Der überwiegende Teil der Outlook-Nutzer hat keinen eigenen Server unter dem Schreibtisch. Deshalb sind "normal sterbliche" Anwender auf Provider angewiesen, die den Anwendern - ob nun unentgeltlich oder gegen Gebühr- auf ihren Mailservern eine E-Mail Adresse und Postfachspeicher zur Verfügung stellen. Die meisten Provider bieten den Abruf nach dem sog. POP3-Protokoll an. Das Prinzip von POP3 ist simpel: Jeder Mailabruf entfernt die Nachrichten Mails vom Server des Providers und lädt sie lokal in den Persönlichen Ordner. Diese Nachrichten sind danach also ausschließlich auf Ihrem Rechner vorhanden. Das mag eine sinnvolle Abruftechnik sein, solange man nur mit einem Rechner auf ein E-Mail-Postfach zugreifen möchte.

Bitte hier klicken, um Bild zu vergrößernIst es jedoch zwingend erforderlich (und in Zeiten der mobilen Technikrevolution immer wahrscheinlicher) von mehreren Geräten (wie z.B. PDA, Handy, MDA, XDA, Laptop usw.) auf den E-Mail-Account zugreifen zu müssen, ist der gestresste Anwender mit dem POP3-Protokoll schlecht bedient. Die bereits abgerufenen Mails sind aus dem Postfach verschwunden, ein erneuter Abruf per Laptop wird also nicht möglich sein. Da hilft es auch wenig, sich per Webmail via Browser zu verbinden. Die Nachrichten schlummern gemütlich auf dem Desktop-Rechner.
Nun existiert- auch beim Zugang über POP3- in Outlook die Möglichkeit, Kopien Ihrer Nachrichten auf dem Server zu belassen: Der Nachteil: Zum einen gibt es auf Grund der unterschiedlichen Serverparameter gerade über Outlook häufiger Messaging Schnittstellen-Probleme, zum anderen sehen Sie an Hand dieser Kopien nicht, welche Nachricht schon bearbeitet, gelesen oder beantwortet wurden.

Aus diesen und anderen Gründen existiert neben POP3 noch das IMAP-Protokoll, das diese Schwachstellen beseitigt:

Pluspunkte eines IMAP-Kontos:

Bitte hier klicken, um Bild zu vergrößernEs ist möglich, direkt auf dem Server eine eigene Ordnerstruktur anzulegen, die dem User deshalb auch überall zur Verfügung stehen. Es ist nicht mehr erforderlich, die gesamte Mail herunterzuladen. Sie können an Hand der Kombination Absender/Betreff, also der Kopfzeile, vorsortieren und gleich löschen, ohne Sie lokal speichern zu müssen, was gerade in Zeiten der Spamflut ein nicht zu unterschätzendes Sicherheitsrisiko darstellt. Sie haben die Möglichkeit, jede Nachricht über sog. Flags als gelesen, gelöscht oder beantwortet zu markieren. Auch diese Info steht Ihnen überall zur Verfügung. Nun fragt sich der geneigte Outlook-Nutzer, warum der Kampf der Protokolle POP3 vs. IMAP angesichts dieser Features nicht schon längst zugunsten des IMAP-Protokolls entschieden wurde: Das hat vor allem zwei Gründe:

Die Bereitstellung von IMAP Konten gestaltet sich technisch weitaus anspruchsvoller und ist damit- vor allem für die beteiligten Provider- mit erhöhten Kosten u.a. im Bezug auf Speicherplatz verbunden. Nur wenige E-Mail Clients unterstützten diesen Standard oder waren in der Lage, IMAP-Konten stabil in die Programme einzubauen.

In letzter Zeit feiert IMAP- auch auf Grund des AOL-Angebotes- ein fröhliches Revival, jedoch ergeben sich- gerade im Bezug auf die Nutzung mit Outlook- immer wieder Schwierigkeiten. Deshalb hier eine IMAP-Outlook-FAQ:

Wie richte ich ein IMAP-Konto ein?

Outlook 2000:
Das Hinzufügen eines IMAP-Kontos mit Outlook 2000 im Nur via Internet-Modus wird hier beschrieben. Sollten Sie sich mit Outlook 2000 im Unternehmens- und Arbeitsgruppen-Modus befinden, ist die Nutzung von IMAP nicht möglich. Dieser Artikel beschreibt einen Workaround.

Outlook 2002, Outlook 2003:
a) Extras E-Mail Konten Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen IMAP
b) In die Maske zur Aufnahme Ihrer Zugangsdaten tragen Sie Ihre individuellen Parameter ein. Auskunft über die einzugebenden Werte liefert Ihr Provider.
c) Nun erscheint in der Ordnerliste ein zweiter, separater Persönlicher Ordner mit Ihrem IMAP-Konto.
Outlook 2007:
Extras Kontoeinstellungen E-Mail Neu Microsoft Exchange Server, POP3, IMAP

Kann ich mein IMAP-Konto zusammen mit dem bereits existierenden Persönlichen Ordner verwalten?
Nein, das ist leider nicht möglich. Da IMAP einen komplett anderen technischen Zugang erfordert, bleiben diese beiden Kontoarten in Outlook strikt getrennt. Eine Zusammenlegung dieser beiden Ordner ist nicht möglich.

Bitte hier klicken, um Bild zu vergrößernWo werden meine IMAP-Daten gespeichert?
Die Nachrichten eines IMAP-Kontos in Outlook werden sowohl serverseitig als auch in der lokal erstellten IMAP-*.pst-Datei gespeichert und können über diese Datendatei auch entsprechend gesichert werden.

Kann ich den Standort der IMAP-Datei in Outlook verändern?
Nein, das ist nicht möglich. Es wird bei Erstellung eines IMAP-Kontos eine separate, temporäre *.pst Datei angelegt, die den Datenaustausch mit dem jeweiligen IMAP-Server steuert. Wird diese jedoch verschoben, legt Outlook an selber Stelle einen neuen Persönlichen Ordner an. 

Ist es möglich, das IMAP-Konto sofort als ersten Ordner beim Programmstart angezeigt zu bekommen?
Da der IMAP Ordner niemals Standart-Übermittlungsdatei sein kann, ist dies leider nicht möglich.

Warum bekomme ich im Menü meines IMAP-Stammordners keine Standard-Elemente wie Kontakte, Aufgaben usw. angezeigt?
Auf Grund der Einschränkungen, denen das IMAP-Protokoll unterliegt, können via IMAP nur E-Mail-Ordner angezeigt werden. Alle anderen Outlook-Elemente (Kalender, Aufgaben, Kontakte etc) lassen sich nur durch Zusatztools einbinden.

Warum existiert per IMAP der Ordner "Gesendete Objekte" nicht?
Outlook 2000, Outlook 2002, Outlook 2003: Die Ordner für gesendete Objekte, Entwürfe und gelöschte Objekte dürfen nicht auf einem IMAP-Server gespeichert sein. Outlook verlangt, dass alle Spezialordner im standardmäßigen Speicher abgelegt werden. Der IMAP-Server kann nicht als standardmäßiger Speicher fungieren, da dort Spezialordner (Nicht-Mail-Ordner) nicht gespeichert werden können. Sie können jedoch einen serverseitigen Ordner für gesendete Objekte simulieren, indem Sie eine Regel im Regel-Assistenten erstellen, die die gesamte ausgehende Mail in den IMAP-Ordner Ihrer Wahl kopiert:

a) Erstellen Sie mit Rechtsklick auf Ihr IMAP-Stammverzeichnis einen neuen Ordner und nennen ihn "Gesendete Objekte"
b) Rufen Sie über Extras den Regelassistenten (ol2003: Regeln und Benachrichtigungen) auf.
c) Erstellen Sie eine neue Regel ohne Vorlage.
d) Nachricht nach dem Senden prüfen über Konto IMAP diesen in den Zielordner verschieben.
e) Deaktivieren Sie unter Extras Optionen Einstellungen E-Mail Optionen die Checkbox Nachrichtenkopien im Ordner Gesendete Objekte speichern.
Es gibt keine Umgehungsmöglichkeit für Entwürfe und gelöschte Objekte.