Lotte liebt Farben.
Haben Sie es gesehen?
Hier gibt es Kategorien mit verschiedenen Farben.
Auch die roten Fähnchen zur Nachverfolgung findet Lotte klasse.
Lotte möchte gerne bestimmte Mails mit bestimmten Wörtern
farblich kennzeichnen.
Kein Problem.
Dafür gibt es in Outlook eine bedingte Formatierung.
Sie finden in der Registerkarte Ansicht hinter den Ansichtseinstellungen
die Bedingten Formatierungen.
Bedingung heißt:
Ich lege fest, unter welcher Bedingung was passiert, also wie formatiert wird.
In dem Beispiel erstellt Lotte
eine -- Hinzufügen -- neue bedingte Formatierung.
Drei Dinge sind zu beachten:
Wie heißt die bedingte Formatierung?
Beispiel 1: Die heißt Klopstock.
Beispiel 2: Wie wird sie formatiert?
Und Schriftart bedeutet nicht nur eben die Schriftart,
sondern auch die Schriftfarbe, hier kann sie festlegen,
alle Klopstock-Mails, die werden mit diesem Violett gekennzeichnet,
könnte man vielleicht noch ein bisschen größer kennzeichnen,
OK.
Und die dritte ist natürlich die Bedingung selbst:
Bei welcher Bedingung?
Nämlich: Wenn ein Wort, beispielsweise Klopstock,
in der Betreffzeile oder auch im Text auftaucht,
dann wird die Mail so formatiert mit dieser magentafarbenen Darstellung.
Lotte hätte gerne noch eine zweite bedingte Formatierung,
nämlich alle Mails, Hinzufügen, die von Albert kommen,
die möchte sie gleich sehen,
und Albert, ihr Verlobter,
in den sie immer noch ein bisschen verliebt ist,
die werden rot formatiert,
die werden mit einem fetten Rot formatiert, OK.
Und die Bedingung lautet natürlich:
Alle E-Mails von Albert, Doppelklick,
OK, OK, werden rot formatiert.
Die bedingte Formatierung wirkt sich aus auf alle schon bestehenden Mails
plus auf alle Mails, die in Zukunft eintreffen werden.
OK, schauen wir es uns an.
Und Sie sehen es, glaube ich, hier schon.
Diese Mail ist noch nicht gelesen, deshalb ist sie auch noch fett.
Jetzt wurde sie gelesen.
Man sieht also sofort die magentafarbenen Mails,
die roten Mails usw.
Achtung: Das wird natürlich sehr, sehr schnell sehr bunt,
vielleicht zu bunt.
Wenn Sie diese bedingten Formatierungen wieder ausschalten wollen,
dann können Sie über Ansicht über die Ansichtseinstellungen
über die Bedingte Formatierung diese Bedingung entweder ganz löschen
oder hier mit dem Haken deaktivieren, dann greift sie nicht mehr
bzw. Albert, das gefällt ihr doch nicht mit der roten Farbe,
diese Bedingung wird nun gelöscht, OK, OK,
und Sie sehen, so war es vorher.
Also, wenn Sie möchten,
können Sie auch sehr gerne bedingte Formatierungen verwenden,
um automatisch Mails
unter bestimmten Bedingungen farblich zu kennzeichnen.