Werther muss mal raus.
Sie kennen das: Urlaub heißt das oder verlängertes Wochenende
oder eine Konferenz, eine Fortbildung außerhalb Ihrer Stadt
oder Sie sind für ein paar Tage zu einem Meeting,
zu einer Klausur eingeladen
und können schwer Ihre E-Mails lesen und beantworten.
Deshalb stellt Outlook eine Technik zur Verfügung,
einen Abwesenheitsassistent oder eine automatische Antwort.
Sie finden diesen Abwesenheitsassistent über Datei
unter der Schaltfläche Automatische Antworten.
Ein Klick auf Automatische Antworten stellt die Möglichkeit zur Verfügung,
eine automatische Antwort zu senden,
das heißt auf Ihre Abwesenheit zu reagieren, wenn Mails reinkommen.
Ich schalte hier um,
ich möchte nicht keine automatische Antwort senden,
sondern sehr wohl eine senden,
entweder in einem bestimmten Zeitraum,
ich weiß, in fünf Tagen ist die Klausur zu Ende,
oder ich schreibe hier den Text rein,
"Hallo liebe Leute,
ich sehne mich in glücklicher Ungewissheit hinaus
in die unbekannte Welt..."
Das ist natürlich sehr witzelnd, so etwas würde ich nicht schreiben,
sondern ich würde höflicher beispielsweise schreiben:
"Sehr geehrte Damen und Herren,
bis auf Weiteres bin ich abwesend.
Bitte beachten Sie, dass diese Mail
während meiner Abwesenheit nicht weiter bearbeitet wird
oder an meinen Kollegen weiter gesendet wird".
Oder: "Bitte wenden Sie sich während meiner Abwesenheit
an die Person AB.
Mit freundlichen Grüßen, Ihr Werther Wahlheim."
Und Sie sehen,
zwei Varianten habe ich zur Verfügung:
"Innerhalb meiner Organisation",
das heißt E-Mails, die über diesen E-Mail-Account kommen,
das bedeutet Organisation,
oder außerhalb, das heißt von einer anderen E-Mail-Adresse,
von einem anderen E-Mail-Account.
Neben diesen automatischen Antworten kann ich noch Regeln einstellen.
Ja, was passiert denn mit den E-Mails,
die ich bekomme, während meiner Abwesenheit?
Ich kann eine Regel hinzufügen,
bswp. dass die E-Mail,
die in meinen Posteingang reingekommen ist,
kopiert wird in einen bestimmten Ordner
oder weitergeleitet wird an eine bestimmte Person
oder ganz restriktiv, ganz schrecklich, sie wird gelöscht.
Wenn Sie so etwas machen,
dann sollten Sie natürlich denjenigen, diejenige informieren:
"Pass mal auf, bitte,
die E-Mail, die du geschickt hast, die wird jetzt gelöscht.
Bitte schreiben Sie, nachdem ich zurück bin --
müssen Sie das Datum natürlich reinschreiben --
die E-Mail noch einmal."
Es gibt Leute, die machen so etwas,
es gibt Firmen, in denen ist so etwas Usus,
ist das Kultur.
Sie können also diese E-Mail hier ganz komplex bearbeiten,
auf bestimmte Personen reagieren,
auf bestimmte Texte reagieren
und dann entscheiden, ob diese E-Mail eben weitergeleitet wird,
erst mal weggeschoben wird
oder gar ganz gelöscht wird
oder mit bestimmten Dingen beantwortet wird
bei bestimmten Personen usw.
Das lassen wir mal, Abbrechen, mache hier keine Regeln, Abbrechen.
Mir reicht diese automatische Antwort, OK.
Sie sehen hier einen gelben Balken,
der gelbe Balken weist darauf hin, Werther ist im Moment außer Haus.
Auch das ist eine Metapher
für Werther wird seine E-Mails nicht beantworten,
sondern dieser Abwesenheitsassistent wird darauf reagieren.
Werther sieht das hier an diesem gelben Balken,
den bekommt er auch, wenn er seinen E-Mail-Account wieder öffnet.
Er hat sie auf unbestimmte Zeit eingestellt,
das heißt, wenn Werther nun sein Outlook schließt,
Lotte öffnet nun ihren Account
und Lotte schreibt eine neue E-Mail an Werther,
kurz und knapp, sie schreibt ein "Hi, wie geht es dir?"
Und Sie sehen hier, weil beide in der gleichen Organisation sind,
sie wird bereits hier darüber informiert,
dass Werther eine automatische Antwort eingestellt hat,
und sie wird diese Antwort auch noch mal erhalten,
wenn sie die Mail sendet.
Andere Personen, die nicht in der Organisation sind,
die bekommen natürlich nicht diesen Hinweis,
der sehr praktisch ist,
sondern die bekommen nur, so wie hier, eine automatische Antwort mit diesem Text
und Sie sehen hier, weil Lotte und Werther in der gleichen Organisation sind,
bekommt sie diesen ein bisschen albernen Text,
in der mitgeteilt wird, dass Werther einmal raus musste.
Wenn Werther selbst jetzt wieder zurückkommt,
ich zeige es noch einmal,
dann kommt nach einer kleinen Verzögerung dieser gelbe Balken,
der ihn oben darauf hinweist,
dass er diesen Abwesenheitsassistent aktiviert hat.
Und hier ist er auch schon.
Wie gesagt,
das dauert ein paar Sekunden, bis er eingeschaltet ist.
Er kann ihn darüber deaktivieren
oder Werther könnte auch über Datei > Automatisch Antworten
diese Option hier ausschalten, hier deaktivieren.