1 00:00:01,157 --> 00:00:02,664 Werther muss mal raus. 2 00:00:02,664 --> 00:00:06,815 Sie kennen das: Urlaub heißt das oder verlängertes Wochenende 3 00:00:06,815 --> 00:00:10,746 oder eine Konferenz, eine Fortbildung außerhalb Ihrer Stadt 4 00:00:10,746 --> 00:00:13,484 oder Sie sind für ein paar Tage zu einem Meeting, 5 00:00:13,484 --> 00:00:15,434 zu einer Klausur eingeladen 6 00:00:15,434 --> 00:00:19,597 und können schwer Ihre E-Mails lesen und beantworten. 7 00:00:19,597 --> 00:00:22,711 Deshalb stellt Outlook eine Technik zur Verfügung, 8 00:00:22,711 --> 00:00:27,302 einen Abwesenheitsassistent oder eine automatische Antwort. 9 00:00:27,302 --> 00:00:31,177 Sie finden diesen Abwesenheitsassistent über Datei 10 00:00:31,177 --> 00:00:34,657 unter der Schaltfläche Automatische Antworten. 11 00:00:34,657 --> 00:00:38,437 Ein Klick auf Automatische Antworten stellt die Möglichkeit zur Verfügung, 12 00:00:38,437 --> 00:00:40,701 eine automatische Antwort zu senden, 13 00:00:40,701 --> 00:00:45,597 das heißt auf Ihre Abwesenheit zu reagieren, wenn Mails reinkommen. 14 00:00:45,597 --> 00:00:46,896 Ich schalte hier um, 15 00:00:46,896 --> 00:00:49,808 ich möchte nicht keine automatische Antwort senden, 16 00:00:49,808 --> 00:00:51,688 sondern sehr wohl eine senden, 17 00:00:51,688 --> 00:00:53,735 entweder in einem bestimmten Zeitraum, 18 00:00:53,735 --> 00:00:56,384 ich weiß, in fünf Tagen ist die Klausur zu Ende, 19 00:00:56,384 --> 00:00:59,433 oder ich schreibe hier den Text rein, 20 00:00:59,433 --> 00:01:00,766 "Hallo liebe Leute, 21 00:01:00,766 --> 00:01:03,569 ich sehne mich in glücklicher Ungewissheit hinaus 22 00:01:03,569 --> 00:01:04,899 in die unbekannte Welt..." 23 00:01:04,899 --> 00:01:08,234 Das ist natürlich sehr witzelnd, so etwas würde ich nicht schreiben, 24 00:01:08,234 --> 00:01:11,445 sondern ich würde höflicher beispielsweise schreiben: 25 00:01:11,445 --> 00:01:16,814 "Sehr geehrte Damen und Herren, 26 00:01:16,814 --> 00:01:20,377 bis auf Weiteres bin ich abwesend. 27 00:01:20,377 --> 00:01:22,208 Bitte beachten Sie, dass diese Mail 28 00:01:22,208 --> 00:01:25,209 während meiner Abwesenheit nicht weiter bearbeitet wird 29 00:01:25,209 --> 00:01:27,314 oder an meinen Kollegen weiter gesendet wird". 30 00:01:27,314 --> 00:01:29,785 Oder: "Bitte wenden Sie sich während meiner Abwesenheit 31 00:01:29,785 --> 00:01:33,028 an die Person AB. 32 00:01:33,028 --> 00:01:39,208 Mit freundlichen Grüßen, Ihr Werther Wahlheim." 33 00:01:39,208 --> 00:01:40,296 Und Sie sehen, 34 00:01:40,296 --> 00:01:41,876 zwei Varianten habe ich zur Verfügung: 35 00:01:41,876 --> 00:01:43,170 "Innerhalb meiner Organisation", 36 00:01:43,170 --> 00:01:47,632 das heißt E-Mails, die über diesen E-Mail-Account kommen, 37 00:01:47,632 --> 00:01:49,516 das bedeutet Organisation, 38 00:01:49,516 --> 00:01:53,214 oder außerhalb, das heißt von einer anderen E-Mail-Adresse, 39 00:01:53,214 --> 00:01:55,563 von einem anderen E-Mail-Account. 40 00:01:55,563 --> 00:01:59,490 Neben diesen automatischen Antworten kann ich noch Regeln einstellen. 41 00:01:59,490 --> 00:02:01,469 Ja, was passiert denn mit den E-Mails, 42 00:02:01,469 --> 00:02:04,191 die ich bekomme, während meiner Abwesenheit? 43 00:02:04,191 --> 00:02:06,356 Ich kann eine Regel hinzufügen, 44 00:02:06,356 --> 00:02:08,444 bswp. dass die E-Mail, 45 00:02:08,444 --> 00:02:11,772 die in meinen Posteingang reingekommen ist, 46 00:02:11,772 --> 00:02:14,145 kopiert wird in einen bestimmten Ordner 47 00:02:14,145 --> 00:02:17,645 oder weitergeleitet wird an eine bestimmte Person 48 00:02:17,645 --> 00:02:21,964 oder ganz restriktiv, ganz schrecklich, sie wird gelöscht. 49 00:02:21,964 --> 00:02:23,363 Wenn Sie so etwas machen, 50 00:02:23,363 --> 00:02:26,453 dann sollten Sie natürlich denjenigen, diejenige informieren: 51 00:02:26,453 --> 00:02:27,740 "Pass mal auf, bitte, 52 00:02:27,740 --> 00:02:30,160 die E-Mail, die du geschickt hast, die wird jetzt gelöscht. 53 00:02:30,160 --> 00:02:32,307 Bitte schreiben Sie, nachdem ich zurück bin -- 54 00:02:32,307 --> 00:02:34,195 müssen Sie das Datum natürlich reinschreiben -- 55 00:02:34,195 --> 00:02:35,486 die E-Mail noch einmal." 56 00:02:35,486 --> 00:02:37,074 Es gibt Leute, die machen so etwas, 57 00:02:37,074 --> 00:02:39,847 es gibt Firmen, in denen ist so etwas Usus, 58 00:02:39,847 --> 00:02:41,587 ist das Kultur. 59 00:02:41,587 --> 00:02:45,231 Sie können also diese E-Mail hier ganz komplex bearbeiten, 60 00:02:45,231 --> 00:02:48,139 auf bestimmte Personen reagieren, 61 00:02:48,139 --> 00:02:49,667 auf bestimmte Texte reagieren 62 00:02:49,667 --> 00:02:53,427 und dann entscheiden, ob diese E-Mail eben weitergeleitet wird, 63 00:02:53,427 --> 00:02:55,003 erst mal weggeschoben wird 64 00:02:55,003 --> 00:02:56,863 oder gar ganz gelöscht wird 65 00:02:56,863 --> 00:02:59,869 oder mit bestimmten Dingen beantwortet wird 66 00:02:59,869 --> 00:03:01,977 bei bestimmten Personen usw. 67 00:03:01,977 --> 00:03:06,444 Das lassen wir mal, Abbrechen, mache hier keine Regeln, Abbrechen. 68 00:03:06,444 --> 00:03:10,360 Mir reicht diese automatische Antwort, OK. 69 00:03:10,360 --> 00:03:12,442 Sie sehen hier einen gelben Balken, 70 00:03:12,442 --> 00:03:17,057 der gelbe Balken weist darauf hin, Werther ist im Moment außer Haus. 71 00:03:17,057 --> 00:03:18,858 Auch das ist eine Metapher 72 00:03:18,858 --> 00:03:21,654 für Werther wird seine E-Mails nicht beantworten, 73 00:03:21,654 --> 00:03:24,833 sondern dieser Abwesenheitsassistent wird darauf reagieren. 74 00:03:24,833 --> 00:03:27,175 Werther sieht das hier an diesem gelben Balken, 75 00:03:27,175 --> 00:03:30,557 den bekommt er auch, wenn er seinen E-Mail-Account wieder öffnet. 76 00:03:30,557 --> 00:03:32,800 Er hat sie auf unbestimmte Zeit eingestellt, 77 00:03:32,800 --> 00:03:41,229 das heißt, wenn Werther nun sein Outlook schließt, 78 00:03:41,229 --> 00:03:43,089 Lotte öffnet nun ihren Account 79 00:03:43,089 --> 00:03:46,496 und Lotte schreibt eine neue E-Mail an Werther, 80 00:03:46,496 --> 00:03:51,789 kurz und knapp, sie schreibt ein "Hi, wie geht es dir?" 81 00:03:51,789 --> 00:03:55,929 Und Sie sehen hier, weil beide in der gleichen Organisation sind, 82 00:03:55,929 --> 00:03:58,552 sie wird bereits hier darüber informiert, 83 00:03:58,552 --> 00:04:03,992 dass Werther eine automatische Antwort eingestellt hat, 84 00:04:03,992 --> 00:04:06,195 und sie wird diese Antwort auch noch mal erhalten, 85 00:04:06,195 --> 00:04:08,039 wenn sie die Mail sendet. 86 00:04:08,039 --> 00:04:11,233 Andere Personen, die nicht in der Organisation sind, 87 00:04:11,233 --> 00:04:14,595 die bekommen natürlich nicht diesen Hinweis, 88 00:04:14,595 --> 00:04:15,759 der sehr praktisch ist, 89 00:04:15,759 --> 00:04:21,473 sondern die bekommen nur, so wie hier, eine automatische Antwort mit diesem Text 90 00:04:21,473 --> 00:04:25,253 und Sie sehen hier, weil Lotte und Werther in der gleichen Organisation sind, 91 00:04:25,253 --> 00:04:28,540 bekommt sie diesen ein bisschen albernen Text, 92 00:04:28,540 --> 00:04:32,476 in der mitgeteilt wird, dass Werther einmal raus musste. 93 00:04:32,476 --> 00:04:34,809 Wenn Werther selbst jetzt wieder zurückkommt, 94 00:04:34,809 --> 00:04:37,190 ich zeige es noch einmal, 95 00:04:37,190 --> 00:04:40,316 dann kommt nach einer kleinen Verzögerung dieser gelbe Balken, 96 00:04:40,316 --> 00:04:42,338 der ihn oben darauf hinweist, 97 00:04:42,338 --> 00:04:46,868 dass er diesen Abwesenheitsassistent aktiviert hat. 98 00:04:46,868 --> 00:04:48,157 Und hier ist er auch schon. 99 00:04:48,157 --> 00:04:49,212 Wie gesagt, 100 00:04:49,212 --> 00:04:51,592 das dauert ein paar Sekunden, bis er eingeschaltet ist. 101 00:04:51,592 --> 00:04:53,361 Er kann ihn darüber deaktivieren 102 00:04:53,361 --> 00:04:58,011 oder Werther könnte auch über Datei > Automatisch Antworten 103 00:04:58,011 --> 00:05:02,000 diese Option hier ausschalten, hier deaktivieren.