Über die Autoren

Joan Lambert beschäftigt sich seit 1986 umfassend mit Microsoft-Technologien und ist seit 1997 in der Schulungs- und Zertifizierungsbranche tätig. Als Vorsitzende und CEO von Online Training Solutions, Inc. (OTSI), leitet Joan die Übertragung von technischen Informationen und Anforderungen zu brauchbaren, relevanten und nachweisbaren Quellen für alle, die nach Zertifizierung ihrer Computerkenntnisse streben oder die einfach nur wissen wollen, wie sich Dinge effizient erledigen lassen.

Joan ist Autor bzw. Koautor von mehr als drei Dutzend Büchern über Windows und Office (für Windows, Mac und iPad), videobasierten Trainingskursen für SharePoint und OneNote sowie drei Generationen von Lehrbüchern für Microsoft Office Specialist-Zertifizierungen. Sie bietet Beraterdienste für die Zertifizierungsentwicklung für Softwarefirmen, Universitäten und Zertifizierungsanbieter an und vermittelt ambitioniert die Vorzüge neuer Technologien bei Onsite-Trainingsveranstaltungen.

Joan ist Microsoft Certified Professional, Microsoft Office Specialist Master (für alle Office-Versionen seit Office 2007), Microsoft Certified Technology Specialist (für Windows und Windows Server), Microsoft Certified Technology Associate (für Windows), Microsoft Dynamics Specialist und Microsoft Certified Trainer.

Zurzeit lebt sie in einer kleinen Stadt in Texas mit ihrer einfach göttlichen Tochter Trinity, einer ständig wachsenden Menagerie von Hunden, Katzen und Fischen.

Curtis Frye hat bisher mehr als 30 Bücher zu den verschiedensten Office-Themen verfasst, u.a. „Microsoft Excel 2013 Schritt für Schritt“ für Microsoft Press und „Brilliant Excel VBA Programming“ für Pearson, Großbritannien. Für lynda.com hat er mehr als drei Dutzend Online-Kurse konzipiert und aufgenommen, einschließlich „Excel for Mac 2016 Essential Training“ und „Excel 2013: PivotTables in Depth“.

Neben seiner Tätigkeit als Autor ist Curt ein gern gesehener Redner auf Konferenzen. Er ist Mitglied der Comedy-Truppe Oregon ComedySportz, die sich auch Improvisationstheater spezialisiert hat, und er tritt als Performance-Künstler auf. Curt lebt mit seiner Frau und drei Katzen in Portland, USA.

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Microsoft Office 2016
Schritt für Schritt

Joan Lambert
Curtis Frye

Joan Lambert, Curtis Frye

Übersetzung: Rainer G. Haselier, Amsterdam • Detlef Johannis, Kempten

Lektorat: Thomas Braun-Wiesholler, München

Copy-Editing: Dorothee Klein, www.mediaservice.tv

Herstellung: Susanne Bröckelmann

Satz: Gerhard Alfes, www.mediaservice.tv

Umschlaggestaltung: Marco Lindenbeck, München

Druck und Bindung: PHOENIX PRINT, Würzburg

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

ISBN:

Print     978-3-86490-337-3

PDF     978-3-86491-867-4

ePub     978-3-86491-868-1

mobi     978-3-86491-869-8

Translation Copyright für die deutschsprachige Ausgabe © 2016 dpunkt.verlag GmbH

Wieblinger Weg 17

69123 Heidelberg

Copyright der amerikanischen Originalausgabe © Curtis Frye and Joan Lambert, 2015

Title of American original: Microsoft Office 2016 Step by Step

Published by Microsoft Press

ISBN: 978-0-7356-9923-6

Die vorliegende Publikation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Die Verwendung der Texte und Abbildungen, auch auszugsweise, ist ohne die schriftliche Zustimmung des Verlags urheberrechtswidrig und daher strafbar. Dies gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung oder die Verwendung in elektronischen Systemen.

Es wird darauf hingewiesen, dass die im Buch verwendeten Soft- und Hardware-Bezeichnungen sowie Markennamen und Produktbezeichnungen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen.

Alle Angaben und Programme in diesem Buch wurden mit größter Sorgfalt kontrolliert. Weder Autor noch Verlag können jedoch für Schäden haftbar gemacht werden, die in Zusammenhang mit der Verwendung dieses Buchs stehen.

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Einleitung

Willkommen! Dieses Buch aus der Reihe Schritt für Schritt wurde so konzipiert, dass Sie mit dem Buch leicht und einfach die wesentlichen Aspekte beim Einsatz von vier der Microsoft Office 2016-Apps – Word, Excel, PowerPoint und Outlook – erlernen können. Sie können die Kapitel der verschiedenen Teile von vorne nach hinten lesen und sich so nach und nach neue Fertigkeiten aneignen. Falls Sie es bevorzugen, können Sie auch einfach genau das Kapitel lesen, das sich mit dem Thema befasst, zu dem Sie Hilfe und Anleitungen benötigen. Die zahlreichen Schrittfolgen, die Sie in jedem Kapitel finden, sind kurz, prägnant und genau auf den Punkt. Sie geben Ihnen genau die Fakten an die Hand, die Sie brauchen, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Darüber hinaus finden Sie in jedem Kapitel informative, farbige Abbildungen, die die Vermittlung der Inhalte unterstützen.

Für wen ist dieses Buch

Sie können Microsoft Office 2016 – Schritt für Schritt sowohl zum Erlernen der Software als auch als Nachschlagewerk verwenden. Es spielt keine Rolle, ob Sie Microsoft Office privat oder im beruflichen Umfeld einsetzen, um mit Word, Excel oder PowerPoint Dateien erstellen und bearbeiten zu wollen, oder ob Sie Outlook einsetzen, um E-Mails, Kontakte und Termine zu organisieren. Die Inhalte dieses Buchs wurden so konzipiert, dass sie sowohl für Leser geeignet sind, die bereits frühere Versionen dieser Apps kennen, als auch für diejenigen, für die Office 2016 der erste Kontakt mit den Apps darstellt.

Obwohl die Kapitel in diesem Buch die wesentlichen Features der vier Apps ausführlich vorstellen, so eignet sich Microsoft Office 2016 – Schritt für Schritt am besten als Einführung in die Arbeit mit Microsoft Office. Eine ausführliche Beschreibung von Word 2016 und Excel 2016, einschließlich der detaillierten Darstellung zahlreicher fortgeschrittener Features, finden Sie in diesen Titeln aus der Reihe Schritt für Schritt:

Microsoft Word 2016 – Schritt für Schritt von Joan Lambert, weitere Informationen zu diesem Buch finden Sie unter www.dpunkt.de/word-2016-SFS

Microsoft Excel 2016 – Schritt für Schritt von Curtis Frye, weitere Informationen zu diesem Buch finden Sie unter www.dpunkt.de/excel-2016-SFS

Der Schritt-für-Schritt-Ansatz

Die Themen, die im Buch behandelt werden, sind in fünf Teilen zusammengefasst. Der erste Teil stellt einige wichtige programmübergreifende Funktionen der Apps vor; die weiteren Teile enthalten dann eine umfassende Einführung in die zentralen Features der vier Office 2016-Apps, die in diesem Buch behandelt werden, die beim Einsatz von Office wichtig sind. In jedem Teil finden Sie mehrere Kapitel, die jeweils eine bestimmte Gruppe von Fertigkeiten beschreiben. Jedes Kapitel enthält verschiedene Einzelthemen, in denen zusammengehörende Fertigkeiten gruppiert sind. Jedes Einzelthema in den verschiedenen Kapiteln beginnt mit einer erläuternden Einführung und endet mit gut nachvollziehbaren Schritt-für-Schritt-Anweisungen, die genau erklären, wie Sie in Word, Excel, PowerPoint und Outlook eine bestimmte Aufgabe lösen. Am Ende jedes Kapitels finden Sie mehrere Übungsaufgaben, die sich mit dem Wissen, dass Sie im betreffenden Kapitel erworben haben, lösen lassen. Falls Sie einmal nicht genau wissen, wie Sie eine Aufgabe erledigen sollen, können Sie immer die Schrittfolgen des Kapitels zu Rate ziehen. Zum Durcharbeiten der Übungsaufgaben können Sie die wahlweise die Übungsdateien, die Sie von der Website zum Buch herunterladen können, oder aber Ihre eigenen Dateien verwenden.

Die Übungsdateien herunterladen

Damit Sie die Übungsaufgaben in den einzelnen Kapiteln durcharbeiten können, müssen Sie zuerst die Übungsdateien dieses Buchs auf Ihren Computer herunterladen. Sie finden diese unter http://www.dpunkt.de/office-2016-SFS im Bereich »Online-Material«. Auf der Website finden Sie weitere Informationen.

WICHTIG Office 2016 steht auf der Website zum Buch nicht zum Download zur Verfügung. Sie sollte diese Apps installieren, bevor Sie die Schrittfolgen und Übungsaufgaben dieses Buchs lesen bzw. bearbeiten.

Sie können die Dateien öffnen, die den Ausgangspunkt einer Übung darstellen, und die Dateien am Ende der Übung speichern. Falls Sie die Übungsaufgaben zu einem späteren Zeitpunkt erneut durchführen, können Sie die Originaldateien einfach ein weiteres Mal aus der heruntergeladenen Zip-Datei extrahieren.

SIEHE AUCH Weitere Informationen über das Öffnen und Speichern von Dateien finden Sie in Kapitel 1, »Dateien erstellen und verwalten«.

In der folgenden Tabelle sind alle Übungsdateien dieses Buchs aufgeführt:

Kapitel

Ordner

Dateien

Teil A: Microsoft Office 2016

1: Office 2016 erkunden

Kapitel01

keine

2: Dateien erstellen und verwalten

Kapitel02

Ansichten verwenden.pptx
Eigenschaften anzeigen.xlsx
Navigieren in Dateien.docx

Teil B: Microsoft Word 2016

3: Struktur und Aussehen von Text ändern

Kapitel03

AbsätzeFormatieren.docx
DesignÄndern.docx
FormatvorlagenAnwenden.docx
InhaltStrukturieren.docx
ListenErstellen.docx
ZeichenFormatieren.docx

4: Zusammen an Dokumenten arbeiten

Kapitel04

ÄnderungenNachverfolgen.docx
ÄnderungenSteuern.docx
DokumenteZusammenführen1.docx
DokumenteZusammenführen2.docx
KommentarePrüfen.docx

5: Seriendruck für Dokumente und Etiketten

Kapitel05

DatenOptimieren.docx
FelderEinfügen.docx
KundenListe.xlsx.docx
SeriendruckStarten.docx
UmschlägeErstellen.docx
VersichertenListe.xlsx

Teil C: Microsoft Excel 2016

6: Mit Daten rechnen

Kapitel06

Arrayformeln erstellen.xlsx
Bedingte Formeln erstellen.xlsx
Formeln erstellen.xlsx
Formeln überprüfen.xlsx
Iterative Berechnung.xlsx
Namen erstellen.xlsx

7: Mit Arbeitsblattdaten arbeiten

Kapitel07

Daten überprüfen.xlsx
Filtern.xlsx
Werte zusammenfassen.xlsx

8: Daten neu anordnen und gliedern

Kapitel08

Daten organisieren.xlsx
Daten sortieren.xlsx
Daten suchen.xlsx
Sortieren mit benutzerdefinierten
Listen.xlsx

9: Alternative Datensätze analysieren

Kapitel09

Datentabellen definieren.xlsx
Mehrere Szenarien verwalten.xlsx
Schnellanalyse.xlsx
Solver-Modell erstellen.xlsx
Statistische Kenngrößen.xlsx
Szenario erstellen.xlsx
Zielwertsuche.xlsx

Teil D: Microsoft PowerPoint 2016

10: Folien erstellen und anpassen

Kapitel10

Abschnitte erstellen.pptx
Designs zuweisen.pptx
Folien hinzufügen und löschen.pptx
Folien neu anordnen.pptx
Folien wiederverwenden.pptx
Gliederung importieren.docx
Hintergründe ändern.pptx

11: Einfache Grafiken einfügen und formatieren

Kapitel11

Bilder bearbeiten.pptx
Bilder einfügen.pptx
Blumen01.jpg
Fisch.jpg
Flamingos.jpg
Formen zeichnen.pptx
Gelber Vogel.jpg
Hühner.jpg
Pinguine01.jpg
Pinguine02.jpg
Screenshots einfügen.pptx
Tiger01.jpg
Tiger02.jpg

12: Animationen und Medien hinzufügen

Kapitel12

Animationen anpassen.pptx
Audioclip einfügen.pptx
Folien animieren.pptx
Schmetterling.wmv
Soundtrack.wma
Tierwelt.wmv
Videoclip einfügen.pptx

Teil E: Microsoft Outlook 2016

13: Nachrichten senden und empfangen

Kapitel13

Dateien anfügen.docx

14: Ihren Posteingang organisieren

Kapitel14

keine

15: Terminplanung mit dem Kalender

Kapitel15

keine

E-Book-Edition

Falls Sie die E-Book-Edition dieses Buchs lesen, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Volltextsuche

Drucken

Kopieren und einfügen

Sie können die E-Book-Edition dieses und anderer Bücher von Microsoft Press und dpunkt.verlag auf der Website www.dpunkt.de erwerben.

Feedback und Support

Wir haben uns sehr um die Richtigkeit der in diesem Buch enthaltenen Informationen bemüht. Fehler, die seit der Veröffentlichung bekannt geworden sind, werden auf der Microsoft Press-Website (in englischer Sprache) aufgelistet: http://aka.ms/Office2016SBS/errata.

Sollten Sie einen Fehler finden, der noch nicht aufgeführt ist, würden wir uns freuen, wenn Sie uns auf der gleichen Seite darüber informieren (in englischer Sprache).

Mit Anmerkungen, Fragen oder Verbesserungsvorschlägen zu diesem Buch können Sie sich aber auch an den dpunkt.verlag wenden: hallo@dpunkt.de.

Bitte beachten Sie, dass über unsere E-Mail-Adresse kein Software-Support angeboten wird.

Für Supportinformationen bezüglich der hier im Buch beschriebenen Microsoft-Produkte besuchen Sie bitte die Microsoft-Website: http://support.microsoft.com.

Teil A

Microsoft Office 2016

Kapitel 1

Office 2016 erkunden

Kapitel 2

Dateien erstellen und verwalten

1 Office 2016 erkunden

In diesem Kapitel

Die Office-Benutzeroberfläche verwenden

Office-Optionen und Appspezifische Einstellungen ändern

Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

Das Menüband anpassen

Übungsdateien

Für die Übungsaufgaben dieses Kapitels werden keine Übungsdateien benötigt.

Die Microsoft Office-2016 Suite enthält viele Apps, mit denen Sie unterschiedliche Aufgaben erledigen können, die jedoch so konzipiert wurden, dass sie gut zusammenarbeiten und sich so effizient verwenden lassen.

Die Elemente, die das Erscheinungsbild der App auf dem Bildschirm steuern und die Sie verwenden, um mit der App zu interagieren, werden unter dem Begriff Benutzeroberfläche zusammengefasst. Einige Elemente der Benutzeroberfläche, wie das Farbschema, sind optischer Natur. Andere wiederum, wie das Menüband, die Symbolleisten und die Schaltflächen, sind funktionale Elemente. Jede App besitzt Standardeinstellungen, die darauf basieren, wie die App von den meisten Anwendern verwendet wird. Sie können in jeder App die optischen und funktionalen Elemente der Benutzeroberfläche konfigurieren, damit sie zu Ihren Präferenzen und zu Ihrer Arbeitsweise passen.

Viele der Benutzeroberflächenelemente und Funktionen finden Sie in allen Office-Apps. Die Schritte, mit denen Sie in den unterschiedlichen Apps Dateien öffnen, speichern, suchen, drucken und teilen, sind in den Apps standardisiert. Sie können sich daher beim Erlernen neuer Fertigkeiten auf die Features konzentrieren, die für die betreffende App gelten, und die Sie benötigen, um das Dokument, die Arbeitsmappe oder die Präsentation zu erstellen.

In diesem Kapitel lernen Sie verschiedene Techniken kennen, die Sie in Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016 und teilweise auch in Outlook 2016 verwenden können. Hierzu gehört der Einsatz der Einsatz der Office-Benutzeroberfläche, das Ändern von allgemeinen Office- und spezifischen App-Einstellungen, die Konfiguration der Symbolleiste für den Schnellzugriff und das Anpassen des Menübands.

Die Office-Benutzeroberfläche verwenden

Die Office-Benutzeroberfläche hat vor allem das Ziel, das Arbeiten mit den Office-Dateien, einschließlich der Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen, PowerPoint-Präsentationen und Outlook-E-Mail-Nachrichten so intuitiv wie möglich zu machen.

Wie Sie eine der Office-Apps starten hängt vom Betriebssystem ab, das Sie auf Ihrem Computer verwenden.

In Windows 7 starten Sie eine App über das Startmenü, das Menü Alle Programme oder die Liste mit den Suchergebnissen im Startmenü

In Windows 8.1 starten Sie eine App über den App-Bildschirm oder über die Suchergebnisse auf der Startseite

In Windows 10 starten Sie eine App über das Startmenü, das Menü Alle Apps, den Startbildschirm oder das Suchfeld in der Taskleiste

Auf dem Windows-Desktop oder in der Taskleiste können sich Verknüpfungen zu den Apps befinden, über die Sie die Apps ebenfalls starten können.

Wenn Sie Word, Excel oder PowerPoint starten, ohne gleichzeitig eine bestimmte Datei zu öffnen, wird der Starbildschirm der App angezeigt. Beim Startbildschirm handelt es sich um eine Mischung aus den Seiten Öffnen und Neu der Backstage-Ansicht. Auf der linken Seite des Startbildschirms werden die zuletzt verwendeten Dateien angezeigt. Die Vorlagen für neue Dateien befinden sich auf der rechten Seite.

TIPP Sie können die Anzeige des Startbildschirms ausschalten, wenn Sie nach dem Starten der App sofort eine neue, leere Datei erhalten wollen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt »Office-Optionen und App-spezifische Einstellungen ändern« weiter hinten in diesem Kapitel.

Wenn Sie mit einer Datei arbeiten, wird sie in einem App-Fenster dargestellt, das alle Werkzeuge enthält, mit denen Sie Inhalte bearbeiten, ergänzen und formatieren können.

Ein typisches App-Fenster

Die Elemente eines App-Fensters

Die Fenster der Office 2016-Apps enthalten üblicherweise die Elemente, die dieser Abschnitt beschreibt. Die Befehle für die Aufgaben, die Sie mit den Apps erledigen wollen, sind einfach erreichbar und auch die Befehle für die Aktionen, die Sie nicht so oft benötigen, sind einfach zu finden.

Titelleiste

Am oberen Rand des App-Fensters befindet sich die Titelleiste, in der der Name der aktuellen Datei sowie der Name der App angezeigt werden. Außerdem finden Sie dort die Werkzeuge, um das App-Fenster, das Menüband und den Inhalt zu verwalten.

Die Elemente der Titelleiste befinden sich immer links, mittig oder rechts in der Titelleiste

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff, die sich an der linken Seite der Titelleiste befindet, können Sie anpassen und dort die Befehle einfügen, die Sie oft benötigen. Jede App besitzt eine Standardkonfiguration der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Sie können die dort vorhandenen Schaltflächen als Ausgangspunkt verwenden und weitere Schaltflächen einfügen. In fast allen Apps finden Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff die Schaltflächen Speichern, Rückgängig und Wiederholen. Sie können nicht nur die anzeigten Schaltflächen konfigurieren, sondern auch die Position der Symbolleiste für den Schnellzugriff festlegen.

TIPP Möglicherweise können Sie schneller und effizienter mit der App arbeiten, wenn Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Ihre Anforderungen anpassen und dann die Symbol-leiste für den Schnellzugriff unterhalb des Menübands und damit direkt oberhalb des Arbeitsbereichs der App anzeigen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt »Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen« weiter hinten in diesem Kapitel.

Die vier Schaltflächen an der rechten Seite der Titelseite haben in allen Office-Apps die gleiche Funktion. Sie können die Anzeige des Menübands konfigurieren, indem Sie die Schaltfläche Menüband-Anzeigeoptionen anklicken; mit der Schaltfläche Minimieren können Sie das AppFenster zeitweise ausblenden; mit der Schaltfläche Wiederherstellen/Maximieren steuern Sie die Größe des App-Fensters; mit der Schaltfläche Schließen können Sie entweder die App beenden oder das aktive Dokument schließen.

Menüband

Unterhalb der Titelleiste befindet sich das Menüband. Dies ist der zentrale Ort, in dem sich alle Befehle für die Bearbeitung von Office-Dokumenten befinden.

Die Registerkarte Datei öffnet die Backstage-Ansicht

TIPP Machen Sie sich keine Sorgen, wenn das Menüband auf Ihrem Bildschirm anders aussieht als in den Abbildungen dieses Buchs. Möglicherweise haben Sie Programme installiert, die weitere Registerkarten in das Menüband eingefügt haben. Auch kann es sein, dass Ihre Anzeigeeinstellungen leicht unterschiedlich sind. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt »Menüband anpassen« weiter hinten in diesem Kapitel.

Im oberen Bereich des Menübands befinden sich mehrere Registerkarten. Wenn Sie eine Registerkarte anklicken, werden die aufgabenbezogenen Befehle dieser Registerkarte angezeigt. Die Befehle sind in Gruppen zusammengefasst.

Die eher allgemeinen Befehle, mit denen Sie die Apps die Dateien (und nicht den Dateiinhalt) verwalten, befinden sich in der sogenannten Backstage-Ansicht. Die Backstage-Ansicht wird durch einen Klick auf die Registerkarte Datei geöffnet, die sich ganz links im Menüband befindet. In der Backstage-Ansicht sind die Befehle auf verschiedenen Seiten zusammengefasst. Die Seiten werden geöffnet, indem Sie auf eine der farbigen Seitenregisterkarten klicken, die sich an der linken Seite der Backstage-Ansicht befinden. Um zum Dokument zurückzukehren und wieder das Menüband anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, die sich oberhalb der Seitenregisterkarten befindet.

In der Backstage-Ansicht verwalten Sie die Dateien und konfigurieren Sie die App-Einstellungen

Die Befehle für das Bearbeiten des Dokumentinhalts befinden als Schaltflächen auf den weiteren Registerkarten des Menübands. Auf der Registerkarte Start, die standardmäßig geöffnet ist, befinden sich die Befehle, die am häufigsten verwendet werden. Wenn im Dokument ein bestimmtes Element wie eine Abbildung, eine Tabelle oder ein Diagramm markiert wird, blenden die Apps weitere Registerkarten ein, die sogenannten kontextbezogenen Registerkarten. Auf diesen kontextbezogenen Registerkarten finden Sie weitere Befehle, mit denen Sie das im Dokument markierte Element bearbeiten können. Ist das betreffende Objekt nicht mehr ausgewählt, blenden die Apps die kontextbezogenen Registerkarten wieder aus.

TIPP Einige Befehle, die Sie möglicherweise von vorherigen Office-Versionen kennen, tauchen eventuell nicht mehr im Menüband auf. In den meisten Fällen sind diese Befehle jedoch weiterhin vorhanden und Sie können sie entweder in die Symbolleiste für den Schnellzugriff oder in das Menüband einfügen. Weitere Informationen hierzu finden Sie weiter hinten in diesem Kapitel in den Abschnitten »Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen« und »Menüband anpassen«.

Auf den einzelnen Registerkarten sind die Schaltflächen, die jeweils einen Befehl darstellen, in benannten Gruppen zusammengefasst. Sie können auf eine Schaltfläche zeigen, damit die App eine QuickInfo einblendet, in der der Name des Befehls, eine kurze Featurebeschreibung und die Tastenkombination angezeigt wird, falls dem Befehl eine zugewiesen wurde.

In den QuickInfos werden der Befehlsname, die Tastenkombination und eine Featurebeschreibung angezeigt

TIPP Sie können festlegen, ob die QuickInfos angezeigt werden und welche Informationen dort enthalten sind. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt »Office- und App-spezifische Einstellungen ändern« weiter hinten in diesem Kapitel.

Einige der Schaltflächen sind mit einem Pfeil versehen; dieser Pfeil kann entweder in die Schaltfläche integriert sein oder sich neben der Schaltfläche befinden. Um festzustellen, ob der Pfeil in die Schaltfläche integriert ist oder nicht, zeigen Sie auf die Schaltfläche. Wenn sowohl die Schaltfläche als auch der Pfeil hervorgehoben werden, können Sie die Schaltfläche anklicken und in einen Menü die exakte Aktion der Schaltfläche auswählen. Falls entweder nur die Schaltfläche oder nur der Pfeil hervorgehoben werden, können Sie die Schaltfläche anklicken, um die Standardaktion auszulösen bzw. die Standardformatierung zuzuweisen. Wenn Sie den Pfeil anklicken und dann im Menü eine Aktion anklicken, wird diese Aktion ausgelöst. Wenn Sie den Pfeil anklicken und dann im Menü eine Formatierungsoption auswählen, wird die ausgewählte Formatierung zugewiesen und diese Formatierung wird gleichzeitig zur Standard-formatierung, die mit der Schaltfläche zugewiesen wird.

Die Schaltfläche Schriftfarbe ist ein Beispiel einer Schaltfläche mit einem Pfeil, bei der Sie die Standardformatierung ändern können

Formatierungsoptionen, bei denen Ihnen mehrere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung stehen, werden oft in Form eines Katalogs angezeigt, in dem Sie Miniaturansichten der verschiedenen Auswahlmöglichkeiten sehen. Wenn Sie in einem Katalog auf eine Miniaturansicht zeigen bewirkt das Feature Livevorschau, dass Sie im Dokument sehen können, wie sich diese Option auswirken würde, wenn Sie die Option anklicken. Falls ein Katalog mehr Miniaturbilder enthält, als derzeit in dem im Menüband zur Verfügung stehenden Platz anzeigt werden können, verwenden Sie den Bildlaufpfeil oder die Schaltfläche Weitere, die sich an der rechten Seite des Katalogs befinden, um auch diese Optionen zu sehen.

Verwandte, aber seltener benötige Befehle werden nicht als Schaltfläche in einer Gruppe dargestellt, sondern stehen in Dialogfeldern oder Aufgabenbereichen zur Verfügung. Um das Dialogfeld bzw. den Aufgabenbereich zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Startprogramm für ein Dialogfeld, die sich in der unteren rechten Ecke der Gruppe befindet.

TIPP An der rechten Seite des Menübands befindet sich die Schaltfläche Das Menüband reduzieren, die durch ein kleines Dreieck symbolisiert wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt »Das Menüband und die Statusleiste verwenden« etwas weiter hinten.

Sag mir, was du machen möchtest

Wenn Sie einen Begriff in das Feld Was möchten Sie tun eingeben, das sich rechts neben den Registerkarten im Menüband befindet, sehen Sie eine Liste von verwandten Befehlen und Links zu weiteren Onlineressourcen. Alternativ können Sie auch drücken, um das Hilfefenster der jeweiligen App zu öffnen.

Der einfache Weg, um in allen Office-Apps Hilfe zu erhalten

Statusleiste

Am unteren Rand des App-Fensters befindet sich die Statusleiste, in der Informationen über die aktuelle Datei angezeigt werden und über die Sie auf bestimmte Features der App zugreifen können. Sie können konfigurieren, welche Informationen und welche Werkzeuge in der Statusleiste angezeigt werden. Bestimmte Informationen, wie die Meldung Verfügbare Dokumentaktualisierungen, werden nur dann in der Statusleiste angezeigt, wenn die betreffende Bedingung zutrifft.

Sie können festlegen, welche Elemente in der Statusleiste angezeigt werden sollen

An der rechten Seite der Statusleiste der App-Fenster von Word, Excel und PowerPoint finden Sie die Ansichtssymbole, den Zoomregler sowie die Schaltfläche Zoom. Mit diesen Werkzeugen lässt sich einfach und bequem festlegen, wie die Dateiinhalte dargestellt werden sollen.

Mit den Schaltflächen im Bereich Ansichtssymbole können Sie festlegen, wie der Dateiinhalt dargestellt werden soll. Verwenden Sie die Werkzeuge im Bereich Zoom, um den Zoomfaktor zu ändern.

SIEHE AUCH Informationen über die Änderung der Darstellung von Dateiinhalten finden Sie im Abschnitt »Unterschiedliche Ansichten für Dateien verwenden« in Kapitel 2.

Das Menüband und die Statusleiste verwenden

Das Menüband soll Ihnen die Bearbeitung der Dateiinhalte so intuitiv wie möglich machen. Das Menüband ist dynamisch; wenn sich die Breite des Menübands ändert, passen sich die Schaltflächen und Gruppen an den zur Verfügung stehenden Platz an. Dies führt dazu, dass eine Schaltfläche entweder klein oder groß dargestellt wird, dass sie mit einer Beschriftung versehen ist oder nicht, oder dass die Schaltfläche nicht direkt im Menüband, sondern als Befehl in einem Untermenü, einer Liste erscheint.

Wenn beispielsweise genügend Platz zur Verfügung steht, werden die meisten Befehle der Word-Registerkarte Verweise als einzelne Schaltflächen dargestellt und Sie können direkt die in den verschiedenen Gruppen vorhandenen Befehle sehen.

Bei einer Fensterbreite von 1024 Pixeln sind die meisten Schaltflächenbeschriftungen sichtbar

Wenn Sie in der Breite den Platz verkleinern, der dem Menüband zur Verfügung steht, verschwinden die kleinen Schaltflächen und es kann passieren, dass eine ganze Gruppe von Schaltflächen in einer Schaltfläche zusammengefasst wird. Wenn Sie dann diese Gruppenschaltfläche anklicken, sehen Sie eine Liste mit den zu dieser Gruppe gehörenden Befehlen.

Beschriftungen verschwinden und Gruppen werden als Gruppenschaltfläche zusammengefasst

Falls das Menüband zu schmal wird, um alle Gruppen darstellen zu können, wird an der rechten Seite des Menübands ein Bildlaufpfeil angezeigt. Klicken Sie den Bildlaufpfeil an, um die derzeit nicht sichtbaren Gruppen zu sehen.

Führen Sie einen Bildlauf durch, um weitere Gruppenschaltflächen zu sehen

Die Breite des Menübands hängt von drei Faktoren ab:

Breite des App-Fensters Wenn Sie das App-Fenster maximieren, erhalten Sie den maximalen Platz für das Menüband

Bildschirmauflösung Bei der Bildschirmauflösung handelt es sich um die Größe Ihres Bildschirms; sie wird durch die Anzahl der in der Breite und der in der Höhe verfügbaren Pixel ausgedrückt. Je größer die Bildschirmauflösung ist, desto mehr Informationen sind gleichzeitig auf dem Bildschirm sichtbar. Die möglichen Bildschirmauflösungen hängen von der in Ihrem Computer vorhandenen Grafikkarte und von dem verwendeten Bildschirm ab. Übliche Bildschirmauflösungen liegen im Bereich zwischen 800 x 600 bis hin zu 2560 x 1440 Pixeln; es gibt aber auch noch höhere Auflösungen. Je größer die Anzahl der Pixel für die Breite ist (der erste Wert), desto mehr Schaltflächen können gleichzeitig im Menüband dargestellt werden.

Vergrößerungsfaktor, der für den Bildschirm eingestellt ist Wenn Sie in Windows den Vergrößerungsfaktor Ihres Bildschirms anpassen, werden Text und Benutzeroberflächenelemente größer dargestellt und sind daher besser lesbar, jedoch passen dann weniger Elemente auf den Bildschirm

Sie können das Menüband komplett ausblenden, falls Sie beim Arbeiten mit dem Dokument keine der Schaltflächen benötigen oder das Menüband so verkleinern, dass nur die Register-karten sichtbar sind. (Dies ist ein gutes Verfahren, um bei kleineren Bildschirmen mehr Platz in der Höhe zu erhalten.) Sie können dann das Menüband zeitweise wieder einblenden, wenn Sie eine Schaltfläche anklicken wollen, oder es wieder dauerhaft anzeigen lassen, wenn Sie mehrere Schaltflächen anklicken müssen.

Das App-Fenster maximieren

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Maximieren

• Doppelklicken Sie auf die Titelleiste

• Ziehen Sie an den Rändern eines Fensters, das derzeit nicht maximiert ist

• Ziehen Sie das Fenster an den oberen Bildschirmrand. (Wenn der Mauszeiger den oberen Bildschirmrand erreicht, wird das gezogene Fenster maximiert.)

Die Bildschirmauflösung ändern

TIPP Die genauen Schritte zum Ändern der Bildschirmauflösung variieren je nach Betriebs-system, Sie sollten jedoch mit den nachfolgend beschriebenen Schritten in der Lage sein, in Windows 7, Windows 8.1 und Windows 10 die benötigten Einstellungen zu erreichen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie in Windows 7 und Windows 8.1 mit der rechten Maustaste auf den Desktop und wählen Sie Bildschirmauflösung

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Windows 10-Desktop und wählen Sie Anzeigeeinstellungen. Klicken Sie im Fenster Einstellungen unten im Bereich Anzeige anpassen auf den Link Erweiterte Anzeigeeinstellungen.

• Geben Sie in die Windows Suche Bildschirmauflösung ein und klicken Sie in den Suchergebnissen auf Bildschirmauflösung anpassen

• Öffnen Sie das Systemsteuerungselement Anzeige und klicken Sie auf Auflösung anpassen

Klicken Sie die gewünschte Auflösung an oder ziehen Sie, falls vorhanden, den Regler und klicken Sie dann zuerst auf Übernehmen oder auf OK. Windows zeigt eine Vorschau der eingestellten Auflösung an.

Wenn Sie die Änderungen übernehmen wollen, klicken Sie im Meldungsfeld auf Änderungen beibehalten. Wenn Sie diese Schaltfläche nicht anklicken, stellt Windows nach einer kurzen Wartezeit die vorige Auflösung wieder her.

Das Menüband vollständig ausblenden

Klicken Sie an der rechten Seite der Titelleiste auf die Schaltfläche Menüband-Anzeigeoptionen.

Die Schaltfläche Menüband-Anzeigeoptionen befindet sich in der Titelleiste, damit sie auch bei ausgeblendetem Menüband verfügbar ist

Klicken Sie in Menü der Schaltfläche Menüband-Anzeigeoptionen auf Menüband automatisch ausblenden.

Im Menüband nur die Registerkarten anzeigen lassen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Doppelklicken Sie auf den Namen einer beliebigen Registerkarte

• Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des App-Fensters auf Menüband-Anzeigeoptionen und dann auf Registerkarten anzeigen

• Klicken Sie in der unteren rechten Ecke des Menübands auf die Schaltfläche Das Menüband reduzieren

• Drücken Sie

Das Menüband zeitweise einblenden

Klicken Sie den Namen einer Registerkarte an, um diese zu öffnen, bis Sie einen Befehl angeklickt haben oder Sie außerhalb des Menübands klicken.

Das Menüband wieder dauerhaft einblenden

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Doppelklicken Sie auf den Namen einer beliebigen Registerkarte

• Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des App-Fensters auf Menüband-Anzeigeoptionen und dann auf Registerkarten und Befehle anzeigen

• Drücken Sie

Festlegen, welche Elemente in der Statusleiste angezeigt werden sollen

Klicken Sie Statusleiste mit der rechten Maustaste an, um das Menü Statusleiste anpassen zu öffnen. Ein Häkchen neben einem Eintrag zeigt an, dass das Element derzeit aktiviert ist.

Klicken Sie eines der Elemente an, um es zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Die Änderung ist sofort sichtbar. Das Menü bleibt geöffnet, damit Sie mehrere Änderungen vornehmen können.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie außerhalb des Menüs, um es zu schließen.

Schrittfolgen anpassen

Das Buch enthält zahlreiche Abbildungen, in denen Elemente der Benutzeroberfläche (wie das Menüband und das App-Fenster) dargestellt werden, die Sie verwenden, während Sie in Word, Excel, PowerPoint und Outlook auf einem Windows-Computer bestimmte Aufgaben erledigen. Je nachdem, welche Bildschirmauflösung Sie verwenden und wie breit das App-Fenster ist, kann es sein, dass das Menüband bei Ihnen etwas anders aussieht als in den Abbildungen dieses Buchs.

Einfache Schrittanweisungen verwenden dieses Format:

Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf die Schaltfläche SmartArt.

Falls sich der Befehl in einer Liste befindet, verwenden unsere Schrittfolgen das folgende Format:

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten auf den Pfeil der Schaltfläche Suchen und dann auf Gehe zu.

Falls sich aufgrund von Unterschieden zwischen der von Ihnen und uns verwendeten Bildschirmeinstellungen Unterschiede in der Darstellung des Menübands ergeben, können Sie die im Buch verwendeten Schrittfolgen einfach anpassen, um den benötigten Befehl zu finden. Klicken Sie zuerst die angegebene Registerkarte an und suchen Sie dann nach der angegebenen Befehlsgruppe. Falls eine Gruppe als Gruppenliste oder als Gruppenschaltfläche zusammengefasst wurde, klicken Sie die Liste bzw. die Gruppenschaltfläche an, um die zur Gruppe gehörenden Befehle zu sehen. Falls Sie die benötigte Schaltfläche nicht auf den ersten Blick erkennen können, zeigen Sie auf mögliche Kandidaten, damit der Name der Schaltfläche in einer QuickInfo angezeigt wird. Anweisungen, die aus mehreren Einzelschritten bestehen, verwenden dieses Format:

Um den Absatz zu markieren, den Sie in Spalten darstellen wollen, klicken Sie den Absatz dreimal an.

Klicken Sie auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Seite einrichten auf die Schaltfläche Spalten, um das zugehörige Menü zu öffnen.

Klicken Sie im Menü Spalten auf Drei.

Falls Sie in nachfolgenden Schrittfolgen die gleiche Befehlssequenz verwenden müssen, kann es sein, dass diese dort in vereinfachter, komprimierter Form angegeben sind, um zu viele Wiederholungen zu vermeiden:

Markieren Sie den Absatz, den Sie dreispaltig formatieren wollen.

Klicken Sie im Menü Spalten auf Drei.

Die Anweisungen in diesem Buch gehen davon aus, dass Sie die Bildschirmelemente von Excel durch Klicken (mit einer Maus, einem Touchpad oder einem anderen Eingabegerät) auswählen. Falls Sie eine andere Eingabemethode verwenden, beispielsweise weil Ihr Computer mit einem Touchscreen ausgestattet ist und Sie daher mit Ihrem Finger oder einem Stift auf den Bildschirm tippen, dann ersetzen Sie das »Klicken« in den Schrittfolgen durch die Eingabemethode, die Sie verwenden.

Die Elemente der Benutzerschnittstelle von Excel, die Sie anklicken bzw. antippen, werden in diesem Buch mit dem Begriff Schaltfläche (und nicht Taste) bezeichnet. Die physikalischen Tasten Ihrer Tastatur hingegen werden Tasten genannt. Wir verwenden also die Standardterminologie, wie sie auch in der Dokumentation dieser Produkte verwendet wird.

An den Stellen, an denen Sie in den Schrittfolgen aufgefordert werden, bestimmte Informationen einzugeben, können Sie dies mit einer externen Tastatur erledigen, hierfür auf eine Bildschirmtastatur tippen oder die Spracheingabe verwenden. Wie Sie genau vorgehen, hängt zum einen von der Ausstattung Ihres Computers und zum anderen davon ab, welche Eingabeart Sie bevorzugen.

Office-Optionen und App-spezifische Einstellungen ändern

Auf die App-Einstellungen greifen Sie über die Backstage-Ansicht zu; die meisten Optionen finden Sie auf der Seite Konto und im Dialogfeld Optionen.

Kontoinformationen verwalten

In allen Office-Apps finden Sie auf der Seite Konto der Backstage-Ansicht Informationen über Ihre Installation der betreffenden App. Die Seite Konto enthält unter anderem die folgenden Informationen:

Ihr Microsoft-Konto mitsamt Links, um das Konto zu verwalten

Den aktuellen Office-Hintergrund und das aktuelle Office-Design

Speicherorte und Dienste (wie Facebook und LinkedIn), die Sie mit Office verbunden haben

Abonnement-Informationen und Links, um das Abonnement zu verwalten – vorausgesetzt, Sie verwenden Office im Rahmen eines Office 365-Abonnements

Die Versionsnummer der App und Update-Optionen

Kontoinformationen in Excel

Sie können das Aussehen der App-Fenster personalisieren, indem Sie einen anderen OfficeHintergrund und ein anderes Office-Design auswählen. (Die Änderung von Hintergrund und Design wirkt sich nur auf die Apps von Office 2016 aus und hat keinen Einfluss auf das Windows-Design und den Desktop-Hintergrund.) Die Hintergrundbilder sind unaufdringliche Grafiken, die die in der Titelleiste der Apps angezeigt werden. Ihnen stehen insgesamt 14 Hintergründe zur Verfügung; Sie können auch keinen Hintergrund verwenden.

Die Hintergründe stellen verschiedene Motive dar

Während wir diese Zeilen schreiben, gibt es drei verschiedene Office-Designs:

Bunt Die Titelleiste und die Registerkarten im Menüband werden in der Farbe der jeweiligen App dargestellt. Für die Befehle im Menüband, die Statusleiste und die Backstage-Ansicht wird ein helles Grau verwendet.

Dunkelgrau Die Titelleiste und die Registerkarten im Menüband werden in Dunkelgrau angezeigt. Für die Befehle im Menüband, die Statusleiste und die Backstage-Ansicht wird ein helles Grau verwendet.

Weiß Die Titelleiste, die Registerkarten im Menüband, die Befehle im Menüband und die Backstage-Ansicht werden in Weiß dargestellt. Für die Statusleiste wird die Farbe der App verwendet.

Es gibt Gerüchte, dass in naher Zukunft weitere Office-Designs zur Verfügung stehen.

TIPP Die Abbildungen in diesem Buch wurden mit der Einstellung Ohne Hintergrund gemacht, damit die Elemente der Benutzeroberfläche besser sichtbar sind. Für das Office-Design verwenden wir die Option Bunt, damit Sie die verschiedenen Office-Apps leicht unterscheiden können.

Im Bereich Verbundene Dienste der Seite Konto können Sie Office mit Facebook-, Flickr- und YouTube-Konten verbinden, um auf Bilder und Videos zuzugreifen; mit Microsoft SharePoint-Sites, OneDrive-Speicherorten und zu LinkedIn- und Twitter-Accounts, um Dokumente zu teilen. Sie müssen ein Konto bei einem der Dienste besitzen, bevor Sie den Dienst mit Office verbinden können.

Die Änderungen, die Sie auf der Seite Konto vornehmen, wirken sich auf alle Office-Apps aus, die auf allen Computern installiert sind, auf denen Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden. Wenn Sie beispielsweise den Office-Hintergrund in Word auf einem Computer ändern, so wird der Hintergrund auch in Outlook auf allen anderen Computern, auf denen Sie Office mit dem gleichen Microsoft-Konto verwenden, angepasst.

Die Einstellungen für Ihr Office-Konto anzeigen

Starten Sie Word, Excel, PowerPoint oder Outlook.

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie in Word, Excel oder PowerPoint auf Konto

• Klicken Sie in Outlook auf Office-Konto

Ihr Microsoft-Konto verwalten

Öffnen Sie die Seite Konto der Backstage-Ansicht.

Klicken Sie einen der Links im Bereich Benutzer-Informationen an, um den jeweiligen Vorgang zu starten.

Den Hintergrund des App-Fensters für alle Office-Apps ändern

Öffnen Sie die Seite Konto der Backstage-Ansicht.

Öffnen die Liste Office-Hintergrund, zeigen Sie in der Liste auf eine der Optionen, um im App-Fenster eine Livevorschau zu sehen und klicken Sie den Hintergrund an, den Sie verwenden wollen.

Das Farbschema des App-Fensters für alle Office-Apps ändern

Öffnen Sie die Seite Konto der Backstage-Ansicht.

Öffnen Sie die Liste Office-Design und klicken Sie auf Bunt, Dunkelgrau oder Weiß.

Office mit einem Cloudspeicher oder einem sozialen Netzwerk verbinden

Öffnen Sie die Seite Konto der Backstage-Ansicht.

Klicken Sie unten im Bereich Verbundene Dienste auf Dienst hinzufügen. Wählen Sie dann den Typ des Diensts aus, zu dem Sie eine Verbindung einrichten wollen und klicken Sie abschließend auf den gewünschten Dienst.

Mit dem Link OneDrive können Sie eine Verbindung zu OneDrive und zu OneDrive for Business herstellen

Ihr Office 365-Abonnement verwalten

Öffnen Sie die Seite Konto der Backstage-Ansicht.

Klicken Sie im Bereich Produktinformationen auf die Schaltfläche Konto verwalten, um die Anmeldeseite für die Verwaltung Ihres Office 365Abos zu öffnen.

Geben Sie Ihren Benutzernamen und Kennwort ein, um sich anzumelden.

Office-Updates verwalten

Öffnen Sie die Seite Konto der Backstage-Ansicht.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Updateoptionen und klicken Sie dann die Aktion an, die Sie ausführen wollen.

Sie können in der Backtage-Ansicht verfügbare Updates installieren, bevor diese automatisch installiert werden

Die Optionen der verschiedenen Apps verwenden

Wenn Sie auf der linken Seite der Backstage-Ansicht auf Optionen klicken, wird das Optionen-Dialogfeld der aktuellen App geöffnet. Sie finden in allen Optionen-Dialogfeldern die Kategorie Allgemein mit benutzerspezifischen Informationen, die von allen Apps gemeinsam verwendet werden. Teilweise handelt es sich um die gleichen Informationen, die Sie auf der Seite Konto der Backstage-Ansicht konfigurieren.

Sie können das Verhalten der einzelnen Apps mit deren Optionen-Dialogfeld konfigurieren

Das Dialogfeld Optionen der einzelnen Apps enthält Hunderte von Einstellungen, die nur für die jeweilige App gelten. Sie können dort beispielsweise die folgenden nützlichen Änderungen vornehmen:

In Word können Sie das Standardverhalten beim Einfügen von Inhalten ändern und von remote gespeicherten Dateien lokale Kopien erstellen sowie die remote gespeicherten Dateien aktualisieren lassen, wenn Sie die lokale Kopie speichern

In Excel können Sie die Richtung festlegen, in die die Zellmarkierung nach dem Drücken der -Taste verschoben wird und die Kommentarindikatoren in den Zellen ausblenden

In PowerPoint können Sie die Symbolleiste ausblenden, die automatisch angezeigt wird, wenn Sie eine Präsentation im Vollbildmodus starten. Oder Sie legen fest, dass nach dem Ende der Präsentation nicht automatisch eine schwarze Folie angezeigt wird.

In Outlook können Sie den Kalender konfigurieren, damit Ihre Arbeitstage berücksichtigt werden. Außerdem können Sie die Feiertage einer Region bzw. eines Lands in den Kalender einfügen lassen.

Daneben gibt es auch Einstellungen, die sich lediglich auf die Datei beziehen, die Sie gerade bearbeiten. So können Sie beispielsweise Rechtschreib- und Grammatikfehler ausblenden und die Kompressionsstufe der Bilder in einem Dokument oder einer Präsentation festlegen, um entweder die Bildqualität zu verbessern oder um die Dateigröße zu verringern.

TIPP Die ausführliche Beschreibung des Optionen-Dialogfelds der verschiedenen Apps würde den Rahmen dieses Buchs sprengen. Ausführliche Informationen finden Sie in weiteren Büchern aus der Schritt-für-Schritt-Reihe, u.a. in: Microsoft Word 2016 – Schritt für Schritt und Microsoft Excel 2016 – Schritt für Schritt, die im dpunkt.verlag unter dem Label »Microsoft« erschienen sind.

Einige der Einstellungen sind App-übergreifend und sie stehen Ihnen daher im Dialogfeld Optionen aller Apps zur Verfügung. Hier einige Beispiele:

Sie können die Minisymbolleiste ausschalten, auf der Sie häufig benötigte Befehle zur Formatierung finden und die eingeblendet wird, wenn Sie Inhalte markieren

Sie können die Livevorschau deaktivieren falls es Sie stört, dass sich die Dokumentformatierung ändert, während Sie mit der Maus auf eine der Formatierungsoptionen zeigen

Sie können die Anzeige der QuickInfos abschalten, in denen Hinweise zur Schaltfläche angezeigt werden, auf der sich der Mauszeiger befindet, oder die in den QuickInfos angezeigten Informationen einschränken

Sie können den Benutzernamen und die Initialen festlegen, die in Kommentaren und in nachverfolgten Änderungen angezeigt werden sollen. Außerdem können Sie die Informationen des Kontos überschreiben, das mit Ihrer Office-Installation verbunden ist.

Sie können den Startbildschirm für Word, Excel und PowerPoint einzeln abschalten. Wenn der Startbildschirm deaktiviert ist und Sie die App ohne eine bestimmte Datei starten, erhalten Sie automatisch eine neue, leere Datei.

Nachdem Sie eine Zeitlang mit einer App gearbeitet haben, möchten Sie vielleicht weitere Einstellungen ändern und so die App genau auf Ihre Arbeitsweise anpassen. Hierzu ist es wichtig zu wissen, welche Einstellmöglichkeiten im Dialogfeld Optionen zur Verfügung stehen, da Sie dann die Änderungen, die Sie an der App vornehmen wollen, festlegen und Sie die App dann effizienter verwenden können.

TIPP Zwei App-Elemente, die Sie im Dialogfeld Optionen konfigurieren können, sind die Symbolleiste für den Schnellzugriff und das Menüband. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie in den Abschnitten »Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen« und »Das Menüband anpassen« weiter hinten in diesem Kapitel.

Das App-spezifische »Optionen«-Dialogfeld öffnen

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen.

Klicken Sie im linken Bereich auf Optionen.

Die Minisymbolleiste aktivieren bzw. deaktivieren

Öffnen Sie das App-spezifische Optionen-Dialogfeld.

Schalten Sie auf der Seite Allgemein im Bereich Benutzeroberflächenoptionen das Kontrollkästchen Minisymbolleiste für die Auswahl anzeigen ein bzw. aus.

Das Feature Livevorschau aktivieren bzw. deaktivieren

Öffnen Sie das App-spezifische Optionen-Dialogfeld.

Schalten Sie auf der Seite Allgemein im Bereich Benutzeroberflächenoptionen das Kontrollkästchen Livevorschau aktivieren ein bzw. aus.

Die Anzeige der QuickInfos steuern

Öffnen Sie das App-spezifische Optionen-Dialogfeld.

Öffnen Sie auf der Seite Allgemein im Bereich Benutzeroberflächenoptionen die Liste QuickInfo-Format und klicken Sie dann eine der folgenden Optionen an:

• Featurebeschreibungen in QuickInfos anzeigen

• Featurebeschreibungen in QuickInfos nicht anzeigen

• QuickInfos nicht anzeigen

Die Benutzerinformationen ändern, die in Kommentaren und nachverfolgten Änderungen angezeigt werden

WICHTIG Der Benutzername und die Initialen werden von den Office-Apps gemeinsam verwendet. Wenn Sie diese in einer App ändern, dann werden sie in allen Apps angepasst.

Öffnen Sie das App-spezifische Optionen-Dialogfeld.

Führen Sie auf der Seite Allgemein im Bereich Microsoft Office-Kopie personalisieren folgende Aktionen durch:

• Geben Sie in die Felder Benutzername und Initialen die Informationen ein, die Sie verwenden wollen

• Schalten Sie das Kontrollkästchen Immer diese Werte verwenden, unabhängig von der Anmeldung bei Office ein

Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf OK.

Den Startbildschirm der App aktivieren bzw. deaktivieren

Öffnen Sie das App-spezifische Optionen-Dialogfeld.

Schalten Sie auf der Seite Allgemein im Bereich Startoptionen das Kontrollkästchen Startbildschirm beim Starten dieser Anwendung anzeigen ein bzw. aus.

Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

In der Symbolleiste für den Schnellzugriff befinden sich standardmäßig die Schaltflächen Speichern, Rückgängig und Wiederholen. Falls Sie regelmäßig bestimmte Befehle von unterschiedlichen Registerkarten des Menübands benötigen, können Sie diese in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen. Die Befehle stehen Ihnen dann immer zur Verfügung, ohne dass Sie zwischen den Registerkarten navigieren müssen.

Sie können direkt vom Menüband aus weitere Befehle in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen. Oder Sie verwenden hierfür die Seite Symbolleiste für den Schnellzugriff im Dialogfeld Optionen.

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist der bequemste Ort für häufig verwendete Befehle

TIPP Sie können sich auch die Befehle anzeigen lassen, die standardmäßig nicht im Menü-band vorhanden sind. Öffnen Sie dazu das Optionen-Dialogfeld der App, öffnen Sie auf der Seite Symbolleiste für den Schnellzugriff oder Menüband anpassen die Liste Befehle auswählen und klicken Sie auf Nicht im Menüband enthaltene Befehle.

Sie können die Symbolleiste für den Schnellzugriff auf unterschiedliche Weisen anpassen:

Sie können eine benutzerdefinierte Symbolleiste für den Schnellzugriff erstellen, die für alle Dokumente gilt, oder eine Symbolleiste definieren, die nur für ein bestimmtes Dokument gelten soll

Sie können alle Befehle in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen, also Befehle aus allen Gruppen aller Registerkarten, einschließlich der kontextbezogenen Registerkarten

Sie können zwischen die Schaltflächen Trennzeichen einfügen und so die Befehle in Gruppen zusammenfassen

Sie können die Schaltflächen verschieben, bis Sie in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge angezeigt werden

Sie können die Symbolleiste für den Schnellzugriff wieder auf die Standardkonfiguration zurücksetzen

Nachdem Sie Befehle in die Symbolleiste für den Schnellzugriff eingefügt haben, können Sie die Schaltflächen anordnen und in Gruppen zusammenfassen. Hierdurch wird es leichter, schnell die gewünschte Schaltfläche zu finden.

Wenn Sie weitere Schaltflächen in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen, wird die Leiste automatisch breiter. Falls Sie viele Schaltflächen hinzufügen, wird der Text in der Titelleiste schwerer lesbar oder es kann passieren, dass nicht mehr alle Schaltflächen sichtbar sind. Um dieses Problem zu lösen und um die Symbolleiste für den Schnellzugriff näher an den Dokumentinhalt zu bringen, können Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff auch unter dem Menüband anzeigen lassen.

Vom Menüband aus einen Befehl in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie im Menüband einen Befehl mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Mit diesem Befehl können Sie jeden Befehl des Menübands, aber auch Dropdown-Listen mit Optionen sowie Kataloge mit Miniaturansichten hinzufügen.

• Klicken Sie an der rechten Seite der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Klicken Sie im Menü mit den häufig verwendeten Befehlen auf den Befehl, den Sie hinzufügen wollen.

Im Menü finden Sie häufig verwendete Befehle

Die Seite »Symbolleiste für den Schnellzugriff« des Dialogfelds »Optionen« anzeigen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie an der rechten Seite der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen und dann auf Weitere Befehle

• Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und klicken Sie dann in der Backstage-Ansicht auf Optionen. Klicken Sie auf der linken Seite des Dialogfelds Optionen auf Symbol-leiste für den Schnellzugriff.

• Klicken Sie eine beliebige Registerkarte oder eine freie Stelle im Menüband mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an

Mit dem Dialogfeld »Optionen« eine Schaltfläche in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen

Öffnen Sie die Seite Symbolleiste für den Schnellzugriff des Dialogfelds Optionen.

Klicken Sie in der Liste Befehle auswählen die Registerkarte an, auf der sich der Befehl befindet, oder klicken Sie auf Häufig verwendete Befehle, Nicht im Menüband enthaltene Befehle, Alle Befehle oder Makros.

Suchen Sie in der linken Liste den Befehl, den Sie in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen wollen, und markieren Sie ihn. Klicken Sie dann auf Hinzufügen.

Nehmen Sie, falls gewünscht, weitere Anpassungen vor und klicken Sie abschließend im Dialogfeld Optionen auf OK.

Die Position der Symbolleiste für den Schnellzugriff festlegen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie an der rechten Seite der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen und dann auf Unter dem Menüband anzeigen oder auf Über dem Menüband anzeigen.

• Öffnen Sie die Seite Symbolleiste für den Schnellzugriff des Dialogfelds Optionen. Schalten Sie unten im Bereich Befehle auswählen das Kontrollkästchen Symbolleiste für den Schnellzugriff unter dem Menüband anzeigen ein bzw. aus.

Für eine bestimmte Datei eine benutzerdefinierte Symbolleiste für den Schnellzugriff definieren

Öffnen Sie die Seite Symbolleiste für den Schnellzugriff des Dialogfelds Optionen.

Klicken Sie in der Liste Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen, die sich auf der rechten Seite befindet, auf Für Dateiname.

Fügen Sie die Befehle in die Symbolleiste ein, die allen, die diese Datei bearbeiten, zur Verfügung stehen sollen, und klicken Sie dann auf OK. Die App zeigt die dateispezifische Symbolleiste für den Schnellzugriff rechts neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff des Benutzers an.

TIPP Falls sich ein Befehl sowohl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff des Benutzers als auch in der dateispezifischen Symbolleiste für den Schnellzugriff befindet, wird die betreffende Schaltfläche in beiden Symbolleisten angezeigt.

Ein Trennzeichen in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen

Öffnen Sie die Seite Symbolleiste für den Schnellzugriff des Dialogfelds Optionen.

Klicken Sie im rechten Bereich den Befehl an, nach dem Sie ein Trennzeichen einfügen wollen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Doppelklicken Sie in der Liste auf der linken Seite auf <Trennzeichen>

• Klicken Sie in der Liste auf der linken Seite auf <Trennzeichen> und dann auf Hinzufügen

Nehmen Sie, falls gewünscht, weitere Anpassungen vor und klicken dann auf OK.

Die Reihenfolge der Schaltflächen in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ändern

Öffnen Sie die Seite Symbolleiste für den Schnellzugriff des Dialogfelds Optionen.

Klicken Sie in der großen Liste auf der rechten Seite die Schaltfläche an, deren Position Sie verändern wollen. Verwenden Sie die Schaltflächen Nach oben und Nach unten, um die Schaltfläche an die gewünschte Position zu verschieben.

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff auf den Originalzustand zurücksetzen

Öffnen Sie die Seite Symbolleiste für den Schnellzugriff des Dialogfelds Optionen.

Klicken Sie in der unteren linken Ecke auf Zurücksetzen und klicken Sie dann einen der folgenden Befehle an:

• Nur die Symbolleiste für den Schnellzugriff zurücksetzen

• Alle Anpassungen zurücksetzen

Klicken Sie im Microsoft Office-Meldungsfeld auf OK, um die Änderungen zu bestätigen.

WICHTIG Symbolleiste für den Schnellzugriff auf den Originalzustand zurückzusetzen ändert nicht den Ort an dem sie angezeigt wird. Sie müssen sie manuell bewegen.

Das Menüband anpassen

Das Menüband wurde entwickelt, um alle häufig verwendeten Befehle sichtbar zu machen. Hierdurch sollen alle Anwender in die Lage versetzt werden, das gesamte Potenzial der Office 2016-Apps zu nutzen. Die meisten Benutzer verwenden jedoch die gleiche App, um regelmäßig bestimmte Aufgaben durchzuführen. Für diese Gruppe von Anwendern verursacht die Sichtbarkeit der zahlreichen Schaltflächen, oder sogar ganzer Gruppen, die sie nie verwenden, eine andere Form von Unübersichtlichkeit.

Sie können einzelne Registerkarten ausblenden bzw. sichtbar machen

Wollen Sie weniger Befehle sehen anstatt mehr? Oder möchten Sie im Menüband lieber eigene, spezialisierte Befehlsgruppen sehen? Beides ist möglich. Auf der Seite Menüband anpassen des Dialogfelds Optionen können Sie festlegen, welche Registerkarten im Menü-band angezeigt werden und welche Gruppen auf den Registerkarten vorhanden sein sollen.

Auf dieser Seite stehen Ihnen die folgenden Anpassungsmöglichkeiten für das Menüband zur Verfügung:

Sie können komplette Registerkarten ausblenden

Sie können Befehlsgruppen von Registerkarten entfernen. (Hierdurch wird die Gruppe nicht aus der App entfernt, sondern lediglich unsichtbar gemacht.)

Sie können eine Befehlsgruppe auf eine andere Registerkarte verschieben oder kopieren

Sie können auf allen Registerkarten benutzerdefinierte Befehlsgruppen erstellen und in diese Gruppen Befehle einfügen. (Es ist nicht möglich, in die vordefinierten Gruppen neue Befehle einzufügen.)

Sie können eine benutzerdefinierte Registerkarte erstellen. Sie können beispielsweise diesen Ansatz wählen, wenn Sie von den einzelnen Registerkarten nur wenige Befehle verwenden und Sie es umständlich finden, ständig zwischen den Registerkarten zu wechseln.

Haben Sie keine Angst davor, mit dem Menüband zu experimentieren, um so eine Konfiguration zu finden, die am besten zu Ihrer Arbeitsweise passt. Falls Sie an einem bestimmten Punkt den Eindruck haben, dass das neue Menüband das Arbeiten umständlicher und nicht einfacher macht, können Sie das Menüband einfach wieder auf die Ausgangskonfiguration zurücksetzen.

WICHTIG Auch wenn es so scheint, als ob das Ändern der Standardkonfiguration des Menübands ein hervorragender Weg ist, um sich die App zu eigen zu machen, ist unsere Empfehlung, dies nicht zu tun. Es wurden zahlreiche Untersuchungen über die Art und Weise durchgeführt, wie Anwender die in den verschiedenen Apps vorhandenen Befehle nutzen. Die Ergebnisse dieser Forschung haben den Aufbau und die Struktur des Menübands wesentlich beeinflusst. Falls Sie die Standardkonfiguration des Menübands ändern, kann dies dazu führen, dass Sie Befehle, die Sie benötigen, unbeabsichtigt löschen oder verschieben und Sie diese nicht mehr finden. Stattdessen sollten Sie erwägen, die Symbolleiste für den Schnellzugriff anzupassen. Wenn Sie die häufig von Ihnen benutzten Befehle in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen, können Sie das Menüband ausblenden und erhalten so in der Höhe mehr Platz für die Anzeige des Dokumentinhalts. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn Sie Geräte mit kleinen Bildschirmen verwenden. Falls Sie dennoch das Menüband anpassen wollen, ist der beste Weg, für die häufig verwendeten Befehle eine benutzerdefiniere Registerkarte zu erstellen und die Standardregisterkarten unverändert zu lassen.

Die Seite »Menüband anpassen« des Dialogfelds »Optionen« anzeigen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Öffnen Sie das Dialogfeld Optionen und klicken Sie auf Menüband anpassen

• Klicken Sie eine beliebige Registerkarte oder eine freie Stelle im Menüband mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Menüband anpassen

Eine Registerkarte einblenden bzw. ausblenden

Öffnen Sie die Seite Menüband anpassen des Dialogfelds Optionen.

Wählen Sie in der Liste Menüband anpassen die Gruppe der Registerkarten aus, die Sie bearbeiten wollen:

• Alle Registerkarten

• Hauptregisterkarten

• Registerkarten für Tools

Schalten Sie in der Liste auf der rechten Seite das Kontrollkästchen vor dem Namen der Registerkarte ein bzw. aus. Die Registerkarte Datei taucht in der Liste nicht auf, da diese nicht ausgeblendet werden kann.

Eine Befehlsgruppe von einer Registerkarte entfernen

Öffnen Sie die Seite Menüband anpassen des Dialogfelds Optionen.

Wählen Sie in der Liste Menüband anpassen die Gruppe der Registerkarten aus, die Sie bearbeiten wollen.

Klicken Sie im rechten Bereich vor dem Namen der Registerkarte auf die Schaltfläche Erweitern (das Pluszeichen).

Klicken Sie die Gruppe an, die Sie entfernen wollen, und klicken Sie dann im mittleren Bereich auf Entfernen.

Eine benutzerdefinierte Registerkarte erstellen

Öffnen Sie die Seite Menüband anpassen des Dialogfelds Optionen.

Erstellen Sie eine neue Registerkarte und eine neue Gruppe

Klicken Sie auf der Seite Menüband anpassen auf die Schaltfläche Neue Registerkarte, um unterhalb der in der Liste auf der rechten Seite markierten Registerkarte eine neue Registerkarte zu erstellen. Die neue Registerkarte enthält eine leere, benutzerdefinierte Gruppe.

Eine benutzerdefinierte Registerkarte umbenennen

Klicken Sie die benutzerdefinierte Registerkarte an und klicken Sie dann auf Umbenennen.

Ersetzen Sie im Dialogfeld Umbenennen den vorhandenen Namen durch den neuen und klicken Sie auf OK.

Eine benutzerdefinierte Gruppe umbenennen

Klicken Sie die benutzerdefinierte Gruppe an und klicken Sie dann auf Umbenennen. Die App öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie auch das Symbol festlegen können.

Sie können ein Symbol festlegen, das angezeigt wird, wenn die Gruppe zu schmal wird

Ändern Sie im Dialogfeld Umbenennen den Anzeigenamen und wählen Sie das Symbol aus, das angezeigt werden soll, wenn das Menüband zu schmal ist, um die Befehle der Gruppe anzuzeigen. Klicken Sie auf OK.

Befehle in eine benutzerdefinierte Gruppe einfügen

Öffnen Sie die Seite Menüband anpassen des Dialogfelds Optionen.

Erweitern Sie in der Liste auf der rechten Seite die Registerkarte, die Sie bearbeiten wollen und klicken Sie dann die Gruppe an, in die Sie Befehle einfügen wollen.

Klicken Sie in der Liste Befehle auswählen die Registerkarte an, auf der sich der gewünschte Befehl befindet, oder klicken Sie auf Häufig verwendete Befehle, Nicht im Menüband enthaltene Befehle, Alle Befehle oder Makros.

Suchen Sie in der Liste auf der linken Seite nach dem gewünschten Befehl, klicken Sie ihn an und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

Nehmen Sie, falls gewünscht, weitere Anpassungen vor und klicken dann auf OK.

Das Menüband auf den Originalzustand zurücksetzen

Öffnen Sie die Seite Menüband anpassen des Dialogfelds Optionen.

Klicken Sie in der unteren linken Ecke auf Zurücksetzen und klicken Sie dann einen der folgenden Befehle an:

• Nur ausgewählte Registerkarte des Menübands zurücksetzen

• Alle Anpassungen zurücksetzen

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie Folgendes gelernt bzw. kennengelernt:

Die Office-Benutzeroberfläche verwenden

Office- und App-Einstellungen ändern

Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff

Anpassen des Menübands

Übungsaufgaben

Für die Übungsaufgaben in diesem Kapitel werden keine Übungsdateien benötigt.

In der Office-Benutzeroberfläche arbeiten

Starten Sie Word, erstellen Sie ein neues leeres Dokument, maximieren Sie das App-Fenster und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Führen Sie auf allen Registerkarten die folgenden Aktionen durch:

• Schauen Sie sich die vorhandenen Gruppen und Befehle an

• Lassen Sie sich für unbekannte Befehle die QuickInfos anzeigen. Beachten Sie die unterschiedliche Detailtiefe der Informationen in den QuickInfos.

• Falls sich in der unteren rechten Ecke einer Gruppe ein Startprogramm für ein Dialogfeld befindet, klicken Sie es an, um das betreffende Dialogfeld bzw. den Aufgabenbereich anzuzeigen

Ändern Sie die Breite des App-Fensters und beobachten Sie, wie sich die Größenänderung auf die Darstellung des Menübands auswirkt. Wenn das Fenster schmal ist, suchen Sie nach einer Gruppenschaltfläche und klicken Sie diese an, um die Befehle anzuzeigen.

Maximieren Sie das App-Fenster. Blenden Sie das Menüband vollständig aus und beobachten Sie, wie sich das App-Fenster verändert. Blenden Sie die Registerkarten des Menübands ein, nicht jedoch die Befehle. Lassen Sie die Menübandbefehle temporär anzeigen und klicken Sie dann außerhalb des Menübands, um es zu schließen.

Verwenden Sie eines der in diesem Kapitel beschriebenen Verfahren, um im Menüband die Registerkarten und deren Befehle wieder dauerhaft anzeigen zu lassen.

Öffnen Sie das Kontextmenü der Statusleiste und sehen Sie sich an, welche Werkzeuge und Informationen derzeit angezeigt werden. Fügen Sie weitere Werkzeuge und Informationen hinzu, die Ihnen nützlich erscheinen.

Lassen Sie Word geöffnet, da es in späteren Übungsaufgaben benötigt wird.

Office- und App-Einstellungen ändern

Starten Sie Excel, erstellen Sie eine neue leere Arbeitsmappe und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Öffnen Sie die Seite Konto der Backstage-Ansicht und sehen Sie sich die dort verfügbaren Informationen an.

Öffnen Sie die Liste Office-Hintergrund. Zeigen Sie auf die verschiedenen Optionen, um eine Livevorschau des Hintergrunds zu sehen. Klicken Sie den Hintergrund an, den Sie verwenden wollen.

Weisen Sie die verschiedenen Office-Designs zu und sehen Sie such die Unterschiede an. Weisen Sie dann das Design zu, das Ihnen am besten gefällt.

TIPP Wenn Sie sich für ein anderes Office-Design als Bunt entscheiden, werden in der App andere Farben verwendet als in den Abbildungen dieses Buchs. Auf die Funktionalität hat dies jedoch keine Auswirkungen.

Sehen Sie sich die Dienste an, die derzeit mit Office verbunden sind. Erweitern Sie das Menü Dienst hinzufügen und zeigen Sie auf die verschiedenen Kategorien, um so alle verfügbaren Dienste zu sehen. Verbinden Sie Office mit den Diensten, die Sie verwenden wollen.

Klicken Sie die Schaltfläche Updateoptionen an und prüfen Sie, ob Updates zur Verfügung stehen.

TIPP Die Aktualisierung von Office kann bis zu 10 Minuten dauern und Sie müssen hierfür alle Office-Apps sowie Internet Explorer beenden. Falls Updates verfügbar sind lassen Sie sie installieren, nachdem Sie die Übungsaufgaben dieses Kapitels bearbeitet haben.

Klicken Sie im Menü Updateoptionen auf Updates anzeigen. Hierdurch wird in Ihrem Standardbrowser die Webseite Neuerungen und Verbesserungen in Office 2016 geöffnet. Schauen Sie sich diese Seite an, um mehr über die neuen Features zu erfahren, die Sie interessieren.

Kehren Sie zu Excel zurück und öffnen Sie das Dialogfeld Excel-Optionen.

Schauen Sie sich die verschiedenen Seiten des Dialogfelds an, beachten Sie die Aufteilung der Einstellungen in Abschnitte. Beachten Sie auch, dass manche Einstellungen für die aktuelle Datei vorgenommen werden können.

Überprüfen Sie die Einstellungen auf der Seite Allgemein und ändern Sie diese so ab, dass sie zu Ihrer Arbeitsweise passen. Schließen Sie dann das Dialogfeld.

Lassen Sie Excel geöffnet, da Sie die App in späteren Übungsaufgaben benötigen.

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

Lassen Sie das Fenster der Excel-App anzeigen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Verschieben Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff unter das Menüband und überlegen Sie, welche Vorteile diese Position gegenüber der ursprünglichen besitzt.

Verwenden Sie das Menü Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen, um den Befehl Von A bis Z sortieren in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einzufügen.

Fügen Sie die folgenden Befehle von der Registerkarte Start aus in die Symbolleiste für den Schnellzugriff ein:

• Aus der Gruppe Zahl die Liste Zahlenformat

• Aus der Gruppe Formatvorlagen den Befehl Als Tabelle formatieren

Beachten Sie, dass diese beiden Befehle in der Symbolleiste für den Schnellzugriff genau so dargestellt werden wie im Menüband. Wenn Sie auf Zahlenformat klicken, sehen Sie eine Liste. Ein Klick auf Als Tabelle formatieren zeigt einen Katalog an.

Fügen Sie aus der Gruppe Blattoptionen der Registerkarte Seitenlayout die Befehle Gitternetzlinien anzeigen und Überschriften anzeigen in die Symbolleiste für den Schnellzugriff ein. Beachten Sie, dass beide Befehle in der Symbolleiste als Kontrollkästchen mit identischer Beschriftung angezeigt werden.

Zeigen Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die beiden Anzeigen-Befehle, um deren QuickInfos anzeigen zu lassen, und danach auf die gleichen Befehle im Menü-band. Die QuickInfos in der Symbolleiste für den Schnellzugriff und im Menüband sind identisch.

Öffnen Sie die Seite Symbolleiste für den Schnellzugriff des Dialogfelds Excel-Optionen und führen Sie dann die folgenden Aktionen durch:

• Lassen Sie im linken Bereich die Befehle der Registerkarte Ansicht anzeigen

• Fügen Sie die Schaltfläche Umbruchvorschau in die Symbolleiste für den Schnellzugriff ein

• Verschieben Sie die Schaltfläche Von A bis Z sortieren im rechten Bereich an das Ende der Liste. Hierdurch befindet sich die Schaltfläche an der rechten Seite der Symbolleiste für den Schnellzugriff, direkt links neben der Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen.

• Fügen Sie zwischen den ursprünglichen und den neuen Befehlen ein Trennzeichen ein

• Fügen Sie zwischen den Befehlen Zahlenformat und Als Tabelle formatieren zwei Trennzeichen ein

Schließen Sie das Dialogfeld Excel-Optionen und sehen Sie sich in der Symbolleiste für den Schnellzugriff an, wie das einzelne und wie die doppelten Trennzeichen dargestellt werden.

Öffnen Sie erneut die Seite Symbolleiste für den Schnellzugriff des Dialogfelds Excel-Optionen.

Setzen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Standardkonfiguration zurück und schließen Sie dann das Dialogfeld Excel-Optionen. Beachten Sie, dass das Zurücksetzen der Symbolleiste für den Schnellzugriff nicht deren Position verändert.

Schließen Sie die Arbeitsmappe, ohne sie zu speichern.

Das Menüband anpassen

Lassen Sie das Fenster der Word-App anzeigen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Öffnen Sie die Seite Menüband anpassen des Dialogfelds Word-Optionen.

Entfernen Sie die Registerkarte Sendungen aus dem Menüband und fügen Sie die Registerkarte Entwicklertools ein (falls sie nicht bereits sichtbar ist).

Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Registerkarte und nennen Sie sie Meine Formen.

Verschieben Sie die Registerkarte Meine Formen in der Liste auf der rechten Seite ganz nach oben. Hierdurch wird sie zur ersten optionalen Registerkarte und wird direkt rechts neben der Registerkarte Datei angezeigt.

Ändern Sie den Namen der benutzerdefinierten Gruppe in Runde Formen ab und wählen Sie für die Gruppe ein gebogenes oder rundes Symbol aus.

Erstellen Sie auf der Registerkarte Meine Formen eine weitere benutzerdefinierte Gruppe. Nennen Sie die Gruppe Eckige Formen und wählen Sie für diese Gruppe ein quadratisches oder dreieckiges Symbol aus.

Klicken Sie in der Liste Befehle auswählen auf Nicht im Menüband enthaltene Befehle. Fügen Sie aus der Liste die Befehle Bogen und Ellipse in die Gruppe Runde Formen ein. Fügen Sie danach die Befehle Gleichschenkliges Dreieck und Rechteck in die Gruppe Eckige Formen ein.

Schließen Sie das Dialogfeld Word-Optionen und öffnen Sie die von Ihnen erstellte, benutzerdefinierte Registerkarte. Klicken Sie den Befehl Bogen an und zeichnen Sie mit gedrückter Maustaste auf der Seite einen Bogen.

Verkleinern Sie die Breite des App-Fensters mindestens so weit, dass eine der benutzerdefinierten Gruppen reduziert dargestellt wird und prüfen Sie, dass das von Ihnen ausgewählte Symbol auf der Gruppenschaltfläche angezeigt wird.

Stellen Sie die vorherige Größe des App-Fensters wieder her, öffnen Sie das Dialogfeld Word-Optionen und lassen Sie dort die Seite Menüband anpassen anzeigen.

Setzen Sie das Menüband auf die Standardkonfiguration zurück und schließen Sie dann das Dialogfeld.

Schließen Sie das Dokument, ohne es zu speichern.

2 Dateien erstellen und verwalten

In diesem Kapitel

Dateien erstellen

Datei öffnen und in Dateien navigieren

Unterschiedliche Ansichten für Dateien verwenden

Dateieigenschaften anzeigen und bearbeiten

Dateien speichern und schließen

Übungsdateien

Verwenden Sie für dieses Kapitel die Übungsdateien aus dem Ordner Office2016SfS\Kapitel02. Hinweise zum Download der Übungsdateien finden Sie in der Einleitung dieses Buchs.

Während Sie in Microsoft Word, Excel oder PowerPoint arbeiten, speichern Sie die erstellten Inhalte in einzelnen Dateien ab. In alle drei Apps können Sie beim Speichern zwischen verschiedenen Dateiformaten wählen und dabei dasjenige verwenden, das am besten passt. Die Standard-dateitypen sind Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen und PowerPoint-Präsentationen. Unabhängig von der App und dem Dateityp verwenden Sie ähnliche Techniken, um Dateien zu erstellen und um mit den Inhalten zu arbeiten, um die Darstellung der Inhalte anzupassen und um die Informationen zu ändern, die gemeinsam mit jeder Datei gespeichert werden (den sogenannten Eigenschaften).

Beim Arbeiten mit Outlook kommt es nur selten vor, dass Sie Dateien erstellen (obwohl Sie dort Vorlagendateien erstellen und Outlook-Elemente als Dateien speichern können). Das Unterthema dieses Kapitels, das auch für Outlook von Bedeutung ist, sind die Ansichten. In Outlook können Sie zwar nicht die Ansicht eines Dokuments ändern, jedoch die eines der Module, wie beispielsweise die Darstellung des Kalendermoduls. Module in unterschiedlichen Ansichten darstellen zu können hilft dabei, bestimmte Elemente und Informationen schneller und einfacher zu finden. In Word, Excel und PowerPoint helfen die verschiedenen Ansichten, einfacher im betreffenden Dokument, der Arbeitsmappe und der Präsentation zu arbeiten. Die verschiedenen Apps stellen unterschiedliche Ansichten zur Verfügung, die auf die Inhalte zugeschnitten sind, die Sie mit der App bearbeiten.

Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie Dateien erstellen und öffnen, wie Sie sich in Dateien bewegen, wie Sie die verschiedenen Ansichten wählen, wie Sie die Dateieigenschaften anzeigen und wie Sie Dateien speichern und schließen. Sie werden hierbei allgemeine Techniken verwenden, die für Dateien zur Verfügung stehen, die Sie mit Word, Excel und PowerPoint erstellen.

Dateien erstellen

Wenn Sie ein neues Dokument, eine neue Arbeitsmappe oder eine neue Präsentation erstellen, können Sie entweder mit einer leeren Datei beginnen oder eine Datei erstellen, die auf einer Designvorlage oder einer Inhaltsvorlage basiert.

Word und Excel stellen zahlreiche Inhaltsvorlagen zur Verfügung, die auf den Einsatzzweck angepasste Platzhalter enthalten, und mit denen Sie Dokumente und Arbeitsmappen erstellen können

PowerPoint stellt zwar auch einige Inhaltsvorlagen zur Verfügung, die meisten Vorlagen sind jedoch Designvorlagen, die bestimmte Formatierungsmerkmakle (Farben, Schriftarten und grafische Effekte) sowie Folienlayouts steuern. Jede Vorlage ist mit einem bestimmten Design verknüpft. Sie können so eine Präsentation erstellen, die auf einer Vorlage basiert und dann das gesamte Erscheinungsbild der Präsentation ändern, indem Sie ihr ein anderes Design zuweisen.

Wenn Sie Word, Excel oder PowerPoint starten, zeigt die App den Startbildschirm an, in dem Sie sowohl vorhandene Dateien öffnen als auch neue erstellen können.

Standardmäßig wird nach dem Start der Apps der Startbildschirm angezeigt (er kann jedoch deaktiviert werden)

WICHTIG Die Vorlagen, die standardmäßig in Ihrer Installation von Word, Excel und PowerPoint angezeigt werden, können sich von denen unterscheiden, die Sie in den Bildschirmabbildungen in diesem Buch sehen. Wie Sie die App verwenden und welche Updates Sie installieren beeinflusst, welche Vorlagen Sie sehen.

Neue Dateien lassen sich auf zwei unterschiedlichen Wegen erstellen:

Sie beginnen mit einem leeren Dokumente, einer leeren Arbeitsmappe oder einer leeren Präsentation, das/die lediglich eine Seite, ein Arbeitsblatt oder eine Folie enthält. Sie fügen dann weitere Inhalte ein, passen die Struktur an, weisen den verschiedenen Elementen andere Formatierungsmerkmale zu und nehmen alle weiteren erforderlichen Konfigurationsänderungen vor.

Sie können Zeit sparen, indem Sie Ihre Datei auf einer der vielen Inhalts- und Design-vorlagen basieren, die sich im Lieferumfang der Office-Apps befinden. Außerdem können Sie sich eine Vorschau weiterer Vorlagen auf der Office-Website ansehen und sie von dort herunterladen. Diese Vorlagen enthalten nicht nur die Designelemente, sondern auch Vorschläge für den Inhalt, der auf einen bestimmten Typ von Datei zugeschnitten ist, wie beispielsweise Berichte oder Präsentationen für eine Produkteinführung. Nachdem Sie eine Vorlage heruntergeladen haben, passen Sie einfach den in der Vorlage enthaltenen Inhalt so an, dass er zu Ihren Anforderungen passt.

Ein leeres Dokument, eine leere Arbeitsmappe oder eine leere Präsentation erstellen

Starten Sie die App.

Wenn der Startbildschirm angezeigt wird, drücken Sie die -Taste.

oder

Wenn die App bereits gestartet ist, klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen.

Klicken Sie auf der linken Seite der Backstage-Ansicht auf Neu, um die Seite Neu zu öffnen.

Klicken Sie auf der Seite Neu der Backstage-Ansicht auf Leeres Dokument, Leere Arbeitsmappe oder Leere Präsentation.

Designvorlagen in der Vorschau ansehen

Öffnen Sie die Seite Neu der Backstage-Ansicht.

Führen Sie im Bereich auf der rechten Seite der Seite Neu einen Bildlauf durch, um sich die Designvorlagen anzusehen, die gemeinsam mit der App installiert wurden.

Klicken Sie eine der Minitaturansichten an, um das Vorschaufenster zu öffnen, in dem eine Beispielseite des Dokuments, des Arbeitsblatts oder der Titelseite angezeigt wird.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um basierend auf der Vorlage, die derzeit im Vorschaufenster angezeigt wird, ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation zu erstellen

• Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Vorschaufenster, um die nächste Vorlage zu sehen, oder auf den Pfeil links neben den Vorschaufenster, um die vorige Vorlage zu sehen

• Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Vorschaufensters auf die Schaltfläche Schließen, um das Vorschaufenster zu schließen, ohne ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation zu erstellen

Ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation auf der Basis einer installierten Vorlage erstellen

Öffnen Sie die Seite Neu der Backstage-Ansicht.

Führen Sie einen Bildlauf durch und suchen Sie nach einer Vorlage bzw. einem Design, die/das Sie verwenden wollen.

Doppelklicken Sie die Miniaturansicht der Vorlage an, um die Datei zu erstellen.

Ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation auf der Basis einer Online-vorlage erstellen

Öffnen Sie die Seite Neu der Backstage-Ansicht.

Geben Sie in das Suchfeld im oberen Bereich der Seite einen Suchbegriff ein, der zum Inhalt oder zum Design passt, nach dem Sie suchen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Suchen.

oder

Klicken Sie unterhalb des Suchfelds auf einen der empfohlenen Suchbegriffe.

Geben Sie einen Suchbegriff ein, um passende Vorlagen zu finden

Klicken Sie in der Liste Kategorie eine oder mehrere Kategorien an, um die Vorlagen weiter zu filtern.

Wenn Sie mehrere Kategorien anklicken, wenden Sie mehrere Filter an

TIPP Die Namen der als Filter verwendeten Kategorien werden in der Liste farbig hervorgehoben. Um einen Filter zu entfernen, zeigen Sie auf den Namen der Kategorie und klicken Sie dann auf das X, das neben dem Namen angezeigt wird. Sie können auch auf den Namen einer Kategorie doppelklicken.

Führen Sie einen Bildlauf durch und suchen Sie nach der Vorlage oder dem Design, die/das am besten passt.

Doppelklicken Sie die Miniaturansicht der Vorlage an, um auf der Grundlage dieser Vorlage eine Datei zu erstellen.

TIPP Wenn die App die Vorschaufunktion unterstützt, können Sie das Miniaturbild anklicken, um eine Vorschau der Designvorlage zu öffnen. Klicken Sie auf die Pfeile links und rechts von Weitere Bilder, um die in der Vorlage definierten Inhalte zu sehen. Klicken Sie dann im Vorschaufenster auf Erstellen, um die Datei zu erstellen.

Datei öffnen und in Dateien navigieren

Im Startbildschirm, der standardmäßig nach dem Start von Word, Excel und PowerPoint angezeigt wird, wird eine Liste der zuletzt in der App verwendeten Dateien sowie ein Link angezeigt, um weitere, bereits vorhandene Dateien zu öffnen. Wenn die Datei, die Sie öffnen wollen, im Startbildschirm angezeigt wird, können Sie sie direkt von hier aus öffnen. Anderen-falls öffnen Sie Dateien mit der Seite Öffnen der Backstage-Ansicht.

Auf der Seite Öffnen werden alle Speicherorte angezeigt, die Sie mit Office verbunden haben

Wenn Sie ein Dokument öffnen, das auf einer Bildschirmseite nicht vollständig sichtbar ist, können Sie die vertikale Bildlaufleiste verwenden, um andere Bereiche des Dokuments anzuzeigen, ohne dass hierdurch die Position der Einfügemarke verändert wird:

Klicken Sie auf die Bildlaufpfeile, um den Inhalt zeilenweise zu scrollen

Klicken Sie oberhalb oder unterhalb des Bildlauffelds, um den Inhalt bildschirmweise nach oben oder unten zu scrollen

Ziehen Sie das Bildlauffeld auf der Bildlaufleiste, um den Teil des Dokuments anzeigen zu lassen, der der Position des Bildlauffelds entspricht. Wenn Sie das Bildlauffeld beispielsweise in die Mitte der Bildlaufleiste ziehen, wird ungefähr die Mitte des Dokuments angezeigt.

Wenn das Dokument so breit ist, dass es nicht komplett auf den Bildschirm passt, zeigt Word eine horizontale Bildlaufleiste an, die Sie ähnlich wie die vertikale verwenden können, um den Inhalt nach links oder nach rechts zu scrollen.

Sie können sich auch im Dokument bewegen, indem Sie die Einfügemarke verschieben. Um die Einfügemarke an eine bestimmte Position zu bringen, klicken Sie diese Stelle einfach an. Sie können auch eine Taste auf Ihrer Tastatur drücken und so die Einfügemarke verschieben. Wenn Sie beispielsweise die Taste drücken, wird die Einfügemarke an den Anfang einer Zeile verschoben.

Die folgende Tabelle enthält einige der Tastenkombinationen, mit denen Sie die Einfügemarke verschieben können.

Bewegung der Einfügemarke

Taste oder Tastenkombination

Ein Zeichen nach links

Ein Zeichen nach rechts

Eine Zeile nach oben

Eine Zeile nach unten

Ein Wort nach links

Ein Wort nach rechts

Ein Absatz nach oben

Einen Absatz nach unten

An den Anfang der aktuellen Zeile

An das Ende der aktuellen Zeile

An den Anfang des Dokuments

An das Ende des Dokuments

An den Anfang der vorherigen Seite

An den Anfang der nächsten Seite

Einen Bildschirm nach oben

Einen Bildschirm nach unten

In längeren Dokumenten wollen Sie vielleicht schnell zwischen bestimmten Elementen navigieren, beispielsweise von Überschrift zu Überschrift, von Seite zu Seite, oder von Grafik zu Grafik. Dies können Sie im Navigationsbereich erledigen.

Navigieren Sie schnell zwischen Objekten eines bestimmten Typs

Ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation öffnen, das/die zuletzt verwendet wurde

Starten Sie Word, Excel oder PowerPoint.

Klicken Sie im Startbildschirm in der Liste Zuletzt verwendet den Namen der Datei an, die Sie öffnen wollen.

oder

Wenn die App bereits gestartet ist klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen.

Klicken Sie im linken Bereich der Backstage-Ansicht auf Öffnen, um die Seite Öffnen anzuzeigen.

Führen Sie in der Liste auf der rechten Seite der Seite Öffnen einen Bildlauf durch, um nach der Datei zu suchen, die Sie öffnen wollen, und klicken Sie dann den Namen der Datei an.

Ein vorhandenes Dokument oder eine vorhandene Arbeitsmappe/Präsentation öffnen

Starten Sie Word, Excel oder PowerPoint.

Klicken Sie unten links im Startbildschirm auf Weitere Dokumenttypen öffnen, um die Seite Öffnen der Backstage-Ansicht anzeigen zu lassen.

oder

Wenn die App gestartet ist, zeigen Sie die Backstage-Ansicht an und klicken Sie dann auf Öffnen, um die Seite Öffnen anzeigen zu lassen.

Klicken Sie im Bereich Orte den lokalen oder den Netzwerkspeicherort an, in dem sich die Datei befindet.

In der Liste Orte werden alle Speicherorte angezeigt, die Sie mit den Office-Apps verbunden haben

Verwenden Sie die folgenden Methoden, um zum Ordner zu navigieren, in dem sich die gewünschte Datei befindet:

• Klicken Sie im Bereich auf der rechten Seite einen der zuletzt verwendeten Ordner an. Klicken Sie dann weitere Unterordner an, bis Sie im gewünschten Ordner angekommen sind.

• Klicken Sie im Bereich auf der linken Seite auf Durchsuchen, um das Dialogfeld Öffnen zu öffnen. Klicken Sie dann einen Ordner im Navigationsbereich an, doppelklicken Sie einen Ordner in der Dateiliste an oder geben Sie den Ordnernamen in die Adressleiste an.

Doppelklicken Sie die Datei an, die Sie öffnen möchten.

TIPP Sie können im Dialogfeld Öffnen den Namen einer Datei und dann den Pfeil der Schaltfläche Öffnen anklicken, um eine Liste mit weiteren Optionen zum Öffnen der Datei zu sehen. Um sich eine Datei anzuschauen, ohne dabei versehentlich Änderungen durchzuführen, können Sie die Datei schreibgeschützt öffnen, eine Kopie der Datei öffnen oder die Datei in geschützter Ansicht öffnen. Außerdem können Sie die Datei in einem Webbrowser anzeigen lassen. Für den Fall, dass Ihr Computer abgestürzt ist oder sich ein ähnlicher Vorfall ereignet hat, können Sie die App anweisen, die Datei zu öffnen und eventuell in der Datei vorhandene Fehler zu reparieren.

Den Navigationsbereich eines Word-Dokuments öffnen

Schalten Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anzeigen das Kontrollkästchen Navigationsbereich ein.

In einem Word-Dokument zu bestimmten Objekten navigieren

Öffnen Sie den Navigationsbereich und führen Sie dann eine oder mehrere der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie oben im Aufgabenbereich Navigation auf Überschriften. Klicken Sie dann eine der Überschriften an, um direkt zu dieser Stelle im Dokument zu gehen.

• Klicken Sie oben im Aufgabenbereich Navigation auf Seiten. Klicken Sie dann eine der Miniaturansichten an, um direkt zu dieser Seite im Dokument zu gehen.

• Klicken Sie an der rechten Seite des Suchfelds auf den Pfeil. Klicken Sie dann in der Liste Suchen den Objekttyp an, zu dem Sie navigieren wollen. Verwenden Sie dann die Pfeilschaltflächen Nächste und Vorherige, um einen Bildlauf zum nächsten bzw. vorherigen Objekt durchzuführen.

Unterschiedliche Ansichten für Dateien verwenden

Sie können den Inhalt einer Datei in allen Apps in unterschiedlichen Ansichten anzeigen lassen. Jede Ansicht dient einem bestimmten Zweck. Die Ansichten der einzelnen Apps sind auf die Inhalte zugeschnitten, die mit der betreffenden App erstellt und bearbeitet werden.

Word 2016 stellt die folgenden Ansichten zur Verfügung:

Seitenlayoutansicht Diese Ansicht stellt das Dokument so dar, wie es gedruckt wird. Sie können in der Ansicht die Seitenränder, Seitenumbrüche, Kopf- und Fußzeilen sowie Wasserzeichen sehen und bearbeiten.

Ansicht Lesemodus Diese Ansicht stellt den Inhalt eines Dokuments so dar, dass er auf dem Bildschirm optimal gelesen werden kann. In dieser Ansicht wird das Menüband durch eine Symbolleiste ersetzt, die sich am oberen Rand des Bildschirms befindet, und die Schaltflächen für das Suchen und das Navigieren im Dokument enthält. Sie können in dieser Ansicht Kommentare lesen und bearbeiten; das Dokument selbst kann jedoch nicht bearbeitet werden.

Weblayoutansicht Diese Ansicht stellt das Dokument so dar, wie es in einem Webbrowser dargestellt wird. Sie können Hintergründe sowie andere Effekte sehen. Außerdem können Sie sehen, wie der Text umgebrochen wird, um sich an die Fenstergröße anzupassen und wie Grafiken positioniert werden.

Gliederungsansicht In dieser Ansicht wird die Struktur des Dokuments in Form von verschachtelten Überschriftenebenen und dem Textkörper dargestellt. Außerdem finden Sie dort Werkzeuge, um die Ebenen darzustellen und zu ändern.

Entwurfsansicht In dieser Ansicht wird das Dokument in einem vereinfachten Layout dargestellt, in dem Sie Text schnell eingeben und bearbeiten können. Einige der Seitenelemente, wie beispielsweise Kopf- und Fußzeilen, werden in der Entwurfsansicht nicht angezeigt.

Excel 2016 stellt die folgenden Ansichten zur Verfügung:

Normalansicht Diese Ansicht zeigt das Arbeitsblatt mit Spalten- und Zeilenüberschriften an

Seitenlayoutansicht Diese Ansicht stellt das Arbeitsblatt so auf dem Bildschirm an, wie es gedruckt wird, einschließlich der Seitenelemente wie Kopf- und Fußzeilen

Umbruchvorschau In dieser Ansicht wird nur der Teil des Arbeitsblatts angezeigt, in dem sich Inhalte befinden sowie die Seitenumbrüche. In dieser Ansicht können Sie die Seitenumbrüche ziehen, um sie zu verschieben.

PowerPoint 2016 stellt die folgenden Ansichten zur Verfügung:

Normalansicht In dieser Ansicht werden die Miniaturen an der linken, der Arbeitsbereich für die Folien an der rechten und ein optionaler Notizenbereich unten am Fenster angezeigt. Im Bereich mit den Miniaturansichten können Sie Folien erstellen, ausschneiden, kopieren, einfügen, duplizieren und löschen. Den Folieninhalt bearbeiten Sie im Folienbereich und im Notizenbereich können Sie Sprechernotizen erstellen.

Ansicht Notizenseite Dies ist die einzig Ansicht, in der Sie Sprechernotizen erstellen können, die nicht aus reinem Text bestehen. Text lässt sich auch im Notizenbereich der Normalansicht hinzufügen; um in die Notizen Grafiken, Tabellen oder Diagramme einzufügen, müssen Sie zur Ansicht Notizenseite wechseln.

Gliederungsansicht In dieser Ansicht wird im Gliederungsbereich die Textgliederung der Präsentation angezeigt. Die aktive Folie ist im Folienbereich sichtbar. Sie können Text entweder direkt auf der Folie oder im Gliederungsbereich eingeben.

Leseansicht Diese Ansicht ist ideal, um sich eine Vorschau der Präsentation anzuschauen. Die Folien werden bildschirmfüllend dargestellt und Sie können die Navigationsleiste verwenden, um zwischen Folien zu blättern und um direkt zu einer bestimmten Folie zu springen.

Ansicht Bildschirmpräsentation In dieser Ansicht wird von der Präsentation der gesamte Bildschirm beansprucht, wobei PowerPoint mit der aktuellen Folie beginnt. In dieser Ansicht werden nur die Folien und keine Referentenwerkzeuge angezeigt.

Ansicht Foliensortierung In dieser Ansicht werden alle Folien der Präsentation als Miniaturansichten dargestellt. Mit dieser Ansicht verwalten und organisieren Sie die Folien; sie ist nicht für das Bearbeiten der Folieninhalte gedacht. Sie können in dieser Ansicht einfach die Folien neu anordnen, Folien zu Abschnitten zusammenfassen und eine oder mehrere Folien mit einem Folienübergang versehen. Außerdem können Sie festlegen, wie lange jede Folie auf dem Bildschirm angezeigt werden soll.

Zum Wechseln der Ansicht verwenden Sie entweder den Bereich Ansichtssymbole an der rechten Seite der Statusleiste oder die Schaltflächen auf der Registerkarte Ansicht im Menüband.

Die aktive Ansicht wird hervorgeben dargestellt

Wenn Sie sich auf das Layout eines Dokuments, einer Arbeitsmappe oder einer Präsentation konzentrieren wollen, können Sie Lineale und Gitternetzlinien anzeigen lassen, die Sie beim Positionieren und Ausrichten von Elementen unterstützen. Außerdem können Sie den Vergrößerungsfaktor des Bereichs mit den Inhalten ändern, indem Sie die Werkzeuge in der Gruppe Zoom auf der Registerkarte Ansicht verwenden oder die Zoomschaltflächen sowie den Zoom-regler an der rechten Seite der Statusleiste.

Um gleichzeitig mit verschiedenen Bereichen des gleichen Dokuments oder der gleichen Arbeitsmappe zu arbeiten, können Sie die Datei in einem zweiten Fenster öffnen und beide Fenster anzeigen lassen, oder ein Fenster in zwei Bereiche aufteilen, in denen Sie unabhängig voneinander den Bildlauf durchführen können. Sie können einfach zwischen geöffneten Dateien wechseln und gleichzeitig mehr als ein App-Fenster anzeigen lassen.

Ein Feature, das äußerst nützlich ist, um dem Layout eines Word-Dokuments den letzten Schliff zu geben, findet sich nicht auf der Registerkarte Ansicht, sondern auf der Registerkarte Start. Zahlreiche, nicht druckbare Zeichen, wie Tabstopps, Leerzeichen und Absatzmarken, steuern das Layout des Dokuments. Verborgene Zeichen stellen die Struktur für verschiedene Prozesse bereit, die hinter den Kulissen ablaufen, wie beispielsweise das Erstellen von Stichwortverzeichnissen. Ob diese Zeichen angezeigt werden, können Sie für jedes Fenster getrennt festlegen.

Zwischen den Ansichten einer Datei wechseln

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie in der Statusleiste im Bereich Ansichtssymbole auf die Schaltfläche der Ansicht, die Sie aktivieren wollen

TIPP Wenn Sie in PowerPoint auf die Schaltfläche Normal klicken, während die Normalansicht aktiv ist, können Sie zwischen der Normal- und der Gliederungsansicht hin und her wechseln.

• Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Ansichten oder Arbeitsmappenansichten oder Präsentationsansichten auf die Schaltfläche der Ansicht, die Sie aktivieren wollen

Den Vergrößerungsfaktor der Inhalte im App-Fenster ändern

Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Zoom auf die Schaltfläche Zoom, um das gleichnamige Dialogfeld zu öffnen.

Sie können einen der vordefinierten Vergrößerungsfaktoren auswählen oder einen bestimmten Prozentsatz eingeben

Wählen Sie im Dialogfeld Zoom im Bereich Zoommodus eine der Optionen aus, oder geben Sie in das Feld Prozent einen bestimmten Prozentwert ein und klicken Sie dann auf OK.

oder

Führen Sie im Bereich Zoom an der rechten Seite der Statusleiste eine oder mehrere der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie links neben dem Zoomregler auf die Schaltfläche Verkleinern, um den Zoomfaktor zu verkleinern

• Klicken Sie rechts neben dem Zoomregler auf die Schaltfläche Vergrößern, um den Zoomfaktor zu vergrößern

• Klicken Sie in PowerPoint an der rechten Seite der Statusleiste auf die Schaltfläche Folie an das aktuelle Fenster anpassen.

Ein Klick auf die Schaltfläche Folie an das aktuelle Fenster anpassen ist ein schneller Weg, um eine Folie im größtmöglichen Zoomfaktor komplett im Folienbereich darzustellen

In einem Dokument oder einer Präsentation Lineale, Gitternetzlinien oder Führungslinien anzeigen

Führen Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anzeigen eine oder mehrere der folgenden Aktionen durch:

• Schalten Sie das Kontrollkästchen Lineal ein oder aus

• Schalten Sie das Kontrollkästchen Gitternetzlinien ein oder aus

• Schalten Sie in PowerPoint das Kontrollkästchen Führungslinien ein oder aus

In einem Dokument nicht druckbare Zeichen und Formatierungssymbole anzeigen

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf die Schaltfläche Alle anzeigen.

Ein Fenster in zwei Bereiche teilen

Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Fenster auf die Schaltfläche Teilen.

Ein anderes derzeit geöffnetes Dokument bzw. Arbeitsmappe oder Präsentation anzeigen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Fenster auf die Schaltfläche Fenster wechseln und klicken Sie dann die Datei an, die Sie anzeigen wollen

• Zeigen Sie in der Windows-Taskleiste auf die Schaltfläche der App und klicken Sie dann die Miniaturansicht der Datei an, die Sie anzeigen wollen

Gleichzeitig mehrere geöffnete Dateien des gleichen Typs anzeigen

Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Fenster auf die Schaltfläche Alle anordnen.

Dateieigenschaften anzeigen und bearbeiten

Dateieigenschaften sind Dateiattribute und Einstellungen, wie der Dateiname, die Größe, das Erstelldatum, der Autor oder ein zugewiesener Schreibschutz. Ein Teil der Eigenschaften stellen dem Betriebssystem und anderen Apps bestimmte Informationen zur Verfügung. Sie können die Eigenschaften innerhalb eines Dokuments, einer Arbeitsmappe oder einer Präsentation anzeigen lassen (es ist beispielsweise möglich, die Nummer einer Folie auf der Folie anzeigen zu lassen). Word, Excel und PowerPoint kümmern sich bei einem Teil der Eigenschaften darum, dass sie Ihnen zur Verfügung stehen. Andere Eigenschaften können Sie selbst festlegen.

Sie können sich die Eigenschaften einer Office-Datei auf der Seite Informationen der Backstage-Ansicht anzeigen lassen.

Einige der Eigenschaften, die in einer typischen PowerPoint-Präsentation gespeichert werden

Dateitypen und Kompatibilität zu früheren Versionen der Office-Apps

Die Office 2016-Apps verwenden ein Dateiformat, das auf einer Programmiersprache mit dem Namen Extensible Markup Language, kurz XML, basiert. Diese Dateiformate werden Microsoft Office Open XML genannt und wurden mit Microsoft Office 2007 eingeführt.

Jede der Office 2016-Apps stellt mehrere Dateiformate zur Verfügung, die jeweils bestimmte Vorteile bieten. Zu den Dateiformaten und Dateierweiterungen für Word 2016-Dateien gehören die Folgenden:

Word-Dokument (.docx)

Word-Dokument mit Makros (.docm)

Word-Vorlage (.dotx)

Word-Vorlage mit Makros (.dotm)

Word-XML-Dokument (.xml)

Zu den Dateiformaten und Dateierweiterungen für Excel 2016-Dateien gehören die Folgenden:

Excel-Arbeitsmappe (.xlsx)

Excel-Arbeitsmappe mit Makros (.xlsm)

Excel-Binärarbeitsmappe (.xlsb)

Excel-Vorlage (.xltx)

Excel-Vorlage mit Makros (.xltm)

Excel-Add-In (.xlam)

Zu den Dateiformaten und Dateierweiterungen für PowerPoint 2016-Dateien gehören die Folgenden:

PowerPoint-Präsentation (.pptx)

PowerPoint-Präsentation mit Makros (.pptm)

PowerPoint-Vorlage (.potx)

PowerPoint-Vorlage mit Makros (.potm)

PowerPoint-Bildschirmpräsentation (.ppsx)

PowerPoint-Bildschirmpräsentation mit Makros (.ppsm)

PowerPoint-Add-In (.ppam)

PowerPoint XML-Präsentation (.xml)

PowerPoint-Bildpräsentation (.pptx)

In den verschiedenen Apps stehen Ihnen Dialogfeld Speichern unter weitere Dateitypen, die nicht spezifisch für die Office-Apps sind, zur Verfügung. Hierzu gehören Textdateien, Webseiten sowie PDF- und XPS-Dateien.

Sie können in einer Office 2016-App Dateien öffnen, die mit Office 2003, Office XP, Office 2000 oder Office 97 erstellt wurden, jedoch stehen Ihnen dann die neuen Features der App nicht zur Verfügung. In der Titelleiste wird dann rechts neben dem Dateinamen der Text [Komptabilitätsmodus] angezeigt. Sie können die Datei entweder im Komptabilitätsmodus bearbeiten oder das Dokument in das aktuelle Dateiformat konvertieren. Öffnen Sie dazu die Seite Informationen der Backstage-Ansicht und klicken Sie im Abschnitt Komptabilitätsmodus auf die Schaltfläche Konvertieren. Außerdem können Sie in der Backstage-Ansicht auf Speichern unter klicken und dann eine Kopie der Datei im aktuellen Dateiformat speichern.

Falls Sie Dateien gemeinsam mit anderen Personen bearbeiten, die eine Office-Version vor 2007 einsetzen, können Sie Dateien in einem Dateiformat abspeichern, das von ihnen direkt verwendet werden kann. Wählen Sie dazu in der Liste Dateityp des Dialogfelds Speichern unter das Format der Office-Versionen 97–2003 aus. Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass Benutzer älterer Office-Versionen das Microsoft Office Compatibility Pack für Dateiformate von Word, Excel und PowerPoint herunterladen (zu finden auf download.microsoft.com), damit sie in älteren Office-Versionen Dateien öffnen können, die das neue Dateiformat verwenden.

Die einfachen Dateieigenschaften können Sie im Bereich Eigenschaften der Backstage-Ansicht Informationen bearbeiten oder entfernen und dort den Bereich Eigenschaften erweitern, um weitere Eigenschaften zu sehen. Sie können auch das Dialogfeld Eigenschaften öffnen, in dem Sie auf zahlreiche weitere Eigenschaften zugreifen können.

Dateieigenschaften anzeigen

Zeigen Sie die Seite Informationen der Backstage-Ansicht an. Die Standardeigenschaften der Datei werden im Bereich Eigenschaften an der rechten Seite angezeigt.

Klicken Sie unten im Bereich Eigenschaften auf Alle Eigenschaften anzeigen, um den Bereich zu erweitern und um weitere Eigenschaften zu sehen.

Klicken Sie oben im Bereich Eigenschaften auf Eigenschaften und klicken Sie dann auf Erweiterte Eigenschaften, um das Dialogfeld Dateiname Eigenschaften zu öffnen.

Dateieigenschaften bearbeiten

Klicken Sie im Bereich Eigenschaften den Wert der Eigenschaft an, die Sie bearbeiten wollen. Hierdurch wird das Textfeld aktiviert.

Geben Sie den Wert der Eigenschaft ein oder bearbeiten Sie ihn und drücken Sie dann die -Taste.

oder

Führen Sie im Dialogfeld Dateiname Eigenschaften eine oder beide der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Zusammenfassung das Textfeld rechts neben der Eigenschaft an, die Sie bearbeiten wollen. Geben Sie dann den Wert der Eigenschaft ein oder bearbeiten Sie ihn.

• Wählen Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Liste Name die Eigenschaft aus, die Sie bearbeiten wollen. Geben Sie dann im Feld Wert den Wert der Eigenschaft ein oder bearbeiten Sie ihn.

Dateien speichern und schließen

Um ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation das erste Mal zu speichern, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Speichern oder öffnen Sie die Backstage-Ansicht und klicken Sie dort auf Speichern unter. In beiden Fällen wird die Seite Speichern unter angezeigt, auf der Sie einen Speicherort auswählen können.

Speichern Sie die Datei an einem Onlinespeicherort, um von überall aus auf die Datei zugreifen zu können

Sie können die Datei in einem Ordner auf Ihrem Computer oder, falls Sie eine Internetverbindung haben, auf OneDrive speichern. Falls in Ihrem Unternehmen Microsoft SharePoint verwendet wird, können Sie eine SharePoint-Website hinzufügen, die dann im Bereich Speicherorte der Seite Speichern unter wie die anderen Ordner auch angezeigt wird.

SIEHE AUCH Weitere Informationen über OneDrive finden Sie im Kasten »Dateien auf OneDrive speichern« weiter hinten in diesem Kapitel.

Wenn Sie links unten auf der Seite Speichern unter auf Durchsuchen klicken, wird das Dialog-feld Speichern unter angezeigt, in dem Sie den Namen der Datei festlegen können.

Verwenden Sie die Standardverfahren von Windows, um mit der Adressleiste oder dem Navigationsbereich zu dem gewünschten Ordner zu wechseln

TIPP Falls Sie die Datei in einem neuen Ordner speichern wollen, klicken Sie in der Symbol-leiste des Dialogfelds auf Neuer Ordner.

Nachdem Sie eine Datei zum ersten Mal gespeichert haben, können Sie die Änderungen an der Datei speichern, indem Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Speichern klicken. Die neue Version der Datei überschreibt dann die vorherige.

TIPP Word, Excel und PowerPoint speichern die Datei, an der Sie arbeiten, in regelmäßigen Intervallen. Um das Zeitintervall zu konfigurieren, öffnen Sie die Backstage-Ansicht und klicken Sie dann auf Optionen. Klicken Sie in der Kategorienliste links im Dialogfeld Optionen auf Speichern und geben Sie dann im Feld AutoWiederherstellen-Informationen speichern alle X Minuten das gewünschte Zeitintervall ein.

Immer, wenn Sie ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation öffnen, wird eine neue Instanz der App gestartet. Sie können die Datei schließen und diese Instanz der App beenden. Wenn Sie lediglich ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation geöffnet haben, können Sie entweder die Datei schließen und gleichzeitig die App beenden oder die Datei schließen, aber die App geöffnet lassen.

Ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation zum ersten Mal speichern

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen.

Klicken Sie an der linken Seite der Backstage-Ansicht auf Speichern unter.

Führen Sie auf der Seite Speichern unter der Backstage-Ansicht eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie einen Speicherort und dann einen der zuletzt verwendeten Ordner an

• Klicken Sie auf Durchsuchen

Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu dem Ordner, in dem Sie die Datei speichern wollen.

Geben Sie in das Feld Dateiname den Namen der Datei ein.

Wenn Sie Sie Datei in einem anderen Format als dem, das in der Liste Dateityp angezeigt wird, speichern wollen, klicken Sie auf den Pfeil der Liste Dateityp und wählen Sie dann das gewünschte Dateiformat aus.

Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf Speichern.

Einen Cloudspeicherort hinzufügen

Klicken Sie auf der Seite Speichern unter der Backstage-Ansicht auf Ort hinzufügen.

Klicken Sie im Bereich Ort hinzufügen auf Office 365 SharePoint oder auf OneDrive.

Geben Sie im Fenster Einen Dienst hinzufügen die E-Mail-Adresse ein, mit der Sie sich bei dem Cloud-Dienst anmelden und klicken Sie dann auf Weiter.

Geben Sie im Fenster Anmelden das Kennwort des Kontos ein und klicken Sie dann auf Anmelden, um den mit diesem Konto verknüpften Cloudspeicherdienst in die Liste Orte einzufügen.

TIPP Um eine Kopie der Datei zu speichern, öffnen Sie die Seite Speichern unter der Backstage-Ansicht und speichern Sie die Datei entweder unter einem anderen Namen im gleichen Ordner oder unter dem gleichen Namen in einem anderen Ordner. (Sie können keine zwei Dateien des gleichen Typs und mit dem gleichen Namen im gleichen Ordner ablegen.)

Eine Datei speichern, ohne den Namen oder den Speicherort zu ändern

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern

• Klicken Sie an der linken Seite der Backstage-Ansicht auf Speichern

• Drücken Sie

Ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation schließen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie an der rechten Seite der Titelleiste auf die Schaltfläche Schließen, um die Datei und das Fenster der App zu schließen

• Öffnen Sie die Backstage-Ansicht und klicken Sie auf Schließen, um die Datei zu schließen, ohne die App zu beenden

• Zeigen Sie in der Windows-Taskleiste auf die Schaltfläche der App, damit für alle in der App geöffneten Dateien die Miniaturansichten angezeigt werden. Zeigen Sie auf die Miniaturansicht der Datei, die Sie schließen wollen und klicken Sie dann in der oberen rechten Ecke auf die Schaltfläche Schließen.

Dateien auf OneDrive speichern

Wenn Sie eine Office-Datei auf OneDrive speichern, können Sie und andere Personen, für die Sie die Datei freigegeben haben, die Datei entweder mit einer lokalen Installation der Office-Apps oder mit den Apps auf Office Online bearbeiten. (Die Office Online-Apps stehen in der OneDrive-Umgebung zur Verfügung.)

Falls die OneDrive-Welt Neuland für Sie darstellt, finden Sie nachfolgend eine kleine Einführung, die Sie bei den ersten Schritten unterstützt.

OneDrive ist eine der cloudbasierten Speicherlösungen. Der Zweck von OneDrive besteht darin, Ihnen einen Speicherort zur Verfügung zu stellen, auf dem Sie all Ihre Dateien speichern und auf diese zugreifen können. Auch wenn dies auf den ersten Blick ein einfaches Konzept zu sein scheint, so bietet es gerade für diejenigen, die Word oder andere Office-Produkte auf mehreren Geräten verenden, enorme Vorteile. Auf OneDrive können Sie von Windows-PCs, Macs, vom iPad und anderen Tablets sowie von Windows-, iOS- und Android-Smartphones aus zugreifen.

Sie können so beispielsweise in Ihrem Büro auf einem Desktop-Computer eine Datei erstellen, diese zu Hause auf Ihrem Laptop fertigstellen und die Datei auf Ihrem Smartphone bearbeiten, während Sie in einem Restaurant auf Ihren Lunch warten. Wenn Sie innerhalb Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Organisation die komplette Office-Suite verwenden, können Sie die Datei zusätzlich von Ihrem Tablet aus in einer Online-Besprechung auf Skype for Business präsentieren, obwohl die Datei auf einem zentralen Speicherort gespeichert ist.

Derzeit gibt es OneDrive in zwei Varianten, einer für den persönlichen und einer zweiten für den geschäftlichen Einsatz:

OneDrive Ein persönlicher OneDrive-Speicherplatz steht Ihnen mit jedem Microsoft-Konto kostenlos zur Verfügung. OneDrive ist jeweils mit einem bestimmten Konto verknüpft.

OneDrive for Business Mit jedem Office 365-Business-Abonnement steht Ihnen ein speziell auf Unternehmen zugeschnittener OneDrive-Speicher zur Verfügung, der früher Bestandteil der MySites-Lösung von SharePoint war. Diese Speicherorte sind Bestandteil der Office 365-Online-Infrastruktur für Unternehmen.

Möglicherweise stehen Ihnen beide OneDrive-Speicherorte zur Verfügung. Sollte dies der Fall sein, können Sie Ihre Office-Apps mit beiden OneDrive-Varianten verbinden.

In diesem Buch werden OneDrive und OneDrive for Business unter dem Begriff OneDrive-Speicherort zusammengefasst.

Um mit OneDrive eine praktisch gut einsetzbare Onlinespeicherlösung zur Verfügung stellen, unterstützt Microsoft auf OneDrive auch das Speichern von sehr großen Dateien (bis zu jeweils 10 Gigabyte). Der kostenlos verfügbare Speicherplatz ist pro Microsoft-Konto auf 7 Gigabyte begrenzt; wer ein Office 365-Abonnement besitzt, dem stehen auf OneDrive 1 Terabyte Speicherplatz zur Verfügung.

Dateien, die Sie auf OneDrive speichern, sind standardmäßig kennwortgeschützt und nur Sie können auf die Dateien zugreifen. Sie können jedoch einzelne Dateien oder gesamte Ordner für andere Personen freigeben, indem Sie eine personalisierte Einladung versenden oder Freigabelinks abrufen, die entweder nur das Lesen oder auch das Bearbeiten der Dateien ermöglichen. Sie können auf unterschiedliche Weisen auf die auf OneDrive gespeicherten Dateien zugreifen:

Direkt aus Word, Excel, PowerPoint und OneNote heraus, wenn Sie Dateien öffnen oder speichern

Über den Windows Datei-Explorer, wenn Sie den Inhalt von OneDrive mit Ihrem Computer synchronisieren

Über einen Webbrowser. Persönliche OneDrive-Speicherorte erreichen Sie über die Adresse https://onedrive.live.com. OneDrive-Speicherorte für Unternehmen verwenden Adressen, die mit Ihrem Office 365-Konto verknüpft sind, wie beispielsweise https://contoso-my.sharepoint.com/personal/joan_contoso_com/.

Da sich die OneDrive- und OneDrive for Business-Speicherorte in allen Versionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote leicht konfigurieren lassen, stellt OneDrive eine einfache und nützliche Cloudspeicherlösung dar. Darüber hinaus ist OneDrive kostenlos bzw. in Ihrem Office 365-Abonnement enthalten.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie folgendes gelernt

Erstellen von Dateien

Öffnen von und Navigieren in Dateien

Darstellen von Dateien in verschiedenen Ansichten

Anzeigen und Bearbeiten von Dateieigenschaften

Speichern und Schließen von Dateien

Übungsaufgaben

Sie finden Sie Übungsdateien für die nachfolgenden Aufgaben im Ordner Office2016SfS\Kapitel02. Sie können die Ergebnisse der folgenden Aufgaben im gleichen Ordner speichern

Dateien erstellen

Führen Sie die folgenden Aufgaben durch:

Starten Sie PowerPoint und erstellen Sie eine neue, leere Präsentation.

Zeigen Sie die für Präsentationen verfügbaren Designvorlagen an.

Schauen Sie sich die Vorschau einer Vorlage an, die Ihnen gefällt.

Sehen Sie sich die Vorschau der nächsten oder vorherigen Vorlage an, ohne das Vorschaufenster zu schließen.

Erstellen Sie vom Vorschaufenster aus eine Vorlage, die auf der derzeit angezeigten Vorlage basiert. Beachten Sie, dass die nicht gespeicherte, leere Präsentation geschlossen wird.

Lassen Sie die Präsentation geöffnet. Sie wird in einer späteren Übung benötigt.

Dateien öffnen und in Dateien navigieren

Starten Sie Word und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Öffnen Sie das Dokument Navigieren in Dateien aus dem Ordner mit den Übungsdateien.

Klicken Sie in der zweiten Zeile des Dokumenttitels an der rechten Seite des Absatzes, um die Einfügemarke dort zu positionieren.

Verwenden Sie die Tastatur, um die Einfügemarke an den Anfang der Zeile zu bewegen.

Verwenden Sie die Tastatur, um die Einfügemarke an den Anfang des Wortes Hausordnung zu bewegen.

Verwenden Sie die Tastatur, um die Einfügemarke an das Ende des Dokuments zu bewegen.

Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um die Mitte des Dokuments anzuzeigen.

TIPP Wenn die vertikale Bildlaufleiste nicht sichtbar ist, bewegen Sie den Mauszeiger, um sie anzuzeigen.

Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um die vorige oder die folgende Bildschirmseite des Dokuments anzuzeigen.

Öffnen Sie den Navigationsbereich.

Klicken Sie im Navigationsbereich die Überschrift Grünanlagen an, um die Einfügemarke direkt zu der ausgewählten Überschrift zu verschieben.

Klicken Sie im oberen Bereich des Navigationsbereichs auf Seiten. Scrollen Sie dann durch die Miniaturansichten der Seiten, um einen Eindruck davon zu bekommen, wie viele Details sichtbar sind. Klicken Sie dann die Miniaturansicht von Seite 5 an, um die Einfügemarke direkt an den Anfang der ausgewählten Seiten zu bewegen.

Klicken Sie an der rechten Seite der Titelleiste des Navigationsbereichs auf die Schaltfläche Schließen (das X), um den Aufgabenbereich zu schließen.

Schließen Sie das Dokument, ohne es zu speichern.

Unterschiedliche Ansichten für Dateien verwenden

Öffnen Sie die Präsentation Ansichten verwenden und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Zeigen Sie in der Normalansicht Folie 2 der Präsentation an. Wechseln Sie dann zur Ansicht Bildschirmpräsentation.

Bewegen Sie sich vorwärts durch die Präsentation, bis Sie an deren Ende angekommen sind. Schalten Sie dann auf die Foliensortierungsansicht um und wählen Sie Folie 1 aus.

Zeigen Sie die Präsentation in der Leseansicht an. Verwenden Sie eine beliebige Methode, um zu Folie 4 zu navigieren und verwenden Sie dann die schnellste Methode, um zu Folie 1 zurückzukehren.

Zeigen Sie die Präsentation in der Normalansicht an.

Verwenden Sie die Befehle auf der Registerkarte Ansicht, um die Präsentation Ansichten verwenden und die Präsentation, die Sie in der ersten Übungsaufgabe erstellt haben, auf dem Bildschirm nebeneinander anzuzeigen.

Blenden Sie in der Präsentation Ansichten verwenden die Gitternetzlinien ein. Beachten Sie, dass diese in beiden Präsentationen sichtbar sind.

Wechseln Sie zu der Präsentation, die Sie in der ersten Übungsaufgabe erstellt haben. Blenden Sie die Führungslinien ein und beobachten Sie, ob und wie sich diese Aktion auf die andere, geöffnete Präsentation auswirkt.

Stellen Sie den Vergrößerungsfaktor der aktiven Präsentation auf 60% ein und beobachten Sie, ob und wie sich diese Aktion auf die andere, geöffnete Präsentation auswirkt.

Lassen Sie beide Präsentationen geöffnet. Sie werden in späteren Übungsaufgaben benötigt.

Dateieigenschaften anzeigen und bearbeiten

Starten Sie Excel und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Öffnen Sie die Arbeitsmappe Eigenschaften anzeigen.

Zeigen Sie die Eigenschaften der Arbeitsmappe an.

Erweitern Sie die Eigenschaften, um alle Eigenschaften zu sehen. Zeigen Sie dann die erweiterten Eigenschaften an.

Setzen Sie im Dialogfeld Eigenschaften die Eigenschaft Titel auf Versandkosten. Schließen Sie dann das Dialogfeld.

Überprüfen Sie, ob der Titel in der Liste Eigenschaften auf der Seite Informationen der Backstage-Ansicht angezeigt wird.

Schließen Sie die Arbeitsmappe und speichern Sie die Änderungen.

Dateien speichern und schließen

Führen Sie die folgenden Aufgaben durch:

Speichern Sie im Ordner mit den Übungsdateien eine Kopie der Präsentation Ansichten verwenden unter dem Namen Meine Präsentation ab. Schließen Sie die Präsentation und diese Instanz von PowerPoint.

Schließen Sie die Präsentation, die Sie in der ersten Übungsaufgabe erstellt haben, ohne dabei PowerPoint zu beenden. Beenden Sie anschließend die App.

Teil B

Microsoft Word 2016

Kapitel 3

Struktur und Aussehen von Text ändern

Kapitel 4

Zusammen an Dokumenten arbeiten

Kapitel 5

Seriendruck für Dokumente und Etiketten

3 Struktur und Aussehen von Text ändern

In diesem Kapitel

Anwenden von Absatzformatierungen

Inhalt von Hand strukturieren

Anwenden von Zeichenformatierungen

Erstellen und Bearbeiten von Listen

Vordefinierte Formatvorlagen auf Text anwenden

Ändern des Dokumentdesigns

Übungsdateien

Verwenden Sie für dieses Kapitel die Übungsdateien aus dem Ordner Office2016SfS\Kapitel03. Hinweise zum Herunterladen der Übungsdateien finden Sie in der Einleitung.

Dokumente enthalten Text, der dem Leser Informationen vermittelt, aber auch das Aussehen eines Dokuments trägt einen Informationsgehalt in sich. Sie können Struktur und Bedeutung vermitteln, indem Sie den Text mit verschiedenen Techniken formatieren. Word 2016 stellt viele einfach nutzbare Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie ausgefeilte Formatierungen anwenden und den Aufbau steuern können.

In einem kurzen Dokument oder einem Text, der keine komplexe Navigationsstruktur benötigt, brauchen Sie lediglich Wörter und Absätze so zu formatieren, dass wichtige Stellen hervorgehoben sind und die Struktur Ihres Dokuments deutlich wird. Dramatischere Effekte erreichen Sie, wenn Sie vordefinierte WordArt-Texteffekte anwenden. Um das Aussehen von Dokumenten und anderen Microsoft Office-Dateien einheitlich zu halten, können Sie Dokumentelemente dadurch formatieren, dass Sie vordefinierte Formatsammlungen anwenden, die sogenannten Format-vorlagen. Außerdem können Sie Schriftarten, Farben und Effekte im gesamten Dokument mit einem einzigen Klick verändern, indem Sie ein Design anwenden.

Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie vorgehen, um Zeichenund Absatzformatierung anzuwenden, Inhalt von Hand zu strukturieren, Listen anzulegen und zu ändern, Formatvorlagen auf Text anzuwenden und das Design eines Dokuments zu ändern.

Anwenden von Absatzformatierungen

Sie erstellen einen Absatz, indem Sie Text eingeben und dann drücken. Ein Absatz kann ein Wort, einen Satz oder mehrere Sätze umfassen. Jeder Absatz endet mit einem Absatzzeichen, das wie ein gespiegeltes P aussieht (¶). Absatz- und andere Strukturzeichen (zum Beispiel Leerzeichen, Zeilenumbrüche und Tabulatoren) sind normalerweise ausgeblendet, aber Sie können sie sichtbar machen. Manchmal ist es einfacher, eine Aufgabe durchzuführen oder ein Problem mit dem Aufbau zu verstehen, wenn diese Zeichen sichtbar sind.

SIEHE AUCH Informationen über die Arbeit mit ausgeblendeten Strukturzeichen finden Sie im Abschnitt »Inhalt von Hand strukturieren« weiter unten in diesem Kapitel.

Sie können das Aussehen eines Absatzes ändern, indem Sie Einzug, Ausrichtung und Zeilenabstand sowie den Abstand über und unter dem Absatz verändern. Sie können ihn auch mit einem Rahmen versehen und seinen Hintergrund einfärben. Zusammengefasst werden alle Einstellungen, mit denen Sie das Aussehen eines Absatzes verändern, als Absatzformatierung bezeichnet.

Sie können die links- und rechtsbündige sowie die vertikale Ausrichtung eines Absatzes auf der Registerkarte Start des Menübands ändern, die linken und rechten Einzüge entweder auf der Registerkarte Start oder mit dem Lineal. In der Standardeinstellung ist das Lineal ausgeblendet, damit mehr Platz für den Dokumentinhalt bleibt.

Den linken Einzug können Sie entweder über die Registerkarte Start oder mit dem Lineal ändern

Falls Sie einen Absatz geändert haben, Ihnen das Ergebnis aber nicht gefällt, können Sie die vorherigen Absatz- und Zeicheneinstellungen wiederherstellen, indem Sie die Formatierungen löschen und so den Absatz auf seine Basisformatvorlage zurücksetzen.

SIEHE AUCH Informationen über Formatvorlagen finden Sie im Abschnitt »Vordefinierte Formatvorlagen auf Text anwenden« weiter unten in diesem Kapitel.

Wenn Sie mehrere Änderungen an Ausrichtung, Einzug und Abstand der ausgewählten Absätze vornehmen, ist es manchmal schneller, wenn Sie die Änderungen im Dialogfeld Absatz durchführen, als etliche Schaltflächen anzuklicken und Markierungen im Lineal zu verschieben.

Das Dialogfeld Absatz

Konfigurieren der Ausrichtung

Die Einstellungen im Kombinationsfeld Ausrichtung legen die horizontale Position des Texts zwischen den Seitenrändern fest. Es stehen vier Ausrichtungen zur Wahl:

Links Dies ist die Standardeinstellung für die Ausrichtung in einem Absatz. Der linke Rand jeder Zeile des Absatzes liegt am linken Seitenrand beziehungsweise an der Position des linken Einzugs. Als Ergebnis ist der linke Rand einheitlich glatt, der rechte dagegen unregelmäßig gezackt.

Rechts Der rechte Rand jeder Zeile des Absatzes liegt am rechten Seitenrand beziehungsweise an der Position des rechten Einzugs. Als Ergebnis ist der rechte Rand einheitlich glatt, der linke dagegen unregelmäßig gezackt.

Zentriert Jede Zeile des Absatzes wird mittig zwischen dem linken und rechten Seiten-rand beziehungsweise den entsprechenden Einzügen angeordnet. Als Ergebnis sind die linken und rechten Ränder unregelmäßig gezackt.

Blocksatz Bei dieser Ausrichtung wird der Abstand zwischen den Wörtern so angepasst, dass der linke Rand jeder Zeile am linken Seitenrand beziehungsweise an der Position des linken Einzugs liegt und der rechte Rand jeder Zeile (außer der letzten Zeile) am rechten Seitenrand beziehungsweise rechten Einzug. Als Ergebnis sind sowohl der linke als auch der rechte Textrand glatt.

Die Symbole auf den Ausrichtungsschaltflächen im Menüband lassen die Auswirkung der verschiedenen Einstellungen recht gut erkennen.

Das Dialogfeld Absatz öffnen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start oder Layout in der Gruppe Absatz auf die Schaltfläche, die das Dialogfeld Absatz öffnet

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf die Schaltfläche Zeilen- und Absatzabstand und dann auf Zeilenabstandsoptionen

Die Ausrichtung des Absatzes festlegen

Setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle innerhalb des Absatzes oder wählen Sie alle Absätze aus, die Sie verändern möchten.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf die Schaltfläche Linksbündig ausrichten, Zentriert, Rechtsbündig ausrichten oder Blocksatz

• Öffnen Sie das Dialogfeld Absatz. Wählen Sie auf der Registerkarte Einzüge und Abstände im Feld Allgemein im Listenfeld Ausrichtung den Eintrag Links, Zentriert, Rechts oder Blocksatz aus.

Konfigurieren des vertikalen Abstands

Absätze haben zwei Arten von vertikalem Abstand:

Absatzabstand Der Abstand zwischen Absätzen, er wird durch den Abstand vor und nach jedem Absatz festgelegt. Dieser Abstand wird normalerweise in der Einheit Punkt angegeben.

Zeilenabstand Der Abstand zwischen den Zeilen innerhalb eines Absatzes. Sie legen ihn fest, indem Sie die Höhe der Zeilen entweder im Verhältnis zur Höhe des Texts (einfach, mehrfach oder eine bestimmte Zahl von Zeilen) oder als minimalen beziehungsweise genauen Wert in der Einheit Punkt angeben.

In der Standardeinstellung beträgt der Zeilenabstand für Dokumente, die in Word 2016 erstellt werden, 1,08 Zeilen. Wenn Sie den Zeilenabstand ändern, hat das Einfluss auf das Aussehen und die Lesbarkeit des Texts im betroffenen Absatz. Und natürlich ändern Sie dabei auch, wie viel Platz der Absatz auf der Seite einnimmt.

Sie können den Absatz- und Zeilenabstand für einzelne Absätze sowie für Absatzformatvorlagen einstellen. Um die Abstände für den meisten Inhalt eines Dokuments schnell zu ändern, können Sie auf der Registerkarte Entwurf einen Eintrag des Menüs Absatzabstand wählen. (Das Menü heißt zwar Absatzabstand, aber seine Einträge steuern sowohl den Absatzabstand als auch den Zeilenabstand.) Diese Befehle, deren Namen sich eher am erreichten Aussehen orientieren als an konkreten Werten, verändern die Abstandseinstellungen in der Formatvorlage des Absatzes Standard sowie aller anderen Formatvorlagen, die ihre Abstandseinstellungen aus dieser Formatvorlage beziehen. (In den üblichen Vorlagen sind die meisten anderen Formatvorlagen von der Formatvorlage Standard abgeleitet.) Die Befehle des Menüs Absatzabstand verändern die Formatvorlage Standard nur im aktuellen Dokument, sie haben keine Auswirkungen auf andere Dokumente.

Die Auswirkung eines geänderten Zeilenabstands

Die folgende Tabelle beschreibt, wie sich die Befehle des Menüs Absatzabstand auf den Absatz- und Zeilenabstand auswirken.

Befehl

Absatz

Absatz

Zeilenabstand

Standard

Abstände werden durch die festgelegte Formatvorlage gesteuert

Kein Absatzabstand

0 Punkte

0 Punkte

1 Zeile

Komprimiert

0 Punkte

4 Punkte

1 Zeile

Eng

0 Punkte

6 Punkte

1,15 Zeilen

Offen

0 Punkte

10 Punkte

1,15 Zeilen

Aufgelockert

0 Punkte

6 Punkte

1,5 Zeilen

Doppelt

0 Punkte

8 Punkte

2 Zeilen

Befehle des Menüs Absatzabstand

Den vertikalen Abstand vor, nach und innerhalb aller Absätze eines Dokuments schnell ändern

Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf innerhalb der Gruppe Dokumentformatierung auf die Schaltfläche Absatzabstand, um das entsprechende Menü zu öffnen.

Die Befehle des Menüs Absatzabstand steuern, wie viel Platz außer- und innerhalb des Absatzes leer bleibt

Klicken Sie auf die Einstellung, die Sie auf alle Absätze des Dokuments anwenden wollen.

Abstand zwischen Absätzen ändern

Wählen Sie alle Absätze aus, deren Einstellung Sie ändern wollen.

Ändern Sie auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Absatz die Einstellungen in den Feldern Abstand Vor und Abstand Nach.

Die Einstellungen in den Feldern des Abschnitts Abstand werden in der Einheit Punkt angegeben

Abstand zwischen den Zeilen von Absätzen ändern

Setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle innerhalb des Absatzes oder wählen Sie alle Absätze aus, die Sie verändern möchten.

Um die Abstände in den ausgewählten Absätzen schnell zu ändern, können Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf Zeilen- und Absatzabstand klicken und einen der Zeilenabstände in diesem Menü auswählen.

Sie können zwischen vordefinierten Zeilenabstandswerten wählen oder den Absatzabstand ändern

TIPP Sie können im Menü Zeilen- und Absatzabstand auch den Abstand vor und nach den ausgewählten Absätzen ändern. Wenn Sie auf einen der beiden untersten Menüeinträge klicken, wird der Abstand zwischen den ausgewählten Absätzen um einen bestimmten Wert vergrößert beziehungsweise verkleinert.

Oder

Setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle innerhalb des Absatzes oder wählen Sie alle Absätze aus, die Sie verändern möchten.

Öffnen Sie das Dialogfeld Absatz. Stellen Sie auf der Registerkarte Einzüge und Abstände im Feld Abstand die gewünschten Absatzabstände ein und klicken Sie auf OK.

Konfigurieren der Einzüge

In Word definieren Sie die Breite von Absätzen und die Länge der Seiten nicht dadurch, dass Sie festlegen, wie viel Platz der Text einnimmt. Vielmehr geben Sie an, wie groß der Leerraum um den Text ist, also linker, rechter, oberer und unterer Rand.

Linker und rechter Rand werden zwar für das gesamte Dokument oder zumindest einen Abschnitt eines Dokuments festgelegt, aber Sie können die Position der Absätze zwischen den Rändern steuern, indem Sie den linken oder rechten Rand des Absatzes einziehen.

Der Absatzeinzug ist der Leerraum zwischen dem Seitenrand und dem Text. Sie können den linken Einzug ändern, indem Sie auf die Schaltflächen der Registerkarte Start klicken oder die Einzüge direkt auf dem Lineal verschieben. Auf dem Lineal sind stets drei Einzugsmarkierungen sichtbar:

Linker Einzug Definiert den äußersten linken Rand für alle Zeilen des Absatzes

Rechter Einzug Definiert den äußersten rechten Rand für alle Zeilen des Absatzes

Erstzeileneinzug Definiert den Startpunkt für die erste Zeile des Absatzes

Das Lineal zeigt den Platz zwischen linkem und rechtem Seitenrand heller an als den Bereich außerhalb der Seitenränder.

Die Einzugsmarkierungen auf dem Lineal

Die Standardeinstellung für linken und Erstzeileneinzug ist 0,0 cm, das heißt, der Text beginnt direkt am linken Seitenrand. Die Standardeinstellung für den rechten Einzug ist der Bereich zwischen linkem und rechtem Randabstand. Wenn zum Beispiel die Seite 21 cm breit und linke und rechte Ränder auf 2,5 cm eingestellt sind, beträgt der rechte Einzug standardmäßig 16 cm.

Sie können die Markierungen für linken und Erstzeileneinzug verschieben, um einen hängenden Einzug zu definieren oder die erste Zeile einzuziehen. Hängende Einzüge werden meist für Aufzählungen und nummerierte Listen benutzt, wobei das Aufzählungszeichen oder die Nummerierung weniger weit eingezogen wird als der Haupttext (sie wird sozusagen herausgezogen). Einzüge der ersten Zeile werden oft eingesetzt, um in Dokumenten, die aus vielen aufeinander folgenden Textabsätzen bestehen, den Anfang des nächsten Absatzes zu kennzeichnen. Beide Einzugsarten werden mithilfe der Erstzeileneinzugsmarkierung auf dem Lineal eingestellt.

TIPP Die Markierung für den Erstzeileneinzug ist an die Markierung für den linken Einzug gekoppelt. Wenn Sie die Markierung für den linken Einzug verschieben, bewegt sich die Markierung für den Erstzeileneinzug mit, damit der Einzug der ersten Zeile gleich lang bleibt. Sie können die Markierung für den Erstzeileneinzug unabhängig von der für den linken Einzug bewegen, wenn Sie nur den Einzug der ersten Zeile verändern möchten.

Anzeigen des Lineals

Aktivieren Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anzeigen das Kontrollkästchen Lineal.

TIPP In diesem Buch verwenden wir Maßangaben in der Einheit Zentimeter. Falls Sie die von Word verwendete Maßeinheit ändern wollen, können Sie das Dialogfeld Word-Optionen öffnen. Wählen Sie auf der Seite Erweitert im Abschnitt Anzeigen im Listenfeld Maße in folgenden Einheiten anzeigen den gewünschten Eintrag aus. Klicken Sie anschließend auf OK.

Den linken Rand eines Absatzes einziehen

Setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle innerhalb des Absatzes oder wählen Sie alle Absätze aus, die Sie verändern möchten.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf die Schaltfläche Einzug vergrößern oder Einzug verkleinern, um den linken Rand des Absatzes in Schritten von jeweils 0,64 cm zu verschieben

TIPP Sie können den Einzug mithilfe der Schaltflächen Einzug vergrößern und Einzug verkleinern nicht über die Seitenränder hinaus vergrößern beziehungsweise verkleinern. Falls Sie einen Einzug über die Seitenränder hinaus verschieben wollen, können Sie im Dialogfeld Absatz einen negativen Wert für den Einzug eintragen.

• Öffnen Sie das Dialogfeld Absatz. Tragen Sie auf der Registerkarte Einzüge und Abstände in der Gruppe Einzug den gewünschten Einzug in das Feld Links ein und klicken Sie auf OK.

• Ziehen Sie auf dem Lineal die Markierung Linker Einzug an die Stelle, an der Sie den linken Rand des Absatzes wünschen

Einen hängenden Einzug oder Einzug der ersten Zeile einstellen

Setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle innerhalb des Absatzes oder wählen Sie alle Absätze aus, die Sie verändern möchten.

Öffnen Sie das Dialogfeld Absatz. Wählen Sie auf der Registerkarte Einzüge und Abstände in der Gruppe Einzug im Feld Sondereinzug den Eintrag Erste Zeile oder Hängend aus.

Tragen Sie in das Feld Um den Wert für den Einzug ein und klicken Sie auf OK.

Oder

Setzen Sie den linken Einzug für den Absatz fest.

Ziehen Sie auf dem Lineal die Markierung Erstzeileneinzug an die Stelle, an der die erste Zeile des Absatzes beginnen soll.

Den rechten Rand eines Absatzes ein- oder ausziehen

Setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle innerhalb des Absatzes oder wählen Sie alle Absätze aus, die Sie verändern möchten.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Ziehen Sie auf dem Lineal die Markierung Rechter Einzug an die Stelle, an der Sie den rechten Rand des Absatzes wünschen

• Öffnen Sie das Dialogfeld Absatz. Tragen Sie auf der Registerkarte Einzüge und Abstände in der Gruppe Einzug den rechten Einzug in das Feld Rechts ein und klicken Sie auf OK.

TIPP Sofern für einen Absatz kein Blocksatz eingestellt ist, ist der rechte Rand dieses Absatzes uneinheitlich. Es reicht aber keine Zeile über die Position des rechten Einzugs hinaus.

Rahmen und Schattierung eines Absatzes ändern

Soll ein Absatz wirklich auffallen, können Sie ihn mit einem Rahmen versehen oder seine Hintergrundfarbe ändern. (Soll es ganz aufdringlich werden, können Sie beide Techniken auch kombinieren.) Sie können entweder einen vordefinierten Rahmen im Menü Rahmen auswählen oder im Dialogfeld Rahmen und Schattierung selbst einen entwerfen.

Sie können viele Aspekte des Rahmens konfigurieren

Sobald Sie Formatvorlage, Farbe, Breite und Position des Rahmens geändert haben, können Sie auf die Schaltfläche Optionen klicken, um den Abstand vom Text festzulegen.

Inhalt von Hand strukturieren

Gelegentlich ist es nötig, Text innerhalb eines Absatzes von Hand anzuordnen. Dafür stehen zwei ausgeblendete Zeichen zur Verfügung: Zeilenumbrüche und Tabulatoren. Diese Zeichen sind nur sichtbar, wenn die Option zum Anzeigen von Absatzzeichen und Formatierungssymbolen eingeschaltet ist.

Diese Spezialzeichen werden folgendermaßen dargestellt:

Das Zeilenumbruchzeichen ähnelt einem gebogenen Pfeil nach links:

Das Tabulatorzeichen sieht aus wie ein Pfeil nach rechts: →

Mit einem Zeilenumbruch (oft als manueller Zeilenumbruch bezeichnet) können Sie eine Zeile eines Absatzes an einer bestimmten Stelle abschließen, ohne den Absatz zu beenden. Diese Technik eignet sich, wenn Sie in einer Zeile nur einen ausgewählten Text anzeigen oder eine Zeile vor einem Wort umbrechen wollen, das einen Bindestrich enthält.

TIPP Wenn Sie einen Zeilenumbruch einfügen, beginnt kein neuer Absatz. Wenn Sie also eine Absatzformatierung auf eine Textzeile anwenden, die mit einem Zeilenumbruch endet, gilt diese Formatierung für den gesamten Absatz, nicht nur für diese Zeile.

Ein Tabulatorzeichen steuert den Abstand zwischen zwei Dokumentelementen. Zum Beispiel können Sie mithilfe von Tabulatoren die Zahlen von Listeneinträgen oder Textspalten voneinander trennen. Anschließend legen Sie die Tabstopps fest, mit denen die Position und die Ausrichtung des Texts gesteuert werden.

Mithilfe von Tabstopps können Sie Text auf unterschiedliche Arten anordnen

Mithilfe von Tabstopps können Sie Textzeilen an mehreren Stellen der Seite ausrichten. Am einfachsten ist es, Tabstopps direkt auf dem horizontalen Lineal festzulegen. In der Standard-einstellung ordnet Word linke Tabstopps alle 1,27 Zentimeter an. (Diese Standardtabstopps werden nicht auf dem Lineal angezeigt.) Sie können einen eigenen Tabstopp festlegen, indem Sie so oft auf die Tabstopp-Schaltfläche (in der Ecke, in der vertikales und horizontales Lineal zusammenstoßen) klicken, bis der gewünschte Tabstopptyp erscheint.

Arten von Tabstopps

Es stehen folgende Tabstopptypen zur Auswahl:

Links Richtet den linken Rand des Texts am Tabstopp aus.

Zentriert Richtet den Text zentriert am Tabstopp aus.

Rechts Richtet den rechten Rand des Texts am Tabstopp aus.

Dezimal Richtet das Dezimalkomma im Text (normalerweise ein numerischer Wert) am Tabstopp aus.

Vertikale Linie Zeichnet eine vertikale Linie an der Stelle des Tabstopps.

Falls Sie es schwierig finden, die Tabstopps auf dem Lineal anzuordnen, können Sie auch das Dialogfeld Tabstopps verwenden, um Tabstopps zu erstellen, zu löschen, auszurichten und zu formatieren.

Sie können die Ausrichtung und die Füllzeichen für jeden Tabstopp festlegen

Sie können dieses Dialogfeld auch verwenden, wenn sie Tabstoppfüllzeichen konfigurieren wollen, das heißt sichtbare Markierungen wie Punkte oder Bindestriche, die den Text vor dem Tabstopp mit dem Text dahinter verbinden. Tabstoppfüllzeichen sind beispielsweise in einem Inhaltsverzeichnis nützlich, um das Auge von der Kapitelüberschrift zur Seitenzahl zu führen.

Wenn Sie Tabulatorzeichen einfügen, wird der Text rechts von diesem Tabulatorzeichen so ausgerichtet, wie es der Typ des Tabstopps vorgibt. Handelt es sich zum Beispiel um einen zentrierten Tabstopp, wird der Text um den Tabstopp herum zentriert, sobald Sie die Tabulatortaste drücken.

Absatz- und andere Strukturzeichen ein- oder ausblenden

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf die Schaltfläche Alle anzeigen

• Drücken Sie die Tastenkombination (Stern)

Zeilenumbruch einfügen

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie die Zeile umbrechen wollen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Seite einrichten auf Umbrüche und dann auf Textumbruch

• Drücken Sie die Tastenkombination

Tabulatorzeichen einfügen

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie das Tabulatorzeichen einfügen wollen.

Drücken Sie die Taste .

Das Dialogfeld Tabstopps öffnen

Wählen Sie einen Teil eines Absatzes oder mehrere Absätze aus, für die Sie die Tabstopps konfigurieren wollen.

Öffnen Sie das Dialogfeld Absatz.

Klicken Sie in der linken unteren Ecke der Registerkarte Einzüge und Abstände auf die Schaltfläche Tabstopps.

Tabstopps ausrichten und festlegen

Wählen Sie einen Teil eines Absatzes oder mehrere Absätze aus, für die Sie den Tabstopp festlegen wollen.

Klicken Sie wiederholt auf die Tabstopp-Schaltfläche links neben dem Lineal, um durch die verschiedenen Tabstoppausrichtungen zu wechseln: links, zentriert, rechts, dezimal, vertikale Linie.

Sobald die Tabstopp-Schaltfläche die gewünschte Ausrichtung zeigt, können Sie im Lineal an die Stelle klicken, an der Sie den Tabstopp haben wollen.

TIPP Wenn Sie einen Tabstopp von Hand ausrichten oder erstellen, entfernt Word alle Standardtabstopps links von dem, den Sie konfigurieren.

Oder

Öffnen Sie das Dialogfeld Tabstopps.

Geben Sie im Feld Tabstoppposition die Position für den neuen Tabstopp ein.

Wählen Sie in den Gruppen Ausrichtung und Füllzeichen die gewünschten Optionen für diesen Tabstopp aus.

Klicken Sie auf Festlegen, um den Tabstopp zu erstellen, und klicken Sie auf OK.

Position eines vorhandenen Tabstopps ändern

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Ziehen Sie die Tabstoppmarkierung auf dem Lineal an die gewünschte Stelle

• Öffnen Sie das Dialogfeld Tabstopps. Wählen Sie in der Liste Tabstoppposition den Tabstopp aus, den Sie ändern wollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen, um den vorhandenen Tabstopp zu entfernen. Geben Sie die gewünschte Position in das Feld Tabstoppposition ein, klicken Sie auf Festlegen und dann auf OK.

Einen Tabstopp entfernen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Ziehen Sie die Tabstoppmarkierung aus dem Lineal heraus

• Wählen Sie im Dialogfeld Tabstopps den Tabstopp in der Liste Tabstoppposition aus, klicken Sie auf Löschen und dann auf OK

Anwenden von Zeichenformatierungen

Das Aussehen Ihres Dokuments trägt dazu bei, nicht nur den Textinhalt mitzuteilen, sondern auch einen Eindruck vom Autor des Dokuments zu vermitteln, also Ihnen. Ein sauber strukturiertes Dokument mit einheitlich formatiertem Inhalt, sinnvollen grafischen Elementen und frei von Tipp- und Grammatikfehlern verstärkt den Eindruck, dass Sie ein kompetenter Anbieter für ein Produkt oder eine Dienstleistung sind.

Weiter oben in diesem Kapitel haben Sie Wege kennengelernt, Formatierung auf Absätze anzuwenden. Dieser Abschnitt behandelt dagegen Methoden, den Text eines Dokuments zu formatieren. Die Formatierung, die Sie auf Text anwenden, wird Zeichenformatierung genannt. In Word-Dokumenten können Sie drei Arten von Zeichenformatierung anwenden:

Individuelle Zeichenformate wie Schriftart, Schriftgrad, fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen, tiefgestellt, hochgestellt, Schriftfarbe und Hervorhebungsfarbe

Künstlerische Texteffekte für Textkontur und Füllfarben

Vordefinierte Formatvorlagen aus der Dokumentvorlage, von denen viele strukturelle Informationen vermitteln (zum Beispiel Überschriften)

Wenn Sie Text in ein Dokument eingeben, wird er in einer bestimmten Schriftart angezeigt. In der Standardeinstellung wird für Text in einem neuen, leeren Dokument die Schriftart Calibri in 11 Punkt Größe verwendet, aber Sie können die Schriftart aller Elemente jederzeit verändern. Welche Schriftarten verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Computer ab, insbesondere davon, welche Apps installiert sind.

Sie können das Aussehen einer Schriftart variieren, indem Sie die folgenden Attribute verändern:

Größe Praktisch alle Schriftarten stehen in mehreren Größen zur Auswahl. (Manchmal können Sie auch weitere Größen einstellen, die nicht aufgelistet sind.) Die Schriftgröße (auch als Schriftgrad bezeichnet) wird in der Einheit Punkt angegeben, gemessen wird der Abstand vom obersten Rand der Oberlängen bis zum untersten Rand der Unterlängen. Ein Punkt entspricht etwa 0,04 Zentimeter.

Schnitt Es gibt zu fast allen Schriftarten mehrere Schriftschnitte. Am häufigsten werden normal, kursiv, fett und fett-kursiv verwendet.

Effekte Schriftarten können mit Effekten versehen werden, zum Beispiel Unterstreichung, Kapitälchen oder Schatten

Zeichenabstand Sie können den Abstand zwischen den einzelnen Zeichen verändern, indem Sie die Zeichen weiter auseinanderdrücken oder näher zusammenschieben

Es gibt zwar einige Attribute, die sich gegenseitig aufheben, aber die meisten lassen sich kombinieren. Zum Beispiel können Sie einen fetten Schriftschnitt in verschiedenen Größen und Schatten in unterschiedlichen Grüntönen verwenden, um Wörter in einem Rundschreiben hervorzuheben.

Sie können Zeichenformatierung auf drei Wegen anwenden:

Minisymbolleiste Auf der Minisymbolleiste, die eingeblendet wird, wenn Sie Text auswählen, stehen die am häufigsten verwendeten Formatierungen zur Verfügung

Die Minisymbolleiste erscheint zeitweise, während Sie Text auswählen. Sie wird transparent, wenn Sie den Mauszeiger vom ausgewählten Text wegbewegen und verschwindet dann ganz.

Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start Diese Gruppe enthält Steuerelemente, mit denen Sie die Schriftart und die meisten Schriftartattribute ändern können, die Sie gewöhnlich brauchen

Auf der Registerkarte Start stehen die wichtigsten Befehle für die Zeichenformatierung zur Verfügung

Dialogfeld Schriftart Seltener benötigte Attribute, zum Beispiel Kapitälchen und Unterstreichungsvarianten, sind im Dialogfeld Schriftart verfügbar

Schriftartattribute, die nicht auf der Registerkarte Start konfiguriert werden können, finden Sie hier

Neben Zeichenformatierungen, die direkt das Aussehen von Zeichen verändern, können Sie auch vordefinierte Texteffekte (manchmal als WordArt bezeichnet) auf eine Auswahl anwenden, um ihr mehr Pep zu verleihen. Die verfügbaren Effekte passen zu den aktuellen Designfarben.

Sie können vordefinierte Effekte aus dem Katalog wählen oder selbst einen Effekt zusammenstellen

Diese Effekte sind sehr auffällig, daher ist es wahrscheinlich sinnvoll, wenn Sie sich damit auf den Dokumenttitel und ähnliche Elemente beschränken, die Sie deutlich hervorheben wollen.

Schriftart des ausgewählten Texts ändern

Wählen Sie in der Minisymbolleiste oder in der Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start in der Liste Schriftart den Eintrag für die gewünschte Schriftart aus.

Schriftgrad des ausgewählten Texts ändern

Führen Sie auf der Minisymbolleiste oder in der Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie in der Liste Schriftgrad auf die gewünschte Größe

• Geben Sie im Feld Schriftgrad die gewünschte Schriftgröße ein (das kann auch ein Wert sein, der nicht aufgelistet ist). Drücken Sie dann .

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Schriftgrad vergrößern oder drücken Sie die Tastenkombination , um den Schriftgrad stufenweise zu vergrößern

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Schriftgrad verkleinern oder drücken Sie die Tastenkombination , um den Schriftgrad stufenweise zu verkleinern

Ausgewählten Text fett, kursiv oder unterstrichen formatieren

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Minisymbolleiste auf die Schaltfläche Fett, Kursiv oder Unterstrichen.

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf die Schaltfläche Fett, Kursiv oder Unterstrichen.

• Drücken Sie die Tastenkombination , um den Text fett zu formatieren

• Drücken Sie die Tastenkombination , um den Text kursiv zu formatieren

• Drücken Sie die Tastenkombination , um den Text zu unterstreichen

TIPP Wenn Sie schnell einen anderen Unterstreichungsstil auf den ausgewählten Text anwenden wollen, können Sie auf der Registerkarte Start auf das Pfeilsymbol neben der Schaltfläche Unterstreichen klicken und dann den gewünschten Stil aus der Liste auswählen.

Ausgewählten Text durchstreichen

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf die Schaltfläche Durchstreichen.

Zeichen hoch- oder tiefgestellt anzeigen

Wählen Sie die Zeichen aus, deren Position Sie ändern wollen.

Führen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Tiefgestellt, um die Zeichen an den unteren Rand der Zeile zu verschieben

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochgestellt, um die Zeichen an den oberen Rand der Zeile zu verschieben

Künstlerische Effekte auf ausgewählten Text anwenden

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf die Schaltfläche Text-effekte und Typografie und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie im Katalog auf eine der vordefinierten Effektkombination, die Sie anwenden wollen

• Klicken Sie im Menü auf Kontur, Schatten, Spiegelung, Leuchteffekt, Zahlenformatvorlagen, Ligaturen oder Stil-Sets. Wählen Sie nun in den Untermenüs die gewünschten Effekte aus.

Schriftfarbe des ausgewählten Texts ändern

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf das Pfeilsymbol neben der Schaltfläche Schriftfarbe, um das Menü Schriftfarbe zu öffnen.

Wählen Sie in der Palette Designfarben oder Standardfarben die Farbe aus, in der der ausgewählte Text angezeigt werden soll.

TIPP Um die aktuell auf der Schaltfläche Schriftfarbe angezeigte Farbe anzuwenden, brauchen Sie lediglich auf die Schaltfläche zu klicken (also nicht auf das zugehörige Pfeilsymbol). Wenn Sie eine Farbe anwenden wollen, die nicht in den Paletten Designfarben oder Standardfarben angeboten wird, können Sie auf Weitere Farben klicken. Klicken Sie nun im Dialogfeld Farben auf der Seite Standard auf die gewünschte Farbe innerhalb der Wabenstruktur oder wechseln Sie auf die Seite Benutzerdefiniert und klicken Sie die Farbe im Farbverlauf an oder tippen Sie die Werte direkt ein.

Groß- und Kleinschreibung des ausgewählten Texts ändern

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf die Schaltfläche Groß-/Kleinschreibung und dann auf Ersten Buchstaben im Satz großschreiben, kleinbuchstaben, GROSSBUCHSTABEN, Ersten Buchstaben Im Wort Großschreiben oder gROSS-/kLEINSCHREIBUNG umkehren.

• Drücken Sie mehrmals die Tastenkombination , um durch die Optionen für Groß-/Kleinschreibung zu wechseln (Ersten Buchstaben im Satz großschreiben, kleinbuchstaben, GROSSBUCHSTABEN und Ersten Buchstaben Im Wort Großschreiben).

Text hervorheben

Wählen Sie den Text aus, den Sie hervorheben möchten, und führen Sie dann in der Minisymbolleiste oder der Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Texthervorhebungsfarbe, um die Standardhervorhebungsfarbe anzuwenden.

• Klicken Sie auf das Pfeilsymbol neben der Schaltfläche Texthervorhebungsfarbe und dann auf eine Farbe, um sie als Hervorhebungsfarbe anzuwenden und zur Stan-dardhervorhebungsfarbe zu machen.

Oder

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch, ohne vorher Text auszuwählen:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Texthervorhebungsfarbe, um die Standardhervorhebungsfarbe auszuwählen.

• Klicken Sie auf das Pfeilsymbol neben der Schaltfläche Texthervorhebungsfarbe und dann auf eine Farbe, um sie als Hervorhebungsfarbe auszuwählen.

Der Mauszeiger ändert sich in einen Textmarker. Ziehen Sie ihn über einen oder mehrere Textabschnitte, die Sie hervorheben wollen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Texthervorhebungsfarbe oder drücken Sie , um den Textmarker zu deaktivieren.

Formatierung auf anderen Text übertragen

Klicken Sie irgendwo in den Text, dessen Formatierung Sie übertragen wollen.

Führen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage eine der folgenden Aktionen durch:

• Wenn Sie die Formatierung nur auf ein einziges Ziel anwenden wollen: Klicken Sie einmal auf die Schaltfläche Format übertragen

• Wenn Sie die Formatierung auf mehrere Ziele anwenden wollen: Klicken Sie doppelt auf die Schaltfläche Format übertragen

Der Mauszeiger ändert sich in ein Pinselsymbol. Klicken Sie auf den Text, auf den Sie die Formatierung kopieren wollen, oder ziehen Sie den Mauszeiger darüber.

Wenn Sie die Formatübertragung für mehrere Ziele aktiviert haben, können Sie Schritt 3 so oft wiederholen, bis alle gewünschten Stellen entsprechend formatiert sind. Klicken Sie anschließend einmal auf die Schaltfläche Format übertragen oder drücken Sie die Taste , um das Werkzeug zu deaktivieren.

Den letzten Formatierungsbefehl wiederholen

Wählen Sie den Text aus, auf den Sie die vorherige Formatierung anwenden wollen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch, um den letzten Formatierungsbefehl zu wiederholen:

• Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Wiederholen

• Drücken Sie die Tastenkombination

Das Dialogfeld Schriftart öffnen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf das Symbol zum Öffnen des Dialogfelds Schriftart

• Drücken Sie die Tastenkombination

Zeichenformatierung löschen

Wählen Sie den Text aus, dessen Formatierung Sie entfernen wollen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Drücken Sie die Tastenkombination , um lediglich die manuell angewendeten Formatierungen (also keine Formatvorlagen) zu entfernen

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf die Schaltfläche Alle Formatierungen löschen, um alle Formatvorlagen und Formatierungen (bis auf eine eventuelle Hervorhebung) vom ausgewählten Text zu entfernen.

WICHTIG Wenn Sie einen gesamten Absatz auswählen und dann auf Alle Formatierungen löschen klicken, wird dieser Absatz auf die Absatzformatvorlage Standard zurückgesetzt.

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf das Pfeilsymbol neben Texthervorhebungsfarbe und dann im Menü auf Keine Farbe, um die Hervorhebung zu löschen.

Zeichenabstand ändern

Wählen Sie den Text aus, den Sie ändern möchten.

Öffnen Sie das Dialogfeld Schriftart und klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert, um die Felder für Zeichenabstand und typografische Funktionen anzuzeigen.

Wählen Sie im Listenfeld Abstand den Eintrag Erweitert oder Schmal aus.

Tragen Sie rechts daneben in das Feld Von ein, um wie viele Punkte Sie den Zeichenab-stand vergrößern oder verkleinern wollen.

Klicken Sie im Dialogfeld Schriftart auf OK.

Auswirkung von Zeichenformatierung und Groß-/Kleinschreibung auf die Lesbarkeit

Die Zeichenformatierung in Ihrem Dokument kann großen Einfluss darauf haben, wie ein Leser es wahrnimmt. Bei maßvoller Nutzung kann die Zeichenformatierung bewirken, dass ein Dokument attraktiv und professionell aussieht, aber wenn Sie es übertreiben, wirkt das Dokument schnell amateurhaft und das Aussehen lenkt vom Inhalt ab. Zum Beispiel zeugt es von Unerfahrenheit, zu viele Schriftarten in einem Dokument zu mischen; beschränken Sie sich auf zwei oder drei.

Denken Sie daran, dass Kleinbuchstaben optisch in den Hintergrund treten. Es kann daher nützlich sein, Großbuchstaben für Überschriften oder Hervorhebungen zu verwenden. Längere Strecken in Großschreibung ermüden allerdings das Auge.

Erstellen und Bearbeiten von Listen

Listen sind Absätze, die mit einem bestimmten Zeichen beginnen (normalerweise einer Zahl oder einem Aufzählungszeichen) und mit einem hängenden Einzug so formatiert sind, dass diese Zeichen in einem gewissen Abstand links vor dem jeweiligen Listenelement stehen. Glücklicherweise nimmt Word Ihnen das Formatieren von Listen ab. Sie brauchen nur anzugeben, welche Art von Liste Sie erstellen wollen. Wenn die Reihenfolge der Elemente unwichtig ist, etwa bei einer Aufzählung von Personen oder Material, ist eine Aufzählungsliste die beste Wahl. Ist die Reihenfolge dagegen wichtig, etwa bei den Schritten einer Anleitung, ist es üblicherweise sinnvoller, eine nummerierte Liste zu erstellen.

Sie können eine Gruppe vorhandener Absätze als Liste formatieren oder die Liste erstellen, während Sie die Daten in das Dokument eintippen. Ist eine Liste fertig, können Sie sie folgendermaßen ändern, formatieren und anpassen:

Sie können Elemente in einer Liste verschieben, neue Elemente einfügen oder Elemente löschen. Falls die Liste nummeriert ist, passt Word die Zahlen automatisch an.

Sie können den Einzug der Liste verändern. Dazu können sowohl den Gesamteinzug der Liste verschieben als auch den Einzug der ersten Zeile gegenüber den anderen Zeilen eines Absatzes.

Bei einer Aufzählungsliste können Sie Listenelemente in auf- oder absteigender Reihenfolge sortieren, das Aufzählungszeichen verändern oder ein benutzerdefiniertes Aufzählungszeichen definieren (etwa ein Bild)

Bei einer nummerierten Liste können Sie den Stil der Zahlen anpassen oder eine benutzerdefinierte Formatvorlage festlegen. Außerdem können Sie einstellen, mit welcher Zahl die Nummerierung beginnt.

Eine neue Aufzählungs- oder nummerierte Liste formatieren, während Sie ihren Inhalt eingeben

Setzen Sie den Cursor an die Stelle des Dokuments, an der die Liste beginnen soll, und führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Wenn Sie eine neue Aufzählungsliste erstellen wollen: Tippen Sie das Zeichen * (Sternsymbol) am Beginn eines Absatzes ein und drücken Sie oder , bevor Sie den Text des Listenelements eingeben

• Wenn Sie eine neue nummerierte Liste erstellen wollen: Tippen Sie die Zeichen 1. (Ziffer 1 gefolgt von einem Punkt) am Beginn eines Absatzes ein und drücken Sie oder , bevor Sie den Text des Listenelements eingeben

Wenn Sie eine Liste auf diese Weise anlegen, formatiert Word sie automatisch als Aufzählungs- oder nummerierte Liste. Wenn Sie drücken, um das nächste Element einzutippen, überträgt Word die Formatierung auf den neuen Absatz. Indem Sie die Listeneinträge eintippen und dann jeweils drücken, erstellen Sie Aufzählungs- oder nummerierte Elemente. Sie beenden die Liste, indem Sie zweimal drücken; stattdessen können Sie auch auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf das Pfeil-symbol neben der Schaltfläche Aufzählungszeichen beziehungsweise Nummerierung klicken und dann im Katalog auf Ohne klicken.

TIPP Wenn Sie einen Absatz mit einem Sternsymbol oder einer Zahl beginnen, ihn aber nicht als Aufzählungs- oder nummerierte Liste formatieren wollen, können sie auf die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen klicken, die erscheint, sobald Word die Formatierung verändert hat. Wählen Sie dann im Menü den passenden Rückgängig-Befehl aus. Sie können auch in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Rückgängig klicken oder die Tastenkombination drücken.

Absätze in Aufzählungs- oder nummerierte Listenelemente konvertieren

Wählen Sie die Absätze aus, die Sie in Listenelemente umwandeln wollen.

Führen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufzählungszeichen, um die Auswahl in eine Aufzählungsliste zu konvertieren

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Nummerierung, um die Auswahl in eine nummerierte Liste zu konvertieren

Eine Liste mit mehreren Ebenen erstellen

Erstellen Sie zuerst eine Aufzählungs- oder nummerierte Liste.

Wenn das nächste Listenelement auf einer anderen Ebene liegen soll, müssen Sie eine der folgenden Aktionen durchführen:

• Soll das nächste Element eine Ebene tiefer liegen (weiter eingerückt sein), müssen Sie am Anfang dieses Absatzes drücken, bevor Sie den Text dieses Listenelements eingeben

• Soll das nächste Element eine Ebene höher liegen (weniger weit eingerückt sein), müssen Sie am Anfang dieses Absatzes drücken, bevor Sie den Text dieses Listenelements eingeben

Bei einer Aufzählungsliste verändert Word das Aufzählungszeichen bei jeder Ebene. Bei einer nummerierten Liste verwendet Word für die unterschiedlichen Ebenen eine jeweils andere Nummerierungsmethode, die aus einem vordefinierten Nummerierungsschema abgeleitet wird.

TIPP Bei einer Liste mit mehreren Ebenen können Sie die Nummerierungsmethode oder die Aufzählungszeichen verändern, indem Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf die Schaltfläche Liste mit mehreren Ebenen klicken und dann das gewünschte Muster auswählen. Sie können auch ein eigenes Muster festlegen, indem Sie auf Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren klicken.

Einzug einer Liste verändern

Wählen Sie die Listenelemente aus, deren Einzug Sie ändern wollen, und führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf die Schaltfläche Einzug vergrößern, um die Listenelemente weiter nach rechts zu schieben

• Klicken Sie in der Gruppe Absatz auf die Schaltfläche Einzug verkleinern, um die Listenelemente weiter nach links zu schieben

• Zeigen Sie das horizontale Lineal an und verschieben Sie die Einzugsmarkierungen nach links oder rechts

TIPP Den Abstand zwischen den Aufzählungszeichen und dem zugehörigen Text können Sie verändern, indem Sie nur die Markierung Hängender Einzug verschieben.

SIEHE AUCH Informationen über den Absatzeinzug finden Sie im Abschnitt »Anwenden von Absatzformatierungen« weiter oben in diesem Kapitel.

Aufzählungslistenelemente in auf- oder absteigender Reihenfolge sortieren

Wählen Sie die Aufzählungslistenelemente aus, deren Sortierreihenfolge Sie ändern wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf die Schaltfläche Sortie-ren, um das Dialogfeld Text sortieren zu öffnen.

Wählen Sie in der Gruppe Sortieren nach die Option Aufsteigend oder Absteigend aus. Klicken Sie anschließend auf OK.

Aufzählungszeichen ändern

Wählen Sie die Aufzählungsliste aus, deren Aufzählungszeichen Sie ändern wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf das Pfeilsymbol der Schaltfläche Aufzählungszeichen.

Klicken Sie unter Aufzählungszeichenbibliothek auf das Symbol, das Sie verwenden möchten, um alle Elemente der ausgewählten Liste einzuleiten.

Benutzerdefiniertes Aufzählungszeichen definieren

Klicken Sie in der Aufzählungszeichenbibliothek auf Neues Aufzählungszeichen definieren.

Klicken Sie im Dialogfeld Neues Aufzählungszeichen definieren auf die Schaltfläche Symbol, Bild oder Schriftart und treffen Sie die Wahl aus den vielfältigen Möglichkeiten.

Klicken Sie auf OK, um den neuen Aufzählungszeichenstil auf die Liste anzuwenden.

Nummerierungsstil ändern

Wählen Sie die nummerierte Liste aus, deren Zahlenstil Sie ändern wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf das Pfeilsymbol neben der Schaltfläche Nummerierung, um die Nummerierungsbibliothek anzuzeigen.

Wählen Sie den gewünschten Stil aus, um festzulegen, mit welchen Zahlen alle Elemente in der ausgewählten Liste eingeleitet werden.

Benutzerdefinierten Nummerierungsstil definieren

Klicken Sie in der Nummerierungsbibliothek auf Neues Zahlenformat festlegen.

Führen Sie im Dialogfeld Neues Zahlenformat festlegen eine der folgenden Aktionen durch:

• Tragen Sie andere Werte in den Feldern Zahlenformatvorlage, Zahlenformat oder Ausrichtung ein

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Schriftart und treffen Sie Ihre Auswahl aus der Vielzahl der angebotenen Möglichkeiten

Klicken Sie auf OK, um den neuen Nummerierungsstil auf die Liste anzuwenden.

Eine Liste oder einen Ausschnitt einer Liste mit einer bestimmten Nummer beginnen

Setzen Sie den Cursor innerhalb einer vorhandenen Liste in den Absatz, dessen Nummer Sie festlegen wollen.

Öffnen Sie die Nummerierungsbibliothek und klicken Sie auf Nummerierungswert festlegen, um das gleichnamige Dialogfeld zu öffnen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch, um die Nummerierung anzupassen:

• Wählen Sie die Option Neue Liste beginnen aus

• Wählen Sie die Option Vorherige Liste fortsetzen aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wert höhersetzen (Nummern überspringen)

Geben Sie in das Feld Wert festlegen auf die Nummer ein, die Sie dem Listenelement zuweisen wollen. Klicken Sie anschließend auf OK.

Sie können eine nummerierte Liste mit einer beliebigen Zahl beginnen oder fortsetzen

Formatieren Sie Text direkt beim Tippen

Die Fähigkeiten, die Word für Listen zur Verfügung stellt, sind lediglich ein Beispiel dafür, wie diese App anhand Ihrer Tippeingaben vorhersehen kann, wie Sie ein bestimmtes Element formatieren wollen. Über diese und andere Optionen der automatischen Formatierung erfahren Sie mehr, wenn Sie sich das Dialogfeld AutoKorrektur ansehen, das Sie über die Seite Dokumentprüfung im Dialogfeld Word-Optionen öffnen können.

Die Seite AutoFormat während der Eingabe zeigt, welche Optionen Word standard-mäßig bietet, darunter die Formatierung von Aufzählungs- und nummerierten Listen.

Sie können Optionen aktivieren und deaktivieren, um die automatische Formatierung zu steuern

Eine interessante Möglichkeit in diesem Dialogfeld sind die Rahmenlinien. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird eine einfache durchgehende Linie quer über die gesamte Seite gezeichnet, sobald Sie drei aufeinander folgende Bindestriche (-) oder Unterstrichzeichen (_) eingeben und drücken. Wenn Sie drei Gleichheitszeichen (=) eingeben, wird eine Doppellinie gezogen, und mit drei Tildezeichen (~) erhalten Sie eine Zickzacklinie.

Vordefinierte Formatvorlagen auf Text anwenden

Sie brauchen nicht viel über Zeichen- und Absatzformatierung zu wissen, um Ihre Dokumente so formatieren zu können, dass sie gut lesbar sind und einen professionellen Eindruck vermitteln. Wenige Mausklicks genügen, um das Aussehen von Wörtern, Formulierungen und Absätzen mithilfe von Formatvorlagen zu verändern. Vor allem können Sie eine Dokumentgliederung erstellen, die sich im Navigationsbereich widerspiegelt und aus der Sie ein Inhaltsverzeichnis erstellen können.

Anwenden von Formatvorlagen

Formatvorlagen können Zeichenformatierung (zum Beispiel Schriftart, Schriftgrad und Farbe), Absatzformatierung (zum Beispiel Zeilenabstand und Gliederungsebene) oder eine Kombination von beiden umfassen. Formatvorlagen werden in der Vorlage gespeichert, die mit einem Dokument verknüpft ist. In der Standardeinstellung basieren leere neue Dokumente auf der Vorlage Normal. Die Vorlage Normal enthält eine Auswahl von Formatvorlagen, die die grundlegenden Anforderungen der meisten Dokumente erfüllen. Diese Formatvorlagen umfassen neun Überschriftenebenen, verschiedene Textformatvorlagen, darunter mehrere Ebenen von Aufzählungs- und nummerierten Listen, Formatvorlagen für Index- und Inhaltsverzeichniseinträge sowie viele spezielle Formatvorlagen, zum Beispiel für Hyperlinks, Zitate, Platzhalter, Beschriftungen und andere Elemente.

In der Standardeinstellung stehen die vordefinierten Formatvorlagen, die am häufigsten benötigt werden, im Formatvorlagenkatalog auf der Registerkarte Start zur Verfügung. Sie können Formatvorlagen zum Katalog hinzufügen oder Einträge entfernen, die Sie nur selten brauchen.

Der Formatvorlagenkatalog in einem neuen, leeren Dokument basiert auf der Dokumentvorlage Normal

Anfangs zeigt die Vorlage Normal lediglich wenige Formatvorlagen im Formatvorlagenkatalog an, obwohl sie Formatvorlagen für praktisch alle denkbaren Elemente enthält. Auch wenn diese Formatvorlagen verfügbar sind, werden sie erst dann verwendet, wenn Sie die Formatvorlage anwenden oder das entsprechende Element zum Dokument hinzufügen. Zum Beispiel stehen für einen Index neun Absatzformatvorlagen zur Verfügung, aber keine davon wird verwendet, bis Sie einen Index erstellen und in das Dokument einfügen.

Sie können die Namen oder Vorschaubilder der Formatvorlagen im Fenster Formatvorlagen anzeigen und es so konfigurieren, dass es alle Formatvorlagen, nur in der Vorlage vorhandene Formatvorlagen, im Dokument benutzte Formatvorlagen oder empfohlene Formatvorlagen auflistet.

Das Fenster Formatvorlagen kann Namen oder Vorschaubilder der Formatvorlagen anzeigen

Wenn Sie nicht genug Platz haben, um das gesamte Fenster Formatvorlagen anzuzeigen, können Sie Formatvorlagen anwenden, indem Sie das Vordergrundfenster Formatvorlage übernehmen einblenden. Das Feld Formatvorlagenname im Fenster Formatvorlage übernehmen listet dieselben Formatvorlagen auf wie das Fenster Formatvorlagen; wenn Sie also das Fenster Formatvorlagen so konfiguriert haben, dass es nur die aktuell benutzten Formatvorlagen auflistet, macht das Feld Formatvorlagenname dies genauso.

Das Feld Formatvorlagenname führt die Formatvorlage auf, die auf die aktuelle Auswahl angewendet wird

Es gibt drei grundlegende Arten von Formatvorlagen, die Sie im Fenster Formatvorlagen anhand ihrer Symbole erkennen:

Absatz Diese Formatvorlagen können alle Formatierungen enthalten, die auf einen Absatz angewendet werden können. Dazu können auch Zeichenformatierungen gehören. Absatzformatvorlagen werden auf den gesamten Absatz angewendet, in dem sich der Cursor befindet. Im Fenster Formatvorlagen wird eine Absatzformatvorlage durch ein Absatzzeichen rechts neben ihrem Namen gekennzeichnet.

Zeichen Diese Formatvorlagen können alle Formatierungen enthalten, die auf ausgewählten Text angewendet werden können. Sie überschreiben die Zeichenformatierungen, die in der Absatzformatvorlage definiert sind. Wie direkte Zeichenformatierungen werden auch Zeichenformatvorlagen auf den aktuell ausgewählten Text angewendet; falls Sie sie auf einen gesamten Absatz anwenden wollen, müssen Sie diesen Absatz auswählen. Im Fenster Formatvorlagen wird eine Zeichenformatvorlage durch ein kleines »a« rechts neben ihrem Namen gekennzeichnet.

Verknüpft Diese Formatvorlagen sind Kombinationen. Wenn Sie in einen Absatz klicken und die Formatvorlage dann anwenden, wird sie wie eine Absatzformatvorlage auf den gesamten Absatz angewendet. Wenn Sie dagegen Text auswählen und die Formatvorlage dann anwenden, wird sie nur auf die aktuelle Auswahl angewendet. Im Fenster Formatvorlagen wird eine verknüpfte Formatvorlage durch die Kombination aus Absatzzeichen und kleinem »a« rechts neben ihrem Namen gekennzeichnet.

TIPP Zwei weitere Formatvorlagentypen, Tabelle und Liste, sind für Formatvorlagen reserviert, die in diesen Dokumentelementen benutzt werden.

Die in einer Vorlage gespeicherten Formatvorlagen basieren normalerweise auf der Format-vorlage Normal und verwenden für Textkörper und Überschrift nur die Standardschriftarten, die mit dem Dokumentdesign verknüpft sind. Daher passen sie alle gut zusammen. Aus diesem Grund erreichen Sie ein harmonisches Aussehen, wenn Sie den Dokumentinhalt mithilfe von Formatvorlagen gestalten. Wenn Sie benannte Formatvorlagen anwenden, können Sie das Aussehen eines gesamten Dokuments leicht ändern, indem Sie zu einem anderen Vorlagensatz wechseln, der Formatvorlagen mit demselben Namen, aber anderer Formatierung enthält.

SIEHE AUCH Informationen über Dokumentdesignelemente finden Sie im Abschnitt »Ändern des Dokumentdesigns« weiter unten in diesem Kapitel.

Formatvorlagensätze finden Sie im Dokumentformatierungskatalog auf der Registerkarte Entwurf.

Wenn Sie den Mauszeiger im Katalog über einen Formatvorlagensatz halten, zeigt eine Vorschau direkt im Dokumentfenster, wie sich dieser Formatvorlagensatz auf das Aussehen auswirken würde

TIPP Formatvorlagensätze bieten eine schnelle und einfache Methode, das Aussehen eines vorhandenen Dokuments zu verändern. Sie können Formatvorlagendefinitionen auch dadurch verändern, dass Sie die Vorlage wechseln, auf dem das Dokument basiert.

Das Fenster Formatvorlagen öffnen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf das Symbol zum Öffnen des Dialogfelds Formatvorlagen.

• Drücken Sie die Tastenkombination .

TIPP Wenn das Fenster Formatvorlagen über der Seite eingeblendet wird, können Sie es an seiner Titelzeile an den rechten oder linken Rand des App-Fensters ziehen, um es anzuheften. Ist es angeheftet, können Sie es vom Rand des Fensters wegziehen und beliebig positionieren.

Ändern, welche Formatvorlagen im Fenster Formatvorlagen aufgelistet werden

Klicken Sie unten im Fenster Formatvorlagen auf den Link Optionen, um das Dialogfeld Optionen für Formatvorlagenbereich zu öffnen.

Sortieren Sie die Liste alphabetisch, damit Sie Formatvorlagen leichter finden

Führen Sie im Dialogfeld Optionen für Formatvorlagenbereich eine der folgenden Aktionen durch und klicken Sie danach auf OK:

• Wählen Sie im Feld Anzuzeigende Formatvorlagen auswählen einen der folgenden Einträge aus:

• Empfohlen Zeigt Formatvorlagen an, die in der Vorlage als empfohlen markiert sind

• Verwendet Zeigt Formatvorlagen an, die auf Inhalt im aktuellen Dokument angewendet wurden

• Im aktuellen Dokument Zeigt Formatvorlagen aus der Vorlage an, die mit dem aktuellen Dokument verknüpft ist

• Alle Formatvorlagen Zeigt integrierte Formatvorlagen, Formatvorlagen aus der verknüpften Vorlage und Formatvorlagen an, die aus anderen Vorlagen in das Dokument aufgenommen wurden

• Wählen Sie im Feld Sortierung für die Liste auswählen den Eintrag Alphabetisch, Wie empfohlen, Schriftart, Basierend auf oder Nach Typ aus

• Aktivieren Sie in der Gruppe Formatierung zum Anzeigen als Formatvorlagen auswählen alle Kontrollkästchen von Formatierungen, für die Sie Variationen der benannten Formatvorlagen anzeigen möchten

• Aktivieren Sie in der Gruppe Darstellung von integrierten Formatvorlagennamen auswählen alle Kontrollkästchen für Optionen, die Sie verwenden wollen

Vorschau für Formatvorlagen im Fenster Formatvorlagen anzeigen oder ausschalten

Öffnen Sie das Fenster Formatvorlagen und aktivieren beziehungsweise deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen.

TIPP Wenn Sie das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen aktivieren, werden die Formatvorlagennamen in der entsprechenden Formatierung gezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger über eine Formatvorlage halten, werden die Formatdetails angezeigt.

Das Fenster Formatvorlage übernehmen öffnen

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf die Schaltfläche Weitere (in der rechten unteren Ecke des Formatvorlagenkatalogs), um den Format-vorlagenkatalog und das zugehörige Menü anzuzeigen.

Klicken Sie im Menü Formatvorlagen auf Formatvorlagen übernehmen.

Formatvorlage aus dem Fenster Formatvorlage übernehmen anwenden

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Erneut übernehmen, um die Formatvorlage anzuwenden, die im Feld Formatvorlagenname ausgewählt ist

• Wenn Sie eine andere Formatvorlage anwenden wollen, müssen Sie den gewünschten Eintrag im Feld Formatvorlagenname anklicken

Eine integrierte Formatvorlage anwenden

Wählen Sie den Text oder Absatz aus, auf den Sie die Formatvorlage anwenden wollen.

TIPP Wenn es sich bei der Formatvorlage, die Sie anwenden wollen, um eine Absatzformatvorlage handelt, brauchen Sie lediglich den Cursor an eine beliebige Stelle innerhalb des Absatzes zu setzen. Ist die Formatvorlage eine Zeichenformatvorlage, müssen Sie den gewünschten Text auswählen.

Klicken Sie im Formatvorlagenkatalog der Registerkarte Start oder im Fenster Format-vorlagen auf die Formatvorlage, die Sie anwenden wollen.

Formatvorlagensatz ändern

Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Dokumentformatierung bei Bedarf auf die Schaltfläche Weitere, um alle Formatvorlagensätze anzuzeigen.

Halten Sie den Mauszeiger über einen Formatvorlagensatz, um sich im Dokument eine Vorschau anzusehen.

Klicken Sie auf den Formatvorlagensatz, den Sie anwenden wollen.

Verwalten der Gliederungsebenen

Formatvorlagen können unterschiedliche Zwecke erfüllen: Sie steuern das Aussehen des Inhalts, bauen eine Dokumentgliederung auf und markieren Inhalt, damit Sie ihn einfach finden.

Formatvorlagen für Überschriften definieren die Gliederung eines Dokuments

Mit jeder Absatzformatvorlage ist eine Gliederungsebene verknüpft. Gliederungsebenen sind der Textkörper sowie die Ebenen 1 bis 9. (Die meisten Dokumente beschränken sich auf Text-körper und die ersten drei oder vier Gliederungsebenen.)

Die meisten Dokumente kommen mit zwei bis vier Gliederungsebenen aus

Absätze mit der Gliederungsebene 1 bis 9 werden Teil der hierarchischen Struktur des Dokuments. Sie werden im Navigationsbereich als Überschriften angezeigt und stehen für den gesamten Inhalt, der in der Hierarchie darunter angeordnet ist. Sie können den Inhalt unter jeder Überschrift ein- oder ausklappen und gesamte Inhaltsabschnitte verschieben, indem Sie die entsprechenden Überschriften im Navigationsbereich an eine andere Stelle ziehen.

Dokumentgliederung im Navigationsbereich anzeigen

Klicken Sie im Navigationsbereich auf Überschriften, um die Dokumentstruktur anzuzeigen.

TIPP Nur Überschriften, die mit Formatvorlagen für Dokumentüberschriften formatiert sind, werden im Navigationsbereich angezeigt.

Gliederung im Navigationsbereich ein- oder aufklappen

Führen Sie im Navigationsbereich eine der folgenden Aktionen durch:

• Wenn links neben einer Überschrift ein weißes Dreieck sichtbar ist, können Sie es anklicken, um die zugehörigen Unterebenen anzuzeigen

• Wenn links neben einer Überschrift ein schwarzes, nach unten geneigtes Dreieck sichtbar ist, können Sie es anklicken, um die zugehörigen Unterebenen auszublenden

TIPP Sofern gar kein Dreieck neben einer Überschrift angezeigt wird, hat diese Überschrift keine Unterebenen.

Abschnitte im Dokument ein- oder aufklappen

Wählen Sie in einem Dokument, das Formatvorlagen enthält, eine Überschrift aus, neben der auf der linken Seite ein Dreieck angezeigt wird. Führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Wenn es sich um ein graues, nach unten geneigtes Dreieck handelt, können Sie es anklicken, um den Inhalt der untergeordneten Ebenen auszublenden

• Wenn es sich um ein weißes Dreieck handelt, können Sie es anklicken, um den ausgeblendeten Inhalt der untergeordneten Ebenen anzuzeigen

Ändern des Dokumentdesigns

Jedes Dokument, das Sie erstellen, basiert auf einer Vorlage, und das Aussehen der Vorlage wird über ein Design gesteuert. Das Design ist eine Kombination aus abgestimmten Farben, Schriftarten und Effekten, die eine bestimmte Grundstimmung vermitteln. Um das Aussehen eines Dokuments zu verändern, können Sie ein anderes Design aus dem Designkatalog wählen.

Die Standardinstallation von Word 2016 bietet zahlreiche Designs zur Auswahl an

Jedes Design umfasst einen integrierten Schriftart- und einen Farbensatz sowie eine zugehörige Effektformatvorlage.

Jeder Schriftartsatz umfasst zwei Schriftarten, eine für Überschriften, die zweite für den Textkörper. In manchen Schriftartsätzen wird dieselbe Schriftart für Überschrift und Textkörper verwendet.

Jede Farbe in einem Farbensatz übernimmt eine bestimmte Rolle bei der Formatierung der Elemente. Zum Beispiel wird die erste Farbe in jedem Satz auf die Formatvorlagen für Titel und intensiven Verweis angewendet, während unterschiedliche Töne der dritten Farbe auf die Formatvorlagen für Untertitel, Überschrift 1 und Überschrift 2 angewendet werden.

Wenn Ihnen die Hintergrundelemente eines Designs gefallen, aber nicht die Farben oder Schriftarten, können Sie die Designelemente nach Belieben verändern.

Word 2016 bietet Tausende unterschiedlicher Kombinationen, mit denen Sie ein individuelles Design ganz nach Ihrem Geschmack zusammenstellen können

TIPP Neben Farben und Schriftarten können Sie auch subtilere optische Elemente verändern, zum Beispiel den Absatzabstand und visuelle Effekte, die mit einem Design verknüpft sind.

In der Standardeinstellung wendet Word auf alle neuen, leeren Dokumente das Design Office an. In Word 2016 umfasst dieses Design eine vorwiegend blaue Farbpalette, die Schriftart Calibri für Textkörper und Calibri Light für Überschriften. Wenn Sie oft ein anderes Design als Office einsetzen, können Sie es zum Standarddesign machen.

Ein integriertes Design auf ein Dokument anwenden

Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Dokumentformatierung auf die Schaltfläche Designs und dann auf das Design, das Sie anwenden wollen.

TIPP Wenn Sie Inhalte des Dokuments von Hand formatiert haben, überschreibt das Design diese manuellen Formatierungen nicht. Sie können sicherstellen, dass alle Dokumentelemente über das Design gesteuert werden, indem Sie im Menü des Dokumentformatierungskatalogs den Befehl Auf den Standard-Formatvorlagensatz zurücksetzen wählen.

Designelemente in einem Dokument ändern

Führen Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Dokumentformatierung eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Farben (das QuickInfo identifiziert sie als Designfarben) und klicken Sie auf den Farbensatz, den Sie anwenden wollen

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Schriftarten (das QuickInfo identifiziert sie als Designschriftarten) und klicken Sie auf den Schriftartsatz, den Sie anwenden wollen

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Effekte (das QuickInfo identifiziert sie als Designeffekte) und klicken Sie auf den Effektsatz, den Sie anwenden wollen

Das Standarddesign ändern

Wenden Sie im Dokument das Design an, das Sie als Standarddesign verwenden wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Dokumentformatierung auf Als Standard festlegen.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie gelernt, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Anwenden von Absatzformatierungen

Inhalt von Hand strukturieren

Anwenden von Zeichenformatierungen

Erstellen und Bearbeiten von Listen

Vordefinierte Formatvorlagen auf Text anwenden

Ändern des Dokumentdesigns

Übungsaufgaben

Sie finden Sie Übungsdateien für die nachfolgenden Aufgaben im Ordner Office2016SfS\Kapitel03. Sie können die Ergebnisse der Übungen im selben Ordner speichern.

Anwenden von Absatzformatierungen

Öffnen Sie das Dokument AbsätzeFormatieren, zeigen Sie die Formatierungssymbole an und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Zeigen Sie das Lineal an und stellen Sie die Zoomstufe so ein, dass alle oder zumindest die meisten Absätze des Dokuments sichtbar sind.

Wählen Sie die beiden ersten Absätze aus (»Willkommen« und den nächsten Textabsatz) und zentrieren Sie sie zwischen den Seitenrändern.

Wählen Sie den zweiten Absatz aus und stellen Sie einen Erstzeileneinzug ein.

Wählen Sie den dritten Absatz aus und wenden Sie die folgenden Formatierungen an:

• Formatieren Sie den Absatz so, dass seine Ränder glatt am linken und rechten Seitenrand abschließen

• Ziehen Sie den Absatz links und rechts um jeweils 1,27 cm ein

Ziehen Sie den Absatz »Bitte passen Sie auf« um 0,63 cm ein.

Wählen Sie gleichzeitig die Absätze »Kissen«, »Bettdecken«, »Handtücher«, »Weingutsführung« und »Massage« aus. Ändern Sie den Absatzabstand so, dass keine Abstände nach diesen Absätzen eingefügt werden.

Versehen Sie am Anfang des Dokuments den Absatz »Bitte nehmen Sie sich einige Minuten Zeit« mit einem Rahmen.

Speichern und schließen Sie das Dokument.

Inhalt von Hand strukturieren

Öffnen Sie das Dokument InhaltStrukturieren, zeigen Sie die Formatierungssymbole an und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Zeigen Sie das Lineal an und stellen Sie die Zoomstufe so ein, dass alle oder zumindest die meisten Absätze des Dokuments sichtbar sind.

Fügen Sie im zweiten Absatz (»Wir möchten Sie«) einen Zeilenumbruch unmittelbar hinter dem Komma und den Leerzeichen ein, die auf »willkommen heißen« folgen.

Wählen Sie die Absätze »Kissen«, »Bettdecken«, »Handtücher« und »Geschirrtücher« aus. Fügen Sie einen linken Tabstopp an der Position für 5 cm ein und löschen Sie alle Tabstopps vor dieser Position.

Ersetzen Sie im Absatz »Kissen« das Leerzeichen vor dem Wort »Im« durch ein Tabulatorzeichen. Fügen Sie auf dieselbe Weise Tabulatorzeichen in die nächsten drei Absätze ein. Nun ist in jedem Absatz der Teil hinter dem Doppelpunkt an der 5-cm-Markierung ausgerichtet, wodurch überall Platz frei bleibt.

Wählen Sie die vier Absätze mit den Tabstopps aus und gehen Sie folgendermaßen vor:

• Verschieben Sie den linken Tabstopp von 5 cm auf 3,5 cm

• Ziehen Sie auf dem Lineal die Markierung Hängender Einzug auf den Tabstopp bei 3,5 cm (die Markierung Linker Einzug bewegt sich mit), damit die zweite Zeile der Absätze an derselben Stelle beginnt wie die erste Zeile. Drücken Sie nun die Taste , um die Auswahl aufzuheben und sich das Ergebnis anzusehen.

Wählen Sie am Ende des Dokuments die drei Absätze mit den Geldbeträgen aus und gehen Sie folgendermaßen vor:

• Setzen Sie einen Dezimal-Tabstopp bei 8,5 cm

• Ersetzen Sie das Leerzeichen vor den Geldbeträgen jeweils durch ein Tabstoppzeichen, um die Preise auf den Dezimalkommas auszurichten

Blenden Sie die Formatierungszeichen aus, um sich die Ergebnisse Ihrer Arbeit besser betrachten zu können.

Speichern und schließen Sie das Dokument.

Anwenden von Zeichenformatierungen

Öffnen Sie das Dokument ZeichenFormatieren und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Unterstreichen Sie im zweiten Aufzählungspunkt das Wort »befriedigend«. Wiederholen Sie diesen Formatierungsbefehl nun, um das Wort »allen« im vierten Aufzählungspunkt zu unterstreichen.

Klicken Sie im vierten Aufzählungspunkt auf irgendeine Stelle innerhalb des Worts »hinweg«. Wenden Sie eine dicke Unterstreichung so auf das Wort an, dass dabei das Format Dick unterstreichen der Schaltfläche Unterstreichen zugewiesen wird. Wenden Sie nun die dicke Unterstreichung auf das Wort »Abteilungsgrenzen« an.

Wählen Sie die Überschrift »Einführung für Teilnehmer« aus und wenden Sie eine fette Formatierung darauf an.

Kopieren Sie diese Formatierung und übertragen Sie sie auf den Untertitel »Leitlinien«, wodurch der Untertitel zu einer Überschrift wird.

Wählen Sie die Überschrift »Leitlinien « aus und wenden Sie die folgenden Formatierungen darauf an:

• Ändern Sie die Schriftart auf Impact

• Setzen Sie den Schriftgrad auf 20 Punkte

• Wenden Sie den Schrifteffekt Kapitälchen an

• Vergrößern Sie den Zeichenabstand um 10 Punkte

Ändern Sie die Schriftfarbe der Wörter »Einführung für Teilnehmer« auf Grün, Akzent 6.

Wählen Sie die Überschrift »Ausschuss für ehrenamtliche Tätigkeit« aus und wenden Sie die folgenden Formatierungen darauf an:

• Umranden Sie die Buchstaben in derselben Farbe wie »Einführung für Teilnehmer«

• Wenden Sie einen äußeren Schatten des Typs Offset diagonal unten links an. Ändern Sie die Schattenfarbe auf Grün, Akzent 6, dunkler 50%.

• Füllen Sie die Buchstaben mit der Farbe Grün, Akzent 6 und ändern Sie die Textumrandung auf Grün, Akzent 6, dunkler 25%

Sie haben jetzt drei Texteffekte auf den ausgewählten Text angewendet, die drei Helligkeitsstufen desselben Grüntons verwenden.

Wählen Sie im ersten Aufzählungspunkt den Begriff »Konzept der ehrenamtlichen Tätigkeit« aus und wenden Sie eine Hervorhebung in der Farbe Hellgrün an.

Wählen Sie im fünften Aufzählungspunkt gleichzeitig die Wörter »Brainstorms«, »Planung« und »Aufstiegsmöglichkeiten« aus und ändern Sie alle Buchstaben in Großbuchstaben.

Speichern und schließen Sie das Dokument.

Erstellen und Bearbeiten von Listen

Öffnen Sie das Dokument ListenErstellen, zeigen Sie die Formatierungssymbole sowie das Lineal an und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Wählen Sie die ersten vier Absätze unter »Die Vorschriften untergliedern sich in vier Kategorien« aus. Formatieren Sie die ausgewählten Absätze als Aufzählungsliste. Ändern Sie das Aufzählungszeichen für die vier Listenelemente in das Symbol mit den vier Diamanten.

Wählen Sie die zwei Absätze unter der Überschrift »Definitionen« aus. Formatieren Sie diese Absätze als nummerierte Liste.

Wählen Sie ersten vier Absätze unter der Überschrift »Allgemeine Regeln« aus. Formatieren Sie die Absätze als weitere nummerierte Liste. Stellen Sie sicher, dass die Zählung bei der neuen Liste wieder mit der Zahl 1 beginnt.

Formatieren Sie die nächsten drei Absätze als Aufzählungsliste. (Beachten Sie, dass Word das Aufzählungszeichen verwendet, das Sie vorher ausgewählt haben.) Ziehen Sie die Aufzählungsliste so weit ein, dass sie innerhalb des darüber liegenden nummerierten Listenelements liegt.

Formatieren Sie die übrigen drei Absätze als nummerierte Liste. Stellen Sie sicher, dass die Nummerierung der Liste passend zum vorherigen Element der nummerierten Liste fortgesetzt wird.

Suchen Sie das nummerierte Listenelement »Es sind keine großen Hunde erlaubt«. Erstellen Sie ein neues nummeriertes Listenelement auf zweiter Ebene (a) für den Text, der mit dem Wort »Blindenhunde« beginnt. Erstellen Sie dann ein zweites Element (b) und geben Sie den folgenden Text ein: Der Verwaltungsrat behält sich vor, Ausnahmen von dieser Regel zu genehmigen.

Erstellen Sie ein drittes Listenelement (c). Stufen Sie das neue Listenelement auf die erste Ebene hoch und geben Sie den folgenden Text ein: Alle Haustiere müssen in der Wohnung ihres Besitzers untergebracht sein. Wie Sie sehen, ist die Liste »Allgemeine Regeln« nun hierarchisch organisiert.

Sortieren Sie die drei Aufzählungslistenelemente in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge.

Speichern und schließen Sie das Dokument.

Vordefinierte Formatvorlagen auf Text anwenden

Öffnen Sie Dokument FormatvorlagenAnwenden in der Ansicht Seitenlayout und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Blättern Sie das Dokument durch, um sich mit seinem Inhalt vertraut zu machen. Beach-ten Sie, dass das Dokument mit einem zentrierten Titel und Untertitel beginnt und dass es mehrere Zwischenüberschriften gibt.

Öffnen Sie den Navigationsbereich. Beachten Sie, dass die Seite Überschriften des Navigationsbereichs die Überschriften im Dokument nicht widerspiegelt. Das liegt daran, dass die Überschriften direkt formatiert sind statt mit Formatvorlagen.

Öffnen Sie das Fenster Formatvorlagen und heften Sie es am rechten Rand des AppFensters an.

Stellen Sie die Zoomstufe der Seite so ein, dass der Inhalt zwischen den Navigationsbe-reich und das Fenster Formatvorlagen passt.

Wenden Sie die Formatvorlage Titel auf den Dokumenttitel »Alles über Bambus« an.

Wenden Sie die Formatvorlage Untertitel auf den Absatz »Merkblatt« an.

Wenden Sie die Formatvorlage Überschrift 1 auf die erste fette Überschrift, »Umzug in das neue Zuhause«, an. Beachten Sie, dass die Überschrift nun im Navigationsbereich aufgeführt wird.

Blenden Sie den Inhalt aus, der auf diese Überschrift folgt. Machen Sie ihn nun wieder sichtbar.

Wenden Sie die Formatvorlage Überschrift 1 auf die Überschrift »So bleibt der Bambus gesund« an. Wiederholen Sie diese Formatierung mit derselben Formatvorlage bei der Überschrift »Bekämpfen von Schädlingen«.

Blättern Sie so weit nach unten, dass die beiden unterstrichenen Überschriften sichtbar sind. Wählen Sie die Überschriften »Milben« und »Schildläuse« aus. Wenden Sie nun gleichzeitig die Formatvorlage Überschrift 2 auf die beiden Absätze an.

Konfigurieren Sie das Fenster Formatvorlagen so, dass es alle Formatvorlagen in alpha-betischer Reihenfolge auflistet.

Klicken Sie im Navigationsbereich direkt über den Überschriften auf die Schaltfläche Zum Anfang springen, um zum Dokumenttitel zurückzukehren.

Wählen Sie im ersten Absatz des Dokuments den Firmennamen »Wide World Importers« aus und wenden Sie die Formatvorlage Intensiver Verweis darauf an.

Wählen Sie im zweiten Absatz gegen Ende des ersten Satzes das Wort »horstbildend« aus und wenden Sie die Formatvorlage Hervorhebung darauf an. Wenden Sie nun am Ende des Satzes dieselbe Formatvorlage auf den Begriff »mit Ausläufern« an.

Schließen Sie den Navigationsbereich und das Fenster Formatvorlagen. Konfigurieren Sie die Ansicht so, dass beide Seiten des Dokuments im Fenster sichtbar sind.

Wenden Sie den Formatvorlagensatz Standard (elegant) auf das Dokument an. Ändern Sie die Ansicht auf Seitenbreite und sehen Sie sich an, welche Veränderungen der Formatvorlagensatz bewirkt.

Speichern und schließen Sie das Dokument.

Ändern des Dokumentdesigns

Öffnen Sie das Dokument DesignÄndern und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Wenden Sie das Design Facette auf das Dokument an.

Ändern Sie die Designfarben auf das Farbschema Orange.

Ändern Sie die Designschriftarten auf den Designsatz Georgia.

Legen Sie das Design Facette als Standarddesign für das Dokument fest.

Speichern und schließen Sie das Dokument.

4 Zusammen an Dokumenten arbeiten

In diesem Kapitel

Dokumente mit Markup versehen

Anzeigen und Prüfen von Dokumentmarkup

Vergleichen und Zusammenführen von Dokumenten

Steuern der erlaubten Änderungen

Dokumente gemeinsam erstellen

Übungsdateien

Verwenden Sie für dieses Kapitel die Übungsdateien aus dem Ordner Office2016SfS\Kapitel04. Hinweise zum Herunterladen der Übungsdateien finden Sie in der Einleitung.

Es ist nicht ungewöhnlich, wenn mehrere Leute bei der Entwicklung eines Dokuments zusammenarbeiten. Diese Zusammenarbeit ist einfacher, wenn die Beteiligten elektronische Dokumente in Dateiform auf einem Computerbildschirm lesen, als wenn sie mit Papierausdrucken hantieren. Die Begutachtung am Bildschirm ist sehr effizient; Sie können leserliche Rückmeldungen anheften, Änderungen durchführen und dabei Versionshierarchien abspeichern.

Eine gute Möglichkeit, Feedback von mehreren Gutachtern zu erhalten, besteht darin, eine Datei an jeden Gutachter zu senden und die geprüften Versionen dann in eine Datei zusammenzuführen, in der Sie nun ihrerseits alle Änderungen überprüfen. Wenn Sie eine Datei in einem freigegebenen Speicherort ablegen, können mehrere Personen das Dokument gleichzeitig lesen und bearbeiten. Diese hocheffiziente Methode der Zusammenarbeit wird als gemein-same Dokumenterstellung (engl. coauthoring) bezeichnet.

Word 2016 stellt viele Werkzeuge bereit, um die gemein-same Arbeit an Dokumenten zu vereinfachen. Sie können Änderungen vornehmen, ohne den ursprünglichen Inhalt zu löschen, Feedback in Kommentaren hinterlassen und auf Kommentare und Anfragen anderer Leser antworten. Um ein Dokument gegen unerwünschte Änderungen zu schützen, können Sie die Bearbeitungsoptionen so einstellen, dass Word alle Änderungen nachverfolgt, nur bestimmte Änderungsarten erlaubt oder jegliche Änderungen unterbindet.

Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie Dokumente kommentieren und prüfen, Dokumentversionen vergleichen und zusammenführen, einschränken, welche Änderungen andere Leute an freigegebenen Dokumenten vornehmen dürfen, und Dokumente gemeinsam erstellen.

Dokumente mit Markup versehen

Kommentare und nachverfolgte Änderungen werden mit dem Sammelbegriff Markup bezeichnet.

Einfügen von Kommentaren

Ein Kommentar ist ein Hinweis, der innerhalb des Texts verankert wird. Der Ankerpunkt kann Text, irgendein Objekttyp oder lediglich eine Position sein; Word zeigt den Kommentar in allen Fällen im rechten Rand des Dokuments an.

Word fügt automatisch Ihren Namen und einen Zeitstempel zum Kommentar hinzu

Jeder Kommentar liegt innerhalb eines Kastens, der nur sichtbar ist, während der Kommentar aktiv ist (wenn Sie den Mauszeiger darüber halten oder darauf klicken). Kommentarkästen werden als Sprechblasen bezeichnet. Sprechblasen werden eingesetzt, um die verschiedenen Markuptypen anzuzeigen.

Wenn Kommentare ausgeblendet sind, weisen Sprechblasensymbole darauf hin, dass sie vorhanden sind.

Die Sprechblase weist auf einen ausgeblendeten Kommentar hin

Es gibt viele Gründe, Kommentare einzufügen, zum Beispiel um Fragen zu stellen, Vorschläge zu machen, auf Quellen hinzuweisen oder Bearbeitungen zu erklären. Um Kommentare einzufügen und zu bearbeiten, stehen die Befehle der Gruppe Kommentare auf der Registerkarte Überprüfen zur Verfügung.

Die Befehle in der Gruppe Kommentare machen es einfach, Kommentare durchzugehen und zu entfernen

In ein Dokument können mehrere Leute Kommentare einfügen. Word weist den Kommentaren der unterschiedlichen Personen eine jeweils andere Farbe zu und verwendet diese Farbe für das Markup von Kommentaren, Einfügungen, Löschungen und Formatierungsänderungen. (Die Farbe wird anhand des Benutzernamens zugewiesen, wenn daher zwei Personen denselben Benutzernamen verwenden, hat ihr Markup dieselbe Farbe.)

Sie haben auch die Möglichkeit, die Farben und Effekte für Kommentare und verschiedene Markuptypen selbst auszusuchen.

Sie können ändern, welche Änderungstypen nachverfolgt und welche Markupfarben verwendet werden

Word markiert verschobenen Inhalt und Änderungen an Tabellenzellen mit Standardfarben, kennzeichnet aber nicht den Bearbeiter oder den Zeitpunkt der Änderung. Sie können diese Markupfarben anpassen, das ist aber sinnlos, weil die benutzerdefinierten Farben nicht zusammen mit dem Dokument übermittelt werden.

TIPP Zeigen Sie Dokumente im Seitenlayout an, damit alle Zusammenarbeitsbefehle verfügbar sind.

Kommentar einfügen

Wählen Sie den Text oder das Objekt aus, an dem Sie den Kommentar verankern wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Kommentare auf die Schaltfläche Neuer Kommentar.

Geben Sie in der Kommentarsprechblase, die am rechten Rand oder im Überarbeitungsbereich erscheint, Ihren Kommentartext ein.

TIPP Kommentare sind normalerweise schlichter Text, können aber auch andere Elemente und Formatierungen enthalten, zum Beispiel Bilder und aktive Hyperlinks.

Farbe von Kommentaren festlegen, die Sie in einem Dokument einfügen

Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen auf das Symbol rechts unten in der Gruppe Nachverfolgung, um das Dialogfeld Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen zu öffnen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweiterte Optionen, um das Dialogfeld Erweiterte Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen zu öffnen.

Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts neben dem Feld Kommentare, um eine Liste der Farben anzuzeigen.

Die benannten Farben in der Liste sind unabhängig vom Dokumentfarbschema und ändern sich nicht von einem Dokument zum anderen

Wählen Sie im Feld Kommentare die Farbe aus, die Sie für alle Kommentare verwenden wollen, die Sie auf dem aktuellen Computer einfügen.

Klicken Sie in allen offenen Dialogfeldern auf OK, um sie zu schließen und Ihre Änderungen zu speichern.

Nachverfolgen von Änderungen

Wenn zwei oder mehr Personen an einem Dokument zusammenarbeiten, ist es normalerweise eine Person, die das Dokument erstellt und »besitzt«, während die anderen es prüfen, ergänzen oder überarbeiten, um seinen Inhalt exakter, logischer oder verständlicher zu machen. Wenn Sie ein Dokument in Word prüfen, können Sie Ihre Änderungen nachverfolgen (das heißt aufzeichnen). Somit können Ihre Änderungen begutachtet werden, und der ursprüngliche Text bleibt zum Vergleich erhalten und kann bei Bedarf wiederhergestellt werden. Sie verwalten die Änderungsnachverfolgung in der Gruppe Nachverfolgung auf der Registerkarte Überprüfen.

Eine dunklere Schaltfläche weist darauf hin, dass die Änderungsnachverfolgung aktiv ist

TIPP Wenn Sie die Änderungsnachverfolgung einschalten, werden nur Änderungen im aktiven Dokument aufgezeichnet, nicht in irgendwelchen anderen offenen Dokumenten.

Word verfolgt Einfügungen, Löschvorgänge, Verschiebungen und Formatierung von Inhalt. Wenn Sie ein Dokument in der Ansicht Markup: alle anzeigen, werden nachverfolgte Änderungen mithilfe unterschiedlicher Schriftfarben und Formatierungen markiert. Die Standardformatierung sieht folgendermaßen aus:

Einfügungen werden unterstrichen und in der Farbe angezeigt, die dem Bearbeiter zugewiesen ist

Löschvorgänge werden durchgestrichen und in der Farbe angezeigt, die dem Bearbeiter zugewiesen ist

Formatierungsänderungen erscheinen als Sprechblasen im Markupbereich

Verschiebungen werden doppelt unterstrichen und in grüner Farbe angezeigt

Alle Änderungen werden im linken Rand durch eine vertikale Linie markiert

Verschobener Text ist grün, die doppelte Unterstreichung kennzeichnet seine neue Position

Wie bei Kommentaren können auch mehrere Leute ihre Änderungen in einem Dokument nachverfolgen lassen. Word weist den Änderungen jedes Bearbeiters eine andere Farbe zu und verwendet diese Farbe, um eingefügten und gelöschten Text zu formatieren. Sie haben auch die Möglichkeit, selbst eine Farbe für Ihre Änderungen auszuwählen. Sie können auch die Formatierung verändern, mit der die verschiedenen Änderungstypen gekennzeichnet werden, zum Beispiel kann Word eingefügten Text fett, kursiv oder doppelt unterstrichen formatieren, aber diese Einstellung gilt nur für Ihr Profil auf dem Computer, auf dem Sie diese Konfiguration vornehmen, und hat keine Auswirkungen darauf, wie diese Änderungen auf anderen Computern angezeigt werden.

Wenn Sie sicherstellen wollen, dass andere Prüfer ihre Änderungen an einem Dokument nachverfolgen, können Sie die Änderungsnachverfolgung einschalten und sperren. Außerdem können Sie (optional) erzwingen, dass Prüfer ein Kennwort eingeben, um die Änderungsnachverfolgung auszuschalten.

SIEHE AUCH Wie Sie die Änderungsnachverfolgung erzwingen, indem Sie die Bearbeitung einschränken, ist im Abschnitt »Steuern der erlaubten Änderungen« weiter unten in diesem Kapitel beschrieben.

Änderungsnachverfolgung ein- oder ausschalten

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung auf die Schaltfläche Änderungen nachverfolgen (nicht auf das zugehörige Pfeilsymbol)

• Drücken Sie die Tastenkombination

SIEHE AUCH Wie Sie die Änderungsnachverfolgung sperren, ist im Abschnitt »Steuern der erlaubten Änderungen« weiter unten in diesem Kapitel beschrieben.

Änderungen nachverfolgen, ohne sie auf dem Bildschirm anzuzeigen

Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung auf das Pfeilsymbol des Felds Für Überarbeitung anzeigen.

Wählen Sie in der Liste Für Überarbeitung anzeigen den Eintrag Einfaches Markup oder Markup: keine.

SIEHE AUCH Weitere Informationen über die Markupansichten finden Sie im Abschnitt »Anzeigen und Prüfen von Dokumentmarkup« weiter unten in diesem Kapitel.

Farbe der Änderungen festlegen, die Sie in allen Dokumenten verfolgen

Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen auf das Symbol rechts unten in der Gruppe Nachverfolgung, um das Dialogfeld Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen zu öffnen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweiterte Optionen, um das Dialogfeld Erweiterte Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen zu öffnen.

Wählen Sie jeweils im Feld Farbe neben Einfügungen, Löschvorgänge und Formatierung die Farbe aus, die Sie für den jeweiligen Änderungstyp in Word-Dokumenten auf dem aktuellen Computer verwenden wollen.

Klicken Sie in allen offenen Dialogfeldern auf OK, um sie zu schließen und Ihre Änderungen zu speichern.

Verhindern, dass Prüfer die Änderungsnachverfolgung ausschalten

Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung auf das Pfeilsymbol von Änderungen nachverfolgen und dann auf Nachverfolgung sperren.

Geben Sie im Dialogfeld Nachverfolgen sperren zweimal ein Kennwort ein, das andere Leute daran hindert, diese Funktion auszuschalten.

Verwenden Sie ein Kennwort, das Sie sich gut merken können, oder notieren Sie es sich an einem sicheren Ort

Klicken Sie im Dialogfeld Nachverfolgen sperren auf OK.

Änderungsnachverfolgung entsperren

Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung auf das Pfeilsymbol von Änderungen nachverfolgen und dann auf Nachverfolgung sperren.

Geben Sie im Dialogfeld Sperre für Nachverfolgung aufheben das Kennwort ein, das Sie beim Einschalten dieser Funktion festgelegt haben, und klicken Sie auf OK.

Wenn Sie die Nachverfolgung entsperren, wird dabei nicht die Änderungsnachverfolgung ausgeschaltet. Das müssen Sie zusätzlich erledigen.

Anzeigen und Prüfen von Dokumentmarkup

Nachdem Ihre Kollegen ihr Feedback in Form von Änderungen und Kommentaren gegeben haben, können Sie die nachverfolgten Änderungen und Kommentare prüfen und in das Dokument einarbeiten.

Anzeigen von Markup

Gewöhnlich ist es sinnvoll, das gesamte Markup gleichzeitig anzuzeigen und zu prüfen, aber Sie haben auch die Möglichkeit, lediglich bestimmte Markuptypen oder nur Markup von bestimmten Prüfern anzuzeigen.

Word 2016 stellt vier grundlegende Möglichkeiten zum Anzeigen von Markup bereit, die steuern, welche nachverfolgten Änderungen in einem Dokument sichtbar sind. Die Einstellungen sind:

Einfaches Markup Diese Standardansicht zeigt am linken Rand neben jeder aufgezeichneten Änderung eine rote, senkrechte Linie an. Markup ist ausgeblendet.

Markup: alle Diese Ansicht zeigt am linken Rand neben jeder aufgezeichneten Änderung eine graue, senkrechte Linie an. Eingefügte, gelöschte und verschobene Inhalte werden so angezeigt, wie Sie es im Dialogfeld Erweiterte Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen konfiguriert haben.

SIEHE AUCH Wie Sie die Formatierung von Markup steuern, ist im Abschnitt »Dokumente mit Markup versehen« weiter oben in diesem Kapitel beschrieben.

Markup: keine Diese Ansicht blendet Kommentare aus und zeigt den aktuellen Dokumentinhalt so an, als hätten Sie alle Änderungen angenommen. Änderungen, die Sie in dieser Ansicht vornehmen, werden verfolgt (sofern die Änderungsnachverfolgung eingeschaltet ist) und werden sichtbar, sobald Sie das Markup wieder anzeigen.

Original Diese Ansicht zeigt den ursprünglichen Dokumentinhalt ohne jegliches Markup an

Abhängig von Ihrer Ansichtseinstellung werden Kommentare auf unterschiedliche Weise angezeigt:

In Sprechblasen am rechten Rand

Ausgeblendet, aber durch ein Kommentarsymbol am rechten Rand gekennzeichnet

Ausgeblendet, aber durch Hervorhebung im Text gekennzeichnet

Sie können auf das Kommentarsymbol klicken oder den Mauszeiger über die Hervorhebung halten, um den Kommentartext anzuzeigen.

Detaillierte Optionen zum Anzeigen von Markup

Nachdem Sie im Feld Für Überarbeitung anzeigen eine Ansicht ausgewählt haben, stehen zusätzliche Möglichkeiten zur Verfügung, um die Anzeige von Markups zu steuern:

Sie können individuell festlegen, ob Kommentare, Einfügungen und Löschvorgänge sowie Formatierungsänderungen angezeigt werden

Sie können das gesamte Markup inline oder in Sprechblasen anzeigen oder Kommentare in Sprechblasen belassen, während Einfügungen, Löschvorgänge und Verschiebungen inline angezeigt werden

Sie können Markup ausgewählter Bearbeiter ein- oder ausblenden

Wenn Sie sich alle Kommentare und nachverfolgte Änderungen in einem Dokument gleichzeitig ansehen wollen, können Sie den Überarbeitungsbereich verwenden. In der Standard-einstellung öffnet sich dieser Fensterabschnitt links neben dem Dokumenttext (und rechts vom Navigationsbereich, sofern er offen ist) auf derselben Höhe wie der Dokumentinhalt. Sie können diesen Fensterabschnitt stattdessen aber auch an der rechten Seite des Fensters anheften.

Oben im Überarbeitungsbereich stehen Angaben zur Zahl und der Art der Überarbeitungen

Im Menüband finden Sie außerdem die Möglichkeit, den Überarbeitungsbereich horizontal anzuzeigen. In der Standardeinstellung erstreckt sich dieser Überarbeitungsbereich über die Unterseite des Word-App-Fensters. Sie können ihn aber auch an den oberen Rand des Fensters ziehen.

Sie können den Überarbeitungsbereich vertikal oder horizontal anzeigen

Während der Überarbeitungsbereich angeheftet ist, wird der Bereich für die Dokumentanzeige entsprechend schmaler oder kürzer. Sie können den Fensterabschnitt lösen, damit er eigenständig über dem App-Fenster schwebt und den Inhaltsbereich nicht verkleinert. Das eigenständige Fenster hat anfangs ein vertikales Format, aber Sie können seine Höhe und Breite nach Wunsch anpassen.

Welche Anordnung für den Überarbeitungsbereich optimal ist, hängt davon ab, wie viel Platz Sie auf dem Bildschirm Ihres Geräts haben.

Anzeige von Markup in einem Dokument ändern

Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung auf das Pfeilsymbol des Felds Für Überarbeitung anzeigen.

Wählen Sie in der Liste Für Überarbeitung anzeigen den Eintrag Einfaches Markup, Markup: alle, Markup: keine oder Original aus.

Oder

Klicken Sie im Randbereich links neben irgendeiner nachverfolgten Änderung auf die rote oder graue vertikale Linie, um zwischen den Ansichten Einfaches Markup und Markup: alle hin und her zu wechseln.

Bestimmte Markuptypen in Sprechblasen anzeigen

Wählen Sie im Feld Für Überarbeitung anzeigen die Ansicht Markup: alle aus.

Klicken Sie im Menü Markup anzeigen auf Sprechblasen und dann auf Überarbeitungen in Sprechblasen anzeigen, Alle Überarbeitungen inline anzeigen oder Nur Kommentare und Formatierungen in Sprechblasen anzeigen.

Gesamten Markup eines bestimmten Typs anzeigen oder ausblenden

Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung auf die Schaltfläche Markup anzeigen und dann auf Kommentare, Freihand, Einfügungen und Löschen oder Format.

TIPP Ein Häkchen links neben einem Markuptyp bedeutet, dass Elemente dieses Typs in Ansichten des Dokuments sichtbar sind, sofern diese Elemente prinzipiell angezeigt werden.

Nur Markup einer bestimmten Person anzeigen

Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung auf die Schaltfläche Markup anzeigen.

Klicken Sie im Menü Markup anzeigen auf Bestimmte Personen und dann auf den Namen aller Bearbeiter, deren Kommentare Sie nicht sehen wollen.

Einzelne Kommentare in der Ansicht Einfaches Markup anzeigen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf ein Kommentarsymbol, um die Kommentare dieser Zeile in Kommentarsprechblasen anzuzeigen

• Halten Sie den Mauszeiger über ein Kommentarsymbol, um die Kommentare dieser Zeile in den Farben hervorzuheben, die den Autoren der Kommentare zugeordnet sind

TIPP Der Name des Bearbeiters stammt aus den Benutzerinformationen, die zusammen mit dem Benutzerkonto gespeichert sind. Wenn Sie sich mit einem Microsoft-Konto angemeldet haben, zeichnet Word Überarbeitungen anhand des Namens auf, der mit Ihrem Microsoft-Konto verknüpft ist. Falls die Word-Instanz, mit der Sie arbeiten, nicht mit einem Microsoft-Konto verknüpft ist, können Sie die gespeicherten Benutzerinformationen auf der Seite Allgemein im Dialogfeld Word-Optionen ändern. Eine Änderung Ihrer Benutzerinformationen hat nur dann Auswirkungen auf die Änderungsverfolgung, wenn Sie nicht mit einem Microsoft-Konto angemeldet sind.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf hervorgehobenen, kommentierten Text und wählen Sie den Befehl Kommentar bearbeiten, um nur diesen Kommentar in einer Kommentarsprechblase anzuzeigen

Überarbeitungsbereich anzeigen

Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung auf die Schaltfläche Überarbeitungsbereich.

TIPP Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird der Überarbeitungsbereich in seiner letzten Position geöffnet. Die Standardposition ist bei jeder neuen Word-Sitzung auf der linken Seite.

Oder

Klicken Sie in der Gruppe Nachverfolgung auf das Pfeilsymbol neben Überarbeitungsbereich.

Führen Sie im Menü Überarbeitungsbereich eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf Überarbeitungsbereich vertikal, um den Fensterabschnitt links oder rechts vom Dokument anzuzeigen

• Klicken Sie auf Überarbeitungsbereich horizontal, um den Fensterabschnitt unter dem Menüband oder über der Statuszeile anzuzeigen

Position des Überarbeitungsbereichs ändern

Ziehen Sie den Fensterabschnitt an seiner Titelzeile an eine der folgenden Stellen:

• Heften Sie den Fensterabschnitt vertikal an der linken oder rechten Seite des AppFensters oder an einem anderen vertikalen Fensterabschnitt an

• Heften Sie den Fensterabschnitt horizontal unter dem Menüband oder über der Statuszeile an

• Ziehen Sie den Fensterabschnitt an eine beliebige Stelle inner- oder außerhalb des App-Fensters, damit er als eigenständiges Vordergrundfenster sichtbar bleibt

Breite oder Höhe des Überarbeitungsbereichs ändern

Setzen Sie den Mauszeiger an den rechten oder oberen Rand des Überarbeitungsbereichs.

Verschieben Sie den Rand, nachdem der Mauszeiger zu einem Doppelpfeil gewechselt hat.

Übersicht der Überarbeitungstypen anzeigen

Klicken Sie im Überarbeitungsbereich links neben der Gesamtzahl der Überarbeitungen auf die Schaltfläche mit dem Zirkumflex-Symbol.

Sie können die Überarbeitungen anhand ihres Typs aufschlüsseln lassen

Überarbeitungsbereich schließen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Überarbeitungsbereichs auf die Schaltfläche Schließen

• Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung auf die Schaltfläche Überarbeitungsbereich

Prüfen und Abarbeiten von Kommentaren

Alle Kommentare, die sich in einem Dokument befinden, stehen für die Prüfung zur Verfügung, unabhängig davon, wer sie verfasst hat. Sie können ein Dokument durchblättern und sich die Kommentare nacheinander ansehen oder mithilfe der Schaltflächen auf dem Menü-band von einem Kommentar zum nächsten springen.

TIPP Wenn Sie bei einem Dokument, das sowohl Kommentare als auch nachverfolgte Änderungen enthält, auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Änderungen die Schaltfläche Zurück beziehungsweise Weiter drücken, springen Sie jeweils zur vorherigen beziehungsweise nächsten dieser Stellen. Dagegen gelangen Sie immer zum vorherigen beziehungsweise nächsten Kommentar, wenn Sie die Schaltfläche Vorheriges Element beziehungsweise Nächstes Element in der Gruppe Kommentare drücken.

Während Sie sich Kommentare durchsehen, können Sie folgende Aktionen ausführen:

Auf einzelne Kommentare antworten, um weitere Informationen zu liefern oder um eine Erklärung zu bitten

Einzelne Kommentare als erledigt markieren, um zu vermerken, dass Sie sie verarbeitet haben. Die Kommentare bleiben dabei erhalten

Einzelne Kommentare löschen, die Sie nicht mehr benötigen

Filtern der Kommentare nach dem Autor und Löschen aller sichtbaren Kommentare

Löschen sämtlicher Kommentare im Dokument

Die Bedeutung dieser Aktionen dürfte klar sein. Die Möglichkeit, Kommentare als erledigt zu erklären, wurde in Word 2013 eingeführt und ist ein nützliches Feature, besonders wenn alle Personen in Ihrem Team mit Word 2013 oder Word 2016 arbeiten. Wenn Sie einen Kommentar als erledigt markieren, bleibt er erhalten, wird aber minimiert und in blassen Farben angezeigt, damit er im Dokument nicht so stark auffällt wie ein aktiver Kommentar.

Ein Beispiel für einen Kommentar, bevor und nachdem er als erledigt markiert wurde

Nur von Kommentar zu Kommentar springen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Kommentare auf die Schaltfläche Nächstes Element oder Vorheriges Element, um von Sprechblase zu Sprechblase zu springen

• Klicken Sie im Überarbeitungsbereich auf irgendeinen Kommentar, um zur entsprechenden Stelle im Dokument zu springen

• Blättern Sie das Dokument durch, um alle Kommentarsprechblasen zu suchen

Einen Kommentar zum Bearbeiten aktivieren

Klicken Sie in die Kommentarsprechblase.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den kommentierten Text und wählen Sie den Befehl Kommentar bearbeiten.

Auf einen Kommentar antworten

Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Kommentarsprechblase auf das Symbol Auf Kommentar antworten. Daraufhin wird eine eingerückte Antwort erstellt, die mit Ihrem Namen und einer Zeitangabe versehen ist.

Oder

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kommentar und wählen Sie den Befehl Auf Kommentar antworten.

Geben Sie Ihre Anmerkungen ein und klicken Sie außerhalb der Kommentarsprechblase, um die Antwort abzuschließen.

TIPP Word 2010 und ältere Versionen zeigen Ihre Antwort in einer separaten Kommentarsprechblase an, nicht innerhalb der Sprechblase des ursprünglichen Kommentars.

Kommentar als erledigt markieren und einen erledigten Kommentar wieder reaktivieren

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kommentarhervorhebung (im Text) oder die Sprechblase (im Rand) und wählen Sie den Befehl Kommentar als erledigt markieren.

Kommentar löschen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf die Kommentarsprechblase und dann in der Gruppe Kommentare auf die Schaltfläche Löschen

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kommentarsprechblase und wählen Sie den Befehl Kommentar löschen

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kommentarhervorhebung (im Text) und wählen Sie den Befehl Kommentar löschen

Prüfen und Verarbeiten nachverfolgter Änderungen

Wie bei Kommentaren können Sie auch durch ein Dokument blättern, um Einfügungen, Löschvorgänge, Inhaltsverschiebungen und Formatierungsänderungen zu prüfen. Und Sie haben auch die Möglichkeit, direkt von einer solchen Änderung zur nächsten zu springen, indem Sie Schaltflächen auf dem Menüband anklicken. Und schließlich stehen Befehle zur Verfügung, um mehrere Änderungen auf einmal anzunehmen oder abzulehnen.

Hier einige typische Szenarien, wie das Prüfen und Verarbeiten von Änderungen ablaufen kann:

Zeigen Sie ein Dokument in der Ansicht Einfaches Markup oder Markup: keine an, damit Sie den endgültigen Stand des Inhalts sehen. Wenn Sie mit dem Dokumentinhalt in dieser Ansicht zufrieden sind, können Sie alle Änderungen auf einmal annehmen.

Zeigen Sie ein Dokument in der Ansicht Markup: alle an. Blättern Sie den Inhalt durch und sehen Sie sich die Änderungen einzeln an. Lehnen Sie dabei jede Änderung ab, die nicht Ihren Vorstellungen entspricht. Wenn Sie einen Abschnitt geprüft haben, der Ihre Anforderungen erfüllt, können Sie den gesamten Abschnitt auswählen und alle darin enthaltenen Änderungen annehmen.

Zeigen Sie ein Dokument in der Ansicht Markup: alle an. Springen Sie zur ersten Änderung. Nehmen Sie die Änderung an oder lehnen Sie sie ab, und springen Sie dann zur nächsten Änderung. (Sie können beide Aufgaben mit einem einzigen Klick erledigen.)

Wenn Sie nachverfolgte Änderungen begutachten, können Sie folgende Aktionen ausführen:

Annehmen oder ablehnen einzelner Änderungen

Auswählen eines Abschnitts und annehmen oder ablehnen aller Änderungen auf einmal

Filtern der Änderungen und annehmen oder ablehnen aller sichtbaren Änderungen auf einmal

Annehmen oder ablehnen aller Änderungen im Dokument auf einmal

Zwischen nachverfolgten Änderungen und Kommentaren hin und her bewegen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Änderungen auf die Schaltfläche Weiter oder Zurück

• Klicken Sie im Überarbeitungsbereich auf irgendeine Änderung oder einen Kommentar, um im Dokument an die entsprechende Stelle zu springen

Zeitpunkt und Autor einer Änderung anzeigen

Halten Sie den Mauszeiger über eine Änderung im Text. Daraufhin öffnet sich ein Quick-Info mit Angaben, wer diese Änderung vorgenommen hat und wann das geschehen ist.

Eine ausgewählte Änderung in das Dokument übernehmen und zur nächsten Änderung springen

Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Änderungen auf die Schaltfläche Annehmen.

Oder

Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Änderungen auf das Pfeil-symbol der Schaltfläche Annehmen.

Klicken Sie auf den Befehl Annehmen und weiter.

Eine ausgewählte Änderung in das Dokument übernehmen und an derselben Stelle bleiben

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Änderung und wählen Sie den Befehl Löschen annehmen oder Einfügen annehmen

• Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen im Menü der Schaltfläche Annehmen auf Diese Änderung annehmen

Ausgewählte Änderung löschen, ursprünglichen Text wiederherstellen und zur nächsten Änderung springen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Änderungen auf die Schaltfläche Ablehnen

• Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen im Menü der Schaltfläche Ablehnen auf Ablehnen und weiter

Ausgewählte Änderung löschen, ursprünglichen Text wiederherstellen und an derselben Stelle bleiben

Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen im Menü der Schaltfläche Ablehnen auf Änderungen ablehnen.

Alle Änderungen in einem Textabschnitt annehmen oder ablehnen

Wählen Sie den Text aus.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Änderungen auf die Schaltfläche Annehmen oder Ablehnen

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den ausgewählten Text und wählen Sie den Befehl Löschen annehmen oder Löschen nicht übernehmen

Alle Änderungen im gesamten Dokument annehmen oder ablehnen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen im Menü der Schaltfläche Annehmen auf Alle Änderungen annehmen

• Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen im Menü der Schaltfläche Ablehnen auf Alle Änderungen ablehnen

Alle Änderungen eines bestimmten Typs oder einer bestimmten Person annehmen oder ablehnen

Konfigurieren Sie die Anzeige von Markup so, dass nur die Änderungen angezeigt werden, die Sie annehmen oder ablehnen wollen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen im Menü der Schaltfläche Annehmen auf Alle angezeigten Änderungen annehmen

• Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen im Menü der Schaltfläche Ablehnen auf Alle angezeigten Änderungen ablehnen

Vergessen Sie nicht, nach Fehlern zu suchen

Sie sollten in einem Dokument nach Rechtschreibfehlern suchen, nachdem Sie die Änderungen verarbeitet haben. Es kann dabei nämlich leicht passieren, dass mehrfache Leerzeichen im Dokument aufeinander folgen oder zwei Wörter nicht mehr durch ein Leerzeichen voneinander getrennt sind. Wenn die Option Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen aktiviert ist (was in der Standardeinstellung der Fall ist), können Sie das Dokument durchblättern und nach den roten, wellenförmigen Unterstreichungen Ausschau halten, die auf mögliche Rechtschreibfehler hindeuten, oder nach den blauen Linien, die Grammatikfehler kennzeichnen. Wenn Sie besonders sorgfältig sind, können Sie auch das Werkzeug Rechtschreibung und Grammatik ausführen und alle bemängelten Stellen durchgehen.

Vergleichen und Zusammenführen von Dokumenten

Manchmal ist es notwendig, mehrere Versionen desselben Dokuments miteinander zu vergleichen. Word unterstützt zwei Methoden, Dokumentversion zu vergleichen:

Vergleich eines Dokuments mit einem separaten Exemplar des Dokuments

Vergleich eines Dokuments mit einer Vorgängerversion desselben Dokument

Vergleichen und Kombinieren separater Dokumentexemplare

Wenn Sie ein Dokument an mehrere Kollegen geschickt haben, damit sie es an ihrem Computer überprüfen, ist es später wahrscheinlich notwendig, die überarbeiteten Versionen mit dem Originaldokument zu vergleichen. Auch wenn Sie Änderungen an einem Dokument vorgenommen haben und es nun mit einer Vorgängerversion vergleichen wollen, ist das mit Word möglich.

Statt mehrere geöffnete Dokumente rein optisch miteinander zu vergleichen, können Sie Word anweisen, die Dokumente miteinander zu vergleichen und die Änderungen in einem Dokument zusammenzuführen. Innerhalb des so entstandenen Dokuments können Sie sich entweder die Änderungen sämtlicher Prüfer ansehen oder auf die einer bestimmten Person konzentrieren.

Wenn Sie in einem der Dokumente blättern, werden die anderen synchron mitbewegt

Wenn Sie Dokumente vergleichen, generiert Word ein zusammengesetztes Dokument im mittleren Fensterabschnitt und zeigt die beiden Originaldokumente rechts an. Unterschiede zwischen den Dokumenten und Änderungen, die in einem der Originaldokumente nachverfolgt wurden, werden als nachverfolgte Änderungen im zusammengesetzten Dokument und im Überarbeitungsbereich angezeigt.

TIPP Word kann keine Dokumente vergleichen oder kombinieren, die geschützt sind.

Sie können ganz beliebige Dokumente miteinander vergleichen. Wenn Sie mehrere veränderte Dokumente mit einem Original vergleichen wollen, können Sie alle veränderten Dokumente kombinieren und dann mit dem Original vergleichen.

Zwei Dokumente vergleichen oder kombinieren und Änderungen markieren

Beginnen Sie mit einem leeren Dokument oder irgendeinem vorhandenen Dokument.

Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Vergleichen auf die Schaltfläche Vergleichen, um Änderungen eines einzigen Dokuments zu verfolgen, oder Kombinieren, um Änderungen aus beiden Dokumenten zu verfolgen.

Klicken Sie im Dialogfeld Dokumente vergleichen beziehungsweise Dokumente zusammenfassen unter Originaldokument auf das Pfeilsymbol, um die Liste aufzuklappen. Die Liste führt die Dateien, die Sie zuletzt bearbeitet haben, in alphabetischer Reihenfolge auf.

Sofern das Dokument, das Sie als Originaldokument verwenden wollen, in der Liste aufgeführt ist, brauchen Sie es nur anzuklicken. Andernfalls können Sie auf Durchsuchen (den ersten Eintrag der Liste) klicken, um das Dialogfeld Öffnen zu öffnen. Wählen Sie in diesem Dialogfeld das gewünschte Dokument aus und klicken Sie auf Öffnen.

Wählen Sie auf dieselbe Weise im Feld Überarbeitetes Dokument das Dokument aus, das Sie als zweites Dokument verwenden wollen.

Geben Sie in den Feldern Änderungen kennzeichnen mit den oder die Namen ein, die Word als Bearbeiter eintragen soll, wenn es die Unterschiede zwischen den Dokumenten markiert.

TIPP Beim Vergleichen von Dokumenten geben Sie nur den Bearbeiter für das überarbeitete Dokument an, beim Kombinieren von Dokumenten dagegen für beide Dokumente.

Wenn die Abschnitte Vergleichseinstellungen und Änderungen anzeigen nicht im Dialogfeld sichtbar sind, können Sie sie mit der Schaltfläche Erweitern einblenden.

Aktivieren Sie in der Gruppe Vergleichseinstellungen des Dialogfelds die Kontrollkästchen für alle Inhaltsunterschiede, die Sie überprüfen wollen.

Sie können auswählen, welche Unterschiede gesucht werden und wie sie angezeigt werden

Klicken Sie im Dialogfeld Dokumente vergleichen beziehungsweise Dokumente zusammenfassen auf OK, um das kombinierte Dokument zu erstellen und das kombinierte Dokument sowie die Quelldokumente anzuzeigen.

TIPP Wenn Sie Dokumente vergleichen, die widersprüchliche Formatierungen enthalten, müssen Sie in einem Meldungsfeld auswählen, aus welchem Dokument die Formatierung übernommen werden soll.

WICHTIG Sofern der Überarbeitungsbereich nicht sichtbar ist, können Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung die Schaltfläche Überarbeitungsbereich anklicken. Werden die Quelldokumente nicht angezeigt, können Sie auf die Schaltfläche Vergleichen klicken, dann auf Quelldokumente anzeigen und schließlich auf Beide anzeigen.

Vergleichen mehrerer Versionen eines Dokuments

Word speichert alle 10 Minuten automatisch eine temporäre Kopie Ihrer geöffneten Dokumente ab. Diese automatisch gespeicherten Dokumentversionen werden im Abschnitt Dokument verwalten auf der Seite Informationen der Backstage-Ansicht aufgelistet.

Manchmal ist es sehr praktisch, wenn Sie sich eine ältere Version eines Dokuments ansehen können, das Sie stark verändert haben

Vorgängerversion eines Dokuments anzeigen

Klicken Sie auf der Seite Informationen der Backstage-Ansicht in der Liste Dokument verwalten auf die Version, die Sie anzeigen wollen.

Dokument mit einer Vorgängerversion vergleichen

Zeigen Sie die Vorgängerversion des Dokuments an.

Klicken Sie in der Informationsleiste am oberen Rand der Vorgängerversion auf die Schaltfläche Vergleichen.

Vorgängerversion eines Dokuments wiederherstellen

Zeigen Sie die Vorgängerversion des Dokuments an.

Klicken Sie in der Informationsleiste am oberen Rand der Vorgängerversion auf die Schaltfläche Wiederherstellen.

Ändern, wie oft Word automatisch Dokumentwiederherstellungsversionen speichert

Zeigen Sie die Seite Speichern des Dialogfelds Word-Optionen an.

Geben Sie im Feld AutoWiederherstellen-Informationen speichern alle ein, nach wie vielen Minuten Word jeweils eine Wiederherstellungsversion des Dokuments abspeichert.

Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

Steuern der erlaubten Änderungen

Gelegentlich ist es sinnvoll, wenn andere Personen sich den Inhalt eines Dokuments ansehen, ihn aber nicht verändern können. In anderen Situationen möchten Sie Änderungen zulassen, aber nur bestimmte Arten von Bearbeitungen und nur dann, wenn sie nachverfolgt werden und Sie die Änderungen somit später überprüfen können. Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie den Inhalt eines Dokuments schützen.

TIPP Wenn Sie überlegen, ob Sie Inhaltsschutzoptionen einsetzen sollen, sollten Sie wissen, dass es Ihnen viel Ärger ersparen kann, wenn Sie Dokumente innerhalb eines Dokumentverwaltungssystems speichern, das über eine Versionskontrolle verfügt. Word 2016 stellt ein integriertes Versionsverwaltungssystem bereit, mit dem Sie Vorgängerversionen eines Dokuments vergleichen und wiederherstellen können, die auf Ihrem Computer gespeichert sind. Microsoft SharePoint-Dokumentbibliotheken bieten Zugriff auf Vorgängerversionen von Dokumenten, die von anderen Teammitgliedern eingecheckt wurden. (Als dieses Kapitel geschrieben wurde, zeichnen SharePoint Online-Dokumentbibliotheken in der Standardeinstellung 500 Versionen jedes Dokuments auf.)

Einschränken der erlaubten Aktionen

Um zu verhindern, dass jemand inkonsistente Formatierungen oder unerwünschte Änderungen in ein Dokument einarbeitet, können Sie einschränken, welche Arten von Änderungen bei einem bestimmten Dokument erlaubt sind. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:

Formatierung einschränken Sie können Formatierungsänderungen auf eine ausgewählte Liste von Formatvorlagen einschränken, die Sie zusammenstellen, oder auf den Formatvorlagensatz Empfohlenes Minimum einschränken, der alle Formatvorlagen umfasst, die Word für Funktionen wie beispielsweise das Inhaltsverzeichnis braucht. (Der empfohlene Minimumsatz enthält nicht immer alle Formatvorlagen, die im Dokument benutzt werden.) Wenn Sie die Formatierung einschränken, können Bearbeiter keine Formatvorlagen hinzufügen oder anwenden, die Sie nicht in Ihrem Dokument haben wollen.

Bearbeitung einschränken Sie können Änderungen auf Kommentare, nachverfolgte Änderungen oder den Inhalt von Formularfeldern beschränken, aber auch jegliche Änderungen verbieten

Sie aktivieren diese Einschränkungen im Fensterabschnitt Bearbeitung einschränken.

Sie können die Formatierung so einschränken, dass andere Personen keine ungenehmigten Änderungen an Inhalt oder Formatierung vornehmen dürfen

SIEHE AUCH Wie Sie die Änderungsnachverfolgung sperren, ohne die Bearbeitung einzuschränken, ist im Abschnitt »Nachverfolgen von Änderungen« weiter oben in diesem Kapitel beschrieben.

Sind die Einschränkungen eingeschaltet, liefert der Fensterabschnitt Bearbeitung einschränken Informationen darüber, welche Aktionen Sie im Dokument ausführen dürfen. Menübandschaltflächen, die verbotene Formate anwenden, sind deaktiviert (ausgegraut).

Der Fensterabschnitt informiert darüber, welche Einschränkungen für die Bearbeitung in Kraft sind

Den Fensterabschnitt Bearbeitung einschränken anzeigen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Seite Informationen der Backstage-Ansicht auf die Schaltfläche Dokument schützen und dann auf Bearbeitung einschränken

• Klicken Sie in der Registerkarte Überprüfen oder Entwicklertools in der Gruppe Schützen auf die Schaltfläche Bearbeitung einschr.

In einem Dokument erlaubte Formatvorlagen einschränken

Zeigen Sie den Fensterabschnitt Bearbeitung einschränken an.

Aktivieren Sie im Fensterabschnitt Bearbeitung einschränken in der Gruppe Formatierungseinschränkungen das Kontrollkästchen Formatierungen auf eine Auswahl von Formatvorlagen einschränken und klicken Sie auf Einstellungen, um das Dialogfeld Formatierungseinschränkungen zu öffnen.

Das Kontrollkästchen Überschreiben der Formatierungseinschränkungen durch AutoFormat zulassen erlaubt Word, automatische Formatierungen anzuwenden, zum Beispiel für Listen

Wählen Sie die erlaubten Formatvorlagen aus, indem Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Empfohlenes Minimum, wenn Sie nur den empfohlenen Formatvorlagensatz zulassen wollen

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Keine und aktivieren Sie dann im Listenfeld Markierte Formatvorlagen sind momentan erlaubt die Kontrollkästchen der Format-vorlagen, die Sie erlauben wollen, wenn Sie nur einige ausgewählte Formatvorlagen zulassen wollen

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle, wenn Sie alle Formatvorlagen erlauben und nur die direkte Formatierung einschränken wollen

Wählen Sie die erlaubten Formatierungen aus, indem Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Überschreiben der Formatierungseinschränkungen durch AutoFormat zulassen, damit Word Elemente wie Hyperlinks, Aufzählungslisten und nummerierte Listen, die nicht durch eine Formatvorlage identifiziert werden, automatisch formatieren kann

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Design- oder Schemaumschaltung blockieren, um nur das aktuelle Dokumentdesign, die Designfarben und Designschriftarten zu erlauben

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Umschaltung des Schnellformatvorlagen-Satzes blockieren, um nur den aktuellen Formatvorlagensatz zu erlauben

Klicken Sie auf OK, um die Einschränkung auf die gewählten Formatvorlagen zu aktivieren. Word zeigt eine Warnmeldung an, dass die unzulässigen Formatvorlagen gelöscht werden.

Word zeigt diese Warnung unabhängig davon an, ob das Dokument tatsächlich unzulässige Formatvorlagen enthält

Klicken Sie im Meldungsfeld auf Ja, um alle unzulässigen Formatierungen zu entfernen und auf das Format Standard zurückzusetzen.

Klicken Sie im Fensterabschnitt Bearbeitung einschränken in der Gruppe Schutz anwenden auf Ja, Schutz jetzt anwenden, um das Dialogfeld Dokumentschutz anwenden zu öffnen.

Tragen Sie ein Kennwort in die Felder Neues Kennwort eingeben und Neues Kennwort bestätigen ein, wenn Sie möchten, dass die Einschränkungen nur mit einem Kennwort ausgeschaltet werden können. Andernfalls können Sie die Felder leer lassen.

Klicken Sie im Dialogfeld Dokumentschutz anwenden auf OK, um die Einschränkungen zu aktivieren.

Personen, die das Kennwort nicht wissen, können die Einschränkungen nicht ausschalten

Erlaubte Bearbeitungen in einem Dokument einschränken

Zeigen Sie den Fensterabschnitt Bearbeitung einschränken an.

Aktivieren Sie im Abschnitt Bearbeitungseinschränkungen das Kontrollkästchen Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen.

Wählen Sie in der Liste Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen einen der folgenden Einträge aus:

• Überarbeitungen

• Kommentare

• Ausfüllen von Formularen

• Keine Änderungen (Schreibgeschützt)

Klicken Sie im Fensterabschnitt Bearbeitung einschränken in der Gruppe Schutz anwenden auf Ja, Schutz jetzt anwenden, um das Dialogfeld Dokumentschutz anwenden zu öffnen.

Tragen Sie ein Kennwort in die Felder Neues Kennwort eingeben und Neues Kennwort bestätigen ein, wenn Sie möchten, dass die Einschränkungen nur mit einem Kennwort ausgeschaltet werden können. Andernfalls können Sie die Felder leer lassen.

Klicken Sie im Dialogfeld Dokumentschutz anwenden auf OK, um die Einschränkungen zu aktivieren.

Einschränkungen für ausgewählte Personen aufheben

Zeigen Sie den Fensterabschnitt Bearbeitung einschränken an.

Aktivieren Sie im Abschnitt Bearbeitungseinschränkungen das Kontrollkästchen Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen und wählen Sie aus, welche Bearbeitungsarten Sie allen Benutzern erlauben wollen.

Wählen Sie im Dokument den Inhalt aus, den ausgewählte Personen nach Belieben bearbeiten dürfen.

Falls im Abschnitt Ausnahmen in den Feldern Gruppen oder Einzelpersonen nicht die Personen aufgeführt sind, denen Sie die Bearbeitung des ausgewählten Inhalts erlauben wollen, können Sie die gewünschten Personen folgendermaßen hinzufügen:

Klicken Sie auf den Link Weitere Benutzer, um das Dialogfeld Benutzer hinzufügen zu öffnen.

• Geben Sie die Benutzeranmeldeinformationen der Personen ein, denen Sie erlauben wollen, den ausgewählten Inhalt beliebig zu bearbeiten

Wenn Sie mehreren Personen Ausnahmen von den Bearbeitungseinschränkungen gewähren, müssen Sie die Einträge durch Strichpunkte voneinander trennen

• Klicken Sie im Dialogfeld Benutzer hinzufügen auf OK

Aktivieren Sie im Abschnitt Ausnahmen die Kontrollkästchen vor allen Gruppen oder Personen, denen Sie erlauben wollen, den ausgewählten Inhalt zu bearbeiten.

Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5, wenn Sie die Bearbeitung weiterer Inhaltsabschnitte erlauben wollen.

Klicken Sie im Fensterabschnitt Bearbeitung einschränken in der Gruppe Schutz anwenden auf Ja, Schutz jetzt anwenden, um das Dialogfeld Dokumentschutz anwenden zu öffnen.

Klicken Sie im Dialogfeld Dokumentschutz anwenden auf Benutzerauthentifizierung und dann auf OK, um die Einschränkungen zu aktivieren.

Bearbeitungs- und Formatierungseinschränkungen aufheben

Zeigen Sie den Fensterabschnitt Bearbeitung einschränken an.

Klicken Sie unten im Fensterabschnitt auf die Schaltfläche Schutz aufheben.

Das Dialogfeld Dokumentschutz aufheben öffnet sich unabhängig davon, ob tatsächlich ein Kennwort erforderlich ist.

Wenn Sie ein Dokument schützen, sollten Sie immer ein Kennwort verwenden, das gut zu merken ist, Sie können es nämlich nicht zurücksetzen

Geben Sie im Dialogfeld Dokumentschutz aufheben bei Bedarf das Kennwort in das entsprechende Feld ein. Andernfalls können Sie das Feld Kennwort leer lassen. Klicken Sie anschließend auf OK, um die Einschränkungen aufzuheben.

Zugriff mit einem Kennwort einschränken

Bisweilen ist es sinnvoll, nur ausgewählten Personen zu erlauben, ein Dokument zu öffnen und zu verändern. Bei einem einzelnen Dokument erreichen Sie das am einfachsten, indem Sie ein Kennwort zuweisen, das die Datei schützt. Jemand, der das Dokument verändern will, muss dann das Kennwort eingeben, sobald er das Dokument öffnet; andernfalls sind keine Bearbeitungen erlaubt.

Sie können einem Dokument ein Kennwort zuweisen, während Sie damit arbeiten oder wenn Sie es speichern. Word stellt zwei Stufen für den Kennwortschutz zur Verfügung:

Verschlüsselt Das Dokument wird so gespeichert, dass Personen, die das Kennwort nicht wissen, es überhaupt nicht öffnen können

Unverschlüsselt Das Dokument wird so gespeichert, dass nur Personen, die das Kennwort wissen, es öffnen, ändern und speichern können. Jemand, der das Kennwort nicht weiß, kann eine schreibgeschützte Version öffnen. Falls er Änderungen vornimmt und speichern will, muss er das Dokument unter einem anderen Namen oder in einem anderen Ordner speichern, sodass das Original erhalten bleibt.

Wenn Sie für das Öffnen eines Dokuments ein Kennwort zuweisen, wird das Dokument verschlüsselt. Dagegen wird das Dokument nicht verschlüsselt, wenn Sie ein Kennwort für das Ändern des Dokuments zuweisen.

WICHTIG Verwenden Sie als Kennwörter keine Allerweltswörter oder -phrasen und benutzen Sie für mehrere Dokumente nicht dasselbe Kennwort. Notieren Sie sich jedes zugewiesene Kennwort an einem sicheren Ort. Falls Sie es vergessen, können Sie das kennwortgeschützte Dokument nicht mehr öffnen.

Schreibschutz für ein Dokument empfehlen

Zeigen Sie die Seite Speichern unter in der Backstage-Ansicht an.

Suchen Sie den Ordner aus, in dem Sie das Dokument speichern wollen. Klicken Sie bei Bedarf auf Durchsuchen, um das Dialogfeld Speichern unter zu öffnen.

Wenn Sie statt des Originals eine Kopie des Dokuments schützen wollen, können Sie einen Namen für die Kopie in das Feld Dateiname eingeben.

Klicken Sie nahe der rechten unteren Ecke des Dialogfelds Speichern unter auf die Schaltfläche Tools und dann auf Allgemeine Optionen.

Aktivieren Sie im Dialogfeld Allgemeine Optionen das Kontrollkästchen Schreibschutz empfehlen und klicken Sie auf OK.

Unautorisierte Änderungen mit einem Kennwort verhindern

Suchen Sie auf der Seite Speichern unter in der Backstage-Ansicht den Ordner aus, in dem Sie das kennwortgeschützte Dokument speichern wollen. Klicken Sie bei Bedarf auf Durchsuchen, um das Dialogfeld Speichern unter zu öffnen.

Wenn Sie statt des Originals eine Kopie des Dokuments schützen wollen, können Sie einen Namen für die Kopie in das Feld Dateiname eingeben.

Klicken Sie nahe der rechten unteren Ecke des Dialogfelds Speichern unter auf die Schaltfläche Tools und dann auf Allgemeine Optionen.

Geben Sie im Dialogfeld Allgemeine Optionen das Kennwort, das Sie dem Dokument zuweisen wollen, in das Feld Kennwort zum Ändern ein. Klicken Sie anschließend auf OK, um das Dialogfeld Kennwort bestätigen anzuzeigen.

TIPP Word zeigt das Kennwort während der Eingabe nur verdeckt an.

Geben Sie dasselbe Kennwort in das Feld Kennwort für Schreibzugriff erneut eingeben ein und klicken Sie auf OK, um es festzulegen.

Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf Speichern. Klicken Sie auf Ja, falls Word nachfragt, ob das Originaldokument überschrieben werden soll.

Sicherheit eines kennwortgeschützten Dokuments überprüfen

Öffnen Sie das Dokument und prüfen Sie, ob Word das Dialogfeld Kennwort anzeigt.

Ein unverschlüsseltes Dokument können Sie schreibgeschützt öffnen, aber um ein verschlüsseltes Dokument zu öffnen, brauchen Sie das Kennwort

Geben Sie ein falsches Kennwort ein und klicken Sie auf OK. Word müsste Ihnen den Zugriff auf das Dokument verweigern.

Ein kennwortgeschützt Dokument zum Lesen öffnen

Öffnen Sie das Dokument.

Klicken Sie im Dialogfeld Kennwort auf die Schaltfläche Schreibgeschützt, um eine schreibgeschützte Version des Dokuments zu öffnen.

TIPP In der Standardeinstellung öffnet Word das Dokument im Lesemodus.

Ein kennwortgeschütztes Dokument zum Bearbeiten öffnen

Öffnen Sie das Dokument.

Geben Sie im Dialogfeld Kennwort das Kennwort ein, das Sie dem Dokument zugewiesen haben, und klicken Sie auf OK, um eine änderbare Version des Dokuments zu öffnen.

Kennwortschutz von einem unverschlüsselten Dokument entfernen

Klicken Sie auf der Seite Speichern unter der Backstage-Ansicht unter Aktueller Ordner auf den aktuellen Ordner.

Klicken Sie nahe der rechten unteren Ecke des Dialogfelds Speichern unter auf die Schaltfläche Tools und dann auf Allgemeine Optionen.

Wählen Sie im Dialogfeld Allgemeine Optionen den Inhalt des Felds Kennwort zum Ändern aus, löschen Sie den Text und klicken Sie auf OK.

Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf Speichern.

Zugriff auf das Dokument mithilfe eines Kennworts verhindern

Zeigen Sie die Seite Informationen der Backstage-Ansicht an.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument schützen und dann auf Mit Kennwort verschlüsseln.

Sobald Sie ein Kennwort zugewiesen haben, können Sie das Dokument nicht mehr öffnen, ohne das Kennwort zu wissen

Tragen Sie im Dialogfeld Dokument verschlüsseln das gewünschte Kennwort ein und klicken Sie auf OK.

Geben Sie im Dialogfeld Kennwort bestätigen dasselbe Kennwort in das Feld Kennwort erneut eingeben ein und klicken Sie auf OK.

Der geschützte Status des Dokuments wird auf der Seite Informationen der Backstage-Ansicht angezeigt

Schließen Sie das Dokument und speichern Sie Ihre Änderungen.

Oder

Suchen Sie auf der Seite Speichern unter in der Backstage-Ansicht den Ordner aus, in dem Sie das kennwortgeschützte Dokument speichern wollen. Klicken Sie bei Bedarf auf Durchsuchen, um das Dialogfeld Speichern unter zu öffnen.

Wenn Sie eine kennwortgeschützte Kopie des Dokuments erstellen wollen, können Sie einen Namen für die Kopie in das Feld Dateiname eingeben.

Klicken Sie nahe der rechten unteren Ecke des Dialogfelds Speichern unter auf die Schaltfläche Tools und dann auf Allgemeine Optionen.

Geben Sie im Dialogfeld Allgemeine Optionen das Kennwort, das Sie dem Dokument zuweisen wollen, in das Feld Kennwort zum Öffnen ein. Klicken Sie anschließend auf OK, um das Dialogfeld Kennwort bestätigen anzuzeigen.

Geben Sie dasselbe Kennwort in das Feld Kennwort erneut eingeben ein und klicken Sie auf OK, um es festzulegen.

Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf Speichern. Klicken Sie auf Ja, falls Word nachfragt, ob das Originaldokument überschrieben werden soll.

Kennwortverschlüsselung von einem Dokument entfernen

Öffnen Sie das Dokument und geben Sie das richtige Kennwort ein.

Klicken Sie auf der Seite Informationen der Backstage-Ansicht auf Dokument schützen und dann auf Mit Kennwort verschlüsseln.

Löschen Sie im Dialogfeld Dokument verschlüsseln das Kennwort aus dem Feld Kennwort und klicken Sie auf OK.

Zugriff mithilfe der Rechteverwaltung einschränken

Sofern auf Ihrem Computer die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) konfiguriert ist, können Sie steuern, wer die von Ihnen erstellten Dokumente ansehen und bearbeiten darf. Wenn Sie diese Fähigkeit haben, erscheint in der Liste Dokument schützen auf der Seite Information der Backstage-Ansicht der Eintrag Berechtigung nach Personen einschränken. Wenn Sie diesen Befehl auswählen und dann auf Eingeschränkter Zugriff klicken, öffnet sich das Dialogfeld Berechtigung. In diesem Dialogfeld können Sie auf Berechtigung für dieses Dokument einschränken klicken und dann ausgewählten Personen erlauben, bestimmte Aufgaben auszuführen, zum Beispiel das Öffnen, Drucken, Speichern oder Kopieren des Dokuments. Während dieser Schutz aktiv ist, können andere Personen diese Aufgaben nicht ausführen. Die zugewiesenen Berechtigungen werden zusammen mit dem Dokument gespeichert und gelten unabhängig davon, wo die Datei gespeichert wird.

Bevor Sie ein Dokument bearbeiten können, bei dem der Zugriff auf diese Weise eingeschränkt wurde, müssen Sie Ihre Anmeldeinformationen bei einem Lizenzierungsserver überprüfen lassen. Anschließend können Sie eine Nutzungslizenz herunterladen, die definiert, welche Aufgaben Sie mit dem Dokument ausführen dürfen. Diesen Vorgang müssen Sie bei jedem eingeschränkten Dokument wiederholen.

WICHTIG Um Berechtigungen einschränken zu können, muss Ihr Computer für IRM konfiguriert und mit einem digitalen Zertifikat ausgestattet sein, das Ihre Identität bestätigt. Sobald Sie Ihren Computer für IRM eingerichtet haben, enthält die Liste Dokument schützen auf der Seite Informationen der Backstage-Ansicht den Eintrag Berechtigung nach Personen einschränken.

Dokumente gemeinsam erstellen

Unabhängig davon, ob Sie in einem internationalen Konzern oder einem kleinen Büro arbeiten, ist es oft nötig, ein Dokument zusammen mit Kollegen zu erstellen. Es ist oft schwierig, unterschiedliche Versionen eines Dokuments zu verfolgen, an dem mehrere Personen zusammenarbeiten. Wenn Sie ein Dokument in einem freigegebenen Speicherort ablegen, etwa in einer SharePoint-Dokumentbibliothek oder einem Microsoft OneDrive-Ordner, können mehrere Leute das Dokument gleichzeitig bearbeiten.

Sobald Sie ein Dokument in einem freigegebenen Speicherort bereitgestellt haben, können Sie das dort gespeicherte Dokument genauso öffnen und bearbeiten wie ein Dokument, das lokal auf Ihrem Computer gespeichert ist. Kollegen können das Dokument ebenfalls öffnen und bearbeiten, entweder indem sie es suchen und aufrufen oder nachdem Sie ihnen eine Einladung geschickt haben. Das ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, völlig unabhängig von Aufenthaltsort, Terminen oder Zeitzone.

Dutzende Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten

Wenn andere Personen eine freigegebene Datei zum Bearbeiten öffnen, warnt Word Sie, indem es die Schaltfläche Freigeben im Menüband und im Fensterabschnitt Freigeben aktualisiert.

Word verfolgt, welchen Inhalt die Beteiligten bearbeiten, und sperrt Absätze so lange, bis die Änderungen für andere Bearbeiter freigegeben werden. Sie können wählen, ob Sie Ihre Änderungen automatisch freigeben oder erst beim Speichern des Dokuments.

Word markiert die Bereiche des Dokuments, die gerade bearbeitet werden

Wenn jemand, der an dem Dokument arbeitet, seine Änderungen nachverfolgt, bleiben diese Änderungen verfügbar, sodass der Dokumentbesitzer sie annehmen oder ablehnen kann, sobald das Team die Arbeit am Dokument abgeschlossen hat.

Ein Dokument für die gemeinsame Dokumenterstellung verfügbar machen

Speichern Sie das Dokument in einer SharePoint-Dokumentbibliothek oder in einem OneDrive-Ordner.

Gemeinsame Dokumenterstellung beginnen

Checken Sie das Dokument nicht aus, falls es in einer SharePoint-Dokumentbibliothek gespeichert ist.

Öffnen Sie das Dokument direkt aus der Dokumentbibliothek oder dem OneDrive-Ordner.

Bearbeiten Sie das Dokument wie gewohnt.

Fensterabschnitt Freigeben anzeigen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben, die sich am rechten Rand des Menübands befindet

• Klicken Sie auf der Seite Freigeben der Backstage-Ansicht auf die Schaltfläche Mit Personen teilen

Kollegen einladen, ein freigegebenes Dokument zu bearbeiten

Zeigen Sie den Fensterabschnitt Freigeben an.

Geben Sie in das Feld Personen einladen den Namen oder die E-Mail-Adressen der Personen ein, denen Sie einen Dokumentlink schicken wollen.

Schreiben Sie in das Textfeld eine Nachricht, die Sie der Freigabeeinladung beifügen möchten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben, um eine E-Mail-Nachricht zu versenden, die einen Link auf das Dokument enthält.

Bereiche identifizieren, die von anderen Prüfern gesperrt wurden

Zeigen Sie den Navigationsbereich an.

Suchen Sie im Navigationsbereich nach entsprechenden Symbolen.

Oder

Suchen Sie am linken Rand des Dokuments nach Namensangaben und Absatzauswahlklammern.

Änderungen anzeigen, die von anderen Bearbeitern vorgenommen wurden

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Speichern Sie das Dokument

• Klicken Sie in der Statuszeile auf die Schaltfläche Verfügbare Aktualisierungen

Die Schaltfläche Verfügbare Aktualisierungen erscheint in der Statuszeile, wenn andere Bearbeiter Änderungen abspeichern

Word so konfigurieren, dass Ihre Änderungen schnell für andere Bearbeiter verfügbar werden

Zeigen Sie den Fensterabschnitt Freigeben an.

Wählen Sie in der Liste Änderungen automatisch teilen den Eintrag Immer aus.

Oder

Zeigen Sie die Seite Allgemein des Dialogfelds Word-Optionen an.

Wählen Sie im Abschnitt Optionen für Zusammenarbeit in Echtzeit im Feld Bei der Zusammenarbeit mit anderen … den Eintrag Immer aus.

Wenn Sie nur sehen wollen, ob jemand innerhalb eines Abschnitts arbeitet, aber nicht zu wissen brauchen, um wen es sich handelt, können Sie das Kontrollkästchen Namen in Anwesenheitskennzeichen anzeigen deaktivieren

Klicken Sie im Dialogfeld Word-Optionen auf OK.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie gelernt, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Dokumente mit Markup versehen

Anzeigen und Prüfen von Dokumentmarkup

Vergleichen und Zusammenführen von Dokumenten

Steuern der erlaubten Änderungen

Dokumente gemeinsam erstellen

Übungsaufgaben

Sie finden Sie Übungsdateien für die nachfolgenden Aufgaben im Ordner Office2016SfS\Kapitel04. Sie können die Ergebnisse der Übungen im selben Ordner speichern.

Dokumente mit Markup versehen

Öffnen Sie in Word das Dokument ÄnderungenNachverfolgen, zeigen Sie es im Seitenlayout an und führen Sie die folgenden Aktionen durch:

Schalten Sie die Änderungsnachverfolgung ein.

Wählen Sie in der letzten Spalte der Tabelle die Wörter »einige gut« aus und fügen Sie den Kommentar Sie führen die neue Ultra-Serie ein.

Konfigurieren Sie die Überprüfungseinstellungen so, dass die Ansichtsoption Markup: alle aktiv ist und nur Kommentare und Formatierungen in Sprechblasen angezeigt werden.

Blättern Sie, falls nötig, im Dokument so weit nach unten, dass die Tabelle sichtbar ist. Führen Sie in der Zeile »Fabrikam« der Tabelle folgende Aktionen aus:

• Löschen Sie in der Spalte »Preise« das Wort »viel« aus der Bewertung »Einige viel niedriger«

• Fügen Sie in der Spalte »Kundenservice« hinter dem Wort »Akzeptabel« die Einschränkung aber langsam ein

Führen Sie in der Zeile »Northwind Traders« der Tabelle folgende Aktionen aus:

• Ersetzen Sie in der Spalte »Qualität« das Wort »Schlecht« durch »Minderwertig«

• Halten Sie den Mauszeiger über das gelöschte Wort und dann über das eingefügte Wort, um Informationen über die Änderungen in QuickInfos anzuzeigen

Konfigurieren Sie die Einstellungen so, dass Überarbeitungen in Sprechblasen statt inline angezeigt werden.

Stellen Sie die Inline-Darstellung der Überarbeitungen wieder her und entfernen Sie die Sprechblasen.

Verschieben Sie den letzten Satz aus dem ersten Absatz (»Eine Geschäftsreise …«) an den Anfang desselben Absatzes.

Schalten Sie die Änderungsnachverfolgung aus.

Konfigurieren Sie die Überprüfungseinstellungen so, dass die Ansichtsoption Einfaches Markup aktiv ist.

Speichern und schließen Sie das Dokument.

Anzeigen und Prüfen von Dokumentmarkup

Öffnen Sie das Dokument KommentarePrüfen in Word, zeigen Sie es im Seitenlayout an und führen Sie die folgenden Aktionen durch:

Konfigurieren Sie die Überprüfungseinstellungen so, dass die Ansichtsoption Einfaches Markup aktiv ist.

Zeigen Sie nur Überarbeitungen an, die von Mike Nash durchgeführt wurden.

Springen Sie mit der Schaltfläche Nächstes Element zum ersten Kommentar des Dokuments, der mit dem Wort »Konkurrenten« verknüpft ist. Löschen Sie den Kommentar.

Springen Sie zum zweiten Kommentar, der das Wort »Akzeptabel« in der Spalte »Kundenservice« der Tabelle betrifft. Halten Sie den Mauszeiger über das Wort in der Tabelle, um ein QuickInfo anzuzeigen, das den Namen der Person, die den Kommentar eingefügt hat, sowie den Zeitpunkt enthält, an dem der Kommentar verfasst wurde. Beachten Sie, dass das QuickInfo mehr Informationen anzeigt als die Kommentarsprechblase.

Klicken Sie in der zweiten Kommentarsprechblase auf die Schaltfläche Auf Kommentar antworten. Tragen Sie in das Antwortfeld den folgenden Text ein: Wärst du gegangen, wenn du ein echter Kunde gewesen wärst?

Zeigen Sie den Überarbeitungsbereich an der linken Seite des App-Fensters an. Ziehen Sie diesen Fensterabschnitt nun vom Rand des Fensters weg, damit er als eigenständiges Vordergrundfenster angezeigt wird.

Klappen Sie im Überarbeitungsbereich die detaillierte Übersicht der Überarbeitungen aus und sehen Sie sich an, welche Arten von Überarbeitungen im Dokument durchgeführt wurden.

Konfigurieren Sie die Überprüfungseinstellungen so, dass Überarbeitungen aller Bear-beiter angezeigt werden.

Blättern Sie die Überarbeitungen im Überarbeitungsbereich durch und schließen Sie das Fenster.

Konfigurieren Sie die Überprüfungseinstellungen so, dass die Ansichtsoption Markup: alle aktiv ist.

Blenden Sie alle Kommentare im Dokument aus.

Gehen Sie nacheinander alle nachverfolgten Änderungen im Dokument durch. Nehmen Sie alle Änderungen im Textabsatz an. Behandeln Sie die Änderungen in der Tabelle folgendermaßen:

• Lehnen Sie die Formatierungsänderung der Tabelle ab

• Nehmen Sie die Löschung des Worts »viel« an

• Lehnen Sie die Änderungen ab, mit denen die Wörter »aber langsam« hinzugefügt wurden

• Neben Sie die beiden Änderungen an, mit denen »Schlecht« durch »Minderwertig« ersetzt wurde

Konfigurieren Sie die Überprüfungseinstellungen so, dass die Ansichtsoption Markup: keine aktiv ist. Ändern Sie nun die Einstellung für Sprechblasen so, dass Sie Ihren Vorlieben entspricht.

Speichern und schließen Sie das Dokument.

Vergleichen und Zusammenführen von Dokumenten

Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument in Word und führen Sie die folgenden Aktionen durch:

Vergleichen Sie die Dokumente DokumenteZusammenführen1 und DokumenteZusammenführen2 unter Verwendung der folgenden Einstellungen:

• Kennzeichnen Sie Änderungen in DokumenteZusammenführen2 mit Ihrem Namen

• Aktivieren Sie alle verfügbaren Vergleichseinstellungen

• Zeigen Sie die Unterschiede in einem neuen Dokument an

Warten Sie, bis Word den Vergleich abgeschlossen hat. Stellen Sie nun sicher, dass der Überarbeitungsbereich an der linken Seite sichtbar ist, das zusammengeführte Dokument in der Mitte und die beiden Quelldokumente rechts.

TIPP Sofern der Überarbeitungsbereich nicht sichtbar ist, können Sie auf der Register-karte Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung die Schaltfläche Überarbeitungsbe-reich anklicken. Werden die Quelldokumente nicht angezeigt, können Sie auf die Schaltfläche Vergleichen klicken, dann auf Quelldokumente anzeigen und schließlich auf Beide anzeigen.

Blättern Sie das Dokument im mittleren Fensterabschnitt durch, um sich alle Überarbeitungen anzusehen. Gehen Sie dann im Überarbeitungsbereich die einzelnen Überarbeitungen durch.

Bevor Änderungen im Dokument angenommen werden können, müssen Sie wider-sprüchliche Änderungen auflösen.

Suchen Sie im Überarbeitungsbereich das gelöschte »November« und nehmen Sie den Löschvorgang an.

Klicken Sie auf jede Änderung, die noch im Überarbeitungsbereich geblieben ist, um sich die entsprechende Stelle in den drei Dokumentfenstern anzusehen.

Klicken Sie auf das zusammengeführte Dokument im mittleren Fensterabschnitt, um es zu aktivieren. Nehmen Sie alle Änderungen am Dokument auf einmal an.

Schließen Sie den Überarbeitungsbereich und dann die beiden Fenster auf der rechten Seite des Bildschirms.

Speichern Sie das zusammengeführte Dokument unter dem Namen MeinZusammengeführtesDokument und schließen Sie es.

Steuern der erlaubten Änderungen

Öffnen Sie das Dokument ÄnderungenSteuern und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Speichern Sie eine Kopie des Dokuments unter dem Namen MeinÄnderungenSteuern und weisen Sie das Kennwort P@ssw0rd1 für Änderungen am Dokument zu, aber kein Kennwort zum Lesen des Dokuments.

Konfigurieren Sie die Dokumentoptionen so, dass empfohlen wird, eine schreibgeschützte Kopie des Dokuments zu öffnen.

Schließen Sie das Dokument und öffnen Sie eine schreibgeschützte Version.

Versuchen Sie, eine Änderung vorzunehmen, und überzeugen Sie sich, dass Sie das geänderte Dokument nicht speichern können.

Schließen Sie das Dokument und öffnen Sie dann unter Angabe des Kennworts eine bearbeitbare Version davon.

Entfernen Sie den Kennwortschutz vom Dokument.

Verschlüsseln Sie das Dokument und weisen Sie zum Öffnen das Kennwort P@ssw0rd2 zu.

Schränken Sie die Formatierung im Dokument auf den empfohlenen minimalen Format-vorlagensatz ein.

Blockieren Sie eine Umschaltung von Schema und Formatvorlagensatz für die Benutzer.

Aktivieren Sie die Einschränkungen und entfernen Sie alle Formatierungen und Format-vorlagen, die nicht den gewählten Anforderungen entsprechen. Sehen Sie sich an, wie sich das Dokument dadurch verändert.

Konfigurieren Sie die Bearbeitungseinschränkungen so, dass Sie nur den ersten Absatz des Dokuments ändern dürfen und andere Personen überhaupt keine Änderungen vornehmen dürfen.

Speichern und schließen Sie das Dokument.

Dokumente gemeinsam erstellen

Für dieses Thema gibt es keine Übungsaufgaben, weil dafür Dokumente in einem freigegebenen Speicherort bereitgestellt werden müssen.

5 Seriendruck für Dokumente und Etiketten

In diesem Kapitel

Grundlagen des Seriendruckprozesses

Starten des Seriendruckprozesses

Auswählen und Bearbeiten der Datenquelle

Einfügen der Seriendruckfelder

Seriendruck in der Vorschau prüfen und abschließen

Einzelne Umschläge und Etiketten erstellen

Übungsdateien

Verwenden Sie für dieses Kapitel die Übungsdateien aus dem Ordner Office2016SfS\Kapitel05. Hinweise zum Herunterladen der Übungsdateien finden Sie in der Einleitung.

Viele Organisationen kommunizieren mit Kunden oder Mitgliedern über Briefe, Newsletter und Werbezusendungen, die an alle Empfänger einer Mailingliste gesendet werden. Sie können einen relativ simplen Prozess namens Seriendruck nutzen, um konkrete Daten aus einer Datenquelle in ein Word-Dokument einzufügen und auf diese Weise zum Beispiel Serienbriefe, Adressaufkleber, Umschläge oder E-Mail-Nachrichten mit individuellen Inhalten persönlicher zu gestalten. Sie können diesen Prozess auch nutzen, um ein Verzeichnis, einen Katalog oder eine andere Auflistung zusammenzustellen, die Informationen aus der Datenquelle umfasst.

Die wichtigste Voraussetzung für eine Seriendruckoperation ist eine sauber strukturierte Datenquelle. Sie können Informationen aus einer Vielzahl unterschiedlicher Datenquellen abrufen (sogar aus Ihrem Outlook-Adressbuch) und in einem Startdokument oder einer Inhaltsvorlage zusammenführen, um die gewünschte Ausgabe zu generieren. Word hat einen Assistenten, der Sie durch diese Abläufe führt, aber dieses Kapitel beschreibt die einzelnen Prozesse so ausführlich, dass Sie Ihre Seriendruckprojekte auch von Hand schnell umsetzen können.

Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie Datenquellen auswählen und filtern, den Ausgabetyp und Startdokumente auswählen, die Ergebnisse in einer Vorschau überprüfen, den Seriendruck abschließen und einzelne Umschläge oder Etiketten erstellen.

Grundlagen des Seriendruckprozesses

Der Prozess zum Erstellen eines Seriendruckdokuments ist relativ simpel und logisch. Alle erforderlichen Werkzeuge finden Sie auf der Registerkarte Sendungen. Auf dieser Register-karte können Sie den Assistenten ausführen oder die einzelnen Schritte des Seriendruckprozesses separat abarbeiten.

Die Werkzeuge für den Seriendruck finden Sie auf der Registerkarte Sendungen

Im Kontext des Seriendruckprozesses werden drei wichtige Begriffe benutzt:

Datenquelle Die Datei oder der Speichermechanismus, in dem die variablen Informationen abgelegt sind, die Sie in die zusammengeführte Ausgabe einfügen möchten

Feld Eine bestimmte Datenkategorie, zum Beispiel Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Kundennummer, Artikelnummer oder Preis

Datensatz Ein Satz Informationen, die in die Felder eingetragen werden, zum Beispiel Informationen über eine bestimmte Person oder Transaktion. Ein Datensatz braucht nicht für alle Felder Informationen zu enthalten, muss aber zumindest einen Platzhalter für fehlende Informationen haben.

Der Seriendruckprozess variiert ein wenig, abhängig davon, ob Sie ein Dokument pro Datensatz erstellen oder ein Dokument mit sämtlichen Einträgen. Der grundlegende Ablauf sieht aber so aus:

Wählen Sie eine Datenquelle aus, deren Einträge Sie verwenden wollen.

Erstellen Sie ein Dokument, in dem Sie die Einträge zusammenführen wollen.

Markieren Sie in diesem Dokument die Felder aus der Datenquelle, die Sie im Dokument zusammenführen wollen.

Prüfen Sie die Ergebnisse in der Vorschau und nehmen Sie bei Bedarf Korrekturen vor.

Führen Sie die Daten im Dokument zusammen, wobei Sie entweder eines oder mehrere neue Dokumente erzeugen oder die zusammengeführten Ergebnisse direkt auf dem Drucker ausgeben.

Sie können den Seriendruckprozess mit den Befehlen auf der Registerkarte Sendungen im Menüband ausführen oder eine Schritt-für-Schritt-Anleitung des Seriendruck-Assistenten durcharbeiten. Der Assistent zeigt Optionen in einer Abfolge von Seiten an und Sie wählen die gewünschten Einstellungen aus. Wenn Sie noch keine Erfahrung mit dem Seriendruck haben, kann der Assistent wertvolle Hilfestellung bieten. Wenn Sie allerdings mit dem Seriendruckprozess vertraut sind und wissen, wie Ihr Ergebnis aussehen soll, ist es meist schneller, die Schritte von Hand auszuführen.

Den Seriendruck-Assistenten verwenden

Starten Sie Word und zeigen Sie die Registerkarte Sendungen an.

Klicken Sie in der Gruppe Seriendruck starten auf die Schaltfläche Seriendruck starten und dann auf Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen.

Wählen Sie auf jeder der sechs Seiten des Assistenten eine Option aus oder geben Sie die benötigten Informationen ein.

Geben Sie auf der letzten Seite an, ob Sie die Seriendruckausgabe direkt an den Drucker schicken oder ein oder mehrere Dokumente erstellen wollen, die Sie prüfen und speichern können.

Dieses Kapitel beschreibt ausführlich, wie Sie den Seriendruckprozess so anpassen, dass Sie die gewünschten Ergebnisse erhalten, unabhängig davon, ob Sie den Assistenten einsetzen oder Befehle auf der Registerkarte Sendungen.

Starten des Seriendruckprozesses

Bei den meisten Seriendruckprojekten brauchen Sie ein Startdokument, das die Struktur und den einheitlichen Inhalt vorgibt. Sie legen darin fest, an welchen Stellen Sie Daten einfügen. Sie geben an, welche Daten an jeder Stelle eingetragen werden, indem Sie Seriendruckfelder einfügen. Die Seriendruckfelder rufen Daten aus den Datenquellenfeldern ab und tragen Sie in das Startdokument ein. Um zu ermitteln, welche Datenfelder für den Seriendruck verfügbar sind, müssen Sie die Datenquelle auswählen und ihre Einträge in die Liste der Seriendruckempfänger importieren.

Wie Sie am besten anfangen, hängt davon ab, welche Art von Ausgabe Sie erstellen wollen. Zu den Ausgabekategorien gehören Briefe, E-Mail-Nachrichten, Umschläge, Etiketten und Verzeichnisse.

In diesem Abschnitt beschreiben wir, wie Sie den Seriendruckprozess abhängig vom Ausgabetyp am besten starten.

TIPP Wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie während des Prozesses jederzeit den Assistenten starten und einen Schritt zurückgehen, um Änderungen vorzunehmen, oder einen Schritt weiter springen, wobei die bereits erledigte Arbeit erhalten bleibt.

Seriendruck für Briefe starten

Wenn Sie einen Serienbrief oder ein ähnliches Dokument erstellen, können Sie das Dokument schreiben, die Verbindung zur Datenquelle herstellen und dann die Seriendruckfelder einfügen. Stattdessen können Sie auch mit einem leeren Dokument beginnen, die Verbindung zur Datenquelle herstellen und dann die Seriendruckfelder einfügen, während Sie das Dokument verfassen. Bei beiden Methoden können Sie Seriendruckfelder erst dann in ein Dokument einfügen, wenn die Verbindung zur Datenquelle besteht.

Wenn Sie ein Dokument erstellen, das durch Kollegen überprüft werden soll, ist das einfacher, bevor Sie die Verbindung zur Datenquelle herstellen; andernfalls versucht das Dokument jedes Mal, wenn ein Prüfer es öffnet, die Verbindung zur Datenquelle aufzubauen. In diesem Fall können Sie Platzhalter in das Dokument einfügen, an denen Sie später die Seriendruckfelder verwenden wollen. Sie können die Platzhalter durch Klammern oder Hervorhebung vom unveränderlichen Text abgrenzen, damit die Prüfer erkennen, dass die Platzhalter nicht der eigentliche Inhalt sind. Außerdem ist es für Sie auf diese Weise einfacher, später die entsprechenden Stellen zu finden.

Es ist am einfachsten, wenn Sie Ihr Dokument verfassen und bearbeiten, bevor Sie den Seriendruckprozess starten

Falls Sie Hilfe brauchen, um ein Dokument für den beabsichtigten Zweck zu erstellen, können Sie auf eine der Word-Inhaltsvorlagen zurückgreifen. Auf der Seite Neu der Backstage-Ansicht finden Sie eine große Bandbreite an geeigneten Vorlagen.

Seriendruck für einen Brief starten

Öffnen Sie ein leeres Dokument oder ein Dokument, das den statischen Inhalt enthält, in den Sie Daten einfügen wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf die Schaltfläche Seriendruck starten.

Klicken Sie im Menü Seriendruck starten auf Briefe. Dadurch ändert sich nichts an der Anzeige des Dokuments.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Prozess fortzusetzen und abzuschließen:

Folgen Sie den Anleitungen, die im Abschnitt »Auswählen und Bearbeiten der Datenquelle« weiter unten in diesem Kapitel beschrieben sind, um die Datenquelle und die verfügbaren Felder auszuwählen.

• Erstellen oder bearbeiten Sie den Dokumentinhalt und folgen Sie den Anleitungen, die im Abschnitt »Einfügen der Seriendruckfelder« weiter unten in diesem Kapitel beschrieben werden, um die Seriendruckfelder einzufügen

• Folgen Sie den Anleitungen, die im Abschnitt »Seriendruck in der Vorschau prüfen und abschließen« weiter unten in diesem Kapitel beschrieben werden, um das Erstellen des Briefs abzuschließen

Seriendruck für Etiketten starten

Die Seriendruckprozesse für Etiketten eignen sich nicht nur für Adressaufkleber, sondern auch für Namensschilder, Plaketten, Visitenkarten, Registerkarteneinleger, Seitentrenner, CD-Etiketten, Postkarten, Notizzettel, bedruckbare Magneten und alles andere, das Sie auf Papier oder andere Bögen drucken, die in fixe Bereiche unterteilt sind. Viele dieser Produkte werden im Schreibwarenhandel und Bastelbedarf angeboten. Bekannte Hersteller von Etikettenmaterial sind Avery und 3M, es gibt aber auch viele andere.

SIEHE AUCH Weitere Informationen über das Erstellen von Versandetiketten finden Sie im Abschnitt »Einzelne Umschläge und Etiketten erstellen« weiter unten in diesem Kapitel.

Wenn Sie Etiketten aus einer Datenquelle erstellen, drucken Sie normalerweise Daten aus mehreren Datensätzen auf ein einziges Blatt. Sie können aber auch für jeden Datensatz ein eigenes Blatt verwenden.

Beim Erstellen von Etiketten wählen Sie den Hersteller und die Produktnummer der Druckbögen aus, woraufhin Word eine Tabelle erstellt, die den bedruckbaren Bereich des Etikettenbogens definiert. Sie fügen Seriendruckfelder als Vorlage für alle anderen Zellen in die erste Zelle ein, formatieren den Inhalt nach Wunsch und kopieren dann den Zelleninhalt in die anderen Felder. Wenn Sie Etikettenbögen erstellen, die Daten aus mehreren Datensätzen abrufen, beginnt jedes zusätzliche Feld mit dem Tag «Nächster Datensatz», das Word anweist, zum nächsten Datensatz zu springen.

Das Startdokument und die erste Seite der Ergebnisse beim Seriendruck von Etiketten

Es ist wichtig, dass Sie den richtigen Hersteller und das richtige Produkt auswählen, denn das Einrichten der Dokumentseite muss sehr präzise erfolgen und exakt zum Druckbogen passen.

Die Definition für jedes Etikettenprodukt umfasst die Abmessungen der bedruckbaren und nicht bedruckbaren Bereiche der Blätter

Seriendruck für ein Etikett starten

Öffnen Sie ein leeres Dokument und zeigen Sie Absatzzeichen und Formatierungssymbole an.

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf die Schaltfläche Seriendruck starten.

Klicken Sie im Menü Seriendruck starten auf Etiketten. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld Etiketten einrichten.

In diesem Dialogfeld stehen Tausende von Etikettenprodukten zur Auswahl

Wählen Sie im Abschnitt Druckerinformationen den richtigen Druckertyp für die Etikettenformulare aus und geben Sie bei Seitendruckern das Eingabefach (oder manuellen Einzug) für die Etikettenbögen an.

Suchen Sie auf der Verpackung der verwendeten Etikettenbögen die Angaben zu Hersteller und Produktnummer. Tragen Sie nun im Abschnitt Etiketteninformationen die folgenden Daten ein:

• Wählen Sie in der Liste Etikettenlieferanten den Hersteller aus

• Wählen Sie in der Liste Etikettennummer die Produktnummer aus

TIPP Es geht schneller, wenn Sie in das Feld Etikettennummer klicken und dann auf der Tastatur das erste Zeichen der Produktnummer drücken, um direkt zum passenden Abschnitt der Liste zu springen. Blättern Sie dann weiter, bis Sie die gesuchte Etikettennummer gefunden haben. Falls Sie Ihre Etikettenbögen nicht in der Liste finden, können Sie auf den Link Updates auf Office.com suchen klicken, um die Liste zu aktualisieren.

Klicken Sie im Dialogfeld Etiketten einrichten auf OK, um zum Dokument zurückzukehren. Word erstellt nun ein Etikettenformular, in das Sie die Seriendruckfelder und den statischen Inhalt einfügen.

Stellen Sie sicher, dass die Absatzsymbole und Formatierungszeichen eingeblendet sind, bevor Sie fortfahren

Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Prozess fortzusetzen und abzuschließen:

Folgen Sie den Anleitungen, die im Abschnitt »Auswählen und Bearbeiten der Datenquelle« weiter unten in diesem Kapitel beschrieben sind, um die Datenquelle und die verfügbaren Felder auszuwählen.

Erstellen oder bearbeiten Sie den statischen Etikettentext und folgen Sie den Anleitungen, die im Abschnitt »Einfügen der Seriendruckfelder« weiter unten in diesem Kapitel beschrieben werden, um die Seriendruckfelder einzufügen.

Folgen Sie den Anleitungen, die im Abschnitt »Seriendruck in der Vorschau prüfen und abschließen« weiter unten in diesem Kapitel beschrieben werden, um das Erstellen der Etiketten abzuschließen.

Seriendruck für E-Mail-Nachrichten starten

Wenn Sie dieselben Informationen an allen Empfänger schicken wollen, die auf einer Liste stehen, zum Beispiel all Ihre Kunden, alle Vereinsmitglieder oder die gesamte Großfamilie, brauchen Sie keine Briefe auf Papier auszudrucken und zum Briefkasten zu tragen. Stattdessen können Sie mithilfe des Seriendrucks eine persönliche E-Mail-Nachricht für jede Person erstellen, die in einer Datenquelle aufgeführt ist. Wie bei einem Serienbrief, den Sie auf Papier ausdrucken, können Sie entweder den Seriendruck-Assistenten nutzen oder die Schaltflächen auf der Registerkarte Sendungen betätigen, um Seriendruckfelder in ein Dokument einzufügen. Diese Seriendruckfelder werden durch die Informationen aus der angegebenen Datenquelle ersetzt, und dann wird das Startdokument in die einzelnen E-Mail-Nachrichten umgesetzt.

Für viele E-Mail-Nachrichten genügt ein einziges Seriendruckfeld in der Begrüßung.

Wenn Sie die Anrede verändern möchten, können Sie mit der rechten Maustaste auf das Seriendruckfeld klicken und dann Grußzeile bearbeiten wählen

Weil E-Mail-Nachrichten meist weniger formell sind als Briefe, kann es sinnvoll sein, die Nachrichten mit einer persönlichen Anrede statt einer der vordefinierten Grußformeln (»Sehr geehrte«) zu beginnen.

Nachdem Sie die Nachrichten abgeschickt haben, finden Sie sie in Ihrem Ordner Gesendete Elemente

Seriendruck für eine E-Mail starten

Öffnen Sie ein leeres Dokument oder ein Dokument, das den statischen Inhalt enthält, in den Sie Daten einfügen wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf die Schaltfläche Seriendruck starten.

Klicken Sie im Menü Seriendruck starten auf E-Mail-Nachrichten. Word zeigt nun den aktuellen Inhalt im Weblayout an.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Prozess fortzusetzen und abzuschließen:

Folgen Sie den Anleitungen, die im Abschnitt »Auswählen und Bearbeiten der Datenquelle« weiter unten in diesem Kapitel beschrieben sind, um die Datenquelle und die verfügbaren Felder auszuwählen.

Erstellen oder bearbeiten Sie den Dokumentinhalt und folgen Sie den Anleitungen, die im Abschnitt »Einfügen der Seriendruckfelder« weiter unten in diesem Kapitel beschrieben werden, um die Seriendruckfelder einzufügen.

Folgen Sie den Anleitungen, die im Abschnitt »Seriendruck in der Vorschau prüfen und abschließen« weiter unten in diesem Kapitel beschrieben werden, um das Erstellen der E-Mail-Nachricht abzuschließen.

Auswählen und Bearbeiten der Datenquelle

Der Seriendruckprozess führt variable Informationen aus einer Datenquelle mit statischen Daten in einem Startdokument zusammen. Die Datenquelle muss unabhängig vom Ausgabe-format eine grundlegende Anforderung erfüllen: Sie muss ein Container sein, der Informationen in einer konsistenten Struktur speichert.

Datenquellen speichern Informationen in einer konsistenten Struktur

Die meisten Datenquellen speichern ihre Daten in Tabellenform, wobei die Felder oben identifiziert werden und die Datensätze darunter folgen. Das simpelste Beispiel, mit dem wir auch in diesem Kapitel arbeiten, ist eine Microsoft Excel-Arbeitsmappe.

Jedes Feld in einer Datenquelle muss einen eindeutigen Namen besitzen, damit Sie Daten aus dem Feld in das Startdokument übernehmen können. In Excel ergibt sich der Feldname aus dem Tabellenkopf oder Spaltenkopf.

Das Dialogfeld Seriendruckempfänger zeigt alle Einträge aus der Datenquelle an

Auswählen einer vorhandenen Datenquelle

Die vollständige Liste der möglichen Datenquellendateitypen ist beeindruckend lang. Häufig verwendete Datenquellen sind Excel-Arbeitsblätter und kommagetrennte Textdateien, aber Sie können Daten auch aus Tabellen in Microsoft Word, Access oder SQL Server abrufen, aus einer Microsoft Outlook-Kontaktliste oder aus vielen anderen, seltener genutzten Quellen.

Die Liste der Dateitypen, die als Datenquellen genutzt werden können

TIPP Falls Ihr Unternehmen ein anderes Kundenverwaltungssystem einsetzt, können Sie die Daten wahrscheinlich in eines dieser Formate exportieren. Kommagetrennte Textdateien sind das simpelste Format für die strukturierte Datenspeicherung, sie dürften als Exportoption in allen anderen Informationsverwaltungssystemen angeboten werden.

Die Datenquelle braucht nicht auf Ihrem Computer gespeichert zu sein. Der Assistent kann im Remotezugriff auf gespeicherte Daten zugreifen. Wenn die Datenquelle auf einem Server liegt, bei dem Sie sich anmelden müssen, erhalten Sie die Gelegenheit, Ihre Anmeldeinformationen einzugeben und optional Ihr Kennwort zu speichern.

TIPP Die Datenquellendatei braucht während des Importvorgangs nicht geschlossen zu sein. Sie können Einträge aus einer offenen Datei importieren, die Datei bearbeiten und speichern, und die Liste dann aktualisieren, damit die Änderungen übernommen werden.

Wenn Sie Outlook einsetzen, um Ihre E-Mail-, Kontakt- und Kalenderinformationen zu verwalten, die in Microsoft Exchange oder Exchange Online gespeichert sind, können Sie Daten aus dem Kontaktordner eines Exchange-Kontos importieren und als Datenquelle für den Seriendruck nutzen. Der Seriendruck-Assistent ruft Ihre Outlook-Datenordner ab und stellt eine Liste der Kontaktordner zusammen, die Sie verwenden können. Wenn Sie einen Kontaktordner verwenden, importiert der Assistent die Kontaktliste.

Ein aktiviertes Kontrollkästchen bedeutet, dass ein Datensatz in den Seriendruck eingebunden wird

Wahrscheinlich enthält Ihre Kontaktliste eine Vielzahl von Einträgen: Kunden, Kollegen, Freunde, Verwandte und andere Personen, mit denen Sie irgendwann kommuniziert haben. Viele davon sind vielleicht nicht mehr aktuell und wahrscheinlich wollen Sie nicht allen Kontakten den Serienbrief oder die E-Mail schicken, die Sie gerade erstellen. Aber das ist kein Problem, denn Sie können die gesamte Kontaktliste importieren und dann die Filterfunktion im Dialogfeld Seriendruckempfänger nutzen, um die Personen auszuwählen, die Sie in Ihr aktuelles Seriendruckprojekt einbinden wollen.

SIEHE AUCH Wie Sie Datensätze für den Seriendruck filtern, ist im Abschnitt »Auswählen der Datenquelleneinträge« weiter unten in diesem Kapitel beschrieben.

Eine vorhandene Datenquelle auswählen

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf die Schaltfläche Empfänger auswählen, um die verfügbaren Datenquellentypen anzuzeigen.

Sie können eine Datenquelle wählen oder neu erstellen

Führen Sie im Menü Empfänger auswählen eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden. Wählen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen die gewünschte Datenquellendatei aus und klicken Sie auf Öffnen.

• Klicken Sie auf Aus Outlook-Kontakten auswählen. Wählen Sie im Dialogfeld Kontakte auswählen den Kontaktordner aus, den Sie importieren wollen, und klicken Sie auf OK.

Erstellen einer neuen Datenquelle

Sind die Informationen, die Sie in Ihrer Datenquelle brauchen, noch nicht in einer Datei oder Adressliste gespeichert, können Sie eine »Microsoft Office-Adressliste« erstellen, während Sie im Seriendruck-Assistenten arbeiten. Der Assistent speichert Ihre Liste als Tabelle in einer Access-Datenbankdatei (.mdb) im Unterordner Meine Datenquellen Ihres Dokumente-Ordners.

Es ist relativ mühsam, Daten in dieser Adressliste einzugeben, weil Sie jedes Feld von Hand füllen müssen. Wenn Sie viele Einträge haben, ist es daher einfacher, sie in ein Excel-Tabellenblatt einzutragen. Für einen spontanen Seriendruck, bei dem Sie beispielsweise einige Namensschilder für ein Meeting erstellen, ist der Mechanismus des Assistenten aber völlig ausreichend.

Erstellen einer einfachen Liste mit dem Assistenten

Sie brauchen sich nicht darauf zu beschränken, Kontaktinformationen zusammenzustellen. Sie können nach Belieben Felder hinzufügen, löschen und umsortieren, um die Art von Daten zu speichern, die Sie für Ihren Seriendruck benötigen.

Eine Datenquelle über die Registerkarte Sendungen erstellen

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf die Schaltfläche Empfänger auswählen und dann auf Neue Liste eingeben.

Führen Sie im Dialogfeld Neue Adressliste eine der folgenden Aktionen durch:

Klicken Sie auf Spalten anpassen. Fügen Sie alle Felder zur Liste der Spalten hinzu, die Sie für den Seriendruck brauchen. Um die Übersichtlichkeit zu verbessern, können Sie Felder löschen, die Sie nicht benötigen.

Geben Sie die Informationen für jeden Datensatz ein und klicken Sie jeweils auf Neuer Eintrag, um einen weiteren Datensatz anzulegen.

Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Tragen Sie im Dialogfeld Adressliste speichern einen Namen für die Datenbankdatei ein und klicken Sie auf Speichern.

Auswählen der Datenquelleneinträge

Die Datenquelle, die Sie auswählen, braucht nicht genau auf das Element zugeschnitten zu sein, das Sie erstellen. Zum Beispiel können Sie Postkarten entwerfen, auf denen Sie eine Werbeaktion nur für Kunden ankündigen, die in der Nähe wohnen, oder Geschenkgutscheine ausschließlich für Kunden, die im nächsten Monat Geburtstag feiern.

Wenn Sie nicht alle Datenquelleneinträge in Ihren Seriendruck aufnehmen wollen, können Sie die Liste nach Bedarf ausdünnen. Sie haben folgende Methoden zur Auswahl, um einen Datensatz aus der Empfängerliste zu löschen:

Filtern Sie die Liste über ein oder mehrere Felder Sie können die Liste so filtern, dass sie nur die Einträge anzeigt, die Sie verwenden wollen, oder so, dass sie die Einträge auflistet, die Sie ausschließen wollen (damit Sie sie löschen können)

Duplikate löschen Der Assistent hilft Ihnen, Einträge aufzuspüren, die möglicherweise mehrfach vorkommen. Sie können entweder die Kontrollkästchen für die Duplikate deaktivieren, die Sie nicht verwenden wollen, oder die Einträge aus der Datenquellendatei löschen, die Datei speichern und dann die Empfängerliste aktualisieren.

Einträge von Hand ausschließen Jeder Datensatz hat ein Kontrollkästchen. Wenn Sie es deaktivieren, wird der entsprechende Datensatz aus dem Seriendruck ausgeschlossen.

Wenn Sie Einträge aus dem Seriendruck ausschließen, werden sie nicht aus der Liste der Seriendruckempfänger oder der Datenquellendatei gelöscht. Sie stehen weiterhin zur Verfügung, wenn Sie sie beim aktuellen oder einem späteren Seriendruck verwenden möchten.

Sie können nicht nur die in einem Seriendruck verwendeten Informationen einschränken, sondern auch die Einträge so sortieren, dass sie in einer bestimmten Reihenfolge in das Seriendruckdokument übernommen werden. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie Werbebriefe nach der Postleitzahl sortieren.

WICHTIG Die Liste Empfängerliste verfeinern im Dialogfeld Seriendruckempfänger enthält den Link Adressen überprüfen. Zum Zeitpunkt, als dieses Buch geschrieben wurde, öffnet sich beim Anklicken des Links eine Meldung, dass ein Add-In für die Adressgültigkeitsüberprüfung benötigt wird. Wenn Sie den Link zu dem Add-In aufrufen, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Dieses Problem ist möglicherweise schon beseitigt, wenn Sie dieses Buch lesen. In diesem Fall können Sie die Versandadressen anhand von Regeln prüfen, um Empfänger auszusortieren, deren Adresse nicht den Regeln der Post entspricht.

Liste der Seriendruckempfänger anzeigen

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten.

Empfängerliste so filtern, dass sie nur die gewünschten Einträge anzeigt

Zeigen Sie die Liste Seriendruckempfänger an.

Klicken Sie im Abschnitt Empfängerliste verfeinern auf Filtern, um die Registerkarte Datensätze filtern des Dialogfelds Filtern und sortieren anzuzeigen.

Wählen Sie in der Liste Feld das Feld aus, nach dem Sie filtern wollen.

Wählen Sie in der Liste Vergleich einen der folgenden Operatoren aus:

• Gleich

• Ungleich

• Kleiner als

• Größer als

• Kleiner oder gleich

• Größer oder gleich

• Ist leer

• Ist nicht leer

• Enthält

• Enthält nicht

Tragen Sie in das Feld Vergleiche mit das Kriterium für den Feldfilter ein.

Wenn Sie mehrere Kriterien auswerten wollen, können Sie in der linken Spalte die Einträge Und oder Oder auswählen und dann die weiteren Kriterien definieren.

Eine Filterdefinition mit mehreren Kriterien, die nur ausgewählte Versicherungskunden liefert

Klicken Sie im Dialogfeld Filtern und sortieren auf OK. Einträge, die nicht in der gefilterten Liste aufgeführt werden, nehmen nicht am Seriendruck teil.

Einträge aus der Empfängerliste ausfiltern

Gehen Sie genauso wie in der vorherigen Anleitung vor, um die Liste Seriendruckempfänger so zu filtern, dass sie alle Einträge enthält, die Sie ausschließen wollen.

Klicken Sie auf das Kontrollkästchen im Spaltenkopf (bei Bedarf zweimal), um die Kontrollkästchen aller Einträge zu löschen, die von der Filteroperation zurückgegeben wurden.

Wenn Sie ein Kontrollkästchen deaktivieren, wird der Datensatz aus der Empfängerliste entfernt, aber nicht in der Datenquelle gelöscht

Klicken Sie im Abschnitt Empfängerliste verfeinern auf Filtern, um erneut die Register-karte Datensätze filtern des Dialogfelds Filtern und sortieren anzuzeigen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Datensätze filtern auf die Schaltfläche Alle löschen und dann auf OK, um den Filter zu entfernen. Die Einträge, die Sie deaktiviert hatten, während der Filter aktiv war, bleiben weiterhin vom Seriendruck ausgeschlossen.

Duplikate aus der Empfängerliste löschen

Zeigen Sie die Liste Seriendruckempfänger an.

Klicken Sie im Abschnitt Empfängerliste verfeinern auf Duplikate suchen, um Datensätze anzuzeigen, die ähnliche Feldeinträge besitzen.

Überprüfen möglicher Duplikate

Deaktivieren Sie im Dialogfeld Duplikate suchen die Kontrollkästchen aller Einträge, die Sie vom Seriendruck ausnehmen möchten. Klicken Sie anschließend auf OK.

Einträge in einer Datenquelle sortieren

Zeigen Sie die Liste Seriendruckempfänger an.

Klicken Sie auf den Feldnamen (den Spaltenkopf) des Felds, nach dem Sie die Einträge sortieren wollen. (Klicken Sie erneut auf den Feldnamen, um die Reihenfolge umzudrehen.)

Oder

Sortieren Sie die Einträge nach mehreren Feldern, indem Sie folgendermaßen vorgehen:

Klicken Sie im Abschnitt Empfängerliste verfeinern auf Sortieren, um die Regis-terkarte Datensätze sortieren des Dialogfelds Filtern und sortieren zu öffnen.

Sie können höchstens anhand von drei Feldern sortieren

Wählen Sie in der Liste Sortieren nach das erste Feld aus, nach dem Sie sortieren wollen. Klicken Sie daneben auf die Option Aufsteigend oder Absteigend, um die Sortierreihenfolge festzulegen.

Wählen Sie in der Liste Anschließend nach das zweite Feld aus, nach dem Sie sortieren wollen, und klicken Sie die zugehörige Option Aufsteigend oder Absteigend an.

Wählen Sie in der zweiten Anschließend nach-Liste das dritte Sortierfeld aus und geben Sie die Sortierreihenfolge an. Wenn Sie kein drittes Feld für die Sortierung benötigen, können Sie auch den Eintrag (keine) auswählen.

Klicken Sie im Dialogfeld Filtern und sortieren auf OK.

Einträge von Hand aus der Empfängerliste löschen

Zeigen Sie die Liste Seriendruckempfänger an.

Sortieren oder filtern Sie die Liste bei Bedarf, um die unerwünschten Einträge zu finden.

Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen aller Einträge, die Sie aus dem Seriendruck ausschließen wollen.

Aktualisieren von Daten

Sie können das Dokument jederzeit während des Seriendruckprozesses speichern und schließen. Wenn Sie das Dokument später erneut öffnen, nachdem Sie bereits eine Verbindung zur Datenquelle hergestellt und Seriendruckfelder eingefügt hatten, fragt Word nach, ob Sie die Datenverbindung aktualisieren wollen.

Wenn Sie das Dokument erneut öffnen, macht die Empfängerliste darauf aufmerksam, wenn die Quell-daten geändert wurden

Sie können die Daten auch jederzeit von Hand innerhalb des Dokuments aktualisieren, indem Sie im Abschnitt Datenquelle des Dialogfelds Seriendruckempfänger auf die Schaltfläche Aktualisieren klicken.

Einfügen der Seriendruckfelder

Seriendruckfelder sind im Dokument in Guillemets (die Anführungszeichen « und ») eingebettet. Sie können allerdings nicht einfach die Guillemets und den Feldnamen eintippen, sondern müssen das Seriendruckfeld mithilfe der Befehle auf der Registerkarte Sendungen einfügen. Dabei wird eine Verknüpfung vom Seriendruckfeld zum Datenquellenfeld erstellt.

Die Befehle, mit denen Sie Seriendruckfelder in ein Startdokument einfügen, befinden sich in der Gruppe Schreib- und Einfügefelder der Registerkarte Sendungen.

Die Werkzeuge zum Einfügen von Feldern in Seriendruckdokumente

Für jedes Feld der Datenquelle wird ein entsprechendes Seriendruckfeld angeboten. Zusätzlich finden Sie hier zwei Seriendruckfelder, die Ihnen eine ganze Menge Zeit ersparen können:

Adressblock Dieses Seriendruckfeld setzt die von Ihnen ausgewählten Elemente eines Standardadressblocks (Empfängername, Firmenname und Postanschrift) zusammen. Daher können Sie all diese Daten mit einem einzigen Seriendruckfeld einfügen.

Sie können das Seriendruckfeld für den Adressblock anpassen

Grußzeile Dieses Seriendruckfeld fügt eine persönlich zugeschnittene Grußformel ein oder ersetzt die allgemeine Grußformel für Einträge, denen die benötigten Informationen fehlen

Sie haben die Auswahl zwischen verschiedenen Grußformeln und Anredevarianten

Sobald Sie das erste Seriendruckfeld in ein Dokument eingefügt haben, wird die Schaltfläche Seriendruckfelder hervorheben in der Gruppe Schreib- und Einfügefelder der Registerkarte Sendungen aktiv. Klicken Sie diese Schaltfläche an, um alle Seriendruckfelder im Dokument in grauer Farbe hervorzuheben, damit sie einfach zu finden sind.

Wenn Sie die Seriendruckfelder hervorheben, sind sie einfacher zu finden. Außerdem wird damit deutlich, dass es sich nicht um simple Platzhalter handelt.

WICHTIG Bevor Sie die Schritte in diesem Abschnitt durchführen können, müssen Sie eine Datenquelle auswählen. Weitere Informationen darüber finden Sie im Abschnitt »Auswählen und Bearbeiten der Datenquelle« weiter oben in diesem Kapitel.

Ein einzelnes Seriendruckfeld einfügen

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie das Seriendruckfeld einfügen wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Schreib- und Einfügefelder auf Seriendruckfeld einfügen und dann auf das Feld, das Sie einfügen wollen.

Seriendruckfeld für einen Adressblock einfügen

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie das Seriendruckfeld für den Adressblock einfügen wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Schreib- und Einfügefelder auf Adressblock.

Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen die Adresselemente aus, die Sie aufnehmen möchten, und legen Sie das Format für den Namen des Empfängers fest.

Prüfen Sie im Feld Vorschau, das Ihren ersten Datensatz anzeigt, ob der Adressblock Ihren Vorstellungen entspricht. Sie können mehrere Datensätze durchgehen, um das Aussehen zu prüfen.

Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Seriendruckfeld für eine Grußzeile einfügen

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie das Seriendruckfeld für die Grußzeile einfügen wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Schreib- und Einfügefelder auf Grußzeile.

Wählen Sie im Dialogfeld Grußzeile einfügen die Grußzeilenelemente aus, die Sie einfügen möchten, und legen Sie das allgemeine Format für Einträge fest, die nicht über die benötigten Datenfelder verfügen.

Prüfen Sie im Feld Vorschau, das Ihren ersten Datensatz anzeigt, ob die Grußzeile Ihren Vorstellungen entspricht. Sie können mehrere Datensätze durchgehen, um das Aussehen zu prüfen.

Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Seriendruck in der Vorschau prüfen und abschließen

Sobald Sie die Datenquelle ausgewählt und Seriendruckfelder in das Hauptdokument eingefügt haben, können Sie sich in einer Vorschau ansehen, wie die Einträge in den Dokumenten zusammengeführt werden. Wenn Sie damit zufrieden sind, können Sie den Seriendruck ausführen. Sie können die Quelldaten im Rahmen des Vorschauprozesses noch weiter filtern. Wenn Sie fertig sind, können Sie die Seriendruckdokumente entweder direkt an den Drucker senden oder in einem neuen Dokument zusammenführen. Falls Sie auf diese Weise ein neues Dokument erstellen, haben Sie eine weitere Gelegenheit, es zu überprüfen und bei Bedarf die zusammengeführten Dokumente zu verändern, bevor sie an den Drucker gesendet werden.

WICHTIG Bevor Sie die Schritte in diesem Abschnitt durchführen können, müssen Sie eine Datenquelle auswählen und Seriendruckfelder einfügen. Weitere Informationen darüber finden Sie in den Abschnitten »Auswählen und Bearbeiten der Datenquelle« und »Einfügen der Seriendruckfelder« weiter oben in diesem Kapitel.

Eine Vorschau der zusammengeführten Dokumente anzeigen

Zeigen Sie das Startdokument an, in dem die Seriendruckfelder eingefügt sind und das mit der Datenquelle verbunden ist.

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse, um die Informationen aus der Datenquelle in die Seriendruckfelder einzutragen.

Führen Sie in der Gruppe Vorschau Ergebnisse eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Datensatz oder Vorheriger Datensatz, um nacheinander die Einträge der Datenquelle durchzugehen

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Erster Datensatz oder Letzter Datensatz, um zum ersten beziehungsweise letzten Eintrag der Datenquelle zu springen

• Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse, um wieder die Seriendruckfelder anzuzeigen

Die Daten in einem neuen Dokument zusammenführen

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Fertig stellen auf die Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen und dann auf Einzelne Dokumente bear-beiten. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld Seriendruck in neues Dokument.

Sie können den Seriendruck auf einen Datensatz oder einen Bereich von Datensätzen einschränken

Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruck in neues Dokument aus, für welche Datensätze Sie einen Seriendruck durchführen möchten, und klicken Sie auf OK.

Die Daten zusammenführen und die Ergebnisdatei ausdrucken

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Fertig stellen auf die Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen und dann auf Dokumente drucken.

Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruck an Drucker aus, für welche Datensätze Sie einen Seriendruck durchführen möchten, und klicken Sie auf OK.

Wählen Sie im Dialogfeld Drucken Ihren Drucker aus, konfigurieren Sie bei Bedarf zusätzliche Druckereinstellungen und klicken Sie auf OK.

Die Daten zusammenführen und als E-Mail-Nachrichten versenden

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Fertig stellen auf die Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen und dann auf E-Mail-Nachrichten senden. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld Seriendruck in E-Mail.

Geben Sie das Adressfeld und die Betreffzeile an, bevor Sie die Nachrichten versenden

Tragen Sie folgende Daten in den Abschnitt Nachrichtenoptionen ein:

• Wählen Sie in der Liste Zu das Feld aus, das die E-Mail-Adressen der Empfänger enthält

• Geben Sie in das Textfeld Betreffzeile den Betreff ein, den die E-Mail-Nachricht anzeigen soll

• Wählen Sie in der Liste E-Mail-Format das Format Anlage, Nur-Text oder HTML aus

Legen Sie im Abschnitt Datensatzauswahl fest, für welche Datensätze jeweils eine E-Mail versendet werden soll. Klicken Sie anschließend auf OK.

Einzelne Umschläge und Etiketten erstellen

Wenn Sie auf Basis der Datenquellenfelder sehr viele Umschläge oder Versandetiketten drucken wollen, können Sie mithilfe der Seriendruckfunktion Dokumente erstellen und diese dann auf Umschläge oder Etikettenbögen statt auf normales Papier ausdrucken.

Sie können aber auch die auffällig platzierten Funktionen für Umschläge und Etiketten nutzen, um einen oder mehrere individuell adressierte Umschläge oder Adressetiketten zu erstellen. Weil diese Funktionen mit dem »Versenden« von Umschlägen oder Paketen zu tun haben, wurden sie (etwas verwirrend) auf die Registerkarte Sendungen des Menübands gelegt, das andernfalls nur Funktionen für den Seriendruck beherbergt.

Einzelne Umschläge erstellen

Die Umschlagsfunktion druckt eine Empfängeradresse und bei Bedarf die Absenderadresse sowie ein elektronisches Porto aus (sofern die erforderliche Software installiert ist). Sie können die Empfängeradresse von Hand eintippen oder aus einem Dokument (normalerweise einem Brief) extrahieren, der eine Anschrift enthält.

TIPP Sie können Zeit sparen, indem Sie die Absenderadresse in Ihren Benutzerinformationen speichern. Die Adresse wird dann standardmäßig als Absenderadresse im Dialogfeld Umschläge und Etiketten eingetragen.

Sie können die Adressdaten bearbeiten, bevor Sie den Umschlag erstellen oder drucken

Beim Erstellen der Umschläge können Sie das Umschlagformat, die Anordnung der Adresse und die Schriftarten für die Adressen auswählen. Sie können außerdem die Papierquelle, die Zufuhrmethode (horizontal oder vertikal und oben oder unten) sowie die Ausrichtung des Umschlags wählen. Word konfiguriert daraufhin die Seitenlayout- und Druckoptionen entsprechend Ihren Angaben.

Sie können die Position der Adressen auf dem Umschlag genau einstellen

Wenn Sie einen Umschlag anhand der Adresse in einem Brief erstellen, können Sie ihn sofort ausdrucken oder die Umschlagsseite zum Dokument hinzufügen und später den Umschlag zusammen mit dem Brief ausdrucken.

Wenn Sie den Umschlag zum Dokument hinzufügen, wird er als separater Dokumentabschnitt mit passenden Seitenlayouteinstellungen eingefügt

WICHTIG Die Optionen für elektronisches Porto auf der Registerkarte Umschläge des Dialogfelds Umschläge und Etiketten setzen die Installation eines entsprechenden Add-Ins voraus. Zum Zeitpunkt, als dieses Buch geschrieben wurde, führt der Aufruf des Links zu einer Fehlermeldung. Dieses Problem ist möglicherweise schon beseitigt, wenn Sie dieses Buch lesen. In diesem Fall können Sie eine elektronische Briefmarke direkt auf die Umschläge drucken.

Ihre Postadresse für die Verwendung in Word-Dokumenten abspeichern

Öffnen Sie das Dialogfeld Word-Optionen und klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert.

Geben Sie auf der Seite Erweitert im Abschnitt Allgemein Ihren Namen und Ihre Adresse in das Feld Postadresse ein. Klicken Sie anschließend auf OK.

Einen Umschlag einrichten, bei dem Sie die Adresse von Hand eingeben

Öffnen Sie irgendein Dokument.

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Erstellen auf die Schaltfläche Umschläge, um das Dialogfeld Umschläge und Etiketten zu öffnen.

Das Feld Absenderadresse enthält Ihren Namen oder Ihre Postadresse, sofern Sie diese Angaben vorher im Dialogfeld Word-Optionen gespeichert haben. (Falls Sie Ihre Post-adresse gespeichert, dann aber wieder gelöscht haben, bleibt das Feld Absenderadresse unter Umständen leer.)

Führen Sie im Abschnitt Absenderadresse eine der folgenden Aktionen durch:

• Prüfen Sie die Absenderadresse und korrigieren Sie sie bei Bedarf

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Weglassen, falls Sie Umschläge drucken, auf denen die Absenderadresse bereits aufgedruckt ist

Geben Sie im Feld Empfänger(adresse) den Namen und die Adresse ein, die Word auf den Umschlag drucken soll.

Einen Umschlag einrichten, dessen Adresse aus dem Dokument übernommen wird

Öffnen Sie das Dokument und wählen Sie die Adresse aus.

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Erstellen auf die Schaltfläche Umschläge, um das Dialogfeld Umschläge und Etiketten zu öffnen. Die ausgewählte Adresse ist bereits im Feld Empfänger(adresse) eingetragen. Das Feld Absenderadresse enthält Ihren Namen oder Ihre Postadresse, sofern Sie diese Angaben vorher im Dialog-feld Word-Optionen gespeichert haben.

Prüfen Sie die Adressen und nehmen Sie bei Bedarf Korrekturen vor. Aktivieren Sie im Abschnitt Absenderadresse das Kontrollkästchen Weglassen, falls Sie Umschläge verwenden, auf denen die Absenderadresse bereits aufgedruckt ist.

Die Optionen zum Drucken des Umschlags konfigurieren oder bestätigen

Klicken Sie unten auf der Registerkarte Umschläge des Dialogfelds Umschläge und Etiketten auf die Schaltfläche Optionen, um das Dialogfeld Umschlagoptionen zu öffnen.

Stellen Sie auf der Registerkarte Umschlagoptionen das Umschlagformat, Schriftart und Position für die Empfängeradresse sowie Schriftart und Position für die Absenderadresse ein.

Stellen Sie auf der Registerkarte Druckoptionen die Zufuhrmethode, die Drehung und den Einzugsschacht ein.

WICHTIG Wird oben auf der Registerkarte Druckoptionen nicht der richtige Drucker aufgeführt, müssen Sie in allen offenen Dialogfeldern auf OK klicken, um Ihre Einstellungen zu speichern und zum Quelldokument zurückzukehren. Wählen Sie nun im Quelldokument den richtigen Drucker aus und rufen Sie erneut das Dialogfeld Umschläge und Etiketten auf, um das Erstellen des Umschlags abzuschließen.

Klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld Umschläge und Etiketten zurückzukehren.

Den Umschlag drucken oder speichern

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch, sobald Sie den Umschlag eingerichtet und die Optionen für das Drucken des Umschlags konfiguriert haben:

• Legen Sie einen Umschlag so in den Drucker ein, wie Sie es im Dialogfeld Umschlagoptionen konfiguriert haben. Klicken Sie nun unten im Dialogfeld Umschläge und Etiketten auf Drucken, um den Umschlag auszudrucken.

• Klicken Sie unten im Dialogfeld Umschläge und Etiketten auf Zum Dokument hinzufügen, um den Umschlag als getrennt formatierten Abschnitt am Anfang des aktuellen Dokuments einzufügen

Einzelne Versandetiketten erstellen

Die Etikettenfunktion dient dazu, eine Adresse (Empfänger- oder Absenderadresse) auf einen Bogen voller Etiketten zu drucken. Dabei können Sie entweder ein einzelnes Etikett erstellen oder einen gesamten Bogen mit mehreren Exemplaren desselben Etiketts füllen. Statt ein Umschlagformat auszuwählen, geben Sie das Etikettenformular an, indem Sie zuerst den Hersteller und dann die Etikettennummer angeben. Word richtet daraufhin ein Dokument ein, das exakt dem Layout des ausgewählten Formulars entspricht.

Die Inhaltszellen, die von dieser Tabelle definiert werden, entsprechen genau den Druckbereichen auf den Etikettenbögen

Wie im Abschnitt »Seriendruck für Etiketten starten« weiter oben in diesem Kapitel beschrieben, bezieht sich der Begriff »Etiketten« nicht nur auf rechteckige Aufkleber, sondern auch auf viele andere Gegenstände, die Sie bedrucken können und die in fixe Bereiche unterteilt sind. Sie können mithilfe der Etikettenfunktion all diese Gegenstände bedrucken. Es ist wichtig, dass Sie das richtige Formular auswählen, weil die Druckbereiche ganz exakt definiert sind.

Einzelne Versandetiketten einrichten

Öffnen Sie irgendein Dokument.

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Erstellen auf die Schaltfläche Etiketten, um das Dialogfeld Umschläge und Etiketten zu öffnen.

Führen Sie im Abschnitt Adresse eine der folgenden Aktionen durch:

• Sofern Sie Ihre Absenderadresse in Word gespeichert haben und ein Etikett mit der Absenderadresse erstellen wollen, können Sie das Kontrollkästchen Absenderadresse verwenden aktivieren, um die gespeicherte Adresse in das Adressfeld einzutragen. Prüfen Sie nun die Adressdaten und nehmen Sie bei Bedarf Korrekturen vor.

• Geben Sie den Namen und die Adresse ein, die Word auf das Etikett drucken soll

Auch wenn die Feldbeschriftung Adresse lautet, können Sie jeden beliebigen Text auf die Etiketten drucken

Führen Sie im Abschnitt Drucken eine der folgenden Aktionen durch, um die Ausgabe des Etiketts zu konfigurieren:

• Wählen Sie die Option Eine Seite desselben Etiketts, wenn Sie alle Etiketten auf dem ganzen Bogen bedrucken wollen

• Wenn Sie nur ein einziges Etikett drucken wollen, müssen Sie die Option Ein Etikett auswählen und dann Zeile und Spalte der Position des gewünschten Etiketts auf dem Bogen eintragen

TIPP Mithilfe dieser Funktion können Sie einen Etikettenbogen weiterverwenden, auf dem bereits einige Etiketten fehlen.

Prüfen Sie im Abschnitt Etikett, ob der Typ dem Etikettenformular entspricht, das Sie verwenden. Ist das nicht der Fall, können Sie die Etiketteneinstellungen im Dialogfeld Etiketten einrichten konfigurieren.

SIEHE AUCH Informationen über das Konfigurieren von Etiketteneinstellungen finden Sie im Abschnitt »Seriendruck für Etiketten starten« weiter oben in diesem Kapitel.

Das Versandetikett drucken oder speichern

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch, sobald Sie das Etikett eingerichtet und die Optionen zum Drucken der Etiketten konfiguriert haben:

• Laden Sie ein Etikettenformular so in den Drucker, wie Sie es im Dialogfeld Etiketten einrichten konfiguriert haben. Klicken Sie nun unten im Dialogfeld Umschläge und Etiketten auf Drucken, um das Etikett auszudrucken.

• Klicken Sie unten im Dialogfeld Umschläge und Etiketten auf die Schaltfläche Neues Dokument, um ein neues Dokument zu generieren, das die Etiketten enthält

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie gelernt, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Beschreiben der Grundlagen des Seriendruckprozesses

Starten des Seriendruckprozesses

Auswählen und Bearbeiten der Datenquelle

Einfügen der Seriendruckfelder

Seriendruck in der Vorschau prüfen und abschließen

Einzelne Umschläge und Etiketten erstellen

Übungsaufgaben

Sie finden Sie Übungsdateien für die nachfolgenden Aufgaben im Ordner Office2016SfS\Kapitel05. Sie können die Ergebnisse der Übungen im selben Ordner speichern.

Grundlagen des Seriendruckprozesses

Starten Sie Word, öffnen Sie ein neues, leeres Dokument und führen Sie die folgenden Aktionen durch:

Starten Sie den Seriendruck-Assistenten und sehen Sie sich an, welche Optionen darin angeboten werden.

Erstellen Sie mit dem Assistenten irgendein Seriendruckelement. Verwenden Sie die Arbeitsmappe KundenListe aus dem Übungsordner als Ihre Datenquelle.

Speichern Sie ein eventuell erstelltes Seriendruckdokument unter dem Namen MeinSeriendruck und schließen Sie es.

Starten des Seriendruckprozesses

Öffnen Sie das Dokument SeriendruckStarten aus dem Übungsdateiordner und führen Sie die folgenden Aktionen durch:

Starten Sie einen Seriendruck für Briefe. Beachten Sie, dass sich das Dokument dadurch nicht verändert.

Starten Sie nun einen Seriendruck für E-Mail-Nachrichten. Wie Sie sehen, wechselt die Dokumentansicht in das Weblayout.

Starten Sie einen Seriendruck für Etiketten und sehen Sie sich die Optionen im Dialog-feld Etiketten einrichten an. Wählen Sie einen Etikettenhersteller und eine Etikettennummer aus und zeigen Sie die Etikettendetails an.

Erstellen Sie einen Etikettenbogen und erlauben Sie Word, den Inhalt des Dokuments SeriendruckStarten zu ersetzen, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Schließen Sie das Dokument SeriendruckStarten, ohne es zu speichern.

Auswählen und Bearbeiten der Datenquelle

Öffnen Sie das Dokument DatenOptimieren und führen Sie die folgenden Aktionen durch:

Starten Sie einen Seriendruck für Briefe. Wählen Sie als Datenquelle die Arbeitsmappe KundenListe aus dem Übungsdateiordner und die Tabelle Kunden$ aus, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Sortieren Sie die Empfängerliste alphabetisch in aufsteigender Reihenfolge nach dem Nachnamen der Kunden.

Löschen Sie Duplikate aus der Empfängerliste.

Filtern Sie die Liste so, dass nur die Kunden angezeigt werden, die entweder im Staat Texas (TX) oder Louisiana (LA) wohnen.

Entfernen Sie von Hand alle Kunden, die in Louisiana (LA) wohnen, aus der Empfängerliste und kehren Sie zum Brief zurück.

Erstellen Sie im Menü Empfänger auswählen eine neue Datenquelle. Tragen Sie Ihren Namen sowie zwei weitere Namen ein. Fügen Sie nach Belieben weitere Daten hinzu und speichern Sie die neue Liste unter dem Namen Übungsliste.mdb.

Speichern und schließen Sie das Dokument DatenOptimieren.

Einfügen der Seriendruckfelder

Öffnen Sie das Dokument FelderEinfügen und führen Sie die folgenden Aktionen durch:

Starten Sie einen Seriendruck für Briefe. Wählen Sie als Datenquelle die Arbeitsmappe VersichertenListe aus dem Übungsdateiordner und darin die Tabelle VersichertenListe$, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Ersetzen Sie alle Platzhalter im Dokument durch die entsprechenden Seriendruckfelder.

Speichern Sie das Dokument FelderEinfügen, schließen Sie es aber nicht.

Erstellen Sie ein neues, leeres Dokument und starten Sie darin einen neuen Seriendruck für Briefe. Verwenden Sie dieselbe Datenquelle wie in Schritt 1.

Öffnen Sie das Dialogfeld Adressblock einfügen. Prüfen Sie die Einstellungen, nehmen Sie nach Belieben Änderungen vor und fügen Sie dann das Seriendruckfeld ein.

Fügen Sie im Dokument zwei Zeilen unter dem Adressblock ein Seriendruckfeld des Typs Grußzeile ein.

Speichern Sie das Dokument unter dem Namen MeineFelder und schließen Sie es. Lassen Sie das Dokument FelderEinfügen für die nächste Übung offen.

Seriendruck in der Vorschau prüfen und abschließen

Schließen Sie die vorherige Übung ab, in der Sie das Dokument FelderEinfügen verändern. Gehen Sie dann folgendermaßen vor:

Sehen Sie sich mit den Werkzeugen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse der Register-karte Sendungen eine Vorschau des Seriendrucks an. Zeigen Sie anschließend wieder die Seriendruckfelder an.

Führen Sie den Seriendruck so aus, dass Sie ein neues Dokument erstellen. Speichern Sie dieses Dokument unter dem Namen MeinBrief und schließen Sie es.

Zeigen Sie wieder das Dokument FelderEinfügen an und führen Sie einen Seriendruck direkt auf den Drucker aus. (Wenn Sie die Datei nicht wirklich ausdrucken wollen, können Sie im letzten Dialogfeld auf Abbrechen klicken.)

Führen Sie einen Seriendruck aus, bei dem Sie E-Mail-Nachrichten erstellen. Erforschen Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Abbrechen.

Speichern und schließen Sie das Dokument FelderEinfügen.

Einzelne Umschläge und Etiketten erstellen

Öffnen Sie das Dokument UmschlägeErstellen und führen Sie die folgenden Aktionen durch:

Öffnen Sie das Dialogfeld Word-Optionen und zeigen Sie die Seite Erweitert an. Prüfen Sie, ob Sie im Abschnitt Allgemein Ihre Postadresse eingetragen haben. Holen Sie dies bei Bedarf nach.

Öffnen Sie das Dialogfeld Umschläge und Etiketten. Stellen Sie sicher, dass das Feld Absenderadresse Ihre gespeicherte Postadresse enthält.

Geben Sie im Feld Empfänger(adresse) den Namen und die Adresse eines Bekannten ein. Fügen Sie den Umschlag zum Dokument hinzu.

Wählen Sie im Dokument den Namen und die Adresse des Empfängers aus und öffnen Sie das Dialogfeld Umschläge und Etiketten. Nun müsste das Feld Absenderadresse Ihre Postadresse enthalten und das Feld Empfänger(adresse) den Namen und die Adresse des Empfängers.

Konfigurieren Sie im Dialogfeld Umschlagoptionen die Optionen zum Drucken des Umschlags. Wenn Sie möchten, können Sie einen Umschlag in Ihren Drucker einlegen und die Adressen auf den Umschlag drucken lassen.

Speichern und schließen Sie das Dokument UmschlägeErstellen.

Erstellen Sie ein neues, leeres Dokument.

Zeigen Sie die Registerkarte Etiketten des Dialogfelds Umschläge und Etiketten an. Sofern Ihre gespeicherte Postadresse noch nicht im Adressfeld eingetragen ist, können Sie das Kontrollkästchen Absenderadresse verwenden aktivieren, um Ihre Anschrift in das Feld Adresse einzutragen.

Konfigurieren Sie die Ausgabe so, dass eine Seite desselben Etiketts gedruckt wird.

Sofern Sie einen Bogen mit Etiketten zum Ausdrucken parat haben, können Sie die Etiketteneinstellungen passend konfigurieren. Laden Sie nun einen Bogen mit den Etiketten in den Drucker und drucken Sie die Adressen auf die Etiketten aus.

Wenn Sie keine Etiketten haben, können Sie ein neues Dokument generieren, das die fertigen Etiketten enthält. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen MeineEtiketten und schließen Sie es.

Teil C

Microsoft Excel 2016

Kapitel 6

Mit Daten rechnen

Kapitel 7

Mit Arbeitsblattdaten arbeiten

Kapitel 8

Daten neu anordnen und gliedern

Kapitel 9

Alternative Datensätze analysieren

6 Mit Daten rechnen

In diesem Kapitel

Datenbereiche benennen

Formeln erstellen, um Werte zu berechnen

Daten zusammenfassen, die bestimmte Bedingungen erfüllen

Optionen zur iterativen Berechnung und zur automatischen Neuberechnung konfigurieren

Arrayformeln verwenden

Fehler in Berechnungen finden und korrigiere

Übungsdateien

Verwenden Sie für dieses Kapitel die Übungsdateien aus dem Ordner Office2016SfS\Kapitel06. Hinweise zum Download der Übungsdateien finden Sie in der Einleitung dieses Buchs.

Mit Excel 2016-Arbeitsmappen können Sie Ihre Daten hervorragend speichern und verwalten. Doch das ist bei weitem nicht alles, was Sie mit Ihren Daten machen können. Eine besonders wichtige und häufig benötigte Option ist die Berechnung der Summe von zusammenhängenden Zellwerten. Sie können mit Excel aber auch andere Informationen aus den Daten ableiten. So ist es unter anderem möglich, das Maximum oder Minimum eines Zellbereichs zu bestimmen. Gleichgültig, was exakt Ihre Anforderungen sind: Excel gibt Ihnen die Möglichkeit, schnell die Informationen zu ermitteln, die Sie brauchen. Und für den Fall, dass Ihnen Fehler unterlaufen, kann Excel Ihnen helfen, die Ursachen aufzuspüren und schnell zu korrigieren.

Sehr häufig benötigen Sie zum Zugriff auf die gewünschten Informationen Werte aus mehr als einer Zelle. Außerdem werden Sie feststellen, dass Sie nicht selten ein und dieselbe Zellengruppe für mehrere Auswertungen verwenden. Excel macht es Ihnen sehr einfach, gleichzeitig auf mehrere Zellen Bezug zu nehmen und Sie können so die benötigten Berechnungen sehr schnell definieren.

In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie optimal auf Zellen und Zellbereiche in Ihren Arbeitsblättern Bezug nehmen und wie Sie für die Analyse und Zusammenfassung von Geschäftsdaten Formeln erstellen und korrigieren.

Datenbereiche benennen

Bei der Arbeit mit großen Datenmengen kann es ein großer Vorteil sein, Zellen mit verwandten Daten als Bereiche mit eigenen Namen identifizieren zu können. Angenommen, Sie haben ein Arbeitsblatt erstellt, in dem die Spalten die Anzahl der Pakete enthalten, die stündlich in einem bestimmten Zeitraum zugestellt wurden. Die einzelnen Zeilen enthalten die Werte für eine Zweitniederlassung.

Arbeitsblätter enthalten häufig Daten, die inhaltlich zusammengehören

Anstatt die Zellen jedes Mal einzeln anzugeben, wenn Sie die darin enthaltenen Werte verwenden möchten, können Sie die Zellen als Bereich definieren, als sogenannten benannten Bereich. So könnten Sie beispielsweise die Elemente aus den oben beschriebenen Zellen zu einem Bereich namens BadenWürttemAnzahl zusammenfassen. Danach können Sie, wo immer die Daten aus diesem Bereich in eine Berechnung einfließen sollen, einfach anstelle der einzelnen Zellen den Namen des Bereichs angeben.

TIPP Sie könnten den Bereich natürlich auch einfach BadenWürttem nennen. Bedenken Sie jedoch, dass Sie den Bereich womöglich auch in Formeln verwenden, die in anderen Arbeitsblättern stehen. Ein aussagekräftiger Name hilft in solchen Fällen, schneller zu erkennen, welche Art von Daten in die Berechnung einfließt.

Wenn die Zellen, die Sie als benannten Bereich definieren möchten, Spalten- oder Zeilenüberschriften enthalten, können Sie diese Überschriften als Namen für den benannten Bereich verwenden. Angenommen, Ihre markierten Daten liegen in dem Zellbereich B4:I12 und die Werte in Spalte B sind die Zeilenüberschriften, dann können Sie diese Überschriften heranziehen, um aus jeder Zeile einen benannten Bereich zu machen.

Markieren Sie eine Gruppe von Zellen, um einen benannten Bereich zu erstellen

Verwenden Sie das Dialogfeld Namens-Manager, wenn Sie die in der Arbeitsmappe definierten benannten Bereiche bearbeiten wollen. Sie können dort die Einstellungen des benannten Bereichs anpassen und ihn löschen, wenn Sie ihn nicht mehr benötigen.

Verwalten Sie benannte Bereiche im Dialogfeld Namens-Manager

TIPP Falls Ihre Arbeitsmappe zahlreiche benannte Bereiche enthält, klicken Sie im Dialogfeld Namens-Manager auf die Schaltfläche Filter und wählen Sie ein Kriterium aus, um die Anzahl der im Dialogfeld angezeigten Namen einzuschränken.

Einen benannten Bereich erstellen

Markieren Sie die Zellen, die Sie in den benannten Bereich einschließen wollen.

Geben Sie im Namensfeld, das sich links von der Bearbeitungsleiste befindet, den Namen für den benannten Bereich ein.

oder

Markieren Sie die Zellen, die Sie in den benannten Bereich einschließen wollen.

Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Definierte Namen auf Namen definieren.

Geben Sie im Dialogfeld Neuer Name den Namen für den benannten Bereich ein.

Überprüfen Sie, ob der benannte Bereich die gewünschten Zellen enthält.

Klicken Sie auf OK.

Einen benannten Bereich aus den Daten eines Arbeitsblatts erstellen, die Überschriften enthalten

Markieren Sie die Zellen, die Sie in den benannten Bereich einschließen wollen.

Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Definierte Namen auf Aus Auswahl erstellen.

Schalten Sie im Dialogfeld Namen aus Auswahl erstellen das Kontrollkästchen neben dem Ort an, der die Überschriften enthält, die für die Bereichsnamen verwendet werden sollen.

Klicken Sie auf OK.

Einen benannten Bereich bearbeiten

Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Definierte Namen auf Namens-Manager.

Klicken Sie den benannten Bereich an, den Sie bearbeiten wollen.

Ändern Sie im Feld Bezieht sich auf den Zellbereich ab, dem der Name zugewiesen ist.

oder

Klicken Sie auf Bearbeiten und geben Sie in das Feld Name einen neuen Namen für den Bereich ein.

Klicken Sie auf Schließen.

Einen benannten Bereich löschen

Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Definierte Namen auf Namens-Manager.

Klicken Sie den benannten Bereich an, den Sie löschen wollen.

Klicken Sie auf Löschen.

Klicken Sie auf Schließen.

Formeln erstellen, um Werte zu berechnen

Nachdem Sie Ihre Daten in das Arbeitsblatt eingegeben und – soweit sinnvoll – zur Vereinfachung späterer Datenbezüge benannte Bereiche definiert haben, können Sie damit beginnen, Formeln zu erstellen. Unter Formeln verstehen wir Ausdrücke, mit denen sich Berechnungen auf Ihren Daten ausführen lassen. So können Sie z.B. mithilfe passender Formeln die Gesamtkosten für alle Aufträge eines bestimmten Kunden berechnen, die durchschnittliche Zahl der Pakete ermitteln, die an allen Mittwochen im Januar ausgeliefert wurden, oder das größte bzw. kleinste tägliche Paketaufkommen für eine Woche, einen Monat oder ein Jahr finden.

Formeln werden in Excel dadurch erstellt, dass Sie die Eingabe in eine Zelle mit einem Gleichheitszeichen (=) beginnen. Daran erkennt Excel, dass der folgende Ausdruck als Berechnungsformel und nicht als Text zu interpretieren ist. Auf das Gleichheitszeichen folgt dann die eigentliche Formel. Angenommen, Sie möchten die Zahlen in den Zellen C2 und C3 addieren. Dann würde die entsprechende Formel =C2+C3 lauten. Eine solche Formel können Sie überarbeiten, indem Sie die Zelle mit der Formel anklicken und die Formel in der Bearbeitungsleiste korrigieren. Beispielsweise könnten Sie die obige Formel in =C3-C2 ändern und damit die Differenz der Inhalte von Zelle C2 und Zelle C3 berechnen.

WICHTIG Wenn Excel Ihre Formel als Text behandelt, kann das daran liegen, dass Sie aus Versehen ein Leerzeichen vor dem Gleichheitszeichen stehen haben. Das Gleichheitszeichen muss aber unbedingt das erste Zeichen sein!

Formeln für komplexe Berechnungen mit 15 oder gar 20 Zellbezügen von Hand einzugeben, ist ziemlich mühselig – Sie können jedoch das Dialogfeld Funktion einfügen verwenden, das Ihnen die Eingabe komplexer Berechnungen vereinfacht. Im Dialogfeld Funktion einfügen finden Sie eine Liste von Funktionen oder vordefinierten Formeln.

Erstellen Sie Formen mithilfe des Dialogfelds Funktion einfügen

Die folgende Tabelle beschreibt eine kleine Auswahl der wichtigsten Funktionen in dieser Liste.

Funktion

Beschreibung

SUMME

Berechnet die Summe der Zahlen in den angegebenen Zellen

MITTELWERT

Berechnet den Mittelwert der Zahlen in den angegebenen Zellen

ANZAHL

Berechnet die Anzahl der Einträge in den angegebenen Zellen

MAX

Ermittelt den größten Wert in den angegebenen Zellen

MIN

Ermittelt den kleinsten Wert in den angegebenen Zellen

Zwei Funktionen, die im Laufe der Zeit ebenfalls nützlich sein könnten, sind JETZT und RMZ. Die Funktion JETZT gibt den Zeitpunkt an, an dem Excel die Formeln in der Arbeitsmappe das letzte Mal aktualisiert hat – d.h., die angezeigte Datum-Zeit-Kombination ändert sich jedes Mal, wenn Excel die Arbeitsmappe neu berechnet. Die korrekte Verwendung dieser Funktion lautet: =JETZT(). Mithilfe der Funktion JETZT können Sie z.B. berechnen, wie viel Zeit verstrichen ist, seit Sie mit der Arbeit an einer bestimmten Aufgabe begonnen haben.

Die RMZ-Funktion ist etwas komplizierter. Sie berechnet die Rückzahlungsraten für einen Kredit mit einem festen Zinssatz und konstanten Zahlungen. Um die Berechnung ausführen zu können, benötigt die RMZ-Funktion die Angabe eines Zinssatzes, die Anzahl der Zahlungen und die Höhe des Kredits. Diese Angaben, die der Funktion mitgegeben werden müssen, werden Argumente oder Parameter genannt und müssen der Funktion in einer vorgegebenen Reihenfolge übergeben werden. Diese Reihenfolge lautet RMZ(Zins; Zzr; Bw; Zw; F). Die folgende Tabelle fasst die Argumente der RMZ-Funktion zusammen.

Argument

Beschreibung

Zins

Der Jahreszinssatz. Bei monatlicher Rückzahlung muss durch 12 geteilt werden, bei vierteljährlicher Zahlung durch 4.

Zzr

Die Gesamtzahl der Zahlungen (Zzr = Anzahl der Zahlungszeiträume)

Bw

Die Höhe des Kredits (Bw = Barwert)

Zw

Der zukünftige Wert, d.h. der Restwert des Kredits, den Sie am Ende der Zahlungen erreicht haben möchten (Diese Angabe ist optional. Fehlt sie, verwendet die Funktion für Zw den Wert 0.)

F

Fälligkeit (0 oder 1). Dieser Wert gibt an, ob die Zahlungen am Anfang oder Ende des Monats geleistet werden. (Diese Angabe ist optional. Fehlt sie, verwendet die Funktion für F den Wert 0, was einer Zahlung am Ende des Monats entspricht.)

Angenommen, ein Unternehmen möchte einen Kredit von 2.000.000 € mit einem Zinssatz von 6% aufnehmen und in 24 Monaten zurückzahlen. Mithilfe der RMZ-Funktion lassen sich die monatlichen Rückzahlungen berechnen. Die zugehörige Formel lautet =RMZ(6%/12; 24; 2000000) und berechnet eine monatliche Rückzahlung von 88.641,22 €.

TIPP Der Jahreszinssatz von 6% wird durch 12 geteilt, da die Zinsen für den Kredit monatlich berechnet werden.

Formeln erstellen, um Werte zu berechnen Sie können auch benannte Bereiche verwenden, um einer Formel ein Argument bereitzustellen. Angenommen, der benannte Bereich BadenWürttemVortag bezieht sich auf den Zellbereich C4:I4. Dann können Sie den Mittelwert der Zellen C4:I4 mit der Formel =Mittelwert(BadenWürttemVortag) berechnen. Um Funktionen, benannte Bereiche und Tabellenbezüge bequem in Ihre Formeln einbauen zu können, unterstützt Sie Excel mit einem Feature, das als AutoVervollständigen-Formel bezeichnet wird. So wie AutoVervollständigen Ihnen bei der Texteingabe in Zellen Vorschläge unterbreitet, wenn Excel erkennt, dass der eingegebene Wert mit einem bereits vorhandenen Eintrag übereinstimmt, so hilft Ihnen AutoVervollständigen-Formel beim Eingeben einer Funktion, eines benannten Bereichs oder eines Tabellenbezugs in eine Formel.

Als Beispiel lassen Sie uns ein Arbeitsblatt betrachten, das eine zweispaltige Excel-Tabelle namens Fehlzustellungen enthält. Die erste Spalte trägt die Überschrift Route und die zweite die Überschrift Zustellungen.

In Excel-Tabellen werden Daten in strukturierter Form gespeichert

Um sich in einer Formel auf eine Tabelle zu beziehen, geben Sie den Tabellennamen an, gefolgt von dem in eckigen Klammern stehenden Namen der Spalte bzw. Zeile. Der Tabellenbezug Fehlzustellungen [Zustellungen] verweist demnach auf die Spalte Zustellungen in der Tabelle Fehlzustellungen.

Um eine Formel zu erstellen, die mithilfe der Funktion SUMME die Gesamtzahl der Fehlzustellungen ermittelt, geben Sie zuerst einmal nur =SU ein. Bereits nachdem Sie den Buchstaben S eingegeben haben, zeigt AutoVervollständigen-Formel alle Funktionen an, die mit einem S beginnen; wenn Sie danach den zweiten Buchstaben U eingeben, reduziert Excel die Liste auf die Funktionen, die mit den Buchstaben SU beginnen.

Excel zeigt AutoVervollständigen-Formel-Vorschläge an, um Sie beim Erstellen der Formel zu unterstützen

Um nun die Funktion SUMME (gefolgt von einer öffnenden Klammer) in die Formel einzufügen, klicken Sie auf SUMME und drücken die -Taste. Für den Tabellenbezug geben Sie zuerst den Buchstaben F ein. Excel zeigt eine Liste der verfügbaren Funktionen, Tabellen und benannten Bereiche an, die mit einem F beginnen. Klicken Sie auf Fehlzustellungen und drücken Sie dann die -Taste, um den Tabellenbezug in die Formel aufzunehmen. Da Sie nur die Werte in der Spalte Zustellungen addieren möchten, geben Sie als Nächstes eine öffnende eckige Klammer ein, klicken in der Liste der verfügbaren Tabellenelemente auf Anzahl und drücken die -Taste. Um die Formel abzuschließen, geben Sie eine schließende eckige Klammer gefolgt von einer schließenden runden Klammer ein. Die vollständige Formel lautet =SUMME(Fehlzustellungen[Zustellungen]).

Eine SUMME-Formel, die die Werte einzelner Zellen und nicht die eines zusammenhängenden Bereichs addiert

Wenn Sie mehrere nebeneinander liegende Zellen in eine Formel übernehmen möchten, für die Sie keinen benannten Bereich definiert haben, können Sie die erste Zelle in dem Bereich anklicken und den Bereich bis zur letzten Zelle aufziehen. Liegen die Zellen nicht nebeneinander, halten Sie die -Taste gedrückt, während Sie die gewünschten Zellen anklicken. In beiden Fällen werden die Bezüge auf die markierten Zellen beim Loslassen der Maustaste in die Formel übernommen.

Sie können nicht nur die -Taste verwenden, um die Auswahl um weitere Zellen zu erweitern, sondern auch eine Vielzahl weiterer Tastenkombinationen, die die folgende Tabelle aufführt.

Tastenkombination

Beschreibung

Erweitert die Zellauswahl um eine Zelle nach rechts

Erweitert die Zellauswahl um eine Zelle nach links

Erweitert die Zellauswahl um eine Zelle nach oben

Erweitert die Zellauswahl um eine Zelle nach unten

Erweitert die Zellauswahl bis zur letzten, nicht leeren Zelle in der aktuellen Zeile

Erweitert die Zellauswahl bis zur ersten, nicht leeren Zelle in der aktuellen Zeile

Erweitert die Zellauswahl bis zur ersten, nicht leeren Zelle in der aktuellen Spalte

Erweitert die Zellauswahl bis zur letzten, nicht leeren Zelle in der aktuellen Spalte

Markiert den gesamten, aktuellen Bereich

Erweitert die Zellauswahl bis zum Anfang der Zeile

Erweitert die Zellauswahl bis zum Anfang des Tabellenblatts

Erweitert die Zellauswahl bis zur letzten im Tabellenblatt verwendeten Zelle (untere rechte Ecke)

Erweitert die Zellauswahl um eine Bildschirmseite nach oben

Erweitert die Zellauswahl um eine Bildschirmseite nach oben

Wählt die sichtbaren Zellen aus

Sie können einmal erstellte Formeln kopieren und in andere Zellen einfügen. Dabei versucht Excel, die Formel so anzupassen, dass sie auch in den neuen Zellen funktioniert. Angenommen, Sie haben ein Arbeitsblatt, in dem die Zelle D8 die Formel =SUMME(C2:C6) enthält. Wenn Sie den Inhalt dieser Zelle kopieren und in die Zelle D16 einfügen, steht am Ende in Zelle D16 die Formel =SUMME(C10:C14). Excel hat die Zellbezüge in der Formel »übersetzt« und an die neue Umgebung angepasst! Genauer gesagt: Excel hat erkannt, dass in der Formel relative Zellbezüge verwendet wurden, und diese an die neue Position der Formel angeglichen. Relative Zellbezüge bestehen aus der reinen Spalten- und Zeilenangabe der Zelle (zum Beispiel C14) und werden automatisch angepasst, wenn eine Formel in eine andere Zelle kopiert wird.

Relative Bezüge eignen sich z.B. sehr gut für Formeln, mit denen Sie die Daten in einer Zeile zusammenfassen und die Sie auf mehrere Zeilen anwenden möchten. Angenommen, Sie haben ein Arbeitsblatt mit den Spalten Verkaufspreis und Prozent erstellt und wollen mit diesen Werten durch Multiplikation die Provision Ihres Vertreters berechnen. Um beispielsweise die Provision für den ersten Verkauf zu berechnen, würden Sie in Zelle C2 die Formel =A2*B2 eingeben.

Verwenden Sie Formeln, um Werte (hier die Vertreterprovision) zu berechnen

Wenn Sie die Zelle C2 markieren und das Ausfüllkästchen ziehen, bis Sie die Zellen C2:C7 markiert haben, wird die Formel aus C2 in alle anderen Zellen des aufgezogenen Bereichs kopiert. Und da Sie in der Formel relative Bezüge verwendet haben, aktualisiert Excel auch gleich in allen kopierten Formeln die Zellbezüge, d.h., Excel berechnet den Versatz der in der Formel verwendeten Zellen in Bezug zur Ausgangszelle (hier C2). Die Formel in Zelle C7 lautet demnach =A7*B7.

Wenn Sie Formeln in andere Zellen kopieren, lassen sich weitere Daten berechnen

Sie können eine ähnliche Technik verwenden, wenn Sie eine Formel in eine Excel-Tabelle einfügen. Angenommen, die Daten für die Spalten Verkaufspreis und Prozent stehen in einer Excel-Tabelle und Sie fügen in Zelle C2 die Formel =A2*B2 ein. In diesem Fall erweitert Excel die Tabelle um eine neue Spalte und wendet die Formel automatisch auf jede Zelle in der neuen Tabellenspalte an. Die relativen Bezüge in den kopierten Formeln werden dabei, wie zu erwarten, entsprechend der Entfernung der jeweiligen Formel zur Ursprungszelle angepasst.

Das Einfügen einer Formel in eine Excel-Tabelle erzeugt eine neue, berechnete Spalte

Wenn Sie einen Zellbezug benötigen, der sich nicht ändern soll, wenn Sie die Formel in eine andere Zelle kopieren, verwenden Sie einen absoluten Bezug. Um einen absoluten Zellbezug zu erstellen, fügen Sie vor die Nummer der Zeile bzw. den Buchstaben der Spalte das Zeichen $ ein. Soll z.B. eine Formel die Summe der Werte in den Zellen C10 bis C14 berechnen, unabhängig davon, in welche Zelle sie eingefügt wird, muss die Formel lauten =SUMME($C$10:$C$14).

TIPP Eine andere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass sich Ihre Zellbezüge beim Kopieren einer Formel nicht ändern, besteht darin, statt der Zelle den Formeltext zu kopieren. Klicken Sie dazu in die Zelle mit der Formel, wechseln Sie in die Bearbeitungsleiste und kopieren Sie die Formel. Drücken Sie anschließend die -Taste, um den Ausschneiden/Kopieren-Modus zu verlassen, klicken Sie in die Zelle, in die die Formel eingefügt werden soll, und drücken Sie die Tastenkombination . Wenn Sie Ihre Formel auf diese Weise in eine andere Zelle kopieren, passt Excel die Zellbezüge nicht an.

Für die schnelle Umwandlung von Zellbezügen gibt es die Taste . Markieren Sie dazu in der Bearbeitungsleiste den Zellbezug, den Sie umwandeln möchten, und drücken Sie . Wenn Sie die Taste mehrfach drücken, durchlaufen Sie einen Zyklus von vier verschiedenen Zellbezügen:

Relative Spalten und Zeilen (zum Beispiel C4)

Absolute Spalten und Zeilen (zum Beispiel $C$4)

Relative Spalten und absolute Zeilen (zum Beispiel C$4)

Absolute Spalten und relative Zeilen (zum Beispiel $C4)

Eine Formel direkt in eine Zelle eingeben

Klicken Sie die Zelle an, in die Sie eine Formel eingeben wollen.

Geben Sie das Gleichheitszeichen (=) ein.

Geben Sie den Rest der Formel ein und drücken Sie die -Taste.

Eine Formel mit dem Dialogfeld »Funktion einfügen« erstellen

Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Funktionsbibliothek auf Funktion einfügen.

Klicken Sie die Funktion an, die Sie verwenden wollen.

oder

Suchen Sie nach der Formel, die Sie verwenden wollen, und klicken Sie sie an.

Klicken Sie auf OK.

Geben Sie im Dialogfeld Funktionsargumente die Argumente der Funktion ein.

Klicken Sie auf OK.

Aktuelles Datum und Uhrzeit mit einer Formel anzeigen

Klicken Sie die Zelle an, in der Sie das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit anzeigen wollen.

Geben Sie in die Zelle =JETZT() ein.

Drücken Sie die -Taste.

Die Funktion JETZT() aktualisieren

Drücken Sie .

Die Tilgungsrate mit einer Formel berechnen

Erstellen Sie eine Formel mit der folgenden Syntax = RMZ(Zins; Zzr; Bw; Zw; F), wobei

• Zins der Jahreszinssatz ist; bei monatlicher Rückzahlung muss durch 12 geteilt werden, bei vierteljährlicher Zahlung durch 4, usw.

• ZZr die Gesamtanzahl der Zahlungen darstellt

• Bw den Barwert, also die Höhe des Darlehens darstellt

• Zw den zukünftigen Wert, also den Restwert des Kredits darstellt, den Sie am Ende der Zahlungen erreicht haben möchten

• F (0 oder 1) die Fälligkeit darstellt. Dieser Wert gibt an, ob die Zahlungen am Anfang oder Ende des Monats geleistet werden.

Drücken Sie die -Taste.

Einen benannten Bereich in einer Formel verwenden

Klicken Sie die Zelle an, in die Sie der Formel erstellen wollen.

Drücken Sie , um mit der Formeleingabe zu beginnen.

Geben Sie an der Stelle der Formel, an der Sie die Werte des benannten Bereichs verwenden wollen, den Namen des Bereichs ein.

Vervollständigen Sie die Formel.

Drücken Sie die -Taste.

In einer Formel auf eine Excel-Tabelle Bezug nehmen

Klicken Sie die Zelle an, in die Sie der Formel erstellen wollen.

Drücken Sie , um mit der Formeleingabe zu beginnen.

Geben Sie an der Stelle der Formel, an der Sie die Werte der Excel-Tabelle verwenden wollen, den Namen der Tabelle ein.

oder

Verwenden Sie AutoVervollständigen-Formel, um den Namen der Excel-Tabelle einzugeben.

Geben Sie eine öffnende, eckige Klammer [ und danach den Namen der Spalte ein.

oder

Geben Sie eine öffnende, eckige Klammer [ ein und verwenden Sie AutoVervollständigen-Formel, um den Namen Spalte einzufügen.

Geben Sie ]) ein, um den Tabellenverweis abzuschließen.

Drücken Sie die -Taste.

Eine Formel kopieren, ohne die Zellbezüge zu verändern

Klicken Sie die Zelle mit der Formel an, die Sie kopieren wollen.

Markieren Sie in der Bearbeitungsleiste den Text der Formel.

Drücken Sie .

Klicken Sie die Zelle an, in die Sie die Formel einfügen wollen.

Drucken Sie .

Drücken Sie die -Taste.

Eine Formel verschieben, ohne die Zellbezüge zu verändern

Klicken Sie die Zelle mit der Formel an, die Sie kopieren wollen.

Zeigen Sie auf den Rahmen der markierten Zelle.

Ziehen Sie den Rahmen der Zelle an die Stelle, zu der Sie die Formel verschieben wollen.

Eine Formel kopieren und die Zellbezüge anpassen

Klicken Sie die Zelle mit der Formel an, die Sie kopieren wollen.

Drücken Sie .

Klicken Sie die Zelle an, in die Sie die Formel einfügen wollen.

Drucken Sie .

Relative und Absolute Zellbezüge erstellen

Geben Sie in eine Formel einen Zellbezug ein.

Klicken Sie den Zellbezug an.

Geben Sie vor dem Zeilen- bzw. Spaltenverweis, den Sie absolut machen wollen, das Dollarzeichen $ ein.

oder

Drücken Sie , um nacheinander die vier möglichen Kombinationen von relativen und absoluten Zeilen- und Spaltenverweisen zu sehen und wählen Sie die gewünschte Kombination aus.

Operatoren und deren Priorität

Wenn Sie eine Excel-Formel erstellen, verwenden Sie die eingebauten Funktionen und arithmetischen Operatoren, die Operationen wie Addition oder Multiplikation definieren. In Excel werden die mathematischen Operatoren in der folgenden Reihenfolge ausgewertet:

Operator

Beschreibung

-

Negation

%

Prozent

^

Potenzierung

* und /

Multiplikation und Division

+ und -

Addition und Subtraktion

&

Verkettung (verknüpft zwei Textzeichenfolgen)

Enthält eine Formel Operatoren mit gleicher Priorität, dies ist z.B. dann der Fall, wenn eine Formel sowohl einen Additions- als auch einen Subtraktionsoperator enthält, dann werden die Operatoren in Excel von links nach rechts ausgewertet. So werden die Berechnungen in der Formel =4 + 8 * 3 – 6 in dieser Reihenfolge ausgeführt:

8 * 3 mit dem Ergebnis 24

4 + 24 mit dem Ergebnis 28

28 – 6 mit dem Ergebnis 22

Sie können die Reihenfolge, in der Excel die Berechnung ausführt, durch Setzen von Klammern verändern. Ausdrücke, die in Klammern stehen, werden von Excel immer zuerst berechnet. Falls die obige Formel in = (4 + 8) * 3 – 6 geändert würde, berechnet Excel das Ergebnis der Formel in dieser Reihenfolge:

(4 +8) mit dem Ergebnis 12

12 * 3 mit dem Ergebnis 36

36 – 6 mit dem Ergebnis 30

Sie können auch mehrere Klammerebenen verwenden. In diesem Fall wertet Excel die Ausdrücke in den inneren Klammern zuerst aus und arbeitet die Formel von innen nach außen ab. Wie bei Formeln, die Operatoren mit gleicher Priorität verwenden, wertet Excel verschachtelte Klammern von links nach rechts aus.

Die Formel = 4 + (3 + 8 * (2+5)) – 7 wird in dieser Reihenfolge ausgewertet:

(2 +5) mit dem Ergebnis 7

7 * 8 mit dem Ergebnis 56

56 + 3 mit dem Ergebnis 59

4 + 59 mit dem Ergebnis 63

63 – 7 mit dem Endergebnis 56

Daten zusammenfassen, die bestimmte Bedingungen erfüllen

Sie können Formeln auch verwenden, um eine Meldung anzuzeigen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Diese Art von Formel wird bedingte Formel genannt; eine Möglichkeit, eine bedingte Formel zu erstellen, ist die Verwendung der Funktion WENN. Wenn Sie die Schaltfläche Funktion einfügen links an der Bearbeitungsleiste anklicken und dort die Funktion WENN auswählen, zeigt Excel das Dialogfeld Funktionsargumente an, in dem Sie die Argumente sehen, die die Funktion WENN benötigt.

Das Dialogfeld Funktionsargumente für die Funktion WENN

Für die WENN-Funktion werden im Dialogfeld Funktionsargumente drei Eingabefelder angeboten: Prüfung, Dann_Wert und Sonst_Wert. Im Feld Prüfung geben Sie die Bedingung ein, auf die Sie prüfen möchten.

Jetzt müssen Sie Excel dazu bringen Meldungen anzuzeigen, die angeben, ob die Bedingung erfüllt wurde oder nicht. Um Excel eine Meldung anzeigen zu lassen, tragen Sie den Text der Meldung, eingeschlossen in Anführungszeichen, in das Feld Dann_Wert oder Sonst_Wert ein.

Es gibt in Excel noch diverse weitere bedingte Funktionen, mit denen Sie Daten gleichzeitig filtern und auswerten können.

Funktion

Beschreibung

MITTELWERTWENN

Berechnet den Mittelwert für die Werte in einem Bereich, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen

MITTELWERTWENNS

Berechnet den Mittelwert für die Werte in einem Bereich, die mehrere Kriterien erfüllen

ANZAHL

Zählt die Zellen in einem Bereich, die einen numerischen Wert enthalten

ANZAHL2

Zählt die nicht leeren Zellen in einem Bereich

ANZAHLLEEREZELLEN

Zählt die leeren Zellen in einem Bereich

ZÄHLENWENN

Zählt die Zellen in einem Bereich, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen

ZÄHLENWENNS

Zählt die Zellen in einem Bereich, die mehrere Kriterien erfüllen

WENNFEHLER

Wertet einen Ausdruck aus und gibt entweder deren Ergebnis, oder, wenn die Berechnung des Ausdrucks zu einem Fehler führt, einen vorgegebenen Fehlerwert aus

SUMMEWENN

Addiert die Werte in einem Bereich, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen

SUMMEWENNS

Addiert die Werte in einem Bereich, die mehrere Kriterien erfüllen

Die Funktion WENNFEHLER können Sie zur Ausgabe eigener Fehlermeldungen verwenden. Auf diese Weise können Sie aussagekräftige Fehlermeldungen erzeugen und sind nicht auf die unter Umständen nichts sagenden Standardfehlermeldungen und -fehlerwerte der Excel-Funktionen angewiesen. Angenommen, Sie möchten unter Verwendung der Funktion WENNFEHLER in einer Tabelle Kunden nach der Kundennummer suchen, die in der Zelle G8 steht. Die zugehörige Formel könnte lauten: =WENNFEHLER(SVERWEIS(G8;Kunden;2;falsch);"Kunde nicht gefunden"). Wenn die Formel in der Tabelle eine Übereinstimmung für die Kundennummer in G8 findet, wird der Name des Kunden angezeigt, ansonsten wird die Meldung »Kunde nicht gefunden« angezeigt.

TIPP Die drei letzten Argumente der Funktion SVERWEIS weisen die Formel an, in der zweiten Spalte der Tabelle Kunden nach Begriffen zu suchen, die exakt übereinstimmen. Ausführlichere Informationen zu der Funktion SVERWEIS finden Sie im Abschnitt »In einem Arbeitsblatt nach Informationen suchen« in Kapitel 6.

So wie die Funktion ZÄHLENWENN die Zellen zählt, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen, und die Funktion SUMMEWENN die Werte der Zellen addiert, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen, so ermittelt die Funktion MITTELWERTWENN den Durchschnitt der Werte in Zellen, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen. In einer Formel mit der Funktion MITTELWERTWENN definieren Sie zuerst den Zellbereich, der mit dem Kriterium untersucht wird, dann das Kriterium und, falls benötigt, den Bereich, aus dem die Werte für die Mittelwertbildung entnommen werden sollen. Als Beispiel werden wir ein Arbeitsblatt verwenden, das für jeden Kunden die Kundennummer, Name, Bundesland und monatliches Auftragsvolumen enthält.

Eine Liste mit Daten, die Informationen zum Auftragsvolumen verschiedener Kunden enthält

Um zum Beispiel das durchschnittliche Auftragsvolumen der Kunden aus dem Bundes-land Hamburg zu berechnen, könnten Sie die Formel =MITTELWERTWENN(C2:C5;"Hamburg";D2:D5) verwenden.

Die Funktionen MITTELWERTWENNS, SUMMEWENNS und ZÄHLENWENNS stellen Erweiterungen zu den Funktionen MITTELWERTWENN, SUMMEWENN und ZÄHLENWENN dar und erlauben die Angabe von mehreren Kriterien. Möchten Sie z.B. alle Aufträge von Firmenkunden aus dem Bundesland Hamburg, deren Auftragsvolumen mindestens 100.000 € beträgt, addieren, können Sie dazu folgende Formel verwenden:

=SUMMEWENNS(D2:D5;C2:C5;"Hamburg";D2:D5;">=100000")

In den Funktionen MITTELWERTWENNS und SUMMEWENNS geben Sie zuerst den Datenbereich an, aus dessen Werten der Mittelwert bzw. die Summe berechnet soll. Danach folgt eine Liste von Datenbereich/Kriterium-Paaren. Die allgemeine Syntax dafür lautet:

=MITTELWERTWENNS(Datenbereich;Kriterienbereich1;Kriterien1[Kriterienbereich2; Kriterien…])

Der Teil der Syntax in eckigen Klammern (die in der echten Formel nicht verwendet werden!) ist optional; d.h., Sie können MITTELWERTWENNS und SUMMEWENNS auch mit nur einem Kriterium definieren. Die Funktion ZÄHLENWENNS, die eigentlich keine Berechnung ausführt, benötigt am Anfang keinen Datenbereich, sondern nur die Kriterienbereiche und Kriterien. So könnten Sie beispielsweise mit der Formel

=ZÄHLENWENNS(C2:C5;"Hamburg";D2:D5;">=100000")

die Anzahl der Kunden aus Hamburg ermitteln, deren Auftragsvolumen den Wert 100.000 € übersteigt.

Daten mit der Funktion WENN auswerten

Klicken Sie die Zelle an, in die Sie die Formel eingeben wollen.

Geben Sie eine Formel mit der folgenden Syntax ein: =WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert) bei der

• Prüfung der logische Ausdruck ist, der ausgewertet werden soll

• Dann_Wert den von der Funktion zurückgegebenen Wert enthält, wenn die Prüfung das Ergebnis wahr liefert

• Sonst_Wert den von der Funktion zurückgegebenen Wert enthält, wenn die Prüfung das Ergebnis falsch liefert

Eine Formel mit dem Dialogfeld Funktion einfügen erstellen

Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Funktionsbibliothek auf Funktion einfügen.

Klicken Sie die Funktion an, die Sie verwenden wollen.

oder

Suchen Sie nach der Formel, die Sie verwenden wollen, und klicken Sie sie an.

Klicken Sie auf OK.

Geben Sie im Dialogfeld Funktionsargumente die Argumente der Funktion ein.

Klicken Sie auf OK.

Die Zellen in einem Zellbereich zählen, die Zahlen enthalten

Klicken Sie die Zelle an, in die Sie die Formel eingeben wollen.

Fügen Sie eine Formel mit der Syntax =ANZAHL(Bereich) ein, und geben Sie für Bereich den Zellbereich an, dessen Zellen Sie zählen wollen.

Die nicht leeren Zellen in einem Zellbereich zählen

Klicken Sie die Zelle an, in die Sie die Formel eingeben wollen.

Fügen Sie eine Formel mit der Syntax =ANZAHL2(Bereich) ein, und geben Sie für Bereich den Zellbereich an, dessen Zellen Sie zählen wollen.

Die leeren Zellen in einem Zellbereich zählen

Klicken Sie die Zelle an, in die Sie die Formel eingeben wollen.

Fügen Sie eine Formel mit der Syntax = ANZAHLLEEREZELLEN(Bereich) ein, und geben Sie für Bereich den Zellbereich an, dessen Zellen Sie zählen wollen.

Die Zellen in einem Zellbereich zählen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen

Klicken Sie die Zelle an, in die Sie die Formel eingeben wollen

Fügen Sie eine Formel mit der Syntax =ZAEHLENWENN(Bereich;Bedingung) ein:

• Bereich gibt den Zellbereich an, dessen Zellen Sie zählen wollen.

• Bedingung ist der logische Test, anhand dessen bestimmt wird, ob die Zelle gezählt wird oder nicht

Die Zellen in einem Zellbereich zählen, die mehrere Bedingungen erfüllen

Klicken Sie die Zelle an, in die Sie die Formel eingeben wollen.

Fügen Sie eine Formel mit der Syntax =ZAEHLENWENNS(Kriterienbereich;Kriterien;…) ein und geben Sie für jedes Paar aus Kriterienbereich und Kriterien Folgendes ein:

• Kriterienbereich ist der Zellbereich, der die Werte enthält, die geprüft werden sollen

• Kritierien ist der logische Test, anhand dessen bestimmt wird, ob die Zelle gezählt wird oder nicht

Die Summe der Daten bilden, die eine Bedingung erfüllen

Klicken Sie die Zelle an, in die Sie die Formel eingeben wollen.

Fügen Sie eine Formel mit der Syntax =SUMMEWENN(Bereich;Kriterien;Summe_Bereich) ein:

• Bereich ist der Zellbereich, der die Werte enthält, die geprüft werden sollen

• Kriterien ist der logische Test, anhand dessen bestimmt wird, ob die Zelle berücksichtigt wird oder nicht

• Summe_Bereich ist der Zellbereich, der die Werte enthält, die in der Summe enthalten sein sollen, wenn die Zelle in Bereich die in Kriterien festgelegte Bedingung erfüllt

Die Summe der Daten bilden, die mehrere Bedingungen erfüllen

Klicken Sie die Zelle an, in die Sie die Formel eingeben wollen.

Fügen Sie eine Formel mit der Syntax =SUMMEWENNS(Summe_Bereich;Kriterienbereich;Kriter ien;…) ein:

• Summe_Bereich ist der Zellbereich, der die Werte enthält, die in der Summe enthalten sein sollen, wenn die Zelle in Kriterienbereich die in Kriterien festgelegte Bedingung erfüllt

• Bereich ist der Zellbereich, der die Werte enthält, die geprüft werden sollen

• Kriterien ist der logische Test, anhand dessen bestimmt wird, ob die Zelle berücksichtigt wird oder nicht

Den Mittelwert der Daten bilden, die eine Bedingung erfüllen

Klicken Sie die Zelle an, in die Sie die Formel eingeben wollen.

Fügen Sie eine Formel mit der Syntax =MITTELWERTWENN(Bereich;Kriterien;Mittelwert_Bereich) ein:

• Bereich ist der Zellbereich, der die Werte enthält, die geprüft werden sollen

• Kriterien ist der logische Test, anhand dessen bestimmt wird, ob die Zelle berücksichtigt wird oder nicht

• Mittelwert_Bereich ist der Zellbereich, der die Werte enthält, die bei der Berechnung des Mittelwerts berücksichtigt werden sollen, wenn die Zelle in Bereich die in Kriterien festgelegte Bedingung erfüllt

Den Mittelwert der Daten bilden, die mehrere Bedingungen erfüllen

Klicken Sie die Zelle an, in die Sie die Formel eingeben wollen.

Fügen Sie eine Formel mit der Syntax =MITTELWERTWENNS(Mittelwert_Bereich;Kriterien_Bereich;Kriterien;…) ein:

• Mittelwert_Bereich ist der Zellbereich, der die Werte enthält, die bei der Berechnung des Mittelwerts berücksichtigt werden sollen, wenn die Zelle in Kriterien_Bereich die in Kriterien festgelegte Bedingung erfüllt

• Kriterien_Bereich ist der Zellbereich, der die Werte enthält, die geprüft werden sollen

• Kriterien ist der logische Test, anhand dessen bestimmt wird, ob die Zelle berücksichtigt wird oder nicht

Eine benutzerdefinierte Meldung anzeigen, wenn eine Zelle einen Fehler enthält

Klicken Sie die Zelle an, in die Sie die Formel eingeben wollen.

Fügen Sie eine Formel mit der Syntax = WENNFEHLER(Wert;Wert_Falls_Fehler) ein:

• Wert ist ein Zellbezug oder ein Wert

• Wert_Falls_Fehler ist der Wert, der angezeigt werden soll, wenn das Argument Wert einen Fehler zurückgibt

Optionen zur iterativen Berechnung und zur automatischen Neuberechnung konfigurieren

Formeln in Excel verwenden Werte aus anderen Zellen, um Ergebnisse zu berechnen. Wenn Sie eine Formel erstellen, die einen Bezug zu der Zelle enthält, in der sich die Formel befindet, haben Sie einen Zirkelbezug erstellt. In den meisten Situationen betrachtet Excel Zirkelbezüge aus zwei Gründen als Fehler. Erstens verweist die Mehrheit von Excel-Formeln nicht auf die eigene Zelle. Da ein Zirkelbezug sehr ungebräuchlich ist, ist das Grund genug, ihn als Fehler einzustufen. Ein weiterer, weitaus wichtigerer Grund ist, dass Zirkelbezüge Ihre Arbeitsmappe verlangsamen. Da Excel die Berechnung wiederholt ausführt – man spricht auch von Iterationen – müssen Sie festlegen, bis zur welcher Anzahl das Programm die Operation wiederholt.

Sie können die Berechnungsoptionen für Ihre Arbeitsmappen auf der Seite Formeln des Dialogfelds Excel-Optionen konfigurieren.

Optionen zur iterativen Berechnung können Sie auf der Seite Formeln des Dialogfelds Excel-Optionen einstellen

Für die Arbeitsmappenberechnung können Sie zwischen drei Optionen wählen:

Automatisch Die Standardeinstellung; berechnet ein Arbeitsblatt immer dann neu, wenn ein Wert, der sich auf die Berechnung von Formeln auswirkt, geändert wird

Automatisch außer bei Datentabellen Berechnet ein Arbeitsblatt immer dann neu, wenn sich ein Wert ändert, jedoch werden Datentabellen nicht neu berechnet

Manuell Die Neuberechnung muss manuell ausgelöst werden, indem Sie drücken oder indem Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Berechnung auf Neu berechnen oder Blatt berechnen klicken

Sie können die Optionen im Bereich Berechnungsoptionen auch verwenden, um iterative Berechnung zuzulassen oder zu deaktivieren. Wenn Sie das Kontrollkästchen Iterative Berechnung aktivieren einschalten, wiederholt Excel die Berechnungen für Zellen, die Formeln mit Zirkelbezügen enthalten. Die Standardwerte für Maximale Iterationszahl (100) und Maximale Änderung (0,001) sind für die meisten Fälle geeignet und sollten nur unter sehr ungewöhnlichen Umständen geändert werden.

TIPP Sie können die Arbeitsmappenberechnung auch konfigurieren, indem Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Berechnung auf Berechnungsoptionen klicken und dann das gewünschte Verhalten auswählen.

Eine Arbeitsmappe neu berechnen

Öffnen Sie die Arbeitsmappe, die Sie neu berechnen wollen.

Drücken Sie .

oder

Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Berechnung auf Neu berechnen.

Ein Arbeitsblatt neu berechnen

Öffnen Sie das Arbeitsblatt, das Sie neu berechnen wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Berechnung auf Blatt berechnen.

Berechnungsoptionen für ein Arbeitsblatt festlegen

Öffnen Sie das Arbeitsblatt, für das Sie die Berechnungsoptionen festlegen wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Berechnung auf Berechnungsoptionen.

Wählen Sie in der Liste die gewünschte Option aus.

Optionen zur iterativen Berechnung konfigurieren

Öffnen Sie die Backstage-Ansicht und klicken Sie auf Optionen.

Lassen Sie die Seite Formeln anzeigen.

Schalten Sie in der Gruppe Berechnungsoptionen das Kontrollkästchen Iterative Berechnung aktivieren ein bzw. aus.

Geben Sie im Feld Maximale Iterationszahl die maximale Anzahl der Iterationen für eine Berechnung an.

Geben Sie im Feld Maximale Änderung den Wert für die je Iteration maximal erlaubte Änderung ein.

Klicken Sie auf OK.

Arrayformeln verwenden

Die meisten Excel-Formeln berechnen Werte, die in einer Zelle anzeigt werden sollen. So können Sie beispielsweise die Formeln =B1*B4, =B1*B5 und =B1*B6 für aufeinanderfolgende Zellen verwenden, um die Versicherungsprämie zu berechnen, die vom Wert des Paketinhalts abhängt.

Ein Tabellenblatt mit Daten, die mit einer Arrayformel berechnet werden sollen

Anstatt die Formeln in jede Zelle einzeln einzugeben, können Sie auch eine einzige Formel für den gesamten Zielbereich erstellen und diese auf einen Rutsch in das Blatt einfügen, indem Sie eine Arrayformel (die auch Matrixformel genannt wird) eingeben. Um eine Arrayformel zu erstellen, geben Sie die Formel und ihre Argumente ein und drücken , um aus der Formel eine Arrayformel zu machen. Um die Versicherungsprämien für die Werte im Zellbereich B4:B6 und den Prozentsatz in Zelle B1 zu berechnen, markieren Sie einen Zellbe-reich, der die gleiche Ausdehnung besitzt wie der Bereich mit den sich ändernden Werten und geben dann folgende Formel ein: =B1*B4:B6. In diesem Beispiel befinden sich die Werte in drei Zellen der gleichen Spalte. Daher müssen Sie einen Zellereich markieren, der genauso groß ist, also beispielsweise C4:C6.

Ein Arbeitsblatt, in dem eine Arrayformel eingefügt wird

WICHTIG Wenn Sie eine Arrayformel in einen Bereich eingeben, der die falschen Dimensionen besitzt, zeigt Excel entweder unvollständige Ergebnisse an oder doppelte Ergebnisse oder eine Fehlermeldung. Das genaue Verhalten hängt davon ab, wie sich der Zielbereich von dem Wertebereich unterscheidet.

Nachdem Sie gedrückt haben, erzeigt Excel in den markierten Zellen eine Arrayformel. Die Formel wird von geschweiften Klammern eingeschlossen; Sie können hieran erkennen, dass es sich um eine Arrayformel handelt.

WICHTIG Sie können eine Formel nicht einfach mit geschweiften Klammern versehen, um sie in eine Arrayformel umzuwandeln, Sie müssen hierfür drücken.

Sie können nicht nur Formeln erstellen, in denen der Wert einer Zelle mit einem Array kombiniert wird, sondern Sie können auch Arrayformeln erstellen, die zwei Arrays verwenden. Angenommen, ein Vertriebsunternehmen hat es sich zum Ziel gesetzt, die Sortierzeiten in jedem der vier Verteilzentren zu reduzieren.

Ein Arbeitsblatt mit Daten für eine Arrayformel, bei der zwei Arrays multipliziert werden

Die vorherigen Sortierzeiten in Minuten befinden sich auf dem Arbeitsblatt in den Zellen B2:B5 und die Zielwerte (in Prozent) wurden in Zellbereich C2:C5 eingetragen. Die Arrayformel, mit der die Zielwerte in Minuten für die vier Verteilzentren berechnet wird, lautet: =B2:B5*C2:C5.

Wenn die Formel durch Drücken von in die Zellen D2:D5 eingetragen wird, wird sie dort so angezeigt: {=B2:B5*C2:C5}.

Um eine Arrayformel zu bearbeiten, müssen Sie alle Zellen markieren, die die Arrayformel enthalten, die Bearbeitungsleiste anklicken, um die Bearbeitung zu aktivieren, die Formel in der Bearbeitungsleiste ändern und abschließend wieder drücken, um die Formel erneut als Arrayformel einzugeben.

TIPP Viele Berechnungen, bei denen früher zwangsläufig eine Arrayformel verwendet werden musste, können jetzt mit speziellen Funktionen wie SUMMEWENNS oder ZAEHLENWENNS durchgeführt werden.

Eine Arrayformel erstellen

Markieren Sie die Zellen, in die Sie eine Arrayformel einfügen wollen.

Geben Sie die Arrayformel ein.

Drücken Sie .

Eine Arrayformel bearbeiten

Markieren Sie die Zellen, die die Arrayformel enthalten.

Bearbeiten Sie die Arrayformel.

Drücken Sie .

Fehler in Berechnungen finden und korrigieren

Formeln und Funktionen können Ihnen wertvolle Antworten auf Fragen zu Ihren Daten geben. Doch Obacht! In Formeln können sich auch schnell Fehler schleichen. Excel unterstützt Sie beim Aufspüren von Fehlern, indem es Ihnen anzeigt, welche Zellen in eine Berechnung einfließen, und aufgetretene Fehler erläutert. Die Überprüfung eines Arbeitsblatts auf Fehler wird als Formelüberwachung bezeichnet.

Excel macht Sie auf mehreren Wegen auf Fehler aufmerksam. Zum einen wird in der Zelle, die die fehlerhafte Formel enthält, ein Fehlercode angezeigt.

Ein Arbeitsblatt, in dem ein Fehlercode angezeigt wird

Wenn Sie eine Zelle mit einer fehlerhaften Formel anklicken, sodass sie zur aktiven Zelle wird, blendet Excel neben der Zelle eine Fehlerschaltfläche ein. Wenn Sie auf die Fehlerschaltfläche zeigen, blendet Excel rechts an der Schaltfläche einen Pfeil ein. Klicken Sie den Pfeil an, um ein Menü zu öffnen, das Informationen über den Fehler und Hilfe zu seiner Beseitigung enthält.

Die folgende Tabelle beschreibt die häufigsten Fehlercodes und ihre Bedeutung.

Fehlercode

Beschreibung

#####

Die Spalte ist nicht breit genug, um den Wert anzuzeigen

#WERT!

Ein Argument der Formel hat den falschen Typ (beispielsweise Text in einer Zelle, die einen numerischen Wert liefern sollte)

#NAME?

Die Formel enthält Text, den Excel nicht erkennt (beispielsweise einen unbekannten benannten Bereich)

#BEZUG!

Die Formel bezieht sich auf eine Zelle, die es nicht gibt (was passieren kann, wenn Zellen gelöscht wurden)

#DIV/0!

Die Formel versucht, durch Null zu teilen

Ein anderer Weg, nach Fehlern in Formeln zu suchen, besteht darin, sicherzustellen, dass Sie mit Ihrer Formel die korrekten Zellen ansprechen. Fehler dieser Art können Sie aufspüren, indem Sie sich von Excel die Vorgänger der Zellen anzeigen lassen. Mit Vorgängern sind dabei diejenigen Zellen gemeint, deren Werte in der Formel verwendet werden. Umgekehrt können Sie Ihr Arbeitsblatt auch dadurch überprüfen, dass Sie nach Zellen mit Formeln suchen, in die der Wert einer bestimmten Zelle einfließt. Zellen, die den Wert einer anderen Zelle in ihren Berechnungen verwenden, werden als Nachfolger bezeichnet, d.h., sie sind von dem Wert einer anderen Zelle abhängig, um selbst einen Wert zu produzieren.

Ein Arbeitsblatt, in dem die Spurpfeile zum Nachfolger eingeblendet sind

Zeigen die Pfeile nicht auf die richtigen Zellen, können Sie die Pfeile wieder ausblenden und die Formel korrigieren.

Wenn Sie möchten, können Sie sich einen Formelfehler auch als Text in einem Dialogfeld anzeigen und erläutern lassen. Hierfür steht Ihnen das Dialogfeld Fehlerüberprüfung zur Verfügung, mit dem Sie die Formel schrittweise auswerten lassen, den Fehler ignorieren oder zum vorherigen oder folgenden Fehler springen können.

Verwenden Sie das Dialogfeld Fehlerüberprüfung, um Fehler zu erkennen und zu bearbeiten

TIPP Soll die Fehlerprüfung Formeln ignorieren, die nicht auf jede Zelle in einem Bereich (z.B. Zeile oder Spalte) Bezug nehmen, müssen Sie das Dialogfeld Excel-Optionen über den Befehl Optionen auf der Registerkarte Datei aufrufen. Wechseln Sie dann auf die Seite Formeln und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Formeln, die sich nicht auf alle Zellen im Bereich beziehen. Anschließend können Sie Formeln erstellen, die nicht jeden Wert in einer Zeile oder Spalte (oder Rechteck) addieren, ohne dass Excel dies als Fehler anmerkt.

Wenn Sie lediglich die Ergebnisse der einzelnen Schritte einer Formel anzeigen wollen, und die vielen Optionen der mächtigen Fehlerprüfung gar nicht benötigen, können Sie das Dialogfeld Formel auswerten verwenden, um schrittweise durch die Berechnung zu gehen. Für die Überprüfung von Formeln, die zwar keinen von Excel erkannten Fehler produzieren, leider aber auch nicht das erwartete Ergebnis zurückliefern, eignet sich dieses Dialogfeld viel besser als die Fehlerüberprüfung.

Lassen Sie im Dialogfeld Formel auswerten die Formel schrittweise ausführen

Schließlich gibt es noch die Möglichkeit, den Wert einer Zelle in einem speziellen Überwachungsfenster zu verfolgen, unabhängig von dem Arbeitsblatt, in dem Sie sich befinden. Wenn beispielsweise eine Ihrer Formeln Werte von Zellen aus anderen Arbeitsblättern oder gar anderen Arbeitsmappen verwendet, können Sie die Zelle mit der Formel in das Überwachungsfenster laden und so beobachten, während Sie die Werte in den anderen Zellen ändern.

Sobald Sie in den anderen Zellen einen neuen Wert eingeben, zeigt das Überwachungsfenster das neue Ergebnis der Formel an. Wenn Sie die Formel nicht weiter überwachen möchten, löschen Sie die Überwachung und schließen Sie das Überwachungsfenster.

Beobachten Sie die Veränderung eines Zellwerts im Überwachungsfenster

Informationen zu einem Formelfehler anzeigen

Klicken Sie die Zelle mit dem Fehler an.

Zeigen Sie auf die Schaltfläche Fehlerüberprüfung, die neben der Zelle angezeigt wird.

oder

Klicken Sie die Schaltfläche Fehlerüberprüfung an, um weitere Informationen zu erhalten.

Pfeile anzeigen, die die Vorgänger einer Formel angeben

Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf Spur zum Vorgänger.

Pfeile anzeigen, die die Nachfolger einer Formel angeben

Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf Spur zum Nachfolger.

Spurpfeile entfernen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf Pfeile entfernen

• Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf den Pfeil der Schaltfläche Pfeile entfernen und legen Sie fest, welche Pfeile entfernt werden sollen

Eine Berechnung schrittweise durchführen

Klicken Sie die Zelle mit der Formel an, die Sie auswerten wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf Formelauswertung.

Klicken Sie im Dialogfeld Formelauswertung auf Auswerten.

Klicken Sie auf Einzelschritt, um den nächsten Schritt der Berechnung auszuführen.

oder

Klicken Sie auf Prozedurschritt, um zur vorherigen Zelle und Formel zurück zu wechseln.

Klicken Sie auf Schließen.

Optionen zur Anzeige von Fehlern konfigurieren

Öffnen Sie die Backstage-Ansicht und klicken Sie auf Optionen.

Lassen Sie im Dialogfeld Excel-Optionen die Seite Formeln anzeigen.

Schalten Sie im Bereich Fehlerüberprüfung das Kontrollkästchen Fehlerüberprüfung im Hintergrund aktivieren ein bzw. aus.

Klicken Sie auf die Schalfläche Fehler mit der folgenden Farbe kennzeichnen und wählen Sie eine Farbe aus.

Klicken Sie auf Ignorierte Fehler zurücksetzen, damit Excel wieder alle als fehlerhaft erkannten Zellen markiert.

Schalten Sie im Bereich Regeln für die Fehlerüberprüfung neben den Fehlern, die Sie ignorieren wollen, das Kontrollkästchen aus; anderenfalls schalten Sie es ein.

Werte eines Zellbereichs überwachen

Klicken Sie den Zellbereich an, den Sie überwachen möchten.

Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf Überwachungsfenster.

Klicken Sie im Dialogfeld Überwachungsfenster auf Überwachung hinzufügen.

Klicken Sie auf Hinzufügen.

Überwachung entfernen

Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf Überwachungsfenster.

Klicken Sie im Dialogfeld Überwachungsfenster die Überwachung an, die Sie löschen möchten.

Klicken Sie auf Überwachung löschen.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie gelernt, wie Sie

Gruppen von Daten mit einem Namen versehen

Formeln erstellen, um Werte zu berechnen

Daten zusammenfassen, die bestimmte Bedingungen erfüllen

Optionen für iterative Berechnung konfigurieren und die automatische Neuberechnung aktivieren bzw. deaktivieren

Arrayformeln verwenden

Fehler in Formeln und Berechnungen finden und beheben

Übungsaufgaben

Sie finden die Übungsdateien für die nachfolgenden Aufgaben im Ordner Office2016SfS\Kapitel06. Sie können die Ergebnisse der folgenden Aufgaben im gleichen Ordner speichern.

Gruppen von Daten mit Namen versehen

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Namen erstellen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Erstellen Sie einen benannten Bereich mit dem Namen Montag für die Werte V_101 bis V_109 für diesen Tag (die Sie im Zellbereich C4:C12 finden).

Bearbeiten Sie den benannten Bereich Montag und erweitern Sie ihn um den Wert V_110 für diese Spalte.

Markieren Sie den Zahlreich B4:H13, erstellen Sie für V_101 bis V_110 benannte Bereiche und verwenden Sie die Zeilenbeschriftungen als Namen der Bereiche.

Löschen Sie den benannten Bereich Montag.

Formeln verwenden, um Werte zu berechnen

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Formeln erstellen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Fügen Sie auf dem Arbeitsblatt Zusammenfassung in Zelle F9 eine Formel ein, die den Wert aus Zelle C4 anzeigt.

Ändern Sie die Formel in Zelle F9 so ab, dass dort mit der Funktion SUMME die Summe der Werte der Zellen C3:C8 berechnet wird.

Erstellen Sie in Zelle F10 eine Formel, die die Gesamtausgaben für Serversoftware und Desktopsoftware berechnet.

Ändern Sie die Formel in Zelle F10 so ab, dass die Zellbezüge absolut sind.

Fügen Sie auf dem Arbeitsblatt Juni in Zelle F13 mit der Funktion SUMME eine Formel ein, die Summe der Spalte Ausgaben der Tabelle JuniZusammenfassung berechnet.

Daten zusammenfassen, die bestimmte Bedingungen erfüllen

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Bedingte Formeln erstellen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Geben Sie in Zelle G3 eine Formel mit der Funktion WENN ein, die überprüft, ob der Wert in Zelle F3 größer oder gleich 35.000 ist. Trifft dies zu, geben Sie den Text Rabatt anfordern aus, ansonsten den Text Kein Rabatt verfügbar.

Kopieren Sie die Formel aus G3 in den Zellbereich G4:G14.

Geben Sie in Zelle I3 eine Formel ein, die den Durchschnittswert alle Kosten der Zellen F3:F14 für die Zeilen berechnet, bei denen in der Spalte Typ der Text Paket enthalten ist.

Erstellen Sie in Zelle I6 eine Formel, die die Summe aller Ausgaben des Zellbereichs F3:F14 für die Zellen berechnet, bei denen die Spalte Typ den Text Umschlag und die Spalte Ziel den Wert International enthält.

Optionen zur iterativen Berechnung und zur automatischen Neuberechnung konfigurieren

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Iterative Berechnung und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Verwenden Sie das Dialogfeld Excel-Optionen und stellen Sie die Art der Neuberechnung auf Manuell ein.

Geben Sie in Zelle B6 die Formel =B7*B9 ein und drücken Sie die -Taste.

Beachten Sie, dass der Wert in Zelle B7 falsch ist, da das Arbeitsblatt nicht neu berechnet wurde.

Drücken Sie , um die Neuberechnung auszulösen und beachten Sie das Meldungsfeld, das Sie auf den Zirkelbezug hinweist.

Klicken Sie auf OK.

Aktivieren Sie im Dialogfeld Excel-Optionen die iterative Berechnung.

Schließen Sie das Dialogfeld Excel-Optionen und lassen Sie das Arbeitsblatt neu berechnen.

Stellen Sie die Berechnungsoption des Arbeitsblatts auf Automatisch ein.

Arrayformeln verwenden

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Arrayformeln erstellen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Markieren Sie auf dem Arbeitsblatt Benzin die Zellen C11:F11.

Geben Sie in die ausgewählten Zellen die Arrayformel =C3*C9:F9 ein.

Ändern Sie die soeben erstelle Formel in =C3*C10:F10 ab.

Öffnen Sie das Arbeitsblatt Paketanzahl.

Markieren Sie den Zellbereich D4:D7.

Erstellen Sie die Arrayformel =B4:B7*C4:C7.

Fehler in Berechnungen finden und korrigieren

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Formeln überprüfen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Erstellen Sie eine Überwachung, die den Wert in Zelle D20 anzeigt.

Klicken Sie Zelle D8 an und lassen Sie die Spurpfeile zum Vorgänger anzeigen.

Entfernen Sie die Spurpfeile vom Arbeitsblatt.

Klicken Sie Zelle A1 an und verwenden Sie das Dialogfeld Fehlerüberprüfung, um sich Informationen zum Fehler in Zelle D21 anzeigen zu lassen.

Lassen Sie für die fehlerhafte Zelle Spurpfeile anzeigen.

Entfernen Sie die Spurpfeile und ändern Sie Zelle D21 in =C12/D20 ab.

Verwenden Sie das Dialogfeld Formelauswertung, um die Formel in Zelle D21 auszuwerten.

Löschen Sie die Überwachung, die Sie in Schritt 1 erstellt haben.

7 Mit Arbeitsblattdaten arbeiten

In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie die Menge der angezeigten Daten reduzieren, wie Sie Listendaten manipulieren und wie Sie mithilfe von Gültigkeitsregeln sicherstellen, dass nur korrekte Werte eingegeben werden.

In diesem Kapitel

Festlegen, welche Daten auf dem Bildschirm angezeigt werden

Daten auswerten

Gültigkeitsregeln für Zellbereiche definieren

Übungsdateien

Verwenden Sie für dieses Kapitel die Übungsdateien aus dem Ordner Office2016SfS\Kapitel07. Hinweise zum Download der Übungsdateien finden Sie in der Einleitung dieses Buchs.

Mit Microsoft Excel 2016 können Sie riesige Datensammlungen bearbeiten und verwalten. Doch alleine die Tatsache, dass Sie in Excel mehr als eine Million Datenzeilen speichern können, hilft Ihnen nicht weiter, wenn Sie auf Basis Ihrer Daten wichtige Unternehmensentscheidungen treffen müssen. Dazu bedarf es einer Möglichkeit, sich gezielt auf die Daten zu konzentrieren zu können, die für die Entscheidungsfindung wichtig sind – beispielsweise die 10 umsatzstärksten Tage in einem Monat oder neu zu bewertende Einnahmequellen. Excel verfügt zu diesem Zweck über eine ganze Reihe von mächtigen und flexiblen Werkzeugen, mit deren Hilfe Sie die Menge der Daten, die in Ihrem Arbeitsblatt angezeigt wird, reduzieren können. Anschließend können Sie mit den gefilterten Daten weiterarbeiten und Berechnungen durchführen. So können Sie beispielsweise untersuchen, wie viel Prozent des Monatsumsatzes in den 10 besten Tagen des Monats verdient wurden, wie hoch die Gesamteinnahmen an bestimmten Wochentagen waren oder an welchem Tag im Monat der Umsatz am niedrigsten war.

Sie können jedoch nicht nur die Anzeige der Daten in Ihrem Arbeitsblatt nach verschiedenen Kriterien filtern, sondern auch Gültigkeitsregeln für eingegebene Daten definieren. Auf diese Weise können Sie schon bei der Eingabe der Daten die häufigsten Fehler abfangen – wie z.B. die Eingabe zu kleiner oder zu großer Werte oder die Eingabe von Text in Zellen, die eine Zahl erwarten. Sie können sogar Gültigkeitsregeln für Arbeitsblattzellen definieren, die bereits Werte enthalten. Excel kreist dann ungültige Daten ein und Sie können direkt erkennen, welche Daten korrigiert werden müssen.

Festlegen, welche Daten auf dem Bildschirm angezeigt werden

Excel-Arbeitsblätter können sehr viele Daten enthalten, aber nicht immer werden Sie gleichzeitig mit allen Daten eines Arbeitsblatts arbeiten. Angenommen, Sie möchten die Umsatzzahlen Ihres Unternehmens nur für das erste, zweite oder dritte Drittel eines Monats betrachten. Dann können Sie die Anzeige der Daten im Arbeitsblatt durch die Definition eines Filters einschränken. Ein Filter ist eine Regel, die festlegt, welche Zeilen in einem Arbeitsblatt angezeigt werden.

WICHTIG Wenn Sie die Filterfunktion aktivieren, behandelt Excel die Spalte mit der aktiven Zelle als Bereich. Um sicherzustellen, dass das Filtern einwandfrei funktioniert, sollten Sie darauf achten, dass sich in der obersten Spalte eine Spaltenbeschriftung befindet. Falls nicht, behandelt Excel den ersten Wert in der Liste als Überschrift – mit dem Effekt, dass der Wert nicht in die Liste der Werte übernommen wird, die Sie zum Filtern Ihrer Daten heranziehen können.

Verwenden Sie Filter, um die auf dem Arbeitsblatt sichtbaren Daten zu begrenzen

Nachdem Sie die Filterfunktion aktiviert haben, zeigt Excel in der rechten oberen Ecke der obersten Zelle jeder Datenspalte einen Pfeil an. Ein Klick auf diesen Pfeil öffnet ein Menü mit Filteroptionen. Außerdem wird eine Liste mit den eindeutigen Werten dieser Spalte angezeigt. Neben jedem Wert finden Sie ein Kontrollkästchen, das Sie verwenden können, um einen Auswahlfilter zu erstellen. Einige der Befehle im Menü hängen von der Art der Daten ab, die in der Spalte enthalten sind. Angenommen, die Spalte enthält Datumswerte, dann erhalten Sie eine Liste mit Befehlen, die zu diesem Datentyp passen.

TIPP In Excel-Tabellen sind die Filterpfeile standardmäßig sichtbar.

TIPP Wenn eine Spalte mehrere Datentypen enthält, ist der Filterbefehl meist ein Zahlenfilter.

Nachdem Sie eine der Filteroptionen ausgewählt haben, blendet Excel ein Dialogfeld ein, in dem Sie detaillierte Filterkriterien angeben können – beispielsweise, um einen Filter zu erstellen, der nur die Daten nach dem 31.3.2016 anzeigt.

Gefilterte Spalten erkennen Sie daran, dass neben dem Filterpfeil ein Trichter-Symbol angezeigt wird

Um die höchsten oder niedrigsten Werte einer Datenspalte zu sehen, können Sie einen Top 10-Filter erstellen. Sie können festlegen, ob Sie größten oder kleinsten Werte sehen wollen, die Anzahl der sichtbaren Werte festlegen – wobei Sie wahlweise eine konkrete Anzahl Elemente oder einen Prozentsatz angeben können.

TIPP Top-10-Filter können nur für Datenspalten erstellt werden, die numerische Werte enthalten.

Excel 2016 stellt den sogenannten Suchfilter zur Verfügung, in den Sie einen Suchtext eingeben können. Excel verwendet diesen Suchtext, um zu entscheiden, welche Elemente einer Excel-Tabelle oder Datenliste angezeigt werden. Geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein und Excel begrenzt die angezeigten Daten so, dass sie mit dem Suchtext übereinstimmen.

Das Anwenden eines Suchfilters begrenzt die Anzahl der Elemente, die in der Auswahlliste angezeigt werden

Indem Sie einen benutzerdefinierten Filter erstellen, können Sie eine eigene Filterregel definieren. Excel verwendet diese Filterregel, um zu entscheiden, welche Zeilen nach dem Anwenden der Regel angezeigt werden sollen. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, die festlegt, dass nur die Tage im Arbeitsblatt angezeigt werden sollen, bei denen das Paketvolumen kleiner ist als 100.000. Wenn Sie die so gefilterten Daten sehen, können Sie entscheiden, ob an diesen Tagen das Wetter oder ein anderer Faktor die Ursache für das geringe Volumen war.

Gefilterte Spalten erkennen Sie daran, dass Excel den Filterpfeil in der Spaltenüberschrift um ein Trichter-Symbol ergänzt. Nachdem Sie die gefilterten Daten betrachtet haben, können Sie entweder den Filter schnell wieder entfernen oder auch die Filteraktion gänzlich beenden.

Die Filterpfeile anzeigen

Klicken Sie eine beliebige Zelle in der Datenliste an, die Sie filtern wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten auf die Schaltfläche Sortieren und Filtern und dann auf Filtern.

Einen Auswahlfilter erstellen

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten auf die Schaltfläche Sortieren und Filtern und dann auf Filtern.

Klicken Sie in der Spalte, nach der Sie die Daten filtern wollen, den Filterpfeil an.

Schalten Sie neben den Elementen, die Sie ausblenden wollen, die Kontrollkästchen aus.

oder

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen (Alles auswählen) und schalten Sie neben den Elementen, die Sie anzeigen wollen, die Kontrollkästchen ein.

Eine Filterregel erstellen

Lassen Sie für Ihre Datenliste die Filterpfeile anzeigen.

Klicken Sie den Filterpfeil für das Feld an, dessen Daten Sie filtern wollen.

Zeigen Sie auf Datentypfilter, um die für den Datentyp der Spalte verfügbaren Filter anzeigen zu lassen.

Klicken Sie den Filter an, den Sie erstellen möchten.

Geben Sie die für die Regel erforderlichen Argumente ein.

Klicken Sie auf OK.

Einen Top-10-Filter erstellen

Lassen Sie für Ihre Datenliste die Filterpfeile anzeigen.

Klicken Sie den Filterpfeil für das Feld an, dessen Daten Sie filtern wollen, zeigen Sie auf Zahlenfilter und klicken Sie auf Top 10.

Klicken Sie im Dialogfeld Top-10-Autofilter den Pfeil des ersten Listenfelds an und legen Sie fest, ob die obersten oder die untersten Werte angezeigt werden sollen.

Klicken Sie den Pfeil des letzten Listenfelds an und legen Sie fest, ob die Regel auf der Anzahl der Elemente oder auf dem Prozentsatz der Elemente basieren soll.

Klicken Sie das mittlere Feld an und geben Sie die Anzahl oder den Prozentsatz der anzuzeigenden Elemente ein.

Klicken Sie auf OK.

Einen Suchfilter erstellen

Lassen Sie für Ihre Datenliste die Filterpfeile anzeigen.

Klicken Sie den Filterpfeil für das Feld an, dessen Daten Sie filtern wollen.

Geben Sie in das Suchfeld die Zeichenfolge ein, die in den Werten enthalten sein soll.

Klicken Sie auf OK.

Einen Filter löschen

Klicken Sie den Filterpfeil für das Feld an, dessen Filter Sie entfernen wollen.

Klicken Sie auf Filter löschen aus „Feldname“.

Die Filterpfeile entfernen

Klicken Sie eine beliebige Zelle in der Datenliste an.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Sortieren und Filtern und dann auf Filtern.

Daten auswerten

Excel verfügt über eine Vielzahl von Werkzeugen, mit denen Sie die Daten in Ihren Arbeitsblättern auswerten können. Einige dieser Werkzeuge werden Sie in diesem Abschnitt kennenlernen. Sie werden lernen, wie Sie sich mit den Funktionen ZUFALLSZAHL und ZUFALLSBEREICH Zufallszeilen zurückliefern lassen, wie Sie mit den Funktionen TEILERGEBNIS und AGGREGAT arbeiten und wie Sie zu einer Datenmenge eine Liste der enthaltenen Werte (ohne Duplikate) erstellen.

Zeilen zufällig auswählen

Statt mithilfe eines Filters können Sie Zeilen auch nach dem Zufallsprinzip auswählen. Durch die zufällige Auswahl von Zeilen können Sie z.B. die Kunden für Sonderangebotsaktionen, die Termine für die monatliche Bilanzprüfung oder die Gewinner einer Verlosung auf der jährlichen Betriebsfeier festlegen.

Um Zeilen nach dem Zufallsprinzip auszuwählen, steht Ihnen die Funktion ZUFALLSZAHL zur Verfügung, die einen Zufallswert zwischen 0 und 1 zurückliefert. Diesen Wert vergleichen Sie dann in einer Formel mit einem Testwert. Wenn Sie die Funktion ZUFALLSZAHL zehnmal verwenden und jedes Mal überprüfen, ob der erhaltene Wert kleiner ist als 0,3, dann ist es sehr unwahrscheinlich, dass Sie genau drei Instanzen erhalten, bei denen der Wert kleiner ist als 0,3.

Ebenso wie es bei zehn Münzwürfen passieren kann, dass zehn Mal hintereinander Kopf erscheint, so entsprechen auch die Ergebnisse der ZUFALLSZAHL-Funktion nicht immer den Erwartungen, wenn die Funktion nur ein paar Mal ausgeführt wird. Wenn Sie jedoch die Funktion Tausende von Malen ausführen, werden Sie feststellen, dass die Anzahl der Werte kleiner als 0,3 den 30 Prozent sehr nahe kommt.

TIPP Die Funktion ZUFALLSZAHL ist eine sogenannte »flüchtige Funktion«, die ihre Ergebnisse bei jeder Aktualisierung des Arbeitsblatts neu berechnet. Um einmal berechnete Werte dauerhaft zu erhalten, müssen Sie die Zellen mit der ZUFALLSZAHL-Funktion kopieren und anschließend die Werte der Formeln zurück in die ursprünglichen Zellen einfügen. Wenn Sie beim Kopieren und Einfügen die Formeln nicht durch ihre Werte ersetzen, erhalten Sie nie einen festen Satz ausgewählter Zeilen.

Die Funktion ZUFALLSBEREICH erzeugt eine zufällige ganze Zahl aus einem definierten Bereich. Wenn Sie also z.B. die Formel =ZUFALLSBEREICH(1;100) ausführen lassen, erhalten Sie eine zufällige ganze Zahl zwischen 1 bis einschließlich 100. Die Funktion ZUFALLSBE-REICH ist vor allem für die automatische Erzeugung von Beispieldaten für Präsentationen sehr hilfreich. Früher, als es die Funktion ZUFALLSBEREICH noch nicht gab, musste man zu diesem Zweck Formeln definieren, die die Ergebnisse der ZUFALLSZAHL-Funktion – die ja immer nur Dezimalwerte zwischen 0 und 1 liefert – addierten, subtrahierten, multiplizierten oder dividierten, um die gewünschten Beispieldaten zu erhalten.

Um mit den Funktionen ZUFALLSZAHL und ZUFALLSBEREICH eine Zeile auszuwählen, erstellen Sie eine WENN-Formel, die die erhaltenen Zufallswerte testet. Wenn Sie 30 Prozent der Zeilen prüfen wollen, zeigt eine Formel wie =WENN(ZUFALLSZAHL()<=0,3;"wahr"; „falsch") in den Formelzellen bei denen der Wert kleiner ist als 0,3, den Text wahr an, und ansonsten den Text falsch.

Arbeitsblätter mit ausgeblendeten und gefilterten Zeilen auswerten

Es ist wichtig, genau die Daten analysieren zu können, die in einem bestimmten Moment relevant für Sie sind, jedoch gibt es ein paar Einschränkungen zu beachten, wenn Sie gefilterte Daten beispielsweise mit der Funktion SUMME oder MITTELWERT auswerten und zusammenfassen wollen. Eine Einschränkung besteht darin, dass sich die Berechnung und damit das Ergebnis der Funktionen SUMME und MITTELWERT nicht ändert, wenn einige der Zeilen, die in der Formel verwendet werden, durch das Anwenden eines Filters nicht mehr sichtbar sind.

Excel stellt zwei Verfahren zur Verfügung, um die Berechnungen nur auf den sichtbaren Zellen einer gefilterten Datenliste auszuführen. Die erste Variante verwendet AutoBerechnen. Hierzu markieren Sie die Zellen, die Sie zusammenfassen wollen. Excel blendet daraufhin in der Statusleiste Mittelwert, Anzahl und Summe der Werte in den ausgewählten sichtbaren Zellen an. Die Statusleiste finden Sie am unteren Rand des Excel-Fensters.

Sie können mit AutoBerechnen nicht nur die Summe, den Mittelwert und die Anzahl der markierten Zellen ermitteln. Sie können weitere Funktionen einblenden und nicht benötigte ausblenden; ein Häkchen neben dem Funktionsnamen zeigt an, dass ihr Ergebnis in der Status-leiste angezeigt wird.

AutoBerechnen zeigt in der Statusleiste die Werte verschiedener Zusammenfassungsfunktionen an, wenn Sie mehr als eine Zelle mit numerischen Daten markieren

AutoBerechnen ist eine hervorragende Option, wenn Sie sich schnell darüber informieren möchten, was die Summe oder der Mittelwert für einen Bereich gefilterter Zellen ist. Die von AutoBerechnen ermittelten Werte werden allerdings nicht im Arbeitsblatt festgehalten. Formeln wie =SUMME(C3:C26) berücksichtigen immer alle Zellen im Bereich – auch dann, wenn einige Zeilen aus dem Bereich ausgeblendet und so unsichtbar gemacht wurden. Um zu erreichen, dass nur die sichtbaren Werte in die Berechnung eingeschlossen werden, müssen Sie die Funktion TEILERGEBNIS oder die Funktion AGGREGAT verwenden. Mit der Funktion TEILERGEBNIS können Sie wahlweise Berechnungen auf jeden Wert in einem Bereich oder nur auf die sichtbaren Werte ausführen. Die Funktion hat folgende Syntax: =TEILERGEBNIS(Funktionsnummer;Bezug1;Bezug2;...). Das Argument Funktionsnummer gibt die Nummer der Operation an, die Sie auf Ihre Daten ausführen wollen. (Die Nummern der Operationen sind im Anschluss an diesen Abschnitt in einer Tabelle zusammengefasst.) Mit den Argumenten Bezug1, Bezug2 usw. können Sie bis zu 29 Zellbereiche angeben, die in der Berechnung berücksichtigt werden sollen.

Angenommen, Sie haben in einem Arbeitsblatt Sie die Zeilen 20-26 von Hand ausgeblendet. In diesem Fall würde die Formel =TEILERGEBNIS(9;C3:C26;E3:E26;G3:G26) alle Werte in den Bereichen C3:C26, E3:E26 und G3:G26 addieren – unabhängig davon, ob der Bereich irgendwelche ausgeblendeten Zeilen enthält oder nicht. Die Formel =TEILERGEBNIS(109;C3:C26;E3:E26;G3:G26) hingegen würde nur die Werte in den Zellen C3:C19, E3:E19 und G3:G19 addieren und die Werte in den manuell ausgeblendeten Zeilen nicht berücksichtigen.

WICHTIG Wenn Sie Formeln mit der Funktion TEILERGEBNIS verwenden, achten Sie darauf, dass Sie diese möglichst in eine Zelle in der Höhe der Spaltenüberschriften oder darüber einfügen, damit Sie nicht aus Versehen die Zeile mit dem Formelergebnis ausblenden!

Die folgende Tabelle listet die Operationen auf, die für die Funktion TEILERGEBNIS zur Verfügung stehen. Sie müssen sich die Nummern der Operationen allerdings nicht merken. Wenn Sie eine Formel mit einer TEILERGEBNIS-Funktion aufsetzen, bietet Ihnen Excel die zur Verfügung stehenden Operationen als Teil seiner AutoVervollständigen-Formel-Funktionalität zur Auswahl an.

Nummer der Operation (mit ausgeblendeten Werten)

Nummer der Operation (ohne ausgeblendete Werte)

Funktion

Beschreibung

1

101

MITTELWERT

Liefert den Mittelwert der Werte im markierten Bereich zurück

2

102

ANZAHL

Zählt die Zellen im markierten Bereich, die eine Zahl enthalten

3

103

ANZAHL2

Zählt die nicht leeren Zellen im markierten Bereich

4

104

MAX

Liefert den größten Wert (Maximum) im markierten Bereich

5

105

MIN

Liefert den kleinsten Wert (Minimum) im markierten Bereich

6

106

PRODUKT

Liefert das Ergebnis der Multiplikation aller Zahlen im markierten Bereich zurück

7

107

STABW

Berechnet die Standardabweichung der Werte im markierten Bereich anhand einer Stichprobe

8

108

STABWN

Berechnet die Standardabweichung der Werte im markierten Bereich anhand aller Werte

9

109

SUMME

Addiert die Werte aller Zellen im markierten Bereich

10

110

VARIANZ

Berechnet die Varianz der Werte im markierten Bereich anhand einer Stichprobe

11

111

VARIANZEN

Berechnet die Varianz der Werte im markierten Bereich anhand aller Werte

Wie obige Tabelle zeigt, gibt es zur Funktion TEILERGEBNIS zwei Gruppen von Operationen. Die erste Gruppe (Operationen 1–11) berücksichtigt bei der Berechnung alle Werte (einschließlich der nicht sichtbaren), während die andere Gruppe (Operationen 101–111) die Berechnungen nur mit den Werten ausführt, die sichtbar sind. Die Operationen 1–11 berücksichtigen demnach alle Zellen im angegebenen Bereich – selbst dann, wenn der Bereich Zeilen enthält, die von Hand ausgeblendet wurden –, wohingegen die Operationen 101-111 die Werte in ausgeblendeten Zeilen ignorieren. Werte in Zeilen, die mithilfe eines Filters ausgeblendet wurden, werden von der Funktion TEILERGEBNIS immer ignoriert!

Die Funktion AGGREGAT ist eine flexiblere Variante der Funktion TEILERGEBNIS. Sie bietet Ihnen noch mehr Operationen zur Auswahl an und verfügt über ein zusätzliches Argument, das festlegt, welche Werte in der Berechnung unberücksichtigt bleiben sollen. AGGREGAT gibt es in zwei Syntaxformen. Für welche Sie sich in einem gegebenen Fall entscheiden, hängt davon ab, welche Art der Berechnung Sie ausführen möchten. Die erste Syntaxform lautet: =AGGREGAT(Funktionsnummer;Optionen;Bezug1…). Sie ähnelt damit stark der Syntax der Funktion TEILERGEBNIS. Die zweite Syntaxform lautet: =AGGREGAT(Funktionsnummer;Optionen;Array;[k]). Sie wird verwendet, um AGGREGAT-Funktionen zu erstellen, die die Operationen KGRÖSSTE, KKLEINSTE, QUANTIL.INKL, QUARTILE. INKL, QUANTIL.EXKL und QUARTILE.EXKL verwenden.

Die folgende Tabelle fasst die Operationen zusammen, die mit der Funktion AGGREGAT ausgeführt werden können.

Nummer

Operation

Beschreibung

1

MITTELWERT

Liefert den Mittelwert der Werte im markierten Bereich zurück

2

ANZAHL

Zählt die Zellen im markierten Bereich, die eine Zahl enthalten

3

ANZAHL2

Zählt die nicht leeren Zellen im markierten Bereich

4

MAX

Liefert den größten Wert (Maximum) im markierten Bereich zurück

5

MIN

Liefert den kleinsten Wert (Minimum) im markierten Bereich zurück

6

PRODUKT

Liefert das Ergebnis der Multiplikation aller Zahlen im markierten Bereich zurück

7

STABW.S

Berechnet die Standardabweichung der Werte im markierten Bereich anhand einer Stichprobe

8

STABW.N

Berechnet die Standardabweichung der Werte im markierten Bereich anhand der Grundgesamtheit aller Werte

9

SUMME

Addiert die Werte aller Zellen im markierten Bereich

10

VARIANZ

Berechnet die Varianz der Werte im markierten Bereich anhand einer Stichprobe

11

VARIANZEN

Berechnet die Varianz der Werte im markierten Bereich anhand der Grundgesamtheit aller Werte

12

MEDIAN

Liefert den Wert in der Mitte von mehreren Werten zurück

13

MODUS.EINF

Liefert die am häufigsten in einer Gruppe auftauchende Zahl zurück

14

KGRÖSSTE

Liefert den k-größten Wert im angegebenen Bereich zurück; k wird mit dem letzten Funktionsargument angegeben. Wenn k leer ist, liefert Excel den größten Wert zurück.

15

KKLEINSTE

Liefert den k-kleinsten Wert im angegebenen Bereich zurück; k wird mit dem letzten Funktionsargument angegeben. Wenn k leer ist, liefert Excel den kleinsten Wert zurück.

16

QUANTIL.INKL

Liefert das k-te Quantil der Werte im angegebenen Bereich zurück, wobei k im Bereich 0 bis 1 einschließlich liegt

17

QUARTILE.INKL

Liefert den Quartilwert der Werte im angegebenen Bereich zurück, basierend auf Perzentilwerten von 0 bis 1 einschließlich

18

QUANTIL.EXKL

Liefert das k-te Quantil der Werte im angegebenen Bereich zurück, wobei k im Bereich 0 bis 1 ausschließlich liegt

19

QUARTILE.EXKL

Liefert den Quartilwert der Werte im angegebenen Bereich zurück, basierend auf Perzentilwerten von 0 bis 1 ausschließlich

Über das zweite Argument Optionen können Sie auswählen, welche Elemente die Funktion AGGREGAT ignorieren soll. Zu diesen Elementen gehören ausgeblendete Zeilen, Fehlerwerte sowie TEILERGEBNIS- und AGGREGAT-Funktionen. Die folgende Tabelle fasst die Werte zusammen, die für das Argument Optionen zur Verfügung stehen, und beschreibt den Effekt, den sie auf die Ergebnisse der Funktion haben.

Nummer

Beschreibung

0

Ignoriert verschachtelte TEILERGEBNIS- und AGGREGAT-Funktionen

1

Ignoriert ausgeblendete Zeilen und verschachtelte TEILERGEBNIS- und AGGREGAT-Funktionen

2

Ignoriert Fehlerwerte und verschachtelte TEILERGEBNIS- und AGGREGAT-Funktionen

3

Ignoriert ausgeblendete Zeilen, Fehlerwerte und verschachtelte TEILERGEBNIS- und AGGREGAT-Funktionen

4

Ignoriert Leerzellen

5

Ignoriert ausgeblendete Zeilen

6

Ignoriert Fehlerwerte

7

Ignoriert ausgeblendete Zeilen und Fehlerwerte

Werte mit AutoBerechnen zusammenfassen

Markieren Sie die Zellen Ihres Arbeitsblatts.

Schauen Sie sich die Ergebnisse in der Statusleiste an.

Festlegen, welche Ergebnisse in der Statusleiste angezeigt werden

Klicken Sie die Statusleiste mit der rechten Maustaste an.

Klicken Sie auf eine Zusammenfassungsfunktion ohne Häkchen, um deren Ergebnis anzeigen zu lassen.

oder

Klicken Sie auf eine Zusammenfassungsfunktion mit Häkchen, um deren Ergebnis auszublenden.

Eine TEILERGEBNIS-Formel erstellen

Geben Sie in eine Zelle eine Formel mit folgender Syntax ein: =TEILERGEBNIS(Funktionsnummer;Bezug1;Bezug2;...). Die Funktion verwendet die folgenden Argumente:

• Funktionsnummer gibt die Nummer der Operation an, die Sie auf Ihre Daten ausführen wollen

• Bezug1, Bezug2 und die weitere Bezüge geben die Zellbereiche an, die berechnet werden sollen

Eine AGGREGAT-Formel erstellen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Geben Sie in eine Zelle eine Formel mit folgender Syntax ein: =AGGREGAT(Funktionsnummer;Optionen;Bezug1…). Die Funktion verwendet die folgenden Argumente:

• Funktionsnummer gibt die Nummer der Operation an, die Sie auf Ihre Daten ausführen wollen

• Optionen legt fest, welche Elemente die Funktion AGGREGAT ignorieren soll.

• Bezug1, Bezug2 und die weitere Bezüge geben die Zellbereiche an, die berechnet werden sollen

oder

• Geben Sie in eine Zelle eine Formel mit folgender Syntax ein: =AGGREGAT(Funktionsnummer;Optionen;Array;[k]). Die Funktion verwendet die folgenden Argumente:

• Funktionsnummer gibt die Nummer der Operation an, die Sie auf Ihre Daten ausführen wollen

• Optionen legt fest, welche Elemente die Funktion AGGREGAT ignorieren soll

• Arraylegt fest, welche Elemente die Funktion AGGREGAT ignorieren soll

• Das optionale Argument k, das bei den Operationen KGRÖSSTE, KKLEINSTE, QUANTIL.INKL, QUARTILE.INKL, QUANTIL.EXKL und QUARTILE.EXKL verwendet wird, gibt an, welcher Wert, welches Quartil bzw. Quantil zurückgegeben werden soll

Eindeutige Werte in einer Datenmenge auflisten

Die Berechnung statistischer Kenndaten wie Summe, Mittelwert oder Varianz für Gruppen numerischer Daten liefert Ihnen wertvolle Informationen, die Ihnen bei der Führung Ihres Unternehmens eine große Hilfe sein können. Ebenso hilfreich ist es manchmal, wenn man weiß, wie viele verschiedene Werte in einer Spalte stehen. Angenommen, Sie möchten alle Länder auflisten, in denen Ihr Unternehmen Kunden hat. Um eine Liste der in einer Spalte vorkommenden Werte (ohne Duplikate) anzuzeigen, erstellen Sie einen Spezialfilter.

Verwenden Sie das Dialogfeld Spezialfilter, um eindeutige Datensätze in einer Liste zu finden

Das Einzige, was Sie tun müssen, ist, die Zeilen anzugeben, in denen sich Ihre Daten befinden und Excel darüber informieren, dass Sie nur eindeutige Werte ohne Duplikate sehen wollen.

WICHTIG Excel geht davon aus, dass die erste Zelle in dem Datenbereich eine Überschriftenzelle ist, d.h., diese Zelle wird beim Erstellen der Liste der vorkommenden Werte nicht mit berücksichtigt. Achten Sie also darauf, dass auch die Überschriftenzelle im ausgewählten Bereich liegt!

Eindeutige Werte in einer Datenliste finden

Klicken Sie eine Zelle in dem Bereich an, in dem Sie die eindeutigen Werte finden wollen.

Klicken sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Sortieren und Filtern auf die Schaltfläche Erweitert.

Schalten Sie die Option Liste an gleicher Stelle filtern ein.

oder

Schalten Sie die Option An eine andere Stelle kopieren ein.

Überprüfen Sie, ob die Adresse Ihrer Daten korrekt im Feld Listenbereich angezeigt wird.

Klicken Sie, falls erforderlich, in das Feld Kopieren nach und wählen Sie die Zellen aus, an die die gefilterten Zellen kopiert werden sollen.

Schalten Sie das Kontrollkästchen Keine Duplikate ein.

Klicken Sie auf OK.

Gültigkeitsregeln für Zellbereiche definieren

Wer effiziente und anwenderfreundliche Arbeitsblätter erstellen will, sollte das Seinige dazu beitragen, dass die eingegebenen Daten so korrekt wie möglich sind. Auch wenn es unmöglich ist, jeden Rechtschreib- oder Übertragungsfehler abzufangen, aber Sie können mithilfe von Gültigkeitsregeln zumindest dafür sorgen, dass die eingegebenen Daten bestimmten Anforderungen genügen. Beim Erstellen einer Gültigkeitsregel können Sie den erlaubten Datentyp festlegen, in welchem Wertebereich sich die Daten befinden müssen und ob leere Zellen erlaubt sind oder nicht. Gültigkeitsregeln können dafür sorgen, dass Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen nicht aus Versehen einen Kundennamen in eine Zelle eingeben, die eigentlich eine Telefonnummer speichern soll, oder eine Kreditsumme festsetzen, die den Kreditrahmen sprengt.

Erstellen Sie Regeln zur Datenüberprüfung, um sicherzustellen, dass in die Zellen Ihrer Arbeitsblätter nur gültige Daten eingegeben werden können

Beim Erstellen von Gültigkeitsregeln legen Sie den Zellbereich fest, für den die Regel gelten soll. Dies können auch Zellen sein, in denen sich bereits Daten befinden. Bei Zellen, in denen sich bereits Daten befinden, werden Sie von Excel beim Erstellen der Regel nicht automatisch darüber informiert, ob die vorhandenen Daten die Regel verletzten. Sie können Excel jedoch nach dem Erstellen der Regel anweisen, Zellen mit ungültigen Daten einzukreisen und die Gültigkeitskreise wieder entfernen.

An den Gültigkeitskreisen können Sie erkennen, dass Daten, die bereits im Arbeitsblatt vorhanden sind, die definierten Regeln verletzen

Für eine Zelle eine Gültigkeitsregel erstellen

Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf die Schaltfläche Datenüberprüfung.

Klicken Sie im Dialogfeld Datenüberprüfung auf der Registerkarte Einstellungen auf den Pfeil bei Zulassen und wählen Sie dann den erlaubten Datentyp aus.

Verwenden Sie die weiteren Steuerelemente, um die Regel zu definieren.

Schalten Sie das Kontrollkästchen Leere Zellen ignorieren ein, wenn leere Zellen erlaubt sein sollen.

oder

Schalten Sie das Kontrollkästchen Leere Zellen ignorieren aus, wenn in die Zelle ein Wert eingegeben werden muss.

Geben Sie auf der Registerkarte Eingabemeldung eine Eingabemeldung für die Zelle ein.

Geben Sie auf der Registerkarte Fehlermeldung eine Meldung ein, die angezeigt wird, wenn die eingegebenen Daten die Regel verletzen.

Klicken Sie auf OK.

Eine Gültigkeitsregel bearbeiten

Markieren Sie eine oder mehrere Zellen, die die Gültigkeitsregel enthalten.

Klicken Sie auf der Registerkarte Daten auf Datenüberprüfung.

Schalten Sie auf der Registerkarte Einstellungen das Kontrollkästchen Änderungen auf alle Zellen mit den gleichen Einstellungen anwenden ein, damit auch andere Zellen mit der gleichen Regel geändert werden.

oder

Lassen Sie das Kontrollkästchen Änderungen auf alle Zellen mit den gleichen Einstellungen anwenden ausgeschaltet, damit nur die ausgewählten Zellen geändert werden.

Verwenden Sie die Steuerelemente im Dialogfeld, um die Regel, die Eingabemeldung und die Fehlermeldung zu bearbeiten.

Klicken Sie auf OK.

Ungültige Daten mit einem Gültigkeitskreis versehen

Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf den Pfeil der Schaltfläche Datenüberprüfung.

Klicken Sie auf Ungültige Daten einkreisen.

Die Gültigkeitskreise entfernen

Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf den Pfeil der Schaltfläche Datenüberprüfung.

Klicken Sie auf Gültigkeitskreise entfernen.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie gelernt, wie Sie

mit Filtern festlegen, welche Daten auf dem Arbeitsblatt angezeigt werden

Daten auf dem Arbeitsblatt bearbeiten und auswerten

Gültigkeitsregeln für Zellbereiche definieren

Übungsaufgaben

Sie finden die Übungsdateien für die nachfolgenden Aufgaben im Ordner Office2016SfS\Kapitel07. Sie können die Ergebnisse der folgenden Aufgaben im gleichen Ordner speichern.

Festlegen, welche Daten auf dem Arbeitsblatt sichtbar sind

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Filtern und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Erstellen Sie einen Filter, der nur die Fehlzustellungen auf der Route RT189 anzeigt.

Löschen Sie den erstellten Filter und erstellen Sie einen neuen Filter, der die Fehlzustellungen für die Verteilzentren Bayern und Hessen anzeigt.

Lassen Sie den vorigen Filter aktiv und erstellen Sie einen weiteren Filter, der nur die Fehlzustellungen anzeigt, die sich vor dem 1. April 2016 ereigneten.

Löschen Sie den Filter, der die angezeigten Werte auf die Verteilzentren Bayern und Hessen beschränkt.

Löschen Sie alle Filter für die Datenliste.

Arbeitsblattdaten bearbeiten

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Werte zusammenfassen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Kombinieren Sie die Funktionen WENN und ZUFALLSZAHL und geben Sie in die Zellen H3:H27 Formeln ein, die den Text Wahr ausgeben, wenn der Wert kleiner ist als 0,3 und anderenfalls den Text Falsch ausgeben.

Verwenden Sie AutoBerechnen, um für die Zellen G12:G16 die Summe, den Mittelwert und die Anzahl zu erhalten.

Entfernen Sie Funktion Anzahl von der Statusleistenanzeige und verwenden Sie stattdessen die Funktion Minimum.

Erstellen Sie eine TEILERGEBNIS-Formel, die den Mittelwert der Werte in den Zellen G3:G27 berechnet.

Erstellen Sie eine AGGREGAT-Formel, die das Maximum der Werte in den Zellen G3:G27 findet.

Erstellen Sie einen Spezialfilter, der die eindeutigen Werte in den Zellen F3:F27 findet.

Gültigkeitsregeln für Zellbereiche definieren

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Daten überprüfen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Erstellen Sie für die Zellen J4:J7 eine Gültigkeitsregel, die sicherstellt, dass der in diese Zellen eingegebene Wert nicht größer ist als 25.000.

Versuchen Sie in Zelle J7 den Wert 30.000 einzugeben, sehen Sie sich die angezeigte Fehlermeldung an und brechen Sie die Dateneingabe ab.

Bearbeiten Sie die erstelle Regel und ergänzen Sie eine Eingabe- und eine Fehlermeldung.

Lassen Sie die Gültigkeitskreise anzeigen, um die Daten hervorzuheben, die die Regel verletzten und blenden Sie dann die Gültigkeitskreise aus.

8 Daten neu anordnen und gliedern

In diesem Kapitel

Arbeitsblattdaten sortieren

Daten anhand von benutzerdefinierten Listen sortieren

Daten gruppieren und in Ebenen organisieren

In einem Arbeitsblatt nach Informationen suchen

Übungsdateien

Verwenden Sie für dieses Kapitel die Übungsdateien aus dem Ordner Office2016SfS\Kapitel08. Hinweise zum Download der Übungsdateien finden Sie in der Einleitung dieses Buchs.

In Ihren Unternehmensdaten halten Sie fest, wann etwas passiert. Gleichgültig, ob Sie eine Bestellung an einen Kunden ausliefern oder Sie einen Lieferanten bezahlen, wenn Sie diese Aktionen aufzeichnen, hilft Ihnen dies, die Performance zu analysieren. Diese Informationen anhand der Werte einer Spalte oder auch mehrerer zu sortieren, hilft Ihnen dabei, wichtige Trends zu erkennen, beispielsweise ob die Umsätze zu- oder abnehmen, ob die Umsätze an bestimmten Wochentagen besser sind als an anderen oder ob Sie Ihre Produkte an besonders viele Kunden aus verschiedenen Regionen der Welt verkaufen.

Außerdem verfügt Excel über Features, die Sie eher in einem ausgereiften Datenbankprogramm vermuten würden. Sie können Ihre Daten gruppieren und die Detail-informationen einer Gruppe nach Bedarf ein- und ausblenden. Außerdem können Sie Formeln erstellen, mit denen sich ein Wert in einer Excel-Liste nachschlagen lässt. Durch die Gruppierung der Daten in verschiedene Detailebenen werden Ihre Daten übersichtlicher, da Sie sich so auf die Werte konzentrieren können, die Sie für die Entscheidungsfindung benötigen. Durch das Nachschlagen bestimmter Daten finden Sie auch in großen Arbeitsblättern sehr schnell die Informationen, die Sie suchen. Falls ein Kunde Sie anruft und Fragen zu einer Bestellung hat, können Sie die Kunden- oder Bestellnummer verwenden, um die Informationen zu finden, die Ihr Kunde benötigt.

In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie Daten nach einem oder mehreren Kriterien sortieren, wie Sie Teilergebnisse berechnen, wie Sie Ihre Daten in Ebenen organisieren und wie Sie Daten in einem Arbeitsblatt nachschlagen.

Arbeitsblattdaten sortieren

Auch wenn es Excel leicht macht, Ihre Unternehmensdaten einzugeben und zu verwalten, nachdem Sie sie in einer Arbeitsmappe gespeichert haben, so helfen die unsortierten Daten selten dabei, Antworten auf Ihre wichtigsten Fragen zu liefern. Angenommen, Sie wollen wissen, welche Ihrer Dienstleistungen am profitabelsten bzw. welche am kostenaufwändigsten ist. Diese Antworten erhalten Sie, wenn Sie Ihre Daten sortieren.

Wenn Sie die Daten in einem Arbeitsblatt sortieren, ordnen Sie die Zeilen in Abhängigkeit von dem Inhalt der Zellen einer oder mehrerer Spalten an. Durch Sortieren können Sie beispielsweise Ihre umsatzstärksten Dienstleistungen ermitteln.

Sie können eine Gruppe von Zeilen auf unterschiedliche Arten sortieren, jedoch besteht der erste Schritt immer darin, die Spalte zu identifizieren, nach deren Werten sortiert werden soll (den sogenannten Sortierschlüssel). Wenn Sie in einem Arbeitsblatt die Einnahmen pro angebotene Serviceleistung erfassen, können Sie z.B. die Dienstleistung mit dem höchsten Umsatz ermitteln, indem Sie die Zeilen nach den Zellen in der Spalte Umsatz sortieren. Sie verwenden hierzu die Befehle, die Ihnen im Menü der Schaltfläche Sortieren und Filtern auf der Register-karte Start zur Verfügung stehen.

Die Umsätze wurden in absteigender Reihenfolge sortiert

TIPP Welche Befehle genau im Menü der Schaltfläche Sortieren und Filtern zur Verfügung stehen, hängt vom Datentyp in der markierten Spalte ab. Wenn Ihre Spalte numerische Werte enthält, lauten die Befehle Nach Größe sortieren (absteigend), Nach Größe sortieren (aufsteigend) und Benutzerdefiniertes Sortieren. Enthält Ihre Spalte Textwerte, lauten die Befehle Von A bis Z sortieren, Von Z bis A sortieren und Benutzerdefiniertes Sortieren. Und wenn Ihre Spalte Datumsswerte enthält, stehen Ihnen die Befehle Nach Datum sortieren (aufsteigend), Nach Datum sortieren (absteigend) und Benutzerdefiniertes Sortieren zur Verfügung.

Die Optionen zum auf- und absteigenden Sortieren ermöglichen Ihnen ein schnelles Neuanordnen der Zeilen, beschränken Sie aber beim Sortieren auf einen Sortierschlüssel. Doch gibt es immer auch Fälle, in denen Sie zwei Spalten zum Sortieren heranziehen möchten, z.B. um ein Arbeitsblatt, in dem die Einnahmen pro Kunde und Serviceleistung erfasst sind, zuerst nach der Serviceleistung und dann nach den Einnahmen zu sortieren. So können Sie dann herausfinden, von welchem Kunden eine Serviceleistung am häufigsten genutzt wird.

Sortieren Sie die Daten einer Liste nach mehr als einer Spalte

Um die Zeilen eines Arbeitsblatts nach mehr als einer Spalte zu sortieren, verwenden Sie das Dialogfeld Sortieren. Dort können Sie beliebig viele Spalten als Sortierkriterium auswählen und festlegen, ob die Zeilen aufsteigend oder absteigend sortiert werden sollen. Falls Sie zwei ähnliche Sortiervorgänge durchführen wollen, bei denen sich lediglich das Feld ändert, nach dem sortiert wird, können Sie für ein Feld eine Regel definieren, diese Regel im Dialogfeld Sortieren kopieren und abschließend in der Kopie den anderen Feldnamen auswählen.

Wenn Sie die Datenzellen mit einer Füllfarbe versehen haben, um so Werte hervorzuheben, denen Ihre Kollegen besondere Aufmerksamkeit schenken sollen, können Sie Ihre Liste auch nach diesen Farben sortieren. Mit den weiteren Optionen im Dialogfeld Sortieren können Sie die Sortierregeln detaillierter konfigurieren, die Reihenfolge ändern, in der die Regeln angewendet werden, sowie Regeln bearbeiten und löschen.

Verwenden Sie das Dialogfeld Sortieren, um detaillierte Sortierregeln zu erstellen

TIPP Sie können in Excel 2016 bis zu 64 Sortierebenen verwenden.

Arbeitsblattdaten nach den Werten einer Spalte sortieren

Klicken Sie in der Spalte, nach der Sie sortieren wollen, eine beliebige Zelle an.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten auf Sortieren und Filtern.

Klicken Sie auf Von A bis Z sortieren, um die Daten in aufsteigender Reihenfolge zu sortieren.

oder

Klicken Sie auf Von Z bis A sortieren, um die Daten in absteigender Reihenfolge zu sortieren.

Arbeitsblattdaten nach den Werten mehrerer Spalten sortieren

Klicken Sie in den Daten, die Sie sortieren wollen, eine beliebige Zelle an.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Sortieren und Filtern und dann auf Benutzerdefiniertes Sortieren.

Schalten Sie, falls erforderlich, das Kontrollkästchen Daten haben Überschriften ein.

Wählen Sie im Listenfeld Sortieren nach des Bereichs Spalte das erste Feld aus; wählen Sie im Listenfeld Sortieren nach die Option aus, nach der Sie sortieren wollen (Werte, Zellenfarbe, Schriftfarbe, Symbol). Legen Sie im Listenfeld Reihenfolge die Sortierreihenfolge fest.

Erstellen Sie die Sortierregeln im Dialogfeld Sortieren

Klicken Sie die Schaltfläche Ebene hinzufügen an.

Erstellen Sie im Bereich dann nach mit dem in Schritt 4 beschriebenen Verfahren eine weitere Sortierregel.

Nachdem Sie alle Sortierregeln erstellt haben, klicken Sie auf OK, um die Sortierregeln anzuwenden.

Eine Liste mit Daten, die nach mehreren Kriterien sortiert wurde

Nach den Zellenfarben sortieren

Klicken Sie in den Daten, die Sie sortieren wollen, eine beliebige Zelle an.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Sortieren und Filtern und dann auf Benutzerdefiniertes Sortieren.

Schalten Sie, falls erforderlich, das Kontrollkästchen Daten haben Überschriften ein.

Wählen Sie im Listenfeld Sortieren nach des Bereichs Spalte das Feld aus, nach dem Sie sortieren wollen.

Wählen Sie im mittleren Listenfeld Sortieren nach die Option Zellenfarbe aus.

Verwenden Sie die Füllfarbe als Sortierkriterium

Wählen Sie im Listenfeld Reihenfolge die Zellenfarbe aus, nach der Sie sortieren wollen.

Legen Sie im letzten Listenfeld die Position fest, die Sie der ausgewählten Farbe zuweisen wollen (Oben, Unten).

Nachdem Sie alle Sortierregeln erstellt haben, klicken Sie auf OK, um die Sortierregeln anzuwenden.

Eine Sortierebene kopieren

Klicken Sie in der Liste mit den Daten eine Zelle an.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Sortieren und Filtern und dann auf Benutzerdefiniertes Sortieren.

Markieren Sie die Regel/Ebene, die Sie kopieren wollen.

Klicken Sie auf Ebene kopieren und passen Sie die Regel gegebenenfalls an.

Klicken Sie auf OK.

Die Priorität einer Sortierregel ändern

Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Sortieren und Filtern und dann auf Benutzerdefiniertes Sortieren.

Markieren Sie die Regel/Ebene, die Sie verschieben wollen.

Klicken Sie auf Nach oben, um die Regel in der Hierarchie nach oben zu verschieben.

oder

Klicken Sie auf Nach unten, um die Regel in der Hierarchie nach unten zu verschieben.

Klicken Sie auf OK.

Eine Sortierregel löschen

Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Sortieren und Filtern und dann auf Benutzerdefiniertes Sortieren.

Markieren Sie die Regel/Ebene, die Sie löschen wollen.

Klicken Sie auf Ebene löschen.

Klicken Sie auf OK.

Daten anhand von benutzerdefinierten Listen sortieren

Die Excel-Standardeinstellung sieht vor, dass Zahlen nach ihren Werten und Wörter alpha-betisch sortiert werden. Diese Vorgabe ist nicht für alle Daten geeignet. Ein Beispiel, bei dem das alphabetische Sortieren einer Liste zu falschen Ergebnissen führt, sind die Monatsnamen. In einem »alphabetischen« Kalender würde das Jahr mit April beginnen und mit September aufhören! Zum Glück kennt Excel eine Reihe von besonderen Listen, wie Wochentage oder Monatsnamen. Sie können in Excel den Inhalt eines Arbeitsblatts basierend auf den Werten einer Liste sortieren, die Excel bekannt ist. Außerdem können Sie eigene Listen erstellen. Die Standardlisten für Wochentage beginnen in Excel beispielsweise mit Montag. Wenn Sie Ihre Firmendaten wie im englischsprachigen Raum üblich basierend auf einer Sonntag-MontagWoche führen möchten, können Sie dazu eine neue Liste erstellen, in der der Sonntag der erste und der Montag der letzte Tag ist.

Sie können eine benutzerdefinierte Liste in einem Dialogfeld erstellen, das Sie über das Dialogfeld Excel-Optionen öffnen. Sie können dort die Werte entweder selbst eingeben oder aus einem Zellbereich Ihrer Arbeitsmappe importieren.

In diesem Dialogfeld verwalten Sie benutzerdefinierte Listen

TIPP Ein weiterer Vorteil benutzerdefinierter Listen ist, dass Sie beim AutoAusfüllen berücksichtigt werden. Wenn Sie also zum Beispiel eine Liste Frühling, Sommer, Herbst, Winter erstellt haben, dann Sommer in eine Zelle eingeben und das Ausfüllkästchen der markierten Zelle nach unten ziehen, erweitert Excel die Reihe automatisch zu Herbst, Winter, Frühling, Sommer, Herbst usw.

Eine benutzerdefinierte Liste durch Eingeben der Werte erstellen

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen.

Öffnen Sie im Dialogfeld Excel-Optionen die Seite Erweitert.

Führen Sie einen Bildlauf bis zum Bereich Allgemein durch und klicken Sie auf Benutzerdefinierte Listen bearbeiten.

Geben Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen die einzelnen Werte der Liste in das Feld Listeneinträge ein.

Klicken Sie auf Hinzufügen.

Klicken Sie zweimal auf OK, um die beiden geöffneten Dialogfelder zu schließen.

Eine benutzerdefinierte Liste durch Kopieren der Werte aus einem Arbeitsblatt erstellen

Markieren Sie die Zellen, die die Werte der benutzerdefinierten Liste enthalten.

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen.

Öffnen Sie im Dialogfeld Excel-Optionen die Seite Erweitert.

Führen Sie einen Bildlauf bis zum Bereich Allgemein durch und klicken Sie auf Benutzerdefinierte Listen bearbeiten.

Klicken Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen auf Importieren.

Klicken Sie auf zweimal auf OK, um die beiden geöffneten Dialogfelder zu schließen.

Daten auf einem Arbeitsblatt anhand einer benutzerdefinierten Liste sortieren

Klicken Sie eine beliebige Zelle in den Daten an, die Sie sortieren wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Sortieren und Filtern und dann auf Benutzerdefiniertes Sortieren.

Schalten Sie, falls erforderlich, das Kontrollkästchen Daten haben Überschriften ein.

Wählen Sie im Listenfeld Sortieren nach des Bereichs Spalte das Feld aus, das die Daten enthält, die Sie sortieren wollen.

Wählen Sie, falls erforderlich, im mittleren Listenfeld Sortieren nach die Option Werte aus.

Wählen Sie im Listenfeld Reihenfolge die Option Benutzerdefinierte Liste.

Klicken Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen die Liste an, nach der Sie sortieren wollen.

Klicken Sie auf OK.

Daten gruppieren und in Ebenen organisieren

Nachdem Sie die Zeilen Ihres Arbeitsblatts sortiert oder die Daten so eingegeben haben, dass ein Sortieren überflüssig ist, können Sie Excel für einzelne Gruppen von Daten Teil- oder Gesamtergebnisse berechnen lassen. In einem Arbeitsblatt, das die Umsatzzahlen für drei verschiedene Produktkategorien enthält, können Sie die Produkte nach Kategorien sortieren lassen, alle Zellen markieren, die Daten enthalten, und dann das Dialogfeld Teilergebnisse öffnen.

Verwenden Sie das Dialogfeld Teilergebnisse, um die Daten um Teilergebnisse zu erweitern

Im Dialogfeld Teilergebnisse legen Sie fest, für welche Spalte Teilergebnisse berechnet werden sollen (z.B. nach jeder Änderung des Werts in der Spalte Woche), welche Berechnung Sie ausführen möchten (z.B. Summenbildung) und aus den Werten welcher Spalte(n) die Teilergebnisse berechnet werden sollen. Nachdem Sie diese Parameter zur Berechnung der Teilergebnisse festgelegt haben, werden die Teilergebnisse im Arbeitsblatt angezeigt.

Die Liste mit den Daten wurde mit Teilergebnissen gruppiert bzw. gegliedert

Wenn Sie ein Arbeitsblatt um Teilergebnisse ergänzen, fasst Excel die Zeilen, die in die einzelnen Teilergebnisse einfließen, zu Gruppen zusammen. Die Gruppen gliedern Ihr Arbeitsblatt also nach denselben Kriterien, nach denen auch die Teilergebnisse berechnet wurden.

So können beispielsweise alle Monate des Jahres 2014 in einer Gruppe zusammengefasst werden, die Monate des Jahrs 2015 in einer weiteren Gruppe usw. Mit den Schaltflächen im Gliederungsbereich auf der linken Seite des Arbeitsblatts können Sie Gruppen ein- und ausblenden.

In dieser Datenliste wurden die Details für das Jahr 2014 ausgeblendet

Wenn Sie eine Gruppe von Zeilen ausgeblendet haben, wird neben der Zeile die Schaltfläche Details einblenden (die Schaltfläche mit einem Pluszeichen) eingeblendet. Wenn Sie die Schaltfläche Details einblenden anklicken, sind wieder alle Detailzeilen sichtbar.

Ganz oben im Gliederungsbereich befinden sich die Schaltflächen für die Ebenen. Jede dieser Schaltflächen repräsentiert eine andere Gliederungsebene des Arbeitsblatts. Wenn Sie eine dieser Schaltfläche anklicken, werden alle Zeilen der darunterliegenden Ebenen ausgeblendet bzw. die Zeilen der eigenen Ebene wieder eingeblendet. Welche Zeilen zu den einzelnen Ebenen gehören, können Sie der folgenden Tabelle entnehmen.

Ebene

Beschreibung

1

Gesamtsumme

2

Teilergebnisse für jede Gruppe

3

Einzelne Zeilen im Arbeitsblatt

Eine Datenliste, bei der alle Details der Ebene 2 ausgeblendet sind

Bei Bedarf können Sie weitere Gliederungsebenen definieren – etwa, um die Umsätze für die traditionell umsatzstarken Monate Januar und Februar als eigene Gruppe ausblenden zu können. Sie können auch Gruppierungen löschen, die Sie nicht mehr benötigen oder die Teilergebnisse oder die gesamte Gliederung entfernen.

Daten gruppieren

Klicken Sie in den Daten, die Sie organisieren wollen, eine Zeile an.

Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Gliederung auf die Schaltfläche Teilergebnis.

Wählen Sie im Dialogfeld Teilergebnisse im Listenfeld Gruppieren das Feld aus, das steuert, wann Teilergebnisse angezeigt werden sollen.

Verwenden Sie das Listenfeld Unter Verwendung von, um die Zusammenfassungsfunktion auszuwählen, mit der die Teilergebnisse berechnet werden sollen.

Schalten Sie in der Gruppe Teilergebnis addieren zu neben allen Feldern, die Sie zusammenfassen wollen, das Kontrollkästchen ein.

Klicken Sie auf OK.

Details in einer Liste mit Teilergebnissen ein-/ausblenden

Klicken Sie auf die Schaltfläche Details ausblenden, um eine Detailebene auszublenden.

oder

Klicken Sie auf die Schaltfläche Details einblenden, um eine Detailebene einzublenden.

In einer Liste mit Teilergebnissen eine benutzerdefinierte Gruppe erstellen

Markieren Sie die Zeilen, die Sie in die Gruppe aufnehmen wollen.

In der Datenliste sind die Zeilen markiert, die in die benutzerdefinierte Gruppe aufgenommen werden sollen

Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Gliederung auf Gruppieren.

Eine benutzerdefinierte Gruppe aus einer Liste mit Teilergebnissen löschen

Markieren Sie die Zeilen, die Sie aus der Gruppe entfernen wollen.

Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Daten auf Gruppierung aufheben.

Teilergebnisse aus einer Datenliste entfernen

Klicken Sie eine beliebige Zelle der Liste an.

Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Gliederung auf die Schaltfläche Teilergebnis.

Klicken Sie im Dialogfeld Teilergebnisse auf Alle entfernen.

In einem Arbeitsblatt nach Informationen suchen

Immer, wenn Sie Arbeitsblätter anlegen, in denen Sie Daten zu einer Liste von verschiedenen Elementen erfassen (z.B. den Produkten, die ein Unternehmen zum Verkauf anbietet), sollten Sie darauf achten, dass mindestens eine Spalte eindeutige Werte enthält, mit deren Hilfe die einzelnen Zeilen (und die betreffenden Elemente) eindeutig identifiziert werden können. Der Vorteil einer solchen Spalte ist, dass Sie die Daten in dem Arbeitsblatt später mit den Daten eines anderen Arbeitsblatts verknüpfen können. Angenommen, Sie weisen jedem Kunden eine eindeutige Kundennummer zu. Dann können Sie die Kontaktdaten der Kunden in einem Arbeitsblatt speichern und die von den Kunden erteilten Aufträge in einem anderen. Anschließend verknüpfen Sie die Aufträge der Kunden mit den zugehörigen Kontaktdaten – und sparen sich so die Mühe, bei jedem Auftrag, den ein Kunde erteilt, die Kontaktdaten ins Arbeitsblatt eingeben zu müssen.

Im Computerdeutsch wird die Spalte, die für jede Zeile einen eindeutigen Wert enthält, Primärschüsselspalte genannt. Wenn Sie in einem Excel-Arbeitsblatt nach Informationen suchen wollen, ist es sehr hilfreich, wenn die Primärschüsselspalte sich als erste Spalte in den Daten befindet.

Wenn Sie den Primärschlüsselwert eines Elements kennen, ist es sehr einfach, in einer Liste mit 20 oder 30 Zeilen schnell die richtige Zeile zu finden. Wenn Sie dies in einer Liste mit Tausenden Einträgen versuchen, sind Sie eine ganze Zeit mit der Suche zugange. Verwenden Sie dann einfach die Funktion, die den gesuchten Wert für Sie findet.

Eine Excel-Tabelle, in der Sie mit SVERWEIS suchen können

Die Funktion SVERWEIS sucht in der linken Spalte eines Bereichs, z.B. einer Tabelle, nach einem Wert. Wird sie fündig, springt sie in der betreffenden Zeile zu der in der Formel angegebenen Spalte und liefert den dort vorgefundenen Wert zurück. Die korrekte Verwendung der SVERWEIS-Funktion erfordert die Angabe von vier Argumenten (Daten, die der Funktion übergeben werden):

=SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; Bereich_Verweis)

Die Bedeutung der einzelnen Argumente ist in der nachfolgenden Tabelle erläutert.

Argument

Erwarteter Wert

Suchkriterium

Der Wert, nach dem die Funktion in der ersten Spalte des Bereichs, der für das Argument Matrix übergeben wurde, sucht. Das Argument Suchkriterium kann ein Wert oder ein Zellbezug sein.

Matrix

Der zu durchsuchende mehrspaltige Bereich bzw. der Name des Bereichs oder der Tabelle

Spaltenindex

Die Nummer der Spalte im Bereich, die den zurückzuliefernden Wert enthält

Bereich_Verweis

Einer der Werte WAHR oder FALSCH, der angibt, ob die Funktion eine ungefähre Übereinstimmung (WAHR) oder eine genaue Übereinstimmung (FALSCH) für das Suchkriterium suchen soll. Ist der Wert leer, lautet die Standardvorgabe für dieses Argument WAHR.

WICHTIG Wenn das Argument Bereich_Verweis nicht angegeben wird oder WAHR lautet, müssen die Werte in der linken Spalte des Bereichs (angegeben durch das Argument Matrix) in aufsteigender Reihenfolge sortiert sein, damit SVERWEIS ordnungsgemäß funktioniert.

Die Arbeitsweise von SVERWEIS hängt davon ab, ob für das Argument Bereich_Verweis der Wert WAHR oder FALSCH übergeben wird: Die folgende Liste fasst die Unterschiede zusammen.

Wenn das Argument Bereich_Verweis leer ist oder auf WAHR gesetzt wurde und SVERWEIS keine exakte Übereinstimmung von Suchkriterium finden kann, gibt SVERWEIS den größten Wert zurück, der kleiner ist als das Suchkriterium

Wenn das Argument Bereich_Verweis leer ist oder auf WAHR gesetzt wurde und Suchkriterium kleiner ist als der kleinste Wert im benannten Bereich, gibt SVERWEIS einen #NVFehler Wert zurück

Wenn das Argument Bereich_Verweis leer ist oder auf WAHR gesetzt wurde und Suchkriterium größer ist als alle Werte im benannten Bereich, wird der größte Wert zurückgegeben, der im benannten Bereich gefunden wurde

Wenn das Argument Bereich_Verweis auf FALSCH gesetzt wurde, und SVERWEIS keine exakte Übereinstimmung von Suchkriterium finden kann, gibt die Funktion einen #NVFehler zurück

Als Beispiel für die Verwendung der SVERWEIS-Funktion betrachten Sie einmal die folgenden Daten, die aus einer Excel-Liste stammen. Die Überschriften der Liste befinden sich in Zeile 2 und die erste Spalte in Spalte B des Arbeitsblatts.

KundenID

Kunde

KNR01

Fabrik.de

KNR02

Nordwind Handel AG

KNR03

Spiele AG

KNR04

Contoso

Wenn Sie die Formel =SVERWEIS(E3; B3:C6; 2; FALSCH) verwenden, Sie in Zelle E3 als Suchkriterium KNR02 eingeben und dann die -Taste drücken, sucht SVERWEIS in der ersten Spalte der Tabelle, findet dort eine exakte Übereinstimmung und gibt den Wert der zweiten Spalte der gefundenen Zelle in Zelle F3 zurück. Dort steht dann der Wert Nordwind Handel AG.

Eine Formel mit der SVERWEIS-Funktion, die den Kundennamen sucht, für den eine Kundennummer eingegeben wurde

TIPP Die verwandte Funktion WVERWEIS sucht nach einer Übereinstimmung mit einem Wert in einer Spalte der ersten Zeile einer Tabelle und liefert den Wert in der angegebenen Zeilennummer der gleichen Spalte zurück. Der Buchstabe »W« in der Funktion WVERWEIS bezieht sich auf die waagerechte Anordnung der Daten, so wie das »S« in der Funktion SVERWEIS sich auf die senkrechte Anordnung bezieht. Weitere Informationen zu der Verwendung der Funktion WVERWEIS finden Sie in der Excel-Hilfe, die Sie über die gleichlautende Schaltfläche aufrufen. Geben Sie dort im Suchfeld WVERWEIS ein und klicken Sie dann auf Suchen.

WICHTIG Achten Sie darauf, dass die Zelle, in die Sie die SVERWEIS-Formel eingeben, das gleiche Format aufweist wie die Daten, die die Formel anzeigen soll. Wenn Sie zum Beispiel in Zelle G14 eine SVERWEIS-Formel erstellen, die nach einem Datum sucht, müssen Sie das Datumsformat auch für die Zelle G14 verwenden. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass das Ergebnis der Formel nicht korrekt angezeigt wird.

Mit SVERWEIS nach Werten in einem Arbeitsblatt suchen

Stellen Sie sicher, dass sich in der ersten Spalte der Datenliste für jede Zeile ein eindeutiger Wert befindet und dass die Werte in aufsteigender Reihenfolge sortiert sind.

Geben Sie in die Zelle, in der Sie SVERWEIS verwenden wollen, eine Formel mit der folgenden Syntax ein: =SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; Bereich_Verweis).

Geben Sie als Parameter für Bereich_Verweis TRUE ein, wenn Sie nach dem am nächsten liegenden Wert suchen wollen.

oder

Geben Sie als Parameter für Bereich_Verweis FALSCH ein, wenn Sie nach einer exakten Übereinstimmung suchen wollen.

Geben Sie in die Zelle, die Sie im ersten Argument der Funktion SVERWEIS angegeben haben, einen Suchwert ein und drücken Sie die -Taste.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie gelernt, wie Sie

Arbeitsblattdaten sortieren

Daten mittels einer benutzerdefinierten Liste sortieren

Daten in Gruppen und verschiedenen Ebenen organisieren

Informationen in einem Arbeitsblatt suchen und finden

Übungsaufgaben

Sie finden die Übungsdateien für die nachfolgenden Aufgaben im Ordner Office2016SfS\Kapitel08. Sie können die Ergebnisse der folgenden Aufgaben im gleichen Ordner speichern.

Arbeitsblattdaten sortieren

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Daten sortieren und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Sortieren Sie die Daten in der Liste in aufsteigender Reihenfolge nach dem Wert der Spalte Umsatz.

Sortieren Sie die Daten in der Liste in absteigender Reihenfolge nach dem Wert der Spalte Umsatz.

Sortieren Sie die Daten in der Liste nach zwei Kriterien und verwenden Sie als erste Sortierebene die Spalte Kunden und als zweite Ebene die Spalte Jahreszeit.

Ändern Sie die Reihenfolge der Sortierebenen so ab, dass als erstes Kriterium die Jahreszeit und als zweites der Name des Kunden verwendet wird.

Sortieren Sie die Daten in der Liste so, dass die Zellen der Spalte Umsatz, die eine rote Hintergrundgabe besitzen, oben in der Liste stehen.

Arbeitsblattdaten anhand einer benutzerdefinierten Liste sortieren

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Sortieren mit benutzerdefinierten Listen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Erstellen Sie aus den Werte in den Zellen G4:G7 eine benutzerdefinierte Liste.

Sortieren Sie die Daten im Zellbereich B3:D14 nach den Werten der Spalte Jahreszeit und verwenden Sie zur Sortierung die in Schritt 1 erstellte benutzerdefinierte Liste.

Sortieren Sie die Daten in der Liste nach zwei Kriterien und verwenden Sie als erste Sortierebene die Spalte Kunden, lassen Sie diese aufsteigend sortieren und als zweite Ebene die Spalte Jahreszeit, für die Sie zur Sortierung die benutzerdefinierte Liste verwenden.

Daten zusammenfassen und gruppieren

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Daten organisieren und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Gliedern Sie die Daten im Zellebereich A1:D25 so, dass die Teilergebnisse für jedes Jahr angezeigt werden.

Blenden Sie die Detailangaben für das Jahr 2015 aus.

Erstellen Sie eine neue Gruppe für die Zeilen, in denen die Daten für Juni und Juli 2014 enthalten sind.

Blenden Sie die Details der soeben erstellen Gruppe aus.

Blenden Sie die Details für alle Monate des Jahres 2015 ein.

Entfernen Sie die Teilergebnisse für die gesamte Liste.

Daten in einem Arbeitsblatt suchen

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Daten organisieren und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Sortieren Sie die Werte in der ersten Spalte der Tabelle in aufsteigender Reihenfolge.

Geben Sie in Zelle C3 eine Formel ein, die eine KundenID für eine SendungsID findet, die in Zelle B3 eingegeben wird.

Ändern Sie die Formel so ab, dass sie für das gleiche Paket die Postleitzahl des Empfängers ermittelt.

9 Alternative Datensätze analysieren

In diesem Kapitel

Daten mit den Werkzeugen zur Schnellanalyse untersuchen

Alternative Datensätze definieren

Mehrere alternative Datensätze definieren

Daten mithilfe von Datentabellen analysieren

Mithilfe der Zielwertsuche ein vorgegebenes Ergebnis anstreben

Mithilfe von Solver nach optimalen Lösungen suchen

Daten anhand statistischer Kenngrößen analysieren

Übungsdateien

Verwenden Sie für dieses Kapitel die Übungsdateien aus dem Ordner Office2016SfS\Kapitel09. Hinweise zum Download der Übungsdateien finden Sie in der Einleitung dieses Buchs.

Aus den Daten, die Sie in Excel 2016-Arbeitsmappen erfassen, können Sie – sei es direkt oder durch Berechnungen – wichtige Informationen über Ihr Unternehmen gewinnen. Sie können Ihre Daten schnell auswerten, indem Sie die Werkzeuge zur Schnellanalyse verwenden, um so Diagramme zu erstellen, Summen zu berechnen und um bedingte Formatierungen zuzuweisen.

Die Daten in Ihren Arbeitsblättern eigenen sich hervorragend um »Was wäre wenn«-Fragen zu beantworten, wie beispielsweise »Wie viel Geld würden wir sparen, wenn wir unsere Lohnkosten auf 20 Prozent der Gesamtausgaben reduzieren?« Eine Möglichkeit wäre natürlich, eine Kopie Ihrer Arbeitsmappe zu erstellen und darin mithilfe von Formeln zu berechnen, welche Auswirkungen die anvisierten Änderungen hätten. Sie können die gleiche Aufgabe jedoch viel effizienter lösen, indem Sie für Ihre Arbeitsmappe einen oder mehrere alternative Datensätze definieren. Sie können auch eine Datentabelle erstellen, die die Effekte der Änderung von einer oder zwei Variablen in einer Formel berechnet, die die Eingabewerte ermittelt, die zum gewünschten Ergebnis führen und die Ihre Daten statistisch auswertet.

In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie Ihre Daten mittels der Schnellanalysefunktion auswerten, wie Sie ein oder mehrere alternative Datensätze definieren, wie Sie Ihre Daten mithilfe von Datentabellen analysieren, wie Sie die Zielwertsuche verwenden und durch Ändern von Daten ein bestimmtes Ergebnis erhalten, wie Sie den Solver einsetzen, um optimale Lösungen zu bekommen. und wie Sie Ihre Daten mit Methode der deskriptiven Statistik analysieren.

Daten mit den Werkzeugen zur Schnellanalyse untersuchen

Eines der sehr nützlichen Werkzeuge von Excel 2016 ist die Schnellanalyse, die die am häufigsten verwendeten Werkzeuge zur Formatierung, zur Diagrammerstellung und zur Zusammenfassung von Daten in einem bequem erreichbaren Fenster bündelt. Nachdem Sie die Daten markiert haben, die Sie auswerten wollen, klicken Sie die Aktionsschaltfläche Schnellanalyse an, um den Katalog mit den Werkzeugen zu sehen, mit denen Sie Ihre Daten analysieren können.

Klicken Sie die Aktionsschaltfläche Schnellanalyse an, um die Analysewerkzeuge anzeigen zu lassen

TIPP Sie können die Werkzeuge der Schnellanalyse auch durch Drücken von öffnen.

Im Katalog Schnellanalyse finden Sie zahlreiche Werkzeuge, mit denen Sie u.a. eine Excel-Tabelle oder einen PivotTable-Bericht erstellen, ein Diagramm einfügen oder eine bedingte Formatierung zuweisen können. Außerdem können Sie Ihre Daten um Ergebniszeilen und Ergebnisspalten erweitern.

Wählen Sie in Katalog Schnellanalyse die Kategorie des Werkzeugs aus, das Sie verwenden wollen

Mit den Schnellanalysewerkzeugen auf der Registerkarte Ergebnisse können Sie zwischen verschiedenen Operationen zur Zusammenfassung Ihrer Daten wählen. Für den Datenbereich können Sie eine Spalte und eine Zeile mit einer Zusammenfassungsfunktion verwenden. Wenn Sie eine neue Zusammenfassungsfunktion auswählen, und bereits eine Spalte oder Zeile mit einer Zusammenfassung der Daten vorhanden ist, werden Sie von Excel in einem Dialogfeld gefragt, ob Sie die vorhandene Zusammenfassung durch die neue ersetzen lassen wollen.

Mit der Schnellanalyse Formatierungen zuweisen

Markieren Sie die Zellen, die Sie analysieren wollen.

Klicken Sie die Aktionsschaltfläche Schnellanalyse an.

Klicken Sie, falls erforderlich, auf die Registerkarte Formatierung.

Klicken Sie die Schaltfläche mit der Formatierung an, die Sie zuweisen wollen.

Mit der Schnellanalyse Summen und andere Ergebnisse zuweisen

Markieren Sie die Zellen, die Sie analysieren wollen.

Klicken Sie die Aktionsschaltfläche Schnellanalyse an.

Klicken Sie, falls erforderlich, auf die Registerkarte Ergebnisse.

Klicken Sie die Schaltfläche an, die das Ergebnis repräsentiert, das Sie zuweisen wollen.

Mit der Schnellanalyse Tabellen erstellen

Markieren Sie die Zellen, die Sie analysieren wollen.

Klicken Sie die Aktionsschaltfläche Schnellanalyse an.

Klicken Sie, falls erforderlich, auf die Registerkarte Tabellen.

Klicken Sie die Schaltfläche an, die den Tabellentyp repräsentiert, den Sie erstellen wollen.

Alternative Datensätze definieren

In aller Regel dienen die Daten, die Sie in Excel-Arbeitsblättern speichern, dazu, die charakteristischen Eigenschaften oder Kenndaten eines Vorgangs oder Objekts festzuhalten. Dies könnte z.B. die Anzahl der Zustellungen pro Stunde an einem bestimmten Tag, die Preisgestaltung für eine neue Zustellungsart oder der prozentuale Anteil einer Serviceleistung am Gesamtumsatz sein. Sind die Daten erst einmal erfasst, können Sie mithilfe von Formeln Gesamtsummen, Mittelwerte oder andere Kennzahlen berechnen und die Zeilen in den Arbeitsblättern auf der Basis von einer oder mehrerer Spalten sortieren. All dies können Sie tun, ohne dass die Ausgangsdaten dabei verändert werden. Möchten Sie aber eine Was-wärewenn-Analyse ausführen oder möchten Sie herausfinden, wie sich Änderungen an den Ausgangsdaten auf die in der Arbeitsmappe berechneten Kennzahlen auswirken, müssen Sie Ihre Daten ändern.

Das Manipulieren der originalen Ausgangsdaten ist allerdings nicht ganz ungefährlich: Sie müssen nur einmal versehentlich im Zuge Ihrer Analyse die Arbeitsmappe speichern: Die ursprünglichen Daten werden dabei überschrieben und sind womöglich für immer verloren. Um Ihre Originaldaten zu schützen, können Sie eine Kopie Ihrer Arbeitsmappe erstellen und nur in dieser Änderungen vornehmen. Oder Sie erzeugen in der bereits angelegten Arbeitsmappe alternative Datensätze, auch Szenarien genannt.

Ein Szenario zu erstellen, bedeutet, für mehrere Zellen in einem Arbeitsblatt alternative Werte einzugeben. Mit dem Szenario-Manager von Excel können Sie Szenarien hinzufügen, löschen und bearbeiten.

Verwalten und ändern Sie Szenarien mit dem Szenario-Manager

Wenn Sie ein neues Szenario erstellen, geben Sie einen Namen für das Szenario und optional einen Kommentar ein, der das Szenario beschreibt.

TIPP Durch die Eingabe eines Kommentars können Sie für Sie selbst und für Ihre Kollegen wichtige Informationen zum Szenario und seinem Zweck bereitstellen. Häufig werden Szenarien ohne Kommentare erstellt. Kommentare sind jedoch extrem sinnvoll, wenn Sie im Team arbeiten oder wenn Sie nach mehreren Monaten erneut eine Arbeitsmappe, die ein Szenario enthält, bearbeiten.

Definieren Sie das Szenario im Dialogfeld Szenario hinzufügen

Nachdem Sie das Szenario erstellt haben, geben Sie die Werte für jede veränderbare Zelle ein.

Geben Sie im Dialogfeld Szenariowerte alternative Daten ein

Nachdem Sie das Szenario erstellt haben, können Sie auf Anzeigen klicken. Hierdurch werden die Originaldaten im Arbeitsblatt durch die alternativen Werte ersetzt, die Sie im Szenario festgelegt haben. Alle Formeln, die auf Zellen mit geänderten Werten verweisen, berechnen automatisch ihre Ergebnisse neu. Anschließend können Sie das Szenario durch Anklicken der Schaltfläche Rückgängig auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff wieder entfernen.

WICHTIG Wenn Sie eine Arbeitsmappe speichern und schließen, während ein Szenario aktiv ist, werden diese Werte zu den Standardwerten der Zellen, die durch das Szenario verändert wurden. Am sichersten ist es, zusätzlich ein Szenario mit den Originalwerten zu erstellen oder das Ergebnis des Szenarios in einem separaten Arbeitsblatt anzeigen zu lassen. (Dieses Thema wird im nächsten Abschnitt behandelt.)

Mit den Werkzeugen im Szenario-Manager können Sie außerdem vorhandene Szenarien bear-beiten und diejenigen löschen, die Sie nicht mehr benötigen.

Einen alternativen Datensatz durch Erstellen eines Szenarios definieren

Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Prognose auf die Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse und klicken Sie dann im Menü auf Szenario-Manager.

Klicken Sie im Dialogfeld Szenario-Manager auf Hinzufügen.

Geben Sie in das Feld Szenarioname einen Namen für das Szenario ein.

Klicken Sie in das Feld Veränderbare Zellen und wählen Sie die Zellen aus, die Sie verändern wollen.

Klicken Sie auf OK.

Geben Sie im Dialogfeld Szenariowerte die neuen Werte für die veränderbaren Zellen ein.

Klicken Sie auf OK.

Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Szenario-Manager zu schließen.

Die Werte eines alternativen Datensatzes anwenden

Klicken Sie im Menü der Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse auf Szenario-Manager.

Klicken Sie im Dialogfeld Szenario-Manager das Szenario an, das Sie anwenden wollen.

Klicken Sie auf Anzeigen.

Wenn Sie das Dialogfeld Szenario-Manager schließen wollen, klicken Sie auf Schließen.

Einen alternativen Datensatz bearbeiten

Klicken Sie im Menü der Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse auf Szenario-Manager.

Klicken Sie im Dialogfeld Szenario-Manager das Szenario an, das Sie bearbeiten wollen.

Klicken Sie auf Bearbeiten.

Ändern Sie im Dialogfeld Szenario bearbeiten die Werte in den Feldern Szenarioname, Veränderbare Zellen und Kommentar.

Klicken Sie auf OK.

Geben Sie im Dialogfeld Szenariowerte die neuen Werte für die veränderbaren Zellen ein.

Klicken Sie auf OK.

Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Szenario-Manager zu schließen.

Einen alternativen Datensatz löschen

Klicken Sie im Menü der Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse auf Szenario-Manager.

Klicken Sie im Dialogfeld Szenario-Manager das Szenario an, das Sie löschen lassen wollen.

Klicken Sie auf Löschen.

Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Szenario-Manager zu schließen.

Mehrere alternative Datensätze definieren

Das Schönste an den Excel-Szenarien ist, dass Sie nicht auf die Erstellung eines alternativen Datensatzes beschränkt sind – Sie können mithilfe des Szenario-Managers beliebig viele Szenarien erstellen und anwenden.

TIPP Wenn Sie erst ein und anschließend ein zweites Szenario auf das gleiche Arbeitsblatt anwenden, werden die Änderungen beider Szenarien wirksam. Falls mehrere Szenarien die gleiche Zelle ändern, enthält die Zelle zum Schluss den Wert des zuletzt angewandten Szenarios.

Durch Definieren und Anwenden mehrerer Szenarien ändern Sie die Werte in Ihren Arbeitsblättern. Sie können quasi nachverfolgen, wie die in den Szenarien definierten Änderungen sich auf Ihre Formeln auswirken. Darüber hinaus bietet Ihnen Excel die Möglichkeit, im Dialog-feld Szenariobericht die Ergebnisse all Ihrer Szenarien in ein separates Arbeitsblatt einzufügen. In diesem Dialogfeld können Sie den Berichtstyp festlegen und die Zellen auswählen, die im Bericht enthalten sein sollen.

Erstellen Sie mit dem Dialogfeld Szenariobericht eine Übersicht Ihrer Szenarien

WICHTIG Achten Sie darauf, dass in Ihrer Arbeitsmappe keine Szenarien aktiv sind, wenn Sie das Arbeitsblatt mit der Zusammenfassung einfügen. Wenn derzeit ein Szenario aktiv ist, betrachtet Excel die durch das Szenario geänderten Werte als Originalwerte, was zu falschen Ergebnissen in der Zusammenfassung führt.

Zur Sicherheit sollten Sie immer ein Backup-Szenario mit den Originalwerten der zu ändernden Zellen erstellten. Nennen Sie dieses Szenario Normal oder Original und erstellen Sie es unbedingt, bevor Sie durch Anwendung irgendwelcher Szenarien Ihre Daten ändern. Wenn Sie beispielsweise ein Szenario erstellen, das die Werte in drei Zellen ändert, würde das Szenario Normal diese drei Zellen wieder auf ihre alten Werte zurücksetzen. Auf diese Weise können Sie in Notfällen, wenn Sie einmal versehentlich Ihr Arbeitsblatt überschrieben haben, auf das Szenario Normal zurückgreifen und sind nicht gezwungen, die Werte von Hand zu Fuß zu rekonstruieren.

WICHTIG Ein Szenario kann maximal 32 Zellen ändern, sodass Sie unter Umständen mehr als ein Szenario benötigen, um den Originalzustand Ihres Arbeitsblatts wiederherzustellen.

Mehrere alternative Datensätze anwenden

Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Prognose auf die Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse und klicken Sie dann im Menü auf Szenario-Manager.

Klicken Sie im Dialogfeld Szenario-Manager das Szenario an, das Sie anwenden wollen.

Klicken Sie auf Anzeigen.

Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für die weiteren Szenarien, die Sie anwenden wollen.

Klicken Sie auf Schließen.

Einen Szenariobericht auf einem eigenen Arbeitsblatt erstellen

Klicken Sie im Menü der Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse auf Szenario-Manager.

Klicken Sie im Dialogfeld Szenario-Manager auf Zusammenfassung.

Wählen Sie im Dialogfeld Szenariobericht die Option Szenariobericht aus.

Klicken Sie auf OK.

Daten mithilfe von Datentabellen analysieren

Wenn Sie in Excel Ihre Unternehmensdaten analysieren, wollen Sie oft untersuchen, wie sich das Ergebnis einer Formel ändert, wenn Sie andere Eingabewerte verwenden. In Excel 2016 lassen sich die Ergebnisse solcher Veränderung mit einer Datentabelle berechnen. Um eine Datentabelle zu erstellen, bei der sich eine Variable ändert, erstellen Sie ein Arbeitsblatt, das die Daten enthält, die zur Berechnung der Varianten in der Tabelle benötigt werden.

Analysieren Sie die Daten, indem Sie eine Variable ändern

WICHTIG Sie müssen die Daten und die Formeln so in einem Rechteck anordnen, dass sich die Datentabelle, die Sie erstellen, in der unteren rechten Ecke des von Ihnen ausgewählten Zellbereichs befindet.

Sie können die Formel, die die Ausgangsdaten berechnet, beispielsweise in Zelle D2 eingeben und die sich ändernden Werte im Zellbereich C3:C5 ablegen. Die Ergebnisse der Berechnungen, in die die sich ändernden Werte der Zellen C3:C5 einfließen, sollen dann im Zellbereich D3:D5 erscheinen. Bei diesem Layout der Daten würden Sie dann den Zellbereich C2:D5 auswählen. Dort befinden sich die Berechnungsformel, die sich ändernden Werte und die Zellen, in denen die neuen Berechnungen ausgegeben werden sollen.

Nachdem Sie die Formel und die Daten markiert haben, verwenden Sie das Dialogfeld Datentabelle, um die Daten zu analysieren.

Geben Sie die Zelle mit dem Wert ein, der in der Formel variiert werden soll

Bei einer Datentabelle mit einer Variablen geben Sie den Zellbezug der Zelle ein, deren Wert sich in der Zusammenfassungsfunktion in den Zellen der Datentabelle ändern soll. In obigem Beispiel ist dies Zelle B3. Da sich die Zellen mit den variablen Werten in einer Spalte befinden, geben Sie diesen Zellbezug in das Feld Werte aus Spalte ein.

TIPP Wenn sich die Zellen mit den sich ändernden Werten nebeneinander in einer Zeile befänden, würden Sie den Zellbezug in das Feld Werte aus Zeile eingeben.

Nach einem Klick auf OK trägt Excel die weiteren Ergebnisse in die Datentabelle ein und verwendet dabei die variablen Werte der Zellen C3:C5, um die Ergebnisse der Zellen D3:D5 zu berechnen.

Eine fertige Datentabelle mit einer Variablen

Um eine Datentabelle mit zwei Variablen zu erstellen, geben Sie die Daten so ein, dass die Datenreihe mit den sich ändernden Werten der ersten Variable als Zeilenbeschriftung und die Datenreihe mit den sich ändernden Werten der zweiten Variable als Spaltenbeschriftung eingegeben wird.

Datentabellen mit zwei Variablen ersetzen sowohl die Werte der Zeilen als auch die der Spalten

In diesem Beispiel würden Sie für das Erstellen der Datentabelle den Zellbereich C2:E5 markieren. Da Sie eine Datentabelle mit zwei Variablen erstellen wollen, müssen Sie sowohl im Feld Werte für Zeile als auch im Feld Werte für Spalte einen Zellbezug eingeben. Die Eingabezelle für die variablen Spaltenwerte ist B3, die die Preisanpassung darstellt und die Eingabezeile für die variablen Zeilenwerte ist B4, in der sich die Anzahl der Pakete befindet. Nachdem Sie die beiden Zellbezüge eingegeben haben, erstellt Excel die Datentabelle.

Da sowohl die Zeilen- als auch die Spaltenwerte ersetzt werden, erhalten Sie mehrere Ergebnisse

TIPP Bei einer Datentabelle mit zwei Variablen muss sich die Formel mit der Berechnungsfunktion in der oberen linken Ecke des Zellbereichs befinden, den Sie vor dem Erstellen der Datentabelle markieren.

Eine Datentabelle mit einer Variablen erstellen

Erstellen Sie ein Arbeitsblatt mit einer Berechnungsformel, mit den Eingabewerten, die die Berechnungsformel für die Berechnung der Werte verwendet, und eine Reihe zusammenhängender Zellen, in denen sich die alternativen Werte für einen der Eingabewerte der Berechnungsformel befinden.

Markieren Sie einen Zellbereich, der die Berechnungsformel, die sich ändernden Werte und die Zellen umfasst, in denen die Ergebnisse der Berechnungen ausgegeben werden sollen, in die die sich ändernden Werte einfließen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Prognose auf Was-wäre-wennAnalyse und dann auf Datentabelle.

Führen Sie im Dialogfeld Datentabelle eine der folgenden Aktionen durch:

• Wenn die sich ändernden Werte zeilenorientiert sind, also in einer Zeile nebeneinander stehen, geben Sie in das Feld Werte für Zeile den Bezug zu der Zelle ein, deren Wert sich in der Berechnungsformel ändern soll

• Wenn die sich ändernden Werte spaltenorientiert sind, also in einer Spalte untereinander stehen, geben Sie in das Feld Werte für Spalte den Bezug zu der Zelle ein, deren Wert sich in der Berechnungsformel ändern soll

Klicken Sie auf OK.

Eine Datentabelle mit zwei Variablen erstellen

Erstellen Sie ein Arbeitsblatt mit einer Berechnungsformel, mit den Eingabewerten, die die Berechnungsformel für die Berechnung der Werte verwendet, und zwei Reihen zusammenhängender Zellen (eine Reihe zeilenorientiert und die andere Reihe spaltenorientiert), in denen sich die alternativen Werte für zwei der Eingabewerte der Berechnungsformel befinden.

Markieren Sie einen Zellbereich mit der Berechnungsformel, mit den sich ändernden Werten und mit den Zellen, in denen die Ergebnisse der Berechnungen ausgegeben werden sollen, in die die sich ändernden Werte einfließen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Prognose auf Was-wäre-wennAnalyse und dann auf Datentabelle.

Geben Sie im Dialogfeld Datentabelle in das Feld Werte für Zeile den Bezug der Zelle in der Berechnungsformel ein, deren alternative Werte im Arbeitsblatt in einer Zeile nebeneinander stehen.

Geben Sie in das Feld Werte für Spalte den Bezug der Zelle in der Berechnungsformel ein, deren alternative Werte im Arbeitsblatt in einer Spalte untereinander stehen.

Klicken Sie auf OK.

Mithilfe der Zielwertsuche ein vorgegebenes Ergebnis anstreben

Wenn Sie ein Unternehmen leiten, müssen Sie im Auge behalten, wie sich die einzelnen Teile und Aspekte Ihres Unternehmens entwickeln – sowohl absolut als auch im Verhältnis zu anderen Bereichen des Unternehmens. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Prozesse in einem Unternehmen zu messen. Eine nützliche Technik besteht darin, den Prozentsatz einer bestimmten Kostengruppe zu beschränken.

Betrachten Sie z.B. das nachfolgend abgebildete Arbeitsblatt, in dem die Betriebskosten eines Unternehmens aufgeschlüsselt sind. Das Arbeitsblatt enthält sowohl die absoluten Beträge als auch die prozentualen Anteile der einzelnen Posten.

Ein Arbeitsblatt, das für vier Kostengruppen die prozentualen Anteile an den Gesamtkosten aufführt

Bei der aktuellen Kostenstruktur betragen die Lohnkosten 22,79% an den Gesamtkosten des Produkts. Falls Sie erreichen wollen, dass die Lohnkosten maximal 20% der Gesamtkosten betragen, können Sie den Wert für die Lohnkosten solange ändern, bis Sie das gewünschte Ergebnis haben. Anstatt dies von Hand zu tun, können Sie auch die Zielwertsuche von Excel verwenden und Excel das gewünschte Ergebnis berechnen lassen.

Bei der Zielwertsuche geben Sie die Zelle an, die Sie zur Auswertung der Daten verwenden, den Zielwert und die Zelle, die Excel verändern soll, um den gewünschten Zielwert zu erreichen.

Geben Sie die Zelle an, die die Formel enthält, mit der Sie einen Zielwert bestimmen wollen

Wenn Sie auf OK klicken, versucht Excel für das angestrebte Ziel eine Lösung zu finden. Nachdem Excel seine Arbeit beendet hat, werden die neuen Werte in den angegebenen Zellen angezeigt und das Dialogfeld Status der Zielwertsuche wird geöffnet.

WICHTIG Wenn Sie eine Arbeitsmappe mit den Ergebnissen einer Berechnung für die Zielwertsuche abspeichern, überschreiben Sie die Werte in Ihrer Arbeitsmappe.

Ein Arbeitsblatt, für das die Zielwertsuche eine Lösung eines Problems gefunden hat

TIPP Die Zielwertsuche sucht nach dem nächstgelegenen Wert, ohne den Zielwert zu überschreiten

Einen Zielwert mit der Zielwertsuche bestimmen

Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Prognose auf Was-wäre-wennAnalyse und dann auf Zielwertsuche.

Geben Sie im Dialogfeld Zielwertsuche in das Feld Zielzelle die Adresse der Zelle mit der Formel ein, die Sie zur Erzeugung eines bestimmten Werts verwenden wollen.

Geben Sie in das Feld Zielwert den Zielwert für die angegebene Formel ein.

Geben Sie in das Feld Veränderbare Zelle die Adresse der Zelle ein, die den Wert enthält den Sie zur Erreichung des Zielwerts variieren wollen.

Klicken Sie auf OK.

Mithilfe von Solver nach optimalen Lösungen suchen

Die Zielwertsuche ist ein großartiges Werkzeug, um herauszufinden, um welchen Betrag Sie einen Wert, der in eine Formel einfließt, verändern müssen, damit die Formel ein anvisiertes Ergebnis liefert; aber sie eignet sich nicht, um für mehrere Eingabewerte die beste Wertekombination zu finden. Für komplexere Probleme, bei denen Sie Ergebnisse minimieren oder maximieren wollen und bei denen es mehrere Eingabewerte sowie Nebenbedingungen gibt, müssen Sie Solver verwenden.

Verwenden Sie Solver, um die Produktverteilung berechnen zu lassen, die zum größten Gesamtumsatz führt

TIPP Formulieren Sie das Problem, das Sie mithilfe von Solver lösen möchten, zuerst einmal schriftlich auf Papier. Sie werden dann weniger Schwierigkeiten haben, die Zellen zu identifizieren, die Solver zur Berechnung heranziehen soll.

Falls Sie eine Komplettinstallation von Excel durchgeführt haben, finden Sie die Schaltfläche Solver auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Analyse. Falls Sie die Schaltfläche dort nicht sehen, können Sie das Solver-Add-In auf der Seite Add-Ins des Dialogfelds Excel-Optionen nachinstallieren lassen. Nachdem die Installation beendet wurde, wird Solver auf der Register-karte Daten angezeigt und Sie können Ihr Modell erstellen.

Verwenden Sie das Dialogfeld Solver-Parameter, um ein Solver-Modell zu erstellen

Der erste Schritt bei der Formulierung eines Solver-Problems besteht darin, die Zielzelle festzulegen – also die Zelle mit der Formel, deren Ergebnis den gewünschten Wert annehmen soll. Außerdem legen Sie fest, ob Solver den Wert dieser Zelle minimieren, maximieren oder auf einen bestimmten Wert bringen soll. Anschließend wählen Sie die Zellen aus, die Solver variieren soll, damit sich der Wert in der Zielzelle ändert. Sie können Solver anweisen, Lösungen zu finden, bei denen die Ergebnisse ganze Zahlen sind.

WICHTIG Es ist viel schwieriger und aufwändiger, Lösungen zu finden, die ganze Zahlen ergeben, als auch Lösungen mit Dezimalzahlen zu erlauben. Manchmal kann es auch mehrere Minuten dauern, bis eine Lösung gefunden wurde oder bis Solver feststellt, dass eine Lösung, bei der das Ergebnis nur aus ganzen Zahlen besteht, nicht möglich ist.

Anschließend können Sie noch Nebenbedingungen erstellen, die die Werte einschränken, die Solver verwenden kann. Die Werte dieser Nebenbedingungen geben Sie am besten auch auf dem Arbeitsblatt ein. Auf diese Weise können Sie die Bedingungen mit erklärendem Text versehen und sie schnell anpassen, ohne dazu das Dialogfeld Solver-Parameter erneut zu öffnen.

TIPP Nachdem Sie Solver ausgeführt haben, können Sie mit den Befehlen im Dialogfeld Solver-Ergebnisse die Ergebnisse als Änderungen an Ihrem Arbeitsblatt speichern oder auf der Basis der geänderten Daten ein Szenario erstellen lassen.

Mithilfe von Solver nach optimalen Lösungen suchen Abschließend legen Sie fest, welche Lösungsmethode Solver zur Lösung des Problems einsetzen soll. Ihnen stehen hier drei Optionen zur Verfügung, wobei jede der Methoden bei einem bestimmten Problemtyp am besten funktioniert:

Simplex-LP Wird verwendet, um Probleme zu lösen, bei denen alle Berechnungen linear sind; d.h., es werden keine Exponenten oder andere nichtlineare Elemente verwendet

GRG-Nichtlinear Wird verwendet, um Probleme zu lösen, bei denen die Berechnungen Exponenten oder andere nichtlineare Elemente verwenden

EA (Evolutionärer Algorithmus) Verwendet genetische Algorithmen, um das Problem zu lösen. Diese Methode ist äußerst komplex, wodurch die Lösung erheblich länger dauern kann als bei den beiden anderen Methoden. Sollte jedoch weder Simplex-LP noch GRG-Nichtlinear eine Lösung finden, kann der evolutionäre Algorithmus möglicherweise dazu in der Lage sein.

TIPP Falls Sie Simplex-LP verwenden und Solver sofort eine Fehlermeldung anzeigt, da er keine Lösung finden kann, sollten Sie die Lösungsmethode GRG-Nichtlinear ausprobieren.

Die Schaltfläche »Solver« in das Menüband einfügen

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann in der Backstage-Ansicht auf Optionen.

Klicken Sie im Dialogfeld Excel-Optionen die Kategorie Add-Ins an.

Klicken Sie, falls erforderlich, in der Liste Verwalten auf Excel Add-Ins, und klicken Sie auf Los.

Schalten Sie im Dialogfeld Add-Ins das Kontrollkästchen Solver ein.

Klicken Sie auf OK.

Das Dialogfeld »Solver-Parameter« öffnen

Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Analyse auf Solver.

Die Zielzelle eines Modells angeben

Klicken Sie auf Solver.

Klicken Sie im Dialogfeld Solver-Parameter in das Feld Ziel festlegen.

Klicken Sie die Zelle an, die die Formel enthält, die sie optimieren wollen.

Festlegen, welche Art von Ergebnis Solver ermitteln soll

Führen Sie im Dialogfeld Solver-Parameter eine der folgenden Aktionen durch:

• Wählen Sie Max, um den Wert der Zielzelle zu maximieren.

• Wählen Sie Min, um den Wert der Zielzelle zu minimieren

• Wählen Sie Wert und geben Sie den gewünschten Zielwert ein, damit Solver ein bestimmtes Ergebnis erzeugt

Die Zellen mit den Werten angeben, die geändert werden können

Klicken Sie im Dialogfeld Solver-Parameter in das Feld Durch Ändern von Variablenzellen.

Wählen Sie die Zellen aus, die Solver ändern kann, um eine Lösung zu finden.

Geben Sie an, welche Zellen Solver ändern kann, um eine Lösung zu finden

In Ihr Solver-Modell eine Nebenbedingung einfügen

Klicken Sie im Dialogfeld Solver-Parameter auf Hinzufügen.

Geben Sie im Dialogfeld Nebenbedingung hinzufügen in das Feld Zellbezug den Zellbereich ein, für die Sie eine Nebenbedingung festlegen wollen.

Klicken Sie auf den Pfeil der mittleren Liste und wählen Sie die Art der Nebenbedingung aus.

Klicken Sie in das Feld Nebenbedingung und führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Geben Sie die Adresse des Zellbereichs ein, in dem sich der Vergleichswert der Nebenbedingung befindet

• Wählen Sie den Zellbereich aus, in dem sich der Vergleichswert der Nebenbedingung befindet

Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine weitere Nebenbedingung zu erstellen.

oder

Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Nebenbedingung hinzufügen zu schließen.

Festlegen, dass ein Wert eine Binärzahl (0 oder 1) sein muss

Geben Sie im Dialogfeld Nebenbedingung hinzufügen in das Feld Zellbezug den Zellbereich ein, für den die Nebenbedingung gelten soll.

Klicken Sie auf den Pfeil der mittleren Liste und klicken Sie auf bin.

Klicken Sie auf OK.

Festlegen, dass ein Wert eine ganze Zahl sein muss

Geben Sie im Dialogfeld Nebenbedingung hinzufügen in das Feld Zellbezug den Zellbereich ein, für den die Nebenbedingung gelten soll.

Klicken Sie auf den Pfeil der mittleren Liste und klicken Sie auf int.

Klicken Sie auf OK.

Eine Nebenbedingung bearbeiten

Klicken Sie im Dialogfeld Solver-Parameter die Nebenbedingung an, die Sie bearbeiten wollen.

Klicken Sie auf Ändern.

Geben Sie im Dialogfeld Nebenbedingung ändern in das Feld Zellbezug den Zellbe-reich ein, für den die Nebenbedingung gelten soll.

Klicken Sie auf den Pfeil der mittleren Liste und wählen Sie die Art der Nebenbedingung aus.

Klicken Sie in das Feld Nebenbedingung und führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Geben Sie die Adresse des Zellbereichs ein, in dem sich der Vergleichswert der Nebenbedingung befindet

• Wählen Sie den Zellbereich aus, in dem sich der Vergleichswert der Nebenbedingung befindet

Klicken Sie auf OK.

Eine Nebenbedingung löschen

Klicken Sie im Dialogfeld Solver-Parameter die Nebenbedingung an, die Sie löschen wollen.

Klicken Sie auf Löschen.

Festlegen, dass die Zellen, die Solver ändern darf, keine negativen Werte enthalten dürfen

Schalten Sie im Dialogfeld Solver-Parameter das Kontrollkästchen Nicht eingeschränkte Variablen als nicht-negativ festlegen ein.

Eine Lösungsmethode auswählen

Klicken Sie im Dialogfeld Solver-Parameter auf den Pfeil bei Lösungsmethode auswählen.

Klicken Sie die Methode an, die Sie verwenden wollen.

Das Solver-Modell zurücksetzen

Klicken Sie im Dialogfeld Solver-Parameter auf Alles zurücksetzen.

Klicken Sie auf OK.

Klicken Sie auf Schließen.

Daten anhand statistischer Kenngrößen analysieren

Erfahrene Unternehmer und Geschäftsführer können Geschäftszahlen »lesen«. Das heißt, allein durch Überfliegen erkennen sie, ob die Zahlen ihren Erwartungen entsprechen: Die Umsatzzahlen für eine bestimmte Stunde, einen bestimmten Tag oder Monat haben sich nicht wesentlich geändert, der Mittelwert scheint in Ordnung zu sein und die jährlichen Verkaufszahlen verzeichnen einen leichten Anstieg. Wenn Sie jedoch mehr als nur eine grobe Einschätzung der Unternehmenssituation benötigen, sollten Sie die Analysewerkzeuge zu Hilfe nehmen, die Ihnen Excel zur Verfügung stellt.

In die Gruppe Analyse der Registerkarte Daten wurden die Schaltflächen Datenanalyse und Solver eingefügt

Wenn Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Analyse die Schaltfläche Datenanalyse nicht sehen, können Sie sie nachinstallieren, indem Sie die Seite Add-Ins des Dialogfelds Excel-Optionen verwenden. Nach der Installation wird die Schaltfläche Datenanalyse eingeblendet.

Die Schaltfläche »Datenanalyse« in das Menüband einfügen

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann in der Backstage-Ansicht auf Optionen.

Klicken Sie im Dialogfeld Excel-Optionen die Kategorie Add-Ins an.

Klicken Sie, falls erforderlich, in der Liste Verwalten auf Excel Add-Ins, und klicken Sie auf Los.

Schalten Sie im Dialogfeld Add-Ins das Kontrollkästchen Analyse-Funktionen ein.

Klicken Sie auf OK.

Daten anhand statistischer Kenngrößen analysieren

Klicken Sie auf der Registerkarte Datei in der Gruppe Analyse auf Datenanalyse.

Klicken Sie im Dialogfeld Analyse-Funktionen in der Liste auf Populationskenngrößen.

Klicken Sie auf OK.

Klicken Sie in das Feld Eingabebereich und markieren Sie den Zellbereich, der die Daten enthält, die Sie auswerten wollen.

Schalten Sie das Kontrollkästchen Statistische Kenngrößen ein.

Klicken Sie auf OK.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie gelernt, wie Sie

Daten mit den Werkzeugen des Katalogs Schnellanalyse auswerten

einen alternativen Datensatz definieren

mehrere alternative Datensätze definieren

Daten mithilfe von Datentabellen analysieren

die Zielwertsuche einsetzen, um durch Änderung von Daten ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen

Optimale Lösungen mit dem Solver finden

Daten anhand statistischer Kenngrößen analysieren

Übungsaufgaben

Sie finden die Übungsdateien für die nachfolgenden Aufgaben im Ordner Office2016SfS\Kapitel09. Sie können die Ergebnisse der folgenden Aufgaben im gleichen Ordner speichern.

Daten mit dem Katalog »Schnellanalyse« auswerten

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Schnellanalyse und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Markieren Sie die Zellen B2:B10.

Verwenden Sie die Aktionsschaltfläche Schnellanalyse und fügen Sie unterhalb des markieren Zellbereichs eine Zeile mit der Gesamtsumme ein.

Verwenden Sie die Aktionsschaltfläche Schnellanalyse und fügen Sie rechts neben dem markieren Zellbereich die laufende Summe ein.

Einen alternativen Datensatz definieren

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Szenario erstellen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Erstellen Sie ein Szenario mit dem Namen Overnight, das den Listenpreis für die Versandarten Overnight und Express (in den Zellen C6 und C7) auf 18,75 € und 25,50 € ändert.

Wenden Sie das Szenario an.

Machen Sie die Anwendung des Szenarios rückgängig, indem Sie drücken.

Schließen Sie das Dialogfeld Szenario-Manager.

Mehrere alternative Datensätze definieren

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Mehrere Szenarien verwalten und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Erstellen Sie ein Szenario mit dem Namen MehrPakete, das die Anzahl der Pakete mit der Versandart Standard auf 17.000.000 und der Pakete mit der Versandart 3 Tage auf 14.000.000 festsetzt.

Erstellen Sie ein Szenario mit dem Namen HöherePreise, das den Listenpreis der Versandart Standard auf 9,45 € und den der Versandart 3 Tage auf 212,00 € erhöht.

Öffnen Sie den Szenario-Manager und erstellen Sie einen Szenariobericht.

Wenden Sie das Szenario MehrPakete und dann das Szenario HöherePreise an.

Schließen Sie das Dialogfeld Szenario-Manager.

Daten mithilfe von Datentabellen analysieren

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Datentabellen definieren und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Markieren Sie auf dem Arbeitsblatt Preiserhöhung den Zellbereich C2:D5.

Verwenden Sie die Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse, um mit der Definition einer Datentabelle zu beginnen.

Geben Sie in das Feld Werte aus Spalte den Zellbezug B2 ein.

Klicken Sie auf OK.

Markieren Sie auf dem Arbeitsblatt Preise und Menge den Zellbereich C2:E6.

Klicken Sie im Menü der Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse auf Datentabelle.

Geben Sie in das Feld Werte aus Zeile den Zellbezug B4 ein.

Geben Sie in das Feld Werte aus Spalte den Zellbezug B3 ein.

Klicken Sie auf OK.

Variieren Sie Ihre Daten, um mit der Zielwertsuche zu einem bestimmten Ergebnis zu können

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Zielwertsuche und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Klicken Sie Zelle C4 an.

Öffnen Sie das Dialogfeld Zielwertsuche.

Überprüfen Sie, ob im Feld Zielzelle die Zelle C4 eingetragen ist.

Geben Sie in das Feld Zielwert 20% ein.

Geben Sie in das Feld Veränderbare Zelle C3 ein.

Klicken Sie auf OK.

Optimale Lösungen mit dem Solver finden

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Solver-Modell erstellen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Klicken Sie Zelle F19 an und öffnen Sie das Dialogfeld Solver-Parameter.

Überprüfen Sie, ob im Feld Ziel festlegen F19 eingetragen wurde, und wählen Sie dann Max.

Wählen Sie im Feld Durch Ändern von Variablenzellen den Zellbereich C3:E7 aus.

Fügen Sie eine Nebenbedingung ein, die festlegt, dass der Wert von Zelle C8 kleiner oder gleich sein muss als der Wert von Zelle I10.

Fügen Sie eine Nebenbedingung ein, die festlegt, dass die Werte des Zellbereichs F3:F7 kleiner oder gleich sein müssen als die Werte im Zellbereich I3:I7.

Sorgen Sie dafür, dass die nicht eingeschränkten Variablen nicht negativ werden.

Verwenden Sie das Dialogfeld Solver-Parameter, um Ihre Lösung zu definieren

Lösen Sie das Modell mit der Lösungsmethode GRG-Nichtlinear, klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Solver-Ergebnisse zu schließen, und schauen Sie sich die Lösung an.

Die von Solver berechnete Lösung, bei der die Zielwerte Dezimalzahlen sein dürfen

Öffnen Sie das Dialogfeld Solver-Parameter erneut und fügen Sie eine weitere Nebenbedingung ein, die dafür sorgt, dass die Werte im Zellbereich C3:E7 Ganzzahlen werden.

Klicken Sie auf Lösen, schließen Sie das Dialogfeld Solver-Parameter und schauen Sie sich an, wie sich die Lösung verändert hat.

Daten anhand statistischer Kenngrößen analysieren

Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Statistische Kenngrößen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Öffnen Sie das Dialogfeld Analyse-Funktionen.

Klicken auf Populationskenngrößen und dann auf OK.

Klicken Sie im Dialogfeld Populationskenngrößen in das Feld Eingabebereich und wählen Sie die Zelle C3:C17 aus.

Schalten Sie das Kontrollkästchen Statistische Kenngrößen ein und klicken Sie auf OK.

Teil D

Microsoft Powerpoint 2016

Kapitel 10

Folien erstellen und anpassen

Kapitel 11

Einfache Grafiken einfügen und formatieren

Kapitel 12

Animationen und Medien hinzufügen

10 Folien erstellen und anpassen

In diesem Kapitel

Folien einfügen und entfernen

Präsentationen in Abschnitte aufteilen

Folien und Abschnitte neu anordnen

Designs zuweisen

Folienhintergründe ändern

Übungsdateien

Verwenden Sie für dieses Kapitel die Übungsdateien aus dem Ordner Office2016SfS\Kapitel10. Hinweise zum Download der Übungsdateien finden Sie in der Einleitung dieses Buchs.

Wenn Sie eine Präsentation auf der Basis einer Designvorlage erstellen, dann enthält die neue Präsentation lediglich eine Titelfolie. Für die Inhalte, die Sie präsentieren wollen, fügen Sie dann weitere Folien in die Präsentation ein. Sie können neue Folien erstellen, die auf Folienvorlagen basie-ren, die für bestimmte Inhalte entworfen wurden. Alter-nativ können Sie auch bereits in anderen Präsentationen vorhandene Folien in die aktuelle Präsentation kopieren.

Falls die Präsentation, die Sie erstellen, zahlreiche Folien enthält, dann können Sie Folien in Abschnitten zusammenfassen. Diese Abschnitte sind für die Zuschauer nicht sichtbar, jedoch vereinfacht die Aufteilung einer umfangreichen Präsentation in Abschnitte deren Verwaltung und Organisation. Eine logische strukturierte Präsentation, die sich durch ein konsistentes Design auszeichnet und in der, falls nötig, bestimmte Punkte hervorgehoben werden, erhöht die Chance, dass die Botschaft Ihrer Präsentation bei der angestrebten Zielgruppe so ankommt, wie Sie es beabsichtigen.

Dieses Kapitel erläutert, wie Sie Folien hinzufügen, kopieren und importieren, wie Sie Folieninhalte importieren, wie Sie Folien ausblenden und löschen wie Sie Präsentationen mithilfe von Abschnitten strukturieren, wie Sie Folien und Abschnitte neu anordnen, wie Sie Design zuweisen und wie Sie den Folienhintergrund ändern.

TIPP In diesem Kapitel finden Sie allgemeine Informationen zum Arbeiten mit Folien. Die Kapitel 11 und 12 dieses Buchs beschreiben, wie Sie mit den unterschiedlichsten Arten von Folieninhalten arbeiten.

Folien einfügen und entfernen

Das Aussehen und die Struktur der Folien sind in den Folienlayouts definiert, die sich in der Designvorlage befindet, die für das Erstellen der Präsentation verwendet wird. Die Folienlay-outs definieren die Elemente, die auf bestimmten Folientypen vorhanden sind. Hierzu gehören:

Die Folienhintergründe und die dort benutzten Grafiken

Die Position, die Größen und die Formate der Textfelder

Die Standardabsatz- und Zeichenformatierung für die Textfelder

Standardkopf- und Fußzeilen

TIPP Textfelder können statische Inhalte besitzen, die vom Autor der Präsentation nicht geändert werden können, wie beispielsweis ein Firmenlogo. Sie können auch als Platzhalter dienen, die die Standardformatierung der Inhalte festlegen, die in das Textfeld eingegeben werden.

Eine Vorlage kann lediglich ein Folienlayout enthalten; die meisten Vorlagen enthalten jedoch Folienlayouts für den Präsentationstitel, Titelfolien für Abschnitte und verschiedene Kombinationen aus Folientitel und Inhalten sowie eine leere Folie, auf der sich lediglich der Folienhintergrund befindet. Jedes Folienlayout besitzt einen Namen, der den primären Einsatzzweck der Folie beschreibt; selbstverständlich können Sie die Folien auch für andere Zwecke verwenden. Sie können in jedes Folienlayout beliebige Inhalte einfügen und das Layout der Folie verändern. Die Folienlayouts, die Ihnen zur Verfügung stehen, werden im Katalog der Schaltfläche Neue Folie angezeigt.

Die Struktur und das Design der Folienlayouts werden in der Miniaturansicht der Folie angezeigt

Sie können die integrierten Folienlayouts anpassen, Ihre eigenen Folienlayouts erstellen oder komplett neue Sätze von Folienlayouts erstellen, die Folienmaster genannt werden. Außerdem können Sie Folien wieder auf das ursprüngliche Folienlayout zurücksetzen sowie bereits vorhandenen Folien ein anderrs Folienlayout zuweisen.

Neue Folien einfügen

PowerPoint fügt neue Folien direkt hinter der derzeit aktiven Folie ein. Wenn Sie in einer neuen Präsentation, die auf einer der Standard-PowerPoint-Vorlagen basiert, nach der Titelfolie eine Folie einfügen, so wird für diese Folie das Layout Titel und Inhalt verwendet. Folien, die Sie nach einer Folie einfügen, die nicht die Titelfolie ist, verwenden das Layout der vorherigen Folie.

Das Layout Titel und Inhalt stellt Platzhalter für einen Titel und Text- oder Grafikinhalte (Tabelle, Diagramm, SmartArt, Bild, ClipArt, Medienclip) zur Verfügung

Wenn Sie eine Folie mit einem anderen Layout einfügen, können Sie das Layout entweder beim Einfügen auswählen oder der Folie zu einem späteren Zeitpunkt ein anderes Layout zuweisen.

Eine Folie mit dem Standardfolienlayout einfügen

Markieren Sie die Folie, nach der Sie die neue Folie einfügen wollen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Folien auf die Schaltfläche Neue Folie. (Klicken Sie nicht auf den Pfeil der Schaltfläche.)

• Drücken Sie

Eine Folie mit einem bestimmten Folienlayout einfügen

Markieren Sie die Folie, nach der Sie die neue Folie einfügen wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Folien auf den Pfeil der Schaltfläche Neue Folie, um das Menü und den Katalog Neue Folie anzuzeigen.

Klicken Sie im Katalog die Miniaturansicht des Folienlayouts an, das Sie für die neue Folie verwenden wollen.

Folien und Inhalte kopieren und importieren

Sie können auf zwei Arten Folien einer Präsentation in einer anderen wiederverwenden. Entweder kopieren Sie die Folien aus der ursprünglichen in die neue Präsentation oder Sie verwenden das Werkzeug Folien wiederverwenden, das die Inhalte einer vorhandenen Präsentation anzeigt und in den Sie auswählen können, welche der Folien Sie in die neue Präsentation einfügen wollen.

Innerhalb einer Präsentation können Sie eine vorhandene Folie duplizieren und das Duplikat als Grundlage für die neue Folie verwenden. Anschließend können Sie die duplizierte Folie anpassen und müssen die neue Folie nicht von Grund auf neu erstellen.

PowerPoint weist den wiederverwendeten Folien automatisch das Design der aktuellen Präsentation zu

Falls Sie einen bestimmten Folientyp regelmäßig in Ihre Präsentationen einfügen, beispielsweise eine Folie, mit der Sie sich dem Publikum vorstellen, ist es nicht erforderlich, diese Folie immer wieder neu zu erstellen. Sie können eine Folie aus einer bereits vorhandenen Präsentation einfach in einer anderen Präsentation wiederverwenden. (Die gleiche Technik können Sie auch einsetzen, um eine Folie aus der Präsentation beispielsweise eines Kollegen wiederzuverwenden, um so das Aussehen und die Struktur der Folieninhalte innerhalb Ihrer Organisation zu standardisieren.) Beim Einfügen übernehmen die Folien die Formatierung der neuen Präsentation, es sei denn, Sie treffen eine andere Wahl.

Falls sich die Inhalte der Präsentation in einem Word-Dokument befinden, können Sie diese Inhalte als Gliederung formatieren und dann diese Gliederung in PowerPoint importieren. Damit der Importvorgang reibungslos verläuft, sollten Sie die Inhalte, die Sie importieren möchten, als Überschriften formatieren. PowerPoint wandelt einige der Formatvorlagen in Folienüberschriften um. Andere Formatvorlagen werden als Aufzählung konvertiert und wieder andere werden ignoriert.

Eine Folie, die aus einer importierten Gliederung erstellt wurde

Die folgende Tabelle informiert Sie darüber, wie PowerPoint die Word-Formatvorlagen in Elemente von PowerPoint-Folien konvertiert.

Word-Formatvorlage

PowerPoint Präsentationsformatvorlage

Titel, Untertitel, Überschrift 1, alle Ebenen einer Aufzählung oder einer nummerierten Liste

Folientitel

Überschrift 2

Aufzählungspunkt erste Ebene

Überschrift 3

Aufzählungspunkt zweite Ebene

Überschrift 4

Aufzählungspunkt dritte Ebene

Überschrift 5

Aufzählungspunkt vierte Ebene

Überschrift 6

Aufzählungspunkt fünfte Ebene

Überschrift 7

Aufzählungspunkt sechste Ebene

Überschrift 8

Aufzählungspunkt siebte Ebene

Überschrift 9

Aufzählungspunkt achte Ebene

Eine einzelne Folie auswählen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie in der Ansicht Normal die Folie im Bereich Miniaturansicht an

• Klicken Sie in der Gliederungsansicht die Folienüberschrift im Bereich Gliederung an.

• Klicken Sie in der Ansicht Foliensortierung die Folie im Bereich Folie an.

Mehrere Folien auswählen

Klicken Sie in der Ansicht Normal, der Ansicht Foliensortierung oder der Gliederungsansicht die erste Folie an, die Sie auswählen wollen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Um aufeinanderfolgende Folien auszuwählen, halten Sie die -Taste gedrückt und klicken Sie dann die letzte Folie an, die Sie auswählen wollen

• Um nicht aufeinanderfolgende Folien auszuwählen, halten Sie die -Taste gedrückt und klicken Sie dann nacheinander die gewünschten Folien an

Direkt nach einer Folie eine Kopie dieser Folie einfügen

Zeigen Sie die Präsentation in der Ansicht Normal an.

Klicken Sie die Folie, die Sie kopieren wollen, im Bereich Miniaturansicht mit der rechten Maustaste an und klicken Sie dann auf Folie duplizieren.

Eine Kopie von einer oder mehreren Folien an einer beliebigen Stelle der Präsentation einfügen

Zeigen Sie die Präsentation in der Ansicht Normal oder der Ansicht Foliensortierung an.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Markieren Sie die Miniaturansicht der Folie bzw. Folien, die Sie kopieren wollen. Drücken Sie dann oder klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf die Schaltfläche Kopieren.

• Klicken Sie die Miniaturansicht der Folie, die Sie kopieren wollen, mit der rechten Maustaste an und klicken Sie dann auf Kopieren

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie die Miniaturansicht der Folie an, nach der Sie die kopierte(n) Folie(n) einfügen wollen oder klicken Sie auf den freien Bereich nach der Miniaturansicht. Drücken Sie dann oder klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf die Schaltfläche Einfügen.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste die Miniaturansicht der Folie, nach der Sie die kopierte(n) Folie(n) einfügen wollen. Verwenden Sie dann im Bereich Einfügeoptionen des Aktionsmenüs die Schaltfläche Zieldesign verwenden oder Ursprüngliche Formatierung beibehalten.

Sie können das Zieldesign verwenden, das ursprüngliche Design beibehalten oder die Folie als Grafik einfügen

TIPP Wenn PowerPoint die Schaltfläche Einfügeoptionen anzeigt, können Sie drücken, um das Zieldesign zu verwenden und mit die ursprüngliche Formatierung beibehalten.

TIPP Wiederholen Sie Schritt 3, um zusätzliche Kopien der Folie(n) in die Präsentation einzufügen.

Eine Folie aus einer anderen Präsentation einfügen

Öffnen Sie in PowerPoint die Quell- und die Zielpräsentation. Zeigen Sie beide Präsentationen in der Ansicht Normal oder Foliensortierung an.

Zeigen Sie die beiden PowerPoint-Fenster nebeneinander an.

Wählen Sie in der Quellpräsentation die Folie(n) aus, die Sie kopieren wollen.

Ziehen Sie die Auswahl auf die Zielpräsentation. In der Ansicht Normal zeigt eine horizontale und in der Ansicht Foliensortierung eine vertikale Linie die Position an, an der PowerPoint die Folie(n) einfügen wird.

PowerPoint erstellt Kopien der Folie(n) und wendet auf die Kopie(n) das Zieldesign an.

oder

Zeigen Sie die Zielpräsentation in der Ansicht Normal an.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start oder Einfügen in der Gruppe Folien auf den Pfeil der Schaltfläche Neue Folie.

Klicken Sie im Menü Neue Folie unterhalb des Katalogs auf Folien wiederverwenden, um an der rechten Seite des Fensters den Aufgabenbereich Folien wiederverwenden anzeigen zu lassen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und dann auf Datei durchsuchen. Öffnen Sie im Dialogfeld Durchsuchen den Ordner, der die Präsentation enthält, in der sich die Folien befinden, die Sie wiederverwenden wollen. Doppelklicken Sie auf den Namen der Präsentation.

TIPP Falls Sie die Präsentation, aus der Sie Folien importieren möchten, bereits vorher geöffnet haben, können Sie im Aufgabenbereich Folien wiederverwenden die Liste Folie einfügen aus öffnen, und dort die Präsentation anklicken. Alternativ können Sie im Bereich Öffnen des Aufgabenbereichs Folien wiederverwenden den Dateinamen der Präsentation anklicken.

oder

Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und dann auf Folienbibliothek durchsuchen. Wechseln Sie dann im Fenster Wählen Sie eine Folienbibliothek aus zu der Folienbibliothek, die die Folie(n) enthält, die Sie wiederverwenden wollen.

SIEHE AUCH Weitere Informationen über Folienbibliotheken finden Sie im Kasten »SharePoint-Folienbibliotheken« in diesem Abschnitt.

Im Aufgabenbereich Folien wiederverwenden werden Miniaturansichten der verfügbaren Folien angezeigt.

Klicken Sie im Aufgabenbereich Folien wiederverwenden die Miniaturansicht der Folie(n) an, die Sie verwenden wollen, an, um diese Folie in Ihre Präsentation einzufügen.

TIPP Die wiederverwendeten Folien übernehmen das Design der Präsentation, in die Sie sie einfügen. Wenn Sie möchten, dass die Folie die ursprüngliche Formatierung beibehält, schalten Sie im unteren Bereich des Aufgabenbereichs Folien wiederverwenden das Kontrollkästchen Ursprüngliche Formatierung beibehalten ein.

Schließen Sie den Aufgabenbereich Folien wiederverwenden.

SharePoint-Folienbibliotheken

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Organisation eine Version von Microsoft SharePoint verwenden, die Folienbibliotheken unterstützt, können Sie und Ihre Kollegen einzelne Folien oder gesamte Präsentationen in einer Folienbibliothek ablegen; diese Folien können dann von allen, die Zugriff auf die Bibliothek haben, verwendet werden. Zum Zeitpunkt der Drucklegung dieses Buchs unterstützen die aktuellen SharePoint-Versionen (SharePoint Server 2013 und SharePoint Online 2013) das Erstellen neuer Folienbibliotheken nicht; Sie können jedoch aus bestehenden Bibliotheken Folien einfügen und Folien dort veröffentlichen.

Gehen Sie wie folgt vor, um Folien in einer Folienbibliothek zu speichern:

Klicken sie auf der Seite Freigeben der Backstage-Ansicht auf Folien veröffentlichen und dann auf die Schaltfläche Folien veröffentlichen.

Schalten Sie im Dialogfeld Folien veröffentlichen vor allen Folien, die Sie veröffentlichen wollen, das Kontrollkästchen ein. (Oder klicken Sie auf Alle auswählen, um die gesamte Präsentation auszuwählen.)

Geben Sie in das Feld Veröffentlichen in die URL der Folienbibliothek ein oder kopieren Sie sie dorthin (oder klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und navigieren Sie zu der Folienbibliothek).

Jede Folie wird einzeln veröffentlicht

Klicken Sie auf Veröffentlichen.

Ein Word-Dokument für den Import als Präsentation vorbereiten

Geben Sie in ein Word-Dokument die Inhalte ein, die auf der Folie erscheinen sollen, sowie weitere Inhalte.

Überprüfen Sie, welche Formatvorlagen verwendet wurden und verwenden Sie die folgenden Formatvorlagen für die Inhalte, die in der Präsentation enthalten sein sollen:

• Titel, Untertitel, Überschrift 1 sowie Listen mit Nummerierungen und Aufzählungszeichen werden in Folientitel konvertiert

• Absätze mit den Formatvorlagen Überschrift 2 bis Überschrift 9 werden in Listen mit Aufzählungszeichen konvertiert

Speichern Sie das Dokument und schließen Sie es.

Eine Präsentation erstellen, indem Sie ein Word-Dokument importieren

Klicken Sie auf der Seite Öffnen der Backstage-Ansicht auf Durchsuchen.

Wählen Sie in der Liste Dateityp den Eintrag Alle Dateien(*.*) aus.

Öffnen Sie den Ordner, in dem sich die Word-Datei befindet, die die Informationen für die Folientitel und die Aufzählungspunkte enthält.

Doppelklicken Sie die Datei an, um eine neue Präsentation zu erstellen.

Wählen Sie alle Folien der neuen Präsentation aus und klicken Sie dann auf der Register-karte Start in der Gruppe Folien auf die Schaltfläche Zurücksetzen.

Weisen Sie die Designvorlage zu, die Sie verwenden wollen.

In einer bestehenden Präsentation durch Importieren eines Word-Dokuments weitere Folien erstellen

Wählen Sie die Folie aus, nach der Sie die neuen Folien einfügen wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start oder Einfügen in der Gruppe Folien auf den Pfeil der Schaltfläche Neue Folie.

Klicken Sie im Menü Neue Folie unterhalb des Katalogs auf Folien aus Gliederung, um das Dialogfeld Öffnen zu öffnen.

Verwenden Sie die Standardverfahren von Windows, um den Ordner mit dem Word-Dokument zu öffnen, das Sie für die Folientitel und die Inhalte verwenden wollen.

Doppelklicken Sie auf das Dokument, um anhand dessen Inhalten die neuen Folien einzufügen.

Folien ausblenden und löschen

Falls Sie eine Folie erstellt haben und später zu der Erkenntnis kommen, dass Sie sie nicht benötigen, können Sie die Folie löschen. Falls Sie eine Folie nicht für eine Präsentation benötigen, die Sie vor einer bestimmten Zielgruppe halten, können Sie stattdessen die Folie ausblenden. Ausgeblendete Folien tauchen in der Bildschirmpräsentation nicht auf. Im Bereich Miniaturansicht sind die Folien weiterhin sichtbar, jedoch werden ihre Miniaturbilder abgedunkelt angezeigt und die Foliennummern werden mit einem umgekehrten Schrägstrich durchgestrichen.

Sie können den Inhalt von ausgeblendeten Folien weiterhin bearbeiten

Wenn Sie eine ausgeblendete Folie auswählen, wird die Schaltfläche Folie ausblenden auf der Registerkarte Bildschirmpräsentation aktiviert; Sie können so schnell erkennen, dass es sich um eine ausgeblendete Folie handelt. Sie können eine ausgeblendete Folie im Arbeitsbereich von PowerPoint genauso bearbeiten wie nicht ausgeblendete Folien. Sie können dieses Feature daher auch verwenden, um eine Folie unsichtbar zu machen, an der Sie noch arbeiten und die Folie einblenden, wenn sie fertig ist. Wenn Sie eine Folie einblenden, können Sie sie in der Bildschirmpräsentation verwenden.

Folien ausblenden oder einblenden

Klicken Sie eine einzelne Folie mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Folie ausblenden.

oder

Markieren Sie die Folie(n), die Sie ausblenden oder einblenden wollen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie die Auswahl mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Folie ausblenden

• Klicken Sie auf der Registerkarte Bildschirmpräsentation in der Gruppe Einrichten auf die Schaltfläche Folie ausblenden

TIPP Der Name des Befehls und der Schaltfläche Folie ausblenden ändern sich nicht; wenn eine ausgeblendete Folie ausgewählt ist, werden jedoch die Schaltfläche und der Befehl hervorgehoben dargestellt.

Folien löschen

Klicken Sie eine einzelne Folie mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Folie löschen.

oder

Markieren Sie die Folie(n), die Sie löschen wollen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie die Auswahl mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Folie löschen

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Ausschneiden

• Drücken Sie die -Taste

TIPP Wenn Sie Folien löschen oder einfügen, werden die nachfolgenden Folien von PowerPoint neu nummeriert.

Präsentationen in Abschnitte aufteilen

Um eine umfangreiche Präsentation einfacher zu organisieren und zu formatieren, können Sie die Präsentation in Abschnitte aufteilen. In den Ansichten Normal und Foliensortierung werden die Folien eines Abschnitts als Gruppe angezeigt, die einen Titel besitzt. In den anderen Ansichten sind die Abschnitte nicht sichtbar. Außerdem wird durch das Erstellen eines Abschnitts keine weitere Folie eingefügt und auch der Ablauf der Präsentation wird nicht beeinflusst.

Abschnitte lassen sich umbenennen, entfernen, verschieben, erweitern und reduzieren

Da Sie ganze Abschnitte reduzieren können und so nur nicht der Abschnittsname sichtbar bleibt, machen es Abschnitte einfacher, sich in einem bestimmten Moment auf einen bestimmten Teil der Präsentation zu konzentrieren.

Sie können Abschnitte reduzieren und erhalten so eine Art »Gliederung« der Präsentation. Die Anzahl der Folien in einen Abschnitt wird in runden Klammern angegeben.

TIPP Wenn Sie gemeinsam mit anderen Personen an einer Präsentation arbeiten, sind Abschnitte ein komfortabler Weg, um Folien bestimmten Personen zuzuweisen.

Einige der Vorlagen enthalten ein Folienlayout, das ähnlich aufgebaut ist wie eine Titelfolie. Das Layout Abschnittsüberschrift ist jedoch speziell für das Erstellen von Folien vorgesehen, mit denen Sie Abschnitte trennen und auf denen Sie einen Zwischentitel anzeigen wollen. Wenn Sie eine lange Präsentation in Abschnitte unterteilen, die jeweils ein bestimmtes Unterthema behandeln, können Sie die Abschnittsnamen in diese Folien kopieren. Auf diese Weise wird Ihrem Publikum der Aufbau der Präsentation deutlich; außerdem stellen diese Abschnittsfolien logische Punkte dar, an denen eine Pause eingelegt werden oder an denen Ihr Publikum Fragen stellen kann.

Einen Abschnitt erstellen

Markieren Sie in der Normalansicht oder Foliensortierungsansicht die Folie, die die erste Folie des Abschnitts sein soll.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Folien auf die Schaltfläche Abschnitt und dann auf Abschnitt einfügen, um vor der markierten Folie einen Abschnitt mit dem Namen Abschnitt ohne Titel einzufügen.

Einen Abschnitt umbenennen

Führen Sie in der Normalansicht oder der Foliensortierungsansicht eine der folgenden Aktionen durch, um das Dialogfeld Abschnitt umbenennen zu öffnen:

• Klicken Sie den Abschnitt, dessen Name Sie ändern wollen, mit der rechten Maus-taste an und klicken Sie dann auf Abschnitt umbenennen

• Klicken Sie den Abschnitt an, dessen Name Sie ändern wollen. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Folien auf die Schaltfläche Abschnitt und abschließend auf Abschnitt umbenennen.

Der aktuelle Abschnittsname wird angezeigt und Sie können ihn so einfach ersetzen

Geben Sie in das Feld Abschnittname den gewünschten Namen ein und klicken Sie dann auf Umbenennen.

Einen Folienabschnitt erweitern oder reduzieren

Klicken Sie in der Normalansicht oder der Foliensortierungsansicht auf den Pfeil, der vor dem Abschnittnamen steht.

TIPP Wenn der Pfeil nach rechts zeigt, ist der Abschnitt reduziert; weist der Pfeil in die untere rechte Ecke, dann ist der Abschnitt erweitert.

Alle Folienabschnitte reduzieren oder erweitern

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Folien auf die Schaltfläche Abschnitt und dann entweder auf Alle reduzieren oder auf Alle erweitern

• Klicken Sie einen beliebigen Abschnittnamen mit der rechten Maustaste an und klicken Sie dann entweder auf Alle reduzieren oder auf Alle erweitern

Folien und Abschnitte neu anordnen

Manchmal werden Sie die Reihenfolge bereits erstellter Folien ändern wollen, um so ihre Wirkung zu verstärken. Sie können eine Präsentation neu anordnen, indem Sie einzelne Folien oder Folienabschnitte verschieben.

Eine Folie innerhalb einer Präsentation verschieben

Ziehen Sie in der Normalansicht oder Foliensortierungsansicht das Miniaturbild der Folie an die gewünschte Position. Beachten Sie, dass PowerPoint während des Ziehens die anderen Miniaturansichten neu anordnet und so anzeigt, wohin die ausgewählte Folie verschoben wird, nachdem Sie die Maustaste loslassen.

oder

Markieren Sie die Folie und drücken Sie oder klicken Sie auf der Register-karte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Ausschneiden.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie das Minitaturbild der Folie an, nach der die ausgeschnittene Folie eingefügt werden soll und drücken Sie dann oder klicken Sie in der Gruppe Zwischenablage auf Einfügen

• Klicken Sie zwischen die Miniaturansichten der beiden Folien, zwischen denen Sie ausgeschnittene Folie einfügen wollen. PowerPoint zeigt eine rote Markierungslinie an (horizontal in der Normalansicht und vertikal in der Foliensortierungsansicht), drücken Sie dann oder klicken Sie in der Gruppe Zwischenablage auf Einfügen.

oder

Markieren Sie die Folie und klicken Sie auf Ausschneiden.

Klicken Sie den freien Bereich zwischen den Folien, zwischen denen Sie die Folie einfügen wollen, mit der rechten Maustaste an.

TIPP Die rote Linie, die die Zielposition angibt, wird nur dann angezeigt, wenn Sie den freien Bereich zwischen zwei Miniaturansichten mit der rechten Maustaste anklicken.

Klicken Sie im Abschnitt Einfügeoptionen des Kontextmenüs entweder auf die Schaltfläche Zieldesign verwenden oder auf die Schaltfläche Ursprüngliche Formatierung beibehalten.

TIPP Wenn PowerPoint die Schaltfläche Einfügeoptionen anzeigt, können Sie drücken, um das Zieldesign zu verwenden und mit die ursprüngliche Formatierung beibehalten.

Einen Abschnitt innerhalb einer Präsentation verschieben

Klicken Sie den Titel des Abschnitts an, den Sie verschieben wollen, um so alle Folien dieses Abschnitts auszuwählen.

Ziehen Sie den Abschnitt an die gewünschte Position.

oder

Klicken Sie den Abschnittnamen mit der rechten Maustaste an und klicken Sie dann auf Abschnitt nach oben verschieben oder Abschnitt nach unten verschieben, um so den Abschnitt mitsamt aller Folien vor den vorhergehenden oder hinter den nachfolgenden Abschnitt zu verschieben.

TIPP Die beiden Befehle zum Verschieben eines Abschnitts sind im Menü der Schaltfläche Abschnitt nicht verfügbar. Sie werden nur in dem Kontextmenü angezeigt, das Sie nach dem Anklicken eines Abschnittnamens sehen.

Durch das Löschen der Abschnittsmarkierung einen Abschnitt mit dem vorherigen Abschnitt zusammenführen

Klicken Sie den Abschnittsnamen der Folien an, deren Gruppierung Sie aufheben wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Folien auf die Schaltfläche Abschnitt und dann auf Abschnitt entfernen.

oder

Klicken Sie den Abschnittnamen mit der rechten Maustaste an und klicken Sie dann auf Abschnitt entfernen.

Alle Folien aller Abschnitte zusammenführen

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Folien auf die Schaltfläche Abschnitt und dann auf Alle Abschnitte entfernen.

Alle Folien eines Abschnitts und den Abschnitt selbst löschen

Klicken Sie den Titel des Abschnitts an, den Sie verschieben wollen, um so alle Folien dieses Abschnitts auszuwählen.

Drücken Sie die Taste .

oder

Klicken Sie den Abschnittnamen mit der rechten Maustaste an und klicken Sie dann auf Abschnitt und Folien entfernen.

Wenn der ausgewählte Abschnitt reduziert ist, fordert PowerPoint Sie auf, das Löschen zu bestätigen

Wenn Sie von PowerPoint aufgefordert werden, das Löschen zu bestätigen, klicken Sie auf Ja, um den Abschnitt und alle dort enthaltenen Folien zu löschen.

TIPP Der Befehl Abschnitt und Folien entfernen steht im Menü der Schaltfläche Abschnitt nicht zur Verfügung. Er wird nur in dem Kontextmenü angezeigt, das Sie nach dem Anklicken eines Abschnittnamens sehen.

Designs zuweisen

Die Optik jeder Präsentation, die Sie erstellen, wird durch ein Design gesteuert. Ein Design ist eine Kombination aus Farben, Schriftarten, Effekten, Hintergrundgrafiken und anderen Formatierungen, die der Präsentation ein einheitliches Gesamtaussehen verleiht. Auch eine leere Präsentation besitzt ein Design: das Office-Design, das aus einem weißen Folienhintergrund, einen Standardsatz von Text- und Akzentfarben und den Standard-Office-Schriften (bei denen Calibri Light für die Überschriften und Calibri für den Textkörper verwendet wird), besteht.

PowerPoint und die anderen Office 2016-Apps verwenden einen gemeinsamen Satz von Designs und Designelementen. Dies erlaubt Ihnen, gedrucktes Material und Präsentationen zu erstellen, die aufeinander abgestimmt sind. Im Designkatalog von PowerPoint stehen Ihnen ungefähr 30 verschiedene Designs zur Verfügung. Zahlreiche dieser Designs enthalten mehrere vordefinierte Varianten, die sich durch andere Farbschemata und andere Hintergrundgrafiken auszeichnen.

Die eingebauten Office-Designs für PowerPoint

Die Miniaturansichten im Designkatalog von PowerPoint vermitteln einen Eindruck über die Merkmale des Designs. Sie sehen dort auf der Standardtitelfolie Beispiele der Designschriften in Form des großen und kleinen Buchstabens A und das Farbschema in Form von farbigen Kästchen. Die Titelfolien verwenden häufig Hintergrundgrafiken, die den Charakter einer Präsentation maßgeblich beeinflussen. Die weiteren Standardfolien eines Designs verwenden meist eine etwas subtilere Hintergrundgrafik, die jedoch an den Hintergrund der Titelfolie angepasst ist. Wenn Sie möchten, können Sie die Hintergrundgrafik ausblenden und lediglich eine Hintergrundfarbe verwenden.

Sie können der gesamten Präsentation oder auch nur einem bestimmten Abschnitt ein anderes Design zuweisen. Wenn Ihnen die Farben eines Designs, die Schriftarten eines anderen und die Effekte eines dritten gefallen, können Sie diese Designelemente miteinander kombinieren. Außerdem können Sie komplett eigene Designs erstellen.

In der Normalansicht steht Ihnen die Livevorschau zur Verfügung, mit der Sie sehen können, wie sich die Präsentation verändert, wenn Sie ein anderes Design zuweisen. Zeigen Sie dazu einfach auf das gewünschte Design und warten Sie einen kleinen Moment. PowerPoint weist der Folie, die Sie im Arbeitsbereich sehen, temporär die ausgewählte Formatierung zu. Die Livevorschau vereinfacht die Suche nach dem Design und den Designelementen, die Ihnen gefallen und die Sie zuweisen und verwenden wollen.

Einer Präsentation ein Standarddesign zuweisen

Zeigen Sie die Präsentation in der Normalansicht an.

Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Designs auf die Schaltfläche Weitere (unterhalb der Bildlaufpfeile), um das Menü zu öffnen, in dem sich auch der Office-Designkatalog befindet.

TIPP Oberhalb der Office-Designs werden das derzeit verwendete Design und alle benutzerdefinierten Office-Designs angezeigt.

Zeigen Sie im Designkatalog auf die Miniaturansichten, um den Namen des Designs in einer QuickInfo zu sehen und um die Livevorschau zu aktivieren, mit der die Sie überprüfen können, wie sich das Zuweisen dieses Designs auf Ihre Präsentation auswirkt.

Wählen Sie ein Design aus, das die Aussage Ihrer Präsentation unterstützt und verstärkt

Klicken Sie eine der Design-Miniaturansichten an, um der gesamten Präsentation dieses Design zuzuweisen.

Das Farbschema einer Präsentation ändern

Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Varianten die Miniaturansicht einer Variante an.

oder

Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Varianten auf die Schaltfläche Weitere (unterhalb der Bildlaufpfeile), um das Menü Varianten zu erweitern.

Klicken Sie im Menü Varianten auf Farben.

Klicken Sie im Menü Farben das Farbschema an, das Sie zuweisen wollen.

Wählen Sie aus Dutzenden Farbschemata das gewünschte aus

Die Schriftarten einer Präsentation ändern

Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Varianten auf die Schaltfläche Weitere (unterhalb der Bildlaufpfeile), um das Menü Varianten zu erweitern.

Klicken Sie im Menü Varianten auf Schriftarten.

Wählen Sie eine Schriftartenkombination aus, bei der für die Überschriften und den Text die gleichen oder komplementäre Schriften verwendet werden

Klicken Sie im Menü Schriftarten die Schriftartenkombination an, die Sie zuweisen wollen.

Die Effektformatvorlagen einer Präsentation ändern

Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Varianten auf die Schaltfläche Weitere (unterhalb der Bildlaufpfeile), um das Menü Varianten zu erweitern.

Klicken Sie im Menü Varianten auf Effekte.

Die Farben in der Vorschau der Effekte passen sich an das aktuelle Farbschema an

Klicken Sie im Menü Effekte die Effektformatvorlage an, die Sie zuweisen wollen.

Einem Teil einer Präsentation ein Design oder eine Variante eines Designelements zuweisen

Erstellen Sie einen Abschnitt, der die Folien enthält, für die Sie ein anderes Design verwenden wollen.

Markieren Sie die Abschnittüberschrift, um den Abschnitt auszuwählen.

Weisen Sie das Design bzw. das Designelement zu.

Folienhintergründe ändern

Jede Präsentationsvorlage enthält einen Standardhintergrund. Der Hintergrund kann lediglich aus einer Farbe bestehen, er kann aber auch Hintergrundgrafiken enthalten.

Beispiele für thematische Hintergrundbilder

Sie können den Folienhintergrund anpassen, indem Sie die Hintergrundgrafik entfernen, und stattdessen eine einfarbige Füllung, einen Farbverlauf, eine Textur, ein Muster oder ein Bild Ihrer Wahl verwenden. Diese Änderungen führen Sie im Aufgabenbereich Hintergrund formatieren durch.

Sie können die Farbe, die Textur, das Muster oder das Bild im Hintergrund einer oder aller Folien anpassen

Für alle Optionen im Aufgabenbereich Hintergrund formatieren gibt es spezielle Einstellungen, die nach der Auswahl der Option angezeigt werden.

Eine einfarbige Füllung eignet sich gut, um die Lesbarkeit zu verbessern. Wenn Sie die Folien interessanter gestalten wollen, ohne zu sehr von den Inhalten abzulenken, können Sie einen Farbverlauf verwenden, bei dem eine Farbe stufenlos in eine andere übergeht. PowerPoint stellt mehrere Farbverläufe zur Verfügung, bei denen die Farbe von einem hellen zu einem dunklen Ton (oder umgekehrt) übergeht und die das aktuelle Farbschema berücksichtigen. Sie können auch eigene Farbverläufe aus zwei, drei oder mehr Farben erstellen. Die Änderung der Farbe wird durch einen Farbverlaufstopp gesteuert. Für jeden Farbverlaufstopp können Sie die Position und die Farbe, einschließlich ihrer Transparenz und Helligkeit, festlegen. Ein Farbverlauf kann zwischen zwei und zehn Farbverlaufstopps enthalten.

Ein Farbverlauf kann bis zu zehn Farbverlaufstopps enthalten

Wenn Sie etwas Ausgefalleneres als eine einfarbige Füllung oder einen Farbverlauf verwenden möchten, können Sie für den Folienhintergrund eine Textur oder ein Muster auswählen. In PowerPoint finden Sie zahlreiche vorgefertigte Texturen, die Sie einfach dem Folienhintergrund zuweisen können.

Wählen Sie einen Hintergrund aus, der nicht zu dominant sind

Falls keine dieser Option Ihren Anforderungen entspricht, können Sie auch eine Grafik oder eine Textur verwenden. Um einen dramatischen Effekt zu erzielen, können Sie auch Ihr eigenes Foto verwenden, obwohl es meistens besser ist, hierfür einen kleinen Bereich und nicht die gesamte Folie zu benutzen.

Wenn Sie anstelle einer Textur lieber ein einfaches Muster verwenden möchten, können Sie eines der 48 Muster verwenden und dann die Vordergrund- und Hintergrundfarbe nach Belieben festlegen.

Wählen Sie eines der Muster aus, um auf der Folie eine Vorschau zu sehen

Den Aufgabenbereich »Hintergrund formatieren« anzeigen

Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Anpassen auf Hintergrund formatieren.

Den Aufgabenbereich »Hintergrund formatieren« schließen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Aufgabenbereichs auf die Schaltfläche Schließen (das X)

• Klicken Sie rechts neben dem Namen des Aufgabenbereichs auf den Pfeil und klicken Sie dann auf Schließen

Den Hintergrund für alle Folien ändern

Formatieren Sie im Aufgabenbereich Hintergrund formatieren den Folienhintergrund so, wie Sie ihn haben möchten.

Klicken Sie im unteren Bereich des Aufgabenbereichs auf die Schaltfläche Für alle übernehmen.

Die in der Designvorlage enthaltene Hintergrundgrafik entfernen

Öffnen Sie den Aufgabenbereich Hintergrund formatieren.

Schalten Sie im Aufgabenbereich Hintergrund formatieren das Kontrollkästchen Hintergrundgrafiken ausblenden ein.

Einer oder mehreren Folien eine einfarbige Füllung zuweisen

Klicken Sie im Aufgabenbereich Hintergrund formatieren auf Einfarbige Füllung.

Klicken Sie die Schaltfläche Farbe an, um die Farbpalette zu öffnen.

In der Farbpalette werden Designfarben, Standardfarben und die zuletzt verwendeten Farben angezeigt

SIEHE AUCH Weitere Informationen über die Farben, die Sie verwenden können, finden Sie im Kasten »Farben verwenden, die in der Designvorlage nicht enthalten sind« etwas weiter hinten in diesem Abschnitt.

Klicken Sie auf eine Variante in Bereich Designfarben, auf eine Standardfarbe, eine der zuletzt verwendeten Farben oder auf Weitere Farben, um eine benutzerdefinierte Farbe auszuwählen.

Ziehen Sie den Schieberegler Transparenz, um die Transparenz der Hintergrundfarbe einzustellen oder geben Sie einen bestimmten Prozentwert ein.

Einer oder mehreren Folien Hintergrundfarbverlauf zuweisen

Klicken Sie im Aufgabenbereich Hintergrund formatieren auf Farbverlauf.

Klicken Sie die Schaltfläche Voreingestellte Farbverläufe an und wählen Sie eine der Farbverläufe aus, die auf der aktuellen Farbpalette basieren.

In den voreingestellten Farbverläufen finden Sie lineare und radiale Varianten, die die Akzentfarbe des Designs berücksichtigen

oder

Öffnen Sie die Liste Typ und wählen Sie Linear, Radial, Rechteckig, Pfad oder Schattierung des Titels.

Legen Sie in der Liste Richtung die Richtung des Farbverlaufs fest.

Falls Sie als Typ die Option Linear gewählt haben können Sie den Winkel festlegen, den der Farbverlauf haben soll. Geben Sie dazu den Winkel in das Feld Winkel ein.

Falls Sie einen Farbverlaufstopp hinzufügen wollen, führen Sie im Bereich Farbverlaufstopps eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Farbverlaufstopp hinzufügen und verschieben Sie dann die Markierung, die auf dem Schieberegler angezeigt wird

• Klicken Sie ungefähr an der Stelle auf den Schieberegler, an der Sie den Farbverlaufstopp einfügen möchten

Sie können eine Farbe exakt einstellen, indem Sie die Transparenz und Helligkeit anpassen

Falls Sie einen Farbverlaufstopp entfernen wollen, führen Sie im Bereich Farbverlaufstopps eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf dem Schieberegler den Farbverlaufstopp an, den Sie entfernen wollen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Farbverlaufstopp entfernen

• Ziehen Sie den Farbverlaufstopp aus dem Schieberegler heraus

Legen Sie im Bereich Farbverlaufstopps die Farbe, Position, Transparenz und Helligkeit für jede Farbe des Farbverlaufs fest. Beachten Sie hierbei Folgendes:

• Sie können eine Farbe auswählen, indem Sie eines der Farbfelder anklicken, oder indem Sie das Werkzeug Pipette verwenden, um auf der Folie eine passende Farbe anzuklicken

• Sie können die Transparenz und die Helligkeit ändern, indem Sie die Marker auf den Schiebereglern ziehen, indem Sie bestimmte Prozentwerte eingeben oder indem Sie auf die Pfeile der Drehregler klicken

Einer oder mehreren Folien eine Textur als Hintergrund zuweisen

Klicken Sie im Aufgabenbereich Hintergrund formatieren auf Bild- oder Texturfüllung.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Textur, um den Texturkatalog zu öffnen. Dort stehen Ihnen zahlreiche Texturen zur Verfügung: verschiedene Stoffe, Marmor, Granit, Holzmaserungen und resopalartige Texturen in verschiedenen Farben.

Klicken Sie im Katalog Texturen die gewünschte Textur an.

Ziehen Sie den Schieberegler Transparenz, um die Transparenz der Textur einzustellen oder geben Sie einen bestimmten Prozentwert ein.

Farben verwenden, die in der Designvorlage nicht enthalten sind

Auch wenn es der Einsatz von Designs sehr einfach macht, Präsentationen zu erstellen, bei denen die Farben auf den Rest der Designelemente abgestimmt sind, so können Sie auch Farben verwendet, die im Design nicht enthalten sind. Wenn Sie einem Präsentationselement eine Farbe zuweisen, stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Sechs Schattierungen der jeweils 10 Designfarben

Zehn Standardfarben, die in allen Office-Dokumenten unabhängig vom zugewiesenen Design verwendet werden können

Die Nicht-Standardfarben, die Sie zuletzt verwendet haben

Die Standardfarbpalette, die Variationen der Primär-, Sekundär- und Tertiärfarben in einem hexagonalen Farbwähler darstellt

Die Farben des Standardfarbraums bleiben in allen Office-Apps identisch und sind vom Farb-schema des Designs unabhängig

Ein benutzerdefiniertes Farbmodell, in dem Sie aus Variationen der Primär- und Sekundärfarben auswählen oder in dem Sie Farben durch Eingabe ihrer RGBWerte (Rot, Grün, Blau) bzw. ihrer HSL-Werte (Hue, Saturation, Luminescence= Farbwert, Sättigung, relative Helligkeit) definieren

Wählen Sie eine Farbe aus, in dem Sie den Regenbogen anklicken, den Schieberegler ziehen oder indem Sie einen RGB- oder HSL-Wert eingeben

Falls Sie einem ausgewählten Element die Farbe eines anderen Elements auf der Folie zuweisen wollen, öffnen Sie das Farbauswahlmenü, klicken Sie auf Pipette und klicken Sie abschließend die gewünschte Farbe an.

Eine oder mehreren Folien ein Muster als Hintergrund zuweisen

Klicken Sie im Aufgabenbereich Hintergrund formatieren auf Musterfüllung.

Klicken Sie in der Palette Muster eines der 48 angezeigten Muster an.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Vordergrund und wählen Sie die primäre Musterfarbe aus.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hintergrund und wählen Sie die sekundäre Musterfarbe aus.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie Folgendes gelernt:

Folien einfügen und entfernen

Präsentationen in Abschnitte aufteilen

Folien und Abschnitte neu anordnen

Designs zuweisen

Folienhintergründe ändern

Übungsaufgaben

Sie finden Sie Übungsdateien für die nachfolgenden Aufgaben im Ordner Office2016SfS/Kapitel10. Sie können die Ergebnisse der folgenden Aufgaben im gleichen Ordner speichern

Folien hinzufügen und entfernen

Öffnen Sie in PowerPoint die Präsentation Folien hinzufügen und löschen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Fügen Sie nach der Titelfolie zwei Folien ein. Fügen Sie zuerst eine Folie mit dem Layout Titel und Inhalt ein und dann eine Folie mit dem Layout Zwei Inhalte.

Fügen Sie 7 weitere Folien ein, damit die Präsentation insgesamt 10 Folien unfasst. Verwenden Sie jedes der Folienlayouts mindestens ein Mal.

Löschen Sie in der Normalansicht Folie 3.

Wechseln Sie zur Foliensortierungsansicht und löschen Sie dann die Folien 5 bis 8. Die Präsentation enthält nun 5 Folien.

Fügen Sie am Ende der Präsentation sieben Folien ein, indem Sie den Inhalt des Dokuments Gliederung importieren einfügen.

Verwenden Sie das Feature Folien wiederverwenden und fügen Sie die erste Folie der Präsentation Folien wiederverenden als zweite Folie in die Präsentation Folien hinzufügen und löschen ein. Schließen Sie dann den Aufgabenbereich Folien wiederverwenden.

Fügen Sie ein Duplikat von Folie 2 als Folie 3 ein.

Blenden Sie Folie 2 aus und löschen Sie dann Folie 8.

Schließen und speichern Sie die Präsentation.

Präsentationen in Abschnitte aufteilen

Öffnen Sie die Präsentation Abschnitte erstellen in der Normalansicht und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Teilen Sie die Präsentation in zwei Abschnitte auf:

• Der erste Abschnitt soll die Folien 1 bis 3 enthalten

• Der zweite Abschnitt soll die Folien 4 bis 12 enthalten

Ändern Sie den Namen des ersten Abschnitts in Einleitung ab.

Wechseln Sie zur Foliensortierungsansicht und ändern Sie den Namen des zweiten Abschnitts in Prozess ab.

Reduzieren Sie beide Abschnitte und erweitern Sie dann nur den Abschnitt Prozess.

Schließen und speichern Sie die Präsentation.

Folien und Abschnitte neu anordnen

Öffnen Sie die Präsentation Folien neu anordnen in der Normalansicht und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Verschieben Sie die erste Folie aus dem Abschnitt Schritt 1, damit sie die dritte Folie im Abschnitt Einleitung wird. Löschen Sie anschließend die letzte Folie des Abschnitts Einleitung.

Wechseln Sie zur Ansicht Foliensortierung, führen Sie einen Bildlauf durch die Präsentation durch und schauen Sie sich die verschiedenen Abschnitte an.

Reduzieren Sie die Abschnitte. Bringen Sie die Abschnitte Schritt 1 bis Schritt 7 in die richtige Reihenfolge und sorgen Sie dafür, dass sich der Abschnitt Ende am Ende der Präsentation befindet.

Führen Sie die Abschnitte Ende und Schritt 7 zusammen.

Schließen und speichern Sie die Präsentation.

Designs zuweisen

Öffnen Sie die Präsentation Designs zuweisen in der Normalansicht und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Klicken Sie auf Folie 1 den Folientitel an. Werfen Sie einen Blick auf die Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start und beachten Sie, dass für den Titel die Schriftart Times New Roman in 44 Punkt und in der Schriftfarbe Blaugrau verwendet wird.

Weisen Sie der Präsentation das Design Ion zu. Beachten Sie, dass für den Titel nun die Schriftart Century Gothic, 72 Punkt mit der Schriftfarbe Weiß verwendet wird.

Wechseln Sie zur Ansicht Foliensortierung und passen Sie den Zoomfaktor so an, dass alle Folien sichtbar sind.

Weisen Sie der Präsentation das Design Schaltkreis zu. Beachten Sie, dass der Folienhintergrund blau ist.

Weisen Sie dem Abschnitt Vergangenheit der Präsentation die graue Variante des Designs Schaltkreis zu.

Weisen Sie dem Abschnitt Gegenwart der Präsentation die rote Variante des Designs Schaltkreis zu.

Weisen Sie dem Abschnitt Zukunft der Präsentation die grüne Variante des Designs Schaltkreis zu.

Schließen und speichern Sie die Präsentation.

Folienhintergründe ändern

Öffnen Sie die Präsentation Hintergründe ändern und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Weisen Sie dem Hintergrund von Folie 1 einen Farbverlauf zu.

Ändern Sie den Verlaufstyp auf Rechteckig und legen Sie die Richtung auf Von oberer linker Ecke fest.

Konfigurieren Sie für den Farbverlauf die folgenden vier Farbverlaufstopps:

Stopp

Farbe

Position

Transparenz

Helligkeit

1

Hellgrün

5%

0%

–10%

2

Weiß

45%

0%

90%

3

Hellblau

75%

0%

0%

4

Lila

100%

20%

0%

Weisen Sie diesen Farbverlauf allen Folien der Präsentation zu.

Ändern Sie lediglich bei Folie 1 den Hintergrund und verwenden Sie hierfür die Textur Wassertropfen. Stellen Sie die Transparenz der Textur auf 25% ein.

Schließen und speichern Sie die Präsentation.

11 Einfache Grafiken einfügen und formatieren

In diesem Kapitel

Bilder einfügen, verschieben und verkleinern/vergrößern

Bilder bearbeiten und formatieren

Formen zeichnen und verändern

Ein Fotoalbum erstellen

Übungsdateien

Verwenden Sie für dieses Kapitel die Übungsdateien aus dem Ordner Office2016SfS\Kapitel11. Hinweise zum Download der Übungsdateien finden Sie in der Einleitung dieses Buchs.

Durch die Verfügbarkeit professionell gestalteter Vorlagen werden Präsentationen immer ansprechender und visuell interessanter. Im Idealfall gehören Präsentationen, bei denen der Referent lediglich eine Liste von Aufzählungspunkten vorliest, der Vergangenheit an. Präsentationen, die ankommen, bestehen in der Regel aus weniger Worten und mehr grafischen Elementen. Sie können Bilder, Diagramme, Animationen, SmartArts, Tabellen und andere visuelle Elemente verwenden, um Ihre gesprochene Botschaft überzeugender rüberzubringen. (Die Texte lassen sich bequem in den Notizen dokumentieren, die Sie für jede Folie erstellen können.)

Der Begriff grafische Elemente umfasst verschiedene Arten visueller Gestaltungsmöglichkeiten, zu denen Fotos, ClipArt-Bilder, Diagramme und Formen gehören. All diese Grafiktypen können Sie als Objekt auf eine Folie einfügen und diese dann vergrößern/verkleinern, verschieben und kopieren. Da sich auf einer PowerPoint-Folie alle Elemente unabhängig voneinander positionieren lassen, ist es auf PowerPoint-Folien einfacher als in Word-Dokumenten, die Informationen auf kreative Weise darzustellen.

In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie Bilder einfügen, verschieben und deren Größe ändern, wie Sie Bilder bear-beiten und formatieren, wie Sie Formen zeichnen und verändern, wie Sie Bildschirmabbildungen einfangen und einfügen und wie Sie ein Fotoalbum erstellen.

Bilder einfügen, verschieben und verkleinern/vergrößern

Sie können digitale Fotos und Illustrationen, die in anderen Programmen erstellt und bearbeitet wurden, in Ihre PowerPoint 2016-Folien einfügen. Diese Arten von grafischen Elementen werden als Bilder bezeichnet. Sie können Bilder dazu verwenden, Ihre Folien attraktiver und visuell interessant zu gestalten. Bilder können aber auch Informationen auf eine Art und Weise vermitteln, die mit Worten nicht möglich ist.

Bilder können helfen, eine Aussage zu verdeutlichen

Sie können in eine Folie Bilder einfügen, die sich auf Ihrem Computer befinden, oder auf die Sie online Zugriff haben, wie beispielsweise das Internet oder ein Cloudspeicher.

TIPP Bilder, die Sie im Web finden, unterliegen häufig dem Urheberrecht, d.h., dass Sie diese Bilder ohne Einwilligung des Rechteinhabers nicht verwenden dürfen. Manchmal können Sie die Bilder verwenden, wenn Sie den Urheber nennen. Professionelle Fotografen hingegen verlangen oft eine Gebühr, damit Sie deren Werke verwenden dürfen. Gehen Sie am besten immer davon aus, dass die Bilder dem Urheberrecht unterliegen, es sei denn, in der Quelle wird eindeutig darauf hingewiesen, dass die Bilder lizenzfrei sind.

Nachdem Sie ein Bild eingefügt haben, können Sie seine Größe ändern und es frei auf der Folie positionieren.

Wählen Sie einen Onlinespeicherort aus oder suchen Sie nach einen Bild

Wenn Sie ein Bild einfügen oder ein eingefügtes Bild auswählen, werden die Größenanfasser angezeigt und im Menüband wird die kontextbezogene Registerkarte Bildtools/Format eingeblendet. Auf dieser Registerkarte finden Sie die Befehle, um das Aussehen des Bilds zu formatieren. Außerdem können Sie dort seine Position in Bezug zum Text, zu Bildern und zu anderen Elementen der Folie festlegen.

Ein Bild von Ihrem Computer einfügen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch, um das Dialogfeld Grafik einfügen zu öffnen:

• Wenn sich auf der Folie ein Inhaltsplatzhalter befindet, klicken Sie im Platzhalter auf die Schaltfläche Bilder

• Wenn sich auf der Folie kein Inhaltsplatzhalter befindet, klicken Sie auf der Register-karte Einfügen in der Gruppe Bilder auf die Schaltfläche Bilder

Wechseln Sie im Dialogfeld Grafik einfügen zu dem gewünschten Ordner. Markieren Sie das Bild, das Sie einfügen wollen. (Sie können auch mehrere Bilder auswählen.) Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Einfügen.

TIPP Falls das Bild, das Sie einfügen, später noch geändert wird, können Sie sicherstellen, dass die Folie immer die aktuelle Fassung enthält. Klicken Sie dazu auf den Pfeil der Schaltfläche Einfügen und klicken Sie dann auf Mit Datei verknüpfen, um eine Verknüpfung zum Bild zu erstellen, oder auf Verknüpfen und Einfügen, um das Bild einzufügen und gleichzeitig einer Verknüpfung zur Bilddatei zu erstellen.

Das eingefügte Bild wird mit einem Rahmen versehen; hieran können Sie erkennen, dass das Bild markiert ist. Sie können die Anfasser am Rahmen verwenden, um die Bildgröße zu ändern und um das Bild zu drehen.

Eine Onlinegrafik einfügen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch, um das Fenster Bilder einfügen zu öffnen:

• Wenn sich auf der Folie ein Inhaltsplatzhalter befindet, klicken Sie im Platzhalter auf die Schaltfläche Onlinegrafiken

• Wenn sich auf der Folie kein Inhaltsplatzhalter befindet, klicken Sie auf der Register-karte Einfügen in der Gruppe Bilder auf die Schaltfläche Onlinegrafiken

Klicken Sie im Fenster Bilder einfügen die Quelle an, die Sie verwenden wollen, oder geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein.

Navigieren Sie zu dem gewünschten Bild, wählen Sie es aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Einfügen.

Ein Bild auswählen, um es zu bearbeiten

Klicken Sie das Bild einmal an.

Ein Bild verschieben

Zeigen Sie auf das Bild. Wenn sich der Mauszeiger in einen Vierfachpfeil ändert, ziehen Sie das Bild an die gewünschte Position.

TIPP Während Sie das Bild ziehen, werden möglicherweise rote, gepunktete Linien angezeigt, die intelligente Führungslinien genannt werden, und die Ihnen dabei helfen, das Bild an anderen Elementen auf der Folie auszurichten.

Größe eines Bilds ändern

Wählen Sie das Bild aus und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Um nur die Breite des Bilds zu ändern, ziehen Sie einen der linken oder rechten Anfasser

• Um nur die Höhe des Bilds zu ändern, ziehen Sie den oberen oder unteren Anfasser

• Um sowohl die Breite als auch die Höhe des Bilds anzupassen ohne dabei das Seitenverhältnis zu ändern, ziehen Sie einen der Anfasser an den vier Ecken, oder geben Sie die Größe in die Felder Höhe und Breite der Gruppe Größe auf der kontextbezogenen Registerkarte Format ein

Grafikformate

In den meisten Grafikformaten werden die Bilder als Serie von Punkten, auch Pixel genannt, gespeichert. Jeder Pixel besteht aus mehreren Bits. Die Anzahl der Bits pro Pixel (bpp) bestimmt, wie viele unterschiedliche Farben ein Pixel annehmen kann.

Das Verhältnis von Bits zu Farben ist nicht 1:1, sondern 2^bpp. Anders ausgedrückt:

1 bpp = 2 Farben

2 bpp = 4 Farben

4 bpp = 16 Farben

8 bpp = 256 Farben

16 bpp = 65.536 Farben

32 bpp = 4.294.967.296 Farben

64 bpp = 18.446.744.073.709.551.616 Farben

Bilddateien, die Sie in einer PowerPoint-Präsentation verwenden, liegen üblicherweise in einem der folgenden Dateiformate vor:

BMP (Bitmap) BMP-Dateien gibt es in unterschiedlichen Qualitätsstufen

GIF (Graphics Interchange Format) Dieses Format wird häufig für Bilder auf Webseiten verwendet, weil sich die Bilder so ohne Informationsverlust komprimieren lassen und auch Animationen erzeugt werden können. GIFs speichern höchstens 8 Bits pro Pixel. Deshalb sind sie auf 256 Farben beschränkt.

JPEG (Joint Photographic Experts Group) Dieses komprimierte Format eignet sich gut für komplexe grafische Elemente, beispielsweise für gescannte Fotos. Beim Komprimieren gehen zwar Informationen verloren, dieser Verlust ist jedoch für das menschliche Auge meist nicht zu erkennen. Farbige JPEGs speichern 24 Bits pro Pixel. Deshalb können sie 16 Millionen Farben anzeigen. Graustufen-JPEGs speichern 8 Bits pro Pixel.

PNG (Portable Network Graphics) Dieses Format bietet die Vorteile des GIF-Formats, kann aber Farben mit 24, 32, 48 oder 64 Bits pro Pixel und Graustufen mit 1, 2, 4, 8 oder 16 Bits pro Pixel speichern. Eine PNG-Datei kann auch Transparenzinformationen enthalten, beispielsweise in Form eines Alpha-kanals. Es können zudem Farbkorrekturinformationen enthalten sein, sodass das Bild auf unterschiedlichsten Anzeigegeräten korrekt angezeigt wird. Bilder, die in diesem Format gespeichert werden, sind kleiner und werden schneller angezeigt.

Von den üblicherweise verfügbaren Dateiformaten sind Bilder im PNG-Format meist die beste Wahl, da sie bei geringer Dateigröße qualitativ hochwertige Bilder liefern und das Format außerdem Transparenz unterstützt.

Bilder bearbeiten und formatieren

Wir haben bereits darauf hingewiesen, dass moderne Präsentationen eher weniger aus Folien bestehen, die nur Aufzählungspunkte enthalten, sondern mehr mit Grafiken und Illustrationen gearbeitet wird. Die meisten erfolgreichen Referenten wissen, dass die meisten Leute nur schlecht einem Vortrag folgen können, wenn sie gleichzeitig Folien lesen. Daher verwenden diese Referenten viele Folien mit Grafiken, die die Aussage oder Botschaft unterstützen oder verdeutlichen; das Publikum kann so auf etwas schauen und sich gleichzeitig auf den gesprochenen Text der Präsentation konzentrieren. PowerPoint stellt Ihnen alle Werkzeuge zur Verfügung, mit denen sie anstelle von textorientieren Präsentationen Vorträge erstellen können, die grafikintensiv sind.

Nachdem Sie ein beliebiges Bild in eine Präsentation eingefügt haben, können Sie es mit den Werkzeugen der kontextbezogenen Registerkarte Format bearbeiten. Hierbei stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:

Ein Bild freistellen, indem Sie den Hintergrund entfernen und dabei die Bereiche, die erhalten bleiben und die, die entfernt werden sollen, angeben

Ein Bild schärfen oder weichzeichnen, oder die Helligkeit und den Kontrast des Bilds ändern

Die Farbtönung des Bilds verbessern

Eine der Farben des Bilds als transparente Farbe definieren

Künstlerische Effekte verwenden, wie Bleistiftskizze oder Pinselstriche

Spezialeffekte wie beispielsweise Schatten, Spiegelungen und Kanten oder Kombinationen dieser Effekte anwenden

Das Bild mit einem Rahmen versehen, wobei Sie die Linienart (durchgehend, gepunktet), die Liniendicke und die Linienfarbe festlegen können

Das Bild in einem beliebigen Winkel drehen, indem Sie entweder den Drehziehpunkt, oder die Befehle zum Umdrehen und Spiegeln verwenden

Teile des Bilds wegschneiden, die Sie nicht in der Folie haben möchten. (Das Bild selbst wird nicht geändert, es werden nur Teile davon verdeckt.)

Die Dateigröße der Präsentation minimieren, indem Sie die optimale Auflösung der Präsentation festlegen, die davon abhängt, wo und wie die Präsentation eingesetzt wird – beispielsweise auf einer Webseite oder in gedruckter Form. Sie können außerdem die beim Zuschneiden wegfallenden Bildbereiche entfernen lassen, um so die Dateigröße zu reduzieren.

All diese Änderungen werden lediglich an der Darstellung des Bilds auf der Folie vorgenommen; die ursprüngliche Bilddatei wird hierdurch nicht geändert.

Ein Bild zuschneiden

Markieren Sie das Bild. Klicken Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte Format in der Gruppe Größe auf die Schaltfläche Zuschneiden. An den vier Seiten und in den Ecken des Bilds werden die Zuschneidepunkte angezeigt.

Ziehen Sie die Zuschneidepunkte und definieren Sie so den Bildbereich, den Sie verwenden wollen. Der Bildbereich, der nach dem Zuschneiden entfernt wird, wird abgedunkelt dargestellt.

Ein Foto zuschneiden

TIPP Achten Sie beim Auswählen eines Zuschneidepunkts darauf, nicht versehentlich den Größenziehpunkt zu ziehen; beide Anfasser sind sehr nah beieinander.

Nachdem Sie den Bildbereich definiert haben, klicken Sie außerhalb des Bilds oder klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Zuschneiden, um den Effekt anzuwenden.

TIPP Um wieder das nicht zugeschnittene Bild zu sehen, markieren Sie es und klicken Sie auf die Schaltfläche Zuschneiden.

oder

Wählen Sie das Bild aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Größe auf den Pfeil der Schaltfläche Zuschneiden und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf Auf Form zuschneiden und klicken Sie dann eine Form an

• Klicken Sie auf Seitenverhältnis und klicken Sie dann das gewünschte Seitenverhältnis an

PowerPoint schneidet das Bild wie von Ihnen angegeben zu.

Sie können Fotos auf Formen zuschneiden

Ein Bild einrahmen

Wählen Sie das Bild aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Bildformatvorlagen auf die Schaltfläche Weitere, um den Katalog der Bildformatvorlagen zu öffnen.

Bildformatvorlagen können Rahmen, Schattierungen, Reflexionen und weitere Formatierungen enthalten

Zeigen Sie nacheinander auf die Miniaturansichten im Katalog, um eine Livevorschau der verschiedenen Bildformatvorlagen zu sehen. Klicken Sie die Bildformatvorlage an, die Sie zuweisen wollen.

Ihnen stehen zahlreiche Bildformatvorlagen zur Verfügung. Experimentieren Sie ein wenig, um die zu finden, die Ihnen gut gefallen.

Den Hintergrund eines Bilds entfernen

Wählen Sie das Bild aus. Klicken Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte Format in der Gruppe Anpassen auf die Schaltfläche Freistellen, um die kontextbezogene Regis-terkarte Freistellen zu öffnen und um die Bereiche des Bilds, die Sie entfernen wollen, mit einer lilafarbenen Schattierung zu versehen.

Die Genauigkeit der Schätzung hängt von der Komplexität des Hintergrunds ab

Ziehen Sie die weißen Anfasser, um den Bereich zu definieren, den Sie beibehalten wollen. Das Werkzeug Freistellen passt daraufhin die Schattierung an.

Klicken Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte Freistellen auf Zu behaltende Bereiche markieren und klicken Sie dann die schattierten Bereiche des Bilds an, die Sie behalten wollen.

Klicken Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte Freistellen auf Zu entfernende Bereiche markieren und klicken Sie dann die nicht schattierten Bereiche des Bilds an, die Sie entfernen wollen.

Je nachdem, die einfach oder komplex das Bild ist, müssen Sie entweder zahlreiche Anpassungen vornehmen oder sind mit wenigen bereits am Ziel.

Das Werkzeug Freistellen passt den schattierten Bereich an, wenn Sie Bereiche angeben, die Sie behalten oder entfernen wollen

Wenn Sie fertig sind klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen beibehalten, um sich das Ergebnis anzusehen. Sie können jederzeit zur kontextbezogenen Registerkarte Freistellen zurückkehren, wenn Sie weitere Anpassungen vornehmen möchten.

Ein freigestellter Kuchen

Einem Bild einen künstlerischen Effekt zuweisen

Wählen Sie das Bild aus. Klicken Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte Format in der Gruppe Anpassen auf die Schaltfläche Künstlerische Effekte, um den gleichnamigen Katalog zu öffnen.

Zeigen Sie nacheinander auf die verschiedenen Effekte, um für das ausgewählte Foto eine Livevorschau des Effekts zu sehen.

Probieren Sie alle Effekte aus

Klicken Sie den Effekt an, den Sie verwenden möchten.

Formen zeichnen und verändern

PowerPoint enthält eine sehr umfangreiche Formenbibliothek. Neben einfachen Formen, wie Linien, Kreisen und Rechtecken stehen Ihnen auch komplexe Formen wie Sterne, Banner und Pfeile zur Verfügung. Manche der Formen sind dreidimensional (die meisten sind jedoch zweidimensional). Manche der Formen haben eine intuitive Bedeutung, anderen Formen sind einfach nur Formen.

Verschiedene Formen, die Sie in eine Folie einfügen können

Wenn Sie im Katalog auf eine Form zeigen, wird eine QuickInfo mit dem Namen der Form angezeigt.

Formen zeichnen und um Text ergänzen

Nachdem Sie die Form ausgewählt haben, die Sie auf der Folie verwenden wollen, ziehen Sie mit der Maus, um die Form zu zeichnen. Formen sind gleichzeitig auch Textfelder; daher können Sie direkt in eine Form Text eingeben. Den Text in einer Form können Sie dann genauso formatieren, wie Sie es von normalem Text her gewohnt sind.

Formen helfen dabei, eine bestimmte Idee visuell darzustellen

Mit etwas Fantasie werden Sie schnell unendlich viele Wege finden, durch Kombinieren von Formen Zeichnungen zu erstellen. Sie können diese Zeichnungen verwenden, um ein bestimmtes Konzept auf einer Folie darzustellen. Sie können die Zeichnungen auch animieren, um Aktionen darzustellen und um die Aufmerksamkeit auf bestimmte Elemente zu richten.

SIEHE AUCH Weitere Informationen dazu, wie Sie auf Folien Text und Formen animieren können, finden Sie in Kapitel 12, »Animationen und Medien hinzufügen« im Abschnitt »Text und Bilder auf Folien animieren«.

Eine Form auf einer Folie erstellen

Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf Formen und klicken Sie dann im Menü Formen die Form an, die Sie einfügen wollen.

TIPP Wenn Sie auf eine Formenschaltfläche klicken und dann diese Form doch nicht zeichnen möchten, können Sie die Auswahl wieder rückgängig machen, indem Sie die Taste drücken.

Wenn sich der Mauszeiger in ein Pluszeichen ändert führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf die Folie, um eine Form in der Standardgröße einzufügen

• Ziehen Sie diagonal auf der Folie, um die oberen linke und untere rechte Ecke des Rechtecks anzugeben, das die Form umgeben soll (den Zeichenbereich)

TIPP Um einen Kreis oder ein Quadrat zu zeichnen, klicken Sie auf die Formen Ellipse bzw. Rechteck und halten dann die Taste beim Ziehen gedrückt.

Text in eine Form eingeben

Markieren Sie die Form und geben Sie dann den Text ein, der in der Form angezeigt werden soll. PowerPoint blendet keinen Textcursor ein, der die Position des Texts angibt: Tippen Sie einfach den gewünschten Text und er erscheint auf der Form.

Weitere Formatierungsbefehle finden

Den Bereich, der innerhalb der Form für den Text zur Verfügung steht, steuern Sie mit den Randeinstellungen für das Textfeld der Form. Diese und viele weitere Einstellungen befinden sich im Aufgabenbereich Form formatieren, den Sie öffnen, indem Sie das Startprogramm für ein Dialogfeld anklicken (der kleine diagonale Pfeil), das Sie in der unteren rechten Ecke der Gruppen Formenarten, WordArt-Formate und Größe der kontextbezogenen Registerkarte Format finden.

Sie können verschiedene Seiten mit Einstellungen anzeigen, indem Sie die Textlinks und Symbole oben im Aufgabenbereich anklicken

In PowerPoint 2016 finden Sie die am häufigsten verwendeten Befehle zur Formatierung im Menüband. Falls weitere Befehle zur Verfügung stehen, enthält die Befehlsgruppe im Menüband ein Startprogramm für ein Dialogfeld. Wenn Sie das Startprogramm für ein Dialogfeld anklicken, wird entweder ein Dialogfeld oder ein Aufgabenbereich geöffnet.

Formen verschieben und verändern

Sie können die Größe, die Winkel, die Formenkontur, die Füllfarbe und die Effekte, die auf die Form angewendet werden sollen, ändern. Für den Umriss/die Kontur und die Füllung der Form können Sie verschiedene Farben verwenden.

Nachdem Sie eine Form gezeichnet haben und immer dann, wenn Sie sie markieren, werden an der Form verschiedene Ziehpunkte, die manchmal auch Anfasser genannte werden, angezeigt.

Sie können die Drehung, das Aussehen und die Größe einer Form einfach verändern

Sie können diese Ziehpunkte verwenden, um die Form folgendermaßen zu verändern:

Verwenden Sie die Größenziehpunkte (weiße, leere Kreise), die Sie an den Seiten und den Decken einer Form sehen, um die Größe und das Seitenverhältnis einer Form zu ändern

Verwenden Sie den Korrekturziehpunkt (gelber Kreis), um die Winkel oder die Textkurven innerhalb der Form zu ändern. Nicht alle Formen besitzen einen Korrekturziehpunkt.

Neun Formen wurden so angeordnet, dass aus ihnen ein erkennbares Bild entsteht

Eine Form für die Bearbeitung auswählen

Klicken Sie die Form einmal an.

Mehrere Formen auswählen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie eine Form an, halten Sie die Taste oder gedrückt und klicken Sie dann die weiteren Formen an

• Ziehen Sie ein Rechteck auf, das alle Formen einschließt, die Sie auswählen wollen

Die Größe einer Form ändern

Markieren Sie die Form und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Um nur die Breite der Form zu ändern, ziehen Sie einen der linken oder rechten Größenziehpunkte

• Um nur die Höhe der Form zu ändern, ziehen Sie den oberen oder unteren Größenziehpunkte

• Um sowohl die Breite als auch die Höhe der Form anzupassen, ziehen Sie einen der Größenziehpunkte an den vier Ecken

• Um die Größe der Form, aber nicht das Seitenverhältnis zu ändern, halten Sie die -Taste gedrückt und ziehen Sie einen der Größenziehpunkte an den vier Ecken

Eine Form auf einer Folie verschieben

Markieren Sie die Form, die Sie verschieben wollen.

Ziehen Sie die Maus oder drücken Sie die Pfeiltasten, um die Form an die neue Position zu verschieben.

Eine Form drehen oder spiegeln

Markieren Sie die Form.

Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Anordnen auf die Schaltfläche Drehen.

Die verschiedenen Optionen zum Drehen und Kippen werden im Menü dargestellt

Klicken Sie im Menü Drehen die Option an, die Sie verwenden wollen.

TIPP Sie können jede Art von Grafik drehen oder spiegeln. Bei Drehen wird eine Form um 90° nach links oder rechts gedreht; beim Spiegeln wird die Form senkrecht oder waagerecht an der eigenen Achse gespiegelt.

oder

Markieren Sie die Form.

Ziehen Sie den Drehpunkt im oder gegen den Uhrzeigersinn, bis die Form soweit gedreht ist, wie Sie es möchten.

Eine Form in eine andere Form ändern

Markieren Sie die Form, die Sie ändern möchten.

Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Formen einfügen auf die Schaltfläche Form ändern und dann auf die neue Form.

Das Ändern der Form hat keinen Einfluss auf die Formatierung und den Text der Form.

Formen formatieren

Wenn Sie eine Form markieren, wird im Menüband die kontextbezogene Registerkarte Format eingeblendet. Mit den Befehlen dieser Registerkarte können Sie folgende Änderungen vornehmen:

Die Form durch eine andere Form ersetzen, ohne dass die Formatierung geändert wird

Mit einem Befehl die Füll- und Konturfarben sowie die Effekte der Form ändern

Die Füllfarbe, die Konturfarbe und die der Form zugewiesenen Effekte getrennt voneinander ändern

Die Anordnung sowie die Reihenfolge der Formen ändern sowie mehrere Formen auf einer Folie zu einer Gruppe zusammenfassen

Nachdem Sie Änderungen an einer Form vorgenommen haben, können Sie deren Formatierung einfach auf eine andere Form kopieren. Außerdem können Sie festlegen, dass die gleichen Attribute für alle Formen gelten sollen, die Sie später auf alle Folien der aktiven Präsentation einfügen.

Ein glücklicher Fan, der seine Mannschaft anspornt

Wenn sich auf einer Folie mehrere Formen befinden, können Sie diese gruppieren und diese Gruppe dann als Einheit kopieren, verschieben und formatieren. Sie können die Eigenschaften einer einzelnen Form, beispielsweise die Farbe, Größe oder Position, ändern, ohne vorher die Gruppierung aufheben zu müssen.

Eine Form formatieren

Markieren Sie die Form, die Sie formatieren wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Formenarten auf die Schaltfläche Weitere, um den Katalog der Formenarten zu öffnen.

Die Farboptionen der Formenarten verwenden das aktuelle Farbschema

Zeigen Sie auf die Miniaturansichten, um zu sehen, welche Wirkung die Formenarten haben und klicken Sie dann eine Formenart an, um sie zuzuweisen.

Den Text einer Form formatieren

Markieren Sie die Form.

Weisen Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe WordArt-Formate die gewünschte Formatvorlage, die Textfüllung, die Textkontur oder den Texteffekt zu.

oder

Markieren Sie den Text der Form.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Weisen Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe WordArt-Formate die gewünschte Formatvorlage, die Textfüllung, die Textkontur oder den Texteffekt zu

• Verwenden Sie auf der Registerkarte Start die Gruppen Schriftart und Absatz, wenn Sie die Standardbefehle zur Textformatierung einsetzen wollen

Die Formatierung einer Form auf eine andere Form übertragen

Markieren Sie die Form, deren Formatierung Sie übertragen wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf die Schaltfläche Format übertragen.

Klicken Sie die Form an, auf die Sie die Formatierung übertragen wollen.

Eine Formatierung als Standard für die aktuelle Präsentation festlegen

Klicken Sie die Form, deren Formatierung Sie als Standard festlegen wollen, mit der rechten Maustaste an und klicken Sie dann auf Als Standardform festlegen.

TIPP Der Befehl Als Standardform festlegen legte genau genommen nicht die Standardform fest, sondern lediglich die Standardformatierung von Formen.

Mehrere Formen als ein Objekt gruppieren

Markieren Sie alle Formen, die Sie als Gruppe zusammenfassen wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Anordnen auf die Schaltfläche Gruppieren (wenn Sie auf diese Schaltfläche zeigen, wird in der QuickInfo Objekte gruppieren angezeigt) und klicken Sie dann in der Liste auf Gruppieren.

Gruppierte Objekte besitzen gemeinsame Anfasser und Ziehpunkte

Eine komplette Gruppe verschieben

Zeigen Sie auf eine beliebige Form der Gruppe.

Wenn der Mauszeiger die Form eines Vierfachpfeils annimmt, ziehen Sie die Gruppe an die gewünschte Position.

Die Gruppierung von Formen aufheben

Markieren Sie die Gruppe.

Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Anordnen auf die Schaltfläche Gruppieren und dann auf Gruppierung aufheben.

Eine Gruppierung wiederherstellen

Markieren Sie eine beliebige Form der ehemaligen Gruppe.

Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Anordnen im Menü Gruppieren auf Gruppierung wiederherstellen.

Formen verbinden

Möchten Sie eine Beziehung zwischen zwei Formen aufzeigen, können Sie sie mit einer Linie verbinden, indem Sie spezielle Ziehpunkte verwenden, die sogenannten Verbindungspunkte.

Gehen Sie wie folgt vor, um Formen zu verbinden:

Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf die Schaltfläche Formen. Klicken Sie im Bereich Linien des Katalogs Formen einen der Verbinder an.

Sie können Verbinder an dem Wort Verbinder in den Namen erkennen

Zeigen Sie auf die erste Form, die Sie verbinden wollen.

Wenn Sie kleinen schwarzen Verbindungspunkte angezeigt werden, zeigen Sie auf einen Verbindungspunkt und ziehen Sie den Verbinder mit gedrückter Maustaste auf die andere Form (lassen Sie die Maustaste noch nicht los).

Wenn die Verbindungspunkte der zweiten Form angezeigt werden, zeigen Sie auf einen der Verbindungspunkte und lassen Sie dann die Maustaste los.

Wenn Sie eine Form verschieben, passt sich die Verbindungslinie der Änderung an

TIPP Der Verbinder besitzt grüne Ziehpunkte, wenn die Formen verbunden sind. Wenn einer der Ziehpunkte weiß ist, ziehen Sie ihn auf einen Verbindungspunkt.

Nachdem Sie den Verbinder gezeichnet haben, können Sie dessen Form ändern, indem Sie, falls vorhanden, einen der gelben Korrekturziehpunkte verwenden. Außerdem können sie die Linienfarbe und weitere Merkmale der Linie formatieren. Wenn Sie eine verbundene Form verschieben, wandern auch die Verbindungslinien und die Beziehung zwischen den verbundenen Formen bleibt erhalten.

Bildschirmausschnitte einfangen und einfügen

Viele Leute verwenden das Web als Informationsquelle. Ab und an kann es vorkommen, dass Sie dort Informationen finden, die Sie in einer PowerPoint-Präsentation verwenden wollen. Dies kann beispielsweise ein Bild der Webseite Ihres Kunden sein, das Sie in einer Verkaufspräsentation einsetzen möchten. PowerPoint 2016 enthält ein Screenshot-Werkzeug, mit dem Sie sehr einfach alles einfangen können, was Sie auf Ihrem Bildschirm sehen. Nachdem Sie den Bildschirmausschnitt »aufgenommen« haben, lässt er sich wie jedes andere Bild bearbeiten.

Sie können einen Screenshot genauso formatieren wie jedes andere Bild

TIPP Bildschirmausschnitte lassen sich nicht nur mit den Werkzeugen in Office einfangen. Sie können auch das Windows Snipping Tool verwenden (das Sie im Ordner Zubehör finden), um einen Bildschirmausschnitt einzufangen und ihn in PowerPoint zu verwenden.

Ein Bild eines Bildschirmfensters einfangen

Zeigen Sie das Fenster an, das Sie einfangen wollen, und stellen Sie die Fenstergröße so ein, dass die Inhalte sichtbar sind, die Sie zeigen wollen.

Wechseln Sie zu PowerPoint und zeigen Sie die Folie an, auf der Sie den Bildschirminhalt einfügen wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Bilder auf die Schaltfläche Screenshot. Im Screenshot-Menü werden Miniaturansichten der Fenster auf Ihrem Bildschirm angezeigt, die Sie derzeit einfügen können.

In diesem Menü stehen nicht alle geöffneten Fenster zur Verfügung. Um eines der nicht angezeigten Fenster einzufangen, müssen Sie einen Bildschirmausschnitt einfangen.

WICHTIG Zum Zeitpunkt der Drucklegung dieses Buchs werden im Screenshot-Menü nur die Fenster der klassischen Desktop-Apps angezeigt; die neuen Store-App-Fenster sind im Menü nicht enthalten.

Klicken Sie im Menü Screenshot das Fenster an, das Sie in die Folie einfügen wollen.

Passen Sie gegebenenfalls die Größe des eingefügten Bilds an und nehmen Sie die gewünschten Formatierungen vor.

Aus PowerPoint heraus einen Bildschirmausschnitt einfangen

Zeigen Sie die Inhalte an, die Sie einfangen wollen.

Wechseln Sie zu PowerPoint und zeigen Sie die Folie an, auf der Sie den Bildschirminhalt einfügen wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Bilder auf Screenshot.

Klicken Sie im Menü Screenshot auf Bildschirmausschnitt. PowerPoint wird in der Task-leiste minimiert und der gesamte Bildschirm wird mit einer weißen, durchsichtigen Ebene versehen.

TIPP Falls Sie Ihre Meinung ändern und doch keinen Bildschirmausschnitt einfangen wollen, drücken Sie die Taste, um den Vorgang abzubrechen.

Wenn sich der Mauszeiger in ein Pluszeichen ändert, zeigen Sie auf die obere linke Eckes des Bereichs, den Sie einfangen wollen und ziehen Sie nach unten und nach rechts, um den gewünschten Ausschnitt zu definieren.

Der markierte Bereich des Bildschirms wird normal dargestellt

Wenn Sie die Maustaste loslassen, fängt PowerPoint den Ausschnitt ein, stellt das PowerPointFenster wieder her und fügt den eingefangenen Ausschnitt zentriert in die Folie ein.

SIEHE AUCH Weitere Informationen über das Formatieren von Bildern finden Sie in den Abschnitten »Bilder einfügen, verschieben und verkleinern/vergrößern« sowie »Bilder bearbeiten und formatieren« weiter vorne in diesem Kapitel.

Ein Fotoalbum erstellen

Wenn Sie in einer Präsentation eine Reihe von Bildern oder Fotos anzeigen wollen, können Sie die Vorlage Fotoalbum verwenden, um das anfängliche Layout erstellen zu lassen, und dann das Album anpassen, indem Sie beispielsweise verschiedene Rahmenformen verwenden und die Bilder mit Beschriftungen versehen.

Ein PowerPoint-Fotoalbum

Der erste Schritt beim Erstellen eines Fotoalbums besteht darin, die Bilder auszuwählen, die Sie verwenden wollen. Nachdem Sie die Inhalte festgelegt haben, können Sie die verschiedenen Albumoptionen konfigurieren.

Beim Erstellen eines Fotoalbums müssen Sie mehrere Entscheidungen treffen. Die zentrale Wahl, die Sie treffen müssen, ist, welches Bildlayout verwendet werden soll. Sie können zwischen sieben verschiedenen Layouts wählen, bei denen pro Folie ein, zwei oder vier Bilder angezeigt werden. Das Standardlayout ist An Folie anpassen; hierbei wird für jedes Foto eine Folie erstellt. Das von Ihnen gewählte Layout wird für alle Seiten des Fotoalbums verwendet.

Während Sie das Album erstellen, steht Ihnen im Dialogfeld Fotoalbum eine einfache Voransicht zur Verfügung. Nachdem Sie ein Layout ausgewählt haben, wird vor dem ersten Foto, das auf eine Folie erscheinen wird, die Nummer der Folie angezeigt. Wenn Sie die Bilder anders gruppieren wollen, können Sie die Reihenfolge der Fotos ändern, bevor Sie das Album erstellen lassen.

Sie können auf eine Seite des Fotoalbums ein Textfeld einfügen, das dann anstelle eines Fotos angezeigt wird. In das Textfeld können Sie weiterführende Informationen zu den Bildern auf der Seite eingeben, oder das Textfeld leer lassen, und so das Layout beeinflussen. Die maximale Anzahl der Bilder und Textfelder auf einer Folie hängt vom verwendeten Layout ab. Falls Sie beispielsweise das Layout 4 Bilder verwenden, können auf der Folie vier Objekte angezeigt werden, wobei es keine Rolle spielt, ob es sich bei dem Objekt um ein Textfeld oder ein Foto handelt.

Bei allen Layouts bis auf das Layout An Folie anpassen können Sie unterhalb aller Bilder Beschriftungen anzeigen lassen. Es ist nicht erforderlich, beim Erstellen des Albums die Beschriftungen anzugeben; wenn Sie die Option für die Beschriftungen aktivieren, fügt Power-Point auf den Folien entsprechende Platzhalter ein.

Zur Formatierung stehen Ihnen diese sieben Rahmenarten zur Verfügung:

Rechteck

Abgerundetes Rechteck

Einfacher Rahmen, weiß

Einfacher Rahmen, schwarz

Verbundrahmen, schwarz

Schattenrechteck, zentriert

Rechteck mit weichen Kanten

PowerPoint weist allen Bildern im Album die gleiche Rahmenart zu.

Sie können bereits beim Erstellen eines Fotoalbums ein Design auswählen; es ist jedoch einfacher, zuerst das Album zu erstellen und das Design dann später direkt in PowerPoint auszuwählen, da im Dialogfeld Fotoalbum keine Vorschau des Designs verfügbar ist.

Außerdem können Sie festlegen, dass alle Fotos als Schwarzweißbilder angezeigt werden sollen und nicht in den ursprünglichen Farben.

Sie können diese Einstellungen direkt beim Erstellen des Fotoalbums festlegen, oder zuerst das Album erstellen und dann zu einem späteren Zeitpunkt diese Einstellungen vornehmen.

TIPP Um die Folienlayouts eines Fotoalbums in eine der traditionellen Präsentationen zu integrieren, erstellen Sie zuerst das Fotoalbum und verwenden Sie dann den Befehl Folien wiederverwenden, den Sie unten im Menü der Schaltfläche Neue Folie finden, um die Folien des Fotoalbums zu importieren. Weitere Informationen über das Wiederverwenden von Folien finden Sie im Abschnitt »Folien und Inhalte kopieren und importieren« in Kapitel 10, »Folien erstellen und anpassen«.

Ein Fotoalbum erstellen

Starten Sie PowerPoint und lassen Sie eine leere oder vorhandene Präsentation anzeigen. (PowerPoint erstellt für das Fotoalbum automatisch eine neue Datei.)

Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Bilder auf die Schaltfläche Fotoalbum, um das Dialogfeld Fotoalbum zu öffnen.

Klicken Sie im Bereich Bilder einfügen aus auf Datei/Datenträger, um das Dialogfeld Neue Bilder einfügen zu öffnen.

Öffnen Sie den Ordner, indem sich die Bilder befinden, die Sie verwenden wollen, und wählen Sie die Fotos aus. Klicken Sie dann auf Einfügen, um die ausgewählten Dateien in die Liste Bilder im Album des Dialogfelds Fotoalbum zu übernehmen.

TIPP Wenn Sie alle Bilder eines Ordners in das Fotoalbum einfügen wollen, öffnen Sie den Ordner, klicken Sie ein Bild an und drücken Sie dann , um den gesamten Inhalt des Ordners auszuwählen. Klicken Sie dann auf Einfügen, um alle Dateien in das Fotoalbum einzufügen.

Die Standardeinstellungen für ein Fotoalbum

Konfigurieren Sie nun das Albumlayout. Klicken Sie in der Liste Bildlayout auf das Layout, das Sie verwenden wollen. Eine allgemeine Vorschau des ausgewählten Layouts wird rechts neben der Liste angezeigt. Die Zahlen vor den Dateinamen der einzelnen Fotos werden angepasst, um die Nummer der Folie anzugeben, auf der das Foto erscheinen wird.

Die Zahlen in der Liste Bilder im Album werden angepasst, um anzugeben, auf welcher Folie ein Bild angezeigt wird

Legen Sie nun die Reihenfolge der Bilder und damit den Inhalt der Folien fest. Führen Sie dazu eine oder mehrere der folgenden Aktionen durch:

• Um eine Vorschau eines Fotos zu sehen, klicken Sie auf den Dateinamen (nicht auf das Kontrollkästchen)

• Um ein Bild nach oben zu verschieben, schalten Sie zuerst sein Kontrollkästchen ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Nach oben verschieben

• Um ein Bild nach unten zu verschieben, schalten Sie zuerst sein Kontrollkästchen ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Nach unten verschieben

• Um ein Bild zu drehen oder um die Helligkeit bzw. den Kontrast einzustellen, klicken Sie zuerst sein Kontrollkästchen an und klicken Sie dann auf die Schaltflächen unterhalb der Vorschau

• Um an der Position eines Bilds ein leeres Textfeld einzufügen klicken Sie das Kontrollkästchen des Bilds an, nach dem das Textfeld erscheinen soll, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Neues Textfenster

• Um ein Foto aus dem Album zu entfernen, schalten Sie zuerst sein Kontrollkästchen ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Entfernen

Falls Sie ein anderes Bildlayout als An Folie anpassen ausgewählt haben, legen Sie als Nächstes den Bildrahmen fest. Klicken Sie dazu in der Liste Fensterform den Rahmen an, den Sie verwenden wollen.

Die allgemeine Vorschau wird aktualisiert und zeigt die aktuelle Rahmenauswahl an

Führen Sie abschließend eine oder mehrere der folgenden Aktionen durch:

• Falls Sie unterhalb aller Fotos eine Beschriftung anzeigen wollen, schalten Sie das Kontrollkästchen Beschriftungen unterhalb aller Bilder ein

• Falls Sie alle Bilder als Graustufen anzeigen wollen, schalten Sie das Kontrollkästchen Alle Schwarzweißbilder ein

• Falls Sie bereits wissen, welches Design Sie für das Fotoalbum verwenden wollen, klicken Sie rechts neben Design auf die Schaltfläche Durchsuchen und doppelklicken Sie dann auf das gewünschte Design

Um das Fotoalbum zu erstellen, klicken Sie auf Erstellen.

Schauen Sie sich das Fotoalbum an und führen Sie dabei folgende Änderungen durch:

• Ändern Sie den Titel des Fotoalbums vom allgemeinen Text Fotoalbum in etwas Aussagekräftigeres ab

• Falls Sie Titel, Beschriftungen und Textfelder hinzugefügt haben, geben Sie den gewünschten Inhalt in die Platzhalter ein

• Falls Sie noch kein Design zugewiesen haben oder Ihnen das aktuelle Design nicht gefällt, wählen Sie auf der Registerkarte Entwurf im Katalog Design ein anderes Design aus

Speichern Sie das Fotoalbum.

Die Einstellungen eines Fotoalbums bearbeiten

Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Bilder auf den Pfeil der Schaltfläche Fotoalbum und dann auf Fotoalbum bearbeiten, um das Dialogfeld Fotoalbum zu öffnen, in dem die aktuellen Einstellungen angezeigt werden.

Fügen Sie Fotos hinzu, entfernen Sie andere und ändern Sie die, die Sie verwenden wollen; fügen Sie Textfelder ein oder löschen Sie sie; ändern Sie das Bildlayout oder den Rahmentyp; fügen Sie Beschriftungen hinzu oder entfernen Sie sie und nehmen Sie alle weiteren, gewünschten Änderungen vor.

Wenn Sie fertig sind klicken Sie auf Aktualisieren, um die Änderungen zu übernehmen.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie Folgendes gelernt:

Bilder einfügen, verschieben und deren Größe ändern

Bilder bearbeiten und formatieren

Formen zeichnen und bearbeiten

Bildschirmfotos machen und in Folien einfügen

Ein Fotoalbum erstellen

Übungsaufgaben

Sie finden Sie Übungsdateien für die nachfolgenden Aufgaben im Ordner Office2016SfS\Kapitel11. Sie können die Ergebnisse der folgenden Aufgaben im gleichen Ordner speichern

Bilder einfügen, verschieben und vergrößern/verkleinern

Öffnen Sie die Präsentation Bilder einfügen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Zeigen Sie Folie 5 an.

Klicken Sie im Inhaltsplatzhalter auf das Symbol Bilder. Öffnen Sie den Ordner mit den Übungsdateien für dieses Kapitel und fügen Sie das Bild Blumen01 ein.

Verwenden Sie die Gruppe Größe im Aufgabenbereich Grafik formatieren und ändern Sie die Breite in 10 cm ab. Achten Sie darauf, dass das Seitenverhältnis erhalten bleibt.

Verschieben Sie das Bild auf der Folie, um die Stellen zu sehen, an denen die intelligenten Führungslinien eingeblendet werden, beispielsweise die Ränder des Inhaltsbereichs und unterhalb des Folientitels. Richten Sie das Bild in der oberen rechten Ecke des Inhaltsbereichs aus, wie er durch die intelligenten Führungslinien definiert wird.

Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Bilder auf Onlinegrafiken. Geben Sie im Fenster Bilder einfügen in das Bing-Suchfeld Blumen ein und drücken Sie die -Taste.

Schauen Sie sich die Suchergebnisse an, suchen Sie nach einem Bild, das Ihnen gefällt und fügen Sie es in die Folie ein.

Ändern Sie die Breite des Bilds in 10 cm und richten Sie es an der rechten Seite des Inhaltsbereichs und unten an der Folie aus. (Beachten Sie, dass im unteren Bereich der Folie keine intelligenten Führungslinien angezeigt werden.) Die Bilder überlappen einander in der Mitte der Folie.

Schließen Sie die Präsentation und speichern Sie die Änderungen, wenn Sie möchten.

Bilder bearbeiten und formatieren

Öffnen Sie die Präsentation Bilder bearbeiten und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Zeigen Sie Folie 5 an.

Markieren Sie das Bild, das sich an der rechten Seite der Folie befindet.

Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Anpassen auf Korrekturen. Zeigen Sie dann auf die verschiedenen Miniaturbilder und suchen Sie nach dem, das das Bild in einer ähnlichen Helligkeit anzeigt wie das Bild links auf der Folie. Klicken Sie die gefundene Option an, um die Korrektur anzuwenden.

Klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche Zuschneiden, zeigen Sie auf Seitenverhältnis und klicken Sie auf 1:1. Passen Sie den Bildausschnitt so an, dass sich die Blumen in der Bildmitte befinden, und schneiden Sie das Bild zu.

Öffnen Sie den Katalog Bildformatvorlagen und zeigen Sie im Katalog auf die Miniaturansichten, um eine Formatierung zu finden, die Ihnen gefällt. Klicken Sie die gefundene Option an, um die Bildformatvorlage zuzuweisen.

Markieren Sie das Bild, das sich auf der linken Seite der Folie befindet.

Entfernen Sie aus dem markierten Bild den neutralen Hintergrund.

Schließen Sie die Präsentation und speichern Sie die Änderungen, wenn Sie möchten.

Formen zeichnen und bearbeiten

Öffnen Sie die Präsentation Formen zeichnen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Zeigen Sie Folie 5 an.

Zeichnen Sie ungefähr in der Mitte der Folie einen fünfzackigen Stern (aus der Kategorie Sterne und Banner des Katalogs Formen).

Zeichnen Sie rechts neben den Stern einen kleinen Pfeil (aus der Kategorie Blockpfeile des Katalogs Formen), der nach rechts zeigt.

Ziehen Sie eine Kopie des Pfeils an die linke Seite des Sterns und richten Sie ihn am rechten Pfeil aus. Spiegeln Sie den linken Pfeil, damit er vom Stern weg zeigt.

Fügen Sie neben dem linken Pfeil eine Form des Typs Vertikales Scrollen und dann neben den rechten Pfeil eine Herzform ein.

Fügen Sie auf dem Original der Herzform eine Kopie ein und machen Sie das zweite Herz kleiner als das erste.

Geben Sie in das Stern das Wort ICH ein. Vergrößern Sie den Schriftgrad, damit sich der Text besser hervorhebt.

Wiederholen Sie Schritt 7 und fügen Sie das Wort Ausbildung in die Scrollen-Form und Familie in die Herzform ein. Passen Sie dann die Größe der Formen so an, dass alle Wörter auf eine Zeile passen.

Markieren Sie die Formen Scrollen, Stern und Herz (achten Sie darauf, nicht den Text zu markieren) und weisen Sie den Effekt Intensiver Effekt – Hellblau, Akzent 6 zu.

Nehmen Sie an, Sie haben Ihre Ausbildung beendet und sind nun berufstätig. Ändern Sie die Form Vertikales Scrollen in einen Pfeil, der nach oben zeigt (aus der Kategorie Sterne und Banner), um so Ihren neuen Status darzustellen.

Ändern Sie in der Form Pfeil nach oben das Wort Ausbildung in Job ab. Passen Sie dann die Größe und Position dieser Form so an, dass es zu den anderen Formen der Folie passt und verwenden Sie zur Ausrichtung der Form die intelligenten Führungslinien.

Gruppieren Sie alle Formen und weisen Sie dem gruppierten Objekt eine lila Formenkontur zu.

Verschieben Sie die gesamte Gruppe und zentrieren Sie sie bezogen auf den Folientitel und stellen Sie sicher, dass die Positionen von Titel und Formengruppe miteinander harmonieren.

Ändern Sie die Füllfarbe des linken und rechten Pfeils in lila ab.

Schließen Sie die Präsentation und speichern Sie die Änderungen, wenn Sie möchten.

Formen zeichnen und bearbeiten

Öffnen Sie die Präsentation Screenshots einfügen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Zeigen Sie Folie 4 an.

Öffnen Sie einen Webbrowser und suchen Sie nach einer Webseite mit Informationen über Tablets.

Kehren Sie zu PowerPoint zurück. Fangen Sie einen Bildschirmausschnitt eines Teils der Webseite ein und fügen Sie diesen in die Folie ein.

Schließen Sie die Präsentation und speichern Sie die Änderungen, wenn Sie möchten.

Ein Fotoalbum erstellen

Starten Sie PowerPoint und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Erstellen Sie mit der Registerkarte Einfügen ein neues Fotoalbum. Verwenden Sie Fotos aus dem Ordner mit den Übungsdateien oder wählen Sie eigene Bilder aus.

Führen Sie beim Erstellen des Fotoalbums folgende Aktionen durch:

• Experimentieren Sie mit den verschiedenen Bildlayouts und Fensterrahmen

• Ändern Sie die Farbe der Bilder im Fotoalbum ab

• Fügen Sie Textfelder ein, um zwischen den Fotos Freiräume zu erstellen

• Weisen Sie ein Design zu

Experimentieren Sie nach dem Erstellen des Fotoalbums mit den Änderungen, die Sie von PowerPoint aus vornehmen können. Dies sind beispielsweise die Folgenden:

• Ersetzen Sie Text in Platzhaltern

• Ändern Sie das Design

• Ändern Sie die Größe von Fotos

Klicken Sie, falls gewünscht, auf den Befehl Fotoalbum bearbeiten, um zum Dialogfeld Fotoalbum zurückzukehren, und um dort weitere Änderungen vorzunehmen.

Speichern Sie das Fotoalbum unter dem Namen MeinFotoAlbum und schließen Sie die Präsentation.

12 Animationen und Medien hinzufügen

In diesem Kapitel

Auf Folien Text und Bilder animieren

Animationseffekte anpassen

Audioinhalte in Folien einfügen

Videoinhalte in Folien einfügen

Medien komprimieren, um die Dateigröße zu minimieren

Übungsdateien

Verwenden Sie für dieses Kapitel die Übungsdateien aus dem Ordner Office2016SfS\Kapitel12. Hinweise zum Download der Übungsdateien finden Sie in der Einleitung dieses Buchs.

Sie können eine PowerPoint-Präsentation so entwerfen, dass sie Ihren Livevortrag unterstützt oder dass Sie für sich allein stehend als Informationsquelle genutzt werden kann. Gleichgültig, wie Sie sie verwenden bzw. bereitstellen: Eine Präsentation ist nicht viel wert, wenn sie nicht in der Lage ist, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu wecken und es bei der Stange zu halten. Ein Element, das den Unterschied zwischen einer durchschnittlichen und einer exzellenten Präsentation ausmacht, ist oft der wohlüberlegte Einsatz von Animation, Sounds und Filmen. Sie können besonders wichtige Punkte betonen, die Diskussion fokussieren und die Informationen so unterhaltsam präsentieren, dass die Zuhörer sich sicher an die Aussage Ihrer Präsentation erinnern werden.

PowerPoint 2016 bietet eine reiche Auswahl an peppigen Spezialeffekten, sodass es passieren kann, dass das Ergebnis eher wie eine dilettantische Experimentalshow wirkt und nicht wie eine professionelle Bildschirmpräsentation. Wenn Sie in Ihren Folien zum ersten Mal Animationen, Ton und Videos einsetzen, sollten Sie sich eher zurückhalten und bei der Verwendung von Medieninhalten eher behutsam sein. Mit zunehmender Erfahrung werden Sie lernen, wie die Effekte gemischt und aufeinander abgestimmt werden können, um ein für ein bestimmtes Publikum geeignetes Resultat zu schaffen.

Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie auf Folien Text und Bilder animieren, wie Sie die Animationseffekte anpassen, wie Sie Audio- und Videoinhalte in Folien einfügen und schließlich wie Sie die Dateigröße optimieren, indem Sie die Medien komprimieren.

Auf Folien Text und Bilder animieren

Bei PowerPoint meint der Begriff Animation das Bewegen eines Elements auf einer Folie. Wenn Sie Animationen richtig einsetzen, können animierte Folienelemente sowohl Ihr Publikum fesseln als auch die Aussage Ihrer Präsentation betonen. Sie können jedes Objekt, das sich auf einer Folie befindet, animieren, einschließlich der Textcontainer, der Bilder und der Formen. (Objekte, die zum Folienhintergrund oder zum Folienmaster gehören, lassen sich nicht einzeln animieren; sie können lediglich bei einem Folienübergang als Ganzes animiert werden.)

Wohlüberlegt eingesetzte Animationen können sehr informativ sein, und zwar insbesondere für diejenigen in Ihrem Publikum, die eher für visuelle Inhalte empfänglich sind als für das gesprochene Wort. Animationen haben zusätzlich den Vorteil, dass sie eine Aussage konsistent darstellen können, und zwar sowohl dann, wenn der Vortragende den Prozess beschreibt oder illustriert, als auch dann, wenn er es nicht tut.

Die Elemente einer aus mehreren Teilen bestehenden Präsentation

Sie können vier verschiedene Typen von Animationen verwenden: Eingangseffekte, Bewegungen, Hervorhebungseffekte und Ausgangseffekte. Innerhalb dieser Kategorien stehen Ihnen zahlreiche Optionen zur Verfügung. Diese Optionen sind in die Unterkategorien Einfach, Dezent, Klassisch und Spektakulär eingeteilt (obwohl es gut sein kann, dass Sie eine andere Vorstellung von »spektakulär« haben als der PowerPoint-Entwickler, der die Effekte kategorisierte). Für die Animation von Text stehen ein paar mehr Animationseffekte zur Verfügung als für die anderen Folienobjekte.

Eingangsanimationen Ein Objekt mit einem animierten Eingangseffekt ist nicht sichtbar, wenn die Folie zum ersten Mal angezeigt wird. (Während der Erstellung der Präsentation ist das Objekt sichtbar, jedoch nicht, während Sie die Präsentation halten.) Das Objekt erscheint so, wie es durch den Eingangseffekt angegeben ist, auf der Folie. Einige der Effekte werden im Katalog Animation angezeigt. Die Symbole sind grün und das betreffende Icon versucht, die mit dem Effekt verbundene Bewegung darzustellen.

Viel Spaß beim Ausprobieren der verschiedenen Effekte

Wenn Sie unten im Menü Animation auf Weitere Eingangseffekte klicken, wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem die verfügbaren Eingangseffekte nach Kategorie aufgeführt sind, um Sie so bei der Auswahl des geeigneten Effekts zu unterstützen.

Die für Text verfügbaren Eingangsanimationseffekte

Hervorhebungsanimationen Diese Effekte animieren ein bereits auf der Folie sicht-bares Objekt, um so die Aufmerksamkeit auf dieses Objekt zu lenken; die Position des Objekts wird hierdurch nicht verändert. Die Symbole der Hervorhebungseffekte werden im Katalog Animation im Bereich Betont in Gelb dargestellt.

Für die Betonung eines Objekts stehen dezente und auffällige Effekte zur Verfügung

Wenn Sie unten im Menü Animation auf Weitere Hervorhebungseffekte klicken, wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem alle verfügbaren Hervorhebungseffekte nach Kategorien geordnet aufgeführt sind.

Die Hervorhebungseffekte, die für Text und Grafiken zur Verfügung stehen

Animationspfadeffekte Diese Effekte bewegen ein Objekt entlang eines von Ihnen angegebenen Pfads; außerdem können Sie die Dauer der Animation festlegen. Ein paar einfache Animationspfade stehen Ihnen direkt im Katalog Animation zur Verfügung; eine überraschend große Anzahl finden Sie im Dialogfeld, das Sie mit einem Klick auf den Befehl Weitere Animationspfade unten im Menü Animation öffnen können.

Die für die Animation von Text verfügbaren Animationspfadeffekte

Ausgangsanimationen Diese Effekte sorgen dafür, dass ein Objekt nicht mehr auf der Folie sichtbar ist. Im Katalog Animation sind die Symbole der Ausgangseffekte in Rot dargestellt.

Wählen Sie einen Effekt aus, der gut zu Ihrer Präsentation passt

Weitere Effekte stehen Ihnen im Dialogfeld Ausgangseffekt ändern zur Verfügung.

Die Ausgangsanimationen für Text

Animationen können entweder sehr einfach oder sehr komplex sein. Viele der Animationen bieten weitere Optionen, die Sie festlegen können. Hierzu gehören die Richtung, die Geschwindigkeit, die Größe und die Farben. Wenn Sie beispielsweise einen Eingangseffekt für eine Liste mit Aufzählungspunkte erstellen können Sie festlegen, ob die ganze Liste oder ob nach und nach jeweils nur einer der Aufzählungspunkte auf der Folie erscheinen sein soll. Nachdem Sie einen Effekt zugewiesen haben, können Sie ihn mit den Befehlen des Menüs Effektoptionen konfigurieren.

Einige Effekte besitzen weitere Optionen, andere hingegen nicht

Sie können einem Objekt auch mehrere Animationseffekte zuweisen, beispielsweise einen Eingangs- und einen Hervorhebungseffekt. Nachdem Sie ein Folienobjekt mit einer Animation versehen haben, werden auf diesen Objekten Ziffern angezeigt, die die Reihenfolge der Animationseffekte angeben. Die Kästchen mit den Zahlen sind nur bei geöffneter Registerkarte Animationen sichtbar.

Jede Ziffer repräsentiert eine Animation

Um eine animierte Folie zu erstellen, können Sie entweder die einzelnen Elemente hinzufügen und sofort animieren, oder Sie fügen zuerst alle Elemente auf die Folie ein und weisen ihnen dann die gewünschten Animationseffekte zu. Unabhängig davon, welche Vorgehensweise Sie verwenden, sollten Sie die Objekte folgendermaßen auf der Folie positionieren:

Objekte mit Eingangseffekten Positionieren Sie das Objekt an der Stelle, an der es nach dem Ende der Eingangsanimation stehen soll

Objekte mit Hervorhebungseffekten Positionieren Sie das Objekt dort, wo es vor und nach dem Effekt stehen soll

Objekte mit Ausgangseffekten Positionieren Sie das Objekt an der Stelle, von der aus es die Folie verlassen soll

Nachdem sich alle Objekte an der richtigen Stelle befinden, animieren Sie sie in der Reihenfolge, in der die Animationen auftreten sollen. (Falls Sie mehrere Objekte animieren wollen, ist es hilfreich, vor dem Festlegen der Animationen eine kleine Skizze zu erstellen.) Falls die Reihenfolge der Animationen einmal nicht stimmen sollte, ist dies kein Problem. Sie können die Reihenfolge der Animationen im Animationsbereich anpassen.

Animieren Sie!

Mit Animationen können Sie die Inhalte Ihrer Präsentationen bereichern. Jedoch kann eine übermäßige Häufung von Effekten in einer Präsentation leicht anstrengend wirken und dazu führen, dass Ihr Publikum abgelenkt wird oder Ihre Präsentation einen konfusen Eindruck hinterlässt. Achten Sie daher darauf, dass sich die Zeit, die Sie für Erstellen einer Animation aufwenden, sowohl für Sie als auch für Ihr Publikum lohnt.

Setzen Sie Animationen ein, um unterschwellig Informationen zu liefern. Verwenden Sie beispielsweise bei einer mehrteiligen Präsentation den gleichen Eingangseffekt für die erste Folie der einzelnen Teile, um so die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu wecken und um auf einen Themenwechsel hinzuweisen.

Eine hervorragende Einsatzmöglichkeit für Animationen sind Folien, deren Inhalte nach und nach angezeigt werden und bei denen Sie eine Übersichtsfolie erhalten, nachdem alle Elemente sichtbar sind. Einfache Beispiele für Folien mit schrittweise angezeigten Inhalten sind:

Eine Liste mit Aufzählungspunkten, bei der immer ein Punkt nach dem anderen angezeigt wird. Um die Wirkung zu intensivieren, können Sie eine zum jeweils aktiven Aufzählungspunkt passende Grafik anzeigen und diese beim Anzeigen des nächsten Aufzählungspunkt ersetzen.

Ein Kreis- bzw. Tortendiagramm, dessen einzelne Segmente sequentiell angezeigt werden und das am Ende der Folie komplett dargestellt wird. Sie können solch eine Folie noch informativer gestalten, indem Sie die Diagrammdaten für jede Kategorie detailliert aufschlüsseln, wenn das betreffende Segment eingeblendet wird.

Sie können diese Effekte auch erreichen, indem Sie eine Serie von Folien erstellen. Es ist jedoch viel einfacher, die Liste oder das Diagramm von PowerPoint animieren zu lassen.

Etwas schwieriger aber lohnenswert ist der Einsatz von Folienanimationen, um einen Prozess zu visualisieren, den Sie beschreiben. Sie können die Animation entweder live kommentieren, oder – wenn Sie die Präsentation elektronisch verteilen – den Kommentar aufnehmen, die Audiodatei mit Sprungmarken versehen und dann die Animationen mit dem aufgenommenen Text synchronisieren.

Ein Objekt auf einer Folie animieren

Zeigen Sie die Folie im Arbeitsbereich an und wählen Sie das Objekt (oder dessen Container) aus, das Sie animieren wollen. (Wenn Sie beispielsweise das Anzeigen einer Liste mit Aufzählungspunkten animieren wollen, klicken Sie das Textfeld an, das die Liste enthält.)

Klicken Sie auf der Registerkarte Animationen in der Gruppe Animation auf die Schaltfläche Weitere, um das Menü und den Katalog Animation zu öffnen.

TIPP Falls das Menü die Inhalte der Folie verdeckt, können Sie den Anfasser in der unteren rechten Ecke ziehen, um die Menügröße zu ändern.

Der Katalog und das Menü Animation

Führe Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie im Katalog Animation das Symbol der Animation an, die Sie zuweisen wollen

• Klicken Sie unten im Menü Animation auf den Befehl Weitere für den Effekttyp, den Sie zuweisen wollen, und klicken Sie dann im Dialogfeld Effekttyp ändern die Animation an, die Sie verwenden wollen

PowerPoint zeigt eine Livevorschau des ausgewählten Animationseffekts an und blendet neben dem Objekt die Nummer der Animation ein. Neben der Miniaturansicht der Folie wird ein Stern angezeigt; hieran können Sie erkennen, dass diese Folie eine Animation oder einen Übergang besitzt.

Im Bereich Miniaturansicht zeigt das Sternchen unter der Foliennummer an, das die Folie animiert ist oder einen Folienübergang besitzt

TIPP Wenn Sie eine Animation zuweisen, spielt PowerPoint die Animation automatisch ab. Falls Sie dies stört, können Sie dieses Feature abschalten. Klicken Sie dazu in der Gruppe Vorschau auf den Pfeil der Schaltfläche Vorschau und dann auf AutoVorschau, um das Häkchen vor dem Befehlsnamen zu entfernen und die automatische Vorschau zu aktivieren.

Eine zugewiesene Animation auswählen

Klicken Sie auf der Folie oder im Animationsbereich die Animationsnummer an.

Den Animationsbereich einblenden und ausblenden

Klicken Sie auf der Registerkarte Animationen in der Gruppe Erweiterte Animation auf die Schaltfläche Animationsbereich.

TIPP Sie können im Animationsbereich Gruppen von Animationen ausblenden und einblenden und sich so auf die Animationen fokussieren, mit denen Sie arbeiten wollen.

Animationsoptionen konfigurieren

Weisen Sie eine Animation zu oder wählen Sie eine vorher zugewiesene Animation aus.

Klicken Sie auf der Registerkarte Animationen in der Gruppe Animation auf die Schaltfläche Effektoptionen. (Falls diese Schaltfläche nicht ausgewählt werden kann, stellt die Animation keine konfigurierbaren Optionen bereit.)

Das Menü Effektoptionen enthält für jede Option, die Sie konfigurieren können, einen benannten Bereich.

Klicken Sie im Menü Effektoptionen in jedem Bereich eine Option an.

Einem Objekt mehrere Effekte zuweisen

Weisen Sie den ersten Animationseffekt zu und konfigurieren Sie dessen Optionen.

Markieren Sie das Objekt (nicht die Animation). Die Informationen zur vorhandenen Animation werden auf der Registerkarte Animationen und im Animationsbereich hervorgehoben.

Klicken Sie auf der Registerkarte Animationen in der Gruppe Animation auf die Schaltfläche Animation hinzufügen. Wählen Sie im Katalog Animation hinzufügen die zusätzliche Animation aus, die Sie zuweisen wollen.

Animationseffekte eines Objekts auf ein anderes Objekt kopieren

Wählen Sie das Objekt mit den zu kopierenden Animationen aus.

Klicken Sie auf der Registerkarte Animationen in der Gruppe Erweiterte Animation auf die Schaltfläche Animation übertragen.

Zeigen Sie auf das Objekt, das Sie formatieren wollen. Wenn der Mauszeiger die Form eines Pinsel annimmt, klicken Sie das Objekt an, um es zu formatieren.

TIPP Der »Pinsel« zum Kopieren von Animationseffekten verhält sich ähnlich wie der Pinsel zum Übertragen einer Formatierung: Wenn Sie die Schaltfläche Animation übertragen einmal anklicken, können Sie die Animationseffekte auf ein anderes Objekt kopieren. Klicken Sie die Schaltfläche Animation übertragen hingegen doppelt an, dann können Sie die Animationseffekte auf mehrere Objekte übertragen, bis Sie entweder die Schaltfläche erneut anklicken oder Sie die -Taste drücken.

Eine Vorschau der Animationen abspielen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Um alle Animationen einer Folie in der festgelegten Reihenfolge zu sehen, klicken Sie auf der Registerkarte Animationen in der Gruppe Vorschau auf die Schaltfläche Vorschau

• Um eine bestimmte Animation und deren nachfolgende zu sehen, klicken Sie im Animationsbereich die betreffende Animation an und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Wiedergeben ab

• Um eine einzelne Animation zu sehen, wählen Sie die Animation auf der Folie aus und klicken Sie dann im Animationsbereich auf die Schaltfläche Auswahl wiedergeben

Animationseffekte von Folienobjekten entfernen

Führen Sie im Animationsbereich eine der folgenden Aktionen durch:

• Um eine Animation zu entfernen klicken Sie die Animation mit der rechten Maus-taste an und wählen Sie Entfernen

• Um alle Animationen zu entfernen, klicken Sie eine beliebige Animation an, drücken Sie , um alle Animationen auszuwählen, und drücken Sie dann die Taste

Animationseffekte anpassen

Bei den meisten Präsentationen sind die Anforderungen im Hinblick auf die Animationen nicht sehr groß, und Sie werden mit den Übergängen und den fertigen Animationseffekten ans Ziel kommen. Für die Gelegenheiten, bei denen Sie Animationen mit einem gewissen Extra benötigen, können Sie die Animationseffekte anpassen.

TIPP Animationen eignen sich auch gut für selbstablaufende Präsentationen, bei denen es keinen Referenten gibt, der das Publikum von einer Idee zur nächsten begleitet.

Nachdem Sie einen Animationseffekt zugewiesen haben, können Sie folgende Aspekte des Effekts genauer einstellen:

Legen Sie die Richtung, die Form oder die Sequenz der Animation fest. (Die genauen Optionen hängen vom Effekt ab, den Sie zugewiesen haben.)

Legen Sie fest, durch welche Aktion die Animation gestartet wird. Sie können beispielsweise festlegen, dass durch das Anklicken eines anderen Folienobjekts das ausgewählte Objekt animiert wird.

Statt animierte Folien zu erstellen, bei denen die Animationen durch Mausklicks ausgelöst werden, können Sie die Folie auch von PowerPoint aufbauen lassen

Legen Sie die Geschwindigkeit (Dauer) der einzelnen Animationen fest oder verzögern Sie einen Animationseffekt

Legen Sie die Reihenfolge der Animationseffekte neu fest

Eingangs- und Ausgangseffekte lassen die Objekte erscheinen bzw. verschwinden, wenn Sie die Vorschau starten und wenn Sie die Präsentation halten. Während Sie die Folie im Arbeitsbereich bearbeiten, sind alle Objekte der Folie sichtbar. Beim Erstellen und Verwalten von mehreren animierten Objekten ist der Animationsbereich sehr nützlich. Für jede auf der Folie nummerierte Animation finden Sie im Animationsbereich einen Eintrag, in dem Informationen zu den Animationen angezeigt werden und mit denen sie bearbeitet werden können.

Verwalten Sie im Animationsbereich alle Aspekte der Animationen

Die Farbcodierung der Animationseffekte, wie Sie sie im Katalog sehen, finden Sie auch im Animationsbereich wieder. Unten im Animationsbereich finden Sie eine Zeitleiste. Die Elemente rechts neben den Objektnamen geben den Typ, den Startpunkt und die Dauer der Animation an:

Die Farbe des Elements gibt den Animationstyp an (grün für Eingang, gelb für Hervorhebung, blau für Animationspfad und rot für Ausgang)

Die linke Seite des Elements wird am Startpunkt der Animation ausgerichtet. Wenn die linke Seite von zwei Elementen bündig untereinander steht, starten die Animationen zum gleichen Zeitpunkt. Wenn die linke Seite eines Elements an der rechten Seite des vorherigen ausgerichtet ist, dann werden die beiden Animationen nacheinander abgespielt.

Die Breite des Elements gibt die Dauer der Animation in Bezug auf die Zeitleiste an, die sich unten im Animationsbereich befindet

An der rechten Seite des Elements wird entweder eine vertikale Linie oder ein Dreieck angezeigt. Die vertikale Linie (das Element ist dann ein Rechteck) zeigt an, dass die Animation eine feste Dauer besitzt. Wird an der rechten Seite ein Dreieck angezeigt, dann ist die Länge auf Auto (Optionen Bis zum Ende der Folie, Bis zum nächsten Klick) eingestellt.

Bei jeder Animation handelt es sich um ein einzelnes Ereignis. Standardmäßig startet jede Animation »beim Klicken«, d.h. wenn Sie zu der Folie wechseln, eine Maustaste drücken, den Bildschirm antippen oder eine der Pfeiltasten drücken – also eine der Aktionen ausführen, mit denen normalerweise die nächste Folie angezeigt wird. Sie können den Trigger, der die Animation auslöst, so konfigurieren, dass die Animation gleichzeitig mit oder nach einem anderen Ereignis ausgelöst wird, wenn ein bestimmtes Bildschirmelement angeklickt wird oder wenn eine bestimmte Sprungmarke in einem Audio- oder Videoclip erreicht wird. Sie können diese Einstellungen entweder in den Gruppen Erweitere Animation oder Zeitdauer auf der Register-karte Animationen oder im Animationsbereich festlegen.

Wenn Sie in Animationsbereich eine Animation anklicken, wird sie ausgewählt und an der rechten Seite des Elements wird ein Pfeil eingeblendet. Klicken Sie diesen Pfeil an, um ein Menü mit verschiedenen Aktionen zu öffnen. Ein Teil dieser Aktionen stehen Ihnen auch auf der Registerkarte Animationen zur Verfügung; die Effektoptionen in diesem Menü sind jedoch umfangreicher als die, die Ihnen im Menü der Schaltfläche Effektoptionen in der Gruppe Animation angeboten werden.

Vom Animationsbereich aus können Sie diese Aktionen konfigurieren und so eine Animation anpassen

Wenn Sie in diesem Menü auf Effektoptionen klicken, sehen Sie ein je nach Effekt leicht unterschiedliches Dialogfeld, in dem Sie verschiedene Einstellungen des Effekts feinjustieren können:

Sie können festlegen, ob die Animation von Sound begleitet wird

Sie können das Element nach der Animation abgeblendet darstellen, verbergen oder in einer bestimmten Farbe anzeigen lassen

Wenn Text mit einer Animation versehen wird, können Sie den ganzen Text auf einmal oder Wort für Wort (oder Buchstabe für Buchstabe) animieren

Sie können eine Animation wiederholen lassen und festlegen, was die Aktion auslösen soll

Bei einer Folie mit mehreren Ebenen von Aufzählungspunkten können Sie die verschiedenen Ebenen einzeln animieren

Bei einem Objekt mit Text können Sie das Objekt und den Text zusammen (das ist die Voreinstellung) oder getrennt animieren oder entweder nur den Text oder das Objekt

In der Titelleiste des Dialogfelds wird der Name des Animationsstils angezeigt; die Optionen, die Ihnen im Dialogfeld zur Verfügung stehen, sind je nach Animation unterschiedlich.

Einige der Einstellungen, die über den Befehl Effektoptionen im Menü eines Elements im Animationsbereich zur Verfügung stehen

Das Dialogfeld öffnen, in dem Sie effektspezifische Optionen einstellen können

Führen Sie im Animationsbereich eine der folgenden Aktionen durch:

• Zeigen Sie auf die Animation, klicken Sie auf den Pfeil und klicken Sie dann auf Effektoptionen

• Doppelklicken Sie auf die Animation

Die Reihenfolge der Animationseffekte auf einer Folie ändern

Wählen Sie auf der Folie oder im Animationsbereich die Animation aus, deren Reihenfolge Sie ändern wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Animationen in der Gruppe Anzeigedauer auf Früher oder auf Später.

oder

Wählen Sie im Animationsbereich die Animation(en) aus, die Sie verschieben wollen.

Ziehen Sie die Auswahl im Animationsbereich an die gewünschte Position. Die Animationsnummern werden geändert, um die geänderte Reihenfolge widerzuspiegeln.

TIPP Nachdem Sie die Reihenfolge der Animationen geändert haben, ist es sinnvoll, mit der Vorschau zu prüfen, ob die Reihenfolge der Aktionen noch immer logisch ist.

Den Trigger für eine ausgewählte Animation festlegen

TIPP Viele der nachfolgend beschriebenen Einstellungen können auf der Registerkarte Animationen, im Animationsbereich oder im effektspezifischen Dialogfeld vorgenommen werden. Die Schrittfolgen stellen einen der Wege vor; verwenden Sie die Vorgehensweise, die für Sie am besten funktioniert.

Führen Sie in der Gruppe Anzeigedauer auf der Registerkarte Animationen eine der folgenden Aktionen durch:

• Um die Animation manuell zu starten, öffnen Sie die Liste Start und wählen Sie dort Beim Klicken

• Um die Animation in Abhängigkeit von der vorherigen Animation zu starten, öffnen Sie die Liste Start und klicken Sie dann auf Mit Vorherigen oder auf Nach Vorherigen

• Um die Animation nach einer bestimmten Anzahl von Sekunden nach dem Trigger zu starten, geben Sie die Sekunden in das Feld Verzögerung ein

oder

Führen Sie in der Gruppe Erweiterte Animation auf der Registerkarte Animationen eine der folgenden Aktionen durch:

• Um die Animation zu starten, wenn Sie auf der Folie ein Objekt anklicken, klicken Sie auf die Schaltfläche Trigger, dann auf Beim Klicken auf und klicken Sie anschließend das gewünschte Triggerobjekt an

• Um die Animation an einen bestimmten Punkt während der Wiedergabe eines Audio- oder Videoclips zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche Trigger, dann auf Bei Sprungmarke und abschließend auf eine Sprungmarke, die Sie im Audio- bzw. Videoclip festgelegt haben

SIEHE AUCH Weitere Informationen über das Setzen von Sprungmarken finden Sie im Kasten »Interessante Stellen in Medienclips mit Sprungmarken versehen« etwas weiter hinten in diesem Kapitel.

oder

Ziehen Sie im Animationsbereich das Kästchen der Animation an die gewünschte Stelle.

Die Dauer einer ausgewählten Animation festlegen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Geben Sie auf der Registerkarte Animationen in der Gruppe Anzeigedauer die gewünschte Dauer in Sekunden in das Feld Dauer ein

• Ziehen Sie im Animationsbereich den rechten Rand des farbigen Kästchens, um die Dauer bezogen auf die Zeitleiste unten im Animationsbereich festzulegen

Eine Animation um einen Soundeffekt ergänzen

Doppelklicken Sie im Animationsbereich die gewünschte Animation doppelt an, um das animationsspezifische Dialogfeld Effektoptionen zu öffnen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Effekt die Liste Sound an und klicken Sie dann auf den Soundeffekt, den Sie mit der Animation verknüpfen wollen.

Klicken Sie auf das Lautsprechersymbol rechts neben der Liste Sound, um den Lautstärkeregler anzuzeigen und stellen Sie die Lautstärke wie gewünscht ein.

Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

Interessante Stellen in Medienclips mit Sprungmarken versehen

Sprungmarken sind ein nützliches Feature für PowerPoint-Anwender, die in ihren Präsentationen Audio, Video und Animationen verwenden. Sie können in Audio- und Videoclips Sprungmarken einfügen und so Stellen markieren, die Sie schnell erreichen wollen oder die Sie verwenden wollen, um andere Ereignisse auszulösen.

Sie können beispielsweise eine Animation erstellen, die einen Prozess bildlich darstellt und hierzu einen Audiokommentar aufnehmen, der diesen Prozess mit Worten beschreibt. Anstatt den Kommentar und die Animation von Hand zu synchronisieren, können Sie im aufgenommenen Audiokommentar an den entscheidenden Stellen Sprungmarken einfügen und diese Sprungmarken als Auslöser für bestimmte Bereiche der Animation verwenden.

Ein anderes Beispiel für die Verwendung von Sprungmarken ist ein in eine Folie eingefügtes Video, das Sie mit einem gesprochenen Kommentar versehen wollen. Sie können in das Video Sprungmarken einfügen, die automatisch dafür sorgen, dass der zum Video passende Teil des Audiokommentars abgespielt wird.

Wenn Sie innerhalb von PowerPoint Sprungmarken in Audio- und Videoclips einfügen, können Sie diese nur in PowerPoint selbst verwenden, da hierdurch die Original-datei nicht verändert wird.

Um in einen Audio- oder Videoclip eine Sprungmarke einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

Zeigen Sie die Folie in der Normalansicht an und markieren Sie den Audio- oder Videoclip, damit die kontextbezogenen Registerkarten der Gruppe Audiotools bzw. Videotools eingeblendet werden.

Spielen Sie den Clip ab, indem Sie entweder auf der Wiedergabesymbolleiste oder in der Gruppe Vorschau auf die Schaltfläche Wiedergabe klicken.

Klicken Sie an der Stelle, an der Sie eine Sprungmarke einfügen wollen, auf der kontextbezogenen Registerkarte Wiedergabe in der Gruppe Sprungmarken auf die Schaltfläche Sprungmarke hinzufügen.

Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, um weitere Sprungmarken hinzuzufügen.

Auf der Wiedergabesymbolleiste werden Sprungmarken als Kreise dargestellt. Wenn Sie auf eine der Sprungmarken zeigen, blendet PowerPoint eine QuickInfo mit dem Namen der Sprungmarke ein. Auf der Registerkarte Animationen können Sie in der Liste Trigger die Sprungmarken als Startpunkt für eine Animation auswählen.

Wenn Sie in einen Medienclip eine Sprungmarke einfügen, können Sie diese als Trigger verwenden

Falls Sie eine Sprungmarke erstellt haben, die Sie doch nicht benötigen, können Sie sie entfernen, indem Sie sie markieren und dann auf der kontextbezogenen Register-karte Wiedergabe in der Gruppe Sprungmarken auf die Schaltfläche Sprungmarke entfernen klicken.

Audioinhalte in Folien einfügen

Sie können Ihre Präsentationen aufwerten, indem Sie Folienübergänge, animierte Inhalte, einzelne Folien oder die gesamte Präsentation mit Audio versehen. Sie können beispielsweise in der Zeit vor dem Start Ihrer Präsentation eine Einstiegspräsentation abspielen, die grundlegende Informationen und Aufhänger (»Icebreaker«) enthält. Unterlegen Sie diese Präsentation mit einem angenehmen, lizenzfreien Soundtrack, der in einer Endlosschleife abgespielt wird, um das Unbehagen eines Raums voller Leute, die das Schweigen nicht brechen wollen, zu vermeiden.

Wenn Sie eine Präsentation elektronisch weiterleiten, damit sich Ihre Zuschauer diese selbstständig ansehen, können Sie beispielsweise eine einzelne Animation oder auch die gesamte Präsentation mit einem Audiokommentar versehen.

Sie können entweder bereits aufgenommene Audiodateien verwenden oder Ihre eigenen Inhalte direkt aus PowerPoint heraus aufnehmen. PowerPoint unterstützt sowohl die gebräuchlichen Audioformate wie MP3, MP4, Windows Audio (.wav) und Windows Media Audio (.wma) sowie weitere Spezialformate, zu denen ADTS, AU, FKAD, MIDI und MKA-Audio gehören.

TIPP Das Feature zum direkten Einfügen von Audio aus Onlineressourcen, das in früheren PowerPoint-Versionen vorhanden war, steht in PowerPoint 2016 nicht mehr zur Verfügung. Sie können jedoch mit Ihrem Browser lizenzfreie Musik oder Soundeffekte aus dem Web herunterladen. Je nach Downloadsite müssen Sie bei der Verwendung des Audiomaterials die Quelle angeben; lesen Sie daher auch das Kleingedruckte auf der Website. Haben Sie Musik oder anderes Audiomaterial gefunden, das Sie verwenden wollen, laden Sie es zuerst auf Ihren Computer herunter und folgen Sie dann den Anleitungen in diesem Abschnitt, um den Audioclip in die Folien einzufügen.

Wenn Sie Audio direkt auf der Folie (und nicht für eine Animation oder einen Übergang) einfügen, zeigt PowerPoint auf der Folie das Audiosymbol (einen Lautsprecher) und das zugehörige Triggersymbol (einen Blitz) an; das betreffende Triggerereignis wird in den Animationsbereich eingefügt.

Der Trigger wird automatisch erstellt und in den Animationsbereich eingefügt

Wenn auf der Folie das Audiosymbol ausgewählt wird, blendet PowerPoint im Menüband die kontextbezogenen Registerkarten Audiotools/Format und Audiotools/Wiedergabe ein. Außerdem werden auf der Folie die Wiedergabesteuerelemente angezeigt.

Die Befehle für die Wiedergabe sind zwar einfach, stellen aber ausreichende Möglichkeiten zur Verfügung

Sie können den auf einer Folie vorhandenen Audioclip automatisch starten lassen oder hierfür die Wiedergabesteuerelemente verwenden. Die Wiedergabesteuerelemente sind nur sichtbar, wenn das Audiosymbol ausgewählt ist. Das Audiosymbol ist wenig aufdringlich; falls Sie möchten, können Sie es formatieren oder auch ausblenden.

Sie können die Größe und die Drehung des Audiosymbols mit den Ziehpunkten und dem Drehpunkt ändern

Mit den Befehlen der kontextbezogenen Registerkarte Wiedergabe können Sie die Wiedergabe des Audiomaterials folgendermaßen konfigurieren:

Den Audioinhalt bearbeiten, damit nur ein bestimmter Teil wiedergegeben wird

Das Audiomaterial einblenden und ausblenden lassen

Die Lautstärke anpassen oder den Sound stummschalten

Festlegen, wann der Audioinhalt abgespielt wird:

• Automatisch, wenn die Folie angezeigt wird

• Beim Klicken auf das Audiosymbol

Das Audioobjekt ausblenden, wenn die Präsentation in der Leseansicht oder der Ansicht Bildschirmpräsentation angezeigt wird

Festlegen, dass der Audioinhalt endlos wiedergegeben werden soll, bis Sie die Wiedergabe anhalten

Sicherstellen, dass der Audioinhalt bei jeder Wiedergabe von Anfang an abgespielt wird

Einen Audioclip in eine Folie einfügen

Speichern Sie den Audioclip auf Ihrem Computer oder in einem freigegebenen Netzwerkordner.

Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Medien auf die Schaltfläche Audio und dann auf Audio auf meinem Computer, um das Dialogfeld Audio einfügen zu öffnen.

Navigieren Sie im Dialogfeld Audio einfügen zu der Audiodatei, markieren Sie sie und klicken Sie auf Einfügen.

oder

Öffnen Sie im Datei-Explorer den Ordner, der die Audiodatei enthält.

Ordnen Sie die Fenster von PowerPoint und Datei-Explorer so an, dass beide sichtbar sind.

Ziehen Sie die Audiodatei aus dem Datei-Explorer auf die Folie.

Audio direkt auf eine Folie aufzeichnen

Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Medien auf die Schaltfläche Audio und dann auf Audioaufnahme, um das Dialogfeld Sound aufzeichnen zu öffnen.

Geben Sie in das Feld Name einen Namen ein, der die Aufnahme eindeutig beschreibt. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Aufnahme (mit einem roten Kreis markiert).

Das Dialogfeld Sound aufzeichnen

Sprechen Sie in Ihr Mikrofon oder stellen Sie auf andere Weise das Audio bereit, das Sie aufzeichnen wollen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Stopp (mit dem blauen Quadrat). In der Mitte der Folie werden das Audiosymbol und das zugehörige Triggersymbol angezeigt. Das Triggerereignis wird in den Animationsbereich eingefügt.

TIPP Wenn Sie mehrere Audioaufnahmen machen, werden die Audiosymbole an der gleichen Stelle aufeinander gelegt. Daher müssen Sie die Symbole von späteren Aufzeichnungen verschieben, um frühere Aufnahmen auswählen zu können.

Die Wiedergabe eines Audioclips auf einen bestimmten Bereich einschränken

Wählen Sie das Audiosymbol aus. Klicken Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte Wiedergabe in der Gruppe Bearbeiten auf Audio beschneiden, um das Dialogfeld Audio kürzen zu öffnen.

Sie können Audio vom Anfang und vom Ende der Datei aus kürzen

Führen Sie im Dialogfeld Audio kürzen eine oder mehrere der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiedergabe, um den Clip zu starten und klicken Sie auf Pause, um die Wiedergabe anzuhalten

• Ziehen Sie die grüne Startmarkierung, um den Startpunkt der Clipwiedergabe festzulegen

• Ziehen Sie die rote Endemarkierung, um den Endpunkt der Clipwiedergabe festzulegen

• Wählen Sie die Start- oder Endemarkierung aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Vorheriger Frame oder Nächster Frame, um die ausgewählte Markierung in Schritten von einer zehntel Sekunde nach vorne oder nach hinten zu verschieben

Wenn der Wiedergabebereich richtig eingestellt ist, klicken Sie auf OK, um das Dialog-feld Audio kürzen zu schließen.

TIPP Das Kürzen eines Audioclips beeinflusst nur die Wiedergabe des Clips auf der Folie; die ursprüngliche Audiodatei wird hierdurch nicht verändert. Sie können den Clip zu jedem Zeitpunkt erneut kürzen oder den Originalzustand wiederherstellen. Weitere Informationen dazu, wie Sie den nicht hörbaren Teil tatsächlich aus der Datei entfernen, finden Sie im Abschnitt »Medien komprimieren, um die Dateigröße zu minimieren« weiter hinten in diesem Kapitel.

Einen Audioclip einblenden oder ausblenden

Markieren Sie das Audiosymbol. Führen Sie auf der Registerkarte Wiedergabe in der Gruppe Bearbeiten eine oder beide der folgenden Aktionen durch:

• Geben Sie in das Feld Einblenden die Dauer ein, die nach dem Starten des Clips benötigt wird, bis er in voller Lautstärke wiedergegeben wird

• Geben Sie in das Feld Ausblenden die Dauer ein, in der am Ende des Clips die Lautstärke reduziert wird

TIPP Die Dauer der Einblendung und Ausblendung kann bis zu einer hundertstel Sekunde genau angegeben werden.

Das Audiosymbol ändern oder ausblenden

Wählen Sie das Audiosymbol aus und führen Sie dann eine oder mehrere der folgenden Aktionen durch:

• Ziehen Sie die Größenanfasser, um das Symbol zu verkleinern oder zu vergrößern

• Ziehen Sie das Symbol an eine andere Stelle auf der Folie oder von der Folie weg (das Symbol muss sich jedoch weiterhin im Arbeitsbereich von PowerPoint befinden)

• Verwenden Sie die Befehle auf der Registerkarte Format, um das Aussehen des Symbols zu ändern

• Ersetzen Sie das Standardsymbol durch eine andere Grafik (beispielsweise ein Bild oder ein Logo)

Einen Audioclip in einer Schleife wiederholen

Schalten Sie auf der Registerkarte Wiedergabe in der Gruppe Audiooptionen das Kontrollkästchen Endloswiedergabe ein.

TIPP Um die Wiedergabe eines Audioclips automatisch zu starten und ihn während der gesamten Bildschirmpräsentation wiederzugeben, konfigurieren Sie die Einstellungen wie folgt: Stellen Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte Wiedergabe in der Gruppe Audiooptionen die Einstellung Start auf Automatisch. Schalten Sie dann die Kontrollkästchen Folienübergreifende Wiedergabe, Endloswiedergabe und Bei Präsentation ausblenden ein.

Videoinhalte in Folien einfügen

Manchmal ist ein Film (oder Video) die beste Methode, um sicherzustellen, dass das Publikum die Aussage Ihrer Präsentation wirklich versteht. Wenn Ihre Firma beispielsweise ein kurzes Werbevideo entwickelt hat, ist es in einer Präsentation zum Thema Marketingpläne sicher sinnvoller, das Video selbst in die Präsentation aufzunehmen, anstatt zu versuchen, es anhand von Aufzählungen oder auch Standbildern zu beschreiben. Sie können sich das Umschalten zwischen PowerPoint und einem Video-Player ersparen, indem Sie das Video direkt in die Folie einbetten und dann das Video als Teil der Bildschirmpräsentation starten. Diese Vorgehensweise ist viel einfacher, um Informationen aus unterschiedlichen Quellen zu verwenden, als zwischen diesen Quellen hin und her zu schalten.

Sie können einen Videoclip in eine Folie einfügen, der sich auf Ihrem Computer oder in einem freigegebenen Netzwerkordner befindet, oder aus Ihrem Facebook-Account, aus YouTube und aus allen anderen Websites, die einen Code für das Einbetten zur Verfügung stellen (bei dem sich um eine Adresse handelt, zu der Sie verlinken können), handelt.

TIPP Wenn ein öffentlich geposteter Videoclip einen Einbettungscode besitzt, können Sie auf das Onlinevideo verlinken und brauchen die Datei nicht in die Folie einzubetten. Power-Point verwendet den Einbettungscode, um das Video zu finden und wiederzugeben. Solange das Video an seiner ursprünglichen Position erhalten bleibt (und solange Sie eine aktive Internetverbindung besitzen), können Sie zu jedem Zeitpunkt auf das Video zugreifen und es auf der Folie abspielen.

Nachdem Sie das Video eingefügt haben, können Sie dessen Darstellung auf der Folie auf alle möglichen Arten verändern. Sie können das Video verschieben und dessen Größe ändern, es in einem Rahmen ihrer Wahl darstellen und auch die Helligkeit und den Farbkontrast des Videos ändern.

Sie können die Größe des Videorahmens ändern

TIPP Die Änderungen, die Sie an dem Bild auf der Folie vornehmen, wirken sich auch auf die Videowiedergabe aus. Wenn Sie beispielsweise das Seitenverhältnis des Videos auf der Folie ändern, wird das Video bei der Wiedergabe verzerrt dargestellt.

Wenn Sie mit lokalen Videos arbeiten, deren Dateien Sie in die Folie einbinden, können Sie die Videowiedergabe ein- und ausblenden lassen und den Inhalt des Videos anpassen, indem Sie nur einen bestimmten Ausschnitt des Videos abspielen. Sie können Sprungmarken einfügen und diese als Trigger für andere Ereignisse verwenden. (Sie können beispielsweise eine Liste mit Verkaufsargumenten anzeigen, während die einzelnen Punkte in dem Werbevideo dargestellt werden).

Legen Sie den Start- und Endpunkt fest, um bestimmte Inhalte hervorzuheben

Während Sie eine Bildschirmpräsentation in der Vorschau ansehen und während Sie sie halten, können Sie eingebettete Audio- und Videoclips starten sowie die Wiedergabe anhalten, sich innerhalb der Aufnahme bewegen und mit den Steuerelementen, die angezeigt werden, wenn Sie das Symbol des Videos oder der Audiodatei auswählen, die Lautstärke anpassen. Bei der Wiedergabe eines Videos können Sie zwischen der eingebetteten Größe und der Vollbildwiedergabe wählen.

Viele der Schritte beim Verwalten von Videoclips sind mit denen identisch, die Sie bereits von den Audio-Clips kennen:

Die Wiedergabe des Videos auf einen bestimmten Ausschnitt beschränken

Den Videoclip ein- oder ausblenden

Die Videowiedergabe manuell oder automatisch starten

Einen Videoclip auch beim Folienwechsel weiterlaufen lassen

Einen Videoclip in einer Schleife wiedergeben

SIEHE AUCH Weitere Informationen zu den in obiger Aufzählung beschriebenen Möglichkeiten finden Sie im Abschnitt »Audioinhalte in Folien einfügen« weiter vorne in diesem Kapitel.

Einen Videoclip in eine Folie einfügen

Klicken Sie in einer Folie, die einen Inhaltsplatzhalter enthält, auf die Schaltfläche Video einfügen, um das Fenster Video einfügen zu öffnen. Dort finden Sie Links zu den Videoquellen, die Sie mit Office verbunden haben.

Videoclips lassen sich aus den unterschiedlichsten Quellen einfügen

Klicken Sie im Fenster Video einfügen die Quelle des Videos an, das Sie einfügen wollen, und folgen Sie den weiteren Schritten, um ein Video von der ausgewählten Quelle einzufügen.

oder

Klicken Sie auf einer beliebigen Folie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Medien auf die Schaltfläche Video einfügen, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf Onlinevideo, um das Fenster Video einfügen zu öffnen. Wählen Sie im Fenster Video einfügen die Quelle des Videos aus, das Sie einfügen wollen, und folgen Sie dann den weiteren Schritten, um aus der ausgewählten Quelle ein Video einzufügen.

• Klicken Sie auf Video auf meinem Computer, um das Dialogfeld Video einfügen zu öffnen. Navigieren Sie im Dialogfeld Video einfügen zu dem Ordner, in dem sich die gewünschte Videodatei befindet, wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Einfügen.

Ein eingebettetes Video auswählen

Klicken Sie das Videobild einmal an. Am Videobild werden Anfasser eingeblendet, unterhalb des Videos wird die Wiedergabeleiste angezeigt und in Menüband sind die kontextbezogenen Registerkarten Videotools sichtbar.

Ein Video auf der Folie verschieben

Markieren Sie das Video und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Ziehen Sie das Video an die neue Position. Auf der Folie werden die intelligenten Führungslinien angezeigt, die dabei helfen, das Video an anderen Objekten auf der Folie auszurichten.

• Verwenden Sie die Pfeiltasten, um das Video in kleinen Schritten zu verschieben

Die Größe des Videos ändern und das Seitenverhältnis beibehalten

Führen Sie eine oder beide der folgenden Aktionen durch:

• Ziehen Sie einen der Größenziehpunkte in den Ecken. Auf der Folie werden intelligente Führungslinien angezeigt, die dabei helfen, das Video an anderen Objekten auf der Folie auszurichten.

• Geben Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte Format in der Gruppe Größe eine bestimmte Größe in das Feld Videohöhe oder Videobreite ein und drücken Sie dann die -Taste, um beide Werte zu ändern

Das Videobild auf der Folie formatieren

Markieren Sie das Video und verwenden Sie dann die Befehle auf der kontextbezogenen Registerkarte Format, um das Video so zu formatieren, wie Sie es bereits von Grafiken her kennen

SIEHE AUCH Weitere Informationen über das Formatieren von Bildern finden Sie im Abschnitt »Bilder bearbeiten und formatieren« in Kapitel 11, »Einfache Grafiken einfügen und formatieren«.

Ein eingebettetes Video im Vollbildmodus wiedergeben

Markieren Sie das Video.

Schalten Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte Wiedergabe in der Gruppe Videooptionen das Kontrollkästchen Wiedergabe im Vollbildmodus ein.

Die relative Lautstärke des Videosoundtracks festlegen

Markieren Sie das Video.

Klicken Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte Wiedergabe in der Gruppe Videooptionen auf die Schaltfläche Lautstärke.

Klicken Sie auf Niedrig, Mittel, Hoch oder Ton aus.

Medien komprimieren, um die Dateigröße zu minimieren

Das Kürzen eines Video- oder Audioclips beeinflusst nur die Wiedergabe des Clips auf der Folie. Die ursprüngliche Datei wird hierdurch nicht verändert. In der Präsentation bleibt die Originaldatei unverändert erhalten und Sie können zu einem späteren Zeitpunkt den Clip erneut kürzen oder den Clip wiederherstellen.

Sie können die Dateigröße einer PowerPoint-Präsentation verringern, indem Sie die nicht verwendeten Teile der Clips entfernen lassen. PowerPoint 2016 stellt drei verschiedene Komprimierungseinstellungen zur Verfügung, die ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Größe und Qualität bieten.

Wählen Sie die Komprimierungseinstellung, die sich für Ihren Zweck am besten eignet

Wenn Sie die Datei nach dem Komprimieren der Medien speichern und schließen, werden die weggekürzten Bereiche der Videos entfernt und stehen danach nicht mehr zur Verfügung. Solange Sie die Datei noch nicht gespeichert und geschlossen haben, können Sie den Komprimierungsvorgang rückgängig machen.

Mediendateien komprimieren

Speichern Sie die Präsentation und öffnen Sie dann die Seite Informationen der Backstage-Ansicht.

Beachten Sie die Gesamtgröße der Präsentation, die Größe der verwendeten Mediendateien und die Anzahl der Dateien, die gekürzte Bereiche enthalten.

Die Seite Informationen der Backstage-Ansicht

Klicken Sie auf der Seite Informationen auf die Schaltfläche Medien komprimieren und klicken Sie dann die gewünschte Kompressionsstufe an. PowerPoint zeigt das Dialogfeld Medien komprimieren an, führt dort die einzelnen Mediendateien und die vorgenommene Komprimierung auf und informiert Sie abschließend über die Platzersparnis.

Das Komprimieren von Mediendateien kann zu erheblichen Unterschieden in der Dateigröße der Präsentation führen

Klicken Sie im Dialogfeld Medien komprimieren auf die Schaltfläche Schließen. Im Bereich Mediengröße und -leistung der Backstage-Ansicht Informationen ist die Schaltfläche Medien komprimieren aktiv, um anzuzeigen, dass Medien komprimiert wurden. Außerdem werden dort Informationen über die vorgenommene Komprimierung angezeigt.

Falls Ihnen die Ergebnisse nicht zusagen, können Sie die Medienkomprimierung rückgängig machen

Geben Sie die Präsentation wieder, um die Medienqualität zu überprüfen und speichern Sie die Datei, wenn die Qualität zufriedenstellend ist.

Die Komprimierung der Mediendateien rückgängig machen

Klicken Sie auf der Seite Informationen auf die Schaltfläche Medien komprimieren und klicken Sie dann auf Rückgängig. PowerPoint stellt dann sofort den ursprünglichen Zustand der Mediendateien wieder her.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie folgendes gelernt

Text und Bilder auf Folien animieren

Animationseffekte anpassen

Audioinhalte in Folien einfügen

Videoinhalte in Folien einfügen

Medien komprimieren, um die Dateigröße zu verringern

Hyperlinks zu weiteren Ressourcen

Präsentationen enthalten oft Adressen zu Websites, auf denen weiterführenden Informationen zum Thema der Präsentation zu finden sind. Wenn eine Präsentation elektronisch verteilt wird, können diese URLs als Hyperlinks formatiert werden und die angegebenen Websites lassen sich so direkt von der Präsentation aus öffnen. Mit Hyperlinks lassen sich auch in einer Präsentation ausgeblendete Folien öffnen oder auch Informationen aus anderen Dateien.

TIPP Falls Sie Microsoft Outlook verwenden können Sie einen Hyperlink verwenden, um das Fenster für eine neue E-Mail-Nachricht zu öffnen, damit die Benutzer Ihrer Präsentation Sie einfach kontaktieren können.

In den meisten Fällen werden Hyperlinks im Textformat verwendet. Sie können jedoch auch jedes andere Objekt mit einem Hyperlink versehen, beispielsweise eine Grafik, eine Form oder ein Logo. Wenn Sie das mit einem Link versehene Objekt anklicken, werden Sie direkt zur verlinkten Adresse weitergeleitet. Wenn Sie das Objekt bearbeiten oder formatieren, bleibt der Link erhalten; falls Sie jedoch das Objekt löschen, wird auch der Hyperlink entfernt.

Die einfachste Möglichkeit, einen Hyperlink zu erstellen, besteht darin, in ein Textfeld eine URL einzugeben und dann die -Taste zu drücken. PowerPoint erstellt den Link automatisch und formatiert die URL so, dass andere ihn als Hyperlink erkennen.

Wenn auf jeder Folie der Präsentation der gleiche Hyperlink angezeigt werden soll, können Sie den Hyperlink im Folienmaster der Präsentation zu Text oder zu einem Objekt hinzufügen.

Führen Sie die folgenden Schritte durch, um ein Objekt mit einem Hyperlink zu versehen.

Markieren Sie das Objekt, das als Hyperlink dienen soll.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch, um das Dialogfeld Link einfügen zu öffnen:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Link auf Link

• Drücken Sie

Klicken Sie in der Liste Link zu den Typ des Hyperlinks an. In den meisten Fällen ist dies eine bestimmte Website oder eine andere Stelle in der gleichen Datei.

Sie können Links zu internen, lokalen oder Webspeicherorten erstellen

Falls Sie zu einer Website verlinken wollen, geben Sie die URL in das Feld Adresse ein. Wenn Sie in PowerPoint auf eine andere Folie oder in einem Word-Dokument auf eine Überschrift verlinken wollen, klicken Sie die Folie bzw. Überschrift im Bereich Wählen Sie eine Stelle in diesem Dokument aus an. Klicken Sie dann auf OK.

Übungsaufgaben

Sie finden die Übungsdateien für die nachfolgenden Aufgaben im Ordner Office2016SfS\Kapitel12. Sie können die Ergebnisse der folgenden Aufgaben im gleichen Ordner speichern.

Text und Bilder auf Folien animieren

Öffnen Sie die Präsentation Folien animieren und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Weisen Sie auf Folie 1 dem Folientitel und dem Untertitel die Eingangsanimation Form zu. Beachten sie, dass neben den animierten Objekten die Animationsnummern 1 und 2 angezeigt werden.

Zeigen Sie Folie 2 an und weisen Sie dem Inhaltsplatzhalter auf der linken Seite die Eingangsanimation Form zu. Beachten Sie, dass links neben den einzelnen Aufzählungspunkten Kästchen mit den Ziffern 1 bis 3 angezeigt werden, die die Reihenfolge der Animation angeben.

Wiederholen Sie die Aufgabe 2 für den Platzhalter auf der rechten Seite der Folie.

Lassen Sie alle Animationen auf Folie 2 in der Vorschau anzeigen.

Zeigen Sie Folie 3 an. Weisen Sie dem Foto mit dem Frosch die Eingangsanimation Form zu und fügen Sie dann den Betonungseffekt Impuls hinzu.

Kopieren Sie die Animationen des Froschfotos auf das Foto der Krähe und auf das Foto mit der Katze.

Schauen Sie sich zuerst die Animationen auf dieser Folie und dann die gesamte Präsentation in der Vorschau an.

Kehren Sie zur Normalansicht zurück.

Speichern und schließen Sie die Präsentation.

Animationseffekte anpassen

Öffnen Sie die Präsentation Animationen anpassen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Weisen Sie auf Folie 1 ein dem Folientitel den Eingangseffekt Karo zu. Legen Sie die Richtung auf Aus fest.

Kopieren Sie die Animation des Titels auf den Untertitel und legen Sie als Startoption Nach Vorherigem fest.

Wechseln Sie zur Leseansicht und schauen Sie sich die Animationseffekte auf Folie 1 an.

Kehren Sie zurück zur Normalansicht, zeigen Sie Folie 2 an und klicken Sie dann irgendwo in die Aufzählung auf der linken Seite.

Öffnen Sie den Animationsbereich. Klicken Sie Animation 1 mit der rechten Maustaste an und klicken Sie dann auf Effektoptionen, um das Dialogfeld Kreis zu öffnen.

Führen Sie im Dialogfeld Kreis die folgenden Aktionen durch:

• Weisen Sie den Klang Glocken zu

• Ändern Sie die Textfarbe nach der Animation in Rot

• Lassen Sie den Text zeichenweise animieren

• Legen Sie die Anzeigedauer auf 3 Sekunden (Langsam) fest

Schauen Sie sich an, wie sich die Änderungen auf die Animationseffekte auswirken.

Die Animation Form eignet sich nicht gut mit den geänderten Effektoptionen. Lassen Sie uns diese daher anpassen.

Klicken Sie den Inhaltsplatzhalter auf der linken Seite an. Beachten Sie, dass im Animationsbereich alle Animationen für die Aufzählungspunkte ausgewählt sind.

Weisen Sie dem gesamten Platzhalter den Eingangseffekt Hineinschweben zu und lassen Sie dann die Effektoptionen anzeigen.

Führen Sie im Dialogfeld Aufwärts schweben die folgenden Aktionen durch:

• Weisen Sie den Klang Glocken zu

• Ändern Sie die Textfarbe nach der Animation in Rot

• Lassen Sie den Text zeichenweise animieren

• Legen Sie die Anzeigedauer auf 1 Sekunde (Schnell) fest

Sehen Sie sich die Animationen in der Vorschau an und nehmen Sie weitere Anpassungen an den benutzerdefinierten Animationseffekten vor.

Kopieren Sie die Animationseffekte der Aufzählung auf der linken Seite auf die Aufzählung auf der rechten Seite der Folie.

Wechseln Sie zur Leseansicht und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter, um die animierten Aufzählzungen auf Folie 2 zu sehen.

Wenn alle Aufzählungspunkte sichtbar sind und in Rot dargestellt werden, drücken Sie die Taste , um zur Normalansicht zurückzukehren.

Speichern und schließen Sie die Präsentation.

Audioinhalte in Folien einfügen

Öffnen Sie die Präsentation Audioclip einfügen, zeigen Sie Folie 1 an und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Medien auf die Schaltfläche Audio und dann auf Audio auf meinem Computer, um das Dialogfeld Audio einfügen zu öffnen.

Navigieren Sie im Dialogfeld Audio einfügen zu dem Ordner mit den Übungsdateien und doppelklicken Sie auf die Datei Soundtrack, um den Audio-Clip in die Folie einzufügen.

Legen Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte Wiedergabe die Einstellung Start auf Automatisch fest. Schalten Sie dann die Kontrollkästchen Folienübergreifende Wiedergabe, Endloswiedergabe und Bei Präsentation ausblenden ein.

Wechseln Sie zur Leseansicht und hören Sie sich die Audiodatei an, während in der Bildschirmpräsentation nacheinander die einzelnen Folien angezeigt werden.

Drücken Sie , um die Bildschirmpräsentation zu beenden und zur Normalansicht zurückzukehren.

Speichern und schließen Sie die Präsentation.

Videoinhalte in Folien einfügen

Öffnen Sie die Präsentation Videoclip einfügen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Fügen Sie in den Inhaltsplatzhalter auf der linken Seite das Video Schmetterling aus dem Ordner mit den Übungsdateien ein.

Klicken Sie auf der Wiedergabesymbolleiste auf die Schaltfläche Wiedergabe/Pause und schauen Sie sich das Video an.

Fügen Sie das Video Tierwelt aus dem Ordner mit den Übungsdateien in den Inhaltsplatzhalter auf der rechten Seite ein und geben Sie das Video wieder.

Markieren Sie das Video Tierwelt. Öffnen Sie das Dialogfeld Video kürzen und ziehen Sie den grünen Startmarker, bis er sich ungefähr bei Position 00:17,020 befindet. Passen Sie dann den Startpunkt Bild für Bild an, bis bei 00:17,292 das erste Murmeltier sichtbar wird.

Ziehen Sie den roten Endmarker, bis er sich ungefähr bei Position 00:17,020 befindet. Passen Sie dann den Endpunkt Bild für Bild an, bis bei 00:20,790 das letzte Murmeltier sichtbar wird.

Geben Sie das gekürzte Video wieder, klicken Sie dann auf OK, um das Dialogfeld Video kürzen zu schließen.

Ändern Sie die Höhe des Videobilds Schmetterling in 7,5cm ab.

Ändern Sie die Höhe des Videobilds Tierwelt in 7,5 cm ab und schneiden Sie es so zu, dass die Breite 10 cm beträgt.

Positionieren Sie die beiden Videos so, dass sie gleichmäßig auf der Folie verteilt und zueinander horizontal zentriert sind.

Weisen Sie beiden Videos den Videoeffekt Reflektierte Abschrägung, schwarz zu (in der Kategorie Intensiv des Katalogs Videoeffekte).

Legen Sie fest, dass das Video Schmetterling ohne Ton abgespielt wird, dass es automatisch startet und dass es endlos wiedergegeben wird.

Legen Sie fest, dass das Video Tierwelt ohne Ton abgespielt wird, dass es beim Klicken startet und dass es endlos wiedergegeben wird.

Wechseln Sie zur Leseansicht, schauen Sie sich das Video Schmetterling an und been-den Sie dessen Wiedergabe. Starten Sie dann das Video Tierwelt und halten Sie dessen Wiedergabe an.

Kehren Sie zur Normalansicht zurück.

Speichern und schließen Sie die Präsentation.

Medien komprimieren, um die Dateigröße zu minimieren

Für dieses Thema sind keine Übungsaufgaben vorhanden. Übungsaufgaben

Teil E

Microsoft Outlook 2016

Kapitel 13

E-Mail-Nachrichten senden und empfangen

Kapitel 14

Ihren Posteingang organisieren

Kapitel 15

Terminplanung mit dem Kalender

13 E-Mail-Nachrichten senden und empfangen

In diesem Kapitel

E-Mail-Nachrichten erstellen und versenden

Dateien und Outlook-Elemente an Nachrichten anhängen

Nachrichten und Nachrichtenanhänge anzeigen

Informationen über die Teilnehmer einer E-Mail-Kommunikation anzeigen

Auf Nachrichten antworten

Übungsdateien

Verwenden Sie für dieses Kapitel die Übungsdateien aus dem Ordner Office2016SfS\Kapitel13. Hinweise zum Download der Übungsdateien finden Sie in der Einleitung dieses Buchs.

Auch wenn Microsoft Office Outlook 2016 ein exzellentes Werkzeug ist, mit dem Sie Ihre Kalender, Kontakte und Aufgaben verwalten können, setzen die meisten Benutzer Outlook hauptsächlich ein, um E-Mail-Nachrichten zu senden und zu empfangen. In den letzten zehn Jahren hat sich E-Mail (die Kurzform für Electronic Mail – elektronische Post) als akzeptierte und oftmals sogar geforderte Form der privaten und geschäftlichen Kommunikation etabliert. Outlook stellt alle erforderlichen Tools bereit, damit Sie für ein oder mehrere E-Mail-Konten Ihre E-Mail-Nachrichten senden, beantworten, organisieren, filtern, sortieren, suchen und anderweitig verwalten können.

Wenn Sie in Outlook E-Mail-Nachrichten erstellen, können Sie den Text formatieren, Bilder einfügen, Dateien anhängen und die verschiedensten Nachrichtenoptionen konfigurieren, wie Abstimmungsschaltflächen, Wichtigkeit, Vertraulichkeit, Optionen zur Nachverfolgung sowie Übermittlungs- und Lesebestätigungen.

Outlook stellt zahlreiche Features bereit, mit denen es einfach ist, Informationen über die Personen, mit denen Sie korrespondieren, nachzuverfolgen und anzuzeigen. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn Ihr Unternehmen weitere Technologien einsetzt, die mit Outlook zusammenarbeiten, wie beispielsweise Microsoft Exchange, SharePoint oder Skype for Business. Zu diesen Features gehören Anwesenheitssymbole, die angeben, ob eine Person online und verfügbar ist, sowie Visitenkarten, über die Sie bequem auf zahlreiche weitere Informationen zugreifen können.

In diesem Kapitel lernen Sie die Verfahren kennen, mit denen Sie E-Mail-Nachrichten mit und ohne Anhänge erstellen, versenden und anzeigen können, mit denen Sie die Teilnehmer einer Nachricht anzeigen und mit denen Sie auf E-Mail-Nachrichten antworten können.

E-Mail-Nachrichten erstellen und versenden

Wenn Sie eine Internetverbindung besitzen, können Sie mit Outlook E-Mails versenden, gleichgültig, ob die Empfänger ebenfalls in Ihrem Unternehmen arbeiten oder ob sie sich an einem beliebigen Ort irgendwo auf der Erde befinden. Welchen Typ von E-Mail-Konto Sie verwenden spielt hierbei ebenfalls keine Rolle. Outlook kann E-Mail-Nachrichten in drei Nachrichtenformaten senden und empfangen:

HTML (Hypertext Markup Language) unterstützt Absatzformate (einschließlich nummerierter und Aufzählungslisten), Zeichenformate (wie zum Beispiel Schriftarten, Größen, Farben, Schriftstärke) und Hintergrundgestaltung (wie zum Beispiel Farben und Bilder). Die meisten (wenn auch nicht alle) E-Mail-Programme unterstützen das HTML-Format – die Programme, bei denen das nicht so ist, zeigen HTML-Nachrichten als einfachen Text an.

Rich-Text unterstützt mehr Optionen der Absatzformatierung als HTML, einschließlich Rahmen und Schattierung, ist aber nur mit Outlook und Microsoft Exchange Server kompatibel. Outlook konvertiert Rich-Text-Nachrichten in HTML, wenn sie außerhalb Ihres Exchange-Netzwerks gesendet werden.

Nur Text unterstützt keine Formatierungsfeatures, die in HTML- und RTF-Nachrichten verfügbar sind, wird aber von allen E-Mail-Programmen beherrscht

Beim Inhalt von E-Mal-Nachrichten sind Sie nicht auf einfachen Text beschränkt. In einer E-Mail-Nachricht können Sie fast alle Inhalte verwenden, die Sie auch in einem Microsoft Word-Dokument verwenden können. Da Outlook 2016 und Word 2016 einen ähnlichen Satz von Formatierungsbefehlen verwenden, sind Sie vermutlich bereits mit zahlreichen Vorgehensweisen für die Formatierung von Inhalten vertraut.

Sie können Ihre Nachrichten personalisieren, indem Sie bestimmte Schriftarten und Schriftfarben verwenden und die E-Mails mit einem professionellen Touch versehen, indem Sie Ihre Kontaktinformationen als E-Mal-Signatur einfügen. (Sie können auch andere Formatierungen verwenden, wie Designs und Seitenhintergründe. Jedoch werden diese bei den E-Mail-Empfängern nicht immer wie von Ihnen beabsichtigt angezeigt, was dazu führen kann, dass Ihre Kommunikation einen weniger professionellen Eindruck hinterlässt.)

TIPP Sie können verschiedene Signaturen für neue E-Mail-Nachrichten und für Antworten oder Weiterleitungen einrichten.

Sie können den Text der E-Mail-Nachrichten formatieren, damit er lesbarer wird, und hierfür Überschriften, Listen oder Tabellen verwenden. Außerdem können Sie Informationen visuell darstellen, indem Sie Diagramme, Bilder und andere Arten von Grafiken einfügen. Sie können an Ihre Nachrichten Dateien anhängen und Links einfügen, beispielsweise zu Dateien oder zu Websites.

SIEHE AUCH Weitere Informationen dazu, wie Sie Dateien und andere Inhalte an E-Mail-Nachrichten anhängen, finden Sie im Abschnitt »Dateien und Outlook-Elemente an Nachrichten anhängen« weiter hinten in diesem Kapitel.

Für den weiteren Verlauf dieses Buchs gehe ich davon aus, dass Sie wissen, wie Sie die mit den Standardverfahren von Word Inhalte eingeben, bearbeiten und formatieren und verzichte daher darauf, dies zu beschreiben.

SIEHE AUCH Falls Sie ausführliche Informationen über das Eingeben, Bearbeiten und Formatierungen von Inhalten benötigen – einschließlich der Verwendung von Zeichen- und Absatzformatvorlagen, Schnellformatvorlagen und Designs, sei Ihnen das Buch Microsoft Word 2016 – Schritt für Schritt ans Herz gelegt, das im dpunkt. Verlag unter dem Label »Microsoft« erschienen ist. Weitere Informationen zu diesem Buch finden Sie unter www.dpunkt.de/word-2016-SFS.

Das Erstellen einer E-Mal-Nachricht ist ein ziemlich einfacher Vorgang. Normalerweise geben Sie hierzu in die folgenden Felder Informationen ein:

An Geben Sie in dieses Feld die E-Mail-Adresse des primären Empfängers der Nachricht ein. Dies ist das einzige Feld, das zum Senden einer E-Mail-Nachricht unbedingt erforderlich ist.

Betreff Geben Sie hier eine kurze Beschreibung des Nachrichteninhalts oder des Zwecks der Nachricht ein. Der Betreff ist nicht erforderlich, dennoch ist es wichtig, in diesem Feld Informationen bereitzustellen. Der Betreff hilft Ihnen und dem Empfänger dabei, die Nachricht zuzuordnen und er kann auch verhindern, dass die E-Mal-Nachricht nicht durch das E-Mail-Programm des Empfängers als Junk-Mail eingestuft und daher blockiert wird. Outlook zeigt eine Warnung an, wenn Sie versuchen, eine Nachricht ohne Betreff zu versenden.

Nachrichtentext Geben Sie die eigentliche Nachricht in das große Textfeld, den Inhaltsbereich, ein. Sie können im Nachrichtenkörper die unterschiedlichsten Inhalte verwenden wie formatierten Text, Hyperlinks und Grafiken.

TIPP Um die Texte knapp zu halten, verwende ich in diesem Kapitel und im weiteren Verlauf des Buchs für E-Mail-Nachrichten einfach den Ausdruck Nachricht. Wenn andere Arten von Nachrichten gemeint sind, wie Sofortnachrichten oder Textnachrichten, wird, um Verwirrung zu vermeiden, immer der vollständige Name verwendet.

Nachrichten erstellen

Das Adressieren einer Nachricht ist einfach: Geben Sie in das Adressfeld im Nachrichtenfenster die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Wenn sich der Empfänger in Ihrem Adressbuch befindet, können Sie auch seinen Namen eingeben.

Sie können die E-Mail-Empfänger in eines dieser drei Textfelder eingeben:

An Wird für die primären Empfänger der Nachricht verwendet. Normalerweise sind dies die Personen, die auf Ihre Nachricht reagieren sollen. Jede Nachricht benötigt in diesem Feld mindestens eine Adresse.

Cc Wird für die Empfänger verwendet, die eine Kopie der Nachricht erhalten sollen (cc steht für carbon copy). Dies sind in den meisten Fällen die Personen, die Sie über den Inhalt der Nachricht in Kenntnis setzen wollen, von denen Sie jedoch keine Antwort auf die Nachricht erwarten.

Bcc Wird für die Empfänger verwendet, die eine »Blindkopie« der Nachricht erhalten sollen (bcc steht für blind carbon copy). Dies sind die Personen, die Sie über die Nachricht informieren und gleichzeitig wollen, dass die anderen Empfänger nicht sehen können, dass diese Personen diese Nachricht erhalten haben. Bcc-Empfänger sind für die anderen Nachrichtenempfänger nicht sichtbar und erhalten daher auch keine Antworten, es sei denn, sie werden beim Antworten explizit in eines der Adressfelder eingefügt.

Die Felder An und Cc sind im Fenster zum Erstellen einer Nachricht immer sichtbar. Das Feld Bcc ist standardmäßig nicht eingeblendet. Sie können das Bcc-Feld einblenden, indem Sie im Fenster zum Erstellen einer Nachricht auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Felder anzeigen auf Bcc klicken.

TIPP Beim Antworten auf und Weiterleiten von einer erhaltenen Nachricht wird im Fenster zum Erstellen einer Nachricht automatisch eines oder mehrere der Adressfelder ausgefüllt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt »Auf Nachrichten antworten« weiter hinten in diesem Kapitel.

Wenn Ihr E-Mail-Konto zu einem Microsoft Exchange-Netzwerk gehört, können Sie Nachrichten an andere Personen innerhalb dieses Netzwerks senden, indem Sie einfach nur den E-Mail-Alias eingeben, beispielsweise joan; das At-zeichen (@) und der Domänenname sind nicht erforderlich. Wenn Sie für eine Person, deren E-Mail-Adresse sich in Ihrem Adressbuch befindet, nur den Namen eingeben, verknüpft Outlook vor dem Senden den Namen automatisch mit der betreffenden E-Mail-Adresse; dieser Vorgang wird Adressauflösung genannt.

TIPP Drücken Sie , um die Adressauflösung zu initiieren.

Die Auflösung eines Namens oder einer Adresse führt zu einem der folgenden Ergebnisse:

Wenn Outlook einen Namen oder eine Adresse erfolgreich auflösen konnte, wird der Name bzw. die Adresse unterstrichen. Falls der Name oder die Adresse mit einem Eintrag in Ihrem Adressbuch übereinstimmt, ersetzt Outlook Ihre Eingabe mit dem Inhalt des Felds Anzeigen als des Kontakts und unterstreicht dann diesen Text.

Falls Outlook nicht in der Lage ist, den Namen oder die Adresse eindeutig aufzulösen, wird das Dialogfeld Namen überprüfen angezeigt und Sie werden aufgefordert, dort die Adresse auszuwählen, die Sie verwenden möchten

Im Dialogfeld Namen überprüfen können der Text Kein Vorschlag oder Namen angezeigt werden, die mit Ihrer Eingabe übereinstimmen

Sie können im Dialogfeld Namen überprüfen einen der Vorschläge auswählen oder eine der folgenden Aktionen durchführen:

Klicken Sie auf Eigenschaften, um weitere Informationen zu einer ausgewählten Adresse zu erhalten

Klicken Sie auf Weitere Vorschläge, um Ihr Standardadressbuch zu öffnen

Klicken Sie auf Neuer Kontakt, um direkt von diesem Dialogfeld aus einen neuen Kontakteintrag in Ihr Standardadressbuch einzufügen

Das Fenster zum Erstellen einer neuen E-Mail-Nachricht öffnen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie in einen beliebigen Outlook-Modul auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf die Schaltfläche Neue Elemente und klicken Sie dann auf E-Mail-Nachricht

• Klicken Sie im Mail-Modul auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue E-Mail

Eine E-Mail-Adresse in ein Adressfeld eingeben

Klicken Sie im Fenster zum Erstellen einer neuen Nachricht in das Feld An, Cc oder Bcc und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse ein

• Geben Sie einen Teil einer bereits verwendeten E-Mail-Adresse ein und wählen Sie dann aus der Liste AutoVervollständigen die gewünschte Adresse aus

• Klicken Sie auf eine der Schaltflächen An, Cc oder Bcc und wählen Sie dann im Dialogfeld Namen auswählen eine oder mehrere E-Mail-Empfänger aus

Den Betreff einer E-Mail-Nachricht eingeben

Geben Sie im Fenster zum Erstellen einer E-Mail-Nachricht den Betreff in das Feld Betreff ein.

Den Inhalt einer E-Mail-Nachricht eingeben

Geben Sie im Fenster zum Erstellen einer E-Mail-Nachricht in das Feld für den Nachrichtentext die Inhalte der Nachricht ein.

Den Inhalt einer E-Mail-Nachricht formatieren

Markieren Sie im Inhaltsbereich des Fensters zum Erstellen einer E-Mail-Nachricht die Inhalte, die Sie formatieren wollen.

Weisen die die gewünschte Text und Absatzformatierung entweder auf der Minisymbolleiste zu, die angezeigt wird, wenn Sie die Inhalte markieren. Oder verwenden Sie hierfür die Gruppe Text auf der Registerkarte Nachricht.

Sie können die Inhalte einer E-Mail-Nachricht so formatieren, wie Sie es von Word her kennen

oder

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Verwenden Sie die zahlreichen Befehle auf der Registerkarte Text formatieren, um weitere Zeichen- und Absatzformatierungen zuzuweisen

Die Registerkarte Text formatieren stellt Ihnen weitere Schrift- und Absatzformatierungsoptionen zur Verfügung

• Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Text oder auf der Regis-terkarte Text formatieren in der Gruppe Schriftart auf das Startprogramm für ein Dialogfeld, um das Dialogfeld Schriftart zu öffnen. In diesem Dialogfeld können Sie alle Schriftformatierungen, einschließlich des Zeichenabstandes, zuweisen.

Zu den erweiterten Optionen gehört auch das Festlegen des Zeichenabstands

Probleme beim Adressieren von Nachrichten lösen

Outlook 2016 enthält zahlreiche Features, die dafür gedacht sind, die Adresseingabe beim Erstellen von E-Mail-Nachrichten zu vereinfachen. Wie bei jedem Tool können auch diese Features bei der Verwendung komplizierter sein, als Sie es gerne hätten. In diesem Abschnitt erhalten Sie daher einige Tipps, mit denen Sie die am häufigsten vorkommenden Probleme lösen können.

Probleme mit der Liste AutoVervollständigen lösen

Wenn Sie in eines der Felder An, Cc oder Bcc einen Namen oder eine E-Mail-Adresse eingeben, zeigt Outlook in einer Liste übereinstimmende Adressen an. Sie können einen Namen oder eine Adresse in das Adressfeld einfügen, indem Sie ihn/sie anklicken oder indem Sie die Pfeiltasten verwenden, um den gewünschten Eintrag zu markieren und dann die Taste oder drücken.

Sie können den Empfänger einer Nachricht aus der Liste AutoVervollständigen auswählen

Es kann vorkommen, dass die Liste AutoVervollständigen falsche oder mittlerweile ungültige Adressen enthält, falls Sie beispielsweise früher einmal eine falsche E-Mail-Adresse verwendet haben, oder wenn einer Ihrer Kontakte eine neue E-Mail-Adresse hat. Es kann auch sein, dass die Liste Personen enthält, mit denen Sie nicht mehr korrespondieren. Falls Sie die fehlerhaften E-Mail-Adressen nicht aus der Liste entfernen, kann es leicht passieren, dass die versehentlich einen der Outlook-Vorschläge akzeptieren und eine Nachricht an die falsche E-Mail-Adresse senden.

Sie können die Einstellungen für die AutoVervollständigen-Liste in Dialogfeld Outlook-Optionen konfigurieren.

Probleme mit Adresslisten lösen

Wenn Outlook versucht, E-Mail-Adressen aufzulösen, sucht es zuerst in Ihrer Globalen Adressliste (das Unternehmensverzeichnis, das mit einem Exchange-Konto zur Verfügung steht, wenn Sie eines verwenden), und danach in den Kontaktinformationen, die im Modul Personen Ihres Standardkontos eingetragen sind.

Falls Sie mit mehreren Adresslisten arbeiten, beispielsweise einem benutzerdefinierten Kontakteorder, den Sie erstellt haben, oder mit Adresslisten, die mit weiteren E-Mail-Konten verknüpft sind, können Sie die Reihenfolge angeben, in der Outlook nach Namen und Adressen suchen soll. Außerdem können Sie eine Adressliste aus der Suche ausschließen, wenn Sie verhindern wollen, dass Outlook eine E-Mail-Adresse anhand dieser Adressliste auflöst.

Probleme mit mehreren Empfängern lösen

Standardmäßig ist Outlook so konfiguriert, dass Sie mehrere E-Mail-Adressen durch Semikola voneinander trennen. Wenn Sie mehrere Adressen durch die Eingabe eines Leerzeichens oder das Drücken der -Taste trennen, ersetzt Outlook diese Zeichen durch ein Semikolon, bevor die Nachricht versendet wird. Falls Sie mehrere Adressen durch ein Komma trennen (was auf den ersten Blick der natürlichere Weg zu sein scheint), behandelt Outlook die Adressen als eine einzige Adresse und zeigt eine Fehlermeldung an, wenn Sie versuchen, die Nachricht zu versenden.

Im Dialogfeld Outlook-Optionen können Sie Outlook anweisen, auch das Komma als Trennzeichen für mehrere Nachrichtenempfänger zu akzeptieren.

Einen Namen oder eine E-Mail-Adresse aus der AutoVervollständigen-Liste entfernen

Geben Sie in das Feld An, Cc oder Bcc die ersten Buchstaben eines Namens oder einer E-Mail-Adresse ein, damit in der AutoVervollständigen-Liste übereinstimmende Namen und Adressen angezeigt werden.

Zeigen Sie in der Liste auf den Namen oder die E-Mail-Adresse, die Sie entfernen wollen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen (das X), die rechts neben dem Namen bzw. der Adresse sichtbar ist.

Das Dialogfeld »Outlook-Optionen« öffnen

Klicken Sie in einem beliebigen Modul auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen, und klicken Sie auf Optionen.

Einstellungen für die AutoVervollständigen-Liste ändern

Öffnen Sie das Dialogfeld Outlook-Optionen und klicken Sie in der Kategorienliste auf Mail.

Führen Sie auf der Seite Mail einen Bildlauf bis zum Abschnitt Nachrichten senden durch.

Führen Sie eine oder beide der folgenden Aktionen durch:

• Um zu verhindern, das die AutoVervollständigen-Liste angezeigt wird, schalten Sie das Kontrollkästchen Beim Ausfüllen der Zeilen „An“, „Cc“ und „Bcc“ Namen mithilfe der AutoVervollständigen-Liste vorschlagen aus

• Um alle Einträge aus der AutoVervollständigen-Liste zu entfernen (und mit einer leeren Liste zu beginnen), klicken Sie auf die Schaltfläche AutoVervollständigenListe leeren und klicken Sie dann im Bestätigungsdialogfeld auf Ja

Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen und das Dialogfeld zu schließen.

Sie können festlegen, wie Outlook Adressen auflöst

Das Komma als Trennzeichen zwischen E-Mail-Adressen verwenden

Öffnen Sie das Dialogfeld Outlook-Optionen und klicken Sie in der Kategorienliste auf Mail.

Führen Sie auf der Seite Mail einen Bildlauf bis zum Abschnitt Nachrichten senden durch.

Schalten Sie das Kontrollkästchen Komma als Trennzeichen für mehrere Nachrichtenempfänger zulassen ein.

Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen und das Dialogfeld zu schließen.

Die Reihenfolge ändern, in denen Outlook die Adressbücher durchsucht

Klicken Sie auf der Registerkarte Start eines beliebigen Outlook-Moduls in der Gruppe Suchen auf Adressbuch.

Öffnen Sie im Fenster Adressbuch das Menü Extras und klicken Sie auf Optionen.

Sie können die Reihenfolge festlegen, in der Outlook in vorhandenen Adressbüchern nach Kontakten sucht

Führen Sie im Dialogfeld Adressierung eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf Mit der globalen Adressliste beginnen, wenn Outlook zuerst im Verzeichnis Ihres Exchange-Kontos suchen soll

• Klicken Sie auf Mit Kontaktordnern beginnen, damit Outlook zuerst in den Kontakteinträgen im Modul Personen Ihres Standard-E-Mail-Kontos sucht

• Klicken Sie auf Benutzerdefiniert und legen Sie dann die Suchreihenfolge fest, indem Sie einen der Listeneinträge anklicken und ihn dann mit den Schaltflächen Nach oben und Nach unten an die gewünschte Position verschieben

Klicken Sie im Dialogfeld Adressierung auf OK. Schließen Sie dann das Fenster Adressbuch.

Die Adresslisten ändern, in denen Outlook sucht

Klicken Sie auf der Registerkarte Start eines beliebigen Outlook-Moduls in der Gruppe Suchen auf Adressbuch.

Öffnen Sie im Fenster Adressbuch das Menü Extras und klicken Sie auf Optionen.

Klicken Sie im Dialogfeld Adressierung auf Benutzerdefiniert, um die Schaltflächen unterhalb der Liste zu aktivieren. Führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Um weitere Adresslisten hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen. Wählen Sie im Dialogfeld Adressliste hinzufügen die Adressliste aus, die Sie hinzufügen wollen, klicken Sie dann auf Hinzufügen und abschließend auf Schließen.

• Um zu verhindern, dass Outlook eine bestimmte Adressliste durchsucht, klicken Sie die Adressliste an und klicken Sie dann auf Entfernen

• Wenn Sie sich nicht sicher sind, woher eine bestimmte Adressliste stammt, klicken Sie die Adressliste an und klicken Sie dann auf Eigenschaften. Ein Dialogfeld zeigt die Serveradresse oder den Kontonamen und den Ordnernamen der Adressliste an.

Klicken Sie im Dialogfeld Adressierung auf OK. Schließen Sie dann das Fenster Adressbuch.

Nachrichten speichern und senden

Während Sie eine Nachrichte erstellen speichert Outlook den Entwurf der Nachricht in regelmäßigen Intervallen (der Standardwert ist drei Minuten) im Ordner Entwürfe ab. Das Ziel ist, Sie vor dem unbeabsichtigten Verlust von Nachrichten zu schützen, an denen Sie derzeit arbeiten. Wenn Sie eine Nachricht schließen, die noch nicht als Entwurf gespeichert ist, bietet Outlook Ihnen an, den Entwurf zu speichern. Sie können die Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt entweder in einem eigenen Fenster oder im Lesebereich fertig stellen. Wenn Sie einen Entwurf speichern erhöht sich der Zähler, der in runden Klammern neben dem Ordnernamen Entwürfe angezeigt wird. Falls es sich beim Entwurf um eine Antwort auf eine erhaltene Nachricht handelt, wird im Nachrichtenkopf der empfangenen Nachricht der Text [Entwurf] angezeigt.

So finden Sie in der Ordnerliste und der Nachrichtenliste die Entwürfe

Wenn Sie eine Nachricht senden, löscht Outlook den Entwurf, insofern einer vorhanden war, und verschiebt die Nachricht temporär in den Ordner Postausgang. Wurde die Nachricht erfolgreich übermittelt, wird sie aus dem Ordner Postausgang in den Ordner Gesendete Elemente verschoben. Falls ein Verbindungsproblem dazu führt, dass Outlook die Nachricht nicht versenden kann, verbleibt sie im Ordner Postausgang.

TIPP Jedes Konto, das Sie in Outlook eingerichtet haben, verwendet einen eigenen Ordner Entwürfe und einen eigenen Ordner Gesendete Elemente. Outlook speichert die Nachrichtenentwürfe und die gesendeten Nachrichten automatisch in dem Ordner, der mit dem Konto verknüpft ist, aus dem heraus Sie die Nachricht erstellen. Sie können den Speicherort, in dem Outlook die Nachrichtenentwürfe speichert, auf der Seite E-Mail des Dialogfelds Outlook-Optionen konfigurieren. Führen Sie dort einen Bildlauf bis zum Abschnitt Nachrichten speichern durch und stellen Sie den gewünschten Ordner im Listenfeld In diesem Ordner speichern ein.

Von einem bestimmten Konto aus senden

Wenn Sie in Outlook mehrere E-Mail-Konten konfiguriert haben, wird im Kopfbereich des Fensters für das Erstellen von Nachrichten die Schaltfläche Von angezeigt. Rechts neben der Schaltfläche wird der Name des aktuellen Kontos eingeblendet.

Standardmäßig geht Outlook davon aus, dass Sie eine Nachricht von dem Konto aus versenden wollen, mit dem Sie derzeit arbeiten. Falls Sie eine neue Nachricht erstellen, während Sie sich den Posteingang Ihres Arbeitskontos ansehen, wählt Outlook dieses Konto zum Versenden aus. Falls Sie auf eine Nachricht antworten, die Sie über Ihr privates Konto erhalten haben, wählt Outlook Ihr privates Konto als Absenderadresse aus.

Um während des Erstellens einer Nachricht das Konto, von dem aus die Nachricht versendet werden soll, zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Von und klicken Sie dann das gewünschte Konto an.

Die Liste Von zeigt alle konfigurierten E-Mail-Konten an

TIPP Falls Outlook so konfiguriert wurde, dass nur ein E-Mail-Konto vorhanden ist, können Sie die Schaltfläche Von einblenden lassen, in dem Sie im Fenster zum Erstellen einer Nachricht auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Felder anzeigen auf Von klicken.

Falls Sie die Berechtigung besitzen, Nachrichten über ein Konto zu versenden, das Sie in Outlook nicht konfiguriert haben – beispielsweise ein allgemeines KundendienstE-Mail-Konto Ihres Unternehmens – klicken Sie in der Liste Von auf Weitere E-Mail-Adresse, geben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf OK.

Wenn Sie hier auf die Schaltfläche Von klicken, wird das Adressbuch angezeigt, in dem Sie die Absenderadresse auswählen können

Den Entwurf einer E-Mail-Nachricht speichern

Führen Sie im Fenster zum Erstellen einer Nachricht eine der folgenden Aktionen durch, um einen Entwurf zu speichern, ohne die Nachricht zu schließen:

• Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Speichern

• Drücken Sie

oder

Klicken Sie an der rechten Seite der Titelleiste auf die Schaltfläche Schließen.

Wenn Sie eine Nachricht schließen, bevor sie gesendet ist, fordert Sie Outlook auf, einen Entwurf zu speichern

Klicken Sie im Meldungsfeld Microsoft Outlook auf Ja, um einen Entwurf zu speichern und um das Nachrichtenfenster zu schließen.

Festlegen, wie oft Outlook automatisch Entwürfe speichert

Öffnen Sie das Dialogfeld Outlook-Optionen und klicken Sie die Kategorie E-Mail an.

Führen Sie auf der Seite E-Mail einen Bildlauf bis zum Abschnitt Nachrichten versenden durch.

Sie können festlegen, wie oft und wo Outlook die Nachrichtenentwürfe speichert

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Geben Sie in das Feld Elemente, die nicht innerhalb der folgenden Anzahl von Minuten gesendet wurden, automatisch speichern die Anzahl der gewünschten Minuten ein

• Schalten Sie das Kontrollkästchen Elemente, die nicht innerhalb der folgenden Anzahl von Minuten gesendet wurden, automatisch speichern aus, um das auto-matische Speichern der Nachrichtenentwürfe zu deaktivieren

Den Entwurf einer E-Mail-Nachricht bearbeiten

Führen Sie im Modul E-Mail eine der folgenden Aktionen durch, um einen Nachrichtenentwurf im Lesebereich anzuzeigen:

• Klicken Sie in der Ordnerliste auf Entwürfe und klicken Sie dann die Nachricht an, die Sie weiter bearbeiten wollen

• Falls es sich beim Entwurf der Nachricht um eine Antwort handelt, klicken Sie im Posteingang die erhaltene Nachricht mit der rechten Maustaste an, klicken Sie auf Verwandtes suchen und klicken Sie dann auf Nachrichten in dieser Unterhaltung. Klicken Sie dann den Suchergebnissen den Nachrichtenentwurf an.

Sie können Nachrichten suchen, die mit der ausgewählten in Beziehung stehen, und dabei nach Unterhaltung oder nach Absender suchen lassen

TIPP Falls sich in Ihrem Ordner Entwürfe zahlreiche Nachrichten befinden, ist dies der einfachste Weg, um nach einem bestimmten Entwurf zu suchen.

Wenn Sie die Nachricht in einer der Listen anklicken, können Sie sie im Lesebereich bear-beiten. Im Menüband wird die kontextbezogene Registerkarte Nachricht eingeblendet.

Sie können Nachrichtenentwürfe direkt im Lesebereich bearbeiten

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Bearbeiten Sie die Nachricht im Lesebereich. Auf der kontextbezogenen Regis-terkarte Nachricht finden Sie die für das Erstellen einer Nachricht am häufigsten benötigten Befehle, wie sie auch im Fenster zum Erstellen von Nachrichten verfügbar sind.

• Klicken Sie in der oberen linken Ecke des Lesebereichs auf die Schaltfläche Abdocken, um die Nachricht im Nachrichtenfenster zu öffnen und dort zu bearbeiten. In diesem Fenster ist dann das vollständige Menüband verfügbar.

• Doppelklicken Sie in der Nachrichtenliste auf einen Eintrag, um die Nachricht im Fenster zum Erstellen von Nachrichten zu öffnen

Nachdem Sie die Nachricht bearbeitet haben, können Sie sie versenden oder schließen. Wenn Sie die Nachricht schließen, verbleibt sie im Ordner Entwürfe erhalten.

Eine E-Mail-Nachricht senden

Führen Sie im Nachrichtenfenster eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie im Headerbereich des Fensters auf die Schaltfläche Senden

• Drücken Sie . (Wenn Sie diese Tastenkombination zum ersten Mal drücken, werden Sie von Outlook gefragt, ob Sie diese Tastenkombination für das Senden von Nachrichten verwenden wollen.)

Das Nachrichtenfenster wird geschlossen und die Nachricht gesendet. Falls die Nachricht im Ordner Entwürfe gespeichert war, wird sie durch das Versenden aus diesem Ordner entfernt.

Überprüfen, ob eine E-Mail-Nachricht gesendet wurde

Klicken Sie in der Ordnerliste den Ordner Gesendete Elemente an um zu prüfen, ob sich die Nachricht in diesem Ordner befindet.

Falls sich die Nachricht nicht im Ordner Gesendete Elemente befindet, überprüfen Sie, ob sie sich im Ordner Postausgang befindet.

SIEHE AUCH Wenn Sie personalisierte Versionen der gleichen Nachricht an unterschiedliche Personen versenden wollen, können Sie in Word 2016 das Feature Seriendruck verwenden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 5 „Seriendruck für Dokumente und Etiketten“ dieses Buchs.

Dateien und Outlook-Elemente an Nachrichten anhängen

Ein einfacher Weg, um Dateien (wie eine PowerPoint-Präsentation, eine Excel-Arbeitsmappe, ein Word-Dokument oder eine Grafik) zu verteilen besteht darin, die Datei an eine E-Mail-Nachricht anzuhängen. Die Nachrichtenempfänger können aus dem Lesebereich heraus eine Vorschau der Datei betrachten oder die Datei öffnen, die Datei an andere Personen weiterleiten oder sie auf ihrem Computer speichern.

Falls Sie Outlook als Standard-Mail-Programm eingerichtet haben, stehen Ihnen verschiedene Verfahren zur Verfügung, um Dateien zu mailen:

Aus Outlook heraus Sie können eine Nachricht erstellen und dann die Datei an die Nachricht anfügen. Falls Sie eine Datei versenden wollen, die sich an einem freigegebenen Speicherort wie beispielsweise in einem OneDrive-Ordner oder einer SharePointBibliothek befinden, können Sie alternativ auch einen Link zu der Datei versenden statt die Datei selbst.

Aus einer Office-App heraus Während Sie an einer Datei arbeiten, können Sie in Word das Dokument, in Excel die Arbeitsmappe und in PowerPoint die Präsentation versenden. Sie können die Datei entweder als Anhang zu einer E-Mail-Nachricht versenden oder, falls sich die Datei an einem freigegebenen Speicherort befindet, lediglich einen Link zu der Datei mailen.

Aus dem Datei-Explorer heraus Aus dem Datei-Explorer heraus können Sie jede beliebige Datei als Anhang einer E-Mail-Nachricht versenden. Wenn Sie aus dem Datei-Explorer heraus Bilder versenden, können Sie die Bildgröße ändern und so die Dateigröße verkleinern.

Die Optionen für die Bildgrößen sind immer die gleichen; daher können sie größer oder kleiner als die Original-größe des Bilds sein

Nachdem Sie mit einem dieser Verfahren eine Datei an eine E-Mail-Nachricht angehängt haben und bevor Sie die Nachricht versenden, können Sie die Anhänge bearbeiten oder entfernen. Wenn Sie eine Datei aus einem gemeinsam benutzten Speicherort verwenden, zeigt das Wolkensymbol auf dem Symbol der Datei an, dass sich die Datei in der Cloud befindet und ein Link zur Datei versendet wird und nicht die Datei selbst.

Die Optionen für Onlinedateien unterscheiden sich von denen für lokale Dateien

Sie können nicht nur Dateien versenden, sondern auch Outlook-Elemente wie einen Kontakt oder einen Termin.

Eine Datei an eine ausgehende E-Mail-Nachricht anfügen

Führen Sie im Nachrichtenfenster eine der folgenden Aktionen durch, um das Menü Datei anfügen zu öffnen:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einfügen auf die Schaltfläche Datei anfügen

• Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Einschließen auf die Schaltfläche Datei anfügen

Im Menü Datei anfügen wird eine Liste der zuletzt verwendeten Dateien angezeigt, die an Speicherorten liegen, auf die Outlook zugreifen kann.

An dem überlagerten Symbol der Wolke erkennen Sie Dateien, die online gespeichert sind

Führen Sie im Menü Datei anfügen eine der folgenden Aktionen durch:

• Falls sich die Datei, die Sie anfügen wollen, in der Liste befindet, klicken Sie sie an

• Klicken Sie unten im Menü Datei anfügen auf Webspeicherorte durchsuchen und klicken Sie dann einen der verbundenen Onlinespeicherorte an, um das Dialogfeld Datei einfügen zu öffnen, das daraufhin die Struktur dieses Speicherorts anzeigt. Navigieren Sie zu der Datei, die Sie anfügen wollen, wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf Öffnen.

• Klicken Sie unten im Menü Datei anfügen auf Diesen PC durchsuchen, um das Dialogfeld Datei einfügen zu öffnen, das die Ordnerstruktur Ihres PCs anzeigt. Navigieren Sie zu der Datei, die Sie anfügen wollen, wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf Öffnen.

Die angehängte Datei (oder Dateien, wenn Sie mehrere ausgewählt haben) wird im Bereich Angefügt des Kopfbereichs im Nachrichtenfenster angezeigt. Falls Sie eine Datei von einem Onlinespeicherort angefügt haben, ist das Symbol der Datei mit einer Wolke versehen.

Die Informationen über die angefügten Dateien sind sowohl beim Absender als auch beim Empfänger sichtbar

Aus einer Office-Datei heraus eine E-Mail erstellen, an der diese Datei angefügt ist

Klicken Sie im Dokument, der Arbeitsmappe oder der Präsentation auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen.

Klicken Sie auf der Seite Freigeben der Backstage-Ansicht auf E-Mail, damit die E-Mail-Optionen angezeigt werden.

Klicken Sie im Bereich E-Mail auf Als Anlage senden, Einen Link senden, Als PDF senden oder auf Als XPS senden, um eine neue E-Mail-Nachricht zu erstellen und die Datei in der angegebenen Variante anzuhängen.

TIPP Wenn Sie ein Konto bei einem Faxdienstanbieter besitzen, der die Übermittlung von Faxnachrichten via E-Mail unterstützt, können Sie die Option Als Internetfax senden anklicken und geben Sie dann im Format, das der Faxdienstanbieter erfordert, die Faxnummer ein, um die Nachricht zu adressieren, Falls Ihr Faxdienstanbieter beispielsweise Contoso und die Faxnummer in den USA die +1(425)555-0199 ist, dann würden Sie die E-Mail an 14255550199@contoso.com adressieren. Der Faxdienstanbieter leitet die Nachricht elektronisch an die Faxnummer des Empfängers weiter.

Sie können eine Office-Datei als Anlage einer Outlook-E-Mail-Nachricht freigeben

Im Datei-Explorer eine Datei als Anhang einer E-Mail-Nachricht senden

Markieren Sie die Datei bzw. Dateien, die Sie versenden wollen.

Klicken Sie die markierte(n) Datei(en) mit der rechten Maustaste an, klicken Sie auf Senden an und klicken Sie abschließend auf E-Mail-Empfänger.

Falls es sich bei den Dateien um Bilder handelt, wird das Dialogfeld Dateien anfügen angezeigt, in dem Sie die Dateigröße der Bilder reduzieren können. Klicken Sie in der Liste Bildgröße eine der Optionen an, um eine geschätzte Gesamtgröße der Dateien bei dieser Bildgröße zu sehen.

Das Verringern der Bildgröße kann auch die Dateigröße der Bilder erheblich reduzieren

Nachdem Sie – falls erforderlich – die neue Bildgröße festgelegt haben, klicken Sie auf Anfügen.

Eine Kopie einer Onlinedatei anfügen

Fügen Sie die Datei an die E-Mail-Nachricht an.

Zeigen Sie im Bereich Angefügt auf die angehängte Datei und klicken Sie auf den Pfeil, der dann erscheint. Klicken Sie auf Als Kopie anfügen, um eine temporäre Kopie der Datei auf Ihren Computer herunterzuladen und um diese Kopie an die Nachricht anzufügen.

Eine Dateianlage aus einer ausgehenden E-Mail-Nachricht entfernen

Zeigen Sie im Bereich Angefügt auf die angehängte Datei, klicken Sie auf den Pfeil, der dann erscheint und wählen Sie im Menü den Befehl Anlage entfernen.

Ein Outlook-Element an eine ausgehende E-Mail-Nachricht anfügen

Führen Sie im Nachrichtenfenster eine der folgenden Aktionen durch, um das Dialogfeld Element einfügen zu öffnen:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einfügen auf die Schaltfläche Element anfügen

• Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Einschließen auf die Schaltfläche Outlook-Element

Das Dialogfeld Element einfügen zeigt alle Elemente des Ordners an, was es schwierig macht, mit dieser Methode ein bestimmtes Element zu finden

Navigieren Sie im Dialogfeld Element einfügen zu der Nachricht, dem Kalendereintrag, dem Kontakt, der Notiz oder der Aufgabe, die Sie versenden wollen.

Klicken Sie das gewünschte Element an und klicken Sie auf OK.

oder

Suchen Sie im Outlook-Programmfenster nach dem Element, das Sie versenden wollen.

Klicken Sie das Element mit der rechten Maustaste an und klicken Sie auf Weiterleiten.

Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten

Wenn in Ihrem Posteingang neue Nachrichten, Besprechungsanfragen oder zugewiesene Aufgaben eintreffen, werden Sie hierüber von Outlook auf verschiedene Weisen informiert. SO bleiben Sie über neue E-Mail-Aktivitäten auf dem Laufenden, auch wenn Sie ein anderes Programm verwenden oder wenn Sie mal kurz nicht an Ihrem Computer sind.

Dies sind die Standardbenachrichtigungen:

Ein Sound wird wiedergegeben

Auf dem Bildschirm wird für ein paar Sekunden eine Desktopbenachrichtigung angezeigt, die Informationen über den Absender, den Betreff und die ersten Wörter der Nachricht enthält

Sie können eine Nachricht öffnen, indem Sie die Desktopbenachrichtigung anklicken

In der Taskleiste wird auf dem Programmsymbol von Outlook ein geschlossener Briefumschlag angezeigt. In Windows-Versionen vor Windows 10 wird das Briefumschlagsymbol auch im Infobereich an der rechten Seite der Taskleiste eingeblendet.

In Windows 10 wird das Symbol des Info-Centers in der Taskleiste nicht mehr als Umriss, sondern in Weiß angezeigt. Außerdem steht die neue Nachricht im Info-Center selbst zur Verfügung.

Die Benachrichtigungen lassen sich auf der Seite E-Mail des Dialogfelds Outlook-Optionen konfigurieren. Die einzige Benachrichtigungsoption, die standardmäßig nicht aktiviert ist, ist das kurzzeitige Ändern des Mauszeigers in ein Briefumschlagsymbol.

Nachrichten und Nachrichtenanhänge anzeigen

Jedes Mal, wenn Sie Outlook starten und eine Verbindung mit Ihrem Mailserver herstellen, erscheinen alle Nachrichten, die in der Zwischenzeit eingegangen sind, in Ihrem Posteingang. Abhängig von Ihren Einstellungen lädt Outlook entweder die gesamte Nachricht auf Ihren Computer herunter oder nur die Nachrichtenkopfzeile mit den grundlegenden Informationen über die Nachricht. Dazu gehören:

der Elementtyp (Nachricht, Besprechungsanfrage, Aufgabenzuweisung usw.)

der Absender

der Empfangszeitpunkt

der Betreff

Symbole, die in der Nachrichtenliste angezeigt werden, enthalten optionale Informationen, wie:

welche Aktion zuletzt mit der Nachricht durchgeführt wurde

ob die Nachricht Anlagen enthält

ob die Nachricht digital signiert oder verschlüsselt ist

ob der Absender der Nachricht mit einer hohen oder niedrigen Priorität versehen hat

Diese Informationen werden in der Nachrichtenliste angezeigt. Sie können eine Nachricht aus der Nachrichtenliste heraus öffnen oder sich den Inhalt der Nachricht im Lesebereich anzeigen lassen.

Den Nachrichteninhalt anzeigen

Sie können sich den Inhalt einer Nachricht anzeigen lassen, indem Sie sie in einem Nachrichtenfenster öffnen, Sie können jedoch Zeit sparen, indem Sie im Lesebereich Nachrichten (und andere Outlook-Elemente) anzeigen lassen und sie dort bearbeiten. Sie können den Lesebereich rechts oder unterhalb vom Inhaltsbereich der einzelnen Module anzeigen lassen.

Falls die Nachricht auch externe Inhalte enthält, was bei vielen Webe- und Marketing-Mails der Fall ist, werden die externen Inhalte nur dann heruntergeladen, wenn die Sicherheitseinstellungen dies zulassen. Anderenfalls müssen Sie zuerst zustimmen, bevor die externen Inhalte heruntergeladen werden.

TIPP Falls Sie den Text im Lesebereich in der Standardgröße nicht gut lesen können, können Sie den Vergrößerungsfaktor des Lesebereichsinhalts ändern, indem Sie die Zoomsteuerelemente an der rechten Seite der Statusleiste des Outlook-Fensters verwenden. Das Ändern des Zoomfaktors wirkt temporär und bleibt nur solange erhalten, bis Sie zu einer anderen Ansicht wechseln. Eine Änderung des Zoomfaktors wirkt sich nur auf die Darstellung des Nachrichteninhaltes aus, nicht aber auf die Größe der Vorschau eines Anhangs.

Den Inhalt einer Nachricht anzeigen

Führen Sie im Modul E-Mail eine der folgenden Aktionen durch:

• Öffnen Sie eine Nachricht in einem eigenen Fenster, indem Sie in der Nachrichtenliste doppelt auf eine Nachricht klicken

• Lesen Sie die Nachricht, ohne sie zu öffnen, indem Sie sie in der Nachrichtenliste anklicken, damit der Inhalt im Lesebereich angezeigt wird

• Verwenden Sie das Feature Nachrichtenvorschau, um die ersten drei Zeile unterhalb des Nachrichteneintrags anzeigen zu lassen

Der Inhalt der Nachricht wird im Lesebereich angezeigt

Im Lesebereich durch den Inhalt der Nachricht blättern

Führen Sie im Lesebereich eine der folgenden Aktionen durch:

• Ziehen Sie vertikale Bildlaufleiste, die sich an der rechten Seite des Lesebereichs befindet, um einen Bildlauf durch den Inhalt durchzuführen

• Klicken Sie auf die Bildlaufpfeile, um zeilenweise nach oben bzw. unten zu scrollen

• Klicken Sie oberhalb oder unterhalb des Bildlauffelds, um seitenweise nach oben oder unten zu scrollen

• Drücken Sie die , um seitenweise durch die Nachricht zu blättern. Haben Sie das Ende einer Nachricht erreicht, wird die erste Seite der nächsten Nachricht angezeigt. Dieses Feature wird Einzeltastenlesen mit Leertaste genannt. Diese Option ist recht komfortabel, wenn Sie mehrere aufeinanderfolgende Nachrichten im Lesebereich durchsehen und lieber mit der als mit der Maus durch den Lesebereich blättern möchten.

Dateianlagen anzeigen

Falls eine Nachricht Dateianhänge besitzt, können Sie diese aus dem Nachrichtenfenster oder dem Lesebereich heraus öffnen und herunterladen. Outlook kann für viele Arten von Anlagen eine interaktive Vorschau anzeigen. Hierzu gehören Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen, PowerPoint-Präsentationen, Visio-Diagramme, Textdateien, XPS-Dateien und Grafikdateien.

Falls für einen bestimmten Dateityp keine Vorschau-App installiert wurde, kann Outlook im Lesebereich auch keine Vorschau des Dateiinhalts anzeigen. Sie können die Apps, die für die Vorschau verwendet werden, auf der Seite Anlagenbehandlung des Fensters Trust Center anzeigen, das Sie vom Dialogfeld Outlook-Optionen aus öffnen können.

Sie können hier nachschauen, welche Apps für die Anlagenvorschau verwendet werden oder das Feature Anlagenvorschau deaktivieren

Wenn Sie bestimmte Arten von Anlagen anklicken, zeigt Outlook eine Warnung an und fordert Sie auf zu bestätigen, dass der Inhalt aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt. Sie können der Anzeige dieses Inhaltstyps von Fall zu Fall zustimmen oder Outlook anweisen, diesen Anlagentyp immer in der Vorschau anzuzeigen.

Ziehen Sie in Betracht, ob die Warnungen für einen bestimmten Dateityp immer ausgeschaltet werden sollen

Sie können Zeit sparen, wenn Sie sich eine Datei in der Vorschau anzeigen lassen. Sie können im Vorschaubereich auf mannigfaltige Weise mit der Datei interagieren und so auch zu der Erkenntnis gelangen, dass es sich überhaupt nicht lohnt, diese Datei zu öffnen.

Falls Sie befürchten, dass eine Dateianlage einen Virus enthalten könnten und Sie ein zuverlässiges Anti-Malware-Programm installiert haben, können Sie die Datei vor dem Öffnen herunterladen und sie so auf Viren untersuchen lassen.

Den Inhalt einer Dateianlage in der Vorschau ansehen

Klicken Sie im geöffneten Nachrichtenfenster oder im Lesebereich einmal auf die Dateianlage.

Im Menüband wird die kontextbezogene Registerkarte Anlagen geöffnet und im Inhaltsbereich bzw. Lesebereich wird eine Vorschau der Nachricht angezeigt.

Sie verwenden im Nachrichtenfenster und im Lesebereich die gleichen Techniken, um Anlagen in der Vorschau zu betrachten und um sie zu öffnen

In der Vorschau mit dem Inhalt einer Anlage arbeiten

Zeigen Sie die Vorschau der Anlage an und führen Sie dann eine oder mehrere der folgenden Aktionen durch:

• Führen Sie einen horizontalen oder vertikalen Bildlauf durch

• Zeigen Sie in einem Word-Dokument auf eine Kommentarsprechblase, um den vollständigen Kommentar anzuzeigen

• Klicken Sie auf die Blattregisterkarten unten im Vorschaubereich, um zwischen den Arbeitsblättern einer Excel-Arbeitsmappe zu blättern

• Führen Sie einen vertikalen Bildlauf durch oder klicken Sie auf Weiter, um sich die einzelnen Folien einer PowerPoint-Präsentation anzuschauen. Im Vorschaubereich werden auch die Übergänge und Animationen angezeigt.

• Wenn Sie sich eine PowerPoint-Präsentation in der Vorschau ansehen, klicken Sie die aktuelle Folie an, um zur nächsten Folie zu wechseln; hierbei werden auch die Folienübergänge und Animationen angezeigt. Oder klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter (den Pfeil) unten in der vertikalen Bildlaufleiste, um zur nächsten Folie zu wechseln, ohne dass dabei die animierten Elemente angezeigt werden.

• Klicken Sie die Hyperlinks an, um die verknüpfte Website oder Datei zu öffnen. Klicken Sie die mailto-Links an, um E-Mail-Nachrichten zu erstellen.

Von der Anlagenvorschau zum Inhalt der Nachricht zurückehren

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie in der oberen linken Ecke der Nachrichtenkopfzeile auf Zurück zu Nachricht

• Klicken Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte Nachricht in der Gruppe Nachricht auf Nachricht anzeigen. (Wenn Sie auf diese Schaltfläche zeigen wird in der QuickInfo der Text Zur Nachricht zurückkehren angezeigt.)

Eine Dateianlage in der Standard-App dieses Dateityps öffnen

Führen Sie im Nachrichtenfenster oder im Lesebereich eine der folgenden Aktionen durch:

• Doppelklicken Sie in der Kopfzeile der Nachricht auf die Anlage

• Klicken Sie in der Kopfzeile auf die Anlage, um die Vorschau zu öffnen. Klicken Sie dann auf der kontextbezogenen Registerkarte Nachricht in der Gruppe Aktionen auf Öffnen.

Eine Dateianlage speichern

Führen Sie im Nachrichtenfenster oder im Lesebereich eine der folgenden Aktionen durch:

• Zeigen Sie auf die Dateianlage, klicken Sie auf den Pfeil, der erscheint und klicken Sie dann auf Speichern unter

• Klicken Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte Nachricht in der Gruppe Aktionen auf Speichern unter

Navigieren Sie im Dialogfeld Anlage speichern zu dem Ordner, in dem Sie die Datei speichern wollen und klicken Sie dann auf Speichern

Mehrere Dateianlagen speichern

Führen Sie im Nachrichtenfenster oder im Lesebereich eine der folgenden Aktionen durch:

• Zeigen Sie auf die Dateianlage, klicken Sie auf den Pfeil, der erscheint und klicken Sie dann auf Alle Anlagen speichern

• Klicken Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte Nachricht in der Gruppe Aktionen auf Alle Anlagen speichern

Im Dialogfeld Alle Anlagen speichern sind standardmäßig alle Dateianalgen ausgewählt. Falls Sie nur einige der Dateien speichern wollen, klicken Sie eine der Dateien, die Sie speichern wollen an und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Halten Sie die -Taste gedrückt und klicken Sie, um aufeinanderfolgende Dateien auszuwählen

• Halten Sie die -Taste gedrückt und klicken Sie, um nicht aufeinanderfolgende Dateien auszuwählen

Sie können auswählen, welche der Dateianlagen Sie speichern möchten

Wenn alle Dateien ausgewählt sind, die Sie speichern wollen, klicken Sie auf OK.

Navigieren Sie im Dialogfeld Anlage speichern zu dem Ordner, in dem Sie die Datei(en) speichern wollen und klicken Sie dann auf Speichern.

Informationen über die Teilnehmer einer E-Mail-Kommunikation anzeigen

Nachdem Sie eine Nachricht erhalten haben (oder nachdem Outlook bei einer von Ihnen gesendeten Nachricht den Namen eines Empfängers überprüft hat), haben Sie Zugriff auf die Kontaktinformationen und auf den Verlauf der Kommunikation mit dieser Person. Im Nachrichtenfenster stehen Ihnen drei verschiedene Informationsquellen zur Verfügung: Symbole, die den Onlinestatus anzeigen, die Visitenkarte und der Bereich Personen.

Outlook verwendet den Anwesenheitsstatus, der von der Zentraladministration bestimmter Serveranwendungen wie Office 365 bereitgestellt wird. Falls die Anwesenheitsinformationen zur Verfügung stehen, wird im Nachrichtenfenster und im Lesebereich links neben dem Namen der Person, die an der Kommunikation teilnimmt, ein kleines farbiges Quadrat angezeigt, das Sie über den Onlinestatus dieser Person informiert. Wenn in der Nachricht das Foto der Kontaktperson sichtbar ist, wird der Onlinestatus als farbiges Rechteck links neben dem Foto angezeigt.

Das Anwesenheitssymbol ist farbig codiert, um den Onlinestatus bzw. die Verfügbarkeit wie folgt anzugeben;

Grün Die Person ist online und verfügbar

Rot Die Person ist beschäftigt, in einer Telefonkonferenz oder in einer Besprechung

Dunkelrot mit einem weißen Balken Die Person möchte nicht gestört werden

Gelb Die Person ist abwesend oder war eine bestimmte Zeitlang online nicht aktiv (in der Regel fünf Minuten)

Grau Die Person ist offline

Weiß Der Onlinestatus der Person ist unbekannt

TIPP In allen Microsoft Office-Apps und auf Microsoft SharePoint werden die gleichen Symbole für den Onlinestatus verwendet, damit diese Informationen konsistent dargestellt werden. Die Symbole für den Onlinestatus werden nicht in allen Abbildungen dieses Buchs angezeigt; in diesem Abschnitt sind jedoch einige Abbildungen enthalten, die auch den Onlinestatus darstellen.

Wenn Sie auf den Namen einer Person zeigen, die an einer bestimmten Kommunikation teilnimmt, wird eine interaktive Visitenkarte eingeblendet. Sie finden dort Optionen, um diese Person per E-Mail oder per Sofortnachricht zu kontaktieren; sie können die Person anrufen, eine Besprechung planen und die Visitenkarte der Person bearbeiten.

Aus der Visitenkarte heraus können Sie verschiedene Arten der Kommunikation initiieren

Wenn Sie auf die Schaltfläche Visitenkarte öffnen klicken, werden weitere Kontaktinformationen und Möglichkeiten zur Kommunikation angezeigt. Außerdem enthält die Visitenkarte Links zu zahlreichen weiteren, detaillierten Informationen. Auf der erweiterten Visitenkarte können Sie die Position der Person in Ihrem Unternehmen entnehmen und sich ansehen, in welchen Verteilergruppen sie enthalten ist.

Wenn Sie die Visitenkarte anheften, bleibt sie auch nach dem Senden oder Schließen der Nachricht geöffnet

TIPP Eine Verteilergruppe ist eine Mitgliederliste, die in Exchange erstellt wird und auf die Sie über die globale Adressliste Ihrer Organisation zugreifen können. Sie können keine Verteilergruppe erstellen, jedoch Kontaktgruppen. Kontaktgruppen werden im Kontakt-Modul von Outlook gespeichert.

Wenn Sie einen der blauen Links anklicken, können Sie die Person über die gespeicherte Rufnummer anrufen oder ihr eine E-Mail bzw. eine Besprechungsanfrage senden. Wenn sich die Person in Ihrem Adressbuch befindet, wird ihre Visitenkarte geöffnet.

Die Registerkarte Organisation zeigt Informationen über Manager und Vorgesetzte der Person an. Auf der Registerkarte Neuigkeiten finden Sie Aktualisierungen aus den sozialen Netzwerken, bei denen die Person Mitglied ist. Auf der Registerkarte Mitgliedschaft werden Informationen zu den Verteilerlisten angezeigt, bei den die Person Mitglied ist. Diese Information steht nur bei Exchange-Konten zur Verfügung.

Den Personenbereich können Sie optional einblenden und wird unten im Nachrichtenfenster oder im Lesebereich angezeigt. Sie finden dort Kontaktinformation zum Absender und Angaben über die letzten Aktivitäten; falls an der Nachricht mehrere Personen beteiligt sind, werden im Personenbereich diese Angaben für mehrere Personen angezeigt. In Outlook 2016 ist der Personenbereich standardmäßig ausgeblendet. Sie können ihn einblenden, indem Sie in einem beliebigen Modul auf der Registerkarte Ansicht die Liste Personenbereich öffnen und dann auf Minimiert oder Normal klicken.

Wird der Personenbereich minimiert dargestellt, finden Sie oben im Personenbereich kleine Bilder jeder Person. Falls die Visitenkarte einer Person ein Foto enthält, wird dieses Foto im Personenbereich angezeigt. Falls kein Foto zur Verfügung steht, symbolisiert die Silhouette einer Person einen der Teilnehmer an der Kommunikation. Für eine Verteilerliste wird eine Silhouette mit drei Personen verwendet.

Der minimierte Personenbereich zeigt kleine Bilder der an einer Unterhaltung beteiligten Personen an

Sie können den Personenbereich erweitern, um sich größere Bilder oder eine nach Register-karten aufgeteilte Übersicht über die Kommunikation mit den einzelnen Personen anzeigen zu lassen.

Im erweiterten Personenbereich werden entweder größere Bilder der an Kommunikation beteiligten Personen angezeigt oder der Verlauf der Interaktionen mit der ausgewählten Person

Auf der Registerkarte Alle finden Sie eine detaillierte Übersicht zu allen aktuellen Outlook-Interaktionen mit dieser Person. Falls Sie nach einem bestimmten Element suchen, wie beispielsweise einer Besprechungsanfrage oder nach einer Dateianlage zu einer Nachricht, können Sie die Liste filtern.

Die vergangenen Interaktionen werden nur dann im Personenbereich angezeigt, wenn der Exchange-Cache-Modus aktiviert ist. Sollten also im erweiterten Personenbereich keine Verlaufsinformationen sichtbar sein, wenn Sie sich eine Nachricht eines Exchange-Kontos ansehen, besteht das Problem in den meisten Fällen darin, dass der Exchange-Cache-Modus nicht aktiviert ist.

TIPP Der detaillierte Personenbereich steht für alle Arten von E-Mail-Konten zur Verfügung. Die Bilder in diesem Buch zeigen, wie der Personenbereich bei der Verwendung eines Exchange-Kontos aussieht.

Kontaktinformationen zum Teilnehmer einer E-Mail-Kommunikation anzeigen

Zeigen Sie auf den Namen der Person, um eine einfache Visitenkarte anzuzeigen

Klicken Sie in der einfachen Visitenkarte auf die Schaltfläche Visitenkarte öffnen, um weitere Informationen zur Person und weitere Optionen zur Kommunikation mit dieser Person zu sehen.

Von der Visitenkarte aus eine Kommunikation initiieren

In der einfachen Visitenkarte stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Klicken Sie auf das Symbol Sofortnachricht, um mit Skye for Business eine Sofortnachricht zu senden

• Klicken Sie auf das Symbol Anruf, um mit Skype for Business oder über die Telefonanalage Ihrer Organisation einen Anruf zu initiieren

• Klicken Sie auf das Symbol Video, um mit Skype for Business eine Videounterhaltung zu starten

• Klicken Sie auf das Symbol E-Mail, um eine voradressierte E-Mail-Nachricht zu erstellen

Klicken Sie in der erweiterten Visitenkarte einen der blauen Links an.

Den Personenbereich erweitern

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie an der rechten Seite des Personenbereichs auf die Schaltfläche Erweitern

• Ziehen Sie die horizontale Trennlinie oben im Personenbereich

• Öffnen Sie auf der Registerkarte Ansicht eines beliebigen Outlook-Modus die Liste Personenbereich und klicken Sie auf Normal

TIPP Der Personenbereich kann maximal nur einen bestimmten Prozentsatz des Nachrichtenfensters beanspruchen. Daher hängt die Höhe, auf die Sie den Personenbereich maximal von Hand ändern können, von der Höhe des Nachrichtenfensters ab.

Zwischen der erweiterten und der reduzierten Ansicht des Personenbereichs wechseln

Klicken Sie in Personenbereich an der rechten Seite des Kopfbereichs auf die Schaltfläche Umschalten.

Die Liste »Alles« filtern

Klicken Sie auf eine der Registerkarten E-Mail, Anlagen oder Besprechungen, damit nur die Interaktionen dieses Typs angezeigt werden.

Den Exchange-Cache-Modus aktivieren

Klicken Sie in der Backstage-Ansicht von Outlook auf der Seite Informationen auf Kontoeinstellungen und im Menü, das dann angezeigt wird, auf Kontoeinstellungen.

Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail des Dialogfelds Kontoeinstellungen Ihr Exchange-Konto an und klicken Sie dann auf Ändern.

Schalten Sie auf der Seite Servereinstellungen des Dialogfelds Konto ändern das Kontrollkästchen Exchange-Cache-Modus verwenden ein. Klicken Sie auf Weiter und abschließend auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

Beenden Sie Outlook und starten Sie die App erneut, damit die Änderung wirksam wird.

Auf Nachrichten antworten

Sie können auf die meisten eingegangen E-Mail-Nachrichten reagieren, indem Sie eine der Schaltflächen zum Antworten im Lesebereich, im Nachrichtenfester oder in der Gruppe Antworten auf der Registerkarte Nachricht verwenden. Sie können auf eine Nachricht reagieren, indem Sie dem Absender antworten, allen antworten, eine Besprechungsanfrage versenden, eine Chatnachricht verschicken oder indem Sie die Nachricht weiterleiten.

Wenn Sie eine der folgenden Optionen verwenden, erstellt Outlook eine neue E-Mail-Nachricht, die auf der Originalnachricht basiert; gleichzeitig werden ein oder mehrere der Adressfelder für Sie ausgefüllt:

Antworten Erstellt eine E-Mail-Nachricht, die lediglich an den Absender der Original-nachricht adressiert ist, und in der sich der bereits der Text der ursprünglichen Nachricht befindet

Allen antworten Erstellt eine E-Mail-Nachricht, die an den Absender und alle weiteren in den Feldern An und Cc enthaltenen Empfänger der adressiert ist, und in der sich der bereits der Text der ursprünglichen Nachricht befindet. Die Antwort wird nicht an die Personen gesendet, die in der Originalnachricht im Feld Bcc eingetragen waren.

Mit Besprechungsanfrage antworten Erstellt eine Besprechungseinladung, die an alle Nachrichtenempfänger adressiert ist. Der Text der Nachricht wird in den Inhaltsreich des Besprechungsfensters übernommen. Outlook schlägt das aktuelle Datum und einen Zeitslot von einer halben Stunde für die Besprechung vor.

Eine Besprechungseinladung, die aus einer Nachricht erstellt wurde

Bei Antworten auf Nachrichten befinden sich im Inhaltsbereich der neuen Nachricht die Kopfzeileninformationen sowie der Text der Originalnachricht sowie ein Freiraum, in dem Sie inhaltlich auf die Nachricht reagieren können. Dateianlagen aus der ursprünglichen Nachricht werden nicht übernommen.

Sie können vor dem Versenden der Antwort Empfänger hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

TIPP Beim Beantworten einer E-Mail-Nachricht sollten Sie auf die E-Mail-Etikette achten. Ist Ihre Antwort nicht für alle Empfänger der ursprünglichen Nachricht relevant, sollten Sie die Nachricht nicht an die gesamte Empfängerliste richten. Das gilt vor allem, wenn die Nachricht an eine Verteilerliste adressiert war, die Hunderte von Mitgliedern umfassen kann. Wenn Sie verhindern möchten, dass andere Personen an alle Empfänger einer Nachricht antworten, die Sie versenden, senden Sie die Nachricht an sich selbst und tragen Sie alle anderen Empfänger in das Feld Bcc ein. Dann ist die Liste der Empfänger für niemanden mehr sichtbar.

Sie können eine empfangene Nachricht an eine beliebige E-Mail-Adresse weiterleiten (unabhängig davon, ob der Empfänger Outlook verwendet), vorausgesetzt, die Nachricht wurde nicht mit eingeschränkten Berechtigungen gesendet. Outlook 2016 stellt die folgenden Optionen für das Weiterleiten einer Nachricht zur Verfügung:

Weiterleiten Erstellt eine neue Nachricht, die sowohl den Text der ursprünglichen Nachricht sowie eventuelle vorhandene Dateianlagen enthält

Als Anlage weiterleiten Erstellt eine leere Nachricht, die keinen Text enthält und bei der die Originalnachricht als Anlage angefügt ist. Der ursprüngliche Nachrichtentext sowie eventuell vorhandene Dateianlagen stehen dem Empfänger zur Verfügung, wenn er die Nachricht öffnet.

Bei beiden Arten von weitergeleiteten Nachrichten befinden sich im Inhaltsbereich der neuen Nachricht die Kopfzeileninformationen sowie der Text der Originalnachricht sowie ein Freiraum, in dem Sie inhaltlich auf die Nachricht reagieren können. Dateianlagen aus der ursprünglichen Nachricht werden bei Weiterleitungen ebenfalls übernommen.

Wenn Sie eine Nachricht weiterleiten, füllt Outlook die Empfängerfelder nicht automatisch aus.

Wenn Sie eine empfangene Nachricht aus dem Nachrichtenfenster heraus beantworten oder weiterleiten, bleibt die ursprüngliche Nachricht geöffnet, nachdem Sie die Antwort gesendet haben. Sie können Outlook anweisen, ursprüngliche Nachrichten zu schließen, sobald Sie auf sie geantwortet haben – wahrscheinlich haben Sie zu diesem Zeitpunkt ohnehin die Bearbeitung der Nachricht abgeschlossen.

Falls in Ihrer Organisation die erforderliche Unified-Communications-Infrastruktur vorhanden ist, stehen Ihnen möglicherweise auch die folgenden Antwortoptionen zur Verfügung:

Anrufen oder Alle Anrufen Initiiert von Ihrem Computer einen Voice-over-IP-Anruf (VoIP) an die Rufnummer des Absenders der ursprünglichen Nachricht bzw. an den Absender und die weiteren Empfänger der Nachricht

Mit Chatnachricht antworten oder Allen mit Chatnachricht antworten Öffne ein Chatnachrichtenfenster, in dem der Absender der ursprünglichen Nachricht bzw. der Absender und die weiteren Empfänger der Nachricht als Chatteilnehmer eingetragen sind. Sie müssen die erste Nachricht eingeben und versenden, um die Chatsitzung zu starten.

TIPP Es kann gut sein, dass sich die Antwortoptionen in Ihrer Outlook-Installation von den hier beschriebenen unterscheiden. Die Antwortoptionen, die bei Ihnen zur Verfügung stehen, finden Sie in der Gruppe Antworten, und zwar im Nachrichtenfenster auf der Registerkarte Nachricht und im App-Fenster auf der Registerkarte Start.

Falls es sich um keine Standard-E-Mail-Nachricht handelt, finden Sie alternative Antwortmöglichkeiten wie die Folgenden:

Eine Besprechungsanfrage enthält Optionen, um die die Anfrage zu reagieren

Eine Aufgabenzuweisung enthält Optionen, um die Aufgabe anzunehmen oder abzulehnen

Bei einer Nachricht mit Abstimmungsschaltflächen können Sie antworten, indem Sie die Nachricht öffnen und auf die Schaltfläche entsprechend der Antwort klicken, die Sie senden möchten. Oder Sie klicken im Lesebereich auf die Infoleiste (mit der Beschriftung »Klicken Sie hier, um abzustimmen«) und dann auf die gewünschte Option.

Auf eine E-Mail-Nachricht antworten

Führen Sie im oberen Bereich des Lesebereichs oder in der Gruppe Antworten auf der Registerkarte Nachricht eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Antworten, um eine Antwort zu erstellen, die bereits an den ursprünglichen Absender adressiert ist. Falls die Nachricht weitere Empfänger besaß, würden diese Ihre Antwort nicht erhalten.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Allen antworten, um eine Antwort zu erstellen, die bereits an den ursprünglichen Absender adressiert ist. Falls die Nachricht weitere Empfänger besaß, würden diese Ihre Antwort ebenfalls erhalten.

Vor dem Nachrichtenbetreff wird das Kürzel AW: eingefügt, um anzudeuten, dass es sich um eine Antwort auf eine vorherige Nachricht handelt. Die ursprüngliche Nachricht einschließlich der Kopfzeileninformationen wird im Inhaltsbereich eingefügt; der neue Inhalt wird vom ursprünglichen durch eine horizontale Linie getrennt.

TIPP Beachten Sie dass bei der Verwendung von Antworten und Allen antworten die Anlagen der ursprünglichen Nachricht nicht übernommen werden. (In der Antwort lässt sich darüber hinaus nicht mehr erkennen, dass die Originalnachricht Dateianlagen enthielt.)

Beim Antworten auf eine Nachricht wird eine neue Nachricht erzeugt, die an den ursprünglichen Absender adressiert ist

Geben Sie oben im Inhaltsbereich den Text Ihrer Antwort ein,

Klicken Sie auf Senden, um die Antwort zu versenden. Die ursprüngliche Nachricht bleibt weiterhin geöffnet.

Nachrichten erneut senden und zurückrufen

Wenn Sie eine neue Version einer bereits versendeten Nachricht senden wollen – beispielsweise einen Statusbericht, dessen Details Sie wöchentlich aktualisieren –, können Sie die Nachricht erneut senden. Wenn Sie eine Nachricht erneut senden, erstellt Outlook eine neue Version der Nachricht, jedoch ohne die zusätzlichen Informationen, die an eine weitergeleitete Nachricht angehängt werden. Um eine Nachricht erneut zu senden, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie im Ordner Gesendete Elemente die Nachricht, die Sie erneut senden wollen. (Falls Sie sich selbst eine Kopie der Nachricht gesendet haben, können Sie sie auch im Ordner Posteingang öffnen.)

Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Verschieben auf die Schaltfläche Aktionen (der Text in der QuickInfo dieser Schaltfläche lautet Weitere Verschiebeaktionen) und klicken Sie dann in der Liste auf Diese Nachricht erneut senden.

Outlook erstellt ein neues Nachrichtenformular, das mit dem ursprünglichen identisch ist. Sie können die Nachrichtenempfänger, den Betreff, die Dateianlage oder den Inhalt der Nachricht ändern, bevor Sie die neue Version verwenden.

Falls Sie nach dem Versenden einer Nachricht realisieren, dass Sie die Nachricht nicht hätten versenden sollen – beispielsweise weil die Nachricht einen Fehler enthält oder sie an die falschen Leute adressiert ist –, können Sie die Nachricht zurückrufen, indem Sie Outlook anweisen, alle noch nicht gelesenen Kopien dieser Nachricht zu löschen oder zu ersetzen.

Das Zurückrufen einer Nachricht funktioniert nur dann, wenn die Empfänger ein Exchange-Konto verwenden. Empfänger mit Internet-E-Mail-Konten und die, die die ursprüngliche Nachricht bereits geöffnet haben, erhalten sowohl die ursprüngliche Nachricht als auch die Benachrichtigung über den Rückruf bzw. die Ersatznachricht.

WICHTIG Am besten probieren Sie die Funktion zum Zurückrufen einer Nachricht inner-halb Ihrer Organisation aus. Dann wissen Sie für den Fall der Fälle, wie dieses Feature funktioniert.

Um eine Nachricht zurückzurufen gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie vom Ordner Gesendete Elemente aus die Nachricht, die Sie zurückrufen wollen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Verschieben auf die Schaltfläche Aktionen und dann auf Diese Nachricht zurückrufen.

Falls eine gesendete Nachricht noch nicht gelesen wurde, können Sie sie löschen oder ersetzen

Klicken Sie im Dialogfeld Diese Nachricht zurückrufen eine der Optionen an, um anzugeben, ob ungelesene Kopien der Nachricht gelöscht oder durch eine neue Nachricht ersetzt werden sollen. Geben Sie außerdem an, ob Sie über das Ergebnis des Nachrichtenrückrufs informiert werden möchten. Klicken Sie dann auf OK.

Falls Sie die Option Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen wählen, öffnet Outlook ein neues Nachrichtenfenster. Erstellen Sie die Ersatz-nachricht und versenden Sie sie.

Eine E-Mail-Nachricht weiterleiten

Klicken Sie im oberen Bereich des Lesebereichs oder in der Gruppe Antworten auf der Registerkarte Nachricht auf die Schaltfläche Weiterleiten. Outlook erstellt eine Kopie der Nachricht, in der noch kein Empfänger eingetragen ist. Am Anfang des Betreffs wird das Kürzel WG: eingefügt, um anzugeben, dass es sich um eine weitergeleitete Nachricht handelt.

TIPP Alle Dateianlagen der ursprünglichen Nachricht werden im Bereich Angefügt der neuen Nachricht angezeigt. Der Inhalt der neuen Nachricht ist (bis auf die eingefügten Kopfzeileninformationen) mit der der ursprünglichen Nachricht identisch. Sie adressieren und versenden eine weitergeleitete Nachricht, wie Sie es von allen anderen Nachrichten kennen.

Wenn Sie eine Nachricht weiterleiten, bleiben die Dateianlagen erhalten

Geben Sie oben im Inhaltsbereich den Text Ihrer Antwort ein.

Klicken Sie im oberen Bereich des Fensters auf Senden, um die Nachricht zu versenden. Die ursprüngliche Nachricht bleibt auf Ihrem Bildschirm geöffnet.

Outlook anweisen, Nachrichten nach dem Antworten zu schließen

Öffnen Sie das Dialogfeld Outlook-Optionen und öffnen Sie die Kategorie E-Mail.

Führen Sie auf der Seite E-Mail einen Bildlauf bis zum Abschnitt Antworten und Weiterleitungen durch.

Sie können festlegen, wie Outlook Antworten und Weiterleitungen öffnet, schließt und formatiert

Schalten Sie das Kontrollkästchen Fenster der Originalnachricht beim Antworten und Weiterleiten schließen ein.

Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen, und um das Dialogfeld zu schließen.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie gelernt, wie Sie

Nachrichten erstellen und versenden

Dateien und Outlook-Elemente an Nachrichten anfügen

Nachrichten und Dateianlagen anzeigen

Informationen über die Teilnehmer einer E-Mail-Kommunikation anzeigen

Auf Nachrichten antworten

Übungsaufgaben

Sie finden die Übungsdateien für die nachfolgenden Aufgaben im Ordner Office2016SfS\Kapitel13. Sie können die Ergebnisse der folgenden Aufgaben im gleichen Ordner speichern.

WICHTIG Während Sie die Übungsaufgaben in diesem Buch durcharbeiten werden Sie Outlook-Elemente erstellen, die teilweise in Übungsaufgaben in anderen Kapiteln verwendet werden. Falls Sie die Elemente, die in späteren Kapitel verwendet werden, noch nicht erstellt haben, können Sie auch eigene Outlook-Elemente verwenden.

Nachrichten erstellen und versenden

Starten Sie Outlook und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht. Geben Sie Ihren eigenen Namen oder Ihre eigene E-Mail-Adresse in das Feld An ein und beachten Sie die Ergebnisse, die die Liste AutoVervollständigen anzeigt. Wenn Sie möchten, können Sie einen oder mehrere Namen bzw. Adressen aus der Liste entfernen. (Diese werden wieder in die Liste eingefügt, wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail an sie senden.)

Erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht und führen Sie dann diese Aktionen durch:

• Adressieren Sie die Nachricht an sich selbst

• Geben Sie in das Feld Betreff Schritt für Schritt, Test ein

• Geben Sie in den Inhaltsbereich Willkommen bei Outlook ein

• Formatieren Sie das Wort Willkommen in fett und weisen Sie dem Wort Outlook eine blaue Schriftfarbe zu

Schließen Sie das Nachrichtenfenster und lassen Sie Outlook diese Nachricht als Entwurf speichern.

Öffnen Sie das Dialogfeld Outlook-Optionen. Suchen Sie nach den Einstellungen für die AutoVervollständigen-Liste, für das Komma als Trennzeichen und für das automatische Speichern, die in diesem Kapitel vorgestellt wurden. Nehmen Sie an der Standardkonfiguration die gewünschten Änderungen vor. Schließen Sie dann das Dialogfeld.

Öffnen Sie den Ordner Entwürfe und bearbeiten Sie Ihren Nachrichtentwurf im Lesebe-reich. Fügen Sie Mit freundlichen Grüßen und Ihren Namen am Ende der Nachricht in eigene Zeilen ein. Versenden Sie dann die Nachricht.

Öffnen Sie das Adressbuch und untersuchen Sie, welche Adresslisten Ihnen zur Verfügung stehen. Wenn Sie möchten können Sie die Reihenfolge ändern, in der Outlook die Adressbücher nach Adressen durchsucht. Schließen Sie dann das Adressbuch.

Öffnen Sie den Ordner Gesendete Elemente und prüfen Sie, ob die Nachricht Schritt für Schritt, Test gesendet wurde.

Dateien und Outlook-Elemente an Nachrichten anfügen

Starten Sie den Datei-Explorer, öffnen Sie den Ordner mit den Übungsdateien für dieses Kapitel und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Öffnen Sie aus dem Ordner mit den Übungsdateien die Datei Dateien anfügen in Word. Geben Sie im Bereich Von Ihren Namen ein und speichern Sie die Datei. Speichern Sie dann im gleichen Ordner unter dem Namen Kopie anfügen eine Kopie der Datei.

Öffnen Sie im Dokument Kopie anfügen die Seite Freigeben der Backstage-Ansicht. Senden Sie das Dokument als PDF-Datei an sich selbst. Schließen Sie dann das Dokument.

Öffnen Sie den Outlook Posteingang. Erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht und führen Sie dann diese Aktionen durch:

• Adressieren Sie die Nachricht an sich selbst

• Geben Sie in das Feld Betreff den Text Schritt für Schritt, Anlage in Outlook ein

Öffnen Sie im Nachrichtenfenster das Menü Datei anfügen. Beachten Sie, dass sich die beiden Dateien, mit denen Sie in Word gearbeitet haben, oben in der Liste befinden. Fügen Sie das Dokument Dateien anfügen als Anlage hinzu. Senden Sie dann die Nachricht an sich selbst.

Zeigen Sie den Inhalt des Ordners mit den Übungsdateien dieses Kapitels im Datei-Explorer an. Markieren Sie die Dateien Dateien anfügen und Kopie anfügen. Klicken Sie die Auswahl mit der rechten Maustaste an, klicken Sie auf Senden an und klicken Sie dann auf E-Mail-Empfänger, um eine neue E-Mail-Nachricht zu erstellen.

Adressieren Sie die Nachricht an sich selbst und geben Sie als Betreff Schritt für Schritt, Anlagen und Explorer ein. Versenden Sie dann die Nachricht.

Nachrichten und Nachrichtenanlagen anzeigen

Öffnen Sie Ihren Posteigang und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Suchen Sie nach der Nachricht mit dem Betreff Schritt für Schritt, Test, die Sie in einer vorherigen Übung an sich selbst gesendet haben.

Lassen Sie den Inhalt der Nachricht im Lesebereich anzeigen und vergrößern Sie den Zoomfaktor des Lesebereichs.

Suchen Sie im Posteingang nach der Nachricht mit dem Betreff Schritt für Schritt, Anlagen und Explorer.

Klicken Sie die Dateianlage Dateien anfügen an, um im Lesebereich eine Vorschau des Dateiinhalts zu sehen. Führen Sie mit den Werkzeugen des Lesebereichs und den Pfeiltasten einen Bildlauf durch das Dokument durch.

Schalten Sie von der Anzeige der Dateianlage zur Anzeige der Nachricht zurück.

Speichern Sie die Dateianlage Dateien anfügen unter dem Namen Kopie anfügen 2 im Ordner mit den Übungsdateien.

Informationen zu den Teilnehmern einer E-Mail-Kommunikation anzeigen

Öffnen Sie Ihren Posteingang und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Suchen Sie in Ihrem Posteingang nach einer Nachricht von einer anderen Person (vorzugsweise von jemanden innerhalb Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation oder von einer Person, für die Sie Kontaktinformationen gespeichert haben). Zeigen Sie die Nachricht im Lesebereich an.

Zeigen Sie im Lesebereich auf den Namen bzw. die E-Mail-Adresse des Absenders. Beachten Sie, welche Informationen in der einfachen Visitenkarte angezeigt werden. Erweitern Sie die Visitenkarte, damit die weiteren Informationen zu dieser Person angezeigt werden.

Initiieren Sie aus der Visitenkarte heraus eine neue E-Mail-Nachricht an diese Person. Schließen Sie dann das Nachrichtenfenster, ohne die Nachricht zu senden.

Wenn Sie möchten, schalten Sie die Anzeige des Personenbereichs ein. Experimentieren Sie dann mit der Anzeige des Personenbereichs im Lesebereich sowie in erhaltenen und ausgehenden Nachrichten.

Auf Nachrichten antworten

Öffnen Sie Ihren Posteingang und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Suchen Sie in Ihrem Posteingang nach der Nachricht mit dem Betreff Schritt für Schritt, Anlage in Outlook, die Sie in einer der vorherigen Übungsaufgaben an sich selbst gesendet haben. Verwenden Sie diese E-Mail-Nachricht und führen Sie dann die beiden nachfolgenden Aktionen durch:

• Antworten Sie auf die E-Mail-Nachricht. Geben Sie im Inhaltsbereich Testen einer E-Mail-Antwort ein und versenden Sie die Nachricht.

• Leiten Sie die Nachricht an sich selbst weiter. Geben Sie im Inhaltsbereich Testen einer Weiterleitung ein und versenden Sie die Nachricht.

Öffnen Sie die beiden erhaltenen Nachrichten in Ihrem Posteingang. Beachten Sie die Unterschiede zwischen den Betreffs der beiden Nachrichten und dass nur die weitergeleitete Nachricht die ursprüngliche Dateianlage enthält.

Wenn Sie möchten, können Sie die in diesem Kapitel beschriebenen Schrittfolgen verwenden, um festzulegen, wie Outlook mit erhaltenen Nachrichten umgehen soll, nachdem Sie auf sie geantwortet haben.

14 Ihren Posteingang organisieren

In diesem Kapitel

Unterhaltungen anzeigen und verwalten

Nachrichten nach bestimmten Merkmalen anordnen

Elemente kategorisieren

Nachrichten in Ordnern organisieren

Übungsdateien

Für die Durchführung der Übungsaufgaben dieses Kapitels werden keine Übungsdateien benötigt.

Sie können mit Outlook 2016 mehrere E-Mail-Konten verwalten, einschließlich Microsoft Exchange-Konten und den mit den Konten verknüpften Kontakten, Kalendern und weiteren Elementen. Auch wenn Sie Outlook nur für den Versand und den Empfang von E-Mails verwenden, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten und genau die Informationen zu finden, die Sie benötigen. Glücklicherweise stellt Outlook zahlreiche einfache und zugleich nützliche Features zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Nachrichten und andere Outlook-Elemente organisieren und schnell die Informationen finden können, die Sie brauchen.

In der Nachrichtenliste werden die Nachrichten standard-mäßig nach dem Zeitpunkt und dem Datum des Eingangs sortiert (von den neusten zu den ältesten). Sie können in Outlook die Nachrichten nach Unterhaltungen arrangieren, gruppieren und sortieren, damit zusammengehörende Nachrichten auf einen Blick erfasst werden können. Sie können so schnell entscheiden, welche Nachrichten wichtig sind, welche Sie löschen können und auf welche Sie möglichst schnell reagieren müssen.

Sie können sich die Organisation von Outlook-Elementen aller Art vereinfachen, indem Sie den Elementen Kategorien zuweisen. Sie können dann die Outlook-Elemente anhand der Kategorien arrangieren, sortieren, filtern und suchen.

Dieses Kapitel stellt Ihnen die Ansicht Unterhaltungen vor, Sie werden sehen, wie Sie Nachrichten mittels bestimmter Kategorien anordnen können, wie Sie Outlook-Elemente mit Farbkategorien organisieren und wie Sie Nachrichten in Ordner organisieren.

Unterhaltungen anzeigen und verwalten

Wenn ein Empfänger auf eine E-Mail-Nachricht antwortet, dann erzeugt der Austausch mehrerer Nachrichten eine Unterhaltung. Unterhaltungen, an denen mehrere Empfänger beteiligt sind und die mehrere Antworten enthalten, können aus vielen E-Mail-Nachrichten bestehen. Die Ansicht Unterhaltungen ist eine alternative Darstellung der Nachrichtenliste, bei der die Nachrichten nach dem Betreff gruppiert sind. Alle Nachrichten mit dem gleichen Betreff werden im Posteingang (oder in anderen Nachrichtenordnern) zusammen unter einer Unterhaltungskopfzeile angezeigt.

Bis zu dem Moment, in dem Sie die Unterhaltungskopfzeile erweitern, nimmt die gesamte Unterhaltung im Post-eingang so viel Platz in Anspruch wie eine einzelne Nachricht

In der Unterhaltungskopfzeile werden Informationen über die Nachrichten in der Unterhaltung angezeigt, einschließlich der Anzahl der ungelesenen Nachrichten, ob eine oder mehrere Nachrichten Dateianlagen enthalten, ob die Nachricht kategorisiert und ob sie zur Nachverfolgung markiert ist.

Sie können innerhalb einer Unterhaltung verschiedene Nachrichtenebenen anzeigen lassen:

Klicken Sie die Unterhaltungskopfzeile oder die Schaltfläche Erweitern einmal an, damit die aktuellste Nachricht im Lesebereich angezeigt wird. Gleichzeitig werden die eindeutigen Nachrichten in der Unterhaltung (die neuesten Nachrichten in jedem Thread) in der Nachrichtenliste angezeigt. Wenn Sie lediglich diese Nachrichten lesen, erhalten Sie alle Informationen, die in der Unterhaltung vorhanden sind.

Wenn eine Unterhaltung erweitert wurde, um die eindeutigen Nachrichten anzuzeigen, werden in der Unterhaltungskopfzeile die aktuellen Teilnehmer und Betreffzeilen angezeigt

Wenn Sie die Schaltfläche Erweitern ein weiteres Mal anklicken, werden alle Nachrichten der Unterhaltung angezeigt, einschließlich der Nachrichten aus Ihrem Ordner Gesendete Elemente

Wenn die Unterhaltung vollständig erweitert wurde, wird in der Unterhaltungskopfzeile lediglich der Betreff angezeigt

TIPP Wenn mehr als zwei Personen an einer E-Mail-Kommunikation teilnehmen, besonders dann, wenn die E-Mail an eine umfangreiche Verteilerliste gesendet wurde, reagiert oft mehr als nur eine Person auf eine Nachricht, und auf diese Nachrichten reagieren dann wiederum andere Personen. Mehrere Unterhaltungen, die aus einer primären Unterhaltung resultieren, werden Verzweigungen genannt.

Das Anzeigen von Nachrichten als Unterhaltungen bietet u.a. die folgenden Vorteile:

Wenn Sie eine Nachricht erhalten, die Teil einer Unterhaltung ist, wird die gesamte Unterhaltung an den Anfang Ihres Posteingangs verschoben. Wenn Sie auf die Unterhaltungskopfzeile klicken, werden neue Nachrichten ganz oben angezeigt.

An einer blauen vertikalen Linie und daran, dass der Betreff in Blau und in Fettschrift angezeigt wird, können Sie erkennen, dass eine Unterhaltung ungelesene Nachrichten enthält. Falls die Unterhaltung mehr als eine ungelesene Nachricht aufweist, wird die Anzahl ungelesener Nachrichten nach dem Betreff in runden Klammern ausgegeben. Die Absender der ungelesenen Nachrichten werden unterhalb der Betreffzeile aufgeführt.

Auch gesendete Nachrichten stehen in der Unterhaltung zur Verfügung. (Sie werden zwar weiterhin im Ordner Gesendete Elemente gespeichert, können jedoch auch vom Posteingang aus geöffnet und gelesen werden.) Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn Sie auf von Ihnen gesendete Anlagen zugreifen wollen, die in den Antworten nicht zur Verfügung stehen.

Sie können alle Nachrichten, die zu einer Unterhaltung gehören, als Gruppe verwalten. Wenn Sie eine der Unterhaltungskopfzeilen anklicken werden alle Nachrichten der Unterhaltung ausgewählt und Sie können alle Nachrichten als Einheit kategorisieren oder verschieben.

Sie können die Art und Weise, wie die Unterhaltungen angezeigt werden, auf Ihre Anforderungen hin anpassen. Hierzu stehen Ihnen die folgenden Ansichtseinstellungen zur Verfügung:

Nachrichten aus anderen Ordnern anzeigen Unterhaltungen zeigen standardmäßig Nachrichten aus beliebigen Ordner an, einschließlich der gesendeten Nachrichten, die im Ordner Gesendete Elemente gespeichert sind. (Wenn die Unterhaltung erweitert angezeigt wird, können Sie die gesendeten Elemente an der kursiven Schrift erkennen.) Sie können diese Option deaktivieren, damit Outlook in den Unterhaltungen nur die Nachrichten aus dem aktuellen Ordner anzeigt.

Absender über dem Betreff anzeigen Standardmäßig werden, wenn eine Unterhaltung eingeklappt ist, in der Unterhaltungskopfzeile oberhalb vom Betreff die Namen aller Teilnehmer der Unterhaltung angezeigt. Wenn die Unterhaltung vollständig ausgeklappt ist, zeigt die Unterhaltungskopfzeile lediglich den Betreff an. Diese Einstellung kehrt die Anzeige der Informationen in der Unterhaltungskopfzeile um: Die Namen der Teilnehmer an der Unterhaltung werden dann über dem Betreff angezeigt. In bestimmten Fällen, beispielsweise wenn Outlook in der zweiten Zeile eine Nachricht anzeigt, kann es sein, dass der Betreff überhaupt nicht sichtbar ist.

Ausgewählte Unterhaltung immer aufklappen Falls diese Option aktiviert ist, zeigt Outlook alle Nachrichten in der Unterhaltung an, wenn Sie die Schaltfläche Unterhaltung aufklappen oder die Unterhaltungskopfzeile einmal anklicken.

Ansicht mit klassischem Einzug verwenden Wird diese Einstellung aktiviert, dann rückt Outlook ältere Nachrichten innerhalb einzelner Nachrichtenthreads ein, um die Entwicklung des Threads anzuzeigen. Diese Einstellung ist nicht so effektiv wie die Stan-dardeinstellung für die Anzeige geteilter Unterhaltungen, da die Nachricht der Ursprung mehrerer Verzweigungen sein kann, sie jedoch nur einmal in der Nachrichtenliste angezeigt wird.

Outlook verwendet den Betreff der Nachrichten, um diese zu einer Unterhaltung zusammenzufassen und zwar unabhängig davon, ob Sie die Nachrichten in der Ansicht Unterhaltung anzeigen oder nicht. Sie können die folgenden Features zur Verwaltung von Unterhaltungen verwenden:

Unterhaltung ignorieren Dieser Befehl verschiebt die ausgewählte Unterhaltung und alle zugehörigen Nachrichten, die Sie zukünftig erhalten werden, in den Ordner Gelöschte Elemente.

TIPP Setzen Sie den Befehl Unterhaltung ignorieren behutsam ein. Outlook verwendet beim Zusammenstellen einer Unterhaltung den Betreff der Nachrichten. Falls Sie zukünftig Nachrichten mit dem gleichen Betreff erhalten, die aber nicht mit eigentlichen Unterhaltung in Zusammenhang stehen, werden Sie diese Nachrichten nicht erhalten, da Sie automatisch in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben werden.

Unterhaltung aufräumen Dieser Befehl löscht redundante Nachrichten (Nachrichten, deren Text vollständig in einer anderen Nachricht enthalten ist), aus einer Unterhaltung oder einem Ordner. Standardmäßig werden kategorisierte, zur Nachverfolgung gekennzeichnete und digital signierte Nachrichten nicht aufgeräumt. Sie können die Einstellungen zum Aufräumen von Unterhaltungen während des Aufräumens konfigurieren oder die gewünschten Optionen vorher auf der Seite E-Mail des Dialogfelds Outlook-Optionen festlegen.

TIPP Da die Ansicht als Unterhaltungen nur eindeutige Nachrichten anzeigt, bis Sie die Unterhaltung vollständig erweitern, kann es sein, dass eine bestimmte, von Ihnen gesuchte Nachricht nicht sofort sichtbar ist. Falls dies passiert, können Sie die Unterhaltungsansicht temporär deaktivieren, indem Sie eine andere Nachrichtenanordnung wählen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt »Nachrichten nach bestimmten Merkmalen anordnen« weiter hinten in diesem Kapitel.

Die Unterhaltungsansicht für einen oder mehrere Ordner einschalten oder ausschalten

WICHTIG Die Unterhaltungsansicht steht nur dann zur Verfügung, wenn die Nachrichten nach Datum angeordnet sind.

Schalten Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Nachrichten das Kontrollkästchen Als Unterhaltungen anzeigen ein oder aus.

Legen Sie fest, wo sich diese Änderung auswirken soll

Legen Sie im Dialogfeld Microsoft Outlook fest, welche Ordner als Unterhaltungen angezeigt werden sollen und klicken Sie hierfür auf Allen Postfächern oder Diesem Ordner.

TIPP Wenn Sie einen Ordner nach einem anderen Merkmal als dem Datum anordnen, wird die Unterhaltungsansicht temporär deaktiviert. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt »Nachrichten nach bestimmten Merkmalen anordnen« weiter hinten in diesem Kapitel.

Die Nachrichten innerhalb einer Unterhaltung anzeigen

Klicken Sie auf die Unterhaltungskopfzeile oder die Schaltfläche Erweitern, um die eindeutigen Nachrichten in der Unterhaltung anzeigen zu lassen.

Klicken Sie ein weiteres Mal auf die Schaltfläche Erweitern, um alle Nachrichten in der Unterhaltung anzeigen zu lassen.

Alle Nachrichten in einer Unterhaltung auswählen

Klicken Sie einmal auf die Unterhaltungskopfzeile.

Ansichtseinstellungen von Unterhaltungen in der Nachrichtenliste ändern

Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Nachrichten auf Unterhaltungseinstellungen. Im Menü Unterhaltungseinstellungen werden aktivierte Optionen mit einem Häkchen markiert.

Ändern Sie die Standardeinstellungen für die Darstellung von Unterhaltungen

Klicken Sie im Menü Unterhaltungseinstellungen eine der Optionen an, um sie einbzw. auszuschalten.

Redundante Nachrichten aus einer Unterhaltung entfernen

Markieren Sie eine beliebige Nachricht in der Unterhaltung.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Löschen auf Aufräumen und dann auf Unterhaltung aufräumen.

Sie können den Ort festlegen, in den Outlook beim Aufräumen die Nachrichten verschiebt

Falls Outlook das Dialogfeld Unterhaltung aufräumen anzeigt, führen Sie die folgenden Aktionen durch:

• Wenn Outlook in Zukunft Unterhaltungen aufräumen soll, ohne dass Sie dies bestätigen wollen, schalten Sie das Kontrollkästchen Diese Meldung nicht mehr anzeigen ein

• Wenn Sie die Einstellungen für das Aufräumen von Unterhaltungen ändern wollen, klicken Sie auf Einstellungen, damit Outlook die Seite E-Mail des Dialogfelds Outlook-Optionen anzeigt. Führen Sie einen Bildlauf bis zum Abschnitt Unterhaltungen aufräumen durch und nehmen Sie dort die gewünschten Änderungen an den Einstellungen vor.

• Klicken Sie auf Aufräumen

Redundante Nachrichten aus einem Ordner entfernen

Markieren Sie eine beliebige Nachricht in dem Ordner.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Löschen auf Aufräumen und dann auf Ordner aufräumen oder Ordner und Unterordner aufräumen.

Falls Outlook das Dialogfeld Ordner aufräumen anzeigt, führen Sie die folgenden Aktionen durch:

• Wenn Outlook in Zukunft Ordner aufräumen soll, ohne dass Sie dies bestätigen wollen, schalten Sie das Kontrollkästchen Diese Meldung nicht mehr anzeigen ein

• Wenn Sie die Einstellungen für das Aufräumen von Unterhaltungen ändern wollen, klicken Sie auf Einstellungen, damit Outlook die Seite E-Mail des Dialogfelds Outlook-Optionen anzeigt. Führen Sie einen Bildlauf bis zum Abschnitt Unterhaltungen aufräumen durch und nehmen Sie dort die gewünschten Änderungen an den Einstellungen vor.

Sie können bestimmte Nachrichten in der Unterhaltung belassen

• Klicken Sie auf Ordner aufräumen

Eine Unterhaltung ignorieren

Markieren Sie eine beliebige Nachricht in der Unterhaltung und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Löschen auf Ignorieren

• Drücken Sie

Lassen Sie zukünftige Nachrichten in dieser Unterhaltung automatisch löschen

Falls Outlook das Meldungsfeld Unterhaltung ignorieren anzeigt, führen Sie die folgenden Aktionen durch:

• Wenn Outlook in Zukunft Unterhaltungen ignorieren soll, ohne dass Sie dies bestätigen wollen, schalten Sie das Kontrollkästchen Diese Meldung nicht mehr anzeigen ein

• Klicken Sie auf Unterhaltung ignorieren

Das Ignorieren einer Unterhaltung beenden

Öffnen Sie den Ordner Gelöschte Elemente.

Suchen und markieren Sie eine Nachricht der ignorierten Unterhaltung.

Auf der Registerkarte Start ist in der Gruppe Löschen die Schaltfläche Ignorieren für eine ignorierte Unterhaltung aktiviert. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ignorieren, um das Ignorieren dieser Unterhaltung zu beenden.

Nachrichten nach bestimmten Merkmalen anordnen

Standardmäßig zeigt Outlook Nachrichten in der Reihenfolge an, in der Sie sie empfangen, wobei die neuesten Nachrichten im Posteingang ganz oben stehen. Alternativ können Sie die Nachrichtenelemente können Sie nach folgenden Merkmalen anordnen:

Konto Die Nachrichten werden nach dem E-Mail-Konto, an das Sie gesendet wurden, gruppiert. Dies ist sinnvoll, wenn Sie in Ihrem Posteingang für mehr als ein E-Mail-Konto Nachrichten erhalten (beispielsweise wenn Sie im Postfach Ihres Exchange-Kontos auch die Nachrichten empfangen, die an Ihr POP3-Konto gesendet wurden).

Anlagen Nachrichten werden zuerst danach gruppiert, ob sie Anlagen besitzen, und dann nach dem Empfangsdatum

Kategorie Nachrichten werden nach der ihnen zugewiesenen Kategorie angeordnet. Zuerst erscheinen Nachrichten ohne Kategorie. Nachrichten, denen mehrere Kategorien zugewiesen sind, erscheinen in jeder dieser Kategoriegruppen.

Nachverfolgung: Start- oder Fälligkeitsdatum Zuerst werden nicht gekennzeichnete Nachrichten und Nachrichten ohne spezifische Zeitpläne angezeigt. Nachrichten, die Sie Ihrer Aufgabenliste mit bestimmtem Start- oder Fälligkeitsdatum hinzugefügt haben, werden nach Datum gruppiert.

Absender (Von) Nachrichten werden in alphabetischer Reihenfolge nach dem Anzeigenamen des Nachrichtenabsenders geordnet. Wenn Sie Nachrichten von einer Person erhalten, die zwei verschiedene E-Mail-Konten verwendet oder die Nachrichten von zwei unterschiedlichen E-Mail-Clients verschickt (zum Beispiel von Outlook und von Windows Mail), müssen die Nachrichten nicht unbedingt in einer Gruppe erscheinen.

Wichtigkeit Nachrichten werden nach Priorität gruppiert – Hoch (durch ein rotes Ausrufezeichen gekennzeichnet), Normal (der Standard) oder Niedrig (durch einen blauen Pfeil gekennzeichnet)

Empfänger (An) Gruppiert die Nachrichten alphabetisch nach den primären Empfängern (das heißt den Adressen oder Namen in der An-Zeile). Der Gruppenname spiegelt genau die Reihenfolge wider, in der Adressen in der An-Zeile erscheinen. Deshalb wird eine Nachricht, die an Bart Duncan; Lukas Keller adressiert ist, nicht in einer Gruppe mit einer Nachricht angeordnet, die an Lukas Keller; Bart Duncan gesendet wurde.

Größe Gruppiert Nachrichten nach der Größe der Nachricht einschließlich aller Anlagen. Es werden folgende Gruppen unterschieden: Enorm groß (> 5 MB), Riesengroß (1 bis 5 MB), Sehr groß (500 KB bis 1 MB), Groß (100 bis 500 KB), Mittel (25 bis 100 KB), Klein (10 bis 25 KB) und Sehr klein (< 10 KB). Dieses Feature ist nützlich, wenn Sie für eine Firma arbeiten, die die Größe Ihres Posteingangs beschränkt. Mit dieser Anordnung können Sie schnell große Nachrichten erkennen und löschen oder in einen persönlichen Ordner verschieben.

Betreff Gruppiert Nachrichten zunächst alphabetisch nach ihren Betreffzeilen und dann nach Datum. Dies ist der Anordnung nach Unterhaltung ähnlich, mit dem Unterschied, dass die Nachrichten nicht nach einem Thread sortiert werden.

Typ Die Elemente in Ihrem Posteingang (oder einem anderen Ordner) werden nach dem Elementtyp gruppiert – zum Beispiel Nachrichten, verschlüsselte Nachrichten, Nachrichtenempfänger, Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen, Aufgaben, Microsoft InfoPath-Formulare und Serverbenachrichtigungen

Nachdem Sie die Anordnung der Nachrichten festgelegt haben, können Sie auch die Sortierreihenfolge ändern. In der Überschriftenzeile der Nachrichtenliste werden die aktuelle Anordnung und die aktive Sortierreihenfolge angezeigt.

Beim Sortieren von A bis Z werden Zahlen vor Buchstaben

Standardmäßig werden die Nachrichten innerhalb der festgelegten Anordnung nach Gruppen angezeigt, die auf die jeweilige Anordnung zugeschnitten sind. Wenn die Nachrichten beispielsweise nach Datum angeordnet sind, werden Sie nach dem Datum gruppiert. Als Gruppen werden alle Tage der aktuellen Woche, die letzte Woche, die vorletzte Woche, früher in diesem Monat, der letzte Monat und ältere Nachrichten verwendet. Jede Gruppe besitzt eine Kopfzeile. Sie können eine Gruppe reduzieren, damit nur noch die Kopfzeile mit dem Gruppennamen sichtbar ist, und die Nachrichten gruppenweise auswählen und verwalten.

Wenn Sie eine Nachrichtengruppe reduzieren, ist nur noch die Kopfzeile mit dem Gruppennamen sichtbar

In den Ansichten Einzeln und Vorschau können Sie die Nachrichten nach allen sichtbaren Spalten sortieren. Wenn Sie zur Sortierung ein Attribut verwenden wollen, das nicht angezeigt wird, können Sie diese Spalten in die Ansicht einfügen.

Nachrichten nach einem bestimmten Merkmal anordnen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• In allen Ansichten: Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnung das gewünschte Merkmal im Katalog Anordnen nach an

• In der Ansicht Kompakt: Klicken Sie in der Kopfzeile der Nachrichtenliste die aktuelle Anordnung an und klicken Sie dann auf das gewünschte Merkmal

• In den Ansichten Einzeln und Vorschau: Klicken Sie eine beliebige Spaltenüberschrift mit der rechten Maustaste an, klicken Sie auf Anordnen nach und klicken Sie abschließend auf das gewünschte Merkmal

Die Sortierreihenfolge der Nachrichtenliste umkehren

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• In allen Ansichen: Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnung auf die Schaltfläche Sortierreihenfolge umkehren

• In der Ansicht Kompakt: Klicken Sie in der Kopfzeile der Nachrichtenliste die aktuelle Sortierreihenfolge an

• In den Ansichten Einzeln und Vorschau: Klicken Sie eine beliebige Spaltenüberschrift mit der rechten Maustaste an und klicken Sie dann auf Sortierreihenfolge umkehren

Gruppierung von Nachrichten aktivieren bzw. deaktivieren

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• In allen Ansichten: Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht im Katalog Anordnen nach auf In Gruppen anzeigen

• In der Ansicht Kompakt: Klicken Sie in der Kopfzeile der Nachrichtenliste die aktuelle Anordnung an und klicken Sie dann im Menü auf In Gruppen anzeigen

• In den Ansichten Einzeln und Vorschau: Klicken Sie die Spaltenüberschrift, nach der Sie gruppieren wollen, mit der rechten Maustaste an und klicken Sie dann auf Nach diesem Feld gruppieren

Eine Gruppe von Nachrichten auswählen

Klicken Sie die Kopfzeile der Gruppe an.

Die aktuelle Nachrichtengruppe erweitern

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf den kleinen Pfeil links neben dem Namen der Gruppe

• Drücken Sie die Taste

• Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnung auf die Schaltfläche Erweitern/Reduzieren und klicken Sie dann auf Diese Gruppe erweitern

Die aktuelle Nachrichtengruppe reduzieren

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf den kleinen Pfeil links neben dem Namen der Gruppe

• Drücken Sie die Taste

• Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnung auf die Schaltfläche Erweitern/Reduzieren und klicken Sie dann auf Diese Gruppe reduzieren

Alle Nachrichtengruppen erweitern oder reduzieren

Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnung auf die Schaltfläche Erweitern/Reduzieren und klicken Sie dann auf Alle Gruppen erweitern oder Alle Gruppen reduzieren.

Die Anordnung der Nachrichten (sowie weitere Ansichtseinstellungen) zurücksetzen

Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf die Schaltfläche Ansicht zurücksetzen.

Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Outlook auf Ja.

Elemente kategorisieren

Damit Sie Outlook-Elemente, die mit einem bestimmten Thema, einem Projekt, einer Person oder einem anderen gemeinsamen Merkmal verknüpft sind, einfacher auffinden können, können Sie eine Kategorie für dieses Merkmal erstellen und dann den jeweiligen Elementen diese Kategorie zuweisen. Sie können allen Outlook-Elementen Kategorien zuweisen, einschließlich Nachrichten, Terminen und Visitenkarten. Sie können beispielsweise Kategorien für bestimmte Personengruppen, für Kunden, für Interessensgruppen oder für Ereignisse oder andere Aktivitäten erstellen.

Jeder Kategorie ist eine Farbe zugewiesen, die als visueller Indikator im Fenster des jeweiligen Moduls und in den Modulansichten dient. Wichtiger ist, dass es sich bei der Kategorie um eine Eigenschaft handelt, die Sie in allen Outlook-Modulen zum Suchen, Sortieren und Filtern der Outlook-Elemente verwenden können.

Nachrichten, denen mehrere Kategorien zugewiesen wurden, werden in mehreren Kategoriengruppen angezeigt

Outlook enthält standardmäßig sechs Kategorien, die nach der jeweiligen Farbe benannt sind. Sie können die Namen dieser sechs Kategorien ändern, damit sie besser zu Ihren Anforderungen passen. Falls Sie eine der Standardfarbkategorien noch nicht umbenannt haben, bevor Sie sie das erste Mal zuweisen, bietet Ihnen Outlook automatisch an, diese Kategorie umzubenennen.

Sie können eine Kategorie so oft Sie wollen umbenennen

Falls Sie weitere Kategorien benötigen, können Sie sie erstellen. Jede Kategorie besitzt die folgenden Eigenschaften:

Name Für den Namen einer Kategorie können Sie ein einzelnes Wort oder einen langen, beschreibenden Satz verwenden. Im Dialogfeld Farbkategorien sind die ersten 32 Zeichen des Kategorienamens sichtbar; wenn Sie auf einen verkürzten Namen zeigen, wird der vollständige Name in einer QuickInfo angezeigt.

Tastenkombination Sie können den einzelnen Farbkategorien eine der elf vordefinierten Tastenkombinationen bis zuweisen

Farbe Sie können einer Farbkategorie eine der 25 verfügbaren Farben zuweisen oder keine Farben verwenden, und zur Unterscheidung der Kategorien lediglich die Namen verwenden. Wenn Sie einem Outlook-Element eine Kategorie zuweisen, die nicht mit einer Farbe verknüpft ist, wird der Farbblock bzw. Farbbalken in Weiß angezeigt. Sie können mehreren Farbkategorien die gleiche Farbe zuweisen.

In den Listenansichten der verschiedenen Module werden die Kategorien als kleine Kästchen und im geöffneten Fenster des Elements und im Lesebereich als Farbbalken angezeigt.

Sie können einer Nachricht und den anderen Elementen mehrere Kategorien zuweisen

Wenn die Nachrichten als Unterhaltungen angezeigt werden, sind in der Unterhaltungskopfzeile die Kästchen aller Farbkategorien zu sehen, die den einzelnen Nachrichten in der Unterhaltung zugewiesen wurden.

Sie können eine Kategorie als Schnellklickkategorie festlegen. Wenn Elemente in einer Ansicht angezeigt werden, die die Spalte Kategorien enthält – wie die Ansichten Einzeln oder Vorschau –, weist ein Klick in der Spalte Kategorien die Schnellklickkategorie zu.

Sie können eine Kategorie mit einem einfachen Klick oder durch Drücken der Tastenkombination zuweisen

Um schnell die Elemente zu sehen, denen Sie eine bestimmte Kategorie zugewiesen haben, können Sie die Elemente nach Kategorien gruppieren lassen oder die Kategorie als Such-kriterium verwenden. In den Listenansichten aller Module können Sie nach den Kategorien sortieren und filtern. In der Aufgabenleiste können Sie zur Nachverfolgung gekennzeichnete Nachrichten und Aufgaben nach ihrer Kategorie anordnen.

Das Menü »Kategorisieren« anzeigen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start eines Mail- oder Kontaktordners in der Gruppe Kategorien auf Kategorisieren

• Klicken Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte eines Kalenderelements (Beispielweise Termin oder Besprechung) in der Gruppe Kategorien auf Kategorisieren

• Klicken Sie ein Element oder die Auswahl mehrerer Elemente mit der rechten Maus-taste an und klicken Sie dann auf Kategorisieren

Im Menü Kategorisieren werden die zuletzt verwendeten Kategorien angezeigt

Informationen in Outlook-Notizen speichern

Verschiedenartige Informationen wie zum Beispiel Erinnerungen, Gedankenblitze, Kontonummern und Vorgänge können Sie speichern, indem Sie sie als elektronische Notizen aufzeichnen. Da Ihnen Ihre Notizen überall dort zur Verfügung stehen, von wo aus Sie auf Outlook zugreifen, stellt dies eine komfortable Möglichkeit dar, Informationen festzuhalten, die Sie vielleicht später noch benötigen. Und da Sie eine Notiz höchstwahrscheinlich nicht so schnell versehentlich löschen wie eine Nachricht, ist dieses Verfahren sicherer, als wenn Sie sich diese Informationen in einer E-Mail-Nachricht an sich selbst senden.

Sie können Notizen kategorisieren, um sie schneller zu finden

Notizen können lediglich Text enthalten; Sie können den Text nicht formatieren und keine Grafiken verwenden. Hyperlinks werden jedoch in Notizen unterstützt. Wenn Sie die Adresse einer Website eingeben und dann die -Taste drücken, ändert sich die Websiteadresse in einen blau unterstrichenen Text, um anzuzeigen, dass es sich um einen Link handelt. Wenn Sie den Hyperlink anklicken, wird die verknüpfte Website bzw. Webseite in Ihrem Standardbrowser geöffnet.

Obwohl es sich bei Notizen um einen bestimmten Typ von Outlook-Elementen handelt, erscheinen sie nicht in der gleichen Art von Fenstern wie Nachrichten, Termine, Kontaktdatensätze und Aufgaben, sondern in Form von »Klebezetteln«. Für die Notizen wird standardmäßig ein helles Gelb verwendet. Wenn Sie einer Notiz eine Kategorie zuweisen, wird für die Notiz selbst und deren Symbol die der Kategorie zugewiesene Farbe verwendet.

Notizen können Sie auf die gleiche Weise wie andere Outlook-Elemente ansehen, sortieren und organisieren. Zu den Standardansichten gehören: Symbole, Notizenliste und Letzte sieben Tage.

Wie bei den anderen Outlook-Elementen lassen sich bestimmte Informationen in Notizen schnell auffinden, indem Sie den zu suchenden Begriff oder den Ausdruck in das Feld Notizen durchsuchen oberhalb des Inhaltsbereichs eingeben.

TIPP Wenn Sie das Modul Notizen zum ersten Mal öffnen, müssen Sie dies im Ordnerbe-reich über die Ordnerliste machen oder drücken. Danach können Sie in der Navigationsleiste auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten klicken und im Menü den Befehl Notizen wählen.

Gehen Sie wie folgt vor, um Informationen in einer Notiz zu speichern:

Öffnen Sie das Modul Notizen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue Notiz, um eine neue Notiz zu erstellen. Das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit werden unten auf der Notiz angezeigt.

Geben Sie den Betreff oder den Titel der Notiz ein und drücken Sie . Geben Sie dann die Informationen ein, die in der Notiz gespeichert werden sollen. Die erste Zeile der Notiz wird als Betreff verwendet.

Um die Notiz zu speichern und zu schließen, klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf die Schaltfläche Schließen. Die Notiz wird im Inhaltsbereich angezeigt. Lediglich der Betreff ist zu sehen. Doppelklicken Sie auf der Notizsymbol, um die Notiz zu öffnen und auf die gespeicherten Informationen zuzugreifen.

Das Dialogfeld »Farbkategorien« öffnen

Öffnen Sie das Menü Kategorisieren und klicken Sie auf Alle Kategorien.

Im Dialogfeld Farbkategorien können Sie alle Aspekte der Kategorien verwalten

Einer Nachricht oder einem anderen Element eine Kategorie zuweisen

Wählen Sie das Element bzw. die Elemente aus, das bzw. die Sie kategorisieren wollen.

Öffnen Sie das Menü Kategorisieren und führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Wenn das Menü die Kategorie enthält, die Sie zuweisen wollen, klicken Sie die Kate-gorie an

• Wenn das Menü die gewünschte Kategorie nicht enthält, klicken Sie auf Alle Kate-gorien. Schalten Sie im Dialogfeld Farbkategorien vor der gewünschten Kategorie das Kontrollkästchen ein und klicken Sie dann auf OK.

Die Schnellklickkategorie zuweisen oder entfernen

Klicken Sie in der Listenansicht eines beliebigen Outlook-Moduls die Spalte Kategorien des Elements an.

Ein Klick schaltet die Kategorie ein bzw. aus

Eine Kategorie von einem Element entfernen

Öffnen Sie das Element und klicken Sie die farbige Kategorienleiste mit der rechten Maustaste an.

Klicken Sie im Kontextmenü auf „Kategorie“ löschen, Alle Kategorien löschen oder klicken Sie den Namen der Kategorie an, die Sie entfernen wollen.

oder

Markieren oder öffnen Sie das Element und öffnen Sie dann das Menü Kategorisieren.

Klicken Sie im Menü Kategorisieren auf Alle Kategorien löschen oder klicken Sie den Namen der Kategorie an, die Sie entfernen wollen.

Eine Kategorie erstellen

Öffnen Sie das Dialogfeld Farbkategorie und klicken Sie dann auf Neu,

Führen Sie im Dialogfeld Neue Kategorie hinzufügen die folgenden Aktionen durch und klicken Sie dann auf OK:

• Geben Sie in das Feld Name den Namen der Kategorie ein

• Klicken Sie in der Liste Farbe die Farbe an, die Sie der Kategorie zuweisen wollen

• Wenn Sie eine Tastenkombination zuweisen wollen, wählen Sie sie in der Liste Tastenkombination aus

Wählen Sie aus 25 Farben aus

Eine Kategorie umbenennen

Öffnen Sie das Dialogfeld Farbkategorien.

Klicken Sie den Namen an oder wählen Sie das Kontrollkästchen der Kategorie aus und klicken Sie dann auf Umbenennen, um die Bearbeitung des Namens zu aktivieren.

Ändern oder ersetzen Sie den Namen der Kategorie. Drücken Sie dann die -Taste oder klicken Sie außerhalb des Namens.

TIPP Die Reihenfolge der Kategorien wird nicht unmittelbar angepasst. Wenn Sie die Kategorien das nächste Mal in einer Liste oder im Dialogfeld anzeigen lassen, erscheinen sie wieder alphabetisch sortiert.

Eine Kategorie löschen

Öffnen Sie das Dialogfeld Farbkategorien.

Klicken Sie den Namen an oder wählen Sie das Kontrollkästchen der Kategorie aus und klicken Sie dann auf Löschen oder drücken Sie .

Klicken Sie im Meldungsfeld, indem Sie aufgefordert werden, das Löschen zu bestätigen, auf Ja.

Die Schnellklickkategorie festlegen oder ändern

Öffnen Sie das Menü Kategorisieren und klicken Sie auf Schnellklick festlegen.

Öffnen Sie im Dialogfeld Schnellklick festlegen die Liste mit den Kategorien, wählen Sie dort die Schnellklickkategorie aus und klicken Sie abschließend auf OK.

oder

Öffnen Sie das Dialogfeld Outlook-Optionen und lassen Sie die Seite Erweitert anzeigen.

Führen Sie auf der Seite Erweitert einen Bildlauf bis zum Abschnitt Weitere durch und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schnellklick.

Öffnen Sie im Dialogfeld Schnellklick festlegen die Liste mit den Kategorien, wählen Sie dort die Schnellklickkategorie aus und klicken Sie abschließend auf OK.

Nachrichten in Ordnern organisieren

Nachdem Sie Nachrichten gelesen und beantwortet haben, werden Sie einige davon für später archivieren wollen. Natürlich ist es möglich, alle Nachrichten im Posteingang zu behalten, doch wenn die Anzahl der Nachrichten im Posteingang auf Hunderte und dann Tausende anwächst, geht der Überblick schnell verloren. (Ja, das kann uns allen passieren!) Um den Inhalt Ihres Post-eingangs gering zu halten und eine Ansammlung zusammenhangloser Nachrichten zu vermeiden, können Sie die Nachrichten in Ordnern organisieren. Beispielsweise können Sie Nachrichten, bei denen Sie noch aktiv werden müssen, im Ordner Posteingang belassen, und Nachrichten, in denen Sie möglicherweise später etwas nachschlagen wollen, in andere Ordner verschieben.

TIPP Da die Suchfunktion von Outlook die Möglichkeit bereitstellt, in allen Ordnern zu suchen, die Elemente eines bestimmten Typs enthalten, können Sie eine in einen anderen Ordner verschobene Nachricht einfach wiederfinden, ohne sich daran erinnern zu müssen, welcher Ordner das war.

Namhafte Experten in Organisationsfragen plädieren für verschiedene Ordnerstrukturen als wichtigen Bestandteil eines Organisationssystems. Sie können jede dieser Ordnerstrukturen in Outlook übernehmen oder auch irgendeine andere Struktur verwenden, die für Ihre Zwecke geeignet ist. So ist es denkbar, Ordner zu erstellen, die die Art der Aktion angeben, die Sie durchführen müssen. Oder Sie erstellen für jedes Projekt, an dem Sie arbeiten, einen Ordner zu erstellen. Oder Sie legen einen Ordner an, um alle Nachrichten von einer bestimmten Person – beispielsweise von Ihrem Manager – zu speichern, wobei der Betreff bzw. der Inhalt keine Rolle spielt.

Unterordner des Posteingangs, wie sie im Navigationsbereich des E-Mail-Moduls und in der Ordnerliste angezeigt werden

Wenn Sie einen neuen Ordner erstellen, geben Sie den Ort des Ordners innerhalb Ihrer Outlook-Ordnerstruktur und die Art des Elements an, das im neuen Ordner gespeichert werden soll. Sie können Ordner erstellen, die die folgenden Elemente enthalten:

Kalendereinträge

Kontaktelemente

InfoPath-Formular

Journaleinträge

E-Mail und bereitgestellte Elemente

Notizen

Aufgaben

Die Auswahl, die Sie treffen, beeinflusst das Ordnersymbol, das in der Ordnerliste vor dem Namen des Ordners angezeigt wird, das Layout des Ordnerfensters, die Registerkarten und Befehle, die für den Ordner zur Verfügung stehen und die Ansichten im Ordnerbereich, wenn Sie den Ordner öffnen.

Sie können Nachrichten manuell in andere Ordner verschieben oder – falls in Ihrer Firma Exchange Server läuft – von Outlook verschieben lassen. Es ist auch möglich, Nachrichten mithilfe von Regeln automatisch in andere Ordner zu verschieben. Beispielsweise können Sie Outlook anweisen, alle von Ihrem Chef erhaltenen Nachrichten in einen eigenen Ordner zu übertragen. Es lassen sich auch unterschiedliche Regeln einrichten, die dann wirksam werden, wenn Sie nicht im Büro anwesend ist.

Einen Nachrichtenordner erstellen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch, um das Dialogfeld Neuen Ordner erstellen zu öffnen:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Ordner in der Gruppe Neu auf Neuer Ordner

• Drücken Sie

Die Standardeinstellungen im Dialogfeld Neuen Ordner erstellen entsprechen dem Modul, aus dem heraus Sie das Dialogfeld öffnen

Geben Sie in das Feld Name den Namen des neuen Ordners ein.

Klicken Sie in der Liste Ordner enthält Elemente des Typs auf E-Mail und bereitgestellte Elemente.

Führen Sie im Bereich Ordner soll angelegt werden unter eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie Ihr Postfach (ganz oben in der Liste) an, um den Ordner auf der gleichen Ebene wie der Ordner Posteingang zu erstellen

• Klicken Sie auf Posteingang, um einen Unterordner des Posteingangs zu erstellen

Klicken Sie auf OK.

Eine Nachricht in einen Ordner verschieben

Ziehen Sie die Nachricht aus der Nachrichtenliste auf den Zielordner im Ordnerbereich.

oder

Markieren Sie in der Nachrichtenliste die Nachricht, die Sie verschieben wollen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch, um das Menü Verschieben zu öffnen:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verschieben auf Verschieben

• Klicken Sie die Nachricht mit der rechten Maustaste an und klicken Sie auf Verschieben

Im Menü Verschieben befinden sich automatisch die von Ihnen erstellten Ordner

Führen Sie im Menü Verschieben eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie den Ordner an, in den Sie die Nachricht verschieben wollen

• Klicken Sie auf In anderen Ordner. Das Dialogfeld Elemente verschieben zeigt die vollständige Ordnerliste an. Klicken Sie den Ordner an, in den Sie die Nachricht verschieben wollen, und klicken Sie auf OK.

TIPP Wenn die Unterhaltungsansicht aktiv ist und Sie die letzte Nachricht der Unterhaltung aus dem Ordner verschieben, wird die gesamte Unterhaltung aus dem Ordner entfernt.

Nachrichten drucken

Obwohl die elektronische Kommunikation vermutlich einen geringeren negativen Einfluss auf die Umwelt hat, also die auf Papier basierende Kommutation, kann es sein, dass Sie manchmal eine E-Mail-Nachricht ausdrucken müssen, beispielsweise wenn Sie zu einer Besprechung einen Ausdruck mitnehmen möchten, um sich darauf zu beziehen, oder wenn Sie wichtige Nachrichten schwarz auf weiß vorliegen haben möchten. Die Nachricht lässt sich genauso drucken, wie sie im Posteingang erscheint, oder mit Kopf- und Fußzeilen versehen. Outlook druckt die Nachricht standardmäßig im Memoformat aus. Hierbei wird zuerst Ihr Name gedruckt, dann die Kopfzeilen der Nachricht und anschließend die Nachricht selbst, und zwar so, wie sie auf dem Bildschirm erscheint, einschließlich der Schrift- und Absatzformate.

Sie können die Nachricht in der Druckvorschau anzeigen und die Druckeinstellungen ändern

Um die Druckvorschau einer Nachricht zu öffnen und um die Nachricht zu drucken, gehen Sie wie folgt vor:

Zeigen Sie in einem geöffneten Nachrichtenfenster die Seite Drucken der Backstage-Ansicht an. Auf der rechten Seite wird die Nachricht so angezeigt, wie sie gedruckt wird.

Klicken Sie in der Liste Drucker den Drucker an, den Sie verwenden möchten.

Führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Um mit den Standardeinstellungen eine Kopie der Nachricht zu drucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken

• Um bestimmte Seiten, mehrere Kopien oder Anlagen zu drucken, klicken Sie auf Druckoptionen, ändern Sie die Einstellungen im Dialogfeld Drucken und klicken Sie dann auf Drucken

Um eine Nachricht mit den Standardeinstellungen zu drucken, klicken Sie die Nachricht in der Nachrichtenliste mit der rechten Maustaste an und klicken Sie dann auf Schnelldruck.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie gelernt, wie Sie

Unterhaltungen anzeigen und verwalten

Nachrichten nach bestimmten Merkmalen anordnen

Outlook-Elemente kategorisieren

Nachrichten in Ordnern organisieren

Übungsaufgaben

Für die Durchführung der Übungsaufgaben dieses Kapitel werden keine Übungsdateien benötigt.

WICHTIG Während Sie die Übungsaufgaben in diesem Buch durcharbeiten, werden Sie Outlook-Elemente erstellen, die teilweise in Übungsaufgaben in anderen Kapiteln verwendet werden. Falls Sie die Elemente, die in späteren Kapitel verwendet werden, noch nicht erstellt haben, können Sie auch eigene Outlook-Elemente verwenden.

Unterhaltungen anzeigen und verwalten

Starten Sie Outlook, öffnen Sie Ihren Posteingang in der Ansicht Kompakt und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Lassen Sie die Nachrichten in Ihrem Posteingang als Unterhaltungen anzeigen. Beachten Sie, wie sich hierdurch die Anzeige und die Gruppierung der Nachrichten in der Nachrichtenliste ändert.

Ändern Sie die Unterhaltungseinstellungen so, dass die Absender in der Nachrichtenliste unterhalb des Betreffs angezeigt werden. Überlegen Sie, welche Vorteile die beiden Darstellungsvarianten besitzen.

Wählen Sie eine Unterhaltung mit mehrere Nachrichten aus, lassen Sie alle eindeutigen Nachrichten in der Unterhaltung anzeigen und zeigen Sie danach alle Nachrichten der Unterhaltung an.

Entfernen Sie die redundanten Nachrichten aus der Unterhaltung.

Markieren Sie eine Nachricht in der Unterhaltung und öffnen Sie das Dialogfeld Unterhaltung ignorieren. Lesen Sie die Meldung im Dialogfeld und klicken Sie auf Abbrechen.

Passen Sie die Unterhaltungseinstellungen so an, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen.

Nachrichten nach bestimmten Merkmalen anordnen

Lassen Sie Ihren Posteingang in der Ansicht Vorschau anzeigen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Verwenden Sie eines der in diesem Kapitel beschriebenen Verfahren, um die Nachrichten nach dem Absender (Von) anzuordnen.

Verwenden Sie eines der in diesem Kapitel beschriebenen Verfahren, um die Sortiereinstellung umzukehren.

Wechseln Sie zur Ansicht Kompakt. Beachten Sie, dass die Nachrichten nicht mehr länger nach dem Absender angeordnet sind. Das Ändern der Anordnung wirkt immer nur auf die jeweils aktive Ansicht aus.

Verwenden Sie eines der in diesem Kapitel beschriebenen Verfahren, um die Nachrichten in Ihrem Posteingang in Gruppen anzuzeigen

Reduzieren Sie eine Gruppe von Nachrichten, damit nur noch der Gruppenname zu sehen ist und erweitern Sie anschließend die Gruppe wieder.

Reduzieren Sie alle Gruppen und erweitern Sie sie anschließend wieder.

Passen Sie sie Ansichts- und Anordnungseinstellungen so an, dass sie Ihren Anforderungen genügen.

Elemente kategorisieren

Lassen Sie Ihren Posteingang in der Ansicht Kompakt anzeigen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht und adressieren Sie diese an sich selbst. Geben Sie als Betreff Kategorien verwenden ein und versenden Sie die Nachricht,

Markieren Sie die Nachricht, sobald diese in Ihrem Posteingang erscheint.

Erstellen Sie eine Neue Farbkategorie und verwenden Sie dabei folgende Einstellungen:

• Nennen Sie die Kategorie Schritt für Schritt

• Weisen Sie der Kategorie die Farbe Dunkelrot zu

• Weisen Sie der Kategorie die Tastenkombination zu

Führen Sie die abschließenden Schritte beim Erstellen der Kategorie durch und schließen Sie alle geöffneten Dialogfelder. Beachten Sie, dass der markierten Nachricht nun die Kategorie Schritt für Schritt zugewiesen wurde.

Legen Sie die Kategorie Schritt für Schritt als Schnellklickkategorie fest.

Wechseln Sie zur Ansicht Einzeln. Zeigen Sie in der Nachrichtenliste in der Spalte Kategorien auf eines der nicht zugewiesenen Kategoriekästchen, damit die QuickInfo angezeigt wird.

Klicken Sie das Kästchen an, damit der Nachricht die Schnellklickkategorie zugewiesen wird. Klicken Sie erneut, um die Kategorie zu entfernen.

Nachrichten in Ordnern organisieren

Öffnen Sie Ihren Posteingang und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Erstellen Sie einen Ordner und verwenden Sie dabei die folgenden Einstellungen:

• Nennen Sie den Ordner Schritt für Schritt

• Legen Sie fest, dass der Ordner E-Mail-Nachreichten enthalten soll

• Speichern Sie den Ordner als Unterordner des Ordners Posteingang

Führen Sie die abschließenden Schritte beim Erstellen des Ordners durch.

Verschieben Sie dann die Nachricht mit dem Betreff Kategorien verwenden, die Sie in einer vorherigen Übung erstellt haben, in den Ordner Schritt für Schritt.

15 Terminplanung mit dem Kalender

In diesem Kapitel

Termine und Ereignisse planen

Kalenderelemente konvertieren

Optionen für Kalenderelemente konfigurieren

Besprechungen planen und ändern

Auf Besprechungsanfragen antworten

Unterschiedliche Ansichten eines Kalenders anzeigen

Übungsdateien

Für die Durchführung der Übungsaufgaben dieses Kapitels werden keine Übungsdateien benötigt.

Sie können den Outlook 2016-Kalender verwenden, um Ihre alltäglichen Aktivitäten zu organisieren und um sich an wichtige Aufgaben und Ereignisse erinnern zu lassen. Falls Sie eine vielbeschäftigte Person sind und alle Möglichkeiten nutzen, die Outlook bietet, könnte ab und zu der Eindruck entstehen, als ob der Kalender Ihr Leben bestimmt – doch das muss nicht unbedingt schlecht sein! Wenn Sie den Kalender effizient einsetzen, hilft er Ihnen, was anstehende Aufgaben und Zeiteinteilungen anbelangt, stets gut organisiert zu sein. Sie können Termine, Besprechungen und Ereignisse planen und verfolgen. Außerdem können Sie Zeiten blockieren, in denen Sie sich bestimmten Aufgaben zuwenden wollen. Da Sie Outlook außerdem auf Ihrem mobilen Gerät einrichten können, können Sie sicher sein, dass Sie – wo immer Sie auch sein mögen und wann immer Sie es brauchen –, Zugriff auf die aktuellen Kalenderinformationen haben.

Falls Sie ein Konto auf einen Microsoft Exchange Server verwenden, dann ist ein Kalender Teil dieses Kontos. Bei bestimmten Internet-E-Mail-Konten steht Ihnen ebenfalls ein Kalender zur Verfügung. Wenn Sie Outlook für die Verwendung eines anderen Kontos konfigurieren, wird automatisch eine Verbindung zu dem mit dem Konto verknüpften Kalender hergestellt. Falls in dem Konto kein Kalender zur Verfügung steht, erstellt Outlook für Sie einen leeren Kalender. Sie können in jedem Outlook-Kalender einfach Termine, Ereignisse und Besprechungen planen.

In diesem Kapitel lernen Sie die Verfahren zum Planen und Ändern von Terminen, Ereignissen und Besprechungen kennen, Sie werden sehen, wie Sie auf Besprechungsanfragen reagieren können und wie Sie die verschiedenen Ansichten für den Kalender verwenden.

Termine und Ereignisse planen

Termine sind Zeitblöcke, die Sie nur für sich selbst planen (im Unterschied zu Besprechungen, zu denen Sie andere Personen einladen). Ein Termin besitzt eine Start- und eine Endzeit (Ereignisse belegen immer einen oder mehrere Zeiträume von 24 Stunden).

Ereignisse sind Zeitblöcke über einen gesamten Tag hinweg, die Sie in Ihrem Outlook-Kalender eintragen – zum Beispiel ein Geburtstag, der Tag der Gehaltszahlung oder alles das, was an einem bestimmten Tag, aber nicht zu einer bestimmten Uhrzeit stattfindet. Ansonsten sind Ereignisse mit Terminen identisch, das heißt, Sie können einen Ort angegeben, eine Serie festlegen, Ihre Verfügbarkeit anzeigen, Teilnehmer einladen und zusätzliche Informationen an das Ereigniselement anfügen.

Um einen neuen Termin zu erstellen, geben Sie entweder in das Terminfenster oder in den Kalender mindestens einen Betreff und eine Zeit ein. Das Terminfenster enthält darüber hinaus ein Feld, in das Sie einen Ort eintragen können sowie einen Notizbereich, in dem Sie allgemeine Informationen eingeben können. Der Notizbereich unterstützt formatierten Text, Links zu Websites und auch Dateianlagen, die so zum Zeitpunkt des Termins unmittelbar zur Verfügung stehen.

Falls Ihr Unternehmen Skype for Business verwendet, finden Sie auf der Registerkarte Termin Befehle für das Erstellen von Skype-Besprechungen

Wenn Sie einen Termin erstellen, der direkt vor oder nach einem anderen Termin liegt, weist Sie die Informationsleiste im oberen Bereich des Terminfensters auf diesen Sachverhalt hin. Wenn Sie einen Termin erstellen, dessen Zeiten sich mit einem anderen Termin überschneiden, informiert Sie die Informationsleiste über diesen Terminkonflikt.

Wenn Sie ein Ereignis erstellen, geben Sie lediglich den Betreff und den Tage bzw. die Tage an. Sie können ein Ereignis entweder im Terminfenster oder direkt im Kalender erstellen.

TIPP Sie müssen einen Termin oder ein Ereignis nicht komplett neu erstellen; beide lassen sich auch aus einer E-Mail-Nachricht heraus erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt »Kalenderelemente konvertieren« weiter hinten in diesem Kapitel.

Termine und Ereignisse planen Wenn Sie den Kalender anzeigen, werden die Ereignisse im Datumsbereich und die einzelnen Termine in den jeweiligen Zeitfenstern angezeigt.

Sie können weitere Details in einer QuickInfo anzeigen, indem Sie auf ein Ereignis oder einen Termin zeigen

SIEHE AUCH Weitere Informationen über das Einstellen der Verfügbarkeit finden Sie im Abschnitt »Optionen für Kalenderelemente konfigurieren« weiter hinten in diesem Kapitel.

WICHTIG Die Beschreibungen in diesem Kapitel gehen davon aus, dass Sie ein Exchange-Konto verwenden. Ein Teil der Funktionalität steht Ihnen möglicherweise nicht zur Verfügung, wenn Sie einen Kalender verwenden, der Bestandteil eines anderen Kontentyps ist.

Ein neues Terminfenster öffnen

Führen Sie im Kalendermodul eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neuer Termin

• Drücken Sie

oder

Führen Sie in einem beliebigen Modul eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue Elemente und dann auf Termin

• Drücken Sie

Einen Termin planen

Öffnen Sie ein neues Terminfenster.

Geben Sie in das Feld Betreff einen beschreibenden Namen für den Termin ein.

Geben Sie in das Feld Ort den Ort ein, an dem der Termin stattfinden soll oder eine andere Information, die Sie in der Kopfzeile des Termins ausgeben wollen.

Wählen Sie in der Zeile Beginn ein Datum und eine Startzeit aus. Outlook stellt die Endzeit automatisch auf eine halbe Stunde nach der Startzeit ein.

Wählen Sie in der Zeile Ende ein Datum und eine Endzeit aus. Ein Termin kann über einen Tag hinausgehen oder sogar mehrere Tage umfassen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Termin in der Gruppe Aktionen auf Speichern & schließen.

oder

Zeigen Sie den Kalender in der Anordnung Tag, Woche oder Arbeitswoche an.

Führen Sie im Kalenderbereich folgende Aktionen durch:

• Klicken Sie im Kalender am Tag des Termins den Zeitpunkt an, an dem der Termin beginnen soll

• Ziehen Sie eine Markierung auf, die an der Startzeit des Termins beginnt und an seiner Endzeit endet

Einfache Termine lassen sich direkt im Kalender planen

Wenn Sie die Maustaste loslassen, zeigt Outlook eine bearbeitbare Markierung an, die den gewählten Zeittraum umfasst (oder die einen Zeitslot groß aus, wobei die Dauer des Zeitslots von der zeitlichen Auflösung des Kalenders abhängt).

Geben Sie in die bearbeitbare Markierung eine Beschreibung, den Betreff des Termins ein. Wenn Sie zu tippen beginnen, erstellt Outlook einen neuen Termin und verwendet für diesen die Standardverfügbarkeit und den Standardwert für die Erinnerung.

Wird ein Termin im Kalender bearbeitet, werden oben und unten Größenziehpunkte angezeigt

Wenn Sie den Zeitraum des Termins anpassen wollen, ziehen Sie entweder den oberen oder den unteren Größenziehpunkt.

Drücken Sie die -Taste oder klicken Sie außerhalb der Markierung, um den Termin zu erstellen.

Feiertage in den Kalender eintragen

Die Feiertage gehören zur Kategorie Ereignisse und es kann nützlich sein, wenn auch die Feiertage im Kalender eingetragen sind. So können Sie die Tage, an denen Sie nicht arbeiten oder an denen andere Unternehmen geschlossen sind, bei Ihrer Planung berücksichtigen. Anstatt für die zahlreichen Feiertage von Hand Ereignisse in Ihren Kalender einzutragen, können Sie diese Aufgabe auch von Outlook erledigen lassen.

Beim Hinzufügen von Feiertagen können Sie zwischen 111 Ländern bzw. Regionen und vier Religionen auswählen. Sie können auch mehrere Sätze von Feiertagen in den Kalender einfügen. Falls Sie mit Kunden oder Kollegen an anderen Orten zusammenarbeiten, können Sie die dort geltenden Feiertage bei Ihrer Planung berücksichtigen.

Gehen Sie wie folgt vor, um Feiertage in den Kalender einzufügen.

Öffnen Sie das Dialogfeld Outlook-Optionen und lassen Sie die Seite Kalender anzeigen.

Klicken Sie im Abschnitt Kalenderoptionen auf die Schaltfläche Feiertage hinzufügen, um das Dialogfeld Feiertage in den Kalender einfügen zu öffnen.

Sie können die Feiertage eines bestimmten Orts oder einer bestimmten Religion in den Kalender einfügen

Schalten Sie vor den Ländern oder Religionen, deren Feiertage Sie in den Kalender einfügen wollen, die Kontrollkästchen ein, und klicken Sie dann auf OK.

Nachdem Outlook die ausgewählten Feiertage in den Kalender eingetragen hat, klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Outlook-Optionen zu schließen.

TIPP Wenn Sie versuchen, die Feiertage eines Lands oder eine Religion ein zweites Mal einzutragen, werden Sie von Outlook hierauf hingewiesen und Sie werden gefragt, ob Sie sie ein weiteres Mal importieren wollen. Falls Sie versehentlich die gleichen Feiertage zweimal in Ihren Kalender eingefügt haben ist der schnellste Weg, dieses Problem zu lösen, alle Feiertage dieses Lands zu entfernen und sie dann erneut zu importieren.

Outlook fügt die Feiertage für die Jahre 2012 bis 2022 in Ihren Kalender ein und versieht die neuen Ereignisse mit der Farbkategorie Feiertag.

SIEHE AUCH Weitere Informationen zum Thema Kategorien finden Sie im Abschnitt »Elemente kategorisieren« in Kapitel 14, »Ihren Posteingang organisieren«.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Satz Feiertage aus Ihrem Kalender zu entfernen:

Suchen Sie im Kalender nach Kategorie:Feiertag. Grenzen Sie die Suche auf ein bestimmtes Land oder eine bestimmte Region ein, in dem Sie weitere Such-begriffe ergänzen. So können Sie genau die Feiertage suchen lassen, die Sie entfernen wollen.

Die Suchbegriffe werden von Outlook in den Suchergebnissen hervorgehoben

Markieren Sie einzelne Feiertage, die Sie entfernen wollen. Oder klicken Sie einen beliebigen Feiertag in den Suchergebnissen an, um die Liste zu aktivieren und drücken Sie dann , um alle Feiertage in den Suchergebnissen zu markieren. Drücken Sie dann die Taste .

Ein Ereignis planen

Öffnen Sie ein neues Terminfenster.

Geben Sie in das Feld Betreff einen beschreibenden Namen für das Ereignis ein.

Geben Sie in das Feld Ort den Ort ein, an dem das Ereignis stattfinden soll oder eine andere Information, die Sie in der Kopfzeile des Termins ausgeben wollen.

Wählen Sie in der Zeile Beginn ein Datum aus oder geben Sie eins ein. Schalten Sie dann rechts in dieser Zeile das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis ein.

Geben Sie die weiteren Informationen ein, wie Sie es auch bei einem Termin machen würden. Speichern und schließen Sie dann das Ereignis.

oder

Lassen Sie den Kalender in der Ansicht Kalender anzeigen.

Führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Wenn Sie für den Kalender die Anordnung Tag, Arbeitswoche oder Woche verwenden, klicken Sie im Tag, für den Sie das Ereignis erstellen wollen, in den Bereich unterhalb der Anzeige von Wochentag und Tag und oberhalb des Zeitrasters

• Klicken Sie in der Anordnung Monat den Tag an, für den Sie das Ereignis erstellen wollen

Geben Sie einen Titel für das Ereignis ein und drücken Sie die -Taste.

Kalenderelemente konvertieren

Alle Outlook-Kalenderelemente werden mittels der gleichen, einfachen Vorlage erstellt. Dies sind die beiden Merkmale, die ein Kalenderelement als Termin, Ereignis oder als Besprechung charakterisieren:

Ob das Element festgelegte Anfangs- und Endzeiten besitzt oder sich über den gesamten Tag erstreckt

Ob Sie von Outlook aus andere Personen einladen

Sie können einfach einen Termin in ein Ereignis oder eine Besprechung konvertieren oder aus einem Ereignis einen Termin oder ein Ereignis mit einer Einladung machen.

Falls Sie einen Termin, ein Ereignis oder eine Besprechung anhand der Informationen planen wollen, die Sie in einer E-Mail-Nachricht erhalten haben, können Sie dies einfach erledigen, indem Sie die E-Mail-Nachricht auf den Kalender ziehen. Falls Sie beispielsweise von einem Freund oder einem Kollegen eine E-Mail mit Details zur bevorstehenden Öffnung einer lokalen Kunstgalerie erhalten, können Sie diese Informationen in den Kalender einfügen. Sie können Teile der oder auch die gesamte Nachricht als Bestandteil des Kalenderelements aufbewahren, damit Sie Ihnen (oder anderen Teilnehmern einer Besprechung) zur Verfügung stehen. Nachdem Sie das Kalenderelement erstellen haben, können Sie die ursprüngliche Nachricht aus Ihrem Posteingang löschen.

Aus einer E-Mail-Nachricht einen Termin erstellen

Öffnen Sie Ihren Posteingang.

Ziehen Sie die Nachricht aus der Nachrichtenliste auf den Link oder die Schaltfläche Kalender in der Navigationsleiste.

Wenn sich der Mauszeiger in ein Pluszeichen verändert, lassen Sie die Maustaste los. Sie erstellen so anhand der E-Mail-Nachricht einen Termin und das Terminfenster wird geöffnet: Dort können Sie den Termin bearbeiten. Der Betreff und der Inhalt der E-Mail-Nachricht werden für den Termin übernommen. Die Start- und die Endzeit werden auf die nach der aktuellen Zeit folgende nächste halbe Stunde eingestellt.

Legen Sie das Datum und die Uhrzeiten fest und führen Sie dann eine oder mehrere der folgenden Aktionen durch:

• Legen Sie in der Gruppe Optionen die Verfügbarkeit, die Erinnerungszeit und den Serientyp fest

• Verwenden Sie die Befehle in der Gruppe Kategorien und weisen Sie dem Termin eine Kategorie zu, markieren Sie ihn als privat oder ändern Sie seine Priorität

• Passen Sie im Inhaltsbereich den Text der ursprünglichen Nachricht so an, dass sie den Anforderungen des Termins entspricht

Klicken Sie im Terminfenster auf Speichen & schließen, um den Termin in Ihrem Kalender zu speichern.

Einen Termin in ein Ereignis konvertieren

Öffnen Sie den Termin im Terminfenster.

Schalten Sie an der rechten Seite der Zeile Beginn das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis ein.

Ändern Sie das Datum des Ereignisses, dessen Optionen oder Kategorien. Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Ereignisfenster.

Einen Termin in eine Besprechung konvertieren

Öffnen Sie den Termin im Terminfenster.

Klicken Sie auf der Registerkarte Termin in der Gruppe Teilnehmer auf Teilnehmer ein-laden, um in die Kopfzeile das Feld An einzufügen und um die Features für das Planen eine Besprechung anzeigen zu lassen.

Geben Sie die Kontaktinformationen der Personen ein, die Sie zu der Besprechung einladen wollen.

Geben Sie, falls erforderlich, den Ort der Besprechung ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Einladung zu versenden.

Ein Ereignis in eine Ereigniseinladung konvertieren

Öffnen Sie das Ereignis im Ereignisfenster.

Klicken Sie auf der Registerkarte Ereignis in der Gruppe Teilnehmer auf Teilnehmer ein-laden, um in die Kopfzeile das Feld An einzufügen und um die Features für das Planen eine Besprechung anzeigen zu lassen.

Geben Sie die Kontaktinformationen der Personen ein, die Sie zu dem Ereignis einladen wollen.

Geben Sie, falls erforderlich, den Ort des Ereignisses ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Einladung zu versenden.

Ein Ereignis in einen Termin konvertieren

Öffnen Sie das Ereignis im Ereignisfenster.

Schalten Sie an der rechten Seite der Zeile Beginn das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis aus.

Legen Sie die Start- und Endzeit des Termins fest und ändern Sie, falls erforderlich, weitere Optionen. Klicken Sie abschließend auf Speichern & schließen.

Optionen für Kalenderelemente konfigurieren

Termine, Ereignisse und Besprechungen weisen zahlreiche gemeinsame Merkmale auf und Sie können die gleichen Verfahren verwenden, um diese Optionen in allen Kalenderelementtypen festzulegen. Dies sind die fünf Optionen, die Sie für alle Elemente konfigurieren können:

Zeitzonen Sie können die Zeitzone angeben, in der ein Termin, ein Ereignis oder eine Besprechung stattfindet. Hierdurch sind die Start- und Endzeiten eindeutig definiert, wenn Sie reisen oder wenn Sie Personen aus mehreren Zeitzonen zu einer Onlinebesprechung einladen. Sie können äußerem für die Start- und die Endzeit unterschiedliche Zeitzonen angegeben. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn es sich bei dem »Termin« um einen Flug handelt, bei dem der Abflugs- und der Ankunftsort in anderen Zeitzonen liegen und Sie sicherstellen wollen, dass die Flugdaten, unabhängig davon, wo Sie sich befinden, korrekt angezeigt werden.

Verfügbarkeit Wenn Sie einen Termin oder ein Ereignis erstellen, können Sie Ihre Verfügbarkeit (die auch Frei/Gebucht-Zeiten genannt werden) angeben und hierfür folgende Optionen verwenden: Frei, An anderem Ort tätig, Mit Vorbehalt, Beschäftigt und Abwesend. In Ihrem Kalender wird der Termin oder das Ereignis mit einer Farbe versehen, die der von Ihnen angegebenen Verfügbarkeit entspricht. Die Verfügbarkeit ist für andere Outlook-Anwender in Ihrem Netzwerk sichtbar. Sie wird auch angezeigt, wenn Sie Ihren Kalender freigeben und wenn Sie Kalenderinformationen an andere Personen per Mail versenden.

Die Standardverfügbarkeit bei neuen Terminen und Besprechungen ist Beschäftigt und bei neuen Ereignissen Frei.

Erinnerung Outlook zeigt 15 Minuten vor der Startzeit eines Termins und einer Besprechung und 12 Stunden vor einem Ereignis (um 12 Uhr Mittag des Vortags) eine Erinnerung an. Sie können den Zeitpunkt der Erinnerung auf bis zu 2 Wochen vorher einstellen oder die Erinnerung deaktivieren. Falls Sie Ihre Outlook-Installation mit einem mobilen Gerät synchronisieren, werden die Erinnerungen auch dort angezeigt. Dies ist sehr nützlich, wenn Sie sich einmal nicht an Ihrem Computer befinden.

TIPP Termine und Besprechungen mit Erinnerungen können im Kalender mit einem Glockensymbol versehen sein. Diese Option ist in Outlook 2016 standardmäßig deaktiviert. Sie können Sie auf der Seite Kalender im Bereich Kalenderoptionen des Dialog-felds Outlook-Optionen einschalten.

Serientyp Wenn sich ein Termin, ein Ereignis oder eine Besprechung in bestimmten Intervallen wiederholt – beispielsweise ein wöchentlicher Kurs in Ihrem Fitness-Studio, eine monatlich stattfindende Teambesprechung oder ein Jahrestag –, können Sie in Outlook eine Serie erstellen. Ein Serienelement im Kalender kann für fast jedes denkbare regelmäßige Zeitintervall konfiguriert werden, wie beispielsweise jeden Dienstag und Donnerstag, alle 2 Wochen oder am letzten Arbeitstag eines Monats.

Wenn Sie eine Terminserie erstellen, werden in Ihrem Kalender mehrere Instanzen des Elements mit dem angegebenen Zeitintervall erzeugt. Sie können angeben, dass die Serie kein Enddatum besitzt, dass sie nach einer bestimmten Anzahl an Terminen oder an einem bestimmten Tag endet. Die einzelnen Elemente der Serie sind miteinander verknüpft. Wenn Sie Änderungen an Terminserien vornehmen, können Sie alle Vorkommen oder nur ein einzelnes Vorkommen des Termins aktualisieren.

Im Kalender werden Serien mit einem Symbol aus zwei kreisförmigen Pfeilen versehen.

Privat Sie können ein Kalenderelement als privat kennzeichnen und so sicherstellen, dass andere Personen keine Details des Elements sehen, wenn Sie Ihren Kalender freigeben oder Sie Kalenderinformationen per E-Mail versenden.

Private Elemente werden im Kalender durch ein Schlosssymbol markiert, andere Personen können den Betreff nicht sehen, sondern werden nur darüber informiert, dass der Zeitraum gebucht ist.

Beim Erstellen eines Elements können Sie die Zeitzonen, Ihre Verfügbarkeit und den Serientyp angeben sowie ein Element als privat kennzeichnen. Alternativ können Sie das Element auch zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten und diese Optionen konfigurieren. Die Zeitzone lässt sich lediglich im Fenster des jeweiligen Elementtyps einstellen. Die anderen Optionen können Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte des Elementtyps konfigurieren, die Sie entweder im Menüband des Elementfensters sehen oder die von Outlook automatisch eingeblendet wird, wenn Sie ein Element im Kalender markieren. Die Namen dieser kontextbezogenen Register-karten lauten Termin, Ereignis, Besprechung und Einladungsereignis. Bei Serienelementen wird auf der Registerkarte noch der Text Serie oder Element angezeigt, um anzugeben, ob Sie ein Element oder alle Elemente der Serie bearbeiten.

Outlook wertet die Serienelemente aus und zeigt zusätzliche Informationen an

Sie können Termine, Ereignisse und Besprechungen mit Kategorien versehen und deren Wichtigkeit festlegen, wie Sie es von Nachrichten und anderen Outlook-Elementen kennen. Besonders bei Kalenderelementen ist die Verwendung von Kategorien nützlicher als in den anderen Modulen.

Farbkategorien liefern Ihnen auf einen Blick einen guten Überblick Ihrer Terminplanung

Die Zeitzone eines Termins oder einer Besprechung festlegen

Öffnen Sie das Element in seinem Fenster.

Klicken Sie auf der Registerkarte Termin bzw. Besprechung in der Gruppe Optionen auf Zeitzonen, um in den Zeilen mit der Start- und der Endzeit die Liste zur Auswahl der Zeitzonen anzuzeigen.

Öffnen Sie die Liste der Zeitzone, die Sie ändern möchten, und klicken Sie dann die gewünschte Zeitzone an.

Legen Sie die Zeitzone fest, um sicherzustellen, dass die Zeiten an jedem Ort richtig sind

Die Zeitzonensteuerelemente ausblenden

Legen Sie im Bereich Beginn und Ende die gleiche Zeitzone fest.

Klicken Sie auf der Registerkarte Termin bzw. Besprechung in der Gruppe Optionen auf Zeitzonen, um die Zeitzonensteuerelemente auszublenden.

Einen Termin, ein Ereignis oder eine Besprechung ändern

Zeigen Sie den Kalender in der Ansicht Kalender an und verwenden Sie als Anordnung die Option Tag, Arbeitswoche oder Woche. Achten Sie darauf, dass das Element, das Sie bearbeiten wollen, sichtbar ist.

Klicken Sie das Element im Kalenderbereich einmal an. Führen Sie dann eine oder mehrere der folgenden Aktionen durch:

• Nehmen Sie auf der elementspezifischen Registerkarte die gewünschten Änderungen an den Optionen und den Kategorien vor

• Ziehen Sie das Element vom aktuellen Zeitslot auf einen anderen

• Verwenden Sie den oberen Größenziehpunkt, um die Startzeit des Termins zu ändern

• Verwenden Sie den untern Größenziehpunkt, um die Endzeit des Termins zu ändern

Um das Fenster des Elements zu öffnen, in dem Sie weitere Änderungen vornehmen können, führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Drücken Sie die -Taste

• Klicken Sie auf der elementspezifischen Registerkarte in der Gruppe Aktionen auf Öffnen

Ihre Verfügbarkeit für einen Termin, ein Ereignis oder eine Besprechung angeben

Öffnen Sie das Fenster des Elements oder markieren Sie das Element im Kalender.

Öffnen Sie auf der elementspezifischen Registerkarte in der Gruppe Aktionen die Liste Anzeigen als und klicken Sie dann die Verfügbarkeit an.

Die Standardverfügbarkeit für Termine ist Abwesend

Die Standarderinnerung für einen Termin, ein Ereignis oder eine Besprechung ändern

Öffnen Sie das Fenster des Elements oder markieren Sie das Element im Kalender.

Öffnen Sie auf der elementspezifischen Registerkarte in der Gruppe Optionen die Liste Erinnerung und klicken Sie dann die gewünschte Zeit an (oder wählen Sie Ohne, wenn Sie keine Erinnerung festlegen wollen).

Einen Termin, ein Ereignis oder eine Besprechung als Serie konfigurieren

Öffnen Sie das Fenster des Elements oder markieren Sie das Element im Kalender.

Klicken Sie auf der elementspezifischen Registerkarte in der Gruppe Optionen auf die Schaltfläche Serientyp, um das Dialogfeld Terminserie zu öffnen. Das Standardserien-muster ist wöchentlich am jeweils ausgewählten Wochentag.

Wenn Sie eine Terminserie konfigurieren, können Sie im Dialogfeld Terminserie die Zeiten, die Tage und das Serienmuster einstellen

Führen Sie im Dialogfeld Terminserie eine oder mehrere der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf den Pfeil der Liste Ende und wählen Sie die Endzeit für einen Termin der Serie aus

• Verwenden Sie den Bereich Serienmuster um festzulegen, wie und/oder in welchem Intervall das Serienelement wiederholt werden soll

• Verwenden Sie den Bereich Seriendauer, um festzulegen, wie oft das Element wiederholt werden soll, oder wählen Sie das Datum der letzten Wiederholung aus

Klicken Sie im Dialogfeld Terminserie auf OK, um die Start- und Endzeiten im Terminfenster mit den Einstellungen der Terminserie zu ersetzen.

Besprechungen planen und ändern

Beim Planen einer Besprechung besteht die Schwierigkeit vor allem darin, einen Zeitpunkt zu finden, der für alle passend ist. Besprechungen lassen sich mit Outlook wesentlich einfacher planen, als wenn man dies manuell tun müsste, vor allem wenn Sie die Zeitpläne mehrerer Personen koordinieren müssen. Outlook zeigt die individuellen und gemeinsamen Zeitpläne der Personen in Ihrem Unternehmen und der Personen außerhalb Ihres Unternehmens an, die ihre Verfügbarkeit im Internet veröffentlicht haben.

Sie können eine Besprechungseinladung (als Besprechungsanfrage bezeichnet) an jede Person schicken, die über ein E-Mail-Konto verfügt (auch an Personen, die nicht mit Outlook arbeiten). Sie können Besprechungsanfragen von jedem E-Mail-Kontentyp versenden (wie einem Exchange-Konto oder von einem Internet-E-Mail-Konto.

Das Fenster Besprechung hat zwei Seiten: die Seite Termin und die Seite TerminplanungsAssistent. Standardmäßig wird die Seite Termin angezeigt. Sie können alle erforderlichen Angaben für die Besprechung direkt auf der Seite Termin eintragen, und die zusätzlichen Features auf der Seite Terminplanungs-Assistent verwenden, um den optimalen Zeitpunkt für das Meeting zu ermitteln.

Die Seite Termin des Fensters Besprechung

An der rechten Seite wird standardmäßig der Bereich Raumsuche angezeigt. Dieses nützliche Tool hilft dabei, das Datum und die Uhrzeit zu ermitteln, an dem die meisten Teilnehmer zur Verfügung stehen. Außerdem werden dort die verfügbaren Räume angezeigt. Der Monatska-lender oben im Aufgabenbereich Raumsuche zeigt die Verfügbarkeit aller Besprechungsteilnehmer mittels der folgenden Farben an:

Tage, die in der Vergangenheit liegen und die keine Arbeitstage sind, werden als nicht verfügbar angezeigt (Grau)

Tage, an denen alle Teilnehmer verfügbar sind, werden als Gut angezeigt (Weiß)

Tage, an denen die meisten Teilnehmer verfügbar sind, werden als Mittel angezeigt (helles Blau)

Tage, an denen die meisten Teilnehmer nicht verfügbar sind, werden als Schlecht angezeigt (mittleres Blau)

TIPP Bei Exchange-Konten stehen alle Möglichkeiten der Raumsuche zur Verfügung; bei anderen Konten ist diese Funktionalität eingeschränkt. Sie können den Aufgabenbereich Raumsuche einblenden bzw. ausblenden, indem Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf die Schaltfläche Raumsuche klicken.

Verwaltete Konferenzräume, die zu der für die Besprechung angegebene Zeit verfügbar sind, werden in der Mitte des Aufgabenbereichs Raumsuche angezeigt. Im unteren Bereich der Raumsuche befindet sich der Bereich Vorgeschlagene Zeiten; dort wird die Verfügbarkeit der Teilnehmer für die von Ihnen angegebene Dauer der Besprechung angezeigt.

Wenn Sie im Kalender einen Tag auswählen, werden für diesen Tag Besprechungszeiten vorgeschlagen. (Für Tage in der Vergangenheit und für Tage, die keine Arbeitstage sind, werden keine Vorschläge gemacht.) Wenn Sie im Bereich Vorgeschlagene Zeiten eine Besprechungszeit auswählen, werden der Kalender und die Besprechungsanfrage entsprechend aktualisiert.

Personen, die Sie zu einer Besprechung einladen, werden Teilnehmer genannt. Standardmäßig wird die Teilnahme eines Teilnehmers auf Erforderlich gesetzt. Personen, deren Teilnahme nicht unbedingt erforderlich ist, können Sie über die Besprechung informieren und ihre Teilnahme als Optional kennzeichnen. Sie können eine Gruppe von Personen einladen, indem Sie eine Kontaktgruppe oder eine Verteilerliste verwenden. Sie können auch verwaltete Ressourcen, wie zum Beispiel Konferenzräume oder Präsentationsgeräte »einladen«, die vom Administrator des Exchange-Servers in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Organisation eingerichtet wurden.

Eine Besprechungsanfrage sollte außer Ihnen mindestens einen weiteren Teilnehmer enthalten. Außerdem muss sowohl eine Start- als auch eine Endzeit eingetragen werden. Sie sollten auch einen Betreff und einen Ort angeben, auch wenn Outlook die Anfrage auch ohne diese Informationen versendet, wenn Sie dem ausdrücklich zustimmen. Die Besprechungsanfrage kann Text und Webverweise sowie Dateianlagen enthalten. So können Sie auf komfortable Weise sicherstellen, dass Besprechungsteilnehmer die jeweils benötigten Informationen parat haben.

Auf der zweiten Seite des Besprechungsfensters finden Sie, falls Ihr E-Mail-Konto zu einem Exchange-Server-Netzwerk gehört, den Terminplanungs-Assistenten. Anderenfalls ist die zweite Seite die Seite Terminplanung, auf der Ihnen das Feature Raumsuche nicht zur Verfügung steht.

Falls Sie eine Besprechung für eine größere Anzahl von Personen organisieren, finden Sie auf den Seiten Terminplanungs-Assistent und Terminplanung Informationen über die Verfügbarkeit der potenziellen Teilnehmer

Die Seiten Terminplanung und Terminplanungs-Assistent enthalten einen Gruppenterminkalender, der auch Frei/Gebucht-Raster genannt wird, in dem der Status der verschiedenen Teilnehmer während des Arbeitstags angezeigt wird. Die von Ihnen vorgeschlagene Besprechungszeit wird ebenfalls in dem Gruppenkalender dargestellt. Falls die Frei-/Gebucht-Informationen der Besprechungsteilnehmer zur Verfügung stehen, wird der Status der einzelnen Teilnehmer mittels der Farben und Muster dargestellt, die Sie in der Legende unten auf der Fensterseite sehen. Ist diese Information nicht verfügbar (entweder weil Outlook keine Verbindung zum Kalender des Teilnehmers herstellen kann oder weil die vorgeschlagene Besprechung zu einem Zeitpunkt stattfinden soll, für den auf dem Server noch keine Daten gespeichert sind), markiert Outlook die Zeit mit grauen, diagonalen Streifen. Die erste Zeile der Terminübersicht, rechts neben der Überschrift Alle Teilnehmer, fasst die Verfügbarkeit aller Besprechungsteilnehmer zusammen.

TIPP Auf der Seite Termin können Sie weitere Teilnehmer in das Feld An eintragen; auf der Seiten Terminplanung bzw. Terminplanungs-Assistent fügen Sie zusätzliche Teilnehmer in die Liste Alle Teilnehmer ein. Sie können auf der Seite Termin die Schaltfläche An und auf den Seiten Terminplanung bzw. Terminplanungs-Assistent die Schaltfläche Teilnehmer hinzufügen anklicken und dann weitere Teilnehmer im Adressbuch auswählen.

Sie können auf die anzeigte Verfügbarkeit der Teilnehmer reagieren und eine andere Besprechungszeit einstellen, indem Sie in die Felder Beginn und Ende verwenden oder indem Sie die im Gruppenkalender angezeigten vertikalen Balken ziehen, die die Start- und die Endzeit symbolisieren. Außerdem können Sie im Bereich Vorgeschlagene Zeiten eine der angezeigten Zeiten anklicken.

SIEHE AUCH Weitere Informationen zum Erstellen einer Besprechungsanfrage aus einer E-Mail-Nachricht finden Sie im Abschnitt »Kalenderelemente konvertieren« weiter vorne in diesem Kapitel.

Outlook verfolgt automatisch die Antworten von den Teilnehmern und denjenigen, die für die Planung der von Ihnen angeforderten Ressourcen zuständig sind, sodass Sie immer über einen aktuellen Bericht verfügen, wie viele Personen an Ihrer Besprechung teilnehmen werden. Die Anzahl der Teilnehmer, die zugesagt haben, die unter Vorbehalt zugesagt haben und die abgesagt haben, werden in der Kopfzeile der Besprechung angezeigt, wenn Sie diese in einem eigenen Fenster öffnen.

Gegebenenfalls ist es notwendig, Datum, Uhrzeit oder Ort einer Besprechung zu ändern oder Teilnehmer hinzuzufügen oder zu entfernen, nachdem Sie die Besprechungsanfrage versendet haben. Als Einlader der Besprechung können Sie diese Informationen jederzeit ändern. Sie können Teilnehmer hinzufügen, Teilnehmer entfernen und die Besprechung ganz absagen. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, sendet Outlook eine aktualisierte Besprechungsanfrage an die eingeladenen Teilnehmer, um sie auf dem Laufenden zu halten. Die an der Besprechung vorgenommenen Änderungen werden nachverfolgt, damit Teilnehmer diese schnell erkennen können.

Ein neues Besprechungsfenster öffnen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie im Kalendermodul auf der Registerkarte Start in der Gruppe neu auf Neue Besprechung

• Klicken Sie in einem beliebigen Modul auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue Elemente und dann auf Besprechung

• Drücken Sie in einen beliebigen Modul die Tastenkombination

Eine Besprechungsanfrage erstellen

Öffnen Sie ein neues Besprechungsfenster.

Geben Sie in das Feld An die Kontaktinformationen der Teilnehmer ein.

Geben Sie in das Feld Betreff das Thema der Besprechung ein.

Geben Sie in das Feld Ort den Besprechungsort ein. Falls in Ihrem Unternehmen skype für Business eingesetzt wird, können Sie auf der Registerkarte Besprechung die Schaltfläche Skype-Besprechung anklicken, um die Informationen zur Skype-Besprechung in das Feld Ort und in den Inhaltsbereich einzugeben.

Wählen Sie in der Zeile Beginn das Datum und die Startzeit der Besprechung aus oder geben Sie diese Informationen ein. Outlook stellt die Endzeit automatisch auf 30 Minuten nach der Startzeit ein.

Wählen Sie in der Zeile Ende das Datum und die Endzeit der Besprechung aus oder geben Sie diese Informationen ein. Eine Besprechung kann auch mehrere Tage umfassen.

Eine einfache Besprechungsanfrage

Überprüfen Sie die Besprechungsdetails und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Senden, um die Besprechung in Ihren Kalender einzutragen und um die Besprechungsanfrage an die Teilnehmer zu versenden.

Zeiten erkennen, an denen Kollegen für Besprechungen zur Verfügung stehen

WICHTIG Diese Vorgehensweise gilt für Outlook-Anwender, die ein Exchange-Konto verwenden. Die Frei-/Gebucht-Informationen stehen nur für Teilnehmer Ihrer Organisation oder aus einer anderen verbundenen Organisation zur Verfügung oder für Teilnehmer, die ihre Frei-/ Gebucht-Informationen über einen Webdienst teilen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Anzeigen auf die Schaltfläche Terminplanungs-Assistent. Die Liste Alle Teilnehmer auf der Seite Terminplanungs-Assistent enthält Sie und alle Teilnehmer, die Sie in das Feld An eingegeben haben. Das schwarze Symbol mit der Lupe neben Ihrem Namen zeigt an, dass Sie der Besprechungsorganisator sind. Das rote Symbol neben dem einzigen Teilnehmernamen bedeutet, dass es sich um einen erforderlichen Teilnehmer handelt.

TIPP Wenn Sie einen Teilnehmer einladen, dessen Teilnahme nicht unbedingt erforderlich ist, können Sie das Symbol Erforderlicher Teilnehmer links neben dem Teilnehmernamen anklicken und dann im Menü auf Optionaler Teilnehmer klicken.

Führen Sie, falls erforderlich, im Bereich Raumsuche einen Bildlauf durch, um die Liste Vorgeschlagene Zeiten zu sehen. Die dort angezeigten Zeiten berücksichtigen sowohl die Zeiten aus Ihrem Kalender als auch die Termininformationen, die für die Teilnehmer verfügbar sind.

Um weitere Teilnehmer hinzuzufügen, geben Sie deren E-Mail-Adresse in die Liste Alle Teilnehmer ein und drücken Sie dann die -Taste, um die Liste Vorgeschlagene Zeiten zu aktualisieren.

Falls Sie die Besprechungszeit oder die Dauer ändern müssen, können Sie die vertikalen Balken im Gruppenkalender ziehen, die die Start- und die Endzeit symbolisieren oder indem Sie die Zeiten in die Felder Beginn bzw. Ende eingeben.

Klicken Sie in der Gruppe Anzeigen auf Termin, um zur Seite Termin zurückzukehren. Die auf der Seite Terminplanungs-Assistent vorgenommenen Änderungen werden dort angezeigt.

Überprüfen Sie die Besprechungsdetails und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Senden, um die Besprechung in Ihren Kalender einzutragen und um die Besprechungsanfrage an die Teilnehmer zu versenden.

Eine Besprechungsanfrage bearbeiten

Öffnen Sie das Besprechungsfenster, um die Besprechung zu bearbeiten.

Falls es sich bei der Besprechung um ein Element einer Besprechungsserie handelt, werden Sie von Outlook gefragt, ob Sie die gesamte Serie oder nur den ausgewählten Termin bearbeiten wollen. Klicken Sie auf Nur diesen Termin oder auf Die gesamte Serie.

Bearbeiten Sie das Datum, die Zeiten, die Notizen oder die Teilnehmer. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Update senden.

Falls Sie die Liste der Teilnehmer geändert haben, werden Sie von Outlook gefragt, ob Sie die Aktualisierungen an alle oder nur an die geänderten Teilnehmer senden wollen. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus und klicken Sie dann auf OK, um das Update zu senden:

• Aktualisierungen nur an hinzugefügte oder gelöschte Teilnehmer senden

• Aktualisierungen an alle Teilnehmer senden

TIPP Um das Datum und die Zeit oder um die Teilnehmer einer Besprechung zu ändern, ist es nicht erforderlich, die Besprechung abzusagen und dann neu zu erstellen. Sie können eine Besprechungsanfrage bearbeiten, die Teilnehmerliste ändern und dann an die betroffenen Teilnehmer eine Besprechungsaktualisierung senden.

Eine Besprechung oder ein Besprechungsserienelement absagen

Markieren Sie die Besprechung in Ihrem Kalender oder öffnen Sie das Besprechungsfenster.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Aktionen auf Besprechung absagen

• Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechungsserienelement in der Gruppe Aktionen auf die Schaltfläche Besprechung absagen und dann auf Dieses Serienelement löschen oder auf Alle Serienelemente löschen

TIPP Die Schaltfläche Besprechung absagen steht nur für Besprechungen zur Verfügung, die Sie organisieren, jedoch nicht für Besprechungen, zu denen Sie eingeladen sind.

Ein Besprechungsfenster mit Informationen zur Absage wird geöffnet.

Wenn Sie eine Besprechung absagen, wird diese aus den Kalendern der Teilnehmer entfernt

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie im Kopfbereich der Besprechung auf Absage senden. Outlook sendet an die Teilnehmer eine aktualisierte Besprechungsanfrage und entfernt die Besprechung aus deren Kalender.

• Falls Sie die Besprechung doch nicht absagen wollen, klicken Sie im Besprechungsfenster an der rechten Seite der Titelleiste auf die Schaltfläche Schließen. Outlook erinnert Sie daran, dass Sie die Absage noch nicht gesendet haben und bietet Ihnen zwei Optionen an. Klicken Sie im Meldungsfeld die Option Die Besprechung nicht absagen und schließen an und klicken Sie dann auf OK.

Sie können eine Besprechung nicht absagen, ohne gleichzeitig die Teilnehmer zu informieren

Auf Besprechungsanfragen antworten

Wenn Sie eine Besprechungsanfrage von einem anderen Outlook-Benutzer erhalten, erscheint die Besprechung in Ihrem Kalender mit dem geplanten Termin, wird aber als Mit Vorbehalt angezeigt. Erst wenn Sie auf die Besprechungsanfrage antworten, weiß der Organisator, ob Sie teilnehmen möchten.

Eine Besprechungsanfrage im Lesebereich

In der Besprechungsanfrage werden die aktuellen Informationen aus Ihrem Kalender zum geplanten Zeitpunkt der Besprechung angezeigt. Hierdurch werden eventuelle Terminüberschneidungen schnell erkennbar. Auf Besprechungsanfragen können Sie auf vier Arten antworten:

Anfrage akzeptieren Outlook löscht die Besprechungsanfrage und zeigt in Ihrem Kalender den Termin so an, wie er in der Besprechungsanfrage angegeben ist

Unter Vorbehalt zusagen Mit dieser Option geben Sie an, dass Sie an der Besprechung teilnehmen könnten, dies aber noch nicht endgültig entschieden haben. Outlook löscht die Besprechungsanfrage und zeigt den Termin in Ihrem Kalender als Mit Vorbe-halt geplant an.

Neuen Besprechungstermin vorschlagen Outlook sendet Ihre Anfrage an den Besprechungsorganisator zur Bestätigung und zeigt den ursprünglich angesetzten Termin in Ihrem Kalender als Mit Vorbehalt geplant an

Anfrage ablehnen Outlook löscht die Besprechungsanfrage und entfernt die Besprechung bzw. den geplanten Termin aus Ihrem Kalender

Wenn Sie auf eine Besprechungsanfrage nicht antworten, verbleibt der Termin in Ihrem Kalender, wobei der entsprechende Zeitraum im Terminplan als Mit Vorbehalt geplant angezeigt wird. Außerdem werden die Details der Besprechung in grauer statt in schwarzer Schriftfarbe angezeigt.

Wenn Sie eine Besprechung akzeptieren oder ablehnen, können Sie wählen, ob Sie eine Antwort an den Besprechungsorganisator senden möchten. Senden Sie keine Antwort, wird Ihre Zusage nicht im Besprechungsformular aufgezeichnet und der Organisator weiß nicht, ob Sie an der Besprechung teilnehmen möchten. In eine Antwort können Sie weitere Informationen einfügen, falls Sie dem Besprechungsorganisator eine Nachricht übermitteln möchten.

Auf eine Besprechungsanfrage antworten

Klicken Sie im Besprechungsfenster oder im Lesebereich oder im Kontextmenü, das angezeigt wird, wenn Sie die Besprechungsanfrage mit der rechten Maustaste anklicken, auf Zusagen, Mit Vorbehalt oder auf Ablehnen.

Legen Sie fest, ob Sie die Antwort vor dem Versenden bearbeiten, eine Standardantwort oder keine Antwort senden wollen.

Eine andere Zeit für die Besprechung vorschlagen

Klicken Sie im Besprechungsfenster oder im Lesebereich auf Andere Zeit vorschlagen, und klicken Sie dann im Menü auf Mit Vorbehalt und andere Zeit vorschlagen oder auf Ablehnen und andere Zeit vorschlagen, um das Dialogfeld Andere Zeit vorschlagen zu öffnen.

Sie können auf eine Besprechungsanfrage antworten, indem Sie eine andere Zeit vorschlagen

Ändern Sie im Dialogfeld Andere Zeit vorschlagen die Start- und die Endzeit wie gewünscht ab. Ziehen Sie hierzu entweder die Balken, die die Start- und Endzeit symbolisieren oder wählen Sie in den Listen ein anderes Datum und/oder andere Zeiten aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Zeit vorschlagen.

Geben Sie, falls gewünscht, im Fenster Antwort auf Besprechungsanfrage eine Nachricht an der Organisator der Besprechung ein und klicken Sie auf Senden, um die Antwort zu versenden. Die Besprechung wird unter der ursprünglichen Zeit mit Vorbehalt in Ihren Kalender eingetragen. Wenn der Organisator der Besprechung Ihren Vorschlag akzeptiert, erhalten Sie und die anderen Besprechungsteilnehmer eine aktualisierte Besprechungsanfrage, in der dann die neuen Zeiten angezeigt werden.

Unterschiedliche Ansichten eines Kalenders anzeigen

Wie bei den anderen Outlook-Modulen können Sie auch im Modul Kalender festlegen, wie Outlook den Kalender anzeigt (die Ansicht) und nach welchen Merkmalen die Darstellung angeordnet ist (die Anordnung).

Im Modul Kalender stehen Ihnen diese vier Ansichten zur Verfügung:

Kalender Dies ist die Standardansicht, in der Sie Ihren Outlook-Kalender anzeigen. In den Anordnungen Tag, Arbeitswoche und Woche zeigt der Kalender den Betreff, den Ort und den Organisator (falls es der Platz erlaubt) für jeden Termin, jede Besprechung und jedes Ereignis an. Außerdem werden die Farbbalken, die die Verfügbarkeit angeben, sowie besondere Symbole wie Privat oder Terminserie angezeigt.

Vorschau In den Anordnungen Tag, Woche und Arbeitswoche zeigt die Ansicht Vorschau – falls es der Platz erlaubt – zusätzliche Informationen an, wie den Notizbereich des Terminfensters

Liste In der Ansicht Liste werden alle Termine, Besprechungen und Ereignisse Ihres Kalenders angezeigt

Aktiv In dieser Listenansicht werden nur die Termine, Besprechungen und Ereignisse angezeigt, die in der Zukunft liegen

Wenn Sie eine der Listenansichten aktiviert haben, können Sie Kalenderelemente gruppieren, indem Sie auf der Registerkarte Ansicht im Katalog der Gruppe Anordnen eines der Felder auswählen.

WICHTIG In diesem Buch gehen wir davon aus, dass Sie standardmäßig die Ansicht Kalender verwenden. Die verschiedenen Optionen zur Anordnung der Ansicht Kalender werden daher Tagesansicht, Arbeitswochenansicht, Wochenansicht, Monatsansicht sowie Planungsansicht genannt.

Welche Anordnungen zur Verfügung stehen hängt von der aktiven Ansicht ab. In den Ansichten Kalender und Vorschau werden hierfür Zeiteinheiten verwendet:

Tagesansicht Zeigt einen Tag in 30-Minuten-Intervalle unterteilt an

Arbeitswoche Zeigt die Arbeitswoche an, die standardmäßig von Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 definiert ist. Zeiten, die in die Arbeitswoche fallen, besitzen im Kalender einen weißen Hintergrund, die anderen Zeiten einen farbigen.

TIPP Natürlich können Sie Ihre Arbeitswoche auch für andere Tage und Stunden definieren. Öffnen Sie dazu das Dialogfeld Outlook-Optionen und zeigen Sie die Seite Kalender an. Verwenden Sie den Bereich Arbeitszeit, um den Beginn und das Ende der Arbeitszeit, die Tage, die als Arbeitstage gelten und den ersten Wochentag der Arbeitswoche festzulegen.

Wochenansicht Zeigt eine Woche von Montag bis Sonntag an

Monatsansicht Zeigt einen ganzen Kalendermonat sowie die weiteren Tage an, die in den dargestellten Monat fallen

Planungsansicht Zeigt für die ausgewählte Periode eine horizontale Ansicht des Kalenders an. Sie können dieser Ansicht die Kalender weiterer Personen hinzufügen, und so auf einfache Weise mehrere Kalender für ein bestimmtes Zeitintervall miteinander vergleichen.

Die Planungsansicht für die Kalender einiger Kollegen

Diese Ansicht eignet sich gut, um mehrere Kalender für kleinere Zeiteinheiten miteinander zu vergleichen, wie beispielsweise die Mitglieder einer Kalendergruppe.

Um zwischen den einzelnen Anordnungen zu wechseln, klicken Sie im Menüband des Moduls Kalender auf der Registerkarte Ansicht auf die Schaltflächen in der Gruppe Anordnung.

TIPP Falls Sie an einer Ansicht Änderungen vorgenommen haben (beispielsweise die Reihenfolge, in der die Informationen angezeigt werden), und Sie wieder zu den Standardeinstellungen zurückkehren wollen, klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf die Schaltfläche Ansicht zurücksetzen. Falls diese Schaltfläche nicht aktiv ist, dann werden für die Ansicht bereits die Standardeinstellungen verwendet.

In der Ansicht können Sie auf einen Blick Ihre gesamte Arbeitswoche sehen

Sie können diese zusätzlichen Werkzeuge verwenden, um den Zeitraum zu ändern, der im Kalender dargestellt wird:

Klicken Sie die Schaltflächen Zurück und Weiter an, die in der Kopfzeile des Kalenders neben der Angabe des Datums bzw. des aktuellen Zeitraums angezeigt werden

Zeigen Sie den aktuellen Tag an, indem Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Gehe zu auf die Schaltfläche Heute klicken

Zeigen Sie einen Zeitraum von sieben Tagen an, der mit dem aktuellen Tag beginnt, indem Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Gehe zu auf die Schaltfläche Nächste 7 Tage klicken

Zeigen Sie in der Monatsansicht links neben den Wochen und im Datumsnavigator die Wochennummer an. Wenn Sie diese Option einschalten, können Sie den Bereich mit der Wochennummer anklicken, damit diese Woche in der Wochenansicht angezeigt wird.

TIPP In verschiedenen Ländern verwendet man Wochennummern, um auf Ereignisse, Schulferien u.Ä. zu verweisen. Die Zählung der Wochen ist in den einzelnen Ländern nicht einheitlich geregelt. In Deutschland wird die Kalenderwoche nach ISO 8601 berechnet. Woche 1 ist danach die erste Woche, in die mindestens vier Tage des neuen Jahrs fallen. Der Bereich für die Wochennummern erstreckt sich von 1 bis 53. Um die Wochennummern anzuzeigen, öffnen Sie das Dialogfeld Outlook-Optionen und zeigen die Seite Kalender an. Aktivieren Sie dann im Bereich Anzeigeoptionen das Kontrollkästchen Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen.

Ihren Kalender für einen Monat anzeigen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Anordnen auf die Schaltfläche Monat

• Drücken Sie die Tastenkombination

In der Monatsansicht navigieren

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie in der Kopfzeile des Kalenders links neben der Angabe des aktuellen Zeitraums auf die Schaltfläche Weiter, um den folgenden und auf die Schaltfläche Zurück, um den vorherigen Kalendermonat anzuzeigen

• Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf die Schaltfläche Ansicht ändern und klicken Sie dann im Katalog auf Vorschau, um im Monatskalender weitere Detailinformationen anzuzeigen

Den Datumsnavigator verwenden

Outlook 2016 zeigt standardmäßig den aktuellen und den nächsten Monat im Datumsnavigator an, der sich oben im Ordnerbereich befindet. Diese kompakten Monatskalender zeigen den aktuellen Tag, den Zeitraum, der im Inhaltsbereich dargestellt wird, sowie die Tage an, an denen Sie beschäftigt und an denen Sie frei sind.

Der Datumsnavigator ist ein bequemes und nützliches Werkzeug

Das aktuelle Datum wird als blaues Rechteck angezeigt. Der Tag oder Zeitraum, der im Inhaltsbereich angezeigt wird, ist mit einem hellblauen Hintergrund hinterlegt. An Tagen, die in fetter Schrift angezeigt werden, befinden sich in Ihrem Kalender Termine, Besprechungen oder Ereignisse.

Sie können mehr oder weniger Monate anzeigen lassen, indem Sie die Höhe oder die Breite des Bereichs ändern, die der Datumsnavigator beansprucht. Gehen Sie wie folgt vor, um die Größe des Bereichs für den Datumnavigator zu ändern:

Ziehen Sie die Trennlinie rechts am Ordnerbereich nach rechts, um den Platz zu vergrößern, oder nach links, um ihn zu verkleinern

Ziehen Sie die horizontale Rahmenlinie unterhalb des Datumnavigators nach unten, um die Höhe zu vergrößern, oder nach oben, um die Höhe zu verkleinern

Der Datumsnavigator zeigt die einzelnen Monate als 7-Tage-Wochen an. Der erste Wochentag, der im Datumsnavigator angezeigt wird, ist der Wochentag, den Sie auf der Seite Kalender des Dialogfelds Outlook-Optionen in der Liste Erster Wochentag eingestellt haben. Wenn im Datumsnavigator mehr als ein Monat angezeigt wird, zeigt jeder Monat entweder fünf oder sechs Wochen gleichzeitig an, je nachdem, welche Anzahl von Wochen erforderlich ist, um den derzeit ausgewählten Monat komplett darzustellen.

Sie können im Inhaltsbereich des Kalenders einen bestimmten Tag, eine bestimmte Woche, einen bestimmten Monat oder einen bestimmten Zeitraum anzeigen lassen, indem Sie im Datumsnavigator die entsprechende Auswahl vornehmen. Wenn der Kalender in einer der Wochenansichten dargestellt wird und Sie im Datumsnavigator einen Tag anklicken, wird die Woche angezeigt, in die dieser Tag fällt. In allen anderen Fällen wird die Kalenderanordnung so angepasst, dass Sie den ausgewählten Zeitraum angezeigt.

Verwenden Sie diese Techniken für den Datumsnavigator:

Um einen Tag anzuzeigen, klicken Sie das Datum an

Um eine Woche anzuzeigen, zeigen Sie auf den linken Rand der Woche. Wenn sich der Mauszeiger in einen Pfeil ändert, der nach rechts weist, klicken Sie, um die Woche auszuwählen. (Sie können in den Kalenderoptionen festlegen, dass die Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator angezeigt werden. In diesem Fall können Sie auch die Wochennummer anklicken, um diese Woche anzuzeigen.)

Um einen Zeitraum mit bestimmten Tagen anzuzeigen (von zwei Tagen bis zu maximal sechs Wochen), zeigen Sie auf das Datum des ersten anzuzeigenden Tags und ziehen Sie dann mit gedrückter Maustaste bis zum letzten anzuzeigenden Tag

Um den im Datumsnavigator angezeigten Zeitraum monatsweise zu ändern, klicken Sie oben im Datumsnavigator auf die beiden Pfeilschaltflächen, die sich neben dem Monatsnamen befinden

Um sich mehrere Monate rückwärts oder vorwärts zu bewegen, klicken Sie auf den Monatsnamen und ziehen Sie auf der Liste, die dann erscheint, nach unten oder nach oben

Eine 7-Tage-Woche in Ihrem Kalender anzeigen

Zeigen Sie oben im Ordnerbereich im Datumsnavigator auf den linken Rand einer Wochenzeile, die einen oder mehrere Tage in fetter Schrift enthält.

Wenn sich der Mauszeiger in einen Pfeil ändert, der auf den Kalender zeigt, klicken Sie einmal, um diese 7-Tage-Woche im Kalender anzuzeigen.

Die Terminplanung Ihrer Arbeitswoche anzeigen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Anordnen auf die Schaltfläche Arbeitswoche.

• Drücken Sie die Tastenkombination

Das erste Zeitintervall der von Ihnen definierten Arbeitswoche erscheint oben im Inhaltsbereich. Die Zeiten, die als Arbeitszeiten definiert sind, sind weiß und die Zeiten außerhalb der definierten Arbeitszeiten sind leicht schattiert.

Ihren Kalender für einen Tag anzeigen

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Anordnen auf die Schaltfläche Tag, um nur die Terminplanung des ausgewählten Tages anzuzeigen.

Ihren Kalender für den aktuellen Tag anzeigen

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Gehe zu auf die Schaltfläche Heute.

Falls der Kalender vorher nicht die aktuelle Woche anzeigte, so wird sie nun angezeigt. Die angezeigten Zeiten werden hierdurch nicht verändert. Der aktuellen Tag und die aktuelle Zeit werden hervorgehoben dargestellt.

Ihre tägliche Aufgabenliste im Kalender anzeigen

Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Layout auf die Schaltfläche Tägliche Aufgabenliste und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf Normal, um die Aufgabenliste unterhalb des Kalenders anzuzeigen

• Klicken Sie auf Minimiert, um unterhalb des Kalenders eine einzige Zeile anzuzeigen. Die minimierte Aufgabenliste zeigt die Gesamtanzahl der Aufgaben sowie die Anzahl der aktiven und der erledigten Aufgaben an.

• Klicken Sie auf Aus, um die Aufgabenliste auszublenden

TIPP Die tägliche Aufgabenliste steht in den Anordnungen Tag, Arbeitswoche und Woche des Kalenders zur Verfügung. In der Monats- und der Planungsansicht ist sie nicht sichtbar.

Den Kalender auf die Standardeinstellungen zurücksetzen

Klicken Sie im Katalog Ansicht ändern auf Kalender, damit der Kalender wieder in der Standardkalenderansicht dargestellt wird.

Klicken Sie dann in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf Ansicht zurücksetzen, um die Ansichtseinstellungen des Kalenders auf die Standardwerte zurückzusetzen

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie gelernt, wie Sie

Termine und Ereignisse planen

Kalenderelemente konvertieren

Optionen für Kalenderelemente konfigurieren

Besprechungen planen und ändern

Auf Besprechungsanfragen antworten

Unterschiedliche Ansichten des Kalenders verwenden

Übungsaufgaben

Für die Durchführung der Übungsaufgaben dieses Kapitel werden keine Übungsdateien benötigt.

WICHTIG Während Sie die Übungsaufgaben in diesem Buch durcharbeiten, werden Sie Outlook-Elemente erstellen, die teilweise in Übungsaufgaben in anderen Kapiteln verwendet werden. Falls Sie die Elemente, die in späteren Kapitel verwendet werden, noch nicht erstellt haben, können Sie auch eigene Outlook-Elemente verwenden.

Termine und Ereignisse planen

Starten Sie Outlook, zeigen Sie den Kalender an und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Erstellen Sie einen neuen Termin mit dem Betreff Schritt für Schritt, Übungsstunde und verwenden Sie die folgenden Einstellungen

• Legen Sie das Datum auf eine Woche von heute an fest

• Stellen Sie den Zeitraum auf 11:30 bis 12:30 ein

• Geben Sie als Ort Besprechungsraum Bibliothek an

• Lassen Sie alle anderen Einstellungen unverändert und speichern und schließen Sie den Termin

Erstellen Sie ein neues, ganztägiges Ereignis mit dem Namen Nationaler Nachtischtag und verwenden Sie die folgenden Einstellungen:

• Legen Sie als Datum den nächsten 14. Oktober fest

• Lassen Sie alle anderen Einstellungen unverändert und speichern und schließen Sie das Ereignis

Kalenderelemente konvertieren

Öffnen Sie Ihren Posteingang und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Suchen Sie nach der Nachricht mit dem Betreff Schritt für Schritt, Test, die Sie in Kapitel 13, »E-Mail-Nachrichten erstellen und versenden« an sich selbst geschickt haben.

Erstellen Sie anhand dieser Nachricht einen Termin und verwenden Sie hierfür die folgenden Einstellungen:

• Ändern Sie den Betreff von Schritt für Schritt, Test in Schritt für Schritt, Schlauch-boot-Tour ab

• Legen Sie als Datum den kommenden Samstag fest und geben Sie als Zeitraum 11 bis 14 Uhr an

• Geben Sie als Ort Wird noch festgelegt ein

• Lassen Sie alle anderen Einstellungen unverändert und speichern und schließen Sie den Termin

Zeigen Sie Ihren Kalender an.

Suchen Sie nach dem Termin Schritt für Schritt, Schlauchboot-Tour und führen Sie folgende Aktionen durch:

• Wandeln Sie den Termin in ein ganztägiges Ereignis um

• Lassen Sie alle anderen Einstellungen unverändert und speichern und schließen Sie das Ereignis

Suchen Sie nach dem Ereignis Schritt für Schritt, Schlauchboot-Tour und führen Sie folgende Aktionen durch:

• Laden Sie einen Freund zu diesem Ereignis ein

• Geben Sie in den Inhaltsbereich folgenden Text ein: Ich übe derzeit die Terminplanungsfeatures von Outlook. Bitte akzeptiere diese Einladung.

• Versenden Sie die Ereigniseinladung

Optionen für Kalenderelemente konfigurieren

Öffnen Sie Ihren Kalender und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Suchen Sie nach dem Termin Schritt für Schritt, Übungsstunde, den Sie im ersten Abschnitt der Übungsaufgaben erstellt haben.

Öffnen Sie das Terminfenster und zeigen Sie die Zeitzonensteuerelemente an.

Ändern Sie die Start- und die Endzeit in eine Zeitzone ab, die eine Stunde vor Ihrer Zeit-zone liegt.

Legen Sie Ihre Verfügbarkeit für diesen Termin auf Abwesend fest.

Konfigurieren Sie die Erinnerung so, dass sie eine Stunde vor dem Termin erscheint.

Konvertieren Sie den Termin in eine Terminserie. Die einzelnen Termine sollten monatlich, und zwar immer am ersten Montag eines Monats stattfinden. Die Terminserie soll nach drei Terminen enden.

Speichern und schließen Sie die Terminserie.

Besprechungen planen und ändern

Diese Übungsaufgabe ist für Outlook-Anwender konzipiert, die in einer Exchange-Umgebung arbeiten.

Öffnen Sie Ihren Kalender und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Erstellen Sie eine neue Besprechung mit dem Betreff Schritt für Schritt, Projektbesprechung und konfigurieren Sie sie wie folgt:

• Laden Sie einen Kollegen aus Ihrem Exchange-Netzwerk ein

• Geben Sie als Ort Mein Büro an

• Verwenden Sie als Datum den folgenden Donnerstag

Werfen Sie im Bereich Raumsuche einen Blick auf den Datumsnavigator und führen Sie dann einen Bildlauf zum Abschnitt Vorgeschlagene Zeiten durch, um Informationen zur Verfügbarkeit zu erhalten. Klicken Sie im Bereich Vorgeschlagene Zeiten ein Zeitintervall von einer halben Stunde an, für das keine Konflikte angezeigt werden.

Öffnen Sie die Seite Terminplanungs-Assistent der Besprechungseinladung und führen Sie dann die folgenden Aktionen durch:

• Warten Sie, bis der Gruppenterminplan die Verfügbarkeit Ihres Kollegen anzeigt. Beachten Sie die farbigen Blöcke, die die Arbeitszeiten angeben und mit denen die Verfügbarkeit jeder Person und der Gruppe angezeigt werden

• Stellen Sie sicher, dass Sie beide für die ausgewählte Zeit verfügbar sind. Sollte dies nicht der Fall sein, ändern Sie die Zeiten, indem Sie die Start- und Endemarkierungen verschieben.

Kehren Sie zur Seite Termin der Besprechungseinladung zurück und überprüfen Sie die Informationen zur der Besprechung. Geben Sie in den Inhaltsbereich den folgenden Text ein: Ich übe derzeit die Features zum Planen einer Besprechung. Bitte akzeptiere diese Einladung. Versenden Sie dann die Besprechungseinladung.

Suchen Sie in Ihrem Kalender nach der Besprechung Schritt für Schritt, Projektbesprechung und öffnen Sie das Besprechungsfenster.

Öffnen Sie die Seite Terminplanungs-Assistent des Besprechungsfensters und führen Sie dann die folgenden Aktionen durch:

• Fügen Sie einen weiteren Kollegen in die Teilnehmerliste ein und warten Sie darauf, dass der Gruppenkalender seine bzw. ihre Verfügbarkeit anzeigt

• Blättern Sie im Gruppenkalender ein paar Tage vor und zurück, um so Zeiten zu sehen, an denen Sie und Ihre Kollegen beschäftigt oder abwesend sind

• Ändern Sie, falls erforderlich, das Datum und die Zeiten der Besprechung ab und verwenden Sie hierfür den Bereich unterhalb des Gruppenkalenders

Kehren Sie zur Seite Termin der Besprechungseinladung zurück und überprüfen Sie die Informationen zur der Besprechung. Versenden Sie dann die Aktualisierung der Besprechung an alle Teilnehmer.

Auf Besprechungsanfragen antworten

Diese Übungsaufgabe ist für Outlook-Anwender konzipiert, die in einer Exchange-Umgebung arbeiten.

Öffnen Sie Ihren Posteingang und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Bitten Sie einen Kollegen, Ihnen eine Besprechungsanfrage zu senden.

Nachdem Sie die Einladung zur Besprechung erhalten haben, schauen Sie sich im Lesebereich die Informationen an und öffnen Sie dann die Besprechungsanfrage.

Öffnen Sie aus dem Fenster Besprechungsanfrage heraus Ihren Kalender. Beachten Sie die Farben und Muster, mit denen Ihre Verfügbarkeit während der noch nicht akzeptierten Besprechungseinladung angezeigt wird.

Kehren Sie zurück zur Besprechungsanfrage. Sagen Sie Mit Vorbehalt zu und schlagen Sie eine andere Zeit für die Besprechung vor.

Unterschiedliche Ansichten eines Kalenders anzeigen

Öffnen Sie Ihren Kalender in der Ansicht Kalender und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

Zeigen Sie Ihren Kalender für den aktuellen Monat an.

Beachten Sie im Datumsnavigator die farbige Hinterlegung, mit der der aktuelle Tag angezeigt wird. Klicken Sie einen Tag an, für den keine Termine vorhanden sind, damit dieser Tag in der Tagesansicht angezeigt wird. Klicken Sie dann an der rechten Seite der Tagesansicht auf den Balken Nächster Termin, damit der Tag des nächsten Termins in Ihrem Kalender angezeigt wird.

Wechsel Sie zur Anordnung Arbeitswoche und schalten Sie dann unterhalb des Kalenders die Anzeige der Täglichen Aufgabenliste ein.

Wechseln Sie in Ihrem Kalender zur Ansicht Aktiv, damit nur die zukünftigen Termine, Ereignisse und Besprechungen angezeigt werden.

Fügen Sie, wenn Sie möchten, die Feiertage Ihres Lands bzw. Ihrer Region in den Kalender ein. Beachten Sie, wie sich die Anzeige der Kalenderinhalte in der Ansicht Aktiv ändert.

Konfigurieren Sie den Kalender so, dass die Ansicht und die Anordnung verwendet werden, die Ihnen am besten gefallen.

Stichwortverzeichnis

Symbole

+ (Addition), Operator 196

#BEZUG!, Fehlercode 207

#DIV/0!, Fehlercode 207

/ (Division), Operator 196

#####, Fehlercode 207

Fehlercode s

#WERT! 207

* (Multiplikation), Operator 196

#NAME?, Fehlercode 207

– (Negation), Operator 196

Office-Design ändern 19

^ (Potenzierung), Operator 196

% (Prozent), Operator 196

- (Subtraktion), Operator 196

& (Verkettung), Operator 196

#WERT!, Fehlercode 207

A

Abgerundetes Rechteck (Rahmenart) 335

Absatzabstand, Optionen 69

Absätze

Abstand 68

Abstand zwischen Zeilen anpassen 70

Ausgeblendete Zeichen 74

Ausrichtung festlegen 68

Blocksatz 67

Einziehen 71

Einziehen des rechten Rands 73

Einziehen über Seitenränder 73

Erstzeileneinzüge 73

Formatierung 66

Formatierung als Listen 84

Hängende Einzüge 72

Herausgezogen 72

Herausziehen des rechten Rands 73

Linksbündig 67

Manuelle Zeilenumbrüche 75

Rahmen konfigurieren 74

Rechtsbündig 67

Schattierung 74

Tabulatorzeichen 75

Text manuell anordnen 74

Umwandeln in Listen 86

Zeilenabstand 68

Zeilenumbrüche 75

Zeilenumbrüche einfügen 76

Zeilenumbruchzeichen 75

Zentriert 67

Absatzeinzug 71

Absatzformatierung 66

Absatzformatvorlagen 92

Absatzzeichen 76

Abschnitte, Präsentationen

alle Folien löschen 293

alle Folien zusammenführen 292

Design zuweisen 297

erstellen 290

erweitern 290, 291

Folie löschen 293

umbenennen 290

verschieben 292

zusammenführen 292

Absolute Zellbezüge

erstellen 195

in relative umwandeln 193

Abstand

Vertikaler Abstand 68

Zeilen 68

Absteigende Reihenfolge, Aufzählungslisten sortieren 87

Abstimmungsschaltflächen 416

Addition, Operator 196

Adressauflösung 384

Adressblock (Seriendruckfeld) 166

Adressbücher

Suchreihenfolge 390

Adressfeld 385

Adresslisten 391

AGGREGAT, Funktion 223, 226

Aktiv, Ansicht 473

Alias 384

Alle anrufen, auf Nachricht antworten 415

Allen antworten, Antwort auf E-Mail-Nachricht 414, 416

Allen mit Chatnachricht antworten, auf Nachricht antworten 416

Als Anlage weiterleiten, Antwort auf E-Mail-Nachricht 415

Analyse-Funktionen 269

Änderungen nachverfolgen 110

Alle Änderungen löschen 123

Änderungen verfolgen, ohne sie anzuzeigen 112

Annehmen 122

Ausschalten verhindern 113

Autoren anzeigen 122

Entsperren der Änderungsnachverfolgung 113

Farben 111, 112

Löschen ausgewählter Änderungen 123

Microsoft-Konten 117

Nachverfolgung ein-/ausschalten 112

Springen zwischen Elementen 119

Standardformatierung 111

Überarbeitungstypen 119

Überprüfen 121

Zeitpunkt anzeigen 122

An-Feld 383

Anheften von Fenster 93

Anheften von Visitenkarten 410

Animationen

anpassen 353

auswählen 351

beim Klicken 355, 357

bei Sprungmarke starten 357

Dauer festlegen 358

Dialogfeld Effektoptionen 356

entfernen 353

individuelle Ereignisse 355

kopieren 352

mehrere zuweisen 352

Nummerierung 348

Optionen konfigurieren 352

Reihenfolge ändern 356

Trigger festlegen 357

Typen 344

um Sound ergänzen 358

verzögert starten 357

Vorschau abspielen 353

zuweisen 350

Animationsbereich 352

Animationseffekte

Animationspfade 346

anpassen 353

auf anderes Objekt kopieren 352

Ausgang 347

Betont 345

Dauer festlegen 358

Eingang 344

entfernen 353

Hervorhebung 345

mehrere zuweisen 352

Optionen konfigurieren 352

Reihenfolge ändern 356

Trigger festlegen 357

um Sound ergänzen 358

Vorschau 353

Animationspfadeffekte 346

Animation übertragen, Schaltfläche 352

Animieren

Objekte 350

Tortendiagramm 349

Anlagen

als Link senden 399

als PDF senden 399

als XPS senden 399

ansehen 403

anzeigen 405

auf Virus prüfen 406

aus Datei-Explorer heraus senden 396, 400

aus E-Mail-Nachricht entfernen 401

aus Office-App heraus senden 396, 399

aus Outlook heraus senden 396

eine speichern 407

in Standard-App öffnen 407

Kopie einer Onlinedatei anfügen 401

mehrere speichern 408

Nachrichten nach Anlagen gruppieren 432

Outlook-Element anfügen 401

Vorschau 405, 407

Anlagenbehandlung 405

Anordnungen, Kalender 473

Anrufen, auf Nachricht antworten 415

Ansichten 114

Bildschirmpräsentation 47

Einfaches Markup 114

Entwurfsansicht 47

Foliensortierung 47

Gliederungsansicht 46

Leseansicht 47

Lesemodus 46

Markup\

alle 114

keine 114

Normalansicht 47

Notizenseite 47

Original 114

Seitenlayout 46, 47

Umbruchvorschau 47

Weblayoutansicht 46

Ansichtssymbole 11, 48

Antworten, Antwort auf E-Mail-Nachricht 414, 416

Antworten auf E-Mail-Nachricht 416

ANZAHL2, Funktion 198, 222, 224

ANZAHL, Funktion 188, 198, 222, 224

ANZAHLLEEREZELLEN, Funktion 198

Anzeigen

Kommentare 114

App beenden 57

App-Fenster

Farbschmea ändern 19

Hintergrund ändern 19

maximieren 13

Menüband 6

Office-Design ändern 19

personalisieren 18

Statusleiste 10

Symbolleiste für den Schnellzugriff 6

Titelleiste 5

Arbeitsblätter

Berechnungsoptionen festlegen 204

Daten filtern in 216

Gültigkeitsregeln erstellen 228

neu berechnen 203, 204

suchen mit SVERWEIS 244

Arbeitsmappen

andere geöffnete anzeigen 50

Ansicht in zwei Bereiche teilen 50

auf Basis einer lokalen Vorlage erstellen 40

auf Basis einer Onlinevorlage erstellen 40

auf OneDrive speichern 57

Gitternetzlinien anzeigen 49

in E-Mail-Nachricht versenden 396

Kopie speichern 56

leere erstellen 39

Lineal anzeigen 49

neu berechnen 203

schließen 57

speichern 56, 57

vorhandene öffnen 44

Zoomfaktor ändern 49

zuletzt verwendete öffnen 44

Arbeitsmappenberechnung 203

Arbeitswoche 473

Argumente

Array 226

Bereich_Verweis 245

Bw 188

F 188

Funktionsnummer 226

k 226

Matrix 245

Optionen 226

Spaltenindex 245

Suchkriterium 245

SVERWEIS-Funktion 245

Zins 188

Zw 188

Zzr 188

Array 226

Arrayformeln 204

erstellen 206

Audioclips

aufzeichnen 362

ausblenden 363

einblenden 363

einfügen 362

herunterladen 360

in Schleife wiedergeben 364

kürzen 362

Sprungmarken 357, 358

Symbol ändern 364

Symbol ausblenden 364

unterstützte Dateiformate 360

Audioinhalte

auf Folie aufzeichnen 362

Kommentar 360

kürzen 362

Wiedergabe starten 361

Audiosymbol 361

ändern 364

ausblenden 364

Audiowiedergabe

automatisch starten 361

Bereich einschränken 362

Wiedergabesteuerelemente 361

Aufgabenzuweisung 403

Aufhänger 360

Aufklappen

Dokumentabschnitte 97

Gliederung 97

Aufräumen

Ordner 431

Unterhaltung 430

Aufsteigende Reihenfolge, Aufzählungslisten sortieren 87

Aufzählungslisten 84

Formatieren 85

Konvertieren von Absätzen 86

Neue starten 85

Sortieren 87

Aufzählungszeichen

Abstand anpassen 87

Benutzerdefinierte definieren 87

Symbole ändern 87

Ausblenden

Animationsbereich 352

Folien 287

Formatierungssymbole 50

Führungslinien 49

Gitternetzlinien 49

Grammatikfehler 22

Lineal 49

Menüband 14

Minisymbolleiste 23

Rechtschreibfehler 22

Registerkarte im Menüband 30

tägliche Aufgabenliste 478

Zeitzonensteuerelemente 462

Ausblenden/Einblenden

Filterpfeile 218, 219

Ausgangsanimationen 347

Ausgeblendete Kommentare 108

Ausgeblendete Zeichen 74

Ausrichten

Dezimalkommas 75

Tabstopps 77

Text mit Tabstopps 75

Textzeilen 75

Ausrichtung 67

Auswahlfilter

erstellen 217, 218

AutoAusfüllen

benutzerdefinierte Listen 239

AutoBerechnen 226

gefilterte Datenlisten zusammenfassen 222

Zusammenfassungsfunktion auswählen 221

AutoFormat-Optionen 89

AutoFormat während der Eingabe 89

AutoKorrektur

Optionen 85

Automatische Neuberechnung 203

Autoren, von Änderungen anzeigen 122

AutoVervollständigen-Liste 387

Einstellungen konfigurieren 389

Eintrag entfernen 388

Liste leeren 389

AutoWiederherstellen-Informationen 56

B

Bcc-Feld 384

Beantworten einer E-Mail-Nachricht 416

Beantworten von Kommentaren 119

Bearbeiten

Bilder 316, 333

Einladung versenden 141

Einschränken 128, 132

Einschränkungen aufheben 133

Kommentare 120

Nachverfolgte Änderungen 110

Bearbeitung einschränken (Fensterabschnitt) 129

Bedingte Funktionen 198

Befehle

Formatierung wiederholen 83

in benutzerdefinierte Gruppe einfügen 31

in Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen 25

Beim Klicken animieren 355, 357

Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten 402

Benannte Bereiche

bearbeiten 186

erstellen 186

in Formel verwenden 194

löschen 186

Benutzerdefinierte Liste

aus Arbeitsblatt importieren 240

erstellen 239

sortieren mit 240

Benutzerinformationen ändern 23

Benutzername festlegen 23

Berechnungen

Fehler finden 206

manuell 203

schrittweise durchführen 210

Bereich_Verweis, Argument 245

Besprechungen 464

absagen 470

andere Zeit vorschlagen 472

ändern 462

Anfrage bearbeiten 469

auf Anfrage antworten 472

Besprechungsserie erstellen 463

erforderlicher Teilnehmer 465

Erinnerung konfigurieren 462

Frei/Gebucht-Raster 466

neue Anfrage erstellen 467

optionaler Teilnehmer 465

Organisator 471

Raumsuche 465

Verfügbarkeit angeben 462

vorgeschlagene Zeiten 465

Zeitkonflikte erkennen 468

Zeitzone festlegen 461

Besprechungen;Teilnehmer hinzufügen 469

Besprechungen;Teilnehmerverfügbarkeit anzeigen 465

Besprechungsanfragen 403, 464

ablehnen 471

akzeptieren 471

andere Zeit vorschlagen 471

antworten auf 472

antworten auf Nachricht mit 414

Antworten nachverfolgen 467

aus Visitenkarte heraus erstellen 411

beantworten 471

bearbeiten 469

Benachrichtigung 402

erstellen 467

mit Vorbehalt zusagen 471

Optionen 416

Besprechungsfenster 464

öffnen 467

Betreff 383

Bilder

aus anderen Programmen 312

aus dem Web einfügen 314

auswählen 314

Bildschirmausschnitte 331

einfügen und ändern 312

einrahmen 318

freistellen 319

Größe ändern 314

künstlerische Effekte verwenden 321

Spezialeffekte verwenden 316

Urheberrechte 312

verschieben 314

von Computer einfügen 313

zuschneiden 316

Bilder einfügen, Dialogfeld 314

Bildschirmauflösung ändern 13

Bildschirmausschnitte 331

Bildschirmpräsentation, Ansicht 47

Bildtools/Format, Registerkarte 313

Bits pro Pixel 315

blind carbon copy 384

Blocksatz (Ausrichtungsoption) 67

BMP (Bitmap), Dateiformat 315

bpp, Bits Pro Pixel 315

Briefe

Adressblock (Seriendruckfeld) 166

Grußzeile (Seriendruckfeld) 166

Inhaltsvorlagen 150

Seriendruckfeld, Platzhalter 149

Seriendruck starten 149

Bw, Argument 188

C

Cache-Modus, Exchange 412

aktivieren 413

carbon copy 383

Cc-Feld 383

Cloudspeicher 19

Cloudspeicherort 56

Copyright

Audioclips 360

Bilder 312

D

Dateianlagen siehe Anlagen 405, 407

Dateiattribute 50

Dateien

Ansichten verwenden 46

auf Basis einer lokalen Vorlage erstellen 40

auf Basis einer Onlinevorlage erstellen 40

auf OneDrive speichern 57

aus Datei-Explorer heraus versenden 400

aus Office-App heraus versenden 399

automatisch speichern 56

Cloudspeicher hinzufpgen 56

Dateierweiterungen 52

Dateiformate 52

Eigenschaften anzeigen 50, 53

Eigenschaften bearbeiten 53

erstellen 38

im alten Dateiformat speichern 53

im Komptabilitätsmodus bearbeiten 53

in aktuelles Format konvertieren 53

in mehreren Fenstern anzeigen 50

in Webbrowser anzeigen 45

Kopie speichern 56

leere erstellen 39

navigieren in 42, 46

öffnen 42

per E-Mail-Nachricht versenden 397

schließen 57

speichern 56, 57

vorhandene öffnen 44

Vorschau auf Designvorlagen 39

wechseln zwischen 50

Zoomfaktor ändern 49

zuletzt verwendete öffnen 44

Dateiformate 52

Daten

anhand statistischer Kenngrößen analysieren 268, 269

Datentabelle 258

eindeutige Werte finden 227

gruppieren 243

mit AutoBerechnen zusammenfassen 221

mit den Werkzeugen der Schnellanalyse untersuchen 252

mithilfe von Datentabellen analysieren 258

mit WENN-Funktion auswerten 199

Namen für Zellbereiche 184

Seriendruck, aktualisieren 165

sortieren mit benutzerdefinierten Listen 238

ungültige mit Gültigkeitskreis markieren 229

Zusammenführen in neuen Dokumenten 169

Datenanalyse

in Menüband einfügen 269

statistische Kenngrößen anzeigen lassen 269

Datenbereiche

Überschriftenzeile 227

Dateneingabe

überprüfen auf gültige Werte 228

Datenquellen

Erstellen 159

Seriendruck 148, 156

Typen 157

Verknüpfen mit Seriendruckfeldern 165

Vorhandene auswählen 157

Datenquelleneinträge

Auswählen 160

Filtern 161

Löschen 161

Sortieren 164

Datensätze

alternativen Datensatz anwenden 256

alternativen Datensatz bearbeiten 256

alternativen Datensatz definieren 256

alternativen Datensatz löschen 256

Duplikate löschen 163

Filtern der Empfängerliste 161

Manuell aus Empfängerliste löschen 164

mehrere alternative anwenden 258

Seriendruck 148

Solver 263

Sortieren in Datenquellen 164

Zielwert suchen 261

Datentabellen

Aufbau bei Verwendung von einer Variablen 259

Aufbau bei Verwendung von zwei Variablen 259

mit einer Variablen erstellen 260

mit zwei Variablen erstellen 261

Werte aus Spalte 259

Werte aus Zeile 259

Datenüberprüfung 228

Datum anzeigen 194

Datumsnavigator 476

Wochennummern anzeigen 476

Design

Fotoalbum 338

Designkatalog 97

Designs 97

Ändern in Dokumenten 97

Benutzerdefinierte 98

Effektformatvorlagen 297

Elemente in Dokumenten ändern 100

Farbensätze 98

Farbschema 295

Integrierte, auf Dokumente anwenden 99

Präsentation zuweisen 294

Schriftarten 296

Schriftartsätze 98

Standard ändern 100

Designvorlagen 38

Dezimalkommas ausrichten 75

Dezimal, Tabstopp 75

Dialogfeld Outlook-Optionen öffnen 389

Division, Operator 196

Dokumente

Abschnitte auf-/einklappen 97

anderes geöffnetes anzeigen 50

Änderungen markieren 125

Ansicht in zwei Bereiche teilen 50

auf Basis einer lokalen Vorlage erstellen 40

auf Basis einer Onlinevorlage erstellen 40

auf OneDrive speichern 57

Bearbeiten 128, 140

Designelemente ändern 100

Erlaubte Änderungen steuern 128

Formatierungsänderungen einschränken 128

Formatierungssymbole anzeigen 50

Formatvorlagen einschränken 128

für Import in PowerPoint vorbereiten 286

Gemeinsam erstellen 107, 139

Gesperrte Bereiche 141

Gitternetzlinien anzeigen 49

Hervorheben der Seriendruckfelder 167

in E-Mail-Nachricht versenden 396

in PowerPoint importieren 286

Integrierte Designs anwenden 99

Kennwortgeschützte Dokumente öffnen 136

Kombinieren 124

Kopie speichern 56

leeres erstellen 39

Lineal anzeigen 49

Navigationsbereich anzeigen 46

Nicht druckbare Zeichen anzeigen 50

Rechtschreibprüfungen 124

schließen 57

speichern 56, 57

Standarddesign 100

Umschläge hinzufügen 173

Vergleichen 124

Versionen 128

Versionen vergleichen 127

vorhandenes öffnen 44

Vorschau des Seriendrucks 168

Zoomfaktor ändern 49

Zugreifen 134

zuletzt verwendetes öffnen 44

Zusammenarbeiten 107

Zusammenführen 124

Dokumentformatierungskatalog 92

Drehen von Formen 326

Drucken

Nachrichten 446

Umschläge 174

Duplikate, Seriendruck 163

Duplizieren

Folien 282

Durchgestrichen 81

E

EA (Evolutionärer Algorithmus) 265

Ebenen, Daten zusammenfassen 242

Effekte

Schriftarten 78

WordArt 79

Effektformatvorlage, Präsentation 297

Einblenden

Animationsbereich 352

Folien 287

Formatierungssymbole 50

Führungslinien 49

Gitternetzlinien 49

Lineal 49

Minisymbolleiste 23

tägliche Aufgabenliste 478

Zeitzonensteuerelemente 462

Einblenden/Ausblenden

Filterpfeile 218, 219

Eindeutige Werte 244

finden 227

Einfacher Rahmen, schwarz (Rahmenart) 335

Einfacher Rahmen, weiß (Rahmenart) 335

Einfaches Markup (Ansicht) 114, 117

Einfügemarke mit Tastatur bewegen 43

Einfügen

Bilder in Fotoalbum 335

Bildschirmausschnitte 331, 332

Formen 322

Grafik von Computer 313

Onlinegrafik 314

Verbinder zwischen Formen 330

Eingangsanimationen 344

Einklappen

Dokumentabschnitte 97

Gliederung 97

Einrücken

Listen 86

Einschränken

Dokumentaktionen 128

Dokumentzugriff 134

Formatvorlagen 128

Einzelschritt 210

Einzeltastenlesen mit Leertaste 404

Einziehen

Absätze 72

Einzugsmarkierungen 71

Erstzeileneinzug 71

Hängender Einzug 87

Linker Einzug 71

Rechter Einzug 71

Standardeinstellungen 72

Verschieben 72

Elektronisches Porto 172

E-Mail-Adressen

eingeben 385

Trennzeichen 389

E-Mail-Alias 384

E-Mail-Antwort

Abstimmungsschaltflächen 416

alle anrufen 415

allen antworten 416

Allen antworten 414

allen mit Chatnachricht antworten 416

als Anlage weiterleiten 415

anrufen 415

antworten 416

Antworten 414

Aufgabenzuweisung 416

Etikette 415

Mit Besprechungsanfrage antworten 414

mit Chatnachricht antworten 416

Nachrichtenfenster schließen 419

weiterleiten 415, 419

E-Mail-Etikette 415

E-Mail-Nachrichten

Grußzeile 154

in Termin konvertieren 458

Seriendruck starten 154

E-Mail-Nachrichten siehe Nachrichten 382

E-Mail-Server 403

Endloswiedergabe, Audioclip 364

Entwürfe, E-Mail-Nachricht

bearbeiten 394

im Lesebereich bearbeiten 421

Speicherintervall festlegen 393

speichern 393

Entwurfsansicht 47

Ereignisse 452

ändern 462

Ereignisserie erstellen 463

Erinnerung konfigurieren 462

in Ereigniseinladung konvertieren 459

in Termin konvertieren 459

planen 457

Verfügbarkeit angeben 462

Erforderlicher Teilnehmer 465

Erinnerungen 454, 458, 462

Erneutes Senden einer Nachricht 417

Erstellen

benutzerdefinierte Registerkarte 30

Erstzeileneinzug 73

Erstzeileneinzug, Markierung 71

Etiketten

Einsatzmöglichkeiten 151

Hersteller und Produkte 151

Seriendruck 151

Excel 2016

Ansichten 47

Dateierweiterungen 52

Dateiformate 52

Excel-Tabellen

mit Schnellanalyse einfügen 253

Verweis auf 195

Exchange-Cache-Modus 412

aktivieren 413

Extensible Markup Language 52

external keyboards. Siehe auch keyboards

F

Facebook, Office verbinden mit 17, 18

Farben

Kommentare 109

Schriftarten 81

Verfolgen von Änderungen 111, 112

Zellen sortieren nach 237

Farbensätze 98

Farbkategorien, Dialogfeld 440

Farbschema, Präsentation 295

Farbverlauf, Folienhintergrund 303

Farbverlaufstopp 304

F, Argument 188

Fehler

in Berechnungen finden 206

Optionen zur Anzeige konfigurieren 210

Zirkelbezüge 202

Fehlercodes

##### 207

#BEZUG! 207

#DIV/0! 207

#NAME? 207

Fehlerüberprüfung, Schaltfläche 209

Feiertage

in Kalender eintragen 455

löschen 456

suchen 456

Felder

Seriendruck 148

Fenster

in zwei Fensterbereiche teilen 50

wechseln 50

Zoomfaktor ändern 49

Fett, Text formatieren 80

Filter

Auswahlfilter 218

Filterregel erstellen 219

löschen 219

Suchfilter 219

Top-10-Filter erstellen 219

Zahlenfilter 217

Filterpfeile

anzeigen 218

entfernen 219

Flickr, Office verbinden mit 18

Folie an das aktuelle Fenster anpassen 49

Folien

aus anderer Präsentation einfügen 283

ausblenden 287

auswählen 282

duplizieren 282

einblenden 287

einfügen 279

in SharePoint-Folienbibliothek veröffentlichen 285

Kopien einfügen 282

löschen 288

mit bestimmten Layout einfügen 280

Muster als Hintergrund 307

Textur als Hintergrund 305

verschieben 291

wiederverwenden 280

Folienbibliotheken 285

Folienmaster

Hyperlinks einfügen 372

Foliensortierung, Ansicht 47

Folienübergreifende Wiedergabe, Audioclip 364

Formatieren

Bilder 316

Text einer Form 328

Formatierung

Absatzrahmen 74

Absatzschattierung 74

Ausrichtung 67

AutoKorrektur-Optionen 85

Einschränken 128

Einschränkungen aufheben 133

Kopieren auf anderen Text 82

Listen 85

Löschen 83

Nachverfolgte Änderungen 110

Text 65, 79, 89

Vorherige Befehle wiederholen 83

Während der Eingabe 89

Zeichen 78

Formatierungssymbole anzeigen 50

Formatvorlagen

Absatz 92

Anwenden 89

Definitionen ändern 93

Einschränken 128

Schriftarten 78

Standard (Vorlage) 90

Verknüpfte 92

Vordefinierte 90

Vordefinierte, auf Text anwenden 89

Vorschau 93

Zahlen 87

Zeichen 92

Formatvorlagen (Fenster) 91

Formatvorlagenkatalog 90

Formatvorlagensätze 93

Ändern 95

Formatvorlage übernehmen (Fenster) 95

Formeln

Arrays 206

Art des Zellbezugs ändern 195

Auswertung 210

benannte Bereiche verwenden 194

Berechnung schrittweise durchführen 210

Datum und Uhrzeit anzeigen 194

direkt in Zelle eingeben 193

Informationen zu Fehlern 209

kopieren 195

mit Dialogfeld Funktion einfügen erstellen 194, 200

Nachfolger anzeigen 210

Optionen zur Anzeige von Fehlern konfigurieren 210

Spurpfeile entfernen 210

Überwachung entfernen 211

verschieben 195

Verweis auf Excel-Tabelle 195

Vorgänger anzeigen 210

Zellbereich überwachen 211

Zellen zählen 198

Formen

ändern 326

auswählen 325

drehen 326

einfügen 322

formatieren 326

Formatierung übertragen 328

Größe ändern 325

Gruppe verschieben 329

gruppieren 329

Gruppierung aufheben 329

Gruppierung wiederherstellen 329

spiegeln 326

Standardform festlegen 328

Text eingeben in 323

Text in Form formatieren 328

verbinden 330

verschieben 325

WordArt-Formate 328

Fotoalben

Albumlayout 336

bearbeiten 339

Beschriftungen 338

Bildreihenfolge 337

Design auswählen 338

erstellen 333, 335

Schwarzweißbilder 338

Freigeben (Fensterabschnitt) 140

Frei/Gebucht-Raster 466

Freistellen 319

Führungslinien ein-/ausblenden 49

Füllfarbe

Zellen sortieren nach 237

Funktion einfügen, Dialogfeld 194

Funktionen

AGGREGAT 223, 226

ANZAHL 188, 198, 222, 224

ANZAHL2 198, 222, 224

ANZAHLLEEREZELLEN 198

JETZT 188, 194

KGRÖSSTE 225

KKLEINSTE 225

MAX 188, 223, 224

MEDIAN 224

MIN 188, 223, 224

MITTELWERT 188, 222, 224

MITTELWERTWENN 198, 199

MITTELWERTWENNS 198, 199

MODUS.EINF 224

PRODUKT 223, 224

QUANTIL.EXKL, Funktion 225

QUANTIL.INKL 225

QUARTILE.EXKL 225

QUARTILE.INKL 225

RMZ 188, 194

STABW 223

STABW.N 224

STABWN 223

STABW.S 224

SUMME 188, 223, 224

SUMMEWENN 198

SUMMEWENNS 198, 199

SVERWEIS 245, 247

TEILERGEBNIS 222, 226

VARIANZ 223, 224

VARIANZEN 223, 224

WENN 197, 199

WENNFEHLER 198

WVERWEIS 247

ZÄHLENWENN 198, 199

ZÄHLENWENNS 198

ZUFALLSBEREICH 220

ZUFALLSZAHL 220

Funktionsnummer, Argument 226

Für Überarbeitung anzeigen (Feld) 114

G

Ganztägiges Ereignis 457

Gemeinsam erstellen, Dokumente 107, 139

GIF (Graphics Interchange Format), Dateiformat 315

Gitternetzlinien ein-/ausblenden 49

Gliederung

Anzeigen im Navigationsbereich 97

Auf-/einklappen 97

Ebenen 96

Überschriften 96

Verwalten mit Formatvorlagen 96

Gliederungsansicht

PowerPoint 47

Word 46

Gliederungsbereich 242

Ebenen definieren 243

Ebenen ein-/ausblenden 242, 243

Teilergebnisse entfernen 244

Gliederungsebene, Einstellungen 96

Gliederungsschaltflächen 242

Glockensymbol, Kalender 460

Grafiken

Bildschirmausschnitte 331

Formate 315

künstlerische Effekte verwenden 321

zuschneiden 316, 318

Grafikformate

GIF 315

JPEG 315

PNG 315

TIFF 315

verschiedene 315

Grammatikfehler ausblenden 22

GRG-Nichtlinear 265

Großbuchstaben 84

Größe

Nachrichten gruppieren nach 433

Schriftarten 78

Größe ändern

Bilder 314

Formen 325

Screenshot 332

Videoclip 368

Groß-/Kleinschreibung 82

Gruppenterminübersicht 466

Gruppierung

aufheben 243, 244, 329

erstellen 243

Formen 329

wiederherstellen 329

Grußzeile (Seriendruckfeld) 166, 168

Gültigkeitskreise

anzeigen lassen 229

entfernen 229

Gültigkeitsregel

auf vorhandene Werte anwenden 229

bearbeiten 229

erstellen 229

H

Hängende Einzüge 72

Erstellen 73

Listen 85

Markierung 87

Herausgezogene Absätze 72

Hervorheben von Text 82

Hervorhebungsanimationen 345

Hintergründe (PowerPoint)

Aufgabenbereich anzeigen 302

Aufgabenbereich schließen 302

aus Bild entfernen 319

einfarbige Füllung zuweisen 303

für alle Folien ändern 302

Hintergrundfarbverlauf zuweisen 303

Hintergrundgrafik entfernen 302

Textur zuweisen 305

Hintergrund formatieren, Aufgabenbereich 298

anzeigen 302

schließen 302

Hochgestellt 81

Höhe

Überarbeitungsbereich 118

HTML (Hypertext Markup Language) 382

Hyperlinks 372

Hypertext Markup Language (HTML) 382

I

Icebreaker 360

Ignorieren einer Unterhaltung 428, 431, 432

Importieren

Daten für benutzerdefinierte Liste 240

Folien aus anderer Präsentation einfügen 283

Word-Dokument für PowerPoint vorbereiten 286

Word-Dokument in Folie 286

Word-Dokument in PowerPoint 286

Information Rights Management (IRM) 138

Inhalt, erlaubte Änderungen steuern 128

Inhaltsvorlagen 38

Initialen festlegen 23

Integrierte Designs auf Dokumente anwenden 99

interface. Siehe user interface elements

Internetfax 399

ISO 8601 476

Iterativen Berechnung 202

J

JETZT, Funktion 188, 194

JPEG (Joint Photographic Experts Group), Dateiformat 315

K

Kalender

7-Tage-Woche anzeigen 478

Aktiv, Ansicht 473

angezeigten Zeitraum ändern 475

Ansichten 473

Arbeitswoche, Anordnung 473

Arbeitswoche anzeigen 478

auf Standardeinstellungen zurücksetzen 479

Besprechungen 464

Datumsnavigator 476

Ereignisse 452

Feiertage eintragen 455

für aktuellen Tag anzeigen 478

für einen Monat anzeigen 476

für einen Tag anzeigen 478

Glockensymbol 460

heutigen Tag anzeigen 475

ISO 8601 476

Liste, Ansicht 473

Monat, Anordnung 474

nächste 7

Tage anzeigen 475

Navigeren in Monatsansicht 476

Planungsansicht, Anordnung 474

QuickInfos 453

Schlosssymbol 460

Tag, Anordnung 473

tägliche Aufgabenliste anzeigen 478

Vorschau, Ansicht 473

Woche, Anordnung 474

Wochennummern anzeigen 476

Kalenderelemente

bearbeiten 462

Ereignisse 452, 457

Erinnerung 460

Feiertage 455

konvertieren 458, 459

Priorität 458

private 460

Serie erstellen 463

Serientyp 460

Standarderinnerung ändern 462

Termine 452

Termine planen 454

Verfügbarkeit 459

Verfügbarkeit angeben 462

Wichtigkeit 458

Zeitzonen 459, 461

k, Argument 226

Kategorien

Anzeige im Lesebereich 437

Besprechungen 461

entfernen 441

Ereignisse 458, 461

erstellen 441

Farbe 437

Farbkategorien, Dialogfeld 440

Feiertage 456

filtern nach 438

gruppieren nach 438

löschen 442

Menü »Kategorisieren« 438

Nachrichten 436

Name 437

Notizen zuweisen 439

Schnellklickkategorie 437, 441, 442

sortieren nach 438

suchen nach 438

Tastenkombination 437

Termine 458, 461

umbenennen 442

Unterhaltungen 437

zuweisen 438, 441

Kategorisieren, Menü 438

Kennwörter

Dokumente öffnen 136

Dokumentzugriff einschränken 134

Löschen 136

Testen 135

keyboards. Siehe auch external keyboards; on-screen keyboards

KGRÖSSTE, Funktion 225

KKLEINSTE, Funktion 225

Klammern, Priorität der Operatoren steuern mit 196

Kleinbuchstaben 84

Klein-/Großschreibung 82

Kombinieren von Dokumenten 124

Komma, Trennzeichen zwischen E-Mail-Adressen 389

Kommentare

Anzeigen 114, 117

Ausgeblendete 108

Beantworten 119

Bearbeiten 120

Einfügen in Dokumente 108

Erledigt 121

Farben 109

für Szenario eingeben 254

Löschen 121

Sprechblasen 108

Springen zum nächsten 120

Überprüfen 119

Komptabilitätsmodus 53

Konferenzräume 465

Kontoinformationen verwalten 17

Konto, Nachrichten anordnen nach 432

Kopie einer Datei speichern 56

Kopie einer Onlinedatei anfügen 401

Kopieren

Animationseffekte 352

Folien 282

Formatierung einer Form auf andere Form 328

Formeln 195

Sortierebene 238

Künstlerische Effekte 321

Text 81

Kursiv, Text formatieren 80

L

Leere Arbeitsmappe erstellen 39

Leere Präsentation erstellen 39

Leeres Dokument erstellen 39

Leseansicht

PowerPoint 47

Lesebereich

abdocken 395

Abstimmungsschaltflächen 416

Anlagenvorschau 396, 406

Anlage speichern 407

Anzeige der Kategorien 437

durch Nachrichten blättern 404

Einzeltastenlesen 404

Entwurf anzeigen 394

Nachricht bearbeiten 395

Nachricht fertig stellen 391

zoomen 403

Lesemodus, Ansicht 46

Letzte sieben Tage, Ansicht für Notizen 439

Lineal

Ändern der Maßeinheit 72

ein-/ausblenden 49

Einzugsmarkierungen 71

Tabstopps 75

Lineare Berechnungen 265

Linear, Farbverlaufstyp 304

LinkedIn, Office verbinden mit 17, 18

Linker Einzug, Markierung 71

Links (Ausrichtungsoption) 67

Links, Tabstopp 75

Liste, Ansicht 473

Listen 84

Anpassen 84

Automatische Formatierung 85

Beenden 85

benutzerdefinierte Gruppe erstellen 243

benutzerdefinierte Gruppe mit Teilergebnissen löschen 244

Details ein-/ausblenden 243

Einrückungsebene ändern 86

Mehrere Ebenen 86

Livevorschau 9

Livevorschau aktivieren 23

Löschen

Befehlsgruppe aus Registerkarte 30

Folie in Abschnitt 293

Folien 288

M

Manuelle Zeilenumbrüche 75

Markup\

alle (Ansicht) 114

keine (Ansicht) 114

Markup-Ansichten 114

Einfaches Markup 114

Markup\

alle 114

keine 114

Original 114

Markups 108

Ansichten 114

Anzeigen 113

Ausblenden 117

Beantworten von Kommentaren 119

Überprüfen von Kommentaren 119

Verfolgen von Änderungen 110

Mathematische Operatoren

Klammersetzung 196

Liste 196

Priorität 196

Matrix, Argument 245

MAX, Funktion 188, 223, 224

Maximale Iterationszahl 203, 204

MEDIAN, Funktion 224

Medien

komprimieren 343, 363, 369

Komprimierung rückgängig machen 371

Menüband

Anzeige der QuickInfos 23

ausblenden 14

Befehle in benutzerdefinierte Gruppe einfügen 31

benutzerdefinierte Gruppe umbenennen 31

benutzerdefinierte Registerkarte erstellen 30

benutzerdefinierte Registerkarte umbenennen 31

dauerhaft einblenden 15

nur Registerkarten anzeigen 14

reduzieren 14

Registerkarte ein-/ausblenden 30

Registerkarte entfernen 30

Schaltfläche Datenanalyse einfügen 269

Schaltfläche Solver einfügen 265

zeitweise einblenden 15

zurücksetzen 32

Merkmale

Nachrichten 432

messages. Siehe email messages

Microsoft-Konten

Verfolgen von Änderungen 117

Microsoft Office Compatibility Pack 53

Microsoft Office Open XML 52

Microsoft SharePoint 55

MIN, Funktion 188, 223, 224

Miniaturansichten 9

Minisymbolleiste 22, 79

ein-/ausblenden 23

Mit Chatnachricht antworten, auf Nachricht antworten 416

Mittelwert

der Daten, die eine Bedingung erfüllen 201

der Daten, die mehrere Bedingung erfüllen 202

MITTELWERT, Funktion 188, 222, 224

MITTELWERTWENN, Funktion 198, 199

MITTELWERTWENNS, Funktion 198, 199

MODUS.EINF, Funktion 224

Monatsansicht 474

Multiplikation, Operator 196

Muster als Hintergrund 307

N

Nachfolger 210

Nachrichten

Abstimmungsschaltflächen 416

Adresslisten 388

aktuelle Gruppe erweitern 435

alle Gruppen erweitern 435

alle Gruppen reduzieren 435

als Anlage weiterleiten 415

als Internetfax senden 399

als Unterhaltung anzeigen 426

Anlage aus ausgehender Mail löschen 401

Anlagen ansehen 403

anordnen 432

Anordnung zurücksetzen 435

ansehen 403

aus anderen Ordnern anzeigen, Unterhaltung 428

aus Ordner löschen 431

AutoVervollständigen-Liste 387

beantworten 384, 414, 416

Benachrichtigung bei neuen 402

Betreff eingeben 386

Datei als Anlage versenden 397

Datei aus Explorer heraus versenden 400

Datei aus Office-App heraus versenden 399

drucken 446

Empfänger 383

Empfänger eingeben 385

Entwurf bearbeiten 394

Entwurf speichern 393

erneut senden 417

externe Inhalte herunterladen 403

Fenster öffnen 385

Gruppe auswählen 435

Gruppe erweitern 435

Gruppe reduzieren 435

gruppieren 435

HTML-Format 382

HTMLRich Text-Format 382

im Lesebereich blättern durch 404

Inhalt anzeigen 403, 404

Inhalt eingeben 386

Inhalt formatieren 386

Kategorie zuweusen 441

kategorisieren 436

Kopie einer Onlinedatei anfügen 401

mehrere Empfänger 388

mit Besprechungsanfrage antworten 414

nach Absender anordnen 432

nach Anlagen anordnen 432

nach Betreff anordnen 433

nach dem Antworten schließen 419

nach Empfänger anordnen 433

nach Größe anordnen 433

nach Kategorie anordnen 432

nach Konto anordnen 432

nach Nachverfolgung anordnen 432

nach Typ anordnen 433

Nur Text-Format 382

organisieren in Ordnern 443

Outlook-Element versenden 401

personalisieren 382

prüfen, ob gesendet 396

redundante entfernen aus Unterhaltung 430

senden 395

Sicherheitseinstellungen 403

Signatur 382

Vergrößerungsfaktor 403

von bestimmten Konto senden 392

weiterleiten 415, 419

zurückrufen 418

Nachrichtenkopfzeilen 403

Nachrichtenliste

anordnen 434

Anordnung ändern 432

gruppieren 435

Sortierreihenfolge 433

Sortierreihenfolge umkehren 434

Standardreihenfolge 425

Nachrichten siehe auch Kategorien, Unterhaltungen 425

Nachrichtentext 383

Nachrichtenvorschau 404

Nächste 7 Tage 475

Nachverfolgungskennzeichen, Nachrichten gruppieren nach 432

Namen überprüfen 384

Navigationsbereich 46

Auf-/einklappen der Gliederung 97

Dokumentgliederungen anzeigen 97

Nebenbedingungen, Solver

bearbeiten 267

einfügen 266

löschen 268

Wert muss Binärzahl sein 267

Wert muss Ganzzahl sein 267

Negation, Operator 196

Neue Bilder einfügen, Dialogfeld 335

Neuen Ordner erstellen 55

Nicht druckbare Zeichen anzeigen 50

Nichtlineare Berchnungen 265

Normalansicht

Excel 47

PowerPoint 47

Normal (Vorlage) 90

notes, in presentations. Siehe slide notes

Notizbereich, Terminfenster 452

Notizen

Informationen speichern in 439

Kategorien zuweisen 439

Notizenliste, Ansicht 439

Notizenseitenansicht 47

Nummerierte Listen 84, 88

Neustarten 88

Nummerierung

Benutzerdefiniertes Format definieren 88

Nur-Text 382

O

Objekte

Animationseffekte entfernen 353

Animationseffekte übertragen 352

auf Folie animieren 350

mehrere Animationen zuweisen 352

mit Hyperlink versehen 372

Objektnavigation 46

Office 365-Abonnement verwalten 20

Office 365 SharePoint 56

Office 2016

App starten 4

Kopie personalisieren 23

Menüband 6

Symbolleiste für den Schnellzugriff 6

Titelleiste 5

Updates verwalten 20

Office-Hintergrund ändern 19

Office-Komptabilitätsmodus 53

OneDrive

verbinden mit 19

OneDrive for Business 58

Onlineanwesenheit 410

Online-Besprechung 57

Onlinestatus 409

Onlinevideo 367

Operatoren 196

Division 196

Multiplikation 196

Negation 196

Potenzierung 196

Prozent 196

Subtraktion 196

Verkettung 196

Optionaler Teilnehmer 465

Optionen

Dialogfeld öffnen (Outlook) 389

Einzeltastenlesen mit Leertaste 404

zur iterativen Berechnung 204

zur Neuberechnung von Arbeitsblättern 204

Optionen, Argument 226

Optionen-Dialogfeld öffnen 22

Ordner

aufräumen 431

Ordner erstellen 55

Original (Ansicht) 114

Outlook-Element versenden 401

Outlook-Optionen, Dialogfeld öffnen 389

P

Parameter. siehe Argumente

Personenbereich

erweitern 413

Pfad, Farbverlaufstyp 304

Planungsansicht 474

Platzhalter, Seriendruckfelder 149

PNG (Portable Network Graphics), Dateiformat 315

Populationskenngrößen 269

Postadressen

Überprüfen 161

Umschläge 170

Potenzierung, Operator 196

PowerPoint 2016

Ansichten 47

Dateierweiterungen 52

Dateiformate 52

Präsentationen

Abschnitt erstellen 290

Abschnitt erweitern 290

Abschnitt reduzieren 290

Abschnitt umbenennen 290

andere geöffnete anzeigen 50

auf Basis einer lokalen Vorlage erstellen 40

auf Basis einer Onlinevorlage erstellen 40

auf OneDrive speichern 57

aus Word-Dokument erstellen 286

Dateigröße verringern 369

Design zuweisen 294, 297

Effektformatvorlage ändern 297

einfarbige Füllung 303

Farbschema ändern 295

Farbverlauf 303

Folien aus anderer Präsentation einfügen 283

Folien ausblenden 287

Folien auswählen 282

Folien dupluizieren 282

Folien einblenden 287

Folien einfügen 279

Folien löschen 288

Folien verschieben 291

Führungslinien anzeigen 49

Gitternetzlinien anzeigen 49

Hintergrund ändern 302

Hyperlinks 372

in Abschnitte unterteilen 288

in E-Mail-Nachricht versenden 396

Kopie einer Folie einfügen 282

Kopie speichern 56

leere erstellen 39

Lineal anzeigen 49

Muster als Hintergrund 307

schließen 57

Schriftarten ändern 296

SharePoint-Folienbibliothek 285

speichern 56, 57

Textur als Hintergrund 305

vorhandene öffnen 44

Vorschau auf Designvorlagen 39

Word-Gliederung importieren 286

Zoomfaktor ändern 49

zuletzt verwendete öffnen 44

Präsentationsgeräte 465

presentations. Siehe auch files; slide shows; slides; video recordings

Primärschlüssel 245

Priorität

Kalenderelemente 458

Klammersetzung 197

Priorität der Operatoren 196

Privater Termin 460

PRODUKT, Funktion 223, 224

Prozedurschritt 210

Prozent, Operator 196

Q

QUANTIL.EXKL 225

QUANTIL.INKL, Funktion 225

QUARTILE.EXKL, Funktion 225

QUARTILE.INKL, Funktion 225

QuickInfos 8

Format 23

R

Radial, Farbverlaufstyp 304

Rahmen

Absätze 74

Linien zeichnen 89

Rahmenlinien 89

Raumsuche, Aufgabenbereich 466

Rechteckig, Farbverlaufstyp 304

Rechteck mit weichen Kanten (Rahmenart) 335

Rechteck (Rahmenart) 335

Rechter Einzug, Markierung 71

Rechts (Ausrichtungsoption) 67

Rechtschreibfehler ausblenden 22

Rechtschreibung prüfen 124

Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen (Option) 124

Rechts, Tabstopp 75

Reihenfolge, Aufzählungslisten sortieren 87

Relative Zellbezüge

erstellen 195

in absolute umwandeln 193

in Formeln 192

und AutoAusfüllen 192

Religiöse Feiertage 455

Rich Text Format (RTF) 382

RMZ, Funktion 188, 194

RTF (Rich Text Format) 382

S

Schaltflächen

in Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen 26

klicken/tippen 16

Reihenfolge in Symbolleiste für den Schnellzugriff ändern 27

Symbolleiste für den Schnellzugriff zurücksetzen 28

Schattenrechteck, zentriert (Rahmenart) 335

Schattierung

Absätze 74

Schließen

App 57

Dateien 57

Schlosssymbol, Kalender 460

Schnellanalyse

Ergebnisse zuweisen 253

Formatierungen zuweisen 253

Summen zuweisen 253

Tabellen erstellen 253

Schnellklickkategorie 437

ändern 442

entfernen 441

festlegen 442

zuweisen 441

Schriftarten

Ändern für ausgewählten Text 80

Attribute 78

Effekte 78

Farben ändern 81

Formatvorlage 78

Größe 78

Größe ändern 80

Schriftgrad 78

Standard 78

Schriftarten einer Präsentation ändern 296

Schriftartsätze 98

Schriftgrad 78

Screenshot 331

Screenshot-Menü 331

Seitenlayoutansicht

Excel 47

Word 46

Serie 452

Seriendauer 463

Seriendruck

Adressen prüfen 161

Aktualisieren von Daten 165

Ausgabetypen 149

Auswählen der Datenquelleneinträge 160

Auswählen vorhandener Datenquellen 157

Briefe 149

Daten aus Exchange importieren 158

Datenquellen 147, 149, 156, 157

Datensätze 148

Duplikate löschen 163

Einträge manuell aus Empfängerliste löschen 164

E-Mail-Nachrichten 154

Empfängerliste anzeigen 161

Etiketten 151

Felder 148

Filtern der Empfängerliste 161

Grußzeile 154

Kontakte importieren 158

Löschen von Datenquelleneinträgen 161

Neue Datenquellen erstellen 159

Prozessüberblick 148

Seriendruck-Assistent 149

Seriendruckfelder 149

Sortieren der Datensätze 164

Werkzeuge 148

Seriendruck-Assistent 148

Seriendruckfelder 149

Adressblock 166

Einfügen 165

Grußzeile 166, 168

Hervorheben im Dokument 167

Platzhalter 149

Verknüpfen mit Datenquellen 165

Vorschau 168

Serienmuster 463

Serientyp 458, 460, 463

SharePoint 56

Folienbibliotheken 285

SharePoint-Website 55

sheets. Siehe worksheets

Sicherheit

Zugriff mit Kennwörtern einschränken 134

Simplex-LP 265

Skype for Business 57

Snipping Tool 331

Solver

Art des Ergebnisses angeben 265

EA (Evolutionärer Algorithmus), Lösungsmethode 265

festlegen, dass Wert Binärzahl sein muss 267

festlegen, dass Wert ganze Zahl sein muss 267

GRG-Nichtlinear, Lösungsmethode 265

in Menüband einfügen 265

Lösungsmethode auswählen 268

Modell zurücksetzen 268

Nebenbedingung bearbeiten 267

Nebenbedingung einfügen 266

Nebenbedingung löschen 268

Simplex-LP, Lösungsmethode 265

veränderbare Zellen angeben 266

Zielzelle festlegen 265

Sortierebene

kopieren 238

Sortieren

mit benutzerdefinierten Listen 240

nach einer Spalte 236

nach mehreren Spalten 236

nach Zellenfarbe 237

Priorität einer Sortierregel ändern 238

Regel löschen 238

Sortierebene kopieren 238

Sortieren und Filtern 234

Sound aufzeichnen, Dialogfeld 362

Sound siehe Audioinhalte, Audioclips und Audiowiedergabe 362

Soziale Netzwerke 19

Spalten

als Sortierkriterium 236

Spaltenindex, Argument 245

Speichern

Arbeitsmappen 56

auf OneDrive 55

auf SharePoint 55

automatisch 56

Dateianlage 407

Dateien 57

Dokumente 56

Entwurf einer Nachricht 393

Präsentationen 56

Speicherort hinzufügen 56

Umschläge 174

Sperren

Dokumente 141

Spiegeln von Formen 326

spreadsheets. Siehe workbooks; worksheets

Sprechblasen

Kommentare 108

Markup anzeigen 116

Sprechblasensymbole 108

Sprungmarken

Animation starten 357

setzen 357, 358

Spurpfeile entfernen 210

STABW, Funktion 223

STABW.N, Funktion 224

STABWN, Funktion 223

STABW.S, Funktion 224

Standarddesigns, Präsentationen 294

Standarderinnerung 462

Startbildschirm 38

aktivieren 23

Statistische Kenngrößen 269

Statusleiste

Ansichtssymbole 11

AutoBerechnen 221

Elemente festlegen 15

Zoomregler 11

Subtraktion, Operator 196

Suchen

Adressbücher 390

Adresslisten 388, 391

Feiertage 456

Suchfilter 219

Verwandtes suchen 394

Zielwert 261

Suchfilter 217

erstellen 219

löschen 219

Suchkriterium, Argument 245

Summe

der Daten, die eine Bedingung erfüllen 201

der Daten, die mehrere Bedingung erfüllen 201

SUMME, Funktion 188, 223, 224

SUMMEWENN, Funktion 198

SUMMEWENNS, Funktion 198, 199

SVERWEIS, Funktion 245, 247

Symbole, Ansicht für Notizen 439

Symbolleiste für den Schnellzugriff

Befehl einfügen 25, 26, 27

für bestimmte Datei definieren 27

Position festlegen 27

Reihenfolge der Schaltflächen ändern 27

Seite im Dialogeld Optionen anzeigen 26

Trennzeichen einfügen 27

zurücksetzen 28

Symbolleiste für den Schnellzugriff 6

Szenarien

alternativen Datensatz bearbeiten 256

anwenden 256

aus Solver-Ergebnissen erstellen 265

erstellen 256

Kommentar eingeben 254

löschen 256

maximal änderbare Zellen 257

mehrere alternative Datensätze anwenden 258

Szenariobericht erstellen 257, 258

Szenario-Manager 254

T

Tabstoppfüllzeichen 76

Tabstopps 75

Anordnen 75

Ausrichten 77

Benutzerdefinierte festlegen 75

Einstellen 75, 77

Löschen 77

Position ändern 77

Standardeinstellungen 75

Typen 75

Tabstopps (Dialogfeld) 77

Tabulatorzeichen 75, 76

Tagesansicht 473

Tägliche Aufgabenliste anzeigen 478

Tasten 16

Tastenkombinationen

absoluter Zellbezug 193

Arbeitsmappe neu berechnen 203

Einfügemarke bewegen 43

relativer Zellbezug 193

Schnellanalyse öffnen 252

Zellauswahl erweitern 191

Tastenkombination, Kategorien 437

Teilergebnis 242

Daten gruppieren 241

Details ein-/ausblenden 243

entfernen 244

für jede Gruppe 242

in Datenliste anzeigen 243

TEILERGEBNIS, Funktion 222, 226

Teilnehmer

Antworten auf Besprechungsanfragen nachverfolgen 467

entfernen 469

erforderlich 465

hinzufügen 469

optional 465

Verfügbarkeit anzeigen 465

Termine 452

ändern 462

aus E-Mail-Nachricht erstellen 458

Erinnerung konfigurieren 462

erstellen 454

in Besprechung konvertieren 458

in Ereignis konvertieren 458

Informationsleiste 452

Standardverfügbarkeit 462

Terminserie erstellen 463

Verfügbarkeit angeben 462

Zeitzone festlegen 461

Terminfenster 452

neues öffnen 453

Terminplanung 466

Terminplanungs-Assistent 466, 468

Terminserien 452

Testen von Kennwörtern 135

Text

animieren 344

Durchgestrichen 81

Effekte 79

einer Form formatieren 328

Fett 80

Formatierung kopieren 82

Formatierung während der Eingabe 89

Groß-/Kleinschreibung ändern 82

Hervorhebung 82

in Form eingeben 323

Künstlerische Effekte anwenden 81

Kursiv 80

Manuell in Absätzen anordnen 74

Schriftarten ändern 80

Schriftfarbe ändern 81

Schriftgrad ändern 80

Unterstrichen 80

Vordefinierte Formatvorlagen anwenden 89

WordArt 79

Zeichenformatierung 78

Textur als Hintergrund 305

Tiefgestellt 81

Tilgungsrate berechnen 194

tool tabs. Siehe auch ribbon

Top-10-Filter

erstellen 219

numerische Werte 217

Triggersymbol 360, 362

Trust Center 405

Twitter, Office verbinden mit 18

U

Überarbeiten

Verfolgen von Änderungen 110

Überarbeitungsbereich 115

Überprüfen von Kommentaren 119

Überschriften 96

Überwachung

entfernen 211

hinzufügen 211

Übungsdateien

herunterladen xiv

Liste xv

Uhrzeit

anzeigen 194

Umbenennen

benutzerdefinierte Gruppe 31

benutzerdefinierte Registerkarte 31

Umbruchvorschau, Ansicht 47

Umschläge 170

Unterhalltungen

Absender über dem Betreff anzeigen 428

alle Nachrichten auswählen 427, 429

Ansicht aktivieren 429

Ansichtseinstellungen 427

Ansichtseinstellungen ändern 430

aufräumen 430

erweitern 429

gesendete Nachrichten 427

ignorieren 428, 431

ignorieren beenden 432

immer aufklappen 428

löschen 430

mehrere Antworten 426

mehrere Empfänger 426

Nachrichten aus anderen Ordnern anzeigen 428

Nachrichten aus Ordner löschen 431

Nachrichtenebenen anzeigen 426

Nachrichtenliste 426

Verzweigungen 427

Vorteile 427

Unterhaltungsansicht aktivieren 429

Unterhaltungskopfzeile 426, 427

Unterstrichen 80

Unverschlüsselt (Option) 134

Updateoptionen 20

Updates verwalten 20

Urheberrechte

Audioclips 360

Bilder 312

V

VARIANZEN, Funktion 223, 224

VARIANZ, Funktion 223, 224

Verbinden von Formen 330

Verbindungspunkte von Formen 330

Verbundene Dienste 19

Verbundrahmen, schwarz (Rahmenart) 335

Verfolgen von Änderungen 110

Vergleichen von Dokumenten 124

Vergrößerungsfaktor, Bildschirm 13

Verkettung, Operator 196

Verknüpfte Formatvorlagen 92

Versandetiketten 174

Verschieben

Abschnitte 292

Bilder 314

Folien 291

Formeln 195

Formen 325

Gruppe von Formen 329

Videoclip 368

Verschlüsselt (Option) 134

Versionen (Dokumente)

Speichern 128

Vergleichen 127

Vertikale Linie, Tabstopp 75

Vertikaler Abstand

Anpassen 70

Konfigurieren 68

Verwaltete Konferenzräume 465

Verwandtes suchen 394

Verzweigungen, Unterhaltungen 427

Videoclips

eingebettetes auswählen 367

Größe ändern 368

in Folie einfügen 367

in Vollbildmodus wiedergeben 368

relative Lautstärke festlegen 368

Sprungmarken 357, 358

verschieben 368

Viren, Anlagen untersuchen 406

Visitenkarten

anheften 410

Kommunikation initiieren 412

öffnen 410

Vollbildmodus, Videoclip 368

Vordefinierte Formatvorlagen auf Text anwenden 89

Vorgänger 210

Vorgängerversion 127

Vorgeschlagene Zeiten 465

Vorlagen

Briefe 150

Formatvorlagen, gespeicherte 92

lokale verwenden 40

online suchen 40

Vorschau 41

Vorschau

Animationseffekte 353

Ansicht 473

Dateianlagen 405, 406

W

Was möchten Sie tun 10

Was-wäre-wenn-Analyse

Datentabellen verwenden 258

Szenarien erstellen 253

Zielwertsuche 261

Weblayoutansicht 46

Weiterleiten

Antwort auf E-Mail-Nachricht 415

Weiterleiten, E-Mail-Nachricht 419

WENNFEHLER, Funktion 198

WENN, Funktion 197, 199

Werte

für Zellbereich gültige Werte definieren 228

überwachen 211

Werte aus Spalte, Datentabelle 259

Werte aus Zeile, Datentabelle 259

Wichtigkeit

Besprechungen 461

Ereignisse 461

Kalenderelemente 458

Nachrichten gruppieren nach 433

Termine 461

Windows Snipping Tool 331

Wochenansicht 474

Wochennummern 476

Word 2016

Ansichten 46

Dateierweiterungen 52

Dateiformate 52

WordArt 79

WordArt-Formate 328

workbooks. Siehe auch files; worksheets

WVERWEIS, Funktion 247

X

XML (Extensible Markup Language) 52

Y

YoutTube, Office verbinden mit 18

Z

Zahlen

Ändern von Formatvorlagen 87

Zahlenfilter 217

ZÄHLENWENN, Funktion 198, 199

ZÄHLENWENNS, Funktion 198

Zeichen

Tiefgestellt/hochgestellt 81

Zeichenabstand 78, 84

Zeichenformatierung 78

Anwenden 78

Empfehlungen 84

Löschen 83

Schriftgrad 78

Typen 78

Zeichenformatvorlagen 92

Zeilen

zufällig auswählen 220

Zeilenabstand 68

Zeilenumbrüche

Einfügen 76

Zeilenumbruchzeichen 75

Zeit

Änderungsnachverfolgung 122

Zeitzonen 459

Zeitzonensteuerelemente 462

Zellbereiche

Namen zuweisen 186

überwachen 211

Zellbezüge

absolute 193

relative 193

umwandeln 193

Zellen

Anzeigeoptionen für Fehler 210

Gültigkeitskreise anzeigen 229

Gültigkeitsregel erstellen 229

leere zählen 200

Nachfolger 210

nicht leere zählen 200

sortieren nach Farben 237

Spurpfeile entfernen 210

Vorgänger 207, 210

Wert überwachen 211

zählen 198

zählen, die eine Bedingung erfüllen 200

zählen, die mehrere Bedingung erfüllen 201

zählen, die Zahlen enthalten 200

Zellformate

und SVERWEIS 247

Zentrierte Absätze 67

Zentriert, Tabstopp 75

Zielwertsuche 261

Zielwert bestimmen 262

Zins, Argument 188

Zirkelbezüge 202

Zoom 11

Zoomen 49

Zoomregler 11

Zoomsteuerelemente 403

ZUFALLSBEREICH, Funktion 220

ZUFALLSZAHL, Funktion 220

Zugriff

Einschränken mit Kennwörtern 134

Rechteverwaltung 138

Zurückrufen von Nachrichten 418

Zurücksetzen

Menüband 32

Zusammenführen

Daten in neuen Dokumenten 169

Dokumente 124

Zw, Argument 188

Zzr, Argument 188