Lotte überlegt:
"Ich habe hier verschiedene Ordner,
ich kann über Regeln automatisiert bestimmte Aktionen durchführen.
Manchmal möchte ich diese Aktion aber eben nicht durchführen;
ich möchte selbst Herrin dieser Mail sein."
Kein Problem, liebe Lotte, hierfür gibt es QuickSteps.
Ich übersetze QuickStep mit:
Mache bestimmte Aktionen, indem du auf eine Schaltfläche klickst.
Ich stelle einen Button, eine Schaltfläche, zur Verfügung
und ein Klick auf diese Fläche bewirkt eine bestimmte Aktion.
Das, was bei den Regeln automatisiert passiert,
geschieht hier von der Anwender- von der Anwenderinnenseite aus.
Beispiel 1:
Sie möchte gerne verschiedene Mails in einen bestimmten Ordner schieben.
Die sind nicht einfach so schön klein wie hier,
sondern sie hat beispielsweise für das Jahr 2020 einen Ordner angelegt,
sie hat für das Jahr 2021 einen Ordner angelegt
und für das Jahr 2022
und in diesen Ordnern befinden sich weitere Unterordner,
ein neuer Ordner, der heißt Natur,
und in diesem Natur-Ordner, rechte Maustaste,
befinden sich wieder Ordner,
beispielsweise meine Insekten und meine Bäume usw. usw.
Und Sie können sich vorstellen,
wenn man sehr viele Ordner anlegt und/oder sehr viele Postfächer hat,
dann wird es sehr schnell unübersichtlich
und ich muss hier vielleicht rauf und runter scrollen,
bis ich den entsprechenden Ordner sehe,
muss die Ordner vielleicht aufklappen, zumachen usw.,
bis ich dann zu dem Ordner gelange,
damit ich die E-Mail hier reinschieben kann.
Nun, das erledigt ein QuickStep.
Ich möchte ganz gerne z.B. die Insekten hier reinschieben.
Ich erstelle einen QuickStep,
und auch hier wieder, Sie werden keine Insekten-QuickSteps haben,
aber übertragen Sie das auf Ihre Arbeitsbereiche,
auf Ihre Kategorien, auf Ihre Sachgebiete, auf Ihre Kollegen oder Abteilungen
oder wozu auch immer Sie Ordner angelegt haben.
Hier erstelle ich einen QuickStep, einen neuen QuickStep,
einen z.B. benutzerdefinierten,
ich könnte hier gleich oben die Vorlage verwenden,
ich mache mal unten Benutzerdefiniert, dann haben wir alles zur Verfügung.
Und der erste QuickStep heißt einfach "Insekten".
Und ich möchte ganz gerne als Aktion das in einen Ordner verschieben.
In welchen Ordner?
In den 2021-Ordner,
aber natürlich in den Unterordner, den sehe ich hier nicht,
deshalb muss ich hier in einen anderen Ordner
das Ganze hier einmal aufmachen, 2021 > Natur,
in diesen Ordner möchte ich das verschieben.
Okay.
Man könnte noch weitere Aktionen machen und kennzeichnen und weiterleiten an usw.
Sie könnten auch eine Tastenkombination vergeben,
das finde ich nicht ganz glücklich, weil diese Zahlen,
ich könnte mir sie nicht merken.
Und damit habe ich schon den ersten QuickStep erstellt,
der QuickStep hat einen Namen, der QuickStep hat eine Aktion,
Fertig stellen.
Was passiert? Antwort: gar nichts.
Erst wenn ich -- ich mache mal, damit Sie es ganz deutlich sehen,
ich mache mal hier diesen Ordner zu --,
erst wenn ich eine Mail auswähle und nun auf meinen QuickStep,
auf meinen Insekten-QuickStep klicke, Klick, dann wird diese Mail verschoben.
Noch mal: Ich klicke auf diese Mail,
ich aktiviere den QuickStep und dann wird sie verschoben.
Eine schöne, schnelle, einfache Aktion.
Ich bin der Herr des Ganzen.
Und jetzt schauen wir mal nach in diesem Ordner,
den wir ja neu angelegt haben,
aha, da ist mindestens eine E-Mail, nein, da sind zwei E-Mails drin,
eben die eine gelesene, die eine ungelesene,
und die wurden jetzt automatisch,
nein, halbautomatisch von mir da rein geschoben.
In den QuickSteps haben Sie
eine ganze Reihe Möglichkeiten zur Verfügung.
Ich möchte gerne per Klick kategorisieren,
ich möchte gerne per Klick kennzeichnen, also nachverfolgen,
oder eine neue E-Mail schreiben
oder diese E-Mail weiterleiten an eine bestimmte Person usw. usw.
Bei Benutzerdefiniert gibt es noch ein paar weitere Aktionen.
Sie erfinden also sehr viele Dinge, die Sie selbst erledigen können,
indem Sie hier in diesem Fensterchen QuickStep
auf den Namen klicken.
Ich persönlich habe mir etwa -- ich sage mal eine Zahl --
7 oder 8 QuickSteps angelegt,
die erleichtern mir wirklich meine tägliche Arbeit mit Outlook.