,

zugriff 16

28, 348

Symbol, Piktogramm 248

Tastenkürzel, Übersicht 348

Symbolsätze 204

Tausenderpunkt 41

370

Stichwortverzeichnis

V

Wochentag 58, 176, 179

Zelladresse 18, 362

Word, Verknüpfung

Zellbezüge 142, 148, 152, 176

Verbinden und zentrieren 88

zu Excel 314, 315

Zellcursor 18

Verbunddiagramm 230

Zelle 18, 362

Verbundene Zelle 361

aktive 349

Vergleichskriterien 192

Z

ausrichten 86

Vergleichsoperator 165,

Zahl eingeben 39

Einzug 87

186, 361

Zahlenfilter 181, 281

hervorheben 200

Verkaufstrichter 232

Zahlenformat

Kennwort 273 , 275

Verketten 155

Buchhaltung 90 , 92

mehrere Zellen markieren 66

Verknüpfung 266, 267, 361

Postleitzahl 93

nicht zusammenhängende

Veröffentlichen 311

Zahlenreihe 59

Bereiche markieren 67

Verschieben 70

Zahlungsperioden 198

Rauten 274

Vierfachpfeil 219

Zahlungszeitraum 197

Schutz aufheben 272 , 275

Vorlage 14, 53

Zeichenwerkzeug 32

schützen 270 , 272

Vorschau 219

Zeichnen 12, 17, 32

verbinden 88

Zeigen 46, 362

verbundene Zellen 361

W

Zeile 18

Zellverbund aufheben 88

aus- und einblenden 79

Zellenformatvorlage 101,

Währungsformat 90, 214

einfügen 72

108, 362

Währungssymbol 90

löschen 74 , 278

ändern 114

Was möchten Sie tun? 361

verschieben 71

Zentrieren 86

Wasserfalldiagramm 231

Zeilenanfang 36

Zinssatz 196, 197, 199, 208

Wert

Zeilenhöhe 77, 81

Zoomen 123

doppelter 285

Maßeinheit 78

Zuletzt verwendet 50

filtern 280

optimale 78

Zuschneiden 247

kleinster 156

Zeilennummer 211

Zwischenablage 68, 312,

überschreiben 40

Zeilenumbruch 362

314, 363

WERT! 149

Zeilen und Spalten

Zwischen Arbeitsmappen

Wiederholungsspalte 140

tauschen 106

wechseln 254

Wiederholungszeile 141

Zeilenwiederholung 140

Wochenenden 172

Zeitangabe 182, 184

371

Über die Autorinnen

Petra Bilke ist Adobe Certified Expert und Microsoft Certified Expert und arbeitet als Dozentin, Fachbuchautorin und Beraterin in den Bereichen IT und Software in Berlin. Zu ihren Auftraggebern gehören Behörden und namhafte Unternehmen. Sie entwickelt Konzepte und Skripte für Präsenz-und Onlineschulungen. Schwerpunktthemen sind die MS-Office-Produkte, Datenbanken sowie elektronische Dokumente. Als Buchautorin arbeitet Petra Bilke mit verschiedenen Fachverlagen zusammen.

Ulrike Sprung ist Diplom-Pädagogin und arbeitet als IT-Trainerin für re-nommierte Firmen und Behörden in Berlin, landesweit und international.

Sie ist Expertin für praxisnahe und lernoptimierte Software-Schulungen.

Für große Software-Projekte entwickelt sie Trainingskonzepte und ist erfolgreich als Coach für Trainerinnen und Trainer tätig.

Rechtliche Hinweise

Das vorliegende Werk ist in all seinen Teilen urheberrechtlich geschützt.

Weitere Hinweise dazu finden Sie in den Allgemeinen Geschäftsbedingun-gen des Anbieters, bei dem Sie das Werk erworben haben.

Markenschutz

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Haftungsausschluss

Ungeachtet der Sorgfalt, die auf die Erstellung von Text, Abbildungen und Programmen verwendet wurde, können weder Verlag noch Autor, Heraus-geber, Übersetzer oder Anbieter für mögliche Fehler und deren Folgen eine juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung übernehmen.

Document Outline

- Vorwort

- Vorlagen und Beispieldateien

- 1 Ein erster Überblick

- Excel starten und beenden

- Was ist wo in Excel 2019?

- Das Anwendungsfenster

- Was möchten Sie tun?

- Befehle über das Menüband aufrufen

- Kontextmenüs nutzen

- Effektiv mit Smarttags arbeiten

- Tastenkombinationen gezielt einsetzen

- Excel auf dem Touchdisplay bedienen

- Das Register »Zeichnen«

- 2 Mit Tabellen arbeiten

- Im Tabellenblatt bewegen

- Daten eingeben, ändern, löschen

- Excel als Taschenrechner

- Einfache Formeln eingeben

- Tipparbeit durch Zeigen reduzieren

- Arbeitsergebnisse speichern

- Eine Arbeitsmappe öffnen

- Eine neue Arbeitsmappe erzeugen

- 3 Es geht noch viel schneller!

- Weniger Aufwand durch Autoausfüllen

- Benutzerdefinierte Datenreihen

- Blitzvorschau (Flash Fill)

- Bereiche markieren

- Bereiche kopieren, ausschneiden und löschen

- Drag & Drop

- Zeilen und Spalten einfügen

- Zeilen und Spalten löschen

- Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern

- Überblick: Excel-Cursor

- 4 Tabellen professionell gestalten

- Zellen formatieren

- Zellinhalte ausrichten

- Zellen verbinden und Textumbrüche vornehmen

- Zahlen formatieren

- Schriftart, -größe und -farbe von Text ändern

- Rahmenlinien verwenden

- Hintergrundfarbe von Zellen festlegen

- Die Zellformatierung übertragen

- Tabelle drehen

- Designs und Zellenformatvorlagen verwenden

- Designbestandteile ändern

- Highlights setzen mit der bedingten Formatierung

- 5 Drucken

- Ein erster Druckversuch

- Die Arbeitsmappen-Ansichten

- Die Seitenansicht kontrollieren

- Die Ausrichtung – hoch oder quer?

- Seitenränder einstellen

- Kopf- und Fußzeilen einfügen

- Seitenumbrüche festlegen und löschen

- Zeilen oder Spalten wiederholen

- 6 Formeln und Funktionen

- Formeln als Text wiedergeben mit FORMELTEXT

- Formeln per Ausfüllfunktion erzeugen

- Relative und absolute Adressierung

- Die Funktionsbibliothek

- Sich vom Funktionsassistenten helfen lassen

- Summe, Mittelwert und Co.

- Statistik mit ZÄHLENWENN

- Jahre, Monate, Tage

- Arbeitstage

- Mit dem Datum rechnen

- Eine Geburtstagsliste erstellen

- Mit Zeitangaben rechnen

- Mit Zeitangaben rechnen (Forts.)

- Die WENN-Funktion am Beispiel erklärt

- Funktionen verschachteln

- Die Funktion SVERWEIS

- Finanzmathematik? RMZ hilft!

- Bedingte Formatierung

- Übersicht über weitere Funktionen

- 7 Diagramme und Grafiken

- Diagramme erstellen

- Diagrammelemente bearbeiten und ergänzen

- Den richtigen Diagrammtyp wählen

- Neue Diagramme in Excel 2019

- Sparklines oder Minidiagramme

- Der Einsatz von Grafiken

- Einen Screenshot einfügen

- Ein Piktogramm einfügen

- Ein 3D-Modell einfügen und drehen

- 8 Arbeitsmappen umfangreich nutzen

- Mehrere Arbeitsmappen verwenden

- Mit Tabellenblättern umgehen

- Der Gruppenmodus

- Tabellenblattübergreifende Formeln

- Arbeitsblätter und Zellen schützen

- 9 Listen gekonnt auswerten

- Daten sortieren

- Den AutoFilter anwenden

- Listen gekonnt aufbereiten

- Fenster fixieren – Zeilen und Spalten feststellen

- Statistik ohne Formeln mithilfe der Pivot-Tabelle

- Statistik ohne Formeln mithilfe der Pivot-Tabelle (Forts.)

- Daten in der Pivot-Tabelle neu anordnen

- Auswertung nach Jahren und Monaten

- Pivot-Tabellen schnell formatieren

- PivotCharts anlegen

- Automatisch erstellte Pivot-Tabellen

- Einen Datenschnitt einfügen

- 10 Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen

- Eine PDF der Arbeitsmappe erstellen

- Intelligente Tabellen in Word

- Serienbriefe auf Basis von Excel-Listen

- 11 Nützliche Vorlagen

- Persönlicher Jahreskalender

- Sparplan

- Taschengeldverwaltung

- Nordic-Walking-Laufkalender

- Fahrtenbuch

- Turniertabelle

- Musterrechnung allgemein

- Gemischte Musterrechnung mit 7% und 19% MwSt.

- Musterrechnung für Kleinunternehmer

- Musterrechnung für Kleinbeträge bis 150 €

- Arbeitszeitentabelle

- Stundenplan

- Wichtige Tasten und Tastenkombinationen

- Stichwortverzeichnis

Table of Contents

zu den Anwendungsbeispielen, die in Kapitel 11 behandelt wer

1  Ein erster Überblick.  ................................   12

2  Mit Tabellen arbeiten.  .............................   34

3  Es geht noch viel schneller! .  ....................   56

4  Tabellen professionell gestalten.  .............   82

5  Drucken.  ...................................................   118

6  Formeln und Funktionen.  ........................   142

7  Diagramme und Grafiken.  ........................   216

8  Arbeitsmappen umfangreich nutzen.  ......   252

9  Listen gekonnt auswerten.  ......................   276

10  Zusammenarbeit mit anderen

11  Nützliche Vorlagen.  ...............................   322

Seite 48.

auf Seite 20.)

›Zeichnen‹« auf Seite 32).

Seite 348.

funktion erzeugen« auf Seite 146

essierung« auf Seite 148.

auf Seite 66.

den« auf Seite 280.

gen verwenden« (siehe Seite 108)

Seite 1

Seite 270.

mit ZÄHLENWENN« auf Seite 164

Abschnitt auf Seite 192).

agen« auf Seite 104).

gänzen« auf Seite 224.

len« auf Seite 218 sieht es aus, als

len (siehe Seite 238), und bestätigen

zuschneiden (siehe Seite 239).

Seite 273).

schneller!«, auf Seite 64 beschrie

Seite 219).

abelle« auf Seite 288.

Seite 294).