Lotte hat sich eine Aufgabe gesetzt. Oder waren es mehrere Aufgaben?
Sie findet diese To-do-Liste, sie findet diese Aufgabenliste,
indem sie im Ordnerbereich auf die drei Pünktchen hier unten klickt
und dort zu den Aufgaben wechselt.
Hier in den Aufgaben steht die Liste ihrer Aufgaben,
das heißt steht die To-do-Liste, alles, was noch getan werden muss.
Aufgabe bedeutet: Ich kann mir selbst eine Aufgabe setzen,
ich muss mich daran erinnern, dass noch etwas getan wird,
oder ich kann diese Aufgabe auch hier an jemand anders delegieren,
das heißt, ich kann diese Aufgabe an eine Person zuweisen.
Achtung: leider nur an eine Person;
bei mehreren Personen funktioniert das nicht
bzw. zuweisen kann ich es schon,
aber damit werden die Aufgaben nicht mehr synchronisiert.
So, Lotte sagt sich natürlich:
"Warum soll ich alles alleine machen? Albert kann doch auch,"
und weist diese Aufgabe an ihren Verlobten Albert zu, OK.
Und nun steht der Name hier drin.
Und Sie ahnen, was passiert:
Wenn sie auf Senden klickt, erhält Albert eine E-Mail.
Er muss die Aufgabe nicht automatisch übernehmen,
sondern er wird erst einmal gefragt: "Möchtest du das Ganze erledigen?"
Schauen wir uns das mal an.
Lotte klickt auf Senden und damit wird nun diese Aufgabe gesendet.
Ich beende Outlook,
öffne Outlook erneut
und befinde mich nun hier im Albert-Account.
Sie sehen, was passiert.
Albert erhält von Lotte eine Mail mit einer Anfrage:
"Möchtest du diese Aufgabe übernehmen?"
Und er hat eben zwei Möglichkeiten: zuzusagen oder abzulehnen.
Arbeit ist ein braver Verlobter, deshalb wird Albert zusagen.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche Zusagen
wird Lotte darüber informiert, er könnte noch einen Text reinschreiben,
OK, das tut er nicht.
Und Sie ahnen, was passiert: Jetzt hat Albert diese Aufgabe übernommen.
Nun, und Albert, Sie ahnen es,
Albert kann nun in seine Aufgabenliste reinschauen.
Mit einem Klick auf Aufgaben landet er in den Aufgaben
und findet dort die Gästeliste, die ihm Lotte übertragen hat.
Mit einem Doppelklick auf die Gästeliste wird sie geöffnet
und er kann nun Dinge ändern und eintragen,
beispielsweise, ja, ich habe doch schon angefangen,
ich habe doch schon einige Verwandte angerufen
und ein paar Freunden Bescheid gesagt, die Sache ist in Bearbeitung.
Ich habe etwa ein Viertel derer, die wir einladen wollten,
schon informiert,
das heißt, 25 % ist bereits erledigt.
Und Albert kennzeichnet für sich diese Gästeliste
mit einer roten Kategorie.
Er speichert nun diese Änderung ab
und diese Änderungen stehen nun bei ihm in seiner To-do-Liste,
das heißt in der Liste seiner Aufgaben.
Schauen wir uns das mal auf der anderen Seite an.
Wie sieht das Ganze bei Lotte aus?
Ich schließe hier Outlook
und ich öffne erneut Outlook, diesmal wieder mit dem Account von Lotte.
Ich wechsle bei Lotte in die Aufgaben, sehe hier die Gästeliste, kann sie öffnen,
am besten vielleicht hier in den Aufgaben.
Und Sie sehen, was passiert.
Jetzt kann Lotte keine Änderungen mehr vornehmen,
weil Albert ist ja verantwortlich dafür.
Aber Lotte sieht: Wow, 25 % ist schon erledigt, das ist prima,
und die Sache ist schon in Bearbeitung.
So kann sie mitverfolgen,
so kann sie kontrollieren, was Albert tut, wenn Albert das Ganze natürlich einträgt.
Das heißt also, dieses Zuweisen von Aufgaben lebt davon,
dass der andere auch die Informationen hier einträgt.
Und wie Sie gesehen haben, die Kategorien, die werden nicht übergeben,
die sind lokal bei dem Account bei Albert, die bekommt Lotte nicht angezeigt,
aber alle anderen Informationen in dem Dialog, in dem Fenster,
die werden hier eingetragen und die können hier eben überwacht werden.
Diese Synchronisation funktioniert leider nur mit einer Person,
das ist ja klar, wenn der eine 10 %, der andere 50 % gemacht hätte,
was sollte denn da eingetragen werden?
Funktioniert also nur mit einer Person,
also, entweder ich für mich eine Aufgabe
oder ein anderer wird dazu -- ich sage mal -- verdonnert,
diese Aufgabe zu übernehmen, und ich kann das Ganze überwachen.
Das ist der Sinn der Aufgaben,
das heißt, wir haben hier so ein Mini-Projektmanagement in Outlook.