Werther hat auf seiner Festplatte einen Ordner angelegt,
den Ordner hat er "Lotte" genannt.
In diesem Ordner befindet sich ein Bild, ein Bild von Klopstock,
und einen kleinen Text, ein Gedicht von diesem Dichter Klopstock.
Den öffnet Werther und den möchte er nicht nur als Word-Dokument haben,
sondern der möchte ihn auch ganz gerne als PDF speichern,
das heißt, über Datei wird in Word diese Textdatei --
Speichern unter > Durchsuchen -- als PDF abgespeichert,
Speichern.
Hier wird er noch einmal angezeigt, dieses Gedicht, wunderbar, von Klopstock.
Das kann ich als PDF schließen
und auch das Word-Dokument wird geschlossen.
Nun sollen diese drei Dokumente
als Anlage an eine neue E-Mail an Lotte eingefügt werden.
Dazu wechselt Werther wieder in sein Outlook,
schreibt eine neue E-Mail an Lotte
mit dem Betreff "Klopstock"
und er schreibt einfach kurz und knapp "Schau mal",
nicht sehr höflich, aber das genügt.
Es gibt nun die Möglichkeit, die Anlagen direkt über Datei anfügen
hier aus der Liste der zuletzt verwendeten Dateien
einzufügen.
Hier ist der Word-Text, klar, den habe ich eben gerade aufgemacht,
deshalb taucht er hier auf.
Datei anfügen und ebenso das PDF, das ich erzeugt habe,
auch das kann ich anfügen.
Das Bild habe ich leider nicht geöffnet,
deshalb steht es hier in Datei anfügen nicht drin.
Ich könnte nun Outlook verkleinern
und aus dem Windows Explorer die Datei hier rüber in die E-Mail ziehen,
dann wäre es auch als Anlage dran.
Oder ich wechsle über Datei anfügen > Diesen PC durchsuchen
in meinen entsprechenden Ordner
und hole mir dort das Dokument, das ich haben möchte,
und auch das wird eingefügt.
Achtung: Es gibt eine Obergrenze in Outlook,
die liegt etwa bei 15 Megabyte.
Die meisten Firmen ändern diese Größe,
manchmal etwas mehr, manchmal etwas weniger.
Sollten Sie größere Anlagen versenden, dann erhalten Sie einen Hinweis,
dass die Anlagen oder die Anlage zu groß ist.
Und was würde man dann machen?
Man könnte entweder die Anlagen markieren und zippen, indem Sie --
rechte Maustaste -- sie komprimieren, "In eine ZIP-Datei komprimieren",
der kann ich einen Namen geben, "Klopstock" ist prima,
mit der Endung .zip
und kann nun diese gezippte Datei anhängen.
In unserem Beispiel sind natürlich die anderen Dateien sehr klein,
deshalb kann ich zusätzlich auch noch die gezippte Datei anfügen.
Das wäre eine Möglichkeit, wie man mit großen Dateien umgehen kann.
Man kann sie komprimieren und zippen.
Dieses ZIP-Verfahren ist auch dann sinnvoll,
wenn Sie sehr viele Dateien, sehr viele kleine Dateien, verschicken,
dann würde ich sie auch immer zippen.
Oder wenn Sie mehrere Dateien haben und Outlook lässt sie nicht verschicken,
weil es eben von der Gesamtgröße zu groß ist,
nun, dann müssen Sie eben mehrere E-Mail schreiben
und in jede E-Mail immer nur eine oder einige wenige Dateien
anfügen.
So, Werther sendet diese E-Mail.
Jetzt wechseln wir mal zurück, wie Lotte diese E-Mail bekommt.
Dazu öffne ich erneut Outlook als Lotte
und Lotte hat eine Menge Post.
Hier an diesem Büroklammer-Symbol sehen wir, sieht Lotte sofort,
dass an dieser E-Mail ein Anhang, eine Anlage, hängt,
und mit einem Klick auf diese E-Mail sehe ich die Anhänge.
Ich könnte mit einem Klick auf diese Anlage klicken
und kann nun direkt in der E-Mail die Anlage sehen
oder ich könnte auch mit einem Doppelklick die Anlage öffnen.
Hier in dem Beispiel werde ich gefragt oder werde ich darauf hingewiesen,
bitte, vertrauen Sie auch wirklich den Absendern?
Ja, ist schon okay.
Oder ich könnte die Anlage über die rechte Maustaste
auf meine Festplatte speichern
bzw. -- bestimmt haben Sie es gesehen, rechte Maustaste --
ich kann auch alle Anlagen sofort auf die Festplatte speichern.
Und schließlich -- das zeige ich Ihnen jetzt nicht --
ich könnte auch die Anlage markieren und mit der Maus
in den geöffneten Explorer, in den entsprechenden Ordner reinziehen.
Das setzt voraus, dass der Windows Explorer schon offen ist,
dass der Ordner schon sichtbar ist.
Ich empfehle, die Variante Rechte Maustaste > Speichern unter
und dort in Ruhe auf die Suche zu gehen,
in welchen Ordner möchte ich gerne diese Datei ablegen.
Eine sehr schöne Sache.
Wenn Sie alle Dateien speichern, fragt Outlook noch einmal ganz explizit:
Wirklich diese alle Dateien?
Das ist sehr sinnvoll, denn manchmal hängen, wie gesagt,
an einer E-Mail sehr viele Dateien
und hier werden sie eben alle aufgelistet,
möglicherweise sehe ich hier nicht,
oh, da sind ja noch mal fünf weitere Anlagen dran,
hier sind sie sichtbar,
und mit einem OK werde ich dann gefragt: Wohin speichern?