Lotte hält Ordnung.
Lotte hat nicht nur Kategorien angelegt und verwendet,
Lotte verwendet nicht nur die Erinnerungsfunktion,
die Nachverfolgung,
Lotte löscht auch regelmäßig ihre Mails
bzw. speichert einige Mails auf der Festplatte.
Lotte hat sich auch Ordner angelegt
und bestimmte Dinge möchte sie nicht per Hand erledigen,
also, sie möchte nicht mit der Maus Mails reinschieben, Mails reinschieben,
sondern sie möchte ganz gerne,
dass das System das automatisiert erledigt.
Dazu stellt Outlook eine Technik zur Verfügung,
die Outlook Regeln nennt.
Regeln heißt automatisch etwas tun.
Beispiel 1: Lotte hat einen Ordner erstellt, der heißt Albert.
Sie möchte ganz gerne alle Mails, die von Albert kommen,
automatisch in diesen Albert-Ordner verschoben haben.
Das heißt, eine neue Regel erstellen, Erweiterte Optionen,
alle Mails, die von -- natürlich nicht von Werther,
sondern von ihrem Verlobten Albert,
das heißt, Werther wird hier rausgelöscht, Albert wird eingefügt --,
die von dieser Person kommen --
was passiert mit den? Weiter geht's --,
die werden automatisch in den Zielordner,
in den Zielordner, ich klicke hier auf den Link Zielordner,
in den Zielordner Albert verschoben, OK.
Und dritte Frage: Gibt es Ausnahmen davon?
Nein, gibt es nicht, das passt, das ist okay.
Alle Mails von Albert werden in diesen Ordner verschoben,
Weiter,
und der Regel gebe ich einen Namen, diese Regel heißt Albert,
und das Ganze wird fertiggestellt.
Damit haben wir die erste Regel erstellt.
Zweite Regel: Lotte wird oft auf CC gesetzt,
Lotte ist manchmal ein bisschen genervt,
deshalb erstellt sie sich dafür einen eigenen Ordner, CC,
den schiebt sie hier ans Ende.
Sie möchte nun ganz gerne alle Mails, bei der sie auf CC gesetzt wird,
dass die automatisch in diesen CC-Ordner geschoben werden,
und da schaut sie dann in Ruhe rein, was da alles drin ist.
Das heißt, Lotte erstellt sich eine zweite Regel, Regel erstellen,
diese Regel soll nun, Erweiterte Optionen,
alle Mails, bei der sie auf CC gesetzt wird, Weiter,
in einen Ordner geschoben werden, in den Zielordner,
diesmal natürlich in den CC-Ordner geschoben werden, OK > Weiter.
Und im dritten Schritt, Ausnahmen, gibt es auch hier keine, Weiter,
und das Ganze nennen wir mal CC, Fertig stellen.
Und so könnte sie fast beliebig viele Regeln erstellen.
Unter Regeln stehen Ihnen
noch sehr viele weitere Optionen zur Verfügung,
z.B. alle Mails, die bestimmte Wörter enthalten
oder Wörter im Betreff enthalten, also im Text oder im Betreff enthalten,
diese Mails sollen gelöscht werden oder verschoben werden
oder weitergeleitet werden an eine bestimmte Person usw. usw.
Gehen Sie auf die Suche, wenn Sie so etwas haben,
sie werden mit Sicherheit fündig.
Ja, das Ganze testen wir mal,
das heißt, ich beende hier Lottes Account,
ich öffne Outlook einmal als Albert,
jetzt bin ich hier Albert,
und Albert schreibt eine neue Mail an seine Verlobte Lotte
und grüßt sie einfach: "Ich grüße dich".
Das reicht schon und ab die Post senden.
Und auch Werther schreibt ihr eine Mail, auch er ist kurz und knapp.
Werther schreibt eine neue Mail an seinen Freund Wilhelm
und CC setzt er Lotte und er fragt: "Was geht ab?"
So fragen eben junge Menschen.
Und er antwortet, er beantwortet diese Frage selbst:
"Edding geht nicht ab",
bisschen albern, geht nicht ab.
So, Lotte ist hier auf CC gesetzt, auch diese Mail wird versendet.
Das war es schon.
Egal, ob Lottes Outlook offen ist oder ob es geschlossen wird,
spätestens in dem Moment, wo Lotte ihr Outlook öffnet,
greifen die Aktionen, greifen diese Regeln
und dann werden diese einkommenden E-Mails nicht in ihren Posteingang einsortiert,
sondern eben, Sie sehen es hier, in die entsprechenden Ordner.
Werfen wir einen Blick rein, CC,
sie wurde von Werther auf CC gesetzt,
Albert, hier hat sie eben die Mail von Albert erhalten.
Das heißt also, über Start > Verschieben > Regeln
können Sie Regeln erstellen --
meine Empfehlung: Übertreiben Sie es nicht --
und die Regeln können Sie hier verwalten,
das heißt, die können Sie hier einsehen, was machen diese einzelnen Regeln,
die können Sie hier ändern, die können Sie natürlich löschen
und ein schönes Mittel,
um automatisiert bestimmte Aktionen schnell durchführen zu lassen.